Szczecin, dnia 10.11.2016 r. ZAPYTANIE OFERTOWE POSTĘPOWANIE NR 04/RMW/2016 1. ZAMAWIAJĄCY TOWARZYSTWO WSPIERANIA INICJATYW KULTURALNO SPOŁECZNYCH TWIKS ul. Władysława Jagiełły 7/2 70-260 Szczecin NIP: 8522518993 Zamawiający oświadcza, iż procedurę wyboru Wykonawcy przeprowadzi osobiście, bez udziału osób trzecich. 2. POSTANOWIENIA OGÓLNE Niniejsze postępowanie realizowane jest zgodnie z zasadą konkurencyjności dla projektów w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego na lata 2014-2020. 3. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA Świadczenie usługi noclegowej i gastronomicznej oraz wynajem sali szkoleniowej na potrzeby realizacji projektu Razem możemy więcej program aktywizacji społecznej i zawodowej nr umowy RPZP.07.01.00-32-K022/16-00, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Projekt jest realizowany w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Zachodniopomorskiego, Podziałanie 7.10 Programy na rzecz integracji osób i rodzin zagrożonych ubóstwem i/lub wykluczeniem społecznym ukierunkowane na aktywizację społecznozawodową wykorzystującą instrumenty aktywizacji edukacyjnej, społecznej, zawodowej. 4. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA A. Zamawiający TWIKS zleca zapewnienie dla uczestników projektu: a) sali szkoleniowej, b) całodziennego wyżywienia oraz bufetu kawowego, c) noclegów. B. Przedmiot zamówienia powinien być zrealizowany w miejscowości nadmorskiej na terenie województwa zachodniopomorskiego w odległości nie większej niż 130 km od Szczecina. C. Okres realizacji zamówienia to: - 05-09 grudnia 2016 (I grupa szkoleniowa x śr. 15 osób), - ok. V - VI 2017 (II grupa szkoleniowa x śr. 15 osób), - ok. X XI 2017 (III grupa szkoleniowa x śr. 15 osób), -ok. V VI 2018 (IV grupa szkoleniowa x śr. 15 osób). D. Opis przedmiotu zamówienia: a) Wynajem sali szkoleniowej w celu przeprowadzenia zajęć o tematyce Savoir-vivre, warsztatów z wizażu oraz doradztwa zawodowego: 1. sala musi być przestronna, przystosowana dla grupy min. 16 osób oraz osoby prowadzącej; 2. sala powinna być dostosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych ruchowo;
3. w pobliżu sali szkoleniowej (w tym samym budynku) powinny znajdować się sanitariaty, również dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych; 4. sala powinna być klimatyzowana; 5. sala powinna być wyposażona w projektor multimedialny wraz z ekranem; 6. sala powinna posiadać sprzęt do nagłośnienia laptopa; 7. ze względu na rodzaj zajęć w sali powinny się znaleźć elementy przydatne do prowadzenia szkoleń tj.: 2 deski do prasowania + 2 żelazka, 16 zestawów naczyń (talerz duży i mały płaski, talerz głęboki), lampki do wina (białego + czerwonego), szkło do wody, sztućce - pełen zestaw obiadowy + deserowy + do ryb + do przekąsek; 8. do zajęć z wizażu: niezbędne będą lusterka lub specjalistyczne lustro do wizażu z podświetleniem; 9. w sali powinien być dostęp do Internetu; 10. w ramach wynajmu powinna zostać zapewniona obsługa techniczna podczas podłączania przez trenera sprzętu (projektor laptop); 11. łączna ilość godzin korzystania z sali wynosi 200 h zegarowych (60 minut); 12. łączna ilość dni korzystania z sali wynosi 20 (średnio 10 godzin/dzień), 4 grupy x 5 dni zajęć. b) Całodzienne wyżywienie oraz bufet kawowy dla uczestników projektu: 1. za całodzienne wyżywienie uważa się: śniadanie, dwudaniowy obiad, kolację; 2. za bufet kawowy uważa się: ciepłe napoje (kawa, herbata) bez ograniczeń, zimne napoje (woda mineralna, sok) bez ograniczeń, ciastka (min. 3 rodzaje) - przez