Strona 1 UL. MARSZAŁKA PIŁSUDSKIEGO 12 09-210 Księga Systemu Zarądania Jakością wydanie nr 1 Księga Systemu Zarądania Jakością odpowiada wymogom normy: ISO 9001-2008 Niniejsa Księga podlega aktualiacji. Niniejsy dokument stanowi własność Urędu Miasta I Gminy Drobin i prenacony jest do użytku służbowego. Dokonywanie mian treści dokumentu be gody atwierdającego ora kopiowanie i ropowsechnianie be pisemnej akceptacji Burmistra Miasta i Gminy Drobin lub Pełnomocnika ds. Systemu Zarądania Jakością jest abronione. Systemu Zarądania Jakością Zatwierdił: Burmistr Miasta i Gminy Drobin
Strona 2 SPIS TREŚCI: 1. Wprowadenie 1. 1. Preentacja środowiska organiacji 1. 2. O Księde Systemu Zarądania Jakością 1. 3. Słownik pojęć używanych w Księde Systemu Zarądania Jakością 2. Opis organiacji 2. 1. Podstawy prawne diałalności 2. 2. Charakterystyka i akres diałalności 2. 3. Predmiot diałalności 2. 4. Struktura organiacyjna 2. 5. Zakres Systemu Zarądania Jakością w Urędie 2. 5. 1. Zarądanie jakością 3. Informacja o produktach 4. Odpowiedialność kierownictwa 4. 1. Deklaracja Kierownictwa 4. 2. Polityka Jakości 4. 3. Wdrażanie Polityki Jakości 4. 4. Odpowiedialność i uprawnienia 4. 5. Zasoby 4. 6. Predstawiciel kierownictwa 4. 7. Powiąania organiacyjne Systemu Zarądania Jakością Zatwierdił: Burmistr Miasta i Gminy Drobin
Strona 3 5. System Zarądania Jakością 5. 1. Schemat Systemu Zarądania Jakością 5. 2. Mapa procesów 5. 3. Księga Procesów 5. 4. Orientacja na klienta 5. 5. Komunikacja wewnętrna i ewnętrna 5. 6. Pregląd systemu pre kierownictwo 5. 7. Kompetencje, świadomość i skolenia personelu organiacji 5. 8. Nadorowanie wymagań prawnych 6. Doskonalenie Systemu Zarądania Jakością 6. 1. Cele Systemu Zarądania Jakością w odniesieniu do procesów 6. 2. Grupy procesów 6. 2. 1. Proces doskonalenia systemu 6. 2. 2. Instrukcje ogólne 6. 2. 3. Proces obsługi klienta 6. 2. 4. Proces arądania asobami ludkimi 6. 2. 5. Proces obsługi ustawowej 7. Nadorowanie wyposażenia do pomiarów 8. Wyka skrótów i symboli używanych w Księde Systemu Zarądania Jakością ora Księde Procesów 1. Wprowadenie 1. 1. Preentacja środowiska organiacji Drobin miasto w powiecie płockim, woj. maowieckie, siediba wład gminy miejsko-wiejskiej. Ośrodkiem ałożenia miejskiego jest duży, prostokątny rynek, na środku którego stoi kościół gotycki 1477r. Za datę otrymania praw miejskich uważa się bespornie rok 1487. Na mocy decyji wład aborcych, aktem prawnym 1 cerwca 1869 r., Drobin utracił prawa miejskie i dnia 1 stycnia 1870 r. stał się osadą. Ponownie Drobin otrymał prawa miejskie 1 cerwca 1994r. decyją Premiera RP Waldemara Pawlaka. Systemu Zarądania Jakością Zatwierdił: Burmistr Miasta i Gminy Drobin
Strona 4 Drobin położony jest 100 km od Warsawy. Tu kryżują się dwa ważne slaki komunikacyjne: droga nr 10 łącąca Warsawę całym Pomorem Zachodnim ora droga nr 60 stanowiąca slak tranytowy do krajów bałtyckich. Gminę Drobin o pow. 143 km 2 położoną w północnoachodniej cęści Niiny Maowieckiej amieskuje 8.585 osób. Historia miasta i gminy Drobin Pierwsą wmiankę o Drobinie spotykamy w Historii Polski samego Jana Długosa. Pochodi ona 1172 r. Od połowy XV wieku, Drobin był we władaniu rodu Kryskich. W 1444 roku bracia Ninogniew i Paweł Kryscy kupili Drobin od jak pise Jery Łempicki w Herbaru Maowieckim swoich współrodowców Gulcewskich. Synowie Ninogniewa: Ninogniew II, późniejsy wojewoda płocki, i Jan Gradanowa, kanonik płocki, odiedicyli prawa do Drobina po ojcu. Ksiąd Jan, w 1478 r. odstąpił bratu prawa do Drobina, wmiankowanego wówcas jako miasto. Miasto prechodiło różne koleje losu nieroerwalnie wiąane historią Polski. Pre Drobin król Jagiełło prowadił swoje wojska pod Grunwald, nie ominął nas potop swedki, powstanie stycniowe. W 1511r. Drobin otrymał prywilej królewski dotycący jarmarków. Do dnia disiejsego achował się wycaj i w każdy cwartek jeżdżają do nas okolicni mieskańcy na jarmark. Drobin był w posiadaniu Kryskich do schyłku XVII wieku. Po śmierci Stanisława Kryskiego kastelana raciążskiego prawa do Drobina, od macochy Jadwigi Mostowskich Kryskiej, wykupiła Zofia Kryskich Kępska, żona Mikołaja. W ich posiadaniu był do 1715 roku. Następnie prawa do Drobina wykupił w 1715 r. Adam Jeżewski, podkomory płocki; w jego rękach poostawał do 1719 r. Bracia Jery i Jóef Tyskiewice acęli wykupywać dobra drobińskie w latach 1721-1722. Później diedicem ostał Francisek Skarbek, chorąży łęcycki. W roku 1750 dobra diedicą jego synowie: Jan, Władysław i Wojciech, który arądanie oddali w ręce Ignacego Suchęckiego. Następnie Drobin prypadł Janowi Skarbkowi, kastelanowi inowrocławskiemu. Systemu Zarądania Jakością Zatwierdił: Burmistr Miasta i Gminy Drobin
