MAŁOPOLSKI URZĄD WOJEWÓDZKI W KRAKOWIE WYDZIAŁ ORGANIZACJI I KONTROLI BO-III.431.22.2012 Kraków, dnia 25 luty 2013 r. Pan st. bryg. mgr inż. Adam Rzemiński Komendant Powiatowy Państwowej Straży Pożarnej ul. Żabieńska 20 33-200 Dąbrowa Tarnowska WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 175 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.), jak również zgodnie z zatwierdzonym przez Wojewodę Małopolskiego Planem kontroli zewnętrznych Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie na 2012 r. w dniach od 27 września do 3 października 2012 r. Małopolski Urząd Wojewódzki w Krakowie przeprowadził w Komendzie Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Dąbrowie Tarnowskiej (KP PSP) kontrolę problemową, której przedmiotem była legalność, celowość i gospodarność w zakresie realizacji dochodów i wydatków w 2011 r. oraz funkcjonowanie kontroli zarządczej. Kontrola została przeprowadzona przez Zespół Kontrolny Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie w składzie: - Maria Szarek - starszy inspektor w Wydziale Organizacji i Kontroli przewodnicząca Zespołu Kontrolnego, - Katarzyna Błaż - operator urządzeń elektronicznych w Wydziale Organizacji i Kontroli. Kontrolą objęto legalność, celowość i gospodarność w zakresie realizacji dochodów i wydatków za 2011 r. oraz funkcjonowanie kontroli zarządczej. Realizację zadań w ww. zakresie ocenia się pozytywnie z uchybieniami. Legalność, celowość i gospodarność w zakresie realizacji wydatków. W ciągu roku dokonano zmian w planie wydatków, który na koniec 2011 r. wyniósł w dz. 754, rozdz. 75411 kwotę 3.568.380,00 zł i został wykonany w wysokości 3.368.380,00 zł. Niewykorzystane środki na koniec roku 2011 r. w kwocie 200.000,00 zł zostały zwrócone przez Komendę Powiatową Państwowej Straży Pożarnej w Dąbrowie Tarnowskiej na rachunek Starostwa Powiatowego w Dąbrowie Tarnowskiej. Były to środki własne Starostwa Powiatowego przeznaczone na wykonanie dokumentacji projektowo-kosztorysowej dla 31-156 Kraków, ul. Basztowa 22 * tel. 12 39 21 238 * fax 12 39 21 438 http://www.malopolska.uw.gov.pl
zadania inwestycyjnego pn. budowa strażnicy Komendy Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Dąbrowie Tarnowskiej wraz z magazynem przeciwpowodziowym. Środki dotacji zostały wykorzystane na: - świadczenia wypłacone funkcjonariuszom w kwocie ogółem 2.865.287,16 zł, co stanowi 85,0 % wydatków ogółem. - wynagrodzenia i pochodne od wynagrodzeń - 120.811,28 zł tj. 3,6 % - wydatki rzeczowe - 316.481,56 zł tj. 9,4 % oraz wydatki inwestycyjne w kwocie 65.800,00 zł stanowiące 2,0 % wydatków ogółem, poniesione w całości ze środków własnych powiatu. Analizując wydatki poniesione przez KP PSP w 2011 r. stwierdzono, że znaczny procent w wydatkach ogółem stanowią wydatki realizowane w: 4050 Uposażenie żołnierzy zawodowych i nadterminowych oraz funkcjonariuszy 60,88 % 4060 Pozostałe należności żołnierzy zawodowych i nadterminowych oraz funkcjonariuszy - 12,78 % 3070 Wydatki osobowe niezaliczone do uposażeń wypłacane żołnierzom funkcjonariuszom - 4,45 % 4210 Zakup materiałów i wyposażenia - 5,33 % Ponadto kontrola wykazała, że koszty utrzymania nieruchomości za 2011 r. wyniosły kwotę ogółem 67.327,80 zł, co stanowi 2,0 % wydatków ogółem z tego: - roczna opłata z tytułu trwałego zarządu - 1.130,84 zł, - media (woda, gaz, energia elektryczna, nieczystości) - 36.317,54 zł, - opał - 17.280,00 zł, - opłaty z tytułu zakupu usług telefonii komórkowej - 6.525,92 zł w tym: kwota 3.035,44 zł dotyczy wykorzystania usługi SMS do powiadamiania i alarmowania funkcjonariuszy KP PSP i członków OSP w razie wystąpienia takiej konieczności, - pozostałe koszty - 6.073,50 zł Prowadzona ewidencja wydatków zgodna jest ze sprawozdaniem Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych. Szczegółową kontrolą objęto dowody księgowe (faktury) o numerach: 106/2011 z 27.12.2011; 2/12/2011 z 06.12.2011; 00451/M1/11/12 z 12.12.2011; FS-96/S16/11 z 14.12.2011; 13/OL/2011 z 06.12.2011. Wszystkie zapłacone zostały terminowo i na wskazane konta bankowe. Dokumenty objęte kontrolą były zgodne z ewidencją księgową wydatków oraz spełniały wymogi określone w ustawie z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 52, poz. 1223 z późn. zm.) sprawdzone były pod względem merytorycznym, formalnorachunkowym oraz zatwierdzone do wypłaty przez osoby uprawnione. Na koniec 2011 r. pozostały zobowiązania które wyniosły kwotę ogółem 8.827,43 zł. Kontrola wykazała, że zobowiązania zostały uregulowane w styczniu 2012 r za wyjątkiem naliczonych od dodatkowego wynagrodzenia rocznego składek na FP oraz ubezpieczenia społeczne, które zostały odprowadzone w dniu 6.02.2012 r. Zgodnie z art.47 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. Nr 205, poz. 1585 z późn. zm.) płatnik składek jednostka budżetowa odprowadza składki za dany miesiąc do 5 dnia następnego miesiąca. Składki zostały odprowadzone w terminie, gdyż 6.02.2012 r. był dniem ustawowo wolnym od pracy, wówczas za ostatni dzień terminu uważa się następny 2
dzień po dniu wolnym od pracy (art.12 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa Dz.U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.). W zakresie objętym kontrolą nie stwierdzono nieprawidłowości. Kontrolą objęto przyjęte w formie dokumentu regulacje wewnętrzne normujące zasady (politykę) rachunkowości w Komendzie Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Dąbrowie Tarnowskiej. Polityka rachunkowości została wprowadzona Decyzją nr 19/2011 Komendanta Powiatowego PSP w Dąbrowie Tarnowskiej z dnia 31 stycznia 2011 r. w sprawie wprowadzenia zasad polityki rachunkowości oraz wprowadzenia zakładowego planu kont dla KP PSP w Dąbrowie Tarnowskiej. W polityce rachunkowości określono: 1. Rok obrotowy trwający 12 kolejnych miesięcy, 2. Okresy sprawozdawcze: miesiąc, kwartał, półrocze i rok 3. System informatyczny wraz z wykazem programów, 4. Ogólne zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, 5. System służący ochronie danych. Pani Małgorzata Hachaj mianowana z dniem 1 stycznia 2000 r. na stanowisku księgowej została w obowiązującym na dzień kontroli zakresie czynności z dnia 15.01.2007 r. zobowiązana między innymi do: 1) sprawowania nadzoru nad gospodarką finansową Komendy, 2) prowadzenia rachunkowości jednostki, 3) prowadzenia gospodarki finansowej, 4) prowadzenia wewnętrznej kontroli finansowej, 5) przestrzegania dyscypliny finansowej. Ponadto z chwilą powierzenia funkcji Głównej Księgowe Pani Małgorzata Hachaj złożyła w dniu 29.05.2000 r. oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za prowadzone operacje finansowe związane z realizacja budżetu oraz ścisłe przestrzeganie przepisów finansowych oraz przestrzegania zasad rachunkowości. Kontrolujący dokonał oceny prawidłowości prowadzonej gospodarki finansowej oraz przestrzegania zasad rachunkowości. Prowadzenie ksiąg rachunkowych Księgi rachunkowe w kontrolowanej jednostce prowadzone są komputerowo przy użyciu programu SYSTEM (FK) Finansowo-Księgowy firmy ZETO. Zdarzenia gospodarcze ujmowane są w wyznaczonych jednostkach czasu - miesięcznych okresach sprawozdawczych. Księgi rachunkowe w kontrolowanej jednostce obejmują zbiory wynikające z art. 13 ustawy o rachunkowości, są trwale oznaczone nazwą jednostki oraz posiadają oznaczenie roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia. Obieg i kontrola dokumentów finansowo księgowych W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono, iż w jednostce Decyzją nr 4/2012 Komendanta Powiatowego PSP w Dąbrowie Tarnowskiej z dnia 10 stycznia 2012 r. została wprowadzona do użytku wewnętrznego Instrukcja w sprawie obiegu i kontroli dokumentów księgowych oraz zasad ewidencji rzeczowych składników majątku w KP PSP w Dąbrowie Tarnowskiej. Decyzja weszła w życie z dniem 02.01.2012 rok. Natomiast utraciła moc Decyzja nr 100/2009 Komendanta Powiatowego PSP w Dąbrowie Tarnowskiej z dnia 12 maja 2009 r. 3
W toku czynności kontrolnych stwierdzono, że: przeprowadzana jest kontrola merytoryczna pozwalająca określić celowość i gospodarcze uzasadnienie operacji, kontrola formalna (zgodności z przepisami prawa) oraz kontrola rachunkowa określająca czy dowód księgowy nie zawiera błędów rachunkowych. W KP PSP w Dąbrowie Tarnowskiej sprawdzenia pod względem merytorycznym dokonuje Komendant Powiatowy lub Zastępca Komendanta, sprawdzenia pod względem formalno-rachunkowym Główna Księgowa lub starszy inspektor posiadający w tym zakresie stosowne upoważnienia. Kontroli wstępnej w KP PSP zgodnie z art.54 ustawy o finansach publicznych dokonuje Główny Księgowy Jednostki. Złożenie podpisu przez Głównego Księgowego na dokumencie oznacza, że: 1) sprawdził, że operacja została uznana przez właściwych rzeczowo pracowników za prawidłową pod względem merytorycznym, 2) nie zgłasza zastrzeżeń do legalności i rzetelności dokumentu, w którym operacja została ujęta, 3) posiada środki finansowe na pokrycie zobowiązań wynikających z operacji gospodarczej oraz że operacja mieści się w planie finansowym. Na podstawie ewidencji wydatków oraz sprawozdania Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych stwierdzono, że w 2011 r. KP PSP dokonała przekroczenia planu wydatków w 3070 0,33 zł; 4040 0,21 zł; 4060 0,19 zł; 4070 0,40 zł; 4120 0,30 zł; 4180 0,24 zł; 4240 0,03 zł; 4250 0,40 zł; 4300 0,34 zł; 4370 0,08 zł; 4430 0,04 zł; 4440 0,18 zł, co jest niezgodne z zapisem art. 162, pkt. 3) ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) cyt. dokonywanie wydatków następuje w granicach kwot określonych w planie finansowym.... Realizacja dochodów budżetu państwa związanych z wykonywaniem zadań zleconych z zakresu administracji rządowej. Kontrola w zakresie realizacji dochodów budżetu państwa wykazała, że z zaplanowanych na 2011 r. dochodów budżetowych w rozdziale 75411 Komendy Powiatowe Państwowej Straży Pożarnej w kwocie 2.400,00 zł uzyskano dochody w wysokości 1.845,57 zł z tego w paragrafie: - 0580 grzywny i inne kary pieniężne od osób prawnych i innych jednostek organizacyjnych kwotę 200,00 zł (wpłata grzywny nałożonej celem przymuszenia), - 0690 wpływy z różnych opłat kwota 28,80 zł (koszty upomnień i opłaty egzekucyjne), - 0750 dochody z najmu i dzierżawy składników majątkowych Skarbu Państwa, jednostek samorządu terytorialnego lub innych jednostek zaliczanych do sektora finansów publicznych oraz innych umów o podobnym charakterze kwota 900,00 zł (wpłata tytułem czynszu dzierżawnego, gdzie przedmiotem dzierżawy jest część utwardzonego placu), - 0970 - wpływy z różnych dochodów kwota 716,77 zł, (wpłata za złom oraz prywatne rozmowy telefoniczne). Uzyskane dochody zostały przekazane w pełnej wysokości na rachunek Starostwa Powiatowego w Dąbrowie Tarnowskiej. Odnośnie terminowości przekazywania dochodów kontrola nie wniosła uwag. 4
Ustalono, że w jednostkowym sprawozdaniu Rb-27ZZ KP PSP za IV kwartały 2011 r. w kolumnie dotyczącej salda końcowego należności pozostałe do zapłaty na dzień 31.12.2011 r. wykazano kwotę 2,81 zł. Należność ta dotyczyła prywatnych rozmów telefonicznych wykonanych z telefonów służbowych w 2011 roku. Powyższa kwota została wpłacona w dniu 9.01.2012 r. (wyciąg bankowy Nr 1) i odprowadzona 12.01.2012 r. (wyciąg bankowy Nr 2) na rachunek Starostwa Powiatowego w Dąbrowie Tarnowskiej. Ewidencja należności z tytułu dochodów budżetowych zgodna jest ze sprawozdaniem Rb- 27ZZ. Ponadto kontrolą objęto dowody źródłowe świadczące o dokonanych wpłatach i stwierdzono, że dochody uzyskane tytułem wpływu z różnych opłat w wysokości 10,00 zł zostały mylnie zaewidencjonowane w 0580 Grzywny i kary pieniężne a winny być ewidencjonowane w 0690 Wpływy z różnych opłat. Poleceniem księgowania z dnia 6.05.2011 r. dokonano przeksięgowania kwoty 10,00 zł z 0580 do 0690. Wyciąg bankowy Nr 4/11 z dnia 18.02.2011 r. obejmujący wpłaty za prywatne rozmowy z telefonów służbowych na kwotę ogółem 7,44 zł mylnie zaksięgowano pod data 11.02.2011 r. Stwierdzone uchybienia nie miały wpływu na terminowość przekazywania dochodów. Kontrola zarządcza Zarządzeniem Nr 5/10 KP PSP w Dąbrowie Tarnowskiej z dnia 30 grudnia 2010 r. w sprawie ustalenia Regulaminu organizacji i zasad funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w Komendzie Powiatowej Państwowej Straży Pożarnej w Dąbrowie Tarnowskiej wprowadzony został regulamin kontroli zarządczej. Zarządzeniem tym KP PSP w Dąbrowie Tarnowskiej zobowiązał wszystkich kierowników komórek organizacyjnych do: 1) przeprowadzania na podstawie Rejestru zidentyfikowanych ryzyk wyników analiz ryzyka w nadzorowanych przez siebie komórkach organizacyjnych kontroli zarządczej w celu wyeliminowania ryzyka mogącego mieć wpływ na realizację zadań jednostki, 2) składania sprawozdań z funkcjonowania kontroli zarządczej w terminie do 3 stycznia każdego roku za rok poprzedni, 3) składania oświadczeń o stanie kontroli zarządczej za rok poprzedni w zakresie nadzorowanych komórek organizacyjnych w terminie do 31 stycznia każdego roku za rok poprzedni, 4) składania informacji o stanie ryzyk w terminie do 30 listopada każdego roku. Kontrola stwierdziła, że w 2011 r. Informację o stanie ryzyk sporządziły i przedłożyły do KP PSP w Dąbrowie Tarnowskiej kierownicy poniższych komórek organizacyjnych: - Wydział Operacyjno-Szkoleniowy w dniu 10.08.2011 r. - Sekcja ds. finansów w dniu 30.11.2011 r. - Sekcja ds. Kwatermistrzowsko-Technicznych w dniu 28.11.2011 r. - Stanowisko ds. Organizacyjno-Kadrowych w dniu 28.11.2011 r. - Sekcja ds. Kontrolno-Rozpoznawczych w dniu 18.11.2011 r. - Jednostka Ratowniczo-Gaśnicza w dniu 28.11.2011 r. Analizując ryzyka jakie zostały przedstawione w informacjach stwierdzono, że najbardziej narażonym na ryzyko (bo aż w 60% w skali 1-100) jest obszar działań ratowniczo-gaśniczych. Ryzyka jakie zostały zgłoszone przez Zastępcę Dowódcy Jednostki Ratowniczo-Gaśniczej to: - wypadki komunikacyjne sprzętu specjalistycznego, - nagłe awarie sprzętu specjalistycznego, 5
- brak środków finansowych na serwisowanie i utrzymanie techniczne sprzętu. Sprawozdania z funkcjonowania kontroli zarządczej oraz oświadczenia o stanie kontroli zarządczej za rok 2011 zostały sporządzone w terminie określonym regulaminem, organizacji i zasad funkcjonowania systemu kontroli zarządczej tj. do 31 stycznia 2012 r. przez wszystkich kierowników komórek organizacyjnych. Kierownicy komórek organizacyjnych zapewniają skuteczność kontroli zarządczej poprzez realizację ustalonych procedur, zasad etycznych, mechanizmów organizacyjnych oraz systemów zarządzania ryzykiem z uwzględnieniem standardów kontroli zarządczej oraz ogólnie obowiązujących przepisów prawa, co zgodne jest z zapisem 5 w/wymienionego zarządzenia. W procedurach tych uwzględnione zostały specyficzne zadania jednostki, posiadane zasoby i warunki w jakich działa straż pożarna. Kontrola stwierdziła, że na podstawie złożonych sprawozdań i oświadczeń o kontroli zarządczej przez poszczególne komórki organizacyjne Komendant Powiatowy PSP w Dąbrowie Tarnowskiej w dniu 31.01.2012 r. sporządził zbiorcze oświadczenie o stanie kontroli zarządczej za 2011 r. w terminie określonym w zarządzeniu oraz na obowiązującym druku stanowiącym załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej (Dz.U. z 2010 r. Nr 238, poz.1581). Z oświadczenia wynika, że w KP PSP w Dąbrowie Tarnowskiej w wystarczającym stopniu funkcjonowała adekwatna, skuteczna i efektywna kontrola zarządcza. W związku z powyższymi ustaleniami, proszę Pana Komendanta o podjęcie stosownych działań w celu wyeliminowania stwierdzonych w wyniku kontroli uchybień poprzez dokonywanie wydatków w granicach kwot określonych w planie finansowym, zgodnie z art. 162 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz.1240 z późn zm.). Na podstawie art. 49 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej (Dz. U. Nr 185, poz. 1092) proszę o przesłanie w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia, informacji o sposobie wykonania zalecenia. Dyrektor Wydziału Sławomir Dyl 6