ODPOWIEDŹ NA PYTANIE Dotyczy: postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego o wartości szacunkowej poniżej 209 000 euro na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2013r. poz. 1047, z późn. zm) pn. Sukcesywny zakup paliw do pojazdów, urządzeń i maszyn będących na wyposażeniu Pomorskiego Ośrodka Ruchu Drogowego w Gdańsku, Jednostka Gdańsk, ul. Równa 19/21 i Oddziału w Gdyni ul. Opata Hackiego 10A postępowanie nr: 4 / PN / 16. W imieniu Zamawiającego: Pomorskiego Ośrodka Ruchu Drogowego w Gdańsku z siedzibą w Gdańsku, ul. Równa 19/21, działając na podstawie art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U z 2013 r., poz. 1047 z późn. zm.) uprzejmie informuję o wniesieniu przez Wykonawcę pytania związanego z treścią Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia: W nawiązaniu do przetargu na sukcesywny zakup paliw, zwracam się do Państwa z pytaniami: Pytanie 1 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość odstąpienia od umieszczania na dowodach potwierdzających tankowanie paliw cen jednostkowych brutto, w przypadku umieszczania ilości i wartości brutto (z których jednoznacznie wynika cena jednostkowa), oraz wskazywania cen jednostkowych w treści faktury i załącznikach elektronicznych? Wykonawca pragnie wyjaśnić, że potwierdzenia transakcji są generowane bez ingerencji pracownika stacji i pracownika Zamawiającego. Na potwierdzeniu transakcji są umieszczane: nazwa i adres stacji, numer rejestracyjny pojazdu, ilość i rodzaj zatankowanego paliwa, data i godzina, numer karty paliwowej, wartość brutto zatankowanego paliwa. Wykonawca pragnie zauważyć, że chociaż cena jednostkowa nie jest umieszczana na potwierdzeniu jest ona jednoznaczna z uwagi na wskazanie ilości oraz wartości brutto. Ponad to Wykonawca na fakturze umieszcza wykaz transakcji dokonanych w danym okresie rozliczeniowym ze wskazaniem ceny jednostkowej brutto przed rabatem oraz ceny jednostkowej brutto po rabacie - dla każdej transakcji. Dodatkowy wykaz transakcji w formie elektronicznej jest przesyłany Zamawiającemu po każdej wystawionej fakturze i Strona 1 z 6
umożliwia dowolne sortowanie danych według własnych potrzeb. Czy Zamawiający, mając na uwadze, że Wykonawca udostępni wszystkie wymagane dane wyrazi zgodę na powyższe? Zamawiający nie dopuszcza możliwości odstąpienia od umieszczania na dowodach potwierdzających tankowanie paliw cen jednostkowych brutto. Pytanie 2 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość wydłużenia dopuszczalnej odległości stacji w zadaniu 1 co 6 km odległości drogowej? Wykonawca pragnie wyjaśnić, że posiada stację paliw oddaloną o nie więcej niż 5km od siedziby jednostki, jednak odległość drogowa jaką zamawiający musi pokonać przekroczy nieznaczenie 5 km. Zamawiający nie sprecyzował sposobu obliczenia odległości - w linii prostej lub jako trasa dojazdu, Wykonawca, w przypadku odległości mierzonej po drogach publicznych zwraca się z prośbą o dopuszczenie stacji oddalonej do 6 km. Zamawiający nie dopuszcza wydłużenia odległości w ZADANIU 1, do 6 kilometrów. Ponadto Zamawiający dokona modyfikacji zapisu w SIWZ. Pytanie 3 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany 4 zastępując cena paliwa nie może rażąco odbiegać od cen hurtowych paliwa" słowami cena paliwa nie może rażąco odbiegać od cen detalicznych na rynku paliw"? Wykonawca pragnie wyjaśnić, że ceny obowiązujące na stacjach są cenami detalicznymi, a na ich wysokość ma wpływ wiele czynników - nie tylko wysokość cen hurtowych. Wykonawca zobowiązuje się zachować konkurencyjność cen, w odniesieniu do innych stawek detalicznych. Zamawiający dopuszcza możliwości zmiany zapisu w 4 Istotnych postanowień umowy, poprzez modyfikacje zapisu. Pytanie 4 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zastosowania terminu płatności 21 dni od Strona 2 z 6