Strona 5 W roku 1772 dobra diedicyła wdowa po kastelanie inowrocławskim Konstancja von Bruchenthal Michałowa Aleksandrowa Cetwertyńska, starościna tusyńska i żytomirska. W 1787 r. miasto nabył od swych pasierbów M. Cetwertyński (drugi mąż Konstancji Skarbkowej) i odstąpił Stanisławowi Dąbskiemu, wojewodie bresko kujawskiemu. Ten kolei odstąpił go Antoniemu Karnkowskiemu, po którym kolei odiedicył Drobin jego syn, Stefan Karnkowski. W 1833 r. należał do Justyny Karnkowskich Piwnickiej, w 1844 ostał pre nią spredany Bankowi Polskiemu, a po dwóch latach od banku nabył Drobin Jóef Horowski, ale w tym samym roku spredał go i właścicielami stali się Paweł Kunkel i jego żona Augusta Kitmanów. Od 1878 r. był własnością Roberta Kunkla, a w 1898 prawa nabyli jego bracia Ludwik i Eugenius ora córka Maria Wilhelmina Kunklów Maciesyna. Od 1912 do 1945 roku właścicielem dóbr iemskich Drobina był Jan Karcewski.W 1817 roku Drobin licył jak podaje Łempicki 40 domów i 363 mieskańców. Gdy w 1912 roku Jan Karcewski nabywał dobra iemskie Drobina, ajmowały one powierchnię 605 ha, w tym 24 ha, to folwark o nawie Kunklewo. W okresie międywojennym nastąpiła cęściowa ropredaż dóbr, tak, że do roparcelowania w 1945 r. poostało 290 ha. 19 stycnia 1945 roku Drobin ostał wywolony spod okupacji niemieckiej. Drobin nowu stał się Drobinem, bo warto wiedieć, że jego niemiecka nawa brmiała Reichenfeld. Życie acęto organiować od nowa. W latach 80-tych i 90-tych reforma samorądowa wytworyła nową sytuację. Gmina otrymała nowe możliwości, nowe adania. Jesteśmy gminą o charaktere typowo rolnicym. Gleby dobrej jakości stanowią ok. 70% gruntów ornych co stwara odpowiednie warunki dla intensyfikacji produkcji rolnej a atem nase gospodarstwa rolne mogą być źródłem każdego surowca dla premysłu rolno-spożywcego. Wprowadony system dopłat obsarowych potrafią prawidłowo wykorystać nasi rolnicy dostosowując swoje gospodarstwa do wymogów unijnych, inwestując, moderniując i wprowadając nowe technologie. W produkcji wieręcej występuje specjaliacja w hodowli bydła mlecnego. Systemu Zarądania Jakością Zatwierdił: Burmistr Miasta i Gminy Drobin
Strona 6 Opróc silnego rolnictwa możemy pochwalić się 320 diałającymi podmiotami gospodarcymi. Do najwięksych należy Zakład Pretwórstwa Mięsa OLEWNIK w Świercynku. Otwarcie wład gminnych na nowych inwestorów aowocowało wejściem na lokalny rynek niemieckiej spółki REMONDIS AQUA Sp. o.o. Włade gminne współpracując lokalnym binesem podejmują sereg inwestycji mających na celu rowój firm. Prykładem może być m.in. wykup terenów pod drogi dojadowe, moderniacja dróg i oświetlenia, kanaliacja sanitarna, budowa parkingów. Dięki takim predsięwięciom powstają i diałają takie firmy, jak m.in.: REMONDIS Drobin Komunalna Sp. o.o., PUH Remigius Morawski, P.P.H. GER-POL, KONSTALMEX s.c., MAR-TECH, DRZEWIARZ Produkcja i Spredaż Edward Wiśniewski, PIEKARNIA Tadeus Guowski cy AGR0-CHEM. Wyraem unania dla podejmowanych diałań jest prynanie nasej gminie tytułu i certyfikatu Gmina FAIR PLAY 2007 - Certyfikowana Lokaliacja Inwestycji. Posiadamy ocyscalnię ścieków w Drobinie i składowisko odpadów w Ciesewie pryległą kwaterą i stacją segregacji odpadów komunalnych. Na terenie miasta i gminy Drobin najduje się wiele atrakcji turystycnych m.in. kościół gotycki najcenniejsym abytkiem - nagrobkami Kryskich. Na scególną uwagę asługuje nagrobek po prawej stronie (patrąc ławek). Są na nim wyobrażone w postaci reźb try osoby. Siedące w nisach małżeństwo Paweł i Anna e Sreńskich Kryscy i leżący ich syn Wojciech. Drugi nagrobek predstawia postacie Stanisława Kryskiego (tego, który ufundował pierwsy nagrobek), jego żonę Małgoratę Uchańskich i syna Piotra. Warto wrócić uwagę na cwartą postać, maleńkiego Pawła, trymanego pre matkę na kolanach i niewidocnego nawy kościoła. Został on ufundowany pre Wojciecha Kryskiego w latach 1609 1613. Z abytkowych budowli w Drobinie warto wymienić jesce dwór Piwnickich i najstarsy budynek, tw. długi dom, kiedyś karcma i ajad. Podobno nocowali tu i Jagiełło w drode pod Grunwald i Napoleon w casie kampanii rosyjskiej. Systemu Zarądania Jakością Zatwierdił: Burmistr Miasta i Gminy Drobin
Strona 7 W Łęgu Probostwie mamy kościół gotycki pod wewaniem św. Kataryny. Jest on jednym bardiej interesujących na Maowsu. Prebiterium powstało w 1470 r. Nadwycaj bogate jest wyposażenie wcesnobarokowym krucyfiksem pierwsej poł. XVII w. ora wiele dieł stuki XVII-XIX w. Najbardiej interesujący jest fantayjnie wykonany manierystycny ołtar główny 1636 r. o bogatej dekoracji snycerskiej. We wsi Kuchary możemy obejreć odrestaurowany, eklektycny dwór pięknym parkiem, w którym od 1920r. mieskała i tworyła Helena Mniskówna autorka m.in. Trędowatej. Gościem w Kucharach bywał także Jarosław Iwaskiewic. Od 1985r. dwór jest własnością i siedibą Zwiąku Buddyjskiego Karma Kagyu i miejscem spotkań buddystów całej Europy. W Mokrku najduje się grodisko XI wieku. Systemu Zarądania Jakością Zatwierdił: Burmistr Miasta i Gminy Drobin SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ
Strona 8 1. 2. O Księde Systemu Zarądania Jakością Księga Systemu Zarądania Jakością ( wanego dalej SZJ ) jest dokumentem opisującym SZJ w Urędie Miasta i Gminy Drobin ( wany dalej Urędem ), spełniającym wymagania norm ISO 9001:2008. Księga SZJ jest opracowywana, aktualiowana ora wydawana pre Pełnomocnika ds. Systemu Zarądania Jakością ( wanego dalej Pełnomocnikiem ds. SZJ ) i atwierdana pre Burmistra Miasta i Gminy Drobin. Aktualiacja Księgi SZJ odbywa się co najmniej ra w roku. W prypadku wprowadania mian w Księde SZJ wymieniana jest ona w całości, uaktualniany jest jej numer wydania, a akres mian predstawiany jest w Rejestre mian. Klientom ewnętrnym prekaywane są egemplare informacyjne, nie nadorowane. Nie podlegają one bieżącej obsłude mian i wymianie. Pracownicy Urędu korystają udostępnionej w asobach informatycnych organiacji wersji elektronicnej dokumentu, podlegającej nadorowaniu jedynie w tej formie. SZJ prechowuje jeden egemplar Księgi SZJ w formie wydruku atwierdonego odręcnymi podpisami. 1. 3. Słownik pojęć używanych w Księde SZJ Pojęcia podstawowe Księgi SZJ ora dokumentów systemowych używane są godnie terminologią norm ISO 9001:2008, Audit systematycne, nieależne i udokumentowane badanie mające stwierdić, cy diałania w ramach systemu arądania i ich wyniki są godne planowanymi ustaleniami ora cy ustalenia są skutecnie realiowane i powalają na osiągnięcie celów. Audit wewnętrny audit preprowadany pre audytorów Urędu w celach wewnętrnych. Systemu Zarądania Jakością Zatwierdił: Burmistr Miasta i Gminy Drobin
Strona 9 Audit ewnętrny audit preprowadany pre nieależną organiację ewnętrną prowadącą certyfikację na godność wymaganiami poscególnych norm. Dokumenty Systemu Zarądania Księga SZJ, procedury, instrukcje, regulaminy, opisy procesów. Diałania jakościowe diałania podejmowane w celu spełnienia wymagań awartych w dokumentach SZJ. Diałanie apobiegawce diałania w celu wyeliminowania potencjalnej niegodności lub innej potencjalnej sytuacji niepożądanej. Diałanie korygujące diałanie w celu wyeliminowania niegodności lub innej niepożądanej sytuacji. Jakość ogół cech i właściwości wyrobu decydujących o możliwości aspokojenia stwierdonych lub prewidywalnych potreb. Klient podmiot, na rec którego Urąd świadcy usługi. Kierownik komórki organiacyjnej należy pre to roumieć kierownika referatu. Niegodność niespełnienie wymagania. Najwyżse Kierownictwo Urędu Miasta i Gminy Drobin Burmistr Miasta i Gminy Drobin. Organiacja Urąd Miasta i Gminy Drobin Polityka Jakości ogół amiereń i ukierunkowań organiacji dotycących jej systemu arądania, formalnie wyrażony pre najwyżse kierownictwo Urędu. Zapis dokument dostarcający obiektywnego dowodu wykonania diałań lub osiągnięcia wyników. Zasoby kadra pracownica, odpowiednio preskolona i prygotowana do realiacji powieronych adań ora środki pieniężne i infrastruktura. Systemu Zarądania Jakością Zatwierdił: Burmistr Miasta i Gminy Drobin
Strona 10 System Zarądania Jakością ( SZJ ) biór wajemnie powiąanych lub wajemnie oddiałujących elementów niebędnych do arądania organiacją we wsystkich aspektach diałalności. 2. Opis organiacji 2.1. Podstawy prawne diałalności - ustawa dnia 8 marca 1990 r. o samorądie gminnym ( tj. D. U. 2001r., Nr 142, po. 1591 późniejsymi mianami), - ustawa dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorądowych ( D. U. 2008 r., Nr 223, po. 1458), - Statut Miasta i Gminy Drobin, - Regulamin organiacyjny Urędu Miasta i Gminy Drobin wprowadony arądeniem Burmistra Miasta i Gminy Drobin, - Gmina posiada identyfikator według systemu REGON: 611015371 ora - Urąd posiada identyfikator według systemu REGON:000546644 ora Numer Identyfikacji Podatkowej (NIP):776-10-58-643 2. 2. Charakterystyka i akres diałalności Urąd jest aparatem pomocnicym Burmistra Miasta i Gminy Drobin i realiuje adania własne gminy określone ustawami, uchwałami Rady Miejskiej w Drobinie ora adania lecone akresu administracji rądowej na podstawie prepisów ogólnie obowiąujących lub w drode poroumień awartych organami administracji rądowej i samorądowej. 2. 3. Predmiot diałalności Urąd ajmuje się obsługą mieskańców Miasta i Gminy Drobin w akresie realiacji ich uprawnień wynikających prepisów prawa ora planowaniem i realiacją adań w akresie rowoju infrastruktury miasta i gminy. Systemu Zarądania Jakością Zatwierdił: Burmistr Miasta i Gminy Drobin
Strona 11 2. 4. Struktura organiacyjna Struktura organiacyjna określona jest w ałącniku do Regulaminu organiacyjnego Urędu Miasta i Gminy Drobin. 2.5. Zakres SZJ w Urędie 2. 5. 1. Zarądanie jakością System arądania jakością obejmuje strukturę organiacyjną, planowanie, odpowiedialność, asady postępowania, procedury, procesy i środki potrebne do obsługi administracyjnej ludności ora podmiotów gospodarcych. 3. Informacje o produktach Produktem organiacji są usługi świadcone pre Urąd w akresie obsługi ludności ora podmiotów gospodarcych, skutki diałań podejmowanych pre Urąd w akresie realiacji adań własnych i leconych, arówno w sfere administracyjnej, jak i cywilnoprawnej ora arądanie prestrenią Miasta i Gminy. 4. Odpowiedialność kierownictwa 4. 1. Deklaracja Kierownictwa Najwyżse Kierownictwo Urędu dążąc do spełnienia potreb i ocekiwań klientów ewnętrnych jak i wewnętrnych podjęło starania mające na celu ustanowienie, udokumentowanie, utrymywanie i ciągłe doskonalenie SZJ w Urędie, godnego normami: ISO 9001:2008. Konsekwentne stosowanie opracowanych procedur pre wsystkich pracowników objętych systemem sprawia, że diałania objęte procedurami są planowane i nadorowane, co powala spełniać w cora doskonalsy sposób wymagania Klienta. Systemu Zarądania Jakością Zatwierdił: Burmistr Miasta i Gminy Drobin
Strona 12 Pracownicy Urędu obowiąani są dołożyć wselkich starań, aby popre prestreganie pryjętych procedur ora stałe ich doskonalenie utrymywać i rowijać SZJ. Ze swej strony Kierownictwo Urędu, pocąwsy od Burmistr Miasta i Gminy aż po kierowników niżsych scebli, nadoruje funkcjonowanie systemu popre dokonywanie jego ocen i podejmowanie efektywnych diałań o charaktere korygującym i apobiegawcym. 4. 2. Polityka Jakości Nasa Organiacja diała na rec ciągłego podnosenia jakości życia mieskańców nasej Gminy.Realiujemy to popre sprawne i profesjonalne wykonywanie powieronych adań, e scególnym uwględnieniem dbałości o etycne i praworądne postępowanie w każdej diedinie diałalności ora racjonalne wykorystanie środków publicnych. Scególną uwagę prywiąujemy do: 1. aktywnego, opartego na współudiale społecności lokalnej kstałtowania prestreni miejskiej w oparciu o ałożenia strategii równoważonego rowoju ora wymogi prepisów prawa i dobrowolnie pryjętych norm w akresie ochrony środowiska, 2. optymaliacji procedur urędowych, upowsechniania informacji akresu funkcjonowania organiacji, wdrażania i doskonalenia standardów obsługi klienta ora uwględniania uwag i ocekiwań klientów w procesie doskonalenia systemu arądania, 3. podnosenie kwalifikacji pracowników organiacji, 4. apewnienia ciągłości diałania organiacji. 5. prygotowania, wprowadania i realiacji programów, planów, celów ora adań środowiskowych służących ochronie asobów środowiska pryrodnicego ora mierających do redukowania negatywnego oddiaływania organiacji na środowisko, jak również apobiegania aniecysceniom środowiska, 6.wdrażania asad systemu arądania ora okresowego sprawdania poprawności jego funkcjonowania, Systemu Zarądania Jakością Zatwierdił: Burmistr Miasta i Gminy Drobin
Strona 13 7.włącania w realiację wymagań systemu arądania wsystkich pracowników godnie ich obowiąkami, kompetencjami i odpowiedialnością. Realiacja Polityki Jakości jest priorytetowym celem każdego pracownika Urędu Miasta i Gminy Drobin. Burmistr Miasta i Gminy Drobin jest odpowiedialny a realiację Polityki Jakości w Urędie Miasta i Gminy Drobin Tekst Polityki Jakości podpisany pre Burmistra Miasta i Gminy Drobin ostał powielony i ropowsechniony wśród pracowników urędu, a także udostępniony na oficjalnej stronie internetowej Urędu. 4. 3. Wdrażanie Polityki Jakości Polityka Jakości ostała opracowana pre Pełnomocnika ds. SZJ i podpisana pre Burmistra Miasta i Gminy Drobin jako obowiąująca w organiacji. Polityka Jakości preniesiona jest na niżse sceble arądania popre cele prebiegających w organiacji procesów. Wsyscy pracownicy Urędu ostali aponani Polityką Jakości popre: 1.ropowsechnienie Polityki Jakości a pomocą wywiesenia tekstu w pomiesceniach biurowych i miejscach pracy ora na stronie internetowej Urędu, 2. poinformowanie o indywidualnych adaniach, odpowiedialności i uprawnieniach pracowników pre kierowników komórek organiacyjnych, 3. opublikowanie polityki Jakości ora innych dokumentów SZJ na stronie internetowej i intranetowej. 4. predstawienie pre kierownika komórki organiacyjnej podległym pracownikom, w jaki sposób Polityka Jakości prekłada się na pracę w danej komórce organiacyjnej. 4. 4. Odpowiedialność i uprawnienia Burmistr Miasta i Gminy Drobin jest odpowiedialny a: 1. wdrożenie i akomunikowanie wsystkim ainteresowanym stronom Polityki Jakości Systemu Zarądania Jakością Zatwierdił: Burmistr Miasta i Gminy Drobin
Strona 14 2. komunikowanie kierunków rowoju organiacji ora wartości istotnych dla nowocesnego arądania organiacją, 3. ustalenie, akomunikowanie i egekwowanie uprawnień i odpowiedialności a utrymywanie i ciągłe doskonalenie systemu na wsystkich poiomach arądania, 4. systematycne preprowadanie preglądu SZJ w Urędie w celu apewnienia jego stałej prydatności, adekwatności i skutecności, 5. apewnienie asobów do realiacji Polityki Jakości 6. wynacenie predstawiciela/pełnomocnika/ najwyżsego kierownictwa i określenie jego obowiąków i uprawnień w celu apewnienia, że SZJ jest ustanowiony, wdrożony i utrymywany godnie wymaganiami właściwych norm. SZJ jest odpowiedialny a: 1. apewnienie, że SZJ jest ustanowiony, wdrożony i utrymywany godnie ustalonymi wymaganiami 2. predstawienie najwyżsemu kierownictwu sprawodań dotycących funkcjonowania SZJ w Urędie i wselkich potreb wiąanych jego doskonaleniem, 3. apewnienie w Urędie świadomości dotycącej wymagań klienta, 4. ustanowienie właściwych procesów komunikacyjnych w Urędie, 5. analiowanie skutecności podjętych diałań korygujących i apobiegawcych w Urędie popre: a) analię dokumentów systemowych ora wprowadanie mian; b) realiację auditów wewnętrnych; c) analię wyników auditów ora inicjowania diałań korekcyjnych, korygujących lub apobiegawcych; d) ocenę efektów diałań korekcyjnych, korygujących lub apobiegawcych; e) proponowanie diałań doskonalących; Systemu Zarądania Jakością Zatwierdił: Burmistr Miasta i Gminy Drobin
Strona 15 Kierownicy komórek organiacyjnych są odpowiedialni a: 1. wdrożenie dokumentów systemowych w podległej komórce organiacyjnej, 2. apewnienie możliwości wypełniania adań pre auditorów wewnętrnych i ewnętrnych, 3. wdrożenie diałań korygujących lub apobiegawcych, w prypadku stwierdenia recywistych lub potencjalnych niegodności w komórce organiacyjnej, 4. inicjowanie opracowywania nowych dokumentów systemowych, które będą normować diałania dotychcas pominięte, 5. prowadenie apisów wymaganych pre poscególne normy i prechowywanie ich godnie ustaleniami, 6. skolenie podległych pracowników w akresie dokumentacji systemowej podcas skoleń wewnętrnych, 7. kontrolowanie aktualności dokumentów potwierdających kwalifikacje pracowników, 8. głasanie potreb skoleniowych, 9. adaptację nowo atrudnionych pracowników Urędu w akresie dokumentacji systemowej Właściciele procesów są odpowiedialni a: 1. prowadenie, gromadenie i prechowywanie apisów wymaganych pre poscególne normy, 2. współudiał w auditach wewnętrnych i ewnętrnych, 3. alecanie diałań korygujących lub apobiegawcych w danej komórce organiacyjnej, 4. wnioskowanie do Pełnomocnika ds. SZJ o wprowadenie mian w obowiąującej dokumentacji systemowej. Scegółowy akres uprawnień i obowiąków osób odpowiedialnych a diałania objęte SZJ określony jest w ich akresach cynności. 4. 5. Zasoby Najwyżse kierownictwo Urędu apewnia wselkie niebędne środki osobowe i materialne w celu ustanowienia, wdrożenia, utrymywania i ciągłego doskonalenia SZJ. Systemu Zarądania Jakością Zatwierdił: Burmistr Miasta i Gminy Drobin
Strona 16 W celu realiacji Polityki Jakości apewniono następujące środki: 1. osobowe wykwalifikowany personel urędu, 2. materialne wyposażenie biurowe, dostęp do prepisów prawnych, spręt komputerowy, oprogramowanie, 3. dokumentację SZJ, 4. metody oceny SZJ, 5. audity wewnętrne. 4. 6. Predstawiciel kierownictwa Osobą bepośrednio odpowiedialną a ustanowienie, wdrożenie, utrymywanie i ciągłe doskonalenie SZJ jest Systemu Zarądania Jakością. Został on ustanowiony w Regulaminie organiacyjnym Urędu, wprowadony arądeniem Burmistra Miasta i Gminy Drobin. Scegółowy akres obowiąków i uprawnień Pełnomocnika awarty jest w procedurach systemowych. Pełnomocnik jest uprawniony do kontaktów klientem wewnętrnym ora ewnętrnym, w tym jednostkami certyfikującymi i nadorującymi SZJ. Pełnomocnik jest cłonkiem kierownictwa organiacji. 4. 7. Powiąania organiacyjne Powiąania organiacyjne pomiędy poscególnymi komórkami organiacyjnymi wynikają e schematu organiacyjnego Urędu, stanowiącego ałącnik do Regulaminu organiacyjnego Urędu Miasta i Gminy Drobin. Urędem kieruje Burmistr Miasta i Gminy Drobin popre wydawanie arądeń, decyji, poleceń i pism ogólnych ora a pomocą procedur i instrukcji SZJ. Kierowanie pracą poscególnych komórek organiacyjnych odbywa się na asadie jednoosobowego kierownictwa i jednoosobowej odpowiedialności. Systemu Zarądania Jakością Zatwierdił: Burmistr Miasta i Gminy Drobin
Strona 17 W prypadku nieobecności kierownika komórki organiacyjnej astępuje go wynacony pre niego pracownik. Kierownicy komórek organiacyjnych wypełniają swe obowiąki kierując się prepisami prawa, Regulaminem Organiacyjnym Urędu, arądeniami Burmistra, uchwałami Rady Miejskiej w Drobinie, dokumentami systemowymi ora poostałymi uregulowaniami wewnętrnymi Urędu. 5. SZJ w Urędie 5. 1. Schemat SZJ w Urędie Ciągłe doskonalenie systemu arądania jakością Klienci (ewnętrni, wewnętrni) Odpowiedialność kierownictwa Klienci (ewnętrni, wewnętrni) Wymagania Zarądanie asobami Pomiary, analia, doskonalenie Zadowolenie, spełnienie wymagania prawnego. wejście Realiacja usługi wyrobu) Wyrób wyjście Systemu Zarądania Jakością Zatwierdił: Burmistr Miasta i Gminy Drobin
Strona 18 5. 2. Mapa procesów Polityka Systemu Zarądania Jakością Instrukcja Procesy doskonalenia SZJ Procesy obsługi Proces obsługi Procesy arądania asobami ludkimi 5. 3. Księga Procesów Księga Procesów awiera dokumenty systemowe w postaci procedur i instrukcji SZJ. Dokumenty papierowe opatrone są podpisami osób prygotowujących dane dokumenty, osób atwierdających merytorycnie ora Pełnomocnika ds. SZJ. Zgodnie pryjętą Polityką i ustalonymi celami dokonano identyfikacji wsystkich procesów mających wpływ na arądanie organiacją. Procesy te ebrano w postaci Księgi Procesów. Księga ta obejmuje następujące procesy: Systemu Zarądania Jakością Zatwierdił: Burmistr Miasta i Gminy Drobin
Strona 19 1. Doskonalenie Systemu Zarądania Jakością. 2. Obsługa klienta. 3. Rejestracja stanu cywilnego. 4. Zarądenie asobami ludkimi. 5. Realiacja obowiąków ustawowych. Diałania nie wymagające podejścia procesowego udokumentowano w postaci instrukcji ogólnych. Procesy poddano scegółowej analiie i ustalono: 1. cele poscególnych procesów, 2. schematy procesów i diałalności, 3. ucestników poscególnych diałań, 4. diagramy procedur wra opisem prebiegu adań dla każdego ucestnika procesu będącego wykonawcą adania, 5. uprawnienia i odpowiedialności wsystkich ucestników realiujących poscególne adania w ramach procedur, 6. instrukcje dla cynności wymagających takiego uregulowania, 7. formulare potwierdające realiację diałań w procesie. Dokumentacja systemowa w formie elektronicnej udostępniona jest w całości pracownikom Urędu na intranetowej stronie. Podmiotom ewnętrnym dokumentacja systemowa jest udostępniana na stronie internetowej Urędu: WWW.drobin.pl w akresie dotycącym relacji klientem. Systemu Zarądania Jakością Zatwierdił: Burmistr Miasta i Gminy Drobin
Strona 20 5. 4. Orientacja na klienta Sposób spełnienia wymagań stawianych pre Klienta jest predstawiony w dokumentacji poscególnych procesów obejmujących całą sferę kontaktu Urędu Klientem. Badanie satysfakcji klienta odbywa się popre corocne badania jakości usług oferowanych w Urędie. Organiowane są również badania społecne wśród lokalnej społecności dotycące diałań wład samorądowych. Informacje badań prekaywane są najwyżsemu kierownictwu podcas preglądu systemu, a następnie kierownikom referatów, który podejmują stosowne diałania godnie procedurą oceny i analiy procesu. Procedura ta reguluje tryb i sposób prowadenia stałego monitoringu parametrów procesu powalającego na ciągłe spełnianie wymagań klienta i odpowiednich prepisów prawnych ora stałe doskonalenie procesów. 5. 5. Komunikacja wewnętrna i ewnętrna Na poiomie najwyżsego kierownictwa komunikacja wewnętrna odbywa a pośrednictwem comiesięcnych/ra w miesiącu/ narad Burmistra Miasta i Gminy kierownikami referatów. Ustalenia pocynione na naradie kierownicy referatów delegują ich wykonanie na poscególnych pracowników. Komunikacja wewnętrna w Urędie opisana jest w Regulaminie Organiacyjnym Urędu Miasta i Gminy. Komunikacja ewnętrna opiera się na prekaywaniu informacji dla klientów ewnętrnych na oficjalnej stronie popre Biuletyn Informacji Publicnej ora wydawany Biuletyn Informacyjny Burmistra i Rady Miejskiej w Drobinie KONTAKT. Kwestia komunikacji kontrahentami i dostawcami ostała uregulowana w systemowej instrukcji ogólnej. Systemu Zarądania Jakością Zatwierdił: Burmistr Miasta i Gminy Drobin
Strona 21 5. 6. Pregląd systemu pre kierownictwo Pregląd SZJ planowany jest pre Pełnomocnika ds. SZJ i odbywa się dwa ray w ciągu roku kalendarowego, po akońceniu II i IV kwartału. Opróc planowanych preglądów, w sytuacjach awaryjnych może być preprowadony dodatkowy pregląd SZJ, na wniosek Pełnomocnika ds.szj, atwierdony pre Burmistra Miasta i Gminy. W preglądie ucestnicą: Burmistr Miasta i Gminy, Skarbnik Miasta i Gminy ora SZJ. Inne osoby np. kierownicy komórek organiacyjnych Urędu ucestnicą w preglądie o ile prewiduje to program preglądu. W casie preglądu w wyniku dyskusji nad aistniałymi problemami wyciągane są wnioski, ustala się odpowiednie diałania, tryb i osoby odpowiedialne a wdrożenie tych diałań. Efektem preglądu jest opracowanie harmonogramu diałań korygujących i apobiegawcych. SZJ sporąda preprowadonego preglądu protokół stanowiący apis jakości. 5. 7. Kompetencje, świadomość i skolenia personelu organiacji Świadomość pracowników Urędu dotycąca SZJ podnosona jest popre wewnętrne skolenia pracowników ora ucestnicenie w spotkaniach organiowanych pre kierowników komórek organiacyjnych dla podległych pracowników. W trakcie auditów wewnętrnych wyjaśniane są te kwestie dotycące systemu, które budą jakiekolwiek pytania i wątpliwości osób auditowanych. Zagadnienia dotycące kompetencji i skoleń personelu organiacji ostały uregulowane w procesie arądania asobami ludkimi w procedure Podnosenie kwalifikacji awodowych pracowników Urędu Miasta i Gminy Drobin. W Referacie Organiacyjnym sporądany jest Plan Doskonalenia Zawodowego Pracowników Urędu Miasta i Gminy na dany rok kalendarowy w oparciu o informacje poscególnych komórek organiacyjnych. Systemu Zarądania Jakością Zatwierdił: Burmistr Miasta i Gminy Drobin
Strona 22 Procedura opisuje postępowanie w prypadku kstałcenia się w formie skolnej i poaskolnej, udiału w skoleniu wyjadowym bądź organiowanym na terenie Urędu ora kwestie skoleń wewnętrnych. Efekty wsystkich form kstałcenia są analiowane, bądź popre sprawodania składane pre ucestników, bądź popre ocenę pracy podległego personelu pre kierowników komórek organiacyjnych.sporądane są estawienia stanowiące m. in. materiał wejściowy do preglądu systemu pre kierownictwo. 5. 8. Nadorowanie wymagań prawnych Sposób dystrybucji publikatorów aktów prawnych ustalony ostał decyją Sekretara Miasta i Gminy. Prenumeraty Diennika Ustaw ora Diennika Urędowego Wojewódtwa Maowieckiego w wersjach papierowych dokonuje corocnie Referat Organiacyjny. Rodiału dokonuje Sekretar Miasta i Gminy według ustalonego wykau. Dostęp do prepisów prawa powsechnego jest realiowany w Urędie popre wykupienie praw dostępu do internetowego serwisu prawnego LEX ora Prawni pl. Każdy pracownik Urędu ma możliwość na bieżąco alogowania się i korystania serwisu. konkretnego aktu prawnego. Za dystrybucję i najomość obowiąujących prepisów prawnych w poscególnych komórkach organiacyjnych odpowiedialni są kierownicy komórek organiacyjnych. Referat Organiacyjny prowadi rejestr wymagań prawnych i wymagań innych, godnie instrukcją Pregląd prepisów prawnych i innych. Kierownicy poscególnych komórek organiacyjnych, po dokonaniu analiy prepisów prawnych awartych w publikatorach, określają, w prypadku stwierdenia takiej potreby, sposób aponania podległych pracowników treścią. Organiację obsługi prawnej poscególnych komórek organiacyjnych koordynuje Sekretar Miasta i Gminy. Akty prawa miejscowego podlegające ogłoseniu w Dienniku Urędowym Wojewódtwa Maowieckiego prekaywane są do publikacji a pośrednictwem modułu informacyjnego. Akty prawa miejscowego ogłasane są w wersji papierowej i wersji elektronicnej w tw. E Dienniku. Systemu Zarądania Jakością Zatwierdił: Burmistr Miasta i Gminy Drobin
Strona 23 6. Doskonalenie 6. 1. Cele systemu arądania w odniesieniu do procesów NUMER PROCESU NAZWA PROCESU CEL PROCESU POWIĄZANIE Z POLITYKĄ Jakości WŁAŚCICIEL PROCESU P - 1 Doskonalenie Systemu Zarądania Jakością Podnosenie skutecności systemu arądania organiacją P - 2 Obsługa klienta Sprawna obsługa klientów w Urędie Miasta i Gminy Drobin Optymaliacja procedur urędowych ora upowsechnienie informacji akresu funkcjonowania organiacji; uwględnianie uwag I ocekiwań klientów w procesie doskonalenia systemu arądania Wdrażanie i doskonalenie standardów obsługi klienta Pełnomocnik ds. Systemu Zarądania Jakością Kierownicy komórek organiacyjnych odpowiedial nych a realiację poscególnych instrukcji Systemu Zarądania Jakością Zatwierdił: Burmistr Miasta i Gminy Drobin
Strona 24 P 3 Rejestracja stanu cywilnego Sprawna obsługa klientów w Urędie Stanu Cywilnego Wdrażanie i doskonalenie standardów obsługi klienta Kierownik Urędu Stanu Cywilnego P 4 P 5 Zarądenie asobami ludkimi Realiacja obowiąków ustawowych Zabepiecenie asobu ludkiego dla właściwego wykonywania adań, podniesienie poiomu wiedy i umiejętności pracowników, aadoptowanie nowo atrudnionych pracowników do pracy w Urędie Miasta i Gminy Drobin Wysoki poiom ściągalności podatków, nałożenie obowiąku świadceń na rec obrony kraju, Podnosenie kwalifikacji pracowników organiacji Racjonalne wykorystanie środków publicnych Kierownik Referatu Sekretariat Kierownicy Referatu 6. 2. Grupy procesów 6. 2. 1. Proces doskonalenia systemu P 1: Właścicielem procesu jest SZJ Proces ropocyna się od wdrożenia Polityki Jakości ora dokumentacji systemowej w organiacji. Proces ten obejmuje utrymanie i doskonalenie SZJ ora nadór nad realiacją celów wynikających Polityki Jakości. W skład tego procesu wchodą następujące procedury: - Audity wewnętrne SZJ, - Diałania korygujące i apobiegawce, - Pregląd systemu pre Kierownictwo, Systemu Zarądania Jakością Zatwierdił: Burmistr Miasta i Gminy Drobin
Strona 25 - Nadór nad dokumentacją, - Nadorowanie apisów. Wyjściem procesu jest raport preglądu pre kierownictwo, arkus diałań korygujących i apobiegawcych, raporty auditów wewnętrnych i ewnętrnych. 6. 2. 2. Instrukcje ogólne i regulaminy Grupa instrukcji ogólnych i regulaminów reguluje agadnienia wiąane diałalnością Urędu i organiacją pracy wspólne dla wsystkich pracowników Urędu, m. in: - Postępowanie wyrobem niegodnym wymaganiami, - Wydawanie opinii prawnych, - Prowadenie spraw sądowych, - Wewnętrne komunikowanie się w Urędie Miasta i Gminy Drobin, - Postępowanie odwoławce, - Postępowanie dokumentami powieronymi pre klienta, - Tworenie i aktualiacja kart usług świadconych pre Urąd Miasta i Gminy, - Prygotowywanie projektów uchwał Rady Miejskiej i materiałów na sesje Rady Miejskiej ; - Prygotowywanie arądeń Burmistra Miasta i Gminy, 6. 2. 3. Proces obsługi klienta P 2, P 3 i P 5: W skład grupy procesów obsługi klienta wchodą try procesy: Obsługa Klienta, Rejestracja Stanu Cywilnego i Realiacja obowiąków ustawowych. Proces ten ostał określony w oparciu o źródła inicjowania ropocęcia procesu. Składają się na niego wsystkie procedury i instrukcje, które inicjowane są popre łożenie pre klienta wniosku ora aistnienie faktu prawnego nakładającego na urąd realiację obowiąku nałożonego prepisami prawa. Wyjściem procesu jest wydana decyja administracyjna, postanowienie, aświadcenie, informacja Systemu Zarądania Jakością Zatwierdił: Burmistr Miasta i Gminy Drobin
6. 2. 4. Proces arądania asobami ludkimi P 4: Zasoby ludkie są najważniejsym kapitałem organiacji i one decydują o jej rowoju. Realiacja funkcji arądania potencjałem społecnym organiacji polega na planowym i celowym dobore i koordynacji poscególnych elementów systemu personalnego ora na dopasowaniu ich do strategii organiacji. Proces arądania asobami ludkimi ostał wyodrębniony e wględu na lepsą identyfikację potreb i wykorystanie istniejącego potencjału popre podniesienie poiomu wiedy i umiejętności pracowników do optymalnego wykorystania ich potencjału w organiacji. Kwestie naboru na wolne stanowisko urędnice, służby prygotowawcej i oceniania pracowników ujęte są w następujących regulaminach: Regulamin w sprawie scegółowego sposobu preprowadenia służby prygotowawcej i organiacji egaminu końcowego końcącego te służbę w Urędie Miasta i Gminy Drobin, Regulamin w sprawie naboru na wolne stanowiska urędnice w Urędie Miasta i Gminy w Drobinie, Regulamin okresowej oceny pracowników. 7. Proces nadorowania urądeń do pomiarów. Do pomiarów organiacja wykorystuje tachograf w autobusie, którym dowoi się dieci do skół i predskoli terenu gminy 8. Wyka skrótów i symboli używanych w Księde Jakości W Wykonawca ucestnik jest wykonawcą adania i jest odpowiedialny a jego wynik, P Współucestnicący ucestnik biere udiał w wykonaniu adania i odpowiada pred wykonawcą, D Doradca ucestnik udiela porady wykonawcy i jest obowiąany do jej udielenia, Z Zatwierdający ucestnik atwierda wynik pracy wykonawcy i biere ań odpowiedialność, K Kontroler ucestnik kontroluje wynik pracy wykonywanej pre wykonawcę na godność wymaganiami, U Udielający informacji ucestnik dostarca informacje lub dane niebędne wykonawcy, O Odbiorca informacji ucestnik otrymuje informacje lub dane o wyniku pracy od wykonawcy, A Akceptujący ucestnik ma a adanie aakceptować predstawione mu w postępowaniu rowiąanie Systemu Zarądania Jakością Zatwierdił: Burmistr Miasta i Gminy Drobin Strona 26