ZAPYTANIE OFERTOWE Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego zaprasza do składania ofert w ramach postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na usługę szkoleniową. Zamówienie obejmuje przygotowanie, przeprowadzenie i obsługę szkolenia zamkniętego pn. Metodologia i metodyka kontroli w administracji publicznej. Niniejsze postępowanie prowadzone jest w trybie rozeznania rynku z wyłączeniem stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) - art. 4 pkt 8 ustawy. 1. Przedmiot zamówienia. SZCZEGÓŁOWY OPIS ZAMÓWIENIA Przygotowanie, przeprowadzenie szkolenia zamkniętego pn. Metodologia i metodyka kontroli w administracji publicznej oraz obsługa w zakresie zapewnienia noclegu, wyżywienia i wynajęcia sali konferencyjnej dla pracowników Ministerstwa Nauki i Szkolnictwa Wyższego. A. Usługa szkoleniowa - zakres, uczestnicy i program szkolenia. W ramach niniejszego szkolenia zorganizowana zostanie 1 trzydniowa sesja szkoleniowa dla maksymalnie 7 pracowników Ministerstwa. Zamawiający zastrzega sobie prawo, że liczba uczestników może ulec zmniejszeniu do minimalnie 5 uczestników. Sesja szkoleniowa będzie trwała 3 dni łącznie 18 godzin szkoleniowych nie wliczając przerw (godz. szkoleniowa = 60 min.). Szkolenia będą odbywać się wyłącznie od poniedziałku do piątku (z wyłączeniem dni ustawowo wolnych od pracy). Szkolenia będą realizowane w godzinach 09:00 18:00, w tym co najmniej dwie przerwy kawowe po 15-minut oraz przerwa obiadowa trwająca 45 minut. Program szkolenia powinien zawierać następujące elementy: Plan kontroli - analiza ryzyka Program kontroli - układanie programu kontroli: elementy programu, rola metodologii w programie kontroli, określanie wskaźników i mierników do oceny, dobór próby z wykorzystaniem Excel Metodologia przeprowadzanie kontroli: - środki dowodowe - dokumentowanie ustaleń kontroli - wykonywanie testów kontroli - zasady przeprowadzania kontroli Etapy postępowania kontrolnego - planowanie i koordynacja kontroli - plan kontroli - koordynacja kontroli - przygotowanie kontroli - program kontroli - powołanie zespołu kontrolnego - dobór próby do kontroli przy wykorzystaniu metod statystycznych i niestatystycznych - nieprawidłowości i uchybienia - czynności dowodowe Strona 1 z 7
- dowody kontroli - korzystanie z pomocy biegłych - dokumentowanie wyników kontroli - akta kontroli - informowanie o wynikach kontroli - monitorowanie realizacji zaleceń i wniosków Projekty wystąpień pokontrolnych, wystąpienia pokontrolne, stanowiska - nowa dokumentacja kontrolna według nowych zasad, rozpatrywanie zastrzeżeń do dokumentów pokontrolnych Psychologia i etyka w pracy kontrolera: - umiejętność zadawania pytań a ilość i jakość uzyskiwanych informacji - zakłócenia w komunikacji i metody ich eliminowania - sztuka prowadzenia rozmów - etyka kontrolera. Ramowy program szkolenia może zostać rozszerzony o elementy zaproponowane przez Wykonawcę, a także zmodyfikowany po konsultacjach z Zamawiającym, jeżeli wprowadzone modyfikacje zwiększą wartość praktyczną szkolenia. B. Usługa hotelarska: 1) Zapewnienie noclegu (dwie doby hotelowe) dla maksymalnie 7 osób w hotelu Wymagania dotyczące noclegu: - oddzielny pokój dla każdej osoby, - pokoje odpowiadające standardowi w hotelu co najmniej trzygwiazdkowym zgodnym z Rozporządzeniem z dnia 19 sierpnia 2004 r. Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r., Nr 22, poz. 169 z późn. zm.), - wszystkie pokoje i sala konferencyjna muszą znajdować się w jednym budynku, - w cenę pokoju powinno być włączone śniadanie w formie bufetu, - obiekt musi znajdować się w promieniu nie mniejszym niż 15 km i nie większym niż 50 km od siedziby Zamawiającego, tj. Warszawa 00-529 ul. Hoża 20. 2) Zapewnienie 1 sali konferencyjnej (trzy dni szkoleniowe) dla maksymalnie 7 osób w hotelu Wymagania dotyczące sali konferencyjnej: - odpowiedni standard tzn. przestronne, z możliwością zaciemniania i klimatyzacji, - sprzęt audiowizualny niezbędny do prezentacji oraz prowadzenia dyskusji (nagłośnienie, mikrofon bezprzewodowy dla prowadzącego), - spełnia warunki bhp i ppoż, - zaopatrzona w projektor wideo-komputerowy, tablicę typu flipchart, laptop, ekran, dostęp do Internetu, - odpowiedni standard sali tzn. przestronne, z możliwością zaciemniania i klimatyzacji, 3) Rezerwacja ok. 3 miejsc parkingowych. 4) Fakultatywnie - zapewnienie 1 elementu gry zespołowej (integracyjnej), która ma charakter wszelkiego rodzaju formy integracji grupy sprawiającej, że poszczególni jej członkowie wzajemnie poznają swoje mocne i słabe strony (tzw. team building). C. Usługa cateringowa 1) Serwis kawowy ciągły w liczbie 3, w formie bufetu samoobsługowego, obejmujący: wodę mineralną gazowaną i niegazowaną (minimum 0,5 l/osobę), soki owocowe (minimum 0,3 l/osobę), kawę czarną bez ograniczeń z ekspresu wysokociśnieniowego, herbatę w saszetkach bez ograniczeń (min. 3 rodzaje, w tym czarna) parzoną wrzątkiem, świeże ciasta (min. 2 rodzaje) lub ciastka świeżo pieczone, ciasteczka, owoce (min. 2 rodzaje), Strona 2 z 7
cukier biały i brązowy w cukiernicach, śmietanka lub mleko do kawy, świeża cytryna w plasterkach, wykałaczki. 2) Lunch w liczbie 3, w formie bufetu samoobsługowego, obejmujący (gramatura przedstawiona dla 1 lunchu): zupę (2 rodzaje), danie mięsne (2 rodzaje), dodatki do wyboru (2 rodzaje- np. ryż, ziemniaki gotowane lub ziemniaki opiekane w ziołach, warzywa gotowane), sałatki (2 rodzaje), wodę mineralną gazowaną i niegazowaną (minimum 0,5 l/osobę), soki owocowe (minimum 0,3 l/osobę), sposób podania: w formie szwedzkiego stołu z zapewnieniem zastawy ceramicznej (filiżanki, talerzyki), szklanek, oraz widelczyków i łyżeczek, a także sztućców metalowych, papierowych serwetek, zapewnienie dekoracji, zapewnienia miejsca na posiłki w tym samym budynku oraz umożliwiające ich spożywanie na siedząco. 3) Kolacja w liczbie 2, w formie bufetu samoobsługowego obejmująca (gramatura przedstawiona dla 1 kolacji): zupa (2 rodzaje) danie mięsne / rybne, dodatki do wyboru (2 rodzaje- np. ryż, ziemniaki gotowane lub ziemniaki opiekane w ziołach, warzywa gotowane), sałatki (2 rodzaje), wodę mineralną gazowaną i niegazowaną (minimum 0,5 l/osobę), soki owocowe (minimum 0,3 l/osobę), napoje gorące ( kawę czarną, herbatę), zapewnienia miejsca na posiłki w tym samym budynku oraz umożliwiające ich spożywanie na siedząco, zapewnienie zastawy ceramicznej (filiżanki, talerzyki) szklanek, oraz widelczyków i łyżeczek, a także sztućców metalowych, papierowych serwetek. Menu będzie ustalane z Zamawiającym na podstawie propozycji przedstawionych przez Wykonawcę. Wszystkie posiłki oraz przerwy kawowe powinny być zorganizowane w pomieszczeniu zarezerwowanym wyłącznie dla uczestników (lub wydzielone w tym celu miejsce). Zamawiający zastrzega sobie prawo zmniejszenia usługi w liczbie lunchu i/lub kolacji. 2. Termin i miejsce szkolenia. Termin realizacji szkolenia planowany jest w II kwartale 2015 r. tj. w terminie 5-7 maja 2015 r. lub 30 czerwca - 2 lipca 2015 r. 3. Zobowiązania Wykonawcy w ramach przedmiotu zamówienia. W ramach wynagrodzenia za świadczenie usług szkoleniowych Wykonawca zobowiązany jest do: 1) organizacji i przeprowadzenia szkolenia, w tym w szczególności: - opracowania i realizacji programu sesji szkoleniowej dostosowanego do potrzeb szkoleniowych uczestników, - przeprowadzenia szkolenia w określonej formie przez trenera spełniającego wymagania Zamawiającego, - opracowania, powielenia i dostarczenia każdemu uczestnikowi szkolenia materiałów szkoleniowych odzwierciedlających program sesji szkoleniowej (w tym notatnik + długopis), - wydania zaświadczenia każdemu uczestnikowi, który wziął udział w szkoleniu, Strona 3 z 7
- przeprowadzenia badania efektywności szkolenia za pomocą ankiet badających poziom satysfakcji z odbytego szkolenia, - sporządzenia na podstawie wypełnionych ankiet raportu ewaluacyjnego podsumowującego postawione cele, wyniki testów, wykaz stosowanych narzędzi oraz metod pracy, liczbę zrealizowanych godzin oraz ewentualne określenie dalszych obszarów do rozwoju. Zamawiający dokona weryfikacji przedstawionych dokumentów, tj.: programu szkolenia, materiałów szkoleniowych, ankiet, certyfikatów i raportu ewaluacyjnego. Zamawiający jest uprawniony do zgłaszania drogą elektroniczną uwag i propozycji dotyczących ww. dokumentów, a Wykonawca zobowiązuje się do uwzględnienia w miarę możliwości uwag Zamawiającego; 2) zapewnienia noclegu, wyżywienia i wynajęcia sali konferencyjnej. 4. Warunki udziału w postępowaniu. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki udziału w postępowaniu (określone w 4 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2010 r. w sprawie szczegółowych warunków organizowania i prowadzenia szkoleń w służbie cywilnej (Dz. U. Nr 190, poz. 1274)) tj.: 1) posiadają minimum 5-letnie doświadczenie w prowadzeniu działalności szkoleniowej, (tj. w ramach usługi odpowiadali za następujące elementy: organizacja szkolenia, zapewnienie sali, wyżywienia oraz obsługę logistyczną szkolenia i jego uczestników); Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie: oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik Nr 1). 2) posiadają odpowiadający potrzebom organizatora szkolenia program szkolenia lub zapewniają jego opracowanie i realizację, do oferty należy załączyć program i harmonogram szkolenia, ze wskazaniem na konkretne techniki i narzędzia prowadzenia zajęć (np. wykład, dyskusje, burze mózgów, studia przypadków, praca zespołowa); Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie: załączonego programu i harmonogramu szkolenia oraz oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik Nr 1). 3) dysponują pracownikami lub współpracownikami dającymi rękojmię należytej realizacji programu szkolenia, w szczególności posiadającymi odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie, tj. do realizacji zamówienia wyznaczą trenerów, spełniający łącznie następujące warunki: - posiada co najmniej 3-letnie doświadczenie w pracy trenerskiej/szkoleniowej w zakresie przeprowadzenia szkoleń, - przeprowadził co najmniej 10 szkoleń z obszaru kontroli, szkolenia powinny być zrealizowane w okresie do 3 lat poprzedzającym termin składania ofert, (Załącznik Nr 2). Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie: CV zaproponowanych trenerów oraz oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, oraz informacji zawartych w sporządzonym przez Wykonawcę Wykazie osób (Załącznik Nr 2), które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia. 4) zapewniają bazę materialną odpowiednią dla szkolenia, w szczególności warunki lokalowe oraz wyposażenie w pomoce dydaktyczne i sprzęt, niezbędne do realizacji programu szkolenia, tj. spełniający łącznie następujące warunki: - standard obiektu nie niższy niż dla hoteli zaszeregowanych do kategorii trzygwiazdkowej zgodnym z Rozporządzeniem z dnia 19 sierpnia 2004 r. Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r., Nr 22, poz.169 z późn. zm.), - obiekt musi znajdować się w promieniu nie mniejszym niż 15 km i nie większym niż 50 km od siedziby Zamawiającego, tj. Warszawa 00-529 ul. Hoża 20. Strona 4 z 7