cały dzień szkoleniowy; 3. do ciepłych napojów powinny być zapewnione: cukier, mleko/śmietanka, cytryna; 4. wyżywienie w razie konieczności (po uprzednim mailowym zgłoszeniu przez Zamawiającego) powinno być przygotowane zgodnie z wymogami zdrowotnymi (np. bezglutenowe) lub etycznoreligijnymi (np. bezmięsne), 5. ciepłe napoje powinny być podawane na bieżąco podczas przerw lub powinny znajdować się w termosach utrzymujących stałą temperaturę, 6. obsługa powinna zapewnić ciągły dostęp do czystych szklanek/filiżanek i talerzyków na ciastka, sztućców, serwetek; 7. ciepłe posiłki powinny być podawane w wydzielonym do tego celu pomieszczeniu, innym niż w tym, w którym odbywają się zajęcia; 8. wyżywienie powinno spełniać wymogi aktualnych wytycznych Instytutu Żywności i Żywienia, 9. świadczenie usług żywienia odbywać powinno się wg ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2006 Nr 171 poz. 1225 z późn. zm.); 10. wykonawca powinien w codziennym jadłospisie uwzględnić produkty ze wszystkich grup: produkty zbożowe, warzywa i owoce, mleko i jego przetwory, produkty dostarczające pełnowartościowego białka. Zasada urozmaicenia powinna dotyczyć wszystkich posiłków; 11. wartość energetyczna obiadów powinna wynosić minimum 850 kcal, a kolacji minimum 650 kcal w tym udział energii z tłuszczu nie powinien przekraczać 30%; 12. w ramach kolacji powinien zostać przygotowany szwedzki stół, na który składają się: zimny bufet (wędliny, sery, warzywa sezonowe, pieczywo, masło) oraz sycący ciepły posiłek; 13. posiłki winny posiadać odpowiednie walory smakowe i zapachowe oraz estetyczny wygląd. Wykonawca przy oferowaniu posiłków uwzględniać będzie stosowanie tylko świeżych produktów dostępnych na rynku o co najmniej dobrej jakości; 14. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia odpowiedniej temperatury wydawanych posiłków; 15. usługa wyżywienia będzie realizowana dla 4 śr. 15-osobowych grup projektowych w następującym schemacie:
- I dzień: śniadanie w formie bufetu kanapkowego, obiad, kolacja + bufet kawowy - II, III, IV dzień: śniadanie, obiad, kolacja + bufet kawowy - V dzień: śniadanie, obiad, kolacja w formie suchego prowiantu na drogę + bufet kawowy. 16. Łączna ilość osobodób wyżywienia wynosi 300 sztuk 4 grupy x śr. 15 osób x 5 dni. c) Noclegi - 300 osobodób: 1. pokoje powinny być maksymalnie 3 osobowe z łazienkami i WC; 2. pokoje nie powinny być koedukacyjne; 3. pokoje powinny być dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych. 4. Łączna ilość osobodób noclegów wynosi 300 sztuk 4 grupy x 15 osób x 5 dni. 5. WSZYSTKIE USŁUGI O KTÓRYCH MOWA W PKT. 4 MUSZĄ SPEŁNIAĆ NASTĘPUJĄCE WYMOGI: miejsce zakwaterowania znajduje się na terenie województwa zachodniopomorskiego, w miejscowości nadmorskiej, w budynku wyposażonym w pełne zaplecze sanitarne, zgodnie z wymogami bezpieczeństwa i higieny pracy, dostosowanego do potrzeb osób niepełnosprawnych ruchowo. odległość drogowa od Szczecina wynosi nie więcej niż 130 km. miejsce zakwaterowania posiada min. 3 gwiazdki, zgodnie z systemem kategoryzacji obiektów hotelowych oraz strefę SPA dostępną dla gości minimum do godziny 20.30. 6. WYMAGANIA W STOSUNKU DO WYKONAWCY A. Wykonawca musi spełniać następujące warunki formalne (Załącznik nr 2): a) nie jest powiązany z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo w szczególności poprzez: uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji, pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. B. Wykonawca musi spełniać następujące warunki merytoryczne (Załącznik nr 3): a) znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, b) posiada uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, c) posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje potencjałem technicznym i osobowym zdolnym do wykonania zamówienia. 7. KRYTERIA OCENY OFERT Kryterium wyboru najkorzystniejszej oferty stanowią cena (50%) oraz liczba gwiazdek (50%). Kryterium I - Oferta z najniższa ceną otrzymuje 50 punktów. Sposób oceny pozostałych ofert pod kątem zaproponowanej ceny wygląda następująco:
(najniższa cena / cena zaproponowana oferenta) x 50 = ilość uzyskanych punktów Kryterium II - Oferta z największą liczbą gwiazdek otrzymuje 50 punktów. Sposób oceny pozostałych ofert pod kątem liczby gwiazdek wygląda następująco: (liczba gwiazdek oferenta / najwyższa liczba gwiazdek) x 50 = ilość uzyskanych punktów 1. W przypadku cen przekraczających budżet projektu, dopuszcza się negocjacje z Wykonawcą, który zdobył najwięcej punktów. Za najkorzystniejszą uznaje się ofertę z największą sumą punktów uzyskanych w związku z oceną Kryterium I i Kryterium II. 8. ZMIANA TREŚCI LUB UNIEWAŻNIENIE ZAPYTANIA OFERTOWEGO W przypadku znacznej zmiany treści wniosku o dofinansowanie projektu, w ramach którego przeprowadzone zostało niniejsze postępowanie, wprowadzonej przez Instytucję Pośredniczącą, tj. Wojewódzki Urząd Pracy w Szczecinie, Beneficjent zastrzega sobie prawo wniesienia stosownych zmian do niniejszego postępowania lub jego unieważnienia. Informacje o zmianie lub unieważnieniu postępowania zostaną ogłoszone na stronie https://bazakonkurencyjnosci.funduszeeuropejskie.gov.pl, www.twiks.pl oraz przesłane do wiadomości Oferentów. 9. SPOSÓB ZŁOŻENIA OFERTY a. Oferty należy składać na załączonym do niniejszego zapytania Formularzu ofertowym (ZAŁĄCZNIK NR 1) wraz z Oświadczeniami Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu (ZAŁĄCZNIK NR 2 oraz ZAŁĄCZNIK NR 3) oraz w zamkniętych, opieczętowanych lub czytelnie podpisanych kopertach do dnia 21.11.2016 r. do godziny 10.00. Oferty należy składać w Biurze Projektu Zamawiającego Towarzystwo Wspierania Inicjatyw Kulturalno Społecznych TWIKS, ul. Wojska Polskiego 63, 70-476 Szczecin. b. Oficjalne otwarcie ofert odbędzie się w dniu 21.11.2016 r. o godzinie 10:30. c. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. d. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę. e. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądał od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert. f. Zapytanie ofertowe zamieszczono na stronie: www.twiks.pl. g. O wynikach postępowania (ewentualnie o jego unieważnieniu) Oferenci zostaną powiadomieni drogą pisemną lub elektroniczną lub telefonicznie. 10. WSPÓLNY SŁOWNIK ZAMÓWIEŃ CPV: - 55120000-7 - Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji; - 55300000-3 - Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków; - 55500000-5 - Usługi bufetowe oraz w zakresie podawania posiłków; - 55511000-5 - Usługi bufetowe oraz usługi kawiarniane dla ograniczonej grupy klientów; - 55100000-1 - Usługi hotelarskie;
- 55250000-7 - Usługi w zakresie krótkoterminowego wynajmu umeblowanych miejsc noclegowych. 11. KONTAKT Towarzystwo Wspierania Inicjatyw Kulturalno Społecznych TWIKS ul. Władysława Jagiełły 7/2, 70-260 Szczecin Biuro Projektu: Al. Wojska Polskiego 63, 70-476 Szczecin Tel/fax: 609 98 99 43, e-mail: biuro@twiks.pl, www.twiks.pl 12. ZAŁĄCZNIKI 1. Formularz ofertowy, 2. Oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań z Zamawiającym, 3. Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu.
