ROCEDURA ydanie: /06/02 02 Strona 1 Stron 10 AUDITY ENĘTRZNE Opracowała Zweryfikował Zatwierdził Imię i Nazwisko Małgorzata Reszka aweł Machnicki Marcin awlak Stanowisko ełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością Zastępca Burmistrza Burmistrz Data i odpis
ROCEDURA ydanie: /06/02 02 Strona 2 Stron 10 KARTA ZMIAN L.p. prowadzono Anulowano Data zmiany Zatwierdził 1. 2. 3. 4. 5. 6. ROZDZIELNIK L.p. Otrzymujący procedurę Nr egz. 1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6 7 7 8 8 9 9 10 10 11 11 12 12 13 13 14 14 Data otrzymania odpis Niniejszy dokument jest własnością Urzędu Gminy i Miasta. rawa autorskie zastrzeżone. Zabrania się dokonywania zmian w treści, kopiowania i rozpowszechniania bez zgody Burmistrza Gminy i Miasta.
ROCEDURA ydanie: /06/02 02 Strona 3 Stron 10 SIS TREŚCI 1. CEL ROCEDURY...4 2. DEFINICJE...4 3. URANIENIA I ODOIEDZIALNOŚĆ...5 4. SZCZEGÓŁOE ZASADY OSTĘOANIA...6 4.1. ostanowienia ogólne...6 4.2. rogram wewnętrznych auditów jakości i zarządzanie auditami...7 4.2.1. Audity planowe...7 4.2.2. ozaplanowe audity jakości...7 4.2.3. Dokumenty niezbędne dla przeprowadzenia auditu...7 4.3. Technika przeprowadzania i dokumentowanie wewnętrznych auditów jakości...8 4.3.1. Spotkanie otwierające...8 4.3.2. rzeprowadzenie wewnętrznego auditu jakości...8 4.3.3. Raport z wewnętrznego auditu jakości...8 4.3.4. rzechowywanie dokumentów...9 4.4. Analiza wskaźników procesu...9 5. YKAZ FORMULARZY...10 6. YKAZ DOKUMENTÓ ZIĄZANYCH...10
ROCEDURA ydanie: /06/02 02 Strona 4 Stron 10 1. CEL ROCEDURY rocedura obejmuje postępowanie w zakresie wewnętrznych auditów jakości, które stanowi integralną część procesu nr 6 Doskonalenie systemu zarządzania jakością. Celem procedury jest ustalenie sposobu postępowania przy przeprowadzaniu i dokumentowaniu wewnętrznych auditów jakości w Urzędzie Gminy i Miasta, Zakładzie Obsługi Budżetowej Jednostek Organizacyjnych, Miejsko Gminnym Ośrodku omocy Społecznej i Straży Miejskiej. Niniejszą procedurą Burmistrz Gminy i Miasta ustala jednolity tok postępowania w zakresie wewnętrznych auditów jakości. ostępowanie opisane w niniejszej procedurze ma na celu utrzymanie i rozwój wdrożonego systemu zarządzania jakością, pozwalający na uzyskiwanie stałej poprawy jakości w obszarze wszystkich procesów objętych systemem zarządzania jakością. Cel ten osiągany jest przez ciągłe i planowe monitorowanie efektywności wprowadzonego systemu zarządzania jakością, wykonywane przez posiadających odpowiednie kwalifikacje auditorów wewnętrznych. Miarą realizacji postępowania opisanego w niniejszej procedurze jest liczba przeprowadzonych wewnętrznych auditów jakości. skaźnikami służącymi do monitorowania założonego celu są: średnia ocena punktowa z przeprowadzonych w wyznaczonych okresach czasu auditów, średnia liczba niezgodności drobnych, istotnych i poważnych stwierdzonych w trakcie przeprowadzonych auditów. 2. DEFINICJE - Kierownictwo Burmistrz Gminy i Miasta, Zastępca Burmistrza Gminy i Miasta, Sekretarz Gminy i Miasta, Skarbnik Gminy i Miasta ; - Kierownik Kierownik referatu, osoba kierująca referatem / samodzielną komórką organizacyjną / jednostką organizacyjną, odpowiedzialna za realizację zadań wynikających z regulaminów organizacyjnych, statutów i systemu zarządzania jakością; - Referat/Biuro/Stanowisko wyodrębniona strukturalnie komórka organizacyjna Urzędu Gminy i Miasta ;
ROCEDURA ydanie: /06/02 02 Strona 5 Stron 10 - Jednostka organizacyjna prawnie wyodrębniona struktura w Gminie, w postaci Zakładu Obsługi Budżetowej Jednostek Organizacyjnych, Miejsko Gminnego Ośrodka omocy Społecznej oraz Straży Miejskiej; - Audit jakości systematyczny, niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania dowodu z auditu oraz jego obiektywnej oceny w celu określenia stopnia spełnienia kryteriów auditu; - lanowy audit jakości audit przeprowadzany na podstawie opracowanego "rogramu wewnętrznych auditów jakości"; - ozaplanowy audit jakości audit przeprowadzany poza planem, wynikający z doraźnych potrzeb np. na żądanie Klienta, ze względu na niekorzystne kształtowanie się kosztów jakości, z powodu zmiany w wyposażeniu technicznym, zmian organizacyjnych itp.; - Audit procedury audit jakości obejmujący swym zakresem obszar obowiązywania danej procedury; - Audit procesu audit przeprowadzany w celu sprawdzenia prawidłowości przebiegu badanego procesu. ozostałe terminy i definicje stosowane w niniejszej procedurze są zgodne z definicjami zawartymi w normie N-EN ISO 9000:2001 i N-EN ISO 19011:2003. 3. URANIENIA I ODOIEDZIALNOŚĆ L.p. Osoba Uprawnienia i odpowiedzialność 1. Kierownictwo, w porozumieniu z Kierownikami Odpowiada za: ustalenie wskaźników i ich wielkości służących do monitorowania procesu Doskonalenie systemu zarządzania jakością w części dotyczącej wewnętrznych auditów jakości. 2. Burmistrz Odpowiada za: dobór auditorów oraz zapewnienie im odpowiedniego przeszkolenia, zatwierdzanie rocznych planów auditów oraz akceptację zakresów i tematów auditów, ustalanie terminów i zakresów auditów pozaplanowych, nadzór nad tworzeniem zespołów auditorów, nadzór nad terminowym przeprowadzaniem auditów, akceptację działań korygujących.
ROCEDURA ydanie: /06/02 02 Strona 6 Stron 10 3. ełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością Odpowiada za: monitorowanie wielkości przyjętych wskaźników oraz analizę czynników wpływających na ich wartości, opracowanie rocznego programu wewnętrznych auditów jakości, uzgadnianie dokładnego terminu wewnętrznego auditu jakości z auditorem wiodącym, zawiadamianie o planowanym audicie, informowanie kierowników komórek organizacyjnych w sprawach bieżących związanych z danym auditem, dostarczanie zespołowi auditorów dokumentacji niezbędnej do przeprowadzenia auditu oraz odpowiednich zapisów jakości dotyczących auditowanego obszaru, pomoc auditorowi w ustalaniu listy pytań kontrolnych, przekazanie kopii raportu z auditu wewnętrznego osobie odpowiedzialnej za auditowany obszar w celu ustalenia działań korygujących, ewidencję i przechowywanie dokumentów związanych z wewnętrznymi auditami jakości, omawianie wyników auditów systemu zarządzania jakością na przeglądach wykonywanych przez kierownictwo. 4. Auditor wiodący Odpowiada za: planowanie auditu i sporządzanie listy pytań, reprezentowanie grupy auditorów wobec kierownictwa Urzędu Gminy i Miasta, koordynację pracy zespołu auditorów, opracowanie "Raportu z auditu", ocenę realizacji działań korygujących. 4. SZCZEGÓŁOE ZASADY OSTĘOANIA 4.1. ostanowienia ogólne a) ewnętrzny audit jakości przeprowadza się w celu stwierdzenia czy czynności mające wpływ na jakość i osiągane w ich wyniku rezultaty odpowiadają planowanym ustaleniom, czy ustalenia te są realizowane bieżąco i efektywnie oraz czy w pełni zabezpieczają cele jakościowe; b) ewnętrzny audit jakości przeprowadza się w odniesieniu do systemu zarządzania jakością, procedury, procesu, względnie świadczonej usługi; c) Burmistrz powołuje auditorów wiodących oraz akceptuje składy poszczególnych zespołów auditorów, które proponuje ełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością; d) Auditor wiodący ponosi całkowitą odpowiedzialność za wszystkie fazy auditu. Do obowiązków auditora wiodącego należy m.in.: planowanie auditu i sporządzanie listy pytań, reprezentowanie grupy auditorów wobec Kierownictwa, koordynację pracy zespołu auditorów, opracowanie "Raportu z auditu",
ROCEDURA ydanie: /06/02 02 Strona 7 Stron 10 ocenę realizacji działań korygujących. e) Auditor wiodący posiada niezbędne uprawnienia nadane przez Burmistrza do podejmowania ostatecznych decyzji dotyczących wykonania auditu; f) ewnętrzne audity jakości przeprowadzane są przez auditorów, którzy nie są bezpośrednio odpowiedzialni za obszar poddawany auditowi oraz są niezależni od osób bezpośrednio odpowiedzialnych za auditowany obszar. 4.2. rogram wewnętrznych auditów jakości i zarządzanie auditami 4.2.1. Audity planowe a) ełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością opracowuje na formularzu F/01 roczny rogram wewnętrznych auditów jakości na rok, zatwierdzany przez Burmistrza; b) Zakłada się przeprowadzenie dwóch auditów systemu rocznie w każdej istotnej z punktu widzenia jakości komórce organizacyjnej. Audit procedury lub procesu planuje się w zależności od potrzeb; c) Dokładny termin wewnętrznego auditu jakości uzgadnia auditor wiodący z ełnomocnikiem ds. Systemu Zarządzania Jakością, który co najmniej 7 dni przed rozpoczęciem auditu zawiadamia właściwego merytorycznie Kierownika o planowanym audicie w podległej mu komórce organizacyjnej, przekazując formularz F/02 Zawiadomienie o wewnętrznym audicie jakości nr. 4.2.2. ozaplanowe audity jakości a) Decyzję o pozaplanowych wewnętrznych auditach jakości podejmuje Burmistrz; b) Audity pozaplanowe odnotowuje się w rocznym programie wewnętrznych auditów jakości; c) Działania korygujące wynikające z auditów pozaplanowych przeprowadza się w taki sam sposób jak wynikające z auditów planowych. 4.2.3. Dokumenty niezbędne dla przeprowadzenia auditu a) ełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością przed rozpoczęciem auditu udostępnia zespołowi auditorów dokumentację niezbędną do przeprowadzenia auditu w danym obszarze (np. Księgę Jakości, komplet procedur, niezbędne instrukcje, formularze związane z auditem, raporty z poprzednich auditów, raporty z działań korygujących); b) ełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością może również przedstawić auditorom zapisy jakości z obszaru innego niż auditowany, jeżeli okażą się one potrzebne dla rzetelnego zbadania funkcjonowania systemu zarządzania jakością w auditowanej komórce organizacyjnej.
ROCEDURA ydanie: /06/02 02 Strona 8 Stron 10 4.3. Technika przeprowadzania i dokumentowanie wewnętrznych auditów jakości 4.3.1. Spotkanie otwierające a) spotkaniu otwierającym uczestniczą: zespół auditorów, ełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością, Kierownicy badanych komórek organizacyjnych oraz pracownicy i eksperci; b) Auditor wiodący przedstawia zespół auditujący oraz podaje plan i zakres auditu. 4.3.2. rzeprowadzenie wewnętrznego auditu jakości a) czasie wewnętrznego auditu jakości sprawdza się czy działania korygujące z poprzedniego auditu zostały zrealizowane. Odnotowuje się to w Raporcie z wewnętrznego auditu jakości nr formularz F/04; b) Lista pytań ustalona przez auditora wiodącego wspólnie z ełnomocnikiem ds. Systemu Zarządzania Jakością może stanowić pomoc przy przeprowadzaniu auditu jakości. Auditorom pozostawia się zawsze prawo stawiania dodatkowych pytań dla poszukiwania obiektywnych dowodów funkcjonowania systemu, procedury, czy procesu; c) oparciu o pytania postawione w trakcie auditu badana jest sytuacja, aż do uzyskania obiektywnego obrazu działania auditowanego obszaru. Zespół auditorów zbiera dowody, bada dokumenty, przeprowadza obserwacje działań i warunków w zakresie, którego dotyczy audit; d) racownicy auditowanego obszaru zobowiązani są udzielać auditorom najpełniejszych i zgodnych z prawdą informacji oraz umożliwić wgląd do niezbędnej dokumentacji związanej z działalnością auditowanego obszaru; e) szystkie obserwacje auditorów i uzyskane przez nich informacje świadczące o niezgodnościach w systemie, procedurze, procesie są notowane w Karcie niezgodności i działań korygujących nr " formularz F/03. 4.3.3. Raport z wewnętrznego auditu jakości a) Raport z wewnętrznego auditu jakości nr..." formularz F/04, w oparciu o zapisy z formularza F/03 sporządza auditor wiodący i w terminie do 7 dni przekazuje ełnomocnikowi ds. Systemu Zarządzania Jakością wraz z Kartą niezgodności i działań korygujących" formularz F/03; b) Raport zawiera: kolejny numer auditu, plan i zakres auditu, datę i czas trwania auditu, nazwisko auditora wiodącego, nazwiska auditorów, stanowisko służbowe oraz nazwiska auditowanych,
ROCEDURA ydanie: /06/02 02 Strona 9 Stron 10 ocenę wykonania działań korygujących z poprzedniego auditu, ogólną ocenę punktową z auditu z wyszczególnieniem ilości stwierdzonych niezgodności w rozbiciu na niezgodności drobne, istotne i poważne wg ustalonego systemu klasyfikacji i punktacji: - niezgodność drobna 5 punktów, - niezgodność istotna 15 punktów, - niezgodność poważna 55 punktów; ewentualne uwagi auditora dotyczące przebiegu auditu, datę i podpis auditora wiodącego, c) Ogólna ocena punktowa wewnętrznego auditu jakości stanowi element kontroli efektów działań korygujących prowadzonych w dłuższym przedziale czasu w poszczególnych auditowanych obszarach i jest pomocna przy dokonywaniu okresowych przeglądów wdrożonego systemu zarządzania jakością, przeprowadzanego przez kierownictwo, zgodnie z pkt. 5.4.; d) przypadku wystąpienia niezgodności ełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością przekazuje kopię raportu osobie odpowiedzialnej za auditowany obszar (Kierownikowi) w celu ustalenia działań korygujących lub zapobiegawczych, zgodnie z procedurą /06/03 Działania korygujące i zapobiegawcze"; e) Zadeklarowane na formularzu F/03 niniejszej procedury działania korygujące zatwierdza Burmistrz. 4.3.4. rzechowywanie dokumentów a) Za ewidencję i przechowywanie dokumentów związanych z wewnętrznymi auditami jakości odpowiedzialny jest ełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością; b) Dokumentacja przechowywana jest przez okres 3 lat. 4.4. Analiza wskaźników procesu a) ielkości wskaźników dotyczących monitorowania wewnętrznych auditów jakości ustalane są na dany rok kalendarzowy przez Kierownictwo, w porozumieniu z Kierownikami; b) Ustalenia dotyczące wielkości wskaźników zawarte są w protokole z przeglądu systemu zarządzania jakością, dokonywanego przez Kierownictwo formularz F/02 do /06/01 rzegląd systemu zarządzania jakością ; c) ełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością monitoruje wielkości przyjętych wskaźników i dokonuje analizy czynników wpływających na ich wartości. yniki analizy przedstawiane są na przeglądzie sytemu zarządzania jakością.
ROCEDURA ydanie: /06/02 02 Strona 10 Stron 10 5. YKAZ FORMULARZY Formularz F/01 lan wewnętrznych auditów jakości na rok Formularz F/02 Zawiadomienie o wewnętrznym audicie jakości nr Formularz F/03 Karta niezgodności i działań korygujących Formularz F/04 Raport z wewnętrznego auditu jakości nr 6. YKAZ DOKUMENTÓ ZIĄZANYCH rocedura /06/01 rzegląd systemu zarządzania jakością rocedura /06/03 Działania korygujące i zapobiegawcze KONIEC
Strona 1 z 1 Formularz F/01 do /06/02 ROGRAM ENĘTRZNYCH AUDITÓ JAKOŚCI NA ROK Miesiąc I II III IV V VI VII VIII IX X XI XII rog. yk. Data Auditowane procesy Nr raportu Uwagi Opracował: ełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością... Zatwierdził: Burmistrz...,
Strona 1 z 1 Formularz F/02 do /06/02 ZAIADOMIENIE O ENĘTRZNYM AUDICIE JAKOŚCI NR Cel auditu: Data i godzina rozpoczęcia: Auditor wiodący:. Auditorzy: Zakres auditu Data, godzina Miejsce Rozdzielnik:, dn.: ełnomocnik ds. Systemu Zarządzania Jakością.
Formularz F/03 do 06/02 Strona 1 z 1 KARTA NIEZGODNOŚCI I DZIAŁAŃ KORYGUJĄCYCH NR Miejsce: Data: L.p. STIERDZONE NIEZGODNOŚCI Liczba pkt. DZIAŁANIA KORYGUJĄCE (deklaracja) OSOBA ODOIEDZIALNA TERMIN Auditor wiodący: Razem liczba pkt Opinia ełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością: Data: Data: unktacja: 5 - niezgodność drobna; 15 - niezgodność istotna (do szybkiego usunięcia); 55 - niezgodność krytyczna (do natychmiastowego usunięcia) Zatwierdził Burmistrz Gminy i Miasta
Formularz F/04 do /06/02 Strona 1 z 1 RAORT Z AUDITU ENĘTRZNEGO NR. Zakres auditu: DATA AUDITU: CZAS TRANIA: UCZESTNICY AUDITU AUDITOR IODĄCY: AUDITOANI: Stanowisko: Imię i Nazwisko: AUDITORZY: Działania korygujące z poprzedniego auditu: wykonano nie wykonano wykonano częściowo: % OCENA OGÓLNA Z AUDITU unktacja niezgodności: Liczba niezgodności drobnych x 5pkt = Liczba niezgodności istotnych x 15pkt = Załącznik: Karta niezgodności i działań korygujących - F/03 do /06/03 Liczba niezgodności krytycznych x 55pkt = Suma punktów dla stwierdzonych niezgodności = UAGI AUDITORA Data: Auditor wiodący: