dotyczy: postępowania na dostawę paliwa, oleju napędowego i oleju opałowego dla Wojewódzkiego Szpitala Zespolonego im. L. Rydygiera w Toruniu

Transkrypt

1 Toruń, dnia r. W.Sz.Z: TZ /15 W/g listy adresowej dotyczy: postępowania na dostawę paliwa, oleju napędowego i oleju opałowego dla Wojewódzkiego Szpitala Zespolonego im. L. Rydygiera w Toruniu W związku z otrzymanymi zapytaniami do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, Zamawiający wyjaśnia: Pytanie Nr 1 Czy Zamawiający mając na uwadze możliwość otrzymania większej liczby ofert dopuści zastosowanie innych okresów rozliczeniowych obowiązujących u Wykonawców? Zmawiający wymaga dość nietypowego i rzadko stosowanego rozliczenia dekadowego. Większość wykonawców określa okresy rozliczeniowe dzieląc miesiąc kalendarzowy tak, aby ostatni okres kończył się z ostatnim dniem miesiąca. Wykonawca prosi o dopuszczenie innych możliwości: Fakturowanie tygodniowe pierwszy okres obejmuje od 1 dnia miesiąca do pierwszej niedzieli, kolejne wystawiane są za całe tygodnie (poniedziałek-niedziela) ostatnia natomiast obejmie transakcje od ostatniego poniedziałku do ostatniego dnia miesiąca Fakturowanie dwa razy w miesiącu pierwsza faktura obejmie okres od 1 do 15 dnia miesiąca, druga od 16 do ostatniego dnia miesiąca. Wykonawca zaznacza przy tym, że Zamawiający ma możliwość pobierania raportów transakcji za dowolne okresy również 10-dniowe. Na koncie internetowym Wykonawca prowadzi bieżący rejestr transakcji z możliwością generowania danych z dowolnych dni / tygodni / okresów. Nie, Zamawiający wymaga rozliczenia dekadowego, z tym że ostatni okres w miesiącu kończy się z ostatnim dniem miesiąca. Pytanie Nr 2 Czy Zamawiający uzna za spełniony warunek podwójnej identyfikacji, jeśli Wykonawca zapewni rejestrowanie danych według poniższego schematu? Transakcja będzie rejestrowana przy użyciu jednej karty Zabezpieczonej kodem PIN. Karta Wykonawcy ma możliwość rejestrowania dodatkowych danych w tym stanu licznika. Pracownik Zamawiającego może wykorzystać pole numeryczne pierwotnie przewidziane na stan licznika i wprowadzać swój identyfikator. Identyfikator kierowcy będzie widniał na fakturach oraz w raportach transakcji obok numeru rejestracyjnego w polu informacje dodatkowe. Pracownik stacji weryfikuje numer rejestracyjny pojazdu (w przypadku karty wystawionej na numer rejestracyjny), a pracownik Zamawiającego wprowadza kod PIN oraz swój identyfikator. Tak. 1

2 Pytanie Nr3 Czy Zamawiający uzna za spełniony warunek 5 ust.6 i 7 umowy, jeśli faktura zawierająca wykaz transakcji będzie uzupełniona załącznikiem elektronicznym, a oba dokumenty będą w sumie zawierały oczekiwane dane? Wykonawca na fakturze umieszcza wykaz transakcji z uwzględnieniem: numeru kart paliwowych, numerów rejestracyjnych pojazdów, miejsca transakcji, stanu licznika (opcjonalnie), rodzaju i ilości zakupionego paliwa, cen jednostkowych, wartości netto, brutto oraz stawki i kwoty VAT. Ponad to, Wykonawca przesyła na wskazany adres Zamawiającego szczegółowy wykaz transakcji w postaci pliku (typu Excel) zawierającego również daty i godziny poszczególnych transakcji. Wykaz transakcji jest również dostępny na koncie internetowym, do którego Zamawiający otrzyma login i hasło (z możliwością tworzenia raportów za dowolny okres dla poszczególnych kart i podglądem transakcji bieżących, jeszcze niezafakturowanych). Czy Zamawiający uzna powyższe za wyczerpujący sposób dokumentowania danych? Tak, warunek zostanie uznany za spełniony. Pytanie Nr 4 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmian w zakresie stosowanych cen? W przypadku realizacji zamówienia na stacjach Wykonawcy stałe ceny określone w ofercie nie jest stosowane. Większość Wykonawców prowadzi przejrzyste rozliczenia opierające się o cenę obowiązującą na stacji z zachowaniem stałego w okresie obowiązywania umowy rabatu. Ceny skalkulowane w ofercie stanowią jedynie podstawę wyboru oferty (Wykonawcy wartość oferty uzyskują z ceny obowiązującej na stacji pomniejszonej o rabat). Określenie jednej ceny obowiązującej przez okres roku nie jest możliwe nie tylko ze względu na zmiany cen producenta, ale również uwarunkowani rynkowe, konkurencyjne i lokalne które mają wpływ na ceny stosowane na stacjach. Jednocześnie Zamawiający zastrzegł możliwość odstąpienia od umowy w przypadku stosowania cen wyższych niż na innych (konkurencyjnych) stacjach paliw, co uniemożliwia zawyżanie cen w trakcie obowiązywania umowy. Proponuję zatem zapis Cena, jaką Zamawiający zapłaci za każdą dostawę paliwa wynikać będzie z iloczynu ilości faktycznie zatankowanego paliwa oraz ceny jednostkowej brutto paliwa obowiązującej na danej stacji w chwili zakupu, pomniejszonej o upust. Wykonawca oświadcza, że stosowane ceny paliw będą dostosowywane wyłącznie do panującej sytuacji rynkowej i zostanie zachowana konkurencyjność oferty. Oraz Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od umowy jeśli stosowane przez Wykonawcę ceny będą przewyższały ceny innych stacji o min.30% Nie, Zamawiający wymaga aby zmiana ceny paliwa była możliwa wyłącznie w sytuacji określonej w par 5 ust. 2 umowy. Pytanie Nr 5 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zastosowania terminu płatności 21 dni od daty wystawienia faktury? Wykonawca w treści faktury umieszcza datę płatności zapewniając obu stronom umowy przejrzystość terminów. Ponieważ w chwili wystawiania faktury niemożliwym jest określenie daty płatności w oparciu o jej doręczenie Wykonawca nie stosuje zaproponowanych przez Zamawiającego terminów. Powszechnie stosowany termin 21 dni od daty wystawienia faktury jest optymalny na obieg faktury i realizację płatności. 2

3 Zamawiający podtrzymuje wymóg 21 dni licząc od dnia otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury przez Wykonawcę. Pytanie Nr 6 Czy Zamawiający uaktualni wymagania jakościowe? Aktualnie obowiązującym aktem prawnym jest Rozporządzenie Ministra Gospodarki z dnia r., w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych (Dz. U. z 2015r., poz. 1680). Zamawiający uaktualni w SIWZ w rozdziale IV pkt 5 i wzorze umowy obowiązujące Rozporządzenie. Pytanie Nr 7 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość wydłużenia terminu na wydanie kart (nowych i duplikatów) do 7 dni? Wykonawca nadaje przesyłkę z kartami po przedłożeniu wykazu pojazdów i zawarciu umowy. Ponieważ dzień zawarcia umowy nie jest decyzją Wykonawcy a zależy od przebiegu postepowania Wykonawca nie może zobowiązać się do doręczenia kart najpóźniej w dniu obowiązywania umowy. Duplikaty kart w przypadku kradzieży lub zgubienia również dostarczane są za pośrednictwem operatora pocztowego. W tym jednak przypadku Wykonawca sugeruje inne rozwiązanie wydanie Zamawiającemu karty dodatkowej, uniwersalnej którą Zamawiający może wykorzystać w przypadku zgubienia innej (do czasu otrzymania nowej). W ten sposób Zamawiający nie będzie pozbawiony możliwości tankowania po zgubieniu lub zniszczeniu karty. Nie. Przyjęty przez Zamawiającego termin wydawania kart wynika ze specyfiki jego działalności. Termin ten odnosi się również do wydania karty rezerwowej/dodatkowej. Pytanie Nr 8 Czy Zamawiający z uwagi na wniesione pytania przychyli się do wniosku o przesunięcie terminu składania ofert? Tak. Pytanie Nr 9 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zaakceptowania terminu 15 dni roboczych na wydanie kart w przypadku blokady danej karty - utrata, zmiana danych i itp., lub zamówienia nowej karty ( 3 ust 9).? Zamawiający podtrzymuje wymóg zawarty w SIWZ. Pytanie Nr 10 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany zapisu w 4 ust 1 i 3 dotyczącego rozporządzenia Ministra Gospodarki i zastąpienia:,, z dnia 9 października 2015 r. w sprawie wymagań jakościowych dla paliw ciekłych (Dz. U. z 23 października 2015 roku, poz. 1680)? Tak 3

4 Pytanie Nr 11 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość odstąpienia od zapisu 4 ust. 2 wzoru umowy i zaakceptowania poniższego: Wykonawca odpowiada za szkody spowodowane wadami fizycznymi sprzedanego paliwa. W celu naprawienia ewentualnych szkód Wykonawca, po pisemnym zawiadomieniu przez Zamawiającego o podejrzeniu złej jakości paliwa, przeprowadzi postępowanie reklamacyjne. W terminie 14 dni od dnia zgłoszenia reklamacji Wykonawcy wyda decyzję o uznaniu lub odrzuceniu zgłoszonej reklamacji. W przypadku gdy rozpatrzenie reklamacji wymaga zebrania dodatkowych informacji, w szczególności uzyskania od Zamawiającego lub Operatora stacji paliw, Wykonawca rozpatrzy reklamacje w terminie 14 dni od dnia uzyskania tych informacji. W przypadku uznania roszczenia Zamawiającego Wykonawca naprawi szkodę. Zakończenie postępowania reklamacyjnego u Wykonawcy nie zamyka postępowania na drodze sądowej. Zamawiający podtrzymuje wymagania zawarte w SIWZ. Pytanie Nr 12 Czy istnieje możliwość odstąpienia bądź doprecyzowania zapisu (wzór umowy 5 ust. 5) dotyczącego informowania Państwa o zmianie cen paliw? Ze względu na uwarunkowania gospodarcze i rynkowe cena na stacjach paliw może ulec codziennej zmianie, zaś techniczne uwarunkowania systemowe nie pozwalają na wcześniejsze informowanie naszych klientów. Pytanie Nr 13 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zaakceptowania okresów rozliczeniowych: od 01 do 15 dnia miesiąca kalendarzowego i od 16 do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego oraz doprecyzowania zapisu 3 ust. 1 pkt. b) i 5 ust. 6 w następujący sposób: Strony ustalają następujące okresy rozliczeniowe trwające: od 01 do 15 dnia miesiąca kalendarzowego i od 16 do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego. Za datę sprzedaży uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego. Wykonawca będzie wystawiał faktury dla Zamawiającego po zakończeniu każdego okresu rozliczeniowego.? Pytanie Nr 14 Czy Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany zapisu 5 ust.6 i zaakceptowania poniższego:,,...termin płatności 21dni od daty sprzedaży, przy czym za datę sprzedaży uznaje się ostatni dzień danego okresu rozliczeniowego? W oferowanym systemie rozliczania transakcji bezgotówkowych termin płatności od daty dostarczenia faktury nie funkcjonuje z uwagi na brak możliwości rejestrowania daty wpływu faktury do siedziby Zamawiającego i związanej z tym windykacji należności w przypadku występujących przeterminowań. W celu usprawnienia procesu otrzymywania faktur VAT, Wykonawca daje możliwość otrzymywania przez Zamawiającego faktury sprzedaży (w tym faktury korygującej/duplikatu) wystawianej w formie elektronicznej, tzw. e-faktura. E-faktura posiada taką samą wartość prawną, jak faktura w formie papierowej, zawiera te same dane w związku z czym zastępuje tradycyjny dokument w wersji papierowej. E-faktura umieszczana jest na specjalnie przeznaczonym Portalu maksymalnie jeden dzień roboczy po wystawieniu w systemie rozliczeniowo - księgowym Wykonawcy.? 4

5 Pytanie Nr 15 Czy Zamawiający wyrazi zgodę na zmianę zapisu 5 ust. 7 i zaakceptowania załącznika w zaproponowanej formie? Każda transakcja bezgotówkowa jest potwierdzona wydrukiem z terminala rejestrowana w systemie z podaniem numeru transakcji bezgotówkowej, daty, miejsca, wartości i ilości zakupionych produktów lub usług. Użytkownik kart flotowych, sprawdzi prawidłowość danych w nich zawartych i otrzyma jego egzemplarz. Załącznik do faktury stanowiący jej integralną część będzie zawierał wykaz wszystkich zakupów z danego okresu rozliczeniowego dokonywanych na poszczególne karty paliwowe, t.j.: numery kart, numery rejestracyjne pojazdów, ilość i ceny jednostkowe brutto zakupionych paliw lub liczbę towarów i usług, wartość (netto, brutto, VAT) paliw (towarów i usług), pozycję faktury. Dla danej pozycji faktury wskazana jest wartość brutto przed opustem, wielkość opustu, wartość (brutto, VAT, netto) po opuście. Imię i nazwisko kierowcy, