WOJEWODA ŁÓDZKI PS-II.431.8.2016 Łódź, 15 czerwca 2016 r. Pani Anna Wysocka - Stasiak Dyrektor Regionalnego Ośrodka Adopcyjnego w Łodzi WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 186 ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2016 r. poz. 575) w Filii Regionalnego Ośrodka Adopcyjnego w Piotrkowie Trybunalskim, ul. 3 Maja 2 97-300 Piotrków Trybunalski przeprodzona została kontrola w zakresie realizacji zadań Ośrodka dotyczących prodzenia procedur adopcyjnych, poradnict, udziału pracowników Ośrodka w posiedzeniach zespołu do spraw okresowej oceny sytuacji dziecka umieszczonego w pieczy instytucjonalnej i dokonynia oceny sytuacji dziecka umieszczonego w pieczy rodzinnej oraz współpracy z organizatorem rodzinnej pieczy zastępczej w latach 2012-2015. Kontrola w trybie uproszczonym przeprodzona została przez 2-osobowy zespół kontrolerów, będących pracownikami Wydziału Polityki Społecznej Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi: - Roberta Pipińskiego inspektora wojewódzkiego w Oddziale do Spraw Rodziny - (osoba pełniąca funkcję kierownika zespołu kontrolerów), - Magdalenę Łong-Kurosz inspektora wojewódzkiego w ww. Oddziale na podstawie upożnień z 4 maja 2016 roku znak PS-II.431.8.2016 wydanych przez Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi działającego z upożnienia Wojewody Łódzkiego. Kontrolujący dokonali wpisu do książki kontroli. Celem kontroli było dokonanie oceny realizacji zadań Ośrodka dotyczących prodzenia procedur adopcyjnych, poradnict, udziału pracowników Ośrodka w posiedzeniach zespołu do spraw okresowej oceny sytuacji dziecka umieszczonego w pieczy instytucjonalnej i dokonynia oceny sytuacji dziecka umieszczonego w pieczy rodzinnej oraz współpracy ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI W ŁODZI 90-926 Łódź, ul. Piotrkowska 104, tel.: (+48) 42 664 10 00, fax: (+48) 42 664 10 40 Elektroniczna Skrzynka Podawcza epuap: /lodzuw/skrytka www.lodzkie.eu
Rok z organizatorem rodzinnej pieczy zastępczej w latach 2012-2015. W okresie objętym kontrolą na stanowisku dyrektora jednostki kontrolonej zatrudniona była Pani Anna Wysocka - Stasiak. Kierownikiem Filii Regionalnego Ośrodka Adopcyjnego Cieślik. w Piotrkowie Trybunalskim w okresie objętym kontrolą była Pani Zofia Czynności kontrolne przeprodzone zostały w dniach 5-6 maja 2016 r. Działając na podstawie art.186 ww. ustawy, 4 kwietnia 2016 r. dyrektor WPS ŁUW w Łodzi skieroł do dyrektora ROA w Łodzi pismo znak PS-II.9421.23.2016 z prośbą o wskazanie we współpracy z którymi organizatorami rodzinnej pieczy zastępczej, powiatowymi centrami pomocy rodzinie i placówkami opiekuńczo-wychowczymi Ośrodek realizuje zadania wynikające z ww. ustawy oraz określenie jakości tejże współpracy. Załącznikiem do pisma były dwie tabele, zawierające szczegółowe zagadnienia dotyczące funkcjononia filii ośrodka w zakresie objętym kontrolą, tj.: Tabela 1 dzieci zgłoszonyc h do oa Liczb a dzieci zak lifiko nyc h do przys posob ienia dzieci niezakw alifikow anych do przyspo sobieni a wraz z podanie m przyczy ny braku klifik acji zaklifik onych do przyspos obienia decyzji o rozdziele niu zaklifik onego do przyspos obienia wraz z uzasadnie niem takiej decyzji zakończonych przez oa z uwzględnieniem tego, czy oa był jednocześnie odpowiedzialny za zaklifikonie dziecka do przysposobienia krajowego kandyd atów, którym wydano pozytyw ną opinię klifik acyjną kandydató w, którym odmówiono klifikacji wraz z analizą przyczyn odmowy kandydatów utraconych (posiadających pozytywną opinię klifikacyjną, którzy nie zaakceptoli propozycji konkretnego dziecka lub dzieci) wraz z powodami utracenia/odmow y przyjęcia propozycji 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 2012 249 24 138 3-25 2013 124 42 93 5 2014 67 19 42 1 2 szansa dla części 2 szansa dla części 19 24 8 2 wr 19 5 wr 15 2 wr 1 - niewłaści motycj a - - 1 niewłaści motycj a -