ZAŁĄCZNIK NR 1. (miejscowość i data) FORMULARZ OFERTOWY...... /Nazwa Oferenta, adres, numer telefonu, e-mail, NIP/ W odpowiedzi na zapytanie ofertowe nr 04/RMW/2016 z dnia 28.10.2016 r., dotyczące wyboru Wykonawcy realizującego Usługę noclegową, wyżywienie całodzienne + bufet kawowy oraz wynajem sali szkoleniowej w ramach projektu Razem możemy więcej program aktywizacji społecznej i zawodowej, realizowany przez Towarzystwo Wspierania Inicjatyw Kulturalno Społecznych TWIKS 1. Kryterium I - oferujemy następujący przedmiot zamówienia za następującą cenę: Nazwa przedmiotu zamówienia Cena brutto [pln] Wynajem sali szkoleniowej (200 godzin) Zapewnienie całodziennego wyżywienia oraz bufetu kawowego dla uczestników szkoleń (300 osobodób, w tym: śniadania, obiady, kolacje, bufet kawowy) Zapewnienie noclegów dla uczestników projektu (300 osobodób) Łączna wartość brutto słownie: SUMA..... Kryterium II liczba gwiazdek obiektu: I. Oświadczamy, że uzyskaliśmy konieczne informacje do przygotowania oferty, II. Dane osoby upoważnionej do kontaktu ze strony Wykonawcy: a/ imię i nazwisko:, b/ stanowisko:.... c/ numer telefonu:...., d/ e-mail:.... /pieczątka i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy/ Załączniki do oferty: 1. Załącznik nr 2 - Oświadczenie Wykonawcy o braku powiązań z Zamawiającym 2. Załącznik nr 3 - Oświadczenie Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu.
ZAŁĄCZNIK NR 2. (miejscowość i data)... (Dane adresowe / Pieczęć Wykonawcy) OŚWIADCZENIE WYKONAWCY O BRAKU POWIĄZAŃ Z ZAMAWIAJĄCYM DOTYCZY POSTĘPOWANIA NR 04/RMW/2016 na świadczenie Usługi noclegowej, wyżywienia całodziennego + bufet kawowy oraz wynajem sali szkoleniowej w ramach projektu pn.: Razem możemy więcej program aktywizacji społecznej i zawodowej Oświadczam, iż uczestnicząc w niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia nie jestem powiązany z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy osobowo lub kapitałowo w szczególności poprzez: uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej, posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji, pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika, pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli........ /pieczątka i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy/
ZAŁĄCZNIK NR 3. (miejscowość i data) (Dane adresowe / Pieczęć Wykonawcy) OŚWIADCZENIE WYKONAWCY O SPEŁNIENIU WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU NR 04/RMW/2016 na świadczenie Usługi noclegowej, wyżywienia całodziennego + bufet kawowy oraz wynajem sali szkoleniowej w ramach projektu pn.: Razem możemy więcej program aktywizacji społecznej i zawodowej Oświadczam, iż uczestnicząc w niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia spełniam warunki udziału w postępowaniu, określone w zapytaniu ofertowym, tj.: a) znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, b) posiadam uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, c) posiadam niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponuje potencjałem technicznym i osobowym zdolnym do wykonania zamówienia........ /pieczątka i podpis osoby upoważnionej do reprezentowania Wykonawcy/