WOJEWODA ŁÓDZKI PNIK-III.431.13.2016 Łódź, 16 stycznia 2017 r. Pan Dariusz Misztal Burmistrz Miasta Rawa Mazowiecka WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 28 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie 1 w związku z art. 26 ust. 6 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej 2, art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym 3 oraz art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 15 lipca 2011 r. o kontroli w administracji rządowej 4 przeprowadzona została kontrola Burmistrza Miasta Rawa Mazowiecka, Pl. Marszałka Józefa Piłsudskiego 5, 96-200 Rawa Mazowiecka, w przedmiocie wykonywania zadania zleconego z zakresu administracji rządowej, polegającego na przyjmowaniu, przesyłaniu i niszczeniu wniosków o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej 5 oraz wykonywania czynności związanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego. Okres objęty kontrolą: od 1 września 2016 r. do 15 października 2016 r. - w zakresie badania prawidłowości przyjmowania i przekształcania wniosków, od 1 maja 2016 r. do 15 października 2016 r. - w zakresie badania terminowości przesyłania wniosków do systemu CEIDG, dzień rozpoczęcia kontroli -w zakresie wykonywania czynności związanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego. Czynności kontrolne w siedzibie jednostki kontrolowanej przeprowadzono w dniu 21 listopada 2016 r. 1 j.t. Dz. U. z 2015 r., poz. 525, ze zm. 2 j.t. Dz. U. z 2016 r., poz. 1829, dalej: usdg. 3 j.t. Dz. U. z 2016 r., poz. 687, ze zm., dalej: ustawa o KRS. 4 Dz. U. z 2011 r. Nr 185, poz. 1092. 5 dalej: CEIDG. ŁÓDZKI URZĄD WOJEWÓDZKI W ŁODZI 90-926 Łódź, ul. Piotrkowska 104, tel.: (+48) 42 664 10 00, fax: (+48) 42 664 10 40 Elektroniczna Skrzynka Podawcza epuap: /lodzuw/skrytka www.lodzkie.eu
Kontrolę przeprowadzili, zgodnie z upoważnieniami Wojewody Łódzkiego z 2 listopada 2016 r., wydanymi na podstawie art. 16 ust. 2 ustawy o kontroli w administracji rządowej w związku z art. 26 ust. 6 usdg: 1) Przemysław Kościołek Inspektor Wojewódzki w oddziale kontroli Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli, pełniący funkcję kierownika zespołu kontrolerów (upoważnienie Nr 86/2016), 2) Bogumiła Cieśla-Fajks Starszy Inspektor Wojewódzki w oddziale kontroli Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli (upoważnienie Nr 87/2016). Funkcję kierownika jednostki kontrolowanej w obecnej kadencji tj. od 5 grudnia 2014 r. pełni Pan Dariusz Adam Misztal Burmistrz Miasta Rawa Mazowiecka. 6 I. Najważniejsze ustalenia kontroli. W zakresie przyjmowania i przekształcania wniosków o wpis do CEIDG w wyniku kontroli ustalono, że jednostka w okresie nieobecności pracownika obsługującego CEIDG (17 dni roboczych) nie realizowała zadania. Natomiast na podstawie próby z okresu, w którym wnioski były przyjmowane i procedowane ustalono, że zostały prawidłowo przyjęte i przesłane do systemu CEIDG. Poza badaną próbą ujawniono nieprawidłowość polegającą na skorygowaniu w okresie objętym kontrolą błędu w dokonanym wpisie do CEIDG poprzez nieuprawnione wprowadzenie i przesłanie wniosku o zmianę wpisu. Wnioski o wpis do CEIDG były terminowo przesyłane do CEIDG. Większość z nich została przesłana w dniu wpływu wniosku, natomiast nieliczne przekroczenia terminu, określonego w art. 26 ust. 4 usdg wynikały z przyczyn nieleżących po stronie kontrolowanego organu (awaria systemu CEIDG). Wypełniono obowiązki wynikające z art. 2 ust. 2 ustawy o KRS poprzez wyznaczenie pracownika i wyłożenie w siedzibie podmiotu formularzy i informacji wymienionych w powyżej powołanym przepisie. Mając na uwadze szczegółowo opisane w dalszej części dokumentu ustalenia, w świetle kryteriów legalności i rzetelności kontrolowaną działalność ocenić należy: 1) pozytywnie z nieprawidłowościami w zakresie przyjmowania i przekształcania wniosków o wpis do CEIDG; 2) pozytywnie w zakresie terminowości przesyłania wniosków do systemu CEIDG; 3) pozytywnie w zakresie wykonywania czynności związanych z prowadzeniem KRS. 6 Dalej: Burmistrz.
II. Ustalenia organizacyjne. Z Zarządzenia nr 7/2004 Burmistrza Rawa Mazowiecka z dnia 1 marca 2004 r. w sprawie regulaminu organizacyjnego Urzędu Miasta Rawa Mazowiecka wynika, że do podstawowego zakresu działania Wydziału Gospodarki Komunalnej należy w szczególności prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej oraz spraw z zakresu handlu i usług. Wydziałem kieruje Naczelnik Pani Anna Idzikowska 7, nad którą bezpośredni nadzór sprawuje Zastępca Burmistrza Pan Janusz Marek Pastusiak. Do dokonywania czynności w zakresie CEIDG został upoważniony jeden pracownik Wydziału, którego dane zostały, w myśl art. 26 ust. 4a usdg, przekazane do Ministerstwa Gospodarki, czym wypełniono obowiązek wynikający z ww. przepisu. Pracownik w 2016 r. uczestniczył w szkoleniach mających na celu podnoszenie kwalifikacji w zakresie wypełniania obowiązków związanych z CEIDG. Ta sama osoba została wyznaczona i upoważniona do realizacji obowiązków związanych z KRS. W toku kontroli ustalono, że nie zostało zapewnione zastępstwo dla wspomnianego wyżej pracownika. Przyczyniło się to do wystąpienia nieprawidłowości, polegającej na nierealizowaniu zadania zleconego (niezapewnienie obsługi wnioskodawców) w dniach nieobecności pracownika zajmującego się wykonywaniem kontrolowanych zadań. W okresie objętym kontrolą takich dni było 17, 8 co stanowi 14,53% wszystkich dni roboczych. Jak ustalono na podstawie wyjaśnień, w tym czasie wnioskodawców kierowano do urzędu obsługującego gminę, mającą siedzibę w tej samej miejscowości. Wyjaśnień, w których Naczelnik wskazała, że zakres obowiązków pozostałych pracowników [Wydziału] przekraczał możliwości powierzenia również dodatkowych spraw związanych z działalnością gospodarczą, które wymagają dokładności i sumienności 9 nie można uznać za uzasadniające opisany stan rzeczy. Rozwiązanie stosowane w kontrolowanym okresie jest niedopuszczalne. Z przepisów ustawy o swobodzie działalności gospodarczej nie wynikają żadne wyjątki od obowiązku realizacji zadań zleconych na mocy art. 26 ust. 6 usdg. Z informacji przedstawionej po zakończeniu czynności kontrolnych wynika, że podjęto niezwłocznie działania skutkujące usunięciem przyczyn stwierdzonej nieprawidłowości. Pracownika zajmującego się wykonywaniem kontrolowanych zadań zastępować będzie Naczelnik, której dane zgłoszone zostały do CEIDG. 7 Dalej: Naczelnik. 8 Akta kontroli str. 81. 9 Akta kontroli str. 509-513.