2015 74 29 42 4 2 brak więzi 1 szansa dla części 20 22 3 wr 1 niewłaści motycj a 1 lęk przed przyjęciem dziecka 5 letniego, lęk przed rodzicami biologicznymi * wr - wewnątrzrodzinne Załącznik do tabeli 1 kolumna 4 ( liczba dzieci niezaklifikonych do przysposobienia wraz z podaniem przyczyny braku zaklifikonia) Przyczyny niezaklifikonia dziecka 2012 2013 2014 2015 1) Więź z rodziną naturalną 78 47 21 1 2) Demoralizacja wych. oraz zaburzenia psychiczne 9 2 4 2 3) Odmo przez dziecko 18 9 4 10 4) Pozostawienie w pieczy zastępczej 5) odmo wszczęcia procedury klifikacyjnej przez opiekuna prawnego 30 34 10 4 - - 2 23 6) Przyczyny złożone 3 1 1 2 RAZEM 138 93 42 42 \
Załącznik 2 do tabeli 1 kolumna 9 (liczba kandydatów, którym odmówiono klifikacji wraz z analizą przyczyn odmowy) Analiza przyczyn odmowy udzielenia klifikacji kandydatom na rodziców adopcyjnych (w tym również wydania negatywnej oceny wstępnej) wskazuje na niewłaściwą motycję kandydatów. Tabela 2 Rok dzieci zaklifikonych przez ten ośrodek do przysposobienia krajowego, które na dalszym etapie procedury zostały zaklifikone do przysposobienia międzynarodowego Udział pracowników oa w dokonyniu oceny sytuacji dziecka umieszczonego w rodzinnej pieczy zastępczej Udział pracowników oa w posiedzeniach zespołu do spraw okresowej oceny sytuacji dziecka umieszczonego w instytucjonalnej pieczy zastępczej* przeprodzonych procedur adopcyjnych udzielonych porad np. rodzinnych, pedagogicznych, psychologicznych, prawnych Wysokość środków przekazanych oa na realizację zadania zleconego 1 2 3 4 5 6 7 2012 10 50/547 17/262 24 79 2013 21 + 4* 87/788 21/440 26 669 2014 5 + 7* 127/1125 18/348 28 727 2015 12 + 3* 139/1213 20/330 25 819 * klifikacja po rozdzieleniu w dane w tabeli ROA Łódź dane w tabeli ROA Łódź dane w tabeli ROA Łódź dane w tabeli ROA Łódź W trakcie kontroli ustalono również, że w okresie objętym kontrolą miało miejsce 7 przypadków wycofania z CBD dzieci zaklifikonych wcześniej do przysposobienia międzynarodowego (w tym 5-ro powróciło do rodzin biologicznych natomiast dla 2 dzieci znaleziono rodziny na terenie kraju). Informacje te, dyrektor ROA przedstawił w piśmie znak ROA.AWS.084.1.2016 z dnia 06.05.2016 r. (dowody kontroli str. 8-9). Na podstawie przeprodzonych czynności kontrolnych, stwierdzono także, że stosunkowo mały udział pracowników Filii Ośrodka w dokonyniu oceny sytuacji dziecka umieszczonego w pieczy rodzinnej w roku 2012 wynikał z braku informonia Ośrodka o realizacji tego zadania przez organizatora rodzinnej pieczy zastępczej. W roku 2015 udział pracowników Filii ROA w tych posiedzeniach wzrósł o prawie 300 %. W zakresie udziału pracowników Ośrodka w posiedzeniach zespołu do spraw okresowej oceny sytuacji dziecka umieszczonego w pieczy instytucjonalnej i dokonynia
oceny sytuacji dziecka umieszczonego w pieczy rodzinnej Filia ROA współpracuje z organizatorami rodzinnej pieczy zastępczej z terenu powiatów: - piotrkowskiego, - Miasta Piotrko Trybunalskiego, - bełchatowskiego, - radomszczańskiego, - opoczyńskiego, - tomaszowskiego. W zakresie udziału pracowników Ośrodka w posiedzeniach zespołu do spraw okresowej oceny sytuacji dziecka umieszczonego w pieczy instytucjonalnej i dokonynia oceny sytuacji dziecka umieszczonego w pieczy rodzinnej ROA współpracuje z ww. organizatorami rodzinnej pieczy