WÓJT GMINY ŁYSKI ul. Dworcowa l A 44-295 LYSKJ Zarządzenie Nr 0151 / W / 73/2006 Wójta Gminy Łyski z dnia 21 sierpnia 2006 r. w sprawie : instrukcji do systemów - PODATKI I KSIĘGOWOŚĆ ZOBOWIĄZAŃ w zakresie przetwarzania danych przy użyciu komputera. Na podstawie art. 33 ust 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 142 póz 1591 ) art. 10 ust l i 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (DZ. U. Nr 121 póz 591 z późn. zmianami) oraz w związku z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad rachunkowości i plan kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych należności budżetowych dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U z 2006 r Nr 112 póz 761) ustalam, co następuje: 1. Ustala się instrukcję do systemów PODATKI I KSIĘGOWOŚĆ ZOBOWIĄZAŃ w zakresie przetwarzania danych przy użyciu komputera. 2. Instrukcja stanowi załącznik do niniejszego zarządzenia. 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania. w
Załącznik do Zarządzenia Wójta Gminy Łyski Nr 0151/W/73/2006 z dnia 21 sierpnia 2006 r. INSTRUKCJA DO SYSTEMÓW PODATKI I KSIĘGOWOŚĆ ZOBOWIĄZAŃ W ZAKRESIE PRZETWARZANIA DANYCH PRZY UŻYCIU KOMPUTERA 1. Zakres funkcji systemu PODATKI I KSIĘGOWOŚĆ ZOBOWIĄZAŃ. Główna funkcja systemu PODATKI to : - prowadzenie ewidencji nieruchomości i podatników - naliczanie podatku i drukowanie decyzji wymiarowych oraz zmieniających dla podatku od nieruchomości, rolnego, leśnego oraz łącznego zobowiązania pieniężnego. Główną funkcją systemu KSIĘGOWOŚĆ to: - rozliczanie zobowiązań płatników na rzecz gminy. 2. Zbiory wykorzystywane przez system. Podstawową jednostka danych systemu PODATKI jest jednostka opodatkowania ( nieruchomość) - rozumiana tutaj jako opis danych podmiotu opodatkowania, wraz z danymi dotyczącymi poszczególnych rodzajów zobowiązań podatkowych. Każda jednostka posiada swój unikalny numer ewidencyjny, identyfikujący ją w systemie. Jednostkę można wyobrażać sobie jako odpowiednik teczki, zawierającej wszystkie dane o właścicielach nieruchomości i ich zobowiązaniach, zobowiązaniach naliczonych i zaksięgowanych na koncie księgowym przypisach i odpisach wynikających ze stanu posiadania oraz wystawionych decyzjach podatkowych lub zaksięgowanych deklaracjach. Konto wymiarowe - zawiera informację wymiarową konieczną do naliczenia rat dla jednego właściciela lub grupy właścicieli. Konto księgowe - to grupa wszystkich zarejestrowanych operacji księgowych ( przypisy, odpisy, wpłaty, umorzenia itp.) dotycząca jednego zobowiązania dla jednego właściciela lub grupy współwłaścicieli. Konto księgowe nie zawiera informacji o tym co było podstawą naliczenia wymiaru a jedynie stan faktyczny płatności. Zdefiniowane konta księgowe i wymiarowe można łączyć. Przypisanie kont księgowych do wymiarowych odbywa się poprzez programy wymiarowe. Wymaganą konfiguracją jest jedno konto księgowe przypisane do jednego konta wymiarowego. 3. Organizacja systemu 3.1. Organizacja systemu PODATKI. Parametry wspólne - ustawiamy takie parametry jak : - daty poszczególnych rat podatku - zaokrąglenie kwoty raty podatku
Parametry stałe systemu - okno służy do wprowadzenia stawek podatkowych. Właściwości programu - służy do ustawienia parametrów programu PODATKI ( np. automatyczne numerowanie nowych jednostek, automatyczne wyszukiwanie w bazie osobowej ) i obejmuje 4 grupy : program - umożliwia ustawienie takiej funkcji jak np. podanie pliku wymiany informacji z Księgowością zobowiązań ( opcja wykorzystywana w księgowości podczas podglądu danych wymiarowych ustawienia - obejmuje miedzy innymi następujące parametry : automatyczne numerowanie nowych jednostek opodatkowania, zapamiętywanie ostatnich wpisów z pól adresu nieruchomości wydruki - umożliwia wybór sposobu drukowania decyzji wymiarowych baza osobowa wprowadzenie parametrów do bazy osobowej Przeglądarka wydruków- umożliwia przeglądanie i drukowanie różnych dokumentów i wzorów wydruków. 3.2. Organizacja systemu KSIĘGOWOŚĆ ZOBOWIĄZAŃ System księgowość zobowiązań przystosowany jest do pracy zarówno na pojedynczym stanowisku jak i w sieci z wieloma użytkownikami. Każdy z nich przystępując do pracy podaje swoją nazwę i hasło. Jakakolwiek operacja księgowa sygnowana jest kodem operatora zalogowanego do systemu. Należności takie ( np. podatek od nieruchomości) najczęściej rozkładane są na 4 raty i rozliczane w skali roku. Przedstawieniem tych rat w opisywanym systemie są operacje księgowe zwane przypisami. Zmian wysokości zobowiązania realizowana jest poprzez przypisy i odpisy korygujące. Spłata należności dokonywana jest za pomocą księgowania typu wpłata. W przypadku gdy na koncie występuje nadpłata istnieje możliwość jej zwrotu bądź też przeksięgowania na inne konto tego samego płatnika. Zaległość można również umorzyć. Nie naliczane są wówczas żadne odsetki i koszty. 4. Zakładanie i aktualizacja zbiorów 4.1 Zakładanie i aktualizacja zbiorów w systemie PODATKI Dodawanie nowych jednostek opodatkowania oraz ich edycja to jedne z najistotniejszych funkcji systemu PODATKI. Wykonanie tej czynności jest możliwe poprzez zakładkę Edycja danych, która obejmuje: nowąjednostkę opodatkowania edycję jednostki opodatkowania edycję bazy osobowej
Do utworzenia nowej jednostki opodatkowania wymagany jest przynajmniej jeden składnik i przynajmniej jeden właściciel (podatnik). Ręcznie wpisujemy wszystkie dane nowo dodawanej nieruchomości i jej składników. Okno dodawania składnika dla nieruchomości wymaga podania rodzaju składnika oraz rodzaju nieruchomości. Domyślnie ustawiony metraż to 0,00 należy podać odpowiedni. Podajemy również datę powstania obowiązku podatkowego dla dodawanego składnika ( umownie: datę obowiązywania składnika ) dane ewidencyjne. Okno dodawania składnika dla podatku rolnego wymaga podania rodzaj użytku, okręgu podatkowego i klasy. Po wpisaniu powierzchni i wszystkich wymaganych danych automatycznie wylicza się powierzchnia przeliczeniowa. Daty obowiązywania składnika i dane ewidencyjne jak przy składniku dla podatku od nieruchomości. Dodawanie składnika dla podatku leśnego wymaga podania powierzchni. Inne dane uzupełniają się podobnie jak przy składniku dla podatku od nieruchomości. Dodawanie właściciela możliwe jest po wcześniejszym dodaniu podatnika do bazy osobowej. Podczas wyboru właściciela ( podatnika ) wystarczy podać część danych i wyszukać w bazie osobowej odpowiednie osoby.. W przypadku nie znalezienia wpisu baza osobowa wyświetli odpowiedni komunikat i udostępni dodanie nowej osoby do bazy. Wymagane dane : osoba i forma władania. Przy dodawaniu właściciela istnieje możliwość podania danych pełnomocnika i zaznaczenia parametru określającego, czy osoba ma być drukowana na decyzjach czy nie. Naliczanie podatku działa w ten sposób, że z danych wymiarowych ( składniki nieruchomości, daty ich obowiązywania i stawki podatkowe) wylicza kwoty podatków, ulg podatkowych i poszczególnych rat i w zależności od zaznaczenia pola księguj zobowiązania" wysyła kwoty odpowiednich księgowań do części bazy danych objętej systemem Księgowość zobowiązań". Po pomyślnym wykonaniu tej operacji stan nieruchomości wraz z danymi księgowymi zostaje zapisany w odpowiednie tabele wymiarowe i spoczywa tam jako archiwum. Na podstawie tych danych można w późniejszym terminie wydrukować decyzję podatkową, rejestr wymiarowy, zestawienie zbiorcze oraz inne zestawienia i raporty dotyczące wymiaru. Funkcja naliczania podatków znajduje się w menu wymiar podatków, który ponadto obejmuje następujące funkcje: drukowanie decyzji wymiarowych rejestry wymiarowe podatków zestawienie zbiorcze wymiaru System PODATKI umożliwia sporządzanie zestawień i wydruków, których dokonuje się w menu zestawienia i wydruki".
4.2 Zakładanie i aktualizacja zbiorów w systemie KSIĘGOWOŚĆ ZOBOWIĄZAŃ W systemie KSIĘGOWOŚĆ ZOBOWIĄZAŃ w menu konta możliwe jest założenie i edycja kont księgowych. Założone konta przez księgowość nie są widoczne przez żaden z systemów wymiarowych. Mając na celu połączenie kont wymiarowych z księgowymi należy je zakładać w systemach wymiarowych. W celu zakładania i zmiany konta księgowego należy wybrać : * status konta * Rodzaj zobowiązania * wpisać opis konta * Wybrać właściciela konta, któremu chcemy przypisać konto. Księgowanie możliwe jest poprzez otwieranie okna rejestracji księgowań", które pozwala na wprowadzenie i edycje już wprowadzonych przypisów, odpisów, wpłat i odsetek. Prace należy rozpocząć od wyboru nr konta podatnika a następnie wyboru pożądanej funkcji: rejestracja nowego księgowania wykaz księgowań wykaz zaległości wykaz upomnień kalkulator odsetek Poprawne księgowanie wymaga podania zestawu parametrów: podajemy datę księgowania -jest to data, pod którą księgowanie będzie umieszczone w dzienniku obrotów. Następnie wybieramy typ księgowania spośród już zdefiniowanych: W-wpłata P - przypis O - odpis D - odsetki S saldo K - koszty C - opłata prolongacyjna Z-zwrot U - zwrot odsetek T - saldo odsetek Y - przypis odsetek M - umorzenie
w wypadku gdy jako typ zostanie wybrane S- saldo pokaże się nam dodatkowe pole wyboru o nazwie korekta. Będziemy tu mogli wybrać : P - przypis do salda - do danego salda dopisana kwota O - odpis od salda - w wypadku nadpłaty odliczamy zawyżoną sumę M - umorzenie - wpłata zostaje umorzona W - spłata zaległości - zostaje uregulowana zaległość Z zwrot nadpłaty - zwrócono nadpłatę, następnie podajemy kontrksięgowanie, dzięki czemu możemy wskazać które z wprowadzonych wcześniej księgowań, będzie pokryte przez zarejestrowanie przez nas księgowanie. W zależności od wybranego typu różnią nam się poszczególne kontrksięgowania. Po wybraniu typu W- wpłata ( lub P - przypis,o - odpis, D - odsetki, K - koszty,c - opłata prolongacyjna, U - zwrot odsetek, T - saldo odsetek, Y przypis odsetek, M umorzenie) w kontrksięgowaniach będziemy mieli listę wszystkich przypisów bieżących które można spłacić bądź też skorygować. Wybór Z- zwrot wyświetli listę płat dokonanych na dane konto. W wypadku wybrania S- saldo kontrksięgowanie zależne jest od wybranej korekty. Wybór jednej z korekt P - przypis do salda, O odpis od salda M umorzenie lub W spłata zaległości sprawi, że w kontrksięgowaniach będziemy mieli listę wszystkich przypisów dotyczących salda, a wybór korekty Z - zwroty spowoduje wyświetlenie listy wpłat dokonanych na dane konto. Następne pole tak jak poprzednie zależne jest od wcześniej wybranego rodzaju księgowania (typu ) -Forma ( dla Wpłata, Odsetki, Koszty, opłata prolongacyjna, Zwrot, Zwrot odsetek, Saldo odsetek) przy wpłatach należy podać formę dokonania wpłaty w kasie, banku, na poczcie, przelewem itd., (por. Słownik form księgowań) - Typ przypisu( dla przypis, Przypis odsetek, Umorzenie) - przy księgowaniu przypisów wybieramy rodzaju przypisu, wg założonego słownika ( por. słownik przypisów/odpisów) - Typ odpisu, rodzaj odpisu ( dla Saldo, odpis) - przy księgowaniu odpisów wybieramy rodzaj odpisu wg założonego słownika (por. słownik przypisów/odpisów) Wybieramy rodzaj konta księgowe ( leśne, rolne) w zależności jakiego typu chcemy konto) Podajemy numery raty, której dotyczy wpłata: - księgując wpłatę obejmującą kilka rat należy podać pierwsi z tych rat, - Księgując wpłatę na poczet dodatkowo zaksięgowanego przypisu należy podać ratę taką samą jak w tym przypisie, oraz datę wykonania taką, jak data wykonania tego przypisu
- Wpisujemy kwotę - wpisywana kwota powinna być zawsze dodatnia ( większa od O ) - Data wykonania - jest faktyczną datą dokonania wpłaty np. w banku. W celu ułatwienia pracy system umożliwia wykonanie szeregu zestawień pomocniczych, są to m.in.: - dzienna kontrola wpłat - sumowanie dziennych wpłat - sumowanie wpłaty wg form - zestawienie zaległości i nadpłat - rejestr przypisów i odpisów - zestawienie wymiaru wg rat - dziennik obrotów - upomnienia - tytuły wykonawcze - bilans zamknięcia Bilans zamknięcia jest operacją, wykonywaną na zakończenie roku podatkowego w celu zliczenia księgowań akontach i przeniesienia stanu sald na rok następny. Pełne wykonanie bilansu zamknięcia składa się z trzech faz: 1) Zliczenie sald końcowych powoduje zliczenie sald końcowych wszystkich kont, utworzenie zbioru roboczego zawierającego stany kont na nowy rok podatkowy oraz przygotowanie wydruku, obrazującego zaległości i nadpłaty dla poszczególnych wsi /okręgów ogółem. Nie są dokonywane ŻADNE zmiany w bieżących zbiorach księgowych- związku z tym wykonanie zliczenia sald można powtarzać wielokrotnie. Co więcej, wykonanie zliczenia sald w ciągu roku pozwala na uzyskanie zestawienia obrazującego aktualny stan realizacji zobowiązań podatkowych. Przed wykonaniem zliczenia podajemy datę końcową- księgowania z datą późniejszą niż podana nie zostaną uwzględnione przy zliczaniu bilansu. Zliczanie można w każdej chwili przerwać 2) Drukowanie zestawienia bilansowego - po wykonaniu zliczenia sald końcowych należy sporządzić wydruk obrazujący ich stan 3 ) Zamknięcie roku - ostatniąi najważniejszą fazą bilansu zamknięcia jest akceptacja. Funkcję tę wykonuje się po zliczeniu sald końcowych, wydrukowaniu zestawienia i dokonaniu kontroli poprawności wyników -je żeli stany sald były zgodne. Zaakceptowanie bilansu powoduje kolejno: - zmiana numeru roku podatkowego na następny i skasowanie licznika wpłat i księgowań
utworzenie sald początkowych na nowy rok przeniesienie księgowań na nowy rok 5. Zabezpieczenie i ochrona danych Podczas wprowadzania do systemu komputerowego oraz w trakcie codziennej pracy dane powinny być szczególnie chronione. Chodzi o zapewnieni ich kompletności, spójności ale także o ich poufność. Oprogramowanie na wiele sposobów dba o integralność danych i wspomaga operatora w jego działaniach na tym polu. - programowa ochrona danych Dostęp do systemu komputerowego powinien być możliwy jedynie dla osób powołanych. Wobec powyższego tworzy się układ kont i haseł umożliwiający kwalifikowany dostęp do zbiorów. Podczas wprowadzania i zmian danych oprogramowanie dba o poprawność i wzajemną spójność podawanych informacji. Szereg wartości posiada charakter słowikowy, zapisywany za pomocą odpowiednich kodów wybierany przez operatora z odpowiedniej podpowiadanej przez program listy zabezpiecza to przez wpisaniem wartości niepoprawnej prowadzącej do błędnego przetwarzania danych. Wprowadzenie niepoprawnej wartości jest natychmiast sygnalizowane stosownym komunikatem. - ochrona danych przez użytkownika Równolegle elektronicznym przetwarzaniem danych należy zadbać o sporządzenie dokumentacji tej działalności w postaci wydruków- w przypadku wymiaru podatku.