enova365 Korekty i zwroty Oprogramowanie ERP do zarządzania. Wzmacnia firmę i rośnie wraz z nią. www.enova.pl
Spis treści Korygowanie faktur, zwrot towaru Korekta faktury sprzedaży Korekta sprzedaży fiskalizowanej Korekta paragonu Korekta faktury zaliczkowej sprzedaży lub zakupu Korekty faktur archiwalnych Korekty faktur nabycia wewnątrzwspólnotowego Korekty faktur z płatnością w walucie obcej Korekty rabatowe Automatyczne korekty kosztów (dokument KWPZ itp.) Automatyczne korekty dokumentów magazynowych Spis treści 2 3 3 4 4 4 5 5 6 6 8 8 2/10
Korygowanie faktur, zwrot towaru Korekta faktury sprzedaży Korekta sprzedaży fiskalizowanej Korekta paragonu Korekta faktury zaliczkowej sprzedaży lub zakupu Korekta faktur archiwalnych Korekta faktury nabycia wewnątrzwspólnotowego Korekta faktur z płatnością w walucie obcej Korekty rabatowe Automatyczne korekty kosztów Automatyczne korekty dokumentów magazynowych Korekta faktury sprzedaży Wystawianie faktur korygujących sprzedaży odbywa się w tym samym miejscu programu, gdzie wystawiamy faktury sprzedaży. Listę otwieramy z pozycji menu Handel Sprzedaż Faktury sprzedaży. Następnie na liście wyszukujemy fakturę, która będzie korygowana (szybkie wyszukanie dokumentu umożliwia lokator, wybierający fakturę przez proste wpisanie numeru faktury do korekty). Następnie w menu Relacje wybieramy funkcję Korekta nowy dokument lub naciskamy klawisze <Alt + F7>. Bezpośrednio po wykonaniu tych czynności na ekranie pojawi się formularz faktury korygującej zainicjowany odpowiednimi danymi z faktury korygowanej. Korekta może być wystawiona do ilości, ceny, wartości lub stawki VAT. Kolumny Org.Ilość, Org.Cena oraz Org.Wartość wyświetlają dane z faktury przed korektą. 3/10
Dokonamy korekty faktury sprzedaży, polegającej na zwrocie jednej sztuki towaru BUT_NAR_45. W kolumnie Ilość wprowadzamy ilość pozycji po korekcie, którą ostatecznie klient zakupił (nie wpisujemy ilości, którą klient zwraca). Jeżeli poprzednio były sprzedane trzy sztuki, a chcemy zaewidencjonować zwrot jednej sztuki, to w kolumnie Ilość wprowadzamy liczbę dwa. W podsumowaniu faktury korygującej podane są wartości przed korektą, wartość korekty oraz po korekcie. Akceptacja korekty następuje jak w przypadku faktury klawiszami <Ctrl+Enter> lub myszą Zatwierdź i zamknij. Po zatwierdzeniu program automatycznie proponuje wydruk faktury korygowanej. Korekta sprzedaży fiskalizowanej Opis dotyczy tylko dokumentów paragon PAR i faktura fiskalizowana FF. Korektę faktury FF wystawia się identycznie jak korektę faktury FV. Natomiast do dokonania korekty paragonu niezbędne jest wystawienie faktury do paragonu FVP (system nie weryfikuje dat wystawienia dokumentów FVP). Po wystawieniu takiego dokumentu, przystępujemy do jego korekty zgodnie z zasadami korygowania faktur. Korekta paragonu Od wersji 11.4 dostępna jest standardowa definicja korekty do paragonu. Korektę KPAR wystawia się dokładnie tak, jak korektę faktury FV. Utworzony w relacji do paragonu dokument korekty może posiadać kontrahenta '!Incydentalny'. KPAR generuje korektę dokumentu magazynowego, jeśli taki powstał w relacji do paragonu. Korekta faktury zaliczkowej sprzedaży lub zakupu 4/10
Korekty faktur archiwalnych W celu dokonania korekt do dokumentów z okresu, gdy firma nie pracowała z systemem enova, należy aktywować definicje dokumentów archiwalnych. Czynność wykonujemy na formularzu Opcje (Opcje Handel Definicje dokumentów Korekty) poprzez zaznaczenie parametru: Możliwość korekt dokumentów archiwalnych. Po tej operacji wprowadzamy do systemu dokument archiwalny, który będziemy korygować. Dla faktur sprzedaży jest to dokument o symbolu FVARCH, dla faktur zakupu ZKARCH. Oba dokumenty stanowią podstawę korekty, natomiast nie wpływają na stan magazynu, ani na stan rozrachunków z klientami. Nie są również rejestrowane w Ewidencji Dokumentów. Dokumenty korekt do dokumentów archiwalnych mają symbole KFVARCH i KZKARCH. Dokumenty te są rejestrowane w Ewidencji Dokumentów i wyliczają płatność wynikającą z korekty. Podobnie jak w przypadku korekt typowych dokumentów sprzedaży/zakupu (FV/ZK) na korektach archiwalnych w polu ilość należy wpisać ilość pozycji po korekcie, którą ostatecznie klient/(lub nasza firma) zakupił (nie wpisujemy ilości, którą klient/(lub my) zwraca). Korekty faktur nabycia wewnątrzwspólnotowego 5/10
Powyżej opisany sposób korygowania transakcji nabycia wewnątrzwspólnotowego wynika z niezależności wartości dokumentów ZKUE i PZN. Dokument ZKUE nie musi odzwierciedlać wartości, według których towary są wprowadzane do magazynu, gdyż mogą być one powiększone o koszty dodatkowe. Stąd konieczność niezależnej korekty. Korekty faktur z płatnością w walucie obcej Wystawiając korektę do faktury płatnej w walucie obcej należy ustawić datę kursu zgodną z datą na dokumencie korygowanym (pierwszym dla danej transakcji przy wielu korektach). Korekty rabatowe Korekta rabatowa jest dokumentem, za pomocą którego rejestrujemy udzielenie kontrahentowi kwotowego rabatu (bonusu) za wybrany okres sprzedaży. Nie koryguje ona poszczególnych dokumentów sprzedaży, ma charakter faktury o ujemnej wartości, z pozycją typu usługa, o wartości odpowiadającej kwocie bonusu. Może być wystawiona ręcznie lub utworzona za pomocą czynności Generuj korekty rabatowe, dostępnej z poziomu listy kontrahentów. Wykonanie czynności powoduje utworzenie dokumentów dla zaznaczonych na liście kontrahentów. Ich wartość jest wyliczana zgodnie z ustawieniami w oknie parametrów. Wyliczenie kwoty rabatu polega na analizie pozycji dokumentów sprzedaży wystawionych w wybranym okresie, filtrowanych dodatkowo według wybranych kryteriów. Kwota rabatu jest sumą kwot cząstkowych wyliczonych dla pozycji dokumentów. Jest wyliczana osobno dla każdej stawki VAT występującej w analizowanych dokumentach. W oknie pośrednim dostępne są następujące parametry: Okres okres sprzedaży, za który ma być naliczony rabat kwotowy. W wyliczeniu uwzględnione będą pozycje dokumentów sprzedaży wystawionych w tym okresie. Domyślna wartość parametru to poprzedni miesiąc. Towary lista wybranych towarów i usług, których sprzedaż będzie uwzględniona w wyliczeniu, brak wyboru oznacza uwzględnienie wszystkich. Definicje dokumentów lista definicji dokumentów sprzedaży, które mają być uwzględnione w wyliczeniu. Brak wyboru oznacza uwzględnienie wszystkich dokumentów sprzedaży. Pola nie należy pozostawiać bez wyboru w przypadku stosowania faktur zaliczkowych, gdyż ze względu na algorytm wyliczenia rabatu w oparciu o wartość pozycji transakcje zaliczkowe z fakturami końcowymi byłyby w takim przypadku uwzględnione podwójnie. Magazyny lista magazynów, do których będzie zawężona lista dokumentów uwzględnianych w wyliczeniu. 6/10