zastępczej oraz następującymi placówkami opiekuńczo wychowczymi: 1. Pogotowie Opiekuńcze w Piotrkowie Tryb. 2. Dom Dziecka w Piotrkowie Trybunalskim 3. Dom Dziecka w Tomaszowie Maz. 4. Dom Dziecka w Dąbrowie Rusieckiej 5. Ośrodek Interwencyjno - Socjalizacyjny w Bełchatowie (oraz placówkami opiekuńczo - wychowczymi typu rodzinnego wg potrzeb). Ustawowe zadania realizone przez Ośrodek m.in. w zakresie prodzenia procedur adopcyjnych szczegółowo omówione są w procedurach wewnętrznych wprodzonych przez dyrektora Ośrodka stosownymi zarządzeniami, do których realizacji zobowiązani są wszyscy pracownicy merytoryczni zatrudnieni w Ośrodku. Obowiązujące w Ośrodku procedury są uaktualniane w związku ze zmieniającymi się przepisami. Kontrolujący dokonali analizy ostatniego obowiązującego w okresie kontrolnym) Zarządzenia Dyrektora ROA Nr 7/2014 z dnia 19.09.2014 r. w sprawie wdrożenia zmian procedur działalności merytorycznej Regionalnego Ośrodka Adopcyjnego w Łodzi, które wprodziło następujące procedury: 1. Procedurę przyjmonia zgłoszeń i klifikacji dzieci do przysposobienia, 2. Przebieg procedur adopcyjnych dot. pracy z kandydatami, 3. Procedurę dotyczącą tworzenia rodziny adopcyjnej, 4. Procedurę przysposobienia międzynarodowego, 5. Procedurę prodzenia Wojewódzkiego Banku Danych.
W następstwie obowiązujących w Ośrodku procedur opracono wewnętrzne druki dokumentów, potwierdzających realizację poszczególnych działań podejmonych w wyniku wszczęcia procedury adopcyjnej. Są to: 1. Wniosek do WBD o pomoc w ustaleniu sytuacji prawnej dziecka, 2. Klifikacja/brak klifikacji dziecka zgłoszonego do przysposobienia krajowego, 3.Ponowna klifikacja/brak klifikacji dziecka zgłoszonego do przysposobienia krajowego, 4. Przekazanie dokumentacji klifikacyjnej dziecka/dzieci do WBD, 5. Zawieszenie postęponia dot. dziecka zaklifikonego do przysposobienia krajowego w związku ze złożoną przez krewnego/powinotego/ rodzinę zastępczą/ prodzącego rodzinny dom dziecka/ osoby, które przysposobiły brata lub siostrę gotowością do przysposobienia dziecka, 6. Wniosek do WBD o wycofanie poszukiń rodziny przysposabiającej dla dziecka/dzieci z ugi na adopcję, 7. Wniosek do WBD o wznowienie/wstrzymanie poszukiń rodziny przysposabiającej dla dziecka/dzieci, 8. Klifikacja kandydatów na rodziców adopcyjnych do udziału w szkoleniu (po dokonaniu wstępnej oceny), 9. Klifikacja kandydatów na rodziców adopcyjnych do udziału w szkoleniu (po dokonaniu ponownej oceny), 10. Świadectwo ukończenia szkolenia dla kandydatów do przysposobienia dziecka, 11. Klifikacja/brak klifikacji kandydatów na rodziców adopcyjnych po ukończeniu szkolenia, 12. Klifikacja kandydatów/brak klifikacji kandydatów na rodziców adopcyjnych po ukończeniu szkolenia i dokonaniu ponownej oceny, 13. wstępna ocena dotycząca kandydatów spokrewnionych lub spowinoconych z dzieckiem/ stanowiących rodzinę zastępczą lub prodzących rodzinny dom dziecka, w którym dziecko jest umieszczone/ którzy przysposobili brata lub siostrę małoletniego. W ocenie kontrolujących wprodzenie przez dyrektora ROA ww. procedur jest działaniem zasadnym z punktu widzenia właściwej organizacji pracy w Ośrodku zapewniającej prawidłowe realizonie zadań określonych ustawą. Zgodnie z analizą udostępnionej podczas kontroli dokumentacji Kart pracy z rodziną, ankiet - Rozmowy z matką pozostawiającą dziecko bezpośrednio po urodzeniu w szpitalu oraz Kart wsparcia postadopcyjnego oraz pisemną informacją dyrektora ROA
z dnia 29.04.2016 dotyczącą prodzenia i dokumentonia poradnict stwierdzić należy, że zadanie to, realizone jest przez Ośrodek w sposób nie budzący zastrzeżeń. Wykaz liczby udzielonych porad w podziale na lata 2012 2015 zawiera kolumna 6 tabeli nr 2. Podczas kontroli szczegółowej analizie poddano losowo wybraną dokumentację: - 6 dzieci niezaklifikonych do przysposobienia (dziewczynki ur. 05.08.2002 r., chłopca ur. 16.10.2000 r., chłopca ur. 23.11.1999 r., dziewczynki ur. 19.01.1997 r., dziewczynki ur. 25.106.2000 r., dziewczynki ur. 06.10.2007 r.) dowody kontroli str. 27-35 - 10 dzieci zaklifikonych do przysposobienia międzynarodowego (chłopca ur. 21.12.2002 r., dziewczynki ur. 08.01.2003 r., dziewczynki ur. 01.04.2004 r., chłopca ur. 04.12.2009 r., dziewczynki ur. 13.12.2013 r., chłopca ur. 15.02.2010 r., chłopca ur. 03.07.2002 r., dziewczynki ur. 15.06.2013 r.)- dowody kontroli str. 14-26 Poddana kontroli dokumentacja zawierała wszystkie niezbędne informacje dotyczące m.in. sytuacji dziecka i jej uaktualniania, korespondencji pomiędzy instytucjami i nie budziła zastrzeżeń kontrolujących. Kierownik zespołu kontrolnego w dniu 6 maja 2016 r. skieroł do dyrektora ROA w Łodzi pisemne zapytania o udzielenie wyjaśnień w kwestiach dotyczących: - procedur powołynia osób dokonujących: - klifikacji kandydatów do przysposobienia dziecka (komisja, jej skład), - doboru rodziny przysposabiającej właściwej ze względu na potrzeby dziecka (zespół, jego skład), - klifikacji dzieci zgłoszonych do przysposobienia (zespół, jego skład), - czasu, w jakim poszukini są kandydaci do przysposobienia dziecka (od momentu zaklifikonia dziecka do przysposobienia do zgłoszenia go do WBD), ewentualnych trudności, na jakie napotyka Ośrodek w związku z realizacją ustawowych zadań oraz propozycji ich rozwiązań (dowody kontroli, str. 61-62). Dyrektor ROA udzielił pisemnej odpowiedzi na powyższe zagadnienia (pismo z dnia 9 maja 2016 r. znak ROA.AWS.084.1.2016), które kontrolujący uznali w całości (dowody kontroli, str. 7). Na podstawie dokonanych ustaleń realizacja zadań Filii Ośrodka w zakresie prodzenia procedur adopcyjnych, poradnict, udziału pracowników Ośrodka w posiedzeniach zespołu do spraw okresowej oceny sytuacji dziecka umieszczonego w pieczy instytucjonalnej i dokonynia oceny sytuacji dziecka umieszczonego w pieczy rodzinnej oraz współpracy z organizatorem rodzinnej pieczy zastępczej w latach 2012-2015 ocenia się pozytywnie i w związku z tym zaleceń pokontrolnych nie wydano.
Zgodnie z 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 sierpnia 2015 r. w sprawie przeprodzania kontroli przez wojewodę oraz wzoru legitymacji uprawniającej do przeprodzania kontroli (Dz. u. z 2015 r., poz. 1477), zastrzeżenia do wystąpienia pokontrolnego, w tym wystąpienia niezawierającego zaleceń pokontrolnych, składa się na zasadach określonych w art. 197 d ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wpieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2016 r., poz. 575). Zgodnie z art. 197 d ww. ustawy, kontrolona jednostka może w terminie 7 dni od dnia otrzymania zaleceń pokontrolnych, zgłosić do nich zastrzeżenia. Informację do Wojewody Łódzkiego o realizacji zaleceń proszę nadesłać na adres Wydziału Polityki Społecznej Łódzkiego Urzędu Wojewódzkiego w Łodzi, ul. Żeromskiego 87, 90-502 Łódź, w terminie 30 dni od otrzymania niniejszego wystąpienia. Wystąpienie pokontrolne sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden pozostawiono w aktach sprawy, drugi przekazano kierownikowi jednostki kontrolonej. Zespół inspektorów: Robert Pipiński Inspektor wojewódzki Magdalena Łong-Kurosz Inspektor wojewódzki Z up. WOJEWODY ŁÓDZKIEGO Elżbieta Staszyńska Zastępca Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej