Urząd Miejski Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego w Stargardzie Szczecińskim Protokół z kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim nr 6 Promyczek w Stargardzie Szczecińskim Stargard Szczeciński Daty skrajne od 12.11.2012 r. do....
Urząd Miejski w Stargardzie Szczecińskim Wydział Kontroli - do użytku zewnętrznego - i Nadzoru Właścicielskiego MK.1712.29.2012.3 Protokół z przeprowadzonej kontroli problemowej w Przedszkolu Miejskim nr 6 Promyczek w Stargardzie Szczecińskim w okresie od 12 listopada 2012 roku do 22 listopada 2012 roku przez podinspektora Wydziału Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego działającą na podstawie upoważnienia nr 46/2012 z dnia 06 listopada 2012 roku Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński. Zakres kontroli: 1. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe w wybranych okresach 2012 roku. 2. Przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji. Dyrektorem Przedszkola Miejskiego nr 6 Promyczek w Stargardzie Szczecińskim jest Urszula Borkowska, powołana Zarządzeniem nr 266/2010 Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński z dnia 23 czerwca 2010 roku w sprawie powierzenia stanowiska dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 6 Promyczek w Stargardzie Szczecińskim, na okres od 01 września 2010 roku do 31 sierpnia 2015 roku. Główną Księgową jest Teresa Trypuć zatrudniona na czas nieokreślony od 01 września 2001 roku w niepełnym wymiarze czasu pracy, tj. ¾ etatu. Podczas kontroli wyjaśnień udzielała: Teresa Trypuć - Główna Księgowa. 2
Podstawy formalno - prawne funkcjonowania jednostki: 1. Ustawa z dnia 08 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz.1591 z pózn. zm.). 2. Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 z pózn. zm.). 3. Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z pózn. zm.). 4. Ustawa z dnia 26 stycznia 1982 r. Karta nauczyciela (Dz.U. z 2006 r. Nr 97, poz. 674 z pózn. zm.). 5. Ustawa z dnia 07 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz.U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 z pózn. zm.). 6. Statut Przedszkola Miejskiego nr 6 Promyczek w Stargardzie Szczecińskim. 7. Protokół dodatkowy Nr 2 zawarty dnia 19 stycznia 2010 r. do Ponadzakładowego układu zbiorowego pracy dla pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez miasto Stargard Szczeciński z dnia 10 maja 1999 r. I. Gospodarka finansowa jednostki z uwzględnieniem wykorzystania i rozliczenia środków na wydatki budżetowe w wybranych okresach 2012 roku. BUDŻET Na podstawie Zarządzenia nr 09/2012 Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński z dnia 10 stycznia 2012 roku w sprawie ustalenia szczegółowego planu dochodów i wydatków budżetu miasta na 2012 rok sporządzono plan dochodów i wydatków Przedszkola Miejskiego nr 6 Promyczek w Stargardzie Szczecińskim. Plan po zmianach (ostatnia z dnia 27 września 2012 roku) Prezydent Miasta zatwierdził uchwałą Rady Miejskiej nr 380/2012 z dnia 27 września 2012 roku. Temat sprawdzono w oparciu o dokumenty źródłowe, tj.: raporty kasowe, wyciągi bankowe, faktury VAT, rachunki, urządzenia księgowe i sprawozdawczość. Szczegółowy wykaz z podziałem na działy, rozdziały i paragrafy przedstawia poniższa tabela, która została opracowana w oparciu o plan dochodów i wydatków na 2012 rok, ewidencję księgową oraz sprawozdania Rb-27S i Rb-28S za III kwartał 2012 roku. Ogółem wydatki budżetowe przedszkola za III kwartał 2012 roku osiągnęły poziom 388.844,72 zł, co stanowiło 26,47% ogółu zaplanowanych wydatków na 2012 rok. Największa kwota, tj.: 339.639,94 zł przypadła na wynagrodzenia osobowe pracowników i ich pochodne, stanowiąc 87,35% ogólnych wydatków w tym okresie, wydatki inwestycyjne jednostki w kwocie 34.363,83 zł stanowiły 8,84% ogólnych wydatków, odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w kwocie 13.000,00 zł stanowił 3,34% ogólnych wydatków, szkolenia pracowników i podróże służbowe w kwocie 1.542,60 zł stanowiły 0,40% ogólnych wydatków, a opłaty bankowe na kwotę 298,35 zł stanowiły 0,05% ogólnych wydatków. Plan na 2012 rok Wydatki za III kwartał 2012 r. % 3
Plan ogółem 1.468.957,00 388.844,72 26,47 Rozdział 80104 1.454.919,00 387.302,12 26,62 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników 4040 dodatkowe wynagrodzenie roczne 4110 składki na ubezpieczenia społeczne 4120 składki na Fundusz Pracy 4300 zakup usług pozostałych 4440 odpisy na ZFŚS 6050 wydatki inwestycyjne jednostek budżetowych 1.025.623,00 84.296,00 215.000,00 30.000,00 2.000,00 63.000,00 35.000,00 288.995,06 0,00 45.124,89 5.519,99 298,35 13.000,00 34.363,83 28,18 0,00 20,99 18,40 14,92 20,63 98,18 Rozdział 80146 9.000,00 1.542,60 17,14 4410 podróże służbowe 4700 szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej 2.000,00 7.000,00 17,60 1.525,00 0,88 21,79 Rozdział 80195 5.038,00 0,00 0,00 4440 odpisy na ZFŚS 5.038,00 0,00 0,00 Plan dochodów budżetowych na 2012 rok i wykonanie. Wyszczególnienie 0920 0970 Plan na 2012 rok (zł) Wykonanie za III kwartał 2012 roku (zł) Rozdział 80104 260,00 95,11 36,58 Pozostałe odsetki Wpływy z różnych dochodów 0,00 260,00 % 0,38 94,73 36,43 Ogółem 260,00 95,11 36,58 Rozliczenie środków na wydatki budżetowe przyznane na finansowanie działalności Przedszkola Miejskiego nr 6 w Stargardzie Szczecińskim w III kwartale 2012 roku. 1.1. Stan środków na rachunku bankowym na dzień 01.07.2012 r. (WB nr 56/2012 za okres od 01-02.07.2012 r.): 51.175,18 zł Wpływy w III kwartale stanowiły: 1) otrzymane środki na wydatki budżetowe z Urzędu Miejskiego: WB nr 57/2012 z dnia 03.07.2012 roku WB nr 60/2012 za okres od 10-13.07.2012 roku WB nr 62/2012 za okres od 17-24.07.2012 roku WB nr 64/2012 za okres od 28-31.07.2012 roku WB nr 66/2012 z dnia 02.08.2012 roku WB nr 68/2012 za okres od 04-24.08.2012 roku WB nr 70/2012 za okres od 30-31.08.2012 roku WB nr 72/2012 z dnia 04.09.2012 roku WB nr 76/2012 z dnia 11.09.2012 roku 30.000,00 zł 12.300,00 zł 35.000,00 zł 35.000,00 zł 40.000,00 zł 35.000,00 zł 40.000,00 zł 40.000,00 zł 22.063,83 zł 4
WB nr 79/2012 za okres od 15-19.09.2012 roku WB nr 80/2012 za okres od 20-24.09.2012 roku WB nr 81/2012 za okres od 25-27.09.2012 roku WB nr 82/2012 z dnia 28.09.2012 roku 10.000,00 zł 35.000,00 zł 13.000,00 zł 45.000,00 zł Razem: 392.363,83 zł 2) odsetki bankowe 0,38 zł Ogółem przychody: 392.364,21 zł Rozchody w III kwartale stanowiły: 1) zrealizowane czeki 45.153,78 zł 2) składki na ubezpieczenia społeczne 98.344,06 zł 3) opłaty bankowe 298,35 zł 4) szkolenia nauczycieli 1.525,00 zł 5) przekazany podatek dochodowy osób fizycznych 20.586,00 zł 6) przekazanie dochodów do budżetu 91,66 zł 7) wynagrodzenia pracowników 153.297,12 zł 8) nagroda jubileuszowa 5.076,72 zł 9) odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych 13.000,00 zł 10) remont pomieszczeń zmywalni 34.363,83 zł 11) potrącenia z list płac w tym: - składki członkowskie Solidarność 80 130,58 zł - składki PZU-życie 4.845,00 zł - spłata pożyczki mieszkaniowej 3.166,66 zł - spłata pożyczek KZP 8.730,00 zł - spłata pożyczek ZNP 235,96 zł Ogółem wydatki: Stan środków na rachunku bankowym na dzień 30.09.2012 r. (WB nr 83/2012 za okres 29-30.09.2012 r.): 388.844,72 zł 54.694,67 zł 1.2. Stan środków w kasie na dzień 01.07.2012 roku: 0,00 zł Kontrolą objęto następujące raporty kasowe: RK nr 7/2012 za okres od 01-31 lipca 2012 roku, RK nr 8/2012 za okres od 01-31 sierpnia 2012 roku, RK nr 9/2012 za okres od 01-30 września 2012 roku. Na przychody składały się: - zrealizowane czeki 45.153,78 zł 5
Razem przychody: 45.153,78 zł Na rozchody składały się: - wypłacone wynagrodzenie 45.136,18 zł - podróże służbowe 17,60 zł Razem rozchody: 45.153,78 zł Stan środków w kasie na dzień 30.09.2012 roku (RK nr 9/2012 za okres od 01-30.09.2012 r.) wynosił: 0,00 zł W wyniku przeprowadzonej kontroli stwierdzono co następuje: 1. Do raportu kasowego dołączone były dowody źródłowe, tj.: bankowe dowody wpłat, dowód Kasa Przyjmie, faktury i listy płac. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) oraz podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania. 3. Dowody Kasa Przyjmie opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej. 4. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 5. Gotówka podjęta czekiem z bankowego wpłacana była do kasy przedszkola w tym samym dniu, zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz.1223). 6. Terminy podjęcia gotówki z banku i przyjęcia jej do kasy PM 6 przedstawia poniższa tabela: Nr WB Nr czeku, data podjęcia Kwota (zł) Nr RK Nr KP, data przyjęcia Kwota (zł) gotówki z banku gotówki do kasy 56/2012 0010602005-02.07.2012 r. 3.137,61 7/2012 KP 15/2012 z 02.07.2012 r. 3.137,61 63/2012 0010602006-27.07.2012 r. 7.966,43 7/2012 KP 16/2012 z 27.07.2012 r. 7.966,43 65/2012 0010602007-01.08.2012 r. 3.537,61 8/2012 KP 17/2012 z 01.08.2012 r. 3.537,61 69/2012 0010602008-29.08.2012 r. 10.765,38 8/2012 KP 18/2012 z 29.08.2012 r. 10.765,38 71/2012 0010602009-03.09.2012 r. 3.671,61 9/2012 KP 19/2012 z 03.09.2012 r. 3.671,61 75/2012 0010602010-10.09.2012 r. 2.421,05 81/2012 0010602011-27.09.2012 r. 13.654,09 9/2012 KP 20/2012 z 10.09.2012 r. 9/2012 KP 21/2012 z 27.09.2012 r. 2.421,05 13.654,09 7. Terminowość odprowadzania składek ZUS za lipiec, sierpień i wrzesień 2012 roku. Miesiąc i rok Nr WB Data przekazania 6
Lipiec - 2012 66/2012 02.08.2012 r. Sierpień - 2012 72/2012 04.09.2012 r. Wrzesień - 2012 86/2012 03.10.2012 r. 8. Terminowość odprowadzania podatku od osób fizycznych lipiec, sierpień i wrzesień 2012 roku. Miesiąc i rok Nr WB Data przekazania Lipiec - 2012 67/2012 03.08.2012 r. Sierpień - 2012 79/2012 19.09.2012 r. Wrzesień - 2012 88/2012 12.10.2012 r. 1.3. Ewidencję syntetyczną wybranych kont Księgi Głównej za lipiec, sierpień i wrzesień 2012 roku przedstawiają poniższe tabele: 1) Saldo 101 Kasa na dzień 30.09.2012 r. wynosiło: 0,00 zł Obroty za III kwartał 2012 roku 30.09.2012 r. 101 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 45.153,78 45.153,78 148.643,98 148.643,98 - - Saldo jest zgodne z Raportem Kasowym nr 9/2012 za okres od 01-30.09.2012 roku. 2) Saldo 130 Rachunek bieżący jednostki na dzień 30.09.2012 r. wynosiło po stronie: Wn 54.694,67 zł Obroty za III kwartał 2012 roku 30.09.2012 r. 130 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 392.364,21 388.844,72 1.249.838,26 1.195.143,59 54.694,67 - Saldo jest zgodne z Wyciągiem Bankowym nr 83/2012 za okres od 29-30.09.2012 roku. 3) Saldo 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami na dzień 30.09.2012 r. wynosiło: 0,00 zł Obroty za III kwartał 2012 roku 30.09.2012 r. 201 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 35.888,83 35.888,83 36.708,83 36.708,83 - - 4) Saldo 223 Rozliczenie wydatków budżetowych na dzień 30.09.2012 r. wynosiło po stronie: Ma 1.248.401,83 zł 7
Obroty za III kwartał 2012 roku 30.09.2012 r. 223 Wn Ma Wn Ma Wn Ma - 392.363,83-1.248.401,83-1.248.401,83 Saldo stanowią otrzymane środki na wydatki budżetowe z Urzędu Miejskiego. 5) Saldo 225 Rozrachunki z budżetami na dzień 30.09.2012 r. wynosiło po stronie: Ma 8.337,00 zł Obroty za III kwartał 2012 roku 30.09.2012 r. 225 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 20.672,00 21.989,00 70.819,00 79.156,00-8.337,00 Saldo stanowią zobowiązania wobec Urzędu Skarbowego z tytułu podatku PIT - 4 za wrzesień 2012 roku. Podatek odprowadzony do Urzędu Skarbowego dnia 12.10.2012 roku (WB nr 88/2012 za okres od 09-12.10.2012 r.). 6) Saldo 229 Pozostałe rozrachunki publicznoprawne na dzień 30.09.2012 r. wynosiło po stronie: Ma 37.577,41 zł Obroty za III kwartał 2012 roku 30.09.2012 r. 229 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 107.092,62 113.980,61 354.473,08 392.050,49-37.577,41 Saldo stanowią zobowiązania z tytułu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych za wrzesień 2012 roku odprowadzonych do ZUS dnia 03.10.2012 roku (WB nr 86/2012 z dnia 03.10.2012 r.). 7) Saldo 402 Usługi obce na dzień 30.09.2012 r. wynosiło po stronie: Wn 4.259,05 zł Obroty za III kwartał 2012 roku 30.09.2012 r. 402 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 1.823,35-4.259,05-4.259,05 - Na saldo 402 Usługi obce składały się: Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80104 Przedszkola - 4300 zakup usług pozostałych (prowizje bankowe) 1.031,85 zł Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80146 Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli - 4700 szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej 3.227,20 zł 8
8) Saldo 404 Wynagrodzenia na dzień 30.09.2012 r. wynosiło po stronie: Wn 841.175,43 zł Obroty za III kwartał 2012 roku 30.09.2012 r. 404 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 294.132,13-841.175,43-841.175,43 - Na saldo 404 Wynagrodzenia składały się: Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80104 Przedszkola - 4010 wynagrodzenia osobowe pracowników 841.175,43 zł 9) Saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na dzień 30.09.2012 roku wynosiło po stronie: Wn 216.362,87 zł Obroty za III kwartał 2012 roku 30.09.2012 r. 405 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 66.715,90-216.362,87-216.362,87 - Na saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia składały się: Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80104 Przedszkola - 4110 składki na ubezpieczenia społeczne 136.265,22 zł - 4120 składki na Fundusz Pracy 17.097,65 zł - 4440 odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych 63.000,00 zł Informacja dotycząca odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych na dzień 30.09.2012 roku stanowi załącznik nr 1 do protokołu. 10) Saldo 409 Pozostałe koszty rodzajowe na dzień 30.09.2012 roku wynosiło po stronie: Wn 5.439,00 zł Obroty za III kwartał 2012 roku 30.09.2012 r. 409 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 17,60-5.439,00-5.439,00 - Na saldo 409 Pozostałe koszty rodzajowe składały się: Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80146 Dokształcanie i doskonalenie nauczycieli - 4410 podróże służbowe krajowe 401,00 zł 9
- 4440 odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych 5.038,00 zł RACHUNEK DOCHODÓW I WYDATKÓW NIMI FINANSOWANYCH Na podstawie Uchwały Nr XLIV/498/10 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 28 września 2010 roku w sprawie utworzenia wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych przez samorządowe jednostki budżetowe działające na podstawie ustawy z dnia 07 września 1991 r. o systemie oświaty w Przedszkolu Miejskim nr 6 Promyczek został utworzony rachunek dochodów i wydatków nimi finansowanych. Podstawą gospodarki finansowej jednostki budżetowej w zakresie wydzielonego rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych w roku budżetowym jest plan finansowy dochodów i wydatków, który sporządzony został w dziale 801 Oświata i wychowanie, rozdziale 80104 Przedszkola i paragrafy klasyfikacji budżetowej. Źródłami dochodów Przedszkola Miejskiego nr 6 gromadzonych na wydzielonym rachunku są: 1) opłaty za wynajem pomieszczeń na dodatkowe zajęcia dla dzieci, 2) odsetki bankowe od środków na wydzielonym rachunku bankowym dochodów, 3) opłaty za pobyt i za wyżywienie dzieci. Środki zgromadzone przez Przedszkole Miejskie nr 6 na wydzielonym rachunku przeznaczone zostały na: 1) finansowanie wydatków remontowych i inwestycyjnych, 2) wydatki związane z bankową obsługą wydzielonego rachunku, 3) zakup produktów żywnościowych, 4) delegacje i szkolenie pracowników, 5) inne wydatki związane z działalnością Przedszkola. Szczegółowy plan dochodów i jego wykonanie z podziałem na paragrafy za I półrocze 2012 roku przedstawia poniższa tabela, opracowana w oparciu o sprawozdanie półroczne Rb-34S. Rozdział 80104 0750 dochody z najmu i dzierżawy 0830 wpływy z usług 0920 pozostałe odsetki Plan na 2012 rok 6.000,00 503.150,00 10,00 Wykonanie za I półrocze 2012 roku 792,00 192.071,62 0,39 % 13,20 38,17 3,90 Ogółem 509.160,00 192.864,01 37.88 Ogółem wydatki za I półrocze 2012 roku z podziałem na dział, rozdział i paragrafy przedstawia poniższa tabela, opracowana w oparciu o sprawozdanie półroczne Rb-34S. 10
3020 wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 4170 wynagrodzenia bezosobowe 4210 zakup materiałów i wyposażenia 4220 zakup produktów żywnościowych 4240 zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek 4260 zakup energii 4270 zakup usług remontowych 4280 zakup usług zdrowotnych 4300 zakup usług pozostałych 4350 zakup usług dostępu do sieci Internet 4370 opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej 4410 podróże służbowe krajowe 4440 odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych 4510 opłaty na rzecz budżetu państwa 4700 szkolenie pracowników nie będących członkami korpusu służby cywilnej Plan na 2012 rok 6.000,00 2.500,00 43.660,00 130.000,00 10.000,00 120.000,00 10.000,00 3.000,00 100.000,00 1.000,00 2.500,00 1.000,00 75.000,00 500,00 4.000,00 Wydatki za I półrocze 2012 roku 1.135,10 0,00 13.630,41 58.667,33 1.268,50 43.105,12 0,00 178,60 54.670,29 326,64 1.110,51 483,56 10.000,00 300,00 1.046,00 % 18,92 0,00 31,22 45,13 12,69 35,92 0,00 5,95 54,67 32,66 44,42 48,36 13,33 60,00 26,15 Ogółem 509.160,00 185.922,06 36,52 2.1. Stan środków na rachunku bankowym na dzień 01.01.2012 r. (WB nr 1/2012 za okres od 01-02.01.2012 r.): 0,00 zł Wpływy za I półrocze 2012 roku stanowiły: 1) odsetki bankowe 0,39 zł 2) opłata za pobyt i wyżywienie dzieci 195.894,34 zł Ogółem wpływy: 195.894,73 zł Wydatki za I półrocze 2012 roku stanowiły: 1) opłaty bankowe 603,31 zł 2) zakup produktów żywnościowych 55.561,27 zł 3) zakup pomocy dydaktycznych, książek i zabawek 1.168,50 zł 4) zakup i montaż kamer 1.391,40 zł 5) zakup środków czystości 4.254,65 zł 6) zakup wyposażenia do zmywalni 2.715,40 zł 7) deratyzacja pomieszczeń 49,20 zł 8) wydruki z drukarni 159,90 zł 9) odnowienie certyfikatu kwalifikowanego 170,97 zł 10) aktualizacja programów komputerowych 678,22 zł 11) aktualizacja programu komputerowego ProgMan 678,22 zł 12) kontynuacja programu antywirusowego 269,37 zł 13) zakup gazu 1.173,00 zł 14) zakup energii elektrycznej 9.800,68 zł 11