Na stronie internetowej Urzędu oraz w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu udostępnione były nieaktualne wnioski o wpis do CEIDG. Przed sporządzeniem niniejszego dokumentu wnioski zostały zaktualizowane. III. Działalność podmiotu kontrolowanego w zakresie prawidłowości przyjmowania i przekształcania wniosków o wpis do CEIDG. W toku kontroli w zakresie prawidłowości przyjmowania i przekształcania wniosków zbadano 30 spośród 101 wniosków o wpis do CEIDG, co stanowi 29,70% złożonych w okresie objętym kontrolą. Wszystkie zbadane wnioski zostały wypełnione komputerowo przez pracownika kontrolowanego organu w obecności wnioskodawcy. Jak wynika z ustaleń, sprawdzano tożsamość wnioskodawcy oraz pisemnie potwierdzano przyjęcie wniosku przez organ, a wnioskodawca kwitował fakt otrzymania ww. potwierdzenia. Potwierdzenia opatrzone były pieczęcią imienną pracownika, bez informacji o działaniu z upoważnienia Burmistrza, co uznano za uchybienie. Po zakończeniu czynności kontrolnych pracownikowi zapewniono stosowną pieczęć. Odnotować należy, że w potwierdzeniu przyjęcia wniosku zamieszczano istotne dla przedsiębiorcy pouczenia. Wszystkie zbadane wnioski o wpis do CEIDG były wolne od opłat, co jest zgodne z art. 29 usdg. Zgodnie z art. 26 ust. 2 usdg wniosek o wpis do CEIDG może być złożony w wybranym przez przedsiębiorcę urzędzie gminy na formularzu zgodnym z formularzem, o którym mowa w art. 26 ust. 1 usdg. Minister Gospodarki wydał i zamieścił na stronie internetowej CEIDG 10 Instrukcję wypełniania wniosku CEIDG-1, 11 w której zawarł wymogi obowiązujące przy wypełnianiu formularza, o którym mowa w art. 26 usdg. Odnosząc się do kwestii weryfikacji przez organ gminy poprawności przyjmowanych wniosków uwzględniono stanowisko Radcy Ministra Gospodarki wyrażone w piśmie z 9 maja 2012 r., znak DGE-VI- 4349-1/325/12, z którego wynika, że wniosek o wpis do CEIDG w zakresie zmiany, zawieszenia lub zakończenia działalności gospodarczej wypełniony zgodnie z Instrukcją należy uznać za poprawny, ponieważ pozostałe dane, które nie zostały wymienione w Instrukcji jako niezbędne, są przechowywane w systemie CEIDG. Obowiązek zamieszczania poszczególnych danych, wymienionych w art. 25 usdg musi być dochowany w przypadku, gdy zmiana dotyczy tych danych. 10 www.firma.gov.pl 11 dalej: Instrukcja.
Mając powyższe na względzie ustalono, że w odniesieniu do wszystkich zbadanych wniosków podjęte przez organ działania były prawidłowe. Wnioski zawierały dane wymagane Instrukcją, a tym samym były poprawne. Prawidłowość informacji zawartych we wnioskach została potwierdzona przez wnioskodawców poprzez ich podpisanie. W trakcie ustalania liczby wniosków przesłanych do CEIDG, poza próbą wybraną do kontroli, kontrolerzy zwrócili uwagę na nieprawidłowość polegającą na skorygowaniu przez pracownika, w okresie objętym kontrolą, błędu w dokonanym wpisie do CEIDG, poprzez nieuprawnione wprowadzenie i przesłanie wniosku o zmianę wpisu. 12 Należy podkreślić, że od 19 maja 2016 r. w razie powzięcia informacji o tym, że wpis do CEIDG jest niezgodny z treścią złożonego wniosku, organ gminy był zobowiązany do niezwłocznego ponownego przekształcenia wniosku na podstawie art. 35 ust. 5 usdg. Wyjaśnienia Naczelnik potwierdzają, że przyjęto niewłaściwy sposób realizacji tego wniosku. 13 IV. Działalność podmiotu kontrolowanego w zakresie terminowości przesyłania wniosków o wpis do CEIDG. Zgodnie z art. 26 ust. 4 usdg przekształcony na formę elektroniczną wniosek organ gminy powinien przesłać do CEIDG nie później niż następnego dnia roboczego od dnia jego otrzymania. W Urzędzie w okresie objętym kontrolą przyjęto łącznie 303 wnioski. W zakresie terminowości przesyłania wniosków do systemu CEIDG zbadano 228 wniosków, co stanowi 75,25% wszystkich wniosków złożonych w Urzędzie. W toku kontroli stwierdzono, że 220 (96,49%) zakwalifikowanych do badania wniosków przesłano do CEIDG w terminie określonym w wyżej powołanym przepisie. W 8 przypadkach (3,51%) wnioski zostały przesłane od 1 do 4 dni po upływie ustawowego terminu. Opóźnienie wynikało z przyczyn niezależnych od kontrolowanego organu (awaria systemu CEIDG). Z wyjaśnień wynika, że Naczelnik w ramach możliwości czasowych wyrywkowo weryfikowała sprawy pod kątem terminowości. Rzetelne wykonywanie obowiązków przez pracownika zajmującego się sprawami CEIDG oraz opisane wyżej działanie nadzorcze stosowane przez Naczelnik niewątpliwie przyczyniło się do prawidłowego wykonania opisanych zadań. 12 Akta kontroli str. 165-183. 13 Akta kontroli str. 579-582.