daty wystawienia faktury? Wykonawca z uwagi na brak możliwości rejestrowania daty wpływu faktury w siedzibie Zamawiającego nie stosuje terminów określanych w oparciu o datę doręczenia faktury. Wykonawca określając termin od daty wystawienia faktury może wydłużyć go dla Zamawiającego o dodatkowe 7 dni. Zamawiający nie dopuszcza możliwości zastosowania terminu płatności 21 dni od daty wystawienia faktury. Pytanie 5 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość dokonywania zakupu paliwa w formie bezgotówkowej przy użyciu kart paliwowych mikroprocesorowych kart paliwowych przy jednoczesnej akceptacji opłaty za karty: * 0 zł netto za kartę nową, *10 zł netto za kartę wymienną (na skutek zagubienia, kradzieży, zmiany dotychczasowych danych etc.), Zamawiający nie dopuszcza możliwości dokonywania zakupu paliwa w formie bezgotówkowej przy użyciu kart paliwowych mikroprocesorowych kart paliwowych przy jednoczesnej akceptacji opłaty za karty: * 0 zł netto za kartę nową, *10 zł netto za kartę wymienną (na skutek zagubienia, kradzieży, zmiany dotychczasowych danych etc.), Pytanie 6 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany zapisu 1 pkt.3 d), 2 pkt.1, 5 pkt.5 poprzez odstąpienie od konieczności potwierdzania dowodu wydania/upoważnień i zaakceptowania poniższego sposobu ewidencjonowania transakcji bezgotówkowych: Każda transakcja bezgotówkowa zostanie zarejestrowana w systemie z podaniem numeru transakcji bezgotówkowej, daty, miejsca, nr rejestracyjny, wartości i ilości zakupionych produktów lub usług. Dokonanie przez użytkownika kart flotowych transakcji bezgotówkowej potwierdzone zostanie wydrukiem z terminalu albo pokwitowaniem. Użytkownik kart flotowych, sprawdzi prawidłowość danych w nich zawartych i otrzyma jego egzemplarz. Strona 3 z 6
Dokument wydania paliwa generowany jest po zatwierdzeniu transakcji poprawnym kodem PIN, w związku z czym nie ma konieczności potwierdzania dokumentu. Poprawność dokonanej transakcji wskazuje zapis/informacja: KOD PIN POPRAWNY. Wykonawca informuje, że załącznik do faktury stanowiący jej integralną część zawiera wykaz wszystkich zakupów z danego okresu rozliczeniowego dokonywanych na poszczególne karty paliwowe, t.j.: numery kart, numery rejestracyjne pojazdów, miejscowość, nr stacji, data i godzina tankowania, ilość i ceny jednostkowe brutto zakupionych paliw lub liczbę towarów i usług, wartość (netto, brutto, VAT) paliw (towarów i usług), pozycję faktury. Dla danej pozycji faktury wskazana jest wartość brutto przed opustem, wielkość opustu, wartość (brutto, VAT, netto) po opuście. Imię i nazwisko kierowcy nie jest wskazywane w załączniku do faktury a wyłącznie na bilingu elektronicznym dostępnym za pośrednictwem spersonalizowanej witryny internetowej, o ile karty wydane byłyby na nazwiska i imiona użytkowników (karty typu K). Istnieje również możliwość zakodowania nazwisk osób kierujących pojazdami w tzw. MPK (miejsca powstawania kosztów), które mogłyby być przypisane na stałe do