15) zakup energii cieplnej 30.906,01 zł 16) wypłata gotówki czekiem 19.470,37 zł 17) wynajem pomieszczeń w SP 6 i w SP 8 dla oddziałów 0 37.400,00 zł 18) odpis na ZFŚS 10.000,00 zł 19) materiały dydaktyczne dla nauczycieli i księgowej 968,51 zł 20) koszty wysyłki 114,39 zł 21) dostęp do sieci Internet 326,64 zł 22) rozmowy ze stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej 1.110,51 zł 23) wywóz odpadów 1.508,83 zł 24) za dostarczenie wody 1.225,43 zł 25) za odprowadzenie ścieków 2.404,65 zł 26) monitoring obiektu 615,00 zł 27) zakup materiałów biurowych 916,17 zł 28) szkolenia pracowników 1.046,00 zł 29) naprawa kserokopiarki 778,59 zł 30) koszty dojazdu 67,65 zł 31) naprawa rozdrabniacza w zlewie 596,55 zł 32) czyszczenie i udrożnienie kanalizacji 421,89 zł 33) zakup poręczy na plac zabaw i ich montaż 340,00 zł 34) zakup piasku do piaskownicy 61,50 zł Ogółem wydatki: Stan środków na rachunku bankowym na dzień 30.06.2012 r. (WB nr 119/2012 z dnia 30.06.2012 r.): 188.952,78 zł 6.941,95 zł 2.2. Stan środków w kasie na dzień 01.01.2012 r. na rachunku dochodów i wydatków nimi finansowanych (RK nr 1/2012): 0,00 zł Kontrolą objęto raporty kasowe za I półrocze 2012 roku: RK nr 1/2012 za okres od 02-31 stycznia 2012 roku, RK nr 2/2012 za okres od 01-29 lutego 2012 roku, RK nr 3/2012 za okres od 01-31 marca 2012 roku, RK nr 4/2012 za okres od 01-30 kwietnia 2012 roku, RK nr 5/2012 za okres od 01-31 maja 2012 roku, RK nr 6/2012 za okres od 01-30 czerwca 2012 roku. Na przychody składały się: - wpłata gotówki podjętej z rachunku bankowego 19.470,37 zł - wpłaty za pobyt dziecka w przedszkolu 109.659,10 zł - wpłaty pracowników za wyżywienie 1.011,00 zł - za wynajem sal 792,00 zł 12
Ogółem przychody: 130.932,47 zł Na rozchody składały się: - wpłaty na rachunek bankowy nadwyżki kasowej 112.782,08 zł - zakup znaków sądowych 300,00 zł - zakup biletów MZK 330,00 zł - wydruki z drukarni 143,80 zł - zakup materiałów do remontu, paliwa 794,49 zł - opłaty pocztowe, znaczki i koperty 111,00 zł - zwrot nadpłat za przedszkole 1.710,74 zł - badania okresowe pracowników 178,60 zł - zakup produktów żywnościowych 3.585,46 zł - za prowadzenie rytmiki 7.975,00 zł - zakup środków czystości 1.081,74 zł - zakup odzieży ochronnej 285,84 zł - naczynia i akcesoria kuchenne 125,38 zł - podróże służbowe 153,56 zł - zakup pomocy dydaktycznych i książek 100,00 zł - abonament RTV 213,16 zł - zakup soli drogowej 43,48 zł - trucizna na gryzonie 11,50 zł - zapomoga zdrowotna 250,00 zł - zakup radiomagnetofonu 349,00 zł - akcesoria do odkurzacza 195,65 zł - materiały biurowe, papiernicze 50,33 zł - ostrzenie noży w maszynce do mielenia mięsa 19,68 zł - zakup plandek do przykrycia piaskownicy 141,98 zł Ogółem rozchody 130.932,47 zł Stan środków w kasie na dzień 30.06.2012 r. (RK nr 6/2012 za okres od 01-30.06.2012 r.): 0,00 zł W wyniku przeprowadzonej analizy stwierdzono co następuje: 1. Do raportów kasowych dołączone były dowody źródłowe, tj.: faktury VAT, rachunki, kwitariusze przychodowe, dowody Kasa Przyjmie, Kasa Wypłaci i bankowe dowody wpłat. 2. Dowody księgowe zawierały stwierdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach (dekretacja) i podpisane przez osobę odpowiedzialną za te wskazania. 3. Faktury zakupu były opisane pod względem celowości zakupu. 4. Zapisy w raportach kasowych dokonywane były w sposób chronologiczny. 13
5. Gotówka podjęta czekiem z bankowego wpłacana była do kasy Przedszkola w tym samym dniu zgodnie z treścią art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości. 6. Dowody KP i KW opatrzone były podpisami osoby wystawiającej, zatwierdzającej, odbierającej i sprawdzającej. 7. Terminy podjęcia gotówki z banku do kasy przedstawia poniższa tabela: Nr WB Nr czeku, data podjęcia gotówki z banku Kwota (zł) Nr RK Nr KP, data przyjęcia gotówki do kasy Kwota (zł) 9/2012 0010109845-13.01.2012 1.500,00 1/2012 KP 1/2012 z 13.01.2012 1.500,00 18/2012 0010109846-31.01.2012 1.551,61 1/2012 KP 4/2012 z 31.01.2012 1.551,61 38/2012 0010109847-29.02.2012 2.546,16 2/2012 KP 7/2012 z 29.02.2012 2.546,16 59/2012 0010109849-30.03.2012 3.756,06 3/2012 KP 10/2012 z 30.03.2012 3.756,06 78/2012 0010111217-30.04.2012 2.369,75 4/2012 KP 13/2012 z 30.04.2012 2.369,75 98/2012 0010111218-31.05.2012 4.295,53 5/2012 KP 16/2012 z 31.05.2012 4.295,53 118/2012 0010111219-29.06.2012 3.451,26 6/2012 KP 19/2012 z 29.06.2012 3.451,26 2.3. Ewidencja syntetyczna wybranych kont Księgi Głównej. 1) Saldo 101 Kasa na dzień 30.06.2012 r. wynosiło: 0,00 zł B.O. 30.06.2012 roku 101 Wn Ma Wn Ma Wn Ma - - 130.932,47 130.932,47 - -- Saldo jest zgodne z Raportem Kasowym nr 6/2012 za okres od 01-30.06.2012 r. 2) Saldo 132 Rachunek dochodów jednostek budżetowych na dzień 30.06.2012 r. wynosiło po stronie: Wn 6.941,95 zł B.O. 30.06.2012 roku 132 Wn Ma Wn Ma Wn Ma - - 195.894,73 188.952,78 6.941,95 - Saldo jest zgodne z Wyciągiem Bankowym nr 119/2012 z dnia 30.06.2012 roku. 3) Saldo 201 Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami na dzień 30.06.2012 r. wynosiło po stronie: Ma 26.506,84 zł B.O. 30.06.2012 roku 201 Wn Ma Wn Ma Wn Ma - 16.952,12 294.182,29 320.689,13 4.489,96 30.996,80 14
Wykazane saldo stanowią zobowiązania wobec: Wn - odpłatność za przedszkole 1.282,27 zł 23.836,53 zł - ENEA S.A. 3.207.69 zł - ENEA Operator Sp. z o.o. 1.820,07 zł - PEC Sp. z o.o. 2.027,25 zł - (ochrona danych) 500,16 zł - (ochrona danych) 246,03 zł - (ochrona danych) 80,27 zł - (ochrona danych) 116,09 zł - (ochrona danych) 519,27 zł - (ochrona danych) 459,00 zł - MPGK Sp. z o.o. 1.040,20 zł - (ochrona danych) 228,93 zł - (ochrona danych) 123,00 zł Ma Razem: 4.489,96 zł 30.996,80 zł 4) Saldo 234 Pozostałe rozrachunki z pracownikami na dzień 30.06.2012 r. wynosiło po stronie: Wn 8.300,00 zł B.O. 30.06.2012 roku 234 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 7.300,00-12.358,33 4.058,33 8.300,00 - Saldo stanowią udzielone pożyczki mieszkaniowe. 5) Saldo 310 Materiały na dzień 30.06.2012 r. wynosiło po stronie: Wn 4.031,86 zł B.O. 30.06.2012 roku 310 Wn Ma Wn Ma Wn Ma 8.590,55-73.804,83 69.772,97 4.031,86 - Saldo jest zgodne ze stanami końcowymi zużycia środków w magazynach: - spożywczym w kwocie 3.450,20 zł, - chemicznym w kwocie 400,86 zł, - elektrycznym w kwocie 180,80 zł. 6) Saldo 401 Zużycie materiałów i energii na dzień 30.06.2012 r. wynosiło po stronie: Wn 123.285,29 zł 15
B.O. 30.06.2012 roku 401 Wn Ma Wn Ma Wn Ma - - 123.285,29-123.285,29 - Na saldo 401 Zużycie materiałów i energii składały się: Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80104 Przedszkola - 4210 zakup materiałów i wyposażenia 15.283,97 zł - 4220 zakup produktów żywnościowych 63.460,76 zł - 4240 zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek 1.268,50 zł - 4260 zakup energii 43.272,06 zł 7) Saldo 402 Usługi obce na dzień 30.06.2012 r. wynosiło po stronie: Wn 58.189,75 zł B.O. 30.06.2012 roku 402 Wn Ma Wn Ma Wn Ma - - 58.189,75-58.189,75 - Na saldo 402 Usługi obce składały się: Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80104 Przedszkola - 4280 zakup usług zdrowotnych 178,60 zł - 4300 zakup usług pozostałych 55.528,00 zł - 4350 zakup usług dostępu do sieci Internet 326,64 zł - 4370 opłaty z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych świadczonych w stacjonarnej publicznej sieci telefonicznej 1.110,51 zł - 4700 szkolenia pracowników niebędących członkami korpusu służby cywilnej 1.046,00 zł 8) Saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia na dzień 30.06.2012 r. wynosiło po stronie: Wn 11.135,10 zł B.O. 30.06.2012 r. 405 Wn Ma Wn Ma Wn Ma - - 11.135,10-11.135,10 - Na saldo 405 Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia składały się: 16
Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80104 Przedszkola - 3020 wydatki osobowe niezaliczone do wynagrodzeń 1.135,10 zł - 4440 odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych 10.000,00 zł 9) Saldo 409 Pozostałe koszty rodzajowe na dzień 30.06.2012 r. wynosiło po stronie: Wn 483,56 zł B.O. 30.06.2012 roku 409 Wn Ma Wn Ma Wn Ma - - 483,56-483,56 - Na saldo 409 Pozostałe koszty rodzajowe składały się: Dział 801 Oświata i wychowanie rozdział 80104 Przedszkola - 4410 podróże służbowe krajowe 483,56 zł Funkcjonujące w jednostce procedury wewnętrzne sprawdzono pod względem ich zgodności z obowiązującymi przepisami. 1. Instrukcja kancelaryjna wprowadzona zarządzeniem nr 17/2012 Dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 6 Promyczek z dnia 26 czerwca 2012 r., która obejmuje: - przyjmowanie, przekazywanie, przydzielanie i obieg korespondencji, - załatwianie spraw, - wysyłanie i doręczanie pism, - przechowywanie akt, - wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych, - nadzór na wykonywaniem czynności kancelaryjnych. 2. Polityka bezpieczeństwa ochrony danych osobowych wprowadzona zarządzeniem nr 16/2012 Dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 6 Promyczek z dnia 26 czerwca 2012 r., która obejmuje: - wykaz budynków i pomieszczeń, w których przetwarzane są dane osobowe, - wykaz zbiorów danych osobowych oraz systemów informatycznych stosowanych do przetwarzania tych danych oraz opis struktury zbioru i zawartości, - sposób przepływu danych osobowych pomiędzy poszczególnymi systemami informatycznymi, - środki techniczne i organizacyjne niezbędne dla zapewnienia poufności, bezpieczeństwa, integralności i rozliczalności przetwarzanych danych. Z polityką bezpieczeństwa ochrony danych osobowych zostali zapoznani wszyscy pracownicy przedszkola, potwierdzając ten fakt własnoręcznym podpisem. 17
3. Instrukcja kasowa ustala jednolite zasady gospodarki kasowej w jednostce, wprowadzona zarządzeniem nr 9/2012 Dyrektora Przedszkola nr 6 Promyczek z dnia 30 marca 2012 r., opracowana została w oparciu o aktualne akty prawne, tj.: - ustawę z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.), - rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 07 września 2010 roku w sprawie wymagań, jakim powinna odpowiadać ochrona wartości pieniężnych przechowywanych i transportowanych przez przedsiębiorców i inne jednostki organizacyjne (Dz.U. Nr 166, poz. 1128 z późn. zm.). Osoba, której powierzono obowiązki kasjera, złożyła oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone jej pieniądze i inne wartości. Ponadto złożyła deklarację do przestrzegania obowiązujących przepisów, ponoszenia odpowiedzialności za ich naruszenie oraz zachowania tajemnicy służbowej. - pogotowie kasowe na rachunku budżetu zostało ustalone w kwocie 1.000,00 zł, - pogotowie kasowe na rachunku dochodów własnych zostało ustalone w kwocie 3.000,00 zł. Nadwyżka gotówki w kasie ponad ustaloną odprowadzana jest do banku w dniu jej powstania. Ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane. 4. Instrukcja magazynowa wprowadzona zarządzeniem nr 9/2012 Dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 6 Promyczek z dnia 30 marca 2012 r., która ustala: - sposób przechowywania i składowania materiałów, - obowiązki i odpowiedzialność magazyniera, - przyjmowanie i wydawanie materiałów z magazynu, - dokumentowanie obrotu magazynowego, - kontrola gospodarki magazynowej. Magazyn jest oddzielnym pomieszczeniem przeznaczonym do składowania i przechowywania materiałów, towarów itp., który obsługuje jeden pracownik - magazynier. Magazynier odpowiedzialny jest za całość gospodarki magazynowej i przestrzeganie obowiązującej instrukcji. Zobowiązany jest do podpisania deklaracji o odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie. Odpowiedzialność jego rozpoczyna się z chwilą protokolarnego podpisania przez niego spisu inwentaryzacyjnego, a kończy z chwilą protokolarnego przekazania innej osobie i rozliczenia przez komórkę księgową. Dokumentowanie obrotu magazynowego: - dowodem przyjęcia jest dokument Magazyn Przyjmie (MP), - dowodem wydania jest dokument Magazyn Wyda (MW), Powyższe dokumenty sporządza magazynier w 2 egzemplarzach, z których jeden wraz z fakturą lub rachunkiem przekazuje do księgowości a drugi pozostawia w magazynie. Dowody MP i MW stanowią podstawę dokonania przez magazyniera wpisów w karcie magazynowej oraz w kartach materiałowych ilościowo-wartościowych i miesięcznego sporządzenia zestawienia Raportów żywnościowych. 18
W przypadku przyjęcia środka trwałego lub przedmiotu nietrwałego magazynier sporządza OT (przyjęcie środka trwałego), a w przypadku likwidacji wypełnia druk LT (likwidacja środka trwałego). Magazynier prowadzi Karty ewidencyjne wyposażenia, gdzie ewidencjonuje wydane pracownikom: odzież, obuwie, narzędzia. W przedszkolu funkcjonują 3 magazyny, tj.: żywnościowy, chemiczny i elektryczny, do których codziennie przyjmowane są i wydawane towary a następnie układane na regały i wpisywane na bieżąco w ewidencję. Raz do roku przeprowadzana jest inwentaryzacja. 5. Zasady (polityka) rachunkowości została wprowadzona zarządzeniem nr 9/2012 Dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 6 Promyczek z dnia 30 marca 2012 r., która ustala: - miejsce i sposób prowadzenia ksiąg, - określenie roku obrotowego oraz okresów sprawozdawczych, - zasady wyceny aktywów i pasywów, - system ochrony danych. Księgi rachunkowe obejmują zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, które tworzą: - dziennik: budżetu, wydzielonego rachunku dochodów i wydatków, ZFŚS; - księgę główną ( syntetyczną); - księgę pomocniczą ( analityczne); - zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz sald ksiąg pomocniczych; - wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz). Na podstawie zapisów na ch księgi głównej na koniec każdego okresu sprawozdawczego sporządzane jest zestawienie obrotów i sald. W prowadzeniu księgowości stosuje się programy firmy ProgMan S.A.: Kadry, Płace, Finanse DDJ, Płatnik, które aktualizowane są na bieżąco. Bankowość elektroniczna: Pekao Firma24. 6. Zakładowy plan kont został wprowadzony zarządzeniem nr 9/2012 Dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 6 Promyczek z dnia 30 marca 2012 r., opracowany na podstawie obowiązujących aktów prawnych, tj.: - ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.), - rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. Nr 128, poz. 861 z późn. zm.), - rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 02 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz.U. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.). Obowiązujący w jednostce zakładowy plan kont obejmuje następujące : 1) bilansowe: zespołu: 0 (majątek trwały) - 011, 013, 014, 020, 071, 072, 080 19
1 (środki pieniężne i rachunki bankowe) - 101, 130, 132, 135, 141 2 (rozrachunki i rozliczenia) - 201, 221, 222, 223, 225, 229, 231, 234, 240, 290 3 (materiały i towary) - 310 4 (koszty według rodzajów i ich rozliczenie) - 400, 401, 402, 403, 404, 405, 409 7 (przychody, dochody i koszty) - 700, 720, 750, 760 8 (fundusze, rezerwy i wynik finansowy) - 800, 810, 820, 851, 860 2) pozabilansowe: 975 - wydatki strukturalne, 980 - plan finansowy wydatków budżetowych, 998 - zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego. Samorządowe jednostki budżetowe zobowiązane są do prowadzenia rachunkowości zgodnie z jednolitymi zasadami ustalonymi w ustawie z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.), jednakże z uwzględnieniem szczególnych zasad określonych dla tych jednostek w ustawie z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) oraz w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 05 lipca 2010 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. Nr 128, poz. 861 z późn. zm.). W planie kont jednostek należy uwzględnić obowiązujące ogólne zasady rachunkowości wynikające z ustawy jednakże z uwzględnieniem szczególnych zasad. Zakładowy plan kont musi oprócz wykazu kont syntetycznych zawierać wykaz kont ksiąg pomocniczych, które mają być prowadzone do wskazanych kont syntetycznych. Konto 998 - Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego służy do ewidencji prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego oraz w planie finansowym niewygasających wydatków budżetowych ujętych do realizacji w danym roku budżetowym. Przy ustalaniu wielkości zaangażowania pomocne są dokumenty i sposoby określenia jego wysokości. Jest to konieczne dla rzetelnego określenia wielkości zaangażowania i przeprowadzenia ostatecznej analizy wydatków budżetowych poniesionych do końca roku obrotowego. Informacja w sprawie zaangażowania wydatków budżetowych roku bieżącego na dzień 30.09.2012 roku na rachunku budżetu i rachunku dochodów własnych stanowi załącznik nr 2 do protokołu. II. Przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji. Inwentaryzacja jest jedną z podstawowych dziedzin rachunkowości, obok prowadzenia ksiąg rachunkowych, wyceny aktywów i pasywów oraz sporządzania sprawozdawczości finansowej. Obowiązek jej okresowego przeprowadzania ciąży na wszystkich jednostkach zobowiązanych do stosowania ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości, w tym we wszystkich jednostkach należących do sektora finansów publicznych. 20
Celem inwentaryzacji jest ustalenie faktycznego stanu aktywów i pasywów i na tej podstawie: - doprowadzenie danych wynikających z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, a tym samym zapewnienie realności wynikających z informacji ekonomicznych, - rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im mienie, - dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątkowych, - przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkowej jednostki. W jednostce obowiązuje instrukcja inwentaryzacyjna wprowadzona zarządzeniem nr 9/2012 Dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 6 Promyczek z dnia 30 marca 2012 r., opracowana na podstawie ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 późn. zm.). Przez inwentaryzację rozumie się zespół czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu aktywów i pasywów, a w szczególności: - środków trwałych, - materiałów znajdujących się w magazynie, - należności z tytułu dostaw i usług, - środków pieniężnych na rachunkach bankowych i w kasie, - pozostałych środków aktywów i pasywów. Osobą odpowiedzialną za uzgodnienie ewidencji księgowej ze stanem faktycznym wynikającym z przeprowadzonej inwentaryzacji, dokonanie weryfikacji aktywów i pasywów nie objętych spisem z natury lub potwierdzeniem sald, wycenę arkuszy spisowych, ujęcie w księgach rachunkowych różnic inwentaryzacyjnych na podstawie zatwierdzonego przez dyrektora jednostki protokołu w sprawie różnic inwentaryzacyjnych jest Główna Księgowa. Dyrektor jednostki powołuje komisje inwentaryzacyjne, przewodniczącego i członków, a także zatwierdza harmonogram inwentaryzacji i zapewnia optymalne warunki gwarantujące prawidłowy przebieg inwentaryzacji. W jednostce stosuje się następujące rodzaje inwentaryzacji: - inwentaryzację okresową, w tym roczną przeprowadzoną zgodnie z postanowieniami ustawy o rachunkowości, - inwentaryzację zdawczo-odbiorczą przeprowadzaną w związku ze zmianą osób materialnie odpowiedzialnych. Inwentaryzację przeprowadza się poprzez: - spis z natury, - potwierdzenie sald polegające na uzgodnieniu i potwierdzeniu stanu księgowego, - weryfikację (porównanie) danych ujętych w księgach rachunkowych z dokumentami. Inwentaryzację przeprowadza się w następujących terminach: - środki trwałe - nie rzadziej niż raz na 4 lata, - materiały znajdujące się w magazynie (spożywczym i gospodarczym) - na dzień 31 grudnia każdego roku, - należności z tytułu dostaw i usług - na dzień 31 grudnia każdego roku, - rozrachunki z pracownikami, rozrachunki z tytułu podatku oraz rozrachunki publiczno-prawne - na dzień 31 grudnia każdego roku, - środki pieniężne na rachunkach bankowych - na dzień 31 grudnia każdego roku. 21
W drodze potwierdzenia sald dokonuje się inwentaryzacji należności z tytułu dostaw i usług oraz sald na rachunkach bankowych. Aktywa i pasywa, które nie mogą być inwentaryzowane w drodze spisu z natury lub potwierdzenia sald podlegają inwentaryzacji w drodze weryfikacji sald. W drodze uzgodnienia sald z dokumentami źródłowymi dokonuje się inwentaryzacji rozrachunków z tytułu podatków, rozrachunków publiczno-prawnych oraz rozrachunków z pracownikami. Celem inwentaryzacji w drodze weryfikacji sald jest potwierdzenie prawidłowości określonego salda w wyniku analizy dokumentacji finansowo-księgowej jednostki, a w szczególności list płac, rachunków i faktur, deklaracji podatkowych, not księgowych, poleceń księgowania. Inwentaryzacji w drodze weryfikacji i potwierdzenia sald dokonuje główny księgowy. Kontroli poddano inwentaryzację przeprowadzoną na dzień 31 grudnia 2010 roku. Na podstawie uchwały nr XLI/457/10 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 25 maja 2010 roku Przedszkole Miejskie nr 6 w Stargardzie Szczecińskim z dniem 31 grudnia 2010 roku zlikwidowano zakład budżetowy w celu przekształcenia w jednostkę budżetową. Stosownie do paragrafu 1,2,3 i 4 uchwały na likwidatora wyznaczono Dyrektora Przedszkola. Czynności likwidacyjne obejmowały: - przeprowadzenie inwentaryzacji wszystkich aktywów i pasywów zgodnie z przepisami o rachunkowości, w tym ustalenie należności i zobowiązań oraz stanu środków obrotowych i majątku trwałego znajdującego się w użytkowaniu zakładu budżetowego, - zamkniecie rachunku bankowego i ksiąg rachunkowych zgodnie z przepisami o rachunkowości, - sporządzenie bilansu zamknięcia zakładu budżetowego. Termin zakończenia czynności likwidacyjnych określono na 31 grudnia 2010 roku. W związku z powyższym zarządzeniem nr 18/2010 z dnia 03 grudnia 2010 r. Dyrektor Przedszkola powołała komisję inwentaryzacyjną do przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych, artykułów spożywczych i chemicznych oraz stanu gotówki w kasie na dzień 31 grudnia 2010 r. Inwentaryzację ww. środków przeprowadzono w dniach od 30-31 grudnia 2010 r., tj. stosownie do art. 26 ust. 4 ustawy o rachunkowości na dzień poprzedzający postawienie jednostki w stan likwidacji. Inwentaryzację środków pieniężnych i druków ścisłego zarachowania w kasie przeprowadzono również na dzień 31grudnia 2010 r. Z przeprowadzonej inwentaryzacji sporządzony został protokół Komisji Inwentaryzacyjnej na dzień 31 grudnia 2010 r. Komisja inwentaryzacyjna nie stwierdziła podczas dokonywania inwentaryzacji niedoborów oraz nadwyżek w składnikach majątkowych. W ocenie Komisji inwentaryzacja została przeprowadzona sprawnie a zabezpieczenie składników majątkowych było prawidłowe. Protokół rozliczenia inwentaryzacji na dzień 31 grudnia 2010 roku zawiera następującą tabelę porównań: 22
Wyszczególnienie Stan księgowy na dzień 31.12.2010 r. Stan faktyczny na dzień 31.12.2010 r. Środki trwałe - 011 761.177,74 761.177,74 Pozostałe środki trwałe - 013 77.368,55 77.368,55 Wartości niematerialne i prawne - 020 4.113,00 4.113,00 Stan wynikający z ewidencji jest zgodny ze stanem faktycznym. Stosownie do art. 12 ust. 2 ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe zamknięto na dzień zakończenia likwidacji, tj. 31 grudnia 2010 r., zamknięto również rachunki bankowy budżetu i rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Bilans zakładu budżetowego, rachunek zysków i strat (wariant porównawczy), zestawienie zmian w funduszu jednostki oraz dodatkowe informacje i objaśnienia do powyższych sporządzono stosownie do przepisów zawartych w rozdziale 5 ustawy o rachunkowości na dzień 31 grudnia 2010 r. Powyższe sprawozdanie finansowe podpisane przez Dyrektora Przedszkola oraz Główną Księgową złożono do Wydziału Finansowego Urzędu Miejskiego w Stargardzie Szczecińskim dnia 23 marca 2011 r. Mienie zlikwidowanego zakładu budżetowego, należności i zobowiązania według stanu na dzień likwidacji przejęła jednostka budżetowa. Bilans zamknięcia zakładu budżetowego jest bilansem otwarcia jednostki budżetowej. Z dniem 01 stycznia 2011 r. na podstawie cyt. wyżej uchwały utworzono jednostkę budżetową Przedszkole Miejskie nr 6 Promyczek w Stargardzie Szczecińskim. Nowa jednostka jest prawnym następcą zlikwidowanego zakładu. Ewidencja prowadzona jest w księdze inwentarzowej założonej 01 stycznia 1998 roku. Wykaz środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz ich wartość wg stanu na dzień 31 grudnia 2010 roku i na dzień 31 grudnia 2011 roku wprowadzano do komputera przy pomocy programu komputerowego EXEL. Zarządzeniem Nr 15/2012 Dyrektora Przedszkola Miejskiego nr 6 Promyczek z dnia 21 czerwca 2012 r. w sprawie inwentaryzacji rocznej (okresowej) ustalone zostały zasady i techniki inwentaryzacji na rok kalendarzowy 2012. Powołano 5-cio osobowy skład komisji inwentaryzacyjnej, tj.: przewodniczącego, zastępcę przewodniczącego i trzech członków komisji. Przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej jest odpowiedzialny za sprawny, terminowy i prawidłowy przebieg czynności inwentaryzacyjnych. Skład komisji został podzielony na dwa zespoły spisowe: pierwszy 3 -osobowy do przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych, artykułów spożywczych i artykułów chemicznych, a drugi 2 -osobowy do przeprowadzenia inwentaryzacji stanu gotówki w kasie. Terminarz czynności inwentaryzacyjnych określony został w harmonogramie na 2012 rok, stanowiącym załącznik do ww. zarządzenia. Nadzór nad prawidłowością, kompletnością i terminowością spisów inwentaryzacyjnych powierzono głównemu księgowemu jednostki. Zespoły spisowe zostały przeszkolone i udzielono im instruktażu o sposobie przeprowadzenia czynności inwentaryzacyjnych zgodnie z instrukcją inwentaryzacyjną, składając stosowne oświadczenia. Osoby odpowiedzialne materialnie za powierzone składniki majątku złożyły w tej sprawie stosowne oświadczenia. W związku ze zmianą kasjera od dnia 03 września 2012 roku, przeprowadzono inwentaryzację zdawczo-odbiorczą środków pieniężnych i druków ścisłego zarachowania. W tym celu zarządzeniem nr 20/2012 z dnia 31 sierpnia 2012 r. powołano zespół spisowy. 23
Z przeprowadzonej inwentaryzacji sporządzono protokół, który podpisały: zdająca i przyjmująca kasę, członkowie komisji i Główna Księgowa przedszkola. Poprawność prowadzenia akt osobowych i wynagradzania pracowników. Temat zbadano w oparciu o ustawę z dnia 26 stycznia 1982 roku Karta Nauczyciela (Dz.U. z 2006 roku Nr 97, poz. 674), ustawę o systemie oświaty z dnia 07 września 1991 roku (Dz.U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572), Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 31 stycznia 2005 roku w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za prace w dniu wolnym od pracy (Dz.U. Nr 22, poz. 181), Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej z dnia 03 lipca 2012 roku zmieniające rozporządzenie w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, ogólnych warunków przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego oraz wynagradzania za pracę w dniu wolnym od pracy (Dz.U. z 2012 r., poz. 790), Uchwałę Nr XXIX/325/09 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 31 marca 2009 roku w sprawie ustalenia w drodze regulaminu wysokości i zasad przyznawania dodatków do wynagrodzenia zasadniczego, wynagradzania za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw, wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego niektórych nauczycieli oraz nagród dla nauczycieli zatrudnionych w przedszkolach, szkołach i placówce oświatowo-wychowawczej prowadzonej przez Gminę Miasto Stargard Szczeciński, Uchwałę Nr XXIX/326/09 Rady Miejskiej w Stargardzie Szczecińskim z dnia 31 marca 2009 roku w sprawie określenia najniższego wynagrodzenia i wartości punktu dla ustalenia miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w przedszkolach, szkołach i placówce oświatowo-wychowawczej prowadzonych przez Gminę- Miasto Stargard Szczeciński, Ponadzakładowy układ zbiorowy pracy dla pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionych w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez miasto Stargard Szczeciński zawarty w dniu 10 maja 1999 roku w Stargardzie Szczecińskim z protokołami dodatkowymi, Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. Nr 180, poz. 1860 z późn. zm.), Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.), ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.). Strukturę zatrudnienia w Przedszkolu Miejskim nr 6 Promyczek w Stargardzie Szczecińskim na dzień 15 listopada 2012 roku przedstawia poniższa tabela: Stanowisko Pracownicy pedagogiczni w tym: - nauczyciel stażysta - nauczyciel kontraktowy - nauczyciel mianowany - nauczyciel dyplomowany Ilość zatrudnionych 24 1 6 12 5 Ilość etatów 21,81 1,00 6,00 9,81 5,00 24
Administracja 2 1,25 Obsługa 12 12,25 RAZEM: 38 35,31 Kontroli poddano akta osobowe 8 pracowników, tj.: 4 nauczycieli, 2 pracowników administracji i 2 pracowników obsługi, co stanowi 21,62% ogółem zatrudnionych. W wyniku kontroli akt osobowych stwierdzono, że każdy pracownik posiada założoną teczkę akt osobowych. Dokumenty umieszczone są w poszczególnych częściach akt (A, B, C), ujmowane w wykazie, numerowane i ułożone w porządku chronologicznym zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 roku w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.), tj.: 1) część A związana z ubieganiem się o stanowisko pracy, zawierała: kwestionariusze osobowe, kopie świadectw potwierdzających posiadane kwalifikacje, świadectwa pracy, podania o pracę, 2) część B związana z zawarciem umowy o pracę zawierała: umowy o pracę, orzeczenia lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku pracy, zaświadczenia o ukończeniu kursu BHP; przeciwpożarowego, zakres czynności, wymiar wynagrodzenia i zaszeregowania, informacje o przyznanych nagrodach, podania, świadectwa i zaświadczenia o ukończeniu szkół, uczelni i kursów, pisma o przyznanych dodatkach; premiach, 3) część C przeznaczono na dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy. Skontrolowane ww. akta osobowe prowadzone są bez zastrzeżeń. Zachowane są terminy przeprowadzania szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ppoż., aktualne są orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi, pracownicy posiadają zakresy obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności zgodnie z zajmowanym stanowiskiem. Wymiary wynagrodzeń pracowników ustalono zgodnie z obowiązującymi uregulowaniami w tym zakresie. Zgodnie z 11 ust.1 i 2 zarządzenia nr 438/2012 Prezydenta Miasta Stargard Szczeciński z dnia 08 listopada 2012 roku w sprawie określenia zasad i trybu przeprowadzania kontroli przez Wydział Kontroli i Nadzoru Właścicielskiego, w dniu 22 listopada 2012 roku po zakończeniu czynności kontrolnych o ich ustaleniach zapoznano Panią Urszulę Borkowską Dyrektor Przedszkola i Panią Teresę Trypuć Główną Księgową. Adnotacja w tej sprawie stanowi załącznik nr 3 do protokołu. 25
Na tym czynności kontrolne zakończono. Integralną częścią protokołu jest protokół z kontroli kasy, przeprowadzonej w dniu 16 listopada 2012 roku. Dyrektor Przedszkola Miejskiego nr 6 Promyczek w Stargardzie Szczecińskim Urszula Borkowska została poinformowana o przysługującym jej na podstawie zarządzenia nr 438/2012 Prezydenta Miasta Stargardu Szczecińskiego z dnia 08 listopada 2012 roku prawie zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty podpisania protokołu - zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień do protokołu. Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach (jeden w formie elektronicznej), z których jeden pozostawiono w jednostce kontrolowanej. W treści protokołu dokonano następujących poprawek:......... Protokół podpisano bez zastrzeżeń / z zastrzeżeniami na piśmie co do:......... które załączono do protokołu. Przeprowadzoną kontrolę wpisano do książki kontroli pod pozycją.... Stargard Szczeciński, dnia... 2012 roku. 26