Zarządzenie Nr 26/00 Starosty Lubańskiego z dnia 26 czerwca 2000 r.

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 26/2000 Starosty Lubańskiego z dnia 26 czerwca 2000 r. Aneks Nr 1/2000 do Zarządzenia Nr 39/99 z dnia 31 grudnia 1999 r. w sprawie zasad obiegu dokumentów księgowych przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy Zarządzenie Nr 26/00 z dnia 26 czerwca 2000 r. Aneks Nr 1/2000 do Zarządzenia Nr 39/99 z dnia 31 grudnia 1999r. w sprawie zasad obiegu dokumentów księgowych przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy pomocy 1. Załącznik Nr 1do Zarządzenia otrzymuje brzmienie:,,zasady obiegu dokumentów księgowych przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy pomocy I. Dokumentacja systemu przetwarzania danych. Wykaz programów komputerowych pracujący w Starostwie Powiatowym w Lubaniu pod systemami operacyjnymi MS-DOS na komputerach typu IMB DC opracowany przez Zakład Systemów Informatycznych SIGID" spółka z o.o. Poznań, ul. Grima 38: 1. Księgowość budżetowa jednostki i zarządu. 2. Ewidencja i rozliczenie podatku VAT. 3. Kadry i płace. 4. Ewidencja środków trwałych i przedmiotów w ewidencji. 1. Księgowość budżetowa jednostki i zarządu Dostępne dla użytkownika funkcje to: OPIS ORAZ SPOSÓB DZIAŁANIA W/W PROGRAMÓW:

2 obsługa planu kont czyli funkcje umożliwiające założenie w komputerze słownika kont analitycznych do kont syntetycznych, założenie i obsługa kont w ciągu roku, po rozpoczęciu księgowania, bilansu otwarcia, rejestracja dokumentów czyli wprowadzenie do ewidencji komputera danych o dokumentach oraz danych z dokumentów, które to dane będą na poleceniu operatora zaksięgowane na kontach, księgowanie dokumentów czyli funkcje pozwalające operatorowi wydać polecenie wykonania zaksięgowania danych wprowadzonych podczas rejestracji, zamykanie miesiąca, zamykanie roku i automatyczne generowanie bilansu otwarcia na rok następny, wprowadzenie planu wydatków i dochodów budżetowych w przekrojach według jednostek organizacyjnych, służb, inspekcji i straży oraz klasyfikacji budżetowej, wydawnictwa księgowe czyli funkcje pozwalające na wyświetlanie i wydruk zestawień służących do sporządzania sprawozdań wewnętrznych w Urzędzie, jak i sprawozdań dla jednostek nadrzędnych. Dokumentacja wraz z opisem programów znajduje się na stanowisku pracy. 2. Ewidencja i rozliczenie podatku VAT. Program pozwala na kompleksowe prowadzenie rejestrów sprzedaży i zakupów w sposób umożliwiający sporządzenie deklaracji VAT. Zestawienie wykonywane w programie opiera się każdorazowo na komplecie informacji z danego miesiąca, za które jest robione i przedstawia sumaryczne wartości, potrzebna do prawidłowego wypełnienia formularza podatkowego. Każda zarejestrowana sprzedaż bądź zakup, wprowadzona jest w sposób analityczny, z dokładnym podziałem na rodzaj danej pozycji, podatkiem VAT (22, 12, 7 czy 0 %). Dokumentacja wraz ze szczegółowym opisem znajduje się na stanowisku pracy. 3. Kadry i płace. Program ten pozwolił skomputeryzować rozliczanie wynagrodzeń pracowników Starostwa Powiatowego w Lubaniu oraz osób fizycznych zatrudnionych na umowę zlecenie lub umowę o dzieło. Program umożliwia podział pracowników na poszczególne wydziały Starostwa. Również umożliwia naliczanie potrąceń, składek ZUS oraz podatku dochodowego od osób fizycznych. Na podstawie niezbędnych informacji wprowadzonych do programu naliczane są wszystkie pozycje wchodzące w skład wynagrodzeń. W ramach programu sporządzane są zbiorcze zestawienia wynagrodzeń łącznie z naliczeniem podatku dochodowego i składek ZUS. Program pozwala zliczyć dochody pracowników z dowolnego okresu czasu. Umożliwia drukowanie,,rocznego rozliczenia podatku i drukowanie PIT-ów, przekazywanie danych do programu PŁATNIKA. Dokumentacja wraz ze szczegółowym opisem programu znajduje się na stanowisku pracy. 4. Ewidencja środków trwałych i przedmiotów w ewidencji. Program pozwala na prowadzenie pełnej ewidencji środków trwałych użytkowanych w jednostce budżetowej, zawierającej dla każdego środka trwałego m.in. jego wartość początkową, aktualną, naliczone umorzenie roczne i narastające, miejsce użytkowania oraz na tworzenie dla potrzeb programu księgowości budżetowej jednostki raportów o naliczonych umorzeniach.

3 Ponadto program pozawala na prowadzenie ewidencji pozostałych środków trwałych użytkowanych w jednostce budżetowej. System prowadzi ewidencję zmian w rejestrze środków trwałych oraz dla zapisanych zmian, generuje polecenia księgowania dla wskazanych kont w księgowości. Dla każdej z kartotek środków trwałych uzyskać można szereg zestawień, pozwalających w łatwy sposób śledzić ich stan oraz dokonujące się w nich zmiany. Dokumentacja wraz ze szczegółowym opisem programu znajduje się na stanowisku pracy. Mając na celu zagwarantowanie nienaruszalności danych i ich zabezpieczenie przed osobami nieuprawnionymi wprowadzone zostały hasła blokujące dostęp do poszczególnych programów oraz identyfikatory. Tym samym nie naruszone zostają przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. Nr 133, poz. 883) oraz rozporządzenia ministra spraw wewnętrznych i administracji z dnia 3 czerwca 1998 r. (Dz. U. Nr 80, poz. 521). Ochrona zbioru bazy danych w Starostwie prowadzona jest poprzez kopiowanie bazy danych na dyskietkach. Celem zapewnienia prawidłowego funkcjonowania w/w programów komputerowych zobowiązuje się pracowników przed przystąpieniem do pracy do odbycia kursów przygotowawczych organizowanych przez ZSI,,SIGD w Poznaniu lub przez osobę posiadającą odpowiednie przeszkolenie w/w wymienionym zakresie. II. KSIĘGI RAHUNKOW. Księgi rachunkowe obejmują zbiory danych: Ad 1). 1. dziennika, 2. kont księgowości głównej (ewidencja syntetyczna), 3. kont ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna). Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych w całości lub w części przy użyciu komputera należy stosować poniższe zasady: a) ujmować w dzienniku wyłącznie zapisy sprawdzone, b) nie udostępniać zbioru dla modyfikacji (czyli dla dokonywania jakichkolwiek zmian) poza wprowadzeniem w razie potrzeby- dowodów korekt księgowych, c. zapewnić automatyczną kontrolę całości zapisów i przenoszenia obrotów, d. dokonywać wydruków dziennika zgodnie z zasadami omówionymi w pkt 3. Zapisy w dzienniku dokonywane są w porządku chronologicznym, dzień po dniu sukcesywnie. Zbiór danych z dziennika jest sprawdzianem z kompletności ujęcia w księgach rachunkowych zdarzeń gospodarczych w poszczególnych miesiącach i w całym roku obrotowym. Dziennik powinien zawierać: kolejną numerację dziennika, obroty dziennika miesięczne oraz narastająco w miesiącach i roku obrotowym. Jeżeli jest prowadzonych kila dzienników, wówczas należy sporządzić zestawienie zawierające obroty poszczególnych dzienników oraz ich łączne obroty miesięczne i narastające. Ad 2).

4 Zbiór danych kont księgi głównej (ewidencji syntetycznej) stanowi zbiór zapisów w porządku systematycznym z zachowaniem chronologii, na stronach przewidzianych w zakładowym planie kont. Zapisy na kontach księgi głównej winny być uprzednio lub równolegle dokonane z zapisami w dzienniku. Konta księgi głównej winny być wyróżnione w zakładowym planie kont co najmniej ze szczegółowością z jaką dane ksiąg rachunkowych wykazane są w sprawozdawczości. Zbiór danych kont księgi głównej uzgadnia się z zapisami dziennika. Obroty wszystkich kont winny być zgodne z obrotami dziennika. Ad 3). Konta ksiąg pomocniczych (ewidencja analityczna) winny być prowadzone co najmniej dla: środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz dokonywanych od nich odpisów umorzeniowych, rozrachunki z kontrahentami, rozrachunki z pracownikami, operacje sprzedaży i zakupu, kosztów, dochodów i innych istotnych dla jednostki składników majątku, dochodów i wydatków z podziałem na klasyfikację budżetową co najmniej ze szczegółowością z jaką dane ksiąg rachunkowych wykazane są w sprawozdawczości. Sumy sald kont pomocniczych winny być zgodne z saldami właściwych kont księgi głównej. Konta ksiąg pomocniczych służące uszczegółowieniu i uzupełnieniu zapisów kont księgi głównej prowadzi się w porządku systematycznym jako wyodrębnione zbiory danych w ramach kont księgi głównej, wówczas suma sald początkowych i obrotów na kontach ksiąg pomocniczych stanowi saldo początkowe i obroty odpowiedniego konta księgi głównej. III. WYDRUKI KOMPUTEROWE. Wydruki komputerowe powinny być: 1. trwale oznakowane nazwą jednostki, której dotyczą oraz zrozumiałą nazwą danego rozdziału księgi rachunkowej, 2. wyraźnie oznakowane co do roku obrotowego, co do miesiąca i co do daty sporządzenia, 3. powinny mieć automatycznie numerowane strony z oznaczeniem pierwszej i ostatniej (,,koniec wydruku ) oraz sumowane w sposób ciągły w miesiącach i w roku obrotowym, oznaczone nazwą programu przetwarzania. Zapisy księgowe powinny być wydrukowane lub przeniesione na inny nośnik danych w niżej wymienionych terminach: 1. na koniec miesiąca sporządzać wydruki: a) zbiorów dziennika, które powinny zawierać: - sumy obrotów za miesiąc oraz narastająco od początku roku, - kolejną numerację stron i poszczególnych pozycji, - datę miesiąca, którego operacje dotyczą,

5 b) zestawienie obrotów i sald sporządzone na podstawie zbiorów danych kont księgi głównej, które powinno zawierać: - symbole lub nazwy poszczególnych kont, - salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych i sumę sald, - obroty Wn i Ma miesięcznie oraz sumę obrotów, - obroty Wn i Ma narastająco od początku roku obrotowego oraz ich sumę, - salda kont na koniec miesiąca i łączną sumę sald, c) sprawozdania miesięczne dla wydatków i odpowiednio dochodów. Narastająco od początku roku obrotowego obroty tego zestawienia powinny być zgodne z narastającymi od początku roku obrotowego obrotami dziennika. 2. Nie rzadziej niż na koniec roku obrotowego należy sporządzić wydruki: - kont księgi głównej (ewidencji syntetycznej), - kont ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej). Powyższe wydruki powinny zawierać: symbole lub nazwy poszczególnych kont, salda kont na początek roku, daty początku i końca okresu, którego dotyczą, nazwę programu sporządzającego wydruk, faktyczną datę sporządzenia wydruku, kolejną numerację stron, zapisy na poszczególnych kontach oznaczone numerem pozycji, pod którą zostały zaksięgowane w dzienniku, obroty Wn i Ma miesięcznie oraz narastająco od początku roku i sumę obrotów, salda kont na koniec okresu na jaki sporządzany jest wydruk oraz sumę ogółem salda Wn i Ma. 3. na dzień zamknięcia ksiąg sporządzić należy zestawienie sald wszystkich kont pomocniczych zawierających obok danych wymienionych wyżej również: - symbole lub nazwy kart pomocniczych, - symbole lub nazwy kont księgi głównej (ewidencji syntetycznej), której dotyczą poszczególne konta ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej), - salda oraz ich łączne sumy, 4. na dzień inwentaryzacji należy sporządzić zestawienie sald inwentaryzowanej grupy składników majątkowych. IV. OTWIERANIE I ZAMYKANIE KSIĄG RACHUNKOWYCH. Wprowadzenie bilansu otwarcia w pierwszym roku stosowania komputera następuje wyłącznie,,ręcznie i również w tym przypadku należy sporządzić wydruk zestawienia obrotów i sald wprowadzonego bilansu otwarcia jako sprawdzianu zamknięcia.

6 Bilans otwarcia tworzony jest na podstawie automatycznego przenoszenia na początku roku następnego sald kont figurujących na koniec danego roku obrotowego pod warunkiem, iż jest możliwość stwierdzenia źródła pochodzenia zapisów pierwotnych z roku ubiegłego, a obowiązujący program zapewnia sprawdzenie poprawności przetwarzania danych i kompletności zapisów. Obowiązujące wydruki powinny zawierać zestawienie obrotów i sald bilansu otwarcia, które jednocześnie spełniają rolę sprawdzianu poprawności ciągłości i kompletności zapisów obrotów i sald bilansu zamknięcia z zestawieniem obrotów i sald bilansu otwarcia. Zarządzenie Nr 39/99 z dnia 31 grudnia 1999r. w sprawie: zasad obiegu dokumentów księgowych przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy pomocy Na podstawie art.35 ust.2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 roku o samorządzie powiatowym (Dz. U. Nr 91,poz.578 z późn.zm.),art. 10 ust. 1 o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz. U. Nr 121, poz.591 z późn. zm.) zarządzam, co następuje: Wprowadza się zasady obiegu dokumentów księgowych przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych, przy pomocy komputera, które stanowią załącznik nr l do niniejszego zarządzenia. Wykonanie zarządzenia powierza się Skarbnikowi Powiatu. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podjęcia z mocą obowiązującą od dnia l września 1999r Zał. nr 1 do Zarządzenia Z dnia 31 grudnia 1999 r. Zasady obiegu dokumentów księgowych przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy pomocy Dokumentacja systemu przetwarzania danych. Program komputerowy pracujący w Starostwie Powiatowym w Lubaniu pod systemami operacyjnymi MS-DOS 6,20 opracowany przez Zakład Systemów Informatycznych SIGID" spółka z o.o. Poznań, Osiedle Bajkowe ul. Grima 38 -program płacowy. OPIS ORAZ SPOSÓB DZIAŁANIA W/W PROGRAMU: Program ten pozwolił skomputeryzować naliczanie wynagrodzeń pracowników Starostwa Powiatowego w Lubaniu oraz osób fizycznych zatrudnionych na umowę zlecenia lub umowę o dzieło. Program umożliwia również naliczanie potrąceń, podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek ZUS. Na podstawie niezbędnych informacji wprowadzonych do programu naliczane są wszystkie pozycje wchodzące w skład wynagrodzeń. W ramach programu sporządzane są zbiorcze zestawienia

7 wynagrodzeń łącznie z naliczeniem podatku dochodowego i składek ZUS. Dokumentacja wraz ze szczegółowym opisem programu znajduje się na stanowisku pracy. Mając na celu zagwarantowanie nienaruszalności danych i ich zabezpieczenie przed osobami nieuprawnionymi, wprowadzone zostało hasło blokujące dostęp do programu. Ochrona zbioru bazy danych w Starostwie Powiatowym prowadzona jest poprzez kopiowanie bazy danych na dysku lokalnym i dyskietkach. Celem zapewnienia prawidłowego funkcjonowania wyżej wymienionego programu zobowiązuje się pracowników przed przystąpieniem do pracy do odbycia szkolenia przygotowawczego zorganizowanego przez Zakład Systemów Informatycznych SIGID" w Poznaniu lub przez pracownika Starostwa Powiatowego posiadającego odpowiednie przeszkolenie w wyżej wymienionym zakresie. METRYKA Liczba odwiedzin : 6 Podmiot udostępniający informację : Osoba wprowadzająca informację : Osoba odpowiedzialna za informację : Urząd Anna Humen Edyta Tomczyk Czas wytworzenia: :03:35 Czas publikacji: :03:35 Data przeniesienia do archiwum : Brak