Metoda liczenia standardowo cząstkowa kwota rabatu jest wyliczana jako procent wartości pozycji dokumentu, można jednak zamiast tego zastosować własny algorytm zawarty w cesze algorytmicznej zdefiniowanej dla pozycji dokumentu. Poniżej przedstawiono przykład algorytmu, który powoduje wyliczenie bonusu jako 2% wartości pozycji, ale tylko wtedy, gdy pierwotny rabat w pozycji dokumentu jest niższy niż 10%. Rabat procent rabatu stosowany, jeśli wyliczenie odbywa się jako % wartości netto pozycji. Definicja korekty definicja generowanego dokumentu. Standardowo jest to KFVR. Usługa karta towarowa, która będzie użyta w pozycji generowanej korekty rabatowej. Magazyn magazyn przypisywany do generowanych dokumentów. Opis opis przenoszony do generowanych dokumentów Wygenerowane korekty rabatowe zostają zapisane jako niezatwierdzone i są widoczne na liście faktur sprzedaży. 7/10
Wygenerowana korekta rabatowa jest związana relacjami z dokumentami sprzedaży, które zostały uwzględnione w wyliczeniu rabatu. Jest to jednak wyłącznie powiązanie nagłówków dokumentów, o charakterze informacyjnym. Automatyczne korekty kosztów (dokument KWPZ itp.) Dokument KWPZ jest tworzony i zatwierdzany przez system automatycznie. Celem dokumentu jest korekta kosztu własnego sprzedaży (wartości rozchodu w cenach zakupu) wynikającego ze zmiany cen zakupu. Podlega on księgowaniu i tworzony jest dla każdego dokumentu rozchodowego osobno. Jego odmianami są dokumenty KMMW i KMMP (związane z przesunięciami międzymagazynowymi) oraz KKPLW i KKPLP (dla dokumentów kompletacji). Przykłady działania: Przykład 1: Kupujemy jedną sztukę towaru za 10PLN, następnie sprzedajemy ją. Koszt transakcji (koszt własny sprzedaży) wynosi 10PLN. Po pewnym czasie otrzymujemy od dostawcy korektę zakupu obniżającą cenę o 1PLN. Po zatwierdzeniu dokumentu korekty zakupu system dla transakcji sprzedaży generuje dokument KWPZ, który koryguje koszt własny transakcji o 1PLN, podnosząc o tę wartość marżę transakcji sprzedaży. Przykład 2: Dokonujemy dwóch zakupów w kolejnych partiach tego samego towaru. Pierwszy zakup jest za 10PLN, drugi za 12PLN. Następnie sprzedajemy towar z pierwszej dostawy, czyli z kosztem 10PLN. Otrzymujemy korektę zakupu, która polega na zwrocie towaru z pierwszej zakupionej partii. Jest ona możliwa, jeśli drugi zakup został zarejestrowany przed sprzedażą, a partia towaru z drugiego zakupu wciąż jest w magazynie. W tej sytuacji za pomocą dokumentu KWPZ transakcja wydania zostanie przekierowana na drugą dostawę i naliczona zostanie różnica kosztów dla tych dwóch dostaw, w tym przypadku koszt własny wzrośnie o 2PLN. Automatyczne korekty dokumentów magazynowych System umożliwia automatyczne wygenerowanie korekt do dokumentów magazynowych po zmianie ceny na podrzędnym dokumencie handlowym. W odwróconym obiegu dokumentów po wprowadzeniu dokumentu PZ2 i następnie dokumentu ZK2 z innymi cenami niż na PZ2, system wygeneruje korektę do PZ2 uwzględniając ceny wprowadzone na fakturze ZK2. Za automatyczne korekty dokumentów magazynowych odpowiada parametr w definicji relacji handlowo-magazynowej w odwróconym obiegu. 8/10
9/10
last-page Pomoc techniczna - 12 34 92 810, techniczne@enova.pl Pomoc Kadry Płace - 12 34 92 820, place@enova.pl Pomoc Księgowość - 12 34 92 830, ksiegowosc@enova.pl Pomoc Handel - 12 34 92 840, handel@enova.pl Pomoc CRM - 12 34 92 850, crm@enova.pl Pomoc Workflow & DMS - 12 34 92 860, workflow@enova.pl Pomoc BI - 12 34 92 865, BI@enova.pl
Soneta Sp.z o.o. ul. Wadowicka 8A, 30-415 Kraków, tel. 12 34 92 800, e-mail: info@enova.pl, www.enova.pl