Pani Zofia Dłutek Dyrektor Katolickiego Ośrodka Adopcyjnego Warszawa, ul. Ratuszowa 5

Transkrypt

1 Warszawa, 14 kwietnia 2016 r. WOJEWODA MAZOWIECKI WPS- IX MT Pani Zofia Dłutek Dyrektor Katolickiego Ośrodka Adopcyjnego Warszawa, ul. Ratuszowa 5 WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 197b ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wpieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2015 r. poz. 332, z późn. zm.), zwanej dalej ustawą, zespół inspektorów Wydziału Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie: Małgorzata Tajchman starszy inspektor wojewódzki, Agnieszka Woźniak Markowska inspektor wojewódzki, Joanna Królikowska inspektor wojewódzki, przeprowadził w dniach oraz lutego 2016 r. kontrolę kompleksową w Katolickim Ośrodku Adopcyjnym w Warszawie przy ul. Ratuszowej 5. Zakres kontroli obejmował realizację procedur przysposobienia, w tym kwalifikację dzieci zgłoszonych do adopcji oraz sporządzanie dla nich diagnozy psychologicznej i pedagogicznej, gromadzenie aktualnych informacji o stanie zdrowia dziecka, przygotowanie osób zgłaszających gotowość do przysposobienia dziecka oraz zgodność zatrudnienia pracowników z kwalifikacjami określonymi w ustawie z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej, w okresie od 01 stycznia 2015 r. do dnia kontroli. Wyniki kontroli zostały przedstawione w arkuszu ustaleń kontroli, podpisanym przez Panią bez zastrzeżeń w dniu 11 kwietnia 2016 r. Na podstawie art. 197d ww. ustawy oraz na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 sierpnia 2015 r. w sprawie przeprowadzania kontroli przez wojewodę oraz wzoru legitymacji uprawniającej do przeprowadzania kontroli (Dz. U. z 2015 r. poz. 1477) przekazuję niniejsze wystąpienie pokontrolne. Katolicki Ośrodek Adopcyjny jest jednostką niepubliczną prowadzoną przez Diecezję Warszawsko Praską, realizującą zadania na podstawie umowy Nr 3/2014 z dnia r. podpisanej 1

2 zgodnie z Uchwałą Nr 57/316/14 Zarządu Województwa Mazowieckiego z dnia r. w sprawie wyboru ofert i udzielenia dotacji na realizację zadania publicznego. Podstawą działania KOA jest Statut Katolickiego Ośrodka Adopcyjnego w Warszawie, który wszedł w życie w dniu 9 stycznia 2012 r. oraz Regulamin Organizacyjny Katolickiego Ośrodka Adopcyjnego ul. Grochowska 194/196 w Warszawie przyjęty na podstawie Porozumienia Nr 3 w sprawie ustalenia treści Regulaminu Organizacyjnego Katolickiego Ośrodka Adopcyjnego w Warszawie zawartego w dniu r. pomiędzy Marszałkiem Województwa Mazowieckiego a Biskupem Diecezji Warszawsko Praskiej. Regulamin nie uwzględnia nowego adresu siedziby Ośrodka. W KOA stosowane są procedury zawarte w Zasadach monitorowania i realizacji procesów adopcyjnych w województwie mazowieckim dotyczące kwalifikowania dzieci i kandydatów do przysposobienia oraz prowadzenia dokumentacji. Podejmowana jest współpraca z sądami oraz działania na rzecz promowania idei adopcji, zainteresowanym udziela się pomocy w przygotowaniu wniosków do sądu oraz w kompletowaniu niezbędnych dokumentów. Kwalifikacja dzieci zgłoszonych do przysposobienia. Prowadzenie dokumentacji z zakresu wykonywanych działań. Oceny dokonano na podstawie analizy dokumentacji 23 przypadków oraz informacji udzielonych przez dyrektora KOA i pedagoga zajmującego się adopcją zagraniczną. W KOA prowadzi się: kartę dziecka, metrykę prowadzenia sprawy, informacje o stanie zdrowia dziecka, uzupełniane w miarę zmieniającej się sytuacji zdrowotnej, diagnozy psychologiczne sporządzane przez psychologa i pedagoga, opinie przesyłane zgodnie z art. 139 a ustawy, decyzje Komisji kwalifikacyjnej oraz dokumenty osobowe. W czasie kontroli ustalono, że w przypadku jednego dziecka nie sporządzono karty dziecka (dziecko wróciło do matki), w 7 przypadkach brakowało metryki prowadzenia sprawy. Zgodnie z art. 164 ust. 2 pkt 2) ustawy ośrodek adopcyjny sporządza informację o sytuacji prawnej, rodzinnej i zdrowotnej dziecka, zwaną dalej kartą dziecka, której integralną cześć stanowi metryka prowadzenia sprawy. Karty dziecka były zgodne z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie wzoru kwestionariusza wywiadu adopcyjnego oraz wzoru karty dziecka (Dz. U. Nr 292, poz. 1721) lub rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 20 sierpnia 2015 r. w sprawie wzoru kwestionariusza wywiadu adopcyjnego oraz wzoru karty dziecka, w tym metryki prowadzenia sprawy (Dz. U. poz. 1303). Analiza Kart dziecka oraz dat decyzji Komisji kwalifikacyjnych wykazała, że w 20 przypadkach dotrzymywane są terminy określone w art. 164 ust. 5 ustawy. W 3 przypadkach terminy nie były 2

3 dotrzymane, jednak wynikało to z przyczyn niezależnych od KOA (uzupełnianie dokumentacji, trwająca diagnostyka). Dokumentacja kwalifikacyjna przesyłana jest do właściwego miejscowo ośrodka adopcyjnego prowadzącego wojewódzki bank danych (art. 164 ust. 6 ustawy). W KOA prowadzony jest Rejestr zgłoszeń dzieci, zawierający m.in. dane o dziecku, jego rodzicach, miejscu jego aktualnego pobytu. Adopcja związana ze zmianą miejsca zamieszkania poza granice Rzeczypospolitej Polskiej. Oceny dokonano na podstawie analizy dokumentów dzieci i rodzin zakwalifikowanych do przysposobienia dzieci polskich oraz rozmowy z pedagogiem zajmującym się adopcją zagraniczną. Adopcją zagraniczną w KOA zajmują się 3 osoby (pedagog i 2 psychologów). Co dwa tygodnie z CBD przekazywana jest informacja (listy dzieci) o dzieciach zakwalifikowanych do adopcji zagranicznej. Informacje o dzieciach KOA przekazuje organizacjom innych państw współpracującym z Ośrodkiem w zakresie adopcji zagranicznej. W zakresie przysposobienia międzynarodowego z KOA współpracuje 24 organizacji i ośrodków licencjonowanych przez rządy innych państw. Organizacje są zobowiązywane do przedstawiania raportów dotyczących dzieci przebywających w rodzinach poza granicami kraju. Raporty te są przechowywane w dokumentacji KOA. Z analizy ww. spraw wynika, że w prowadzeniu procedur adopcyjnych dotyczących adopcji związanej ze zmianą miejsca zamieszkania dziecka poza granice kraju przestrzegane są zasady określone w załączniku Nr 1 Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej Informacji o przyjętej w Polsce procedurze adopcji międzynarodowej przez kandydatów mających miejsce zwykłego pobytu w państwach stronach Konwencji o ochronie dzieci i współpracy w dziedzinie przysposobienia międzynarodowego sporządzonej w Hadze dnia 29 maja 1993 r.. Sporządzane są dokumenty potwierdzające dobór kandydata do przysposobienia dziecka określone w art. 164 ust. 17, które są przesyłane organowi centralnemu (art. 164 ust. 18 ustawy). W związku z powyższym tę część zadania oceniono: pozytywnie z uchybieniami. Kwalifikacja kandydatów do przysposobienia dziecka oraz prowadzenie dokumentacji z zakresu wykonywanych działań. Oceny zadania dokonano na podstawie rozmowy z dyrektorem KOA, analizy przedstawionych rejestrów oraz dokumentów 9 spraw kandydatów na rodziców adopcyjnych. Programy szkolenia dla kandydatów na rodziców adopcyjnych pod nazwą Służyć Najmniejszym oraz Program szkolenia dla kandydatów do sprawowania pieczy zastępczej pod nazwą Dobrze, że jesteś zostały zatwierdzone zgodnie z art. 172 ust. 3 i art. 44 ust. 2 ustawy oraz rozporządzenia 3

4 Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 grudnia 2011 r. w sprawie szkolenia dla kandydatów do przysposobienia dziecka (Dz. U. Nr 272, poz. 1610). Szkolenia odbywają się w grupach tematycznych: dla dzieci w wieku niemowlęcym, dla dzieci starszych, dla kandydatów adoptujących kolejne dziecko. Kwalifikacja rodzin odbywa się wg procedury przyjętej w Regulaminie Komisji Kwalifikacyjnej Katolickiego Ośrodka Adopcyjnego. Po przeprowadzeniu wstępnej rozmowy kandydaci otrzymują wykaz dokumentów potrzebnych do przysposobienia dziecka oraz informację o kolejnych etapach procesu adopcyjnego. Rodziny dobierane są pod kątem potrzeb dzieci, które zostały zgłoszone do KOA. W procesie kwalifikacji rodzin dokonywana jest wstępna ocena kandydatów zgodnie z art. 172 ust. 5 ustawy, specjaliści przeprowadzają testy i badania psychologiczne oraz pedagogiczne określone w art. 156 ust. 1 pkt 6 ustawy, sporządzany jest wywiad adopcyjny, zgodnie z art. 156 ust. 1 pkt 7 ustawy, na podstawie kwestionariusza wywiadu adopcyjnego, określonego w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie wzoru kwestionariusza wywiadu adopcyjnego oraz wzoru karty dziecka (Dz. U. Nr 292, poz. 1721) lub rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 20 sierpnia 2015 r. w sprawie wzoru kwestionariusza wywiadu adopcyjnego oraz wzoru karty dziecka, w tym metryki prowadzenia sprawy (Dz. U. poz. 1303). Po przeprowadzeniu badań ich wyniki są omawiane z kandydatami. +Z kandydatami przeprowadzany jest również wywiad wg kwestionariusza opracowanego przez KOA. Komisja kwalifikacyjna wydaje decyzję zawierającą pozytywną lub negatywną opinię kwalifikacyjną do adopcji. W skład Komisji wchodzą: Diecezjalny Duszpasterz Rodzin (przewodniczący) oraz pracownicy KOA. Na wniosek rodziny wydawane są świadectwa ukończenia szkolenia, zgodnie z art. 156 ust. 1 pkt 11 ustawy. KOA prowadzi dokumentację określoną w art. 161 ust. 1 pkt 1) ustawy dotyczącą kandydatów do przysposobienia dziecka, szkoleń kandydatów, pomocy pedagogicznej, psychologicznej i z zakresu prawa rodzinnego dla osób, które przysposobiły dziecko i rodzin naturalnych. Wydawane są świadectwa określone w art. 156 ust. 1 pkt 11 oraz prowadzony jest rejestr osób, które ukończyły szkolenie kandydatów do przysposobienia dziecka, określony przepisami art. 161 ust. 2 ustawy. Uzyskane informacje oraz dokumenty potwierdzają, że stosowane są przyjęte w Ośrodku procedury. Z ustaleń kontroli wynika, że dokumentowany jest każdy etap prowadzonego postępowania kwalifikacyjnego (sporządzane są opinie, notatki z sesji szkoleniowych i spotkań indywidualnych, rozmów telefonicznych). W związku z powyższym tę część zadania oceniono: pozytywnie. 4

5 Udzielanie wsparcia psychologiczno pedagogicznego. Oceny dokonano na podstawie informacji udzielonych przez dyrektora KOA, analizy przekazanych dokumentów i notatek. Na wniosek zainteresowanych KOA udziela wsparcia osobom, które przysposobiły dziecko w obszarach określonych w art. 160 ust. 2 ustawy. Wsparcie dla kandydatów na rodziny adopcyjne udzielane jest na każdym etapie szkolenia prowadzone są rozmowy z psychologiem, omawiane są wyniki testów, w razie potrzeby kandydaci kierowani są do instytucji prowadzących terapie. Wsparciem dla kandydatów jest także udział w szkoleniach rodziców, którzy już adoptowali dziecko. W teczkach poszczególnych kandydatów znajdują się notatki dotyczące odbytych rozmów i spotkań. Jak wynika z pozyskanych informacji KOA podejmuje także współpracę z kobietami w ciąży, które sygnalizują zamiar oddania dziecka do adopcji. Pracownicy ośrodka podczas spotkań z kobietami przedstawiają informacje związane z procedurą oddania dziecka do adopcji, wskazują konieczne formalności, skutki i konsekwencje decyzji w aspekcie formalnoprawnym i psychologicznym. Działania pracowników obejmują także wskazanie innych niż oddanie dziecka rozwiązań. W KOA działa telefon zaufania Pomoc matce życie dziecku. Pomoc udzielana jest również osobom adoptowanym. Potwierdzenie tych działań znajduje się w prowadzonej dokumentacji (zapisy w prowadzonych rejestrach). W związku z powyższym tę część zadania oceniono: pozytywnie. Kwalifikacje dyrektora i kadry Ośrodka. Oceny dokonano na podstawie przedstawionych dokumentów kadrowych. Na dzień kontroli w KOA w ramach umowy o pracę zadania realizowało 16 osób, w tym pani Zofia Dłutek dyrektor KOA. Z tej liczby 14 osób zatrudnionych było do prowadzenia procedur przysposobienia lub przygotowania osób zgłaszających gotowość do przysposobienia. Na dzień kontroli 3 osoby (2 pedagogów i 1 psycholog) przebywały na urlopie wychowawczym. W KOA zatrudnieni byli: dyrektor, zastępca dyrektora, 4 pedagogów, 6 psychologów oraz osoby nie prowadzące procedur adopcyjnych: informatyk i sekretarka. Zastrzeżenia zespołu kontrolnego wzbudził: w udostępnionych dokumentach kadrowych brak oświadczeń, o których mowa w art. 158 ust. 1 pkt 3 5 i w art.159 ust. 1 pkt 3 5 ustawy. Zgodnie z art. 158 ust. 1 ustawy dyrektorem ośrodka adopcyjnego może być osoba, która: 1. posiada tytuł zawodowy magistra na kierunku psychologia, socjologia, pedagogika, nauki o rodzinie lub prawo; 2. posiada co najmniej 3-letni staż pracy w instytucji zajmującej się pracą z dziećmi lub rodziną; 5

6 3. nie jest i nie była pozbawiona władzy rodzicielskiej oraz władza rodzicielska nie jest jej zawieszona ani ograniczona; 4. wypełnia obowiązek alimentacyjny w przypadku gdy taki obowiązek w stosunku do niej wynika z tytułu egzekucyjnego; 5. nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe. Zgodnie z art. 159 ust. 1 ustawy osobą pracującą w ośrodku adopcyjnym, zajmującą się prowadzeniem procedur przysposobienia lub przygotowaniem osób zgłaszających gotowość do przysposobienia dziecka może być osoba, która: 1. posiada tytuł zawodowy magistra lub tytuł równorzędny: a) na kierunku psychologia, pedagogika, nauki o rodzinie lub prawo, albo b) na dowolnym kierunku, uzupełniony studiami podyplomowymi w zakresie psychologii, pedagogiki lub nauk o rodzinie; 2. posiada co najmniej roczny staż pracy z dziećmi w instytucjach, których zakres działania obejmuje opiekę nad dzieckiem lub pracę z rodziną; 3. nie jest i nie była pozbawiona władzy rodzicielskiej oraz władza rodzicielska nie jest jej zawieszona ani ograniczona; 4. wypełnia obowiązek alimentacyjny w przypadku gdy taki obowiązek w stosunku do niej wynika z tytułu egzekucyjnego; 5. nie była skazana prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe. zakres obowiązków pani Moniki Redziak, który nie obejmował zadań związanych ze stanowiskiem zastępcy dyrektora KOA, dokumenty kadrowe jednego z psychologów oraz pedagoga budziły wątpliwości dotyczące udokumentowania stażu pracy z dziećmi w instytucjach, których zakres działania obejmuje opiekę nad dzieckiem lub pracę z rodziną. Na podstawie protokołów przyjęcia ustnych wyjaśnień, wynika, że ww. pracownicy posiadają co najmniej roczny staż pracy z dziećmi, na podstawie dat widniejących na Zakresach czynności, uprawnień i odpowiedzialności stwierdzono, że zostały one sporządzone w 2009 r. a powołane przepisy prawne są nieaktualne. W związku z powyższym tę część zadania oceniono: pozytywnie z uchybieniami. Na podstawie art. 197d ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wpieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2015 r. poz. 332, z późn. zm.) oraz na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 sierpnia 2015 r. w sprawie przeprowadzania kontroli przez wojewodę oraz wzoru legitymacji uprawniającej do przeprowadzania kontroli (Dz. U. z 2015 r. poz. 1477) i wobec stwierdzonych nieprawidłowości kieruję do Pani Dyrektor następujące zalecenia pokontrolne: 1. Podjąć działania zmierzające do realizacji art. 164 ust. 2 pkt 2 ustawy dotyczącego sporządzania metryki prowadzenia sprawy; 6

7 2. Uzupełnić dokumenty dotyczące kwalifikacji osób zatrudnionych w KOA o oświadczenia określone w art. 158 ust. 1 pkt 3 5 oraz 159 ust. 1 pkt 3 5 ustawy i przekazać pełną informację w tej sprawie. 3. Ustalić zakres obowiązków zastępcy dyrektora uwzględniający realizowane przez niego zadania. Uwagi: 1. dokonać aktualizacji zapisów w Regulaminie organizacyjnym, tak by były zgodne ze stanem faktycznym, 2. rozważyć możliwość aktualizacji zakresów czynności, uprawnień i odpowiedzialności pracowników, w związku ze zmianą przepisów prawa. Stosownie do postanowień art. 197d ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2015 r. poz. 332, z późn. zm.) oraz 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 21 sierpnia 2015 r. w sprawie przeprowadzania kontroli przez wojewodę oraz wzoru legitymacji uprawniającej do przeprowadzania kontroli (Dz. U. z 2015 r. poz. 1477) kontrolowana jednostka może w terminie 7 dni od dnia otrzymania wystąpienia pokontrolnego, zgłosić do wojewody mazowieckiego zastrzeżenia do wydanego wystąpienia lub/i do zawartych w nim zaleceń pokontrolnych na adres: Mazowiecki Urząd Wojewódzki, Wydział Polityki Społecznej, Plac Bankowy 3/5, Warszawa. W przypadku nieuwzględnienia zgłoszonych zastrzeżeń, kontrolowana jednostka jest obowiązana w terminie 30 dni od dnia otrzymania stanowiska wojewody w tej sprawie powiadomić o sposobie realizacji zaleceń pokontrolnych Wydział Polityki Społecznej Mazowieckiego Urzędu Wojewódzkiego w Warszawie, a w przypadku ich uwzględnienia należy mieć na uwadze zmiany wynikające z powyższego faktu. z up. WOJEWODY MAZOWIECKIEGO Artur Subda Zastępca Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej STARSZY INSPEKTOR WOJEWÓDZKI Małgorzata Tajchman INSPEKTOR WOJEWÓDZKI Agnieszka Woźniak Markowska INSPEKTOR WOJEWÓDZKI Joanna Królikowska 7