kart.? Zamawiający nie dopuszcza możliwości zmiany zapisu 1 pkt.3 d), 2 pkt.1, 5 pkt.5 Pytanie 7 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany zapisu 5 pkt. 3 i zaakceptowania poniższego:,, Zaakceptowania terminu płatności 14 dni od sprzedaży.? W oferowanym systemie rozliczania transakcji bezgotówkowych termin płatności od daty dostarczenia faktury nie funkcjonuje z uwagi na brak możliwości rejestrowania daty wpływu faktury do siedziby Zamawiającego i związanej z tym windykacji należności w przypadku występujących przeterminowań. W celu usprawnienia procesu otrzymywania faktur VAT, Wykonawca daje możliwość otrzymywania przez Zamawiającego faktury sprzedaży (w tym faktury korygującej/duplikatu) wystawianej w formie elektronicznej, tzw. e-faktura. E-faktura posiada taką samą wartość prawną, jak faktura w formie papierowej, zawiera te same dane w związku z czym zastępuje tradycyjny dokument w wersji papierowej. E-faktura umieszczana jest na specjalnie przeznaczonym Portalu. Strona 4 z 6
Zamawiający nie dopuszcza możliwości zmiany zapisu 5 pkt. 3 i zaakceptowania zapisu zaproponowanego przez Wykonawcę:,, Zaakceptowania terminu płatności 14 dni od sprzedaży. Pytanie 8 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość wyłączenia spod obowiązku zapłaty kary umownej, o której mowa w 6 pkt.3 przypadków: awarii systemu obsługi, przyjęcia paliwa na stację paliw lub modernizacji stacji paliw Wykonawcy? Zamawiający nie dopuszcza możliwości wyłączenia spod obowiązku zapłaty kary umownej przypadków awarii systemu obsługi, przyjęcia paliwa na stację paliw lub modernizacji stacji paliw Wykonawcy, awarii systemu obsługi, o których mowa w 6 pkt.3. Natomiast, Zamawiający dopuszcza możliwość przerw, w przypadku np. siły wyższej kataklizm, klęska żywiołowa. Ponadto Wykonawca zobowiązany jest do wskazania stacji paliw, w przypadku konieczności wyłączenia podstawowej stacji paliw. Pytanie 9 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany zapisu 6 pkt.1 tak, aby wysokość kary umownej wynosiła 10% wartości niezrealizowanej części umowy. Zdaniem Wykonawcy zaproponowana przez Zamawiającego wysokość kary jest zbyt wygórowana. Zamawiający nie dopuszcza możliwości zmiany zapisu 6 pkt.1 tak, aby wysokość kary umownej wynosiła 10% wartości niezrealizowanej części umowy. Pytanie 10 Czy Zamawiający zaakceptuje w odniesieniu do projektu umowy: W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Umowie stosuje się przepisy Ogólnych Warunków Sprzedaży i Używania Kart Flota PKN ORLEN S.A. z dnia 01.07.2014 r. Zamawiający potwierdza doręczenie mu Ogólnych Warunków Sprzedaży i Używania Kart Flota PKN ORLEN S.A. z dnia 01.07.2014r? Zamawiający nie zaakceptuje w odniesieniu do Istotnych postanowień umowy Strona 5 z 6
zapisu W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Umowie stosuje się przepisy Ogólnych Warunków Sprzedaży i Używania Kart Flota PKN ORLEN S.A. z dnia 01.07.2014 r. Zamawiający potwierdza doręczenie mu Ogólnych Warunków Sprzedaży i Używania Kart Flota PKN ORLEN S.A. z dnia 01.07.2014r Zamawiający przypomina Wykonawcom, że Wykonawcy winni we wszystkich kontaktach z Zamawiającym powoływać się na oznaczenie postępowania 4/PN/16. Ponadto, Zamawiający przypomina, że pisemne odpowiedzi na zadane pytania, wyjaśnienia Zamawiającego lub modyfikacje treści SIWZ wprowadzone przez Zamawiającego stają się integralną częścią SIWZ. Za Zamawiającego Strona 6 z 6