V. Działalność podmiotu kontrolowanego w zakresie wykonywania czynności związanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego. Zgodnie z art. 2 ust. 2 ustawy o KRS gminy, jako zadanie zlecone, wykonują czynności związane z prowadzeniem Rejestru, polegające na zapewnieniu zainteresowanym: 1) wglądu do Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD); 2) urzędowych formularzy wniosków wymaganych ustawą umożliwiających rejestrację spółek jawnych; 3) dostępu do informacji o wysokości opłat, sposobie ich uiszczania oraz o właściwości miejscowej sądów rejestrowych. Wzory formularzy zostały określone w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości w sprawie określenia wzorów urzędowych formularzy wniosków o wpis do Krajowego Rejestru Sądowego oraz sposobu i miejsca ich udostępniania. 14 Wysokość opłat związana z rejestracją spółki jawnej została uregulowana w ustawie z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, 15 a właściwość miejscowa sądów wynika z rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie ustalenia siedzib i obszarów właściwości sądów apelacyjnych, sądów okręgowych i sądów rejonowych 16 oraz rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości w sprawie przekazania niektórym sądom okręgowym i sądom rejonowym rozpoznawania spraw gospodarczych z obszarów właściwości innych sądów okręgowych i sądów rejonowych. 17 Jak ustalono w toku kontroli, jednostka realizowała przedmiotowe zadania poprzez: 1) zapewnienie interesantom wglądu do wyłożonych w siedzibie Wydziału, w pokoju, w którym przyjmowani są interesanci: Polskiej Klasyfikacji Działalności, wykazu opłat obowiązujących w postępowaniu rejestrowym i sposobie ich uiszczania oraz informacji dotyczącej właściwości miejscowej sądów rejestrowych; 2) udostępnienie wydruków formularzy wniosków, wymienionych w 3 ust. 2 rozporządzenia MS. 14 j.t. Dz. U. z 2015 r. poz.724, dalej: rozporządzenie MS. 15 j.t. Dz. U. z 2016 r. poz. 623. 16 Dz. U. z 2014 r. poz.1407, ze zm. 17 Dz. U. z 2014 r. poz. 1397, ze zm.
Przedstawiając powyższe uwagi i oceny oraz uwzględniając okoliczność usunięcia nieprawidłowości opisanych w pkt II, Wojewoda Łódzki wnosi o wdrożenie wydajnego i skutecznego systemu kontroli funkcjonalnej celem zapewnienia przyjmowania i przesyłania wniosków o wpis do CEIDG zgodnie z przepisami usdg. Jednocześnie uprzejmie proszę o udzielenie informacji o sposobie wykonania zaleceń, wykorzystania wniosków lub przyczynach ich niewykorzystania albo o innym sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Od wystąpienia pokontrolnego nie przysługują środki odwoławcze. Z up. WOJEWODY ŁÓDZKIEGO Ewa Wardęga Zastępca Dyrektora Wydziału Prawnego, Nadzoru i Kontroli