Ocena spełnienia powyższego warunku nastąpi według formuły spełnia/nie spełnia na podstawie: oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (Załącznik Nr 1). 5. Kalkulacja cenowa oferty W ofercie należy uwzględnić całościową kwotę (netto i brutto) realizacji zamówienia z podaniem szczegółowego kosztorysu dla poszczególnych elementów, na które składać się będą: - koszty przeprowadzenia szkolenia, tj. koszt jednej trzydniowej sesji szkoleniowej oraz koszt całkowity w tym: wynagrodzenie trenera, przekazania uczestnikom materiałów szkoleniowych i zaświadczeń o uczestnictwie w szkoleniu, jak również koszt przeprowadzenia pre i post testów oraz ankiet badających poziom satysfakcji z odbytego szkolenia oraz sporządzenia raportu ewaluacyjnego, - koszt jednostkowy wyżywienia w przeliczeniu na 1 osobę oraz koszt całkowity wyżywienia (razem koszty lunchu oraz przerw kawowych), - koszt noclegu (2 doby), - koszt wynajęcia sali szkoleniowej (w tym koszty wymaganego sprzętu). Cenę oferty należy przedstawić wg wzoru stanowiącego Załącznik Nr 3 do zapytania ofertowego lub według własnego wzoru przy uwzględnieniu informacji zawartych w Załączniku Nr 3. Cena oferty brutto jest ceną ostateczną określającą maksymalne wynagrodzenie z tytułu realizacji przedmiotu zamówienia (winna obejmować wszystkie koszty związane z wykonaniem zamówienia). Wykonawca będący osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej jest zobowiązany podać cenę brutto, na którą składa się: wynagrodzenie wykonawcy tzw. netto, zaliczka na podatek dochodowy, wysokość składek na ubezpieczenie społeczne finansowanych przez ubezpieczonego (Wykonawcę) i płatnika składki (Zamawiającego) (składka na ubezpieczenie wypadkowe: 0,93 %). Ostateczna liczba osób zostanie potwierdzona wybranemu Wykonawcy najpóźniej na 3 dni przed terminem szkolenia. Końcowe rozliczenie z Wykonawcą nastąpi na podstawie zgłoszonej liczby uczestników, uwzględniając podane przez Wykonawcę koszty stałe i koszty osobowe. Usługa szkoleniowa będzie miała charakter usługi kształcenia zawodowego i będzie finansowana w całości ze środków publicznych, a zgodnie z treścią art. 43 ust. 1 pkt 29 lit. c ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2011 r. Nr 177, poz. 1054 z późn. zm.) podlega zwolnieniu od podatku od towarów i usług. 6. Ocena ofert Oferty zostaną poddane wstępnej analizie pod kątem spełniania wymagań stawianych w ramach postępowania, zgodnie z 4 ust. 1 rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 6 października 2010 r. w sprawie szczegółowych warunków organizowania i prowadzenia szkoleń w służbie cywilnej (Dz. U. Nr 190, poz. 1274). Zamawiający dokona oceny ofert pod względem ceny, kwalifikacji i doświadczenia trenera (w szczególności doświadczenie w prowadzeniu szkoleń z przedmiotowego zakresu) oraz programu szkolenia, w tym atrakcyjność zaproponowanych zagadnień i metod prowadzenia zajęć, jak również pod względem zaproponowanego miejsca szkolenia. Ponadto Zamawiający w ocenie ofert będzie brał pod uwagę informację dotyczącą wyrażenia zgody na: - nieograniczone czasowo, ilościowo lub terytorialnie rozporządzanie przez Zamawiającego materiałami szkoleniowymi w zakresie autorskich praw majątkowych oraz praw pokrewnych na następujących Strona 5 z 7
polach eksploatacji (zwielokrotnianie każdą techniką, wprowadzanie do pamięci komputera, rozpowszechnianie w sieci np. Intranet) lub - udzielenie niewyłącznej, nieograniczonej czasowo i terytorialnie licencji, bez prawa do sublicencjonowania do opracowanych i wytworzonych specjalnie i wyłącznie na potrzeby realizacji przedmiotu zamówienia utworów mających cechy zindywidualizowane. 7. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, które należy złożyć w ramach oferty. W zakresie wykazania spełniania przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu należy przedłożyć: 1) skan podpisanego oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu - wzór stanowi Załącznik nr 1; 2) wykaz osób, które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia - wzór stanowi Załącznik nr 2 wraz z CV zaproponowanych trenerów; 3) program i harmonogram szkolenia, ze wskazaniem na konkretne techniki i narzędzia prowadzenia zajęć (np. wykład, dyskusje, burze mózgów, studia przypadków, praca zespołowa) oraz ich wymiar godzinowy; 4) kalkulację cenową oferty wg wzoru stanowiącego Załącznik Nr 3 lub według własnego wzoru przy uwzględnieniu informacji zawartych w Załączniku Nr 3; 5) skan podpisanego oświadczenia dot. obowiązkowego ubezpieczenia społecznego dot. wyłącznie Wykonawcy będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej - wzór stanowi Załącznik nr 4; 6) informację TAK/NIE, czy Wykonawca dopuszcza możliwość wyrażenia zgody na: nieograniczone czasowo, ilościowo lub terytorialnie rozporządzanie przez Zamawiającego materiałami szkoleniowymi w zakresie autorskich praw majątkowych oraz praw pokrewnych na następujących polach eksploatacji (zwielokrotnianie każdą techniką, wprowadzanie do pamięci komputera, rozpowszechnianie w sieci np. Intranet) lub udzielenie niewyłącznej, nieograniczonej czasowo i terytorialnie licencji, bez prawa do sublicencjonowania do opracowanych i wytworzonych specjalnie i wyłącznie na potrzeby realizacji przedmiotu zamówienia utworów mających cechy zindywidualizowane; 7) informację TAK/NIE czy Wykonawca zatrudnia odpowiednią liczbę niepełnosprawnych określoną w art. 22 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz. U. z 2011 r., Nr 127, poz. 721 j.t.) celem uzyskania obniżenia wpłat na PFRON; 8) informacja o dostępności obiektu i rezerwacji miejsc noclegowych w następujących terminach 5-7 maja 2015 r. lub 30 czerwca - 2 lipca 2015 r. 9) proponowane menu w liczbie odpowiadającej zamówieniu, 10) informację o sali konferencyjnej, wyposażeniu pokoi, dojazd do obiektu; 11) informacje o dodatkowych usługach lub obiektach, które Wykonawca proponuje w ramach niniejszej oferty, 12) informacje na temat oferowanej gry zespołowej, integracyjnej (fakultatywnie). 8. Informacje dodatkowe. Oferta musi być podpisana przez wykonawcę, tj. osobę/osoby reprezentującą/reprezentujące wykonawcę, zgodnie z zasadami reprezentacji wskazanymi we właściwym rejestrze lub osobę/osoby upoważnioną/upoważnione do reprezentowania wykonawcy. Niniejsze zapytanie nie jest zobowiązaniem do zawarcia umowy. Informacja ma na celu m.in. rozpoznanie rynku szkoleniowego i uzyskanie wiedzy nt. kosztów zorganizowania i przeprowadzenia tego rodzaju szkolenia. W przypadku, gdy wartość zamówienia nie przekroczy wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 tys. euro Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej na warunkach określonych w zaproszeniu i przekaże oświadczenie o przyjęciu oferty wybranemu Wykonawcy. W takim przypadku zamówienie Strona 6 z 7
będzie udzielone na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późń. zm.). Oferty należy przesyłać drogą mailową na adres: Agata.Labeda@nauka.gov.pl w terminie do dnia 17 kwietnia 2015 r. Oferty przesłane po terminie nie będą rozpatrywane. W ofercie należy podać nazwę Wykonawcy, adres, NIP, Regon oraz wskazania osoby upoważnionej do złożenia oferty (jeśli jest to konieczne). W przypadku pytań należy kontaktować się z Panią Agatą Łabędą, tel. 22 50 17 855, e-mail: Agata.Labeda@nauka.gov.pl Załączniki: 1. Wzór oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, 2. Wzór wykazu osób które będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, 3. Kalkulacja cenowa oferty, 4. Wzór oświadczenia dot. obowiązkowego ubezpieczenia społecznego. Strona 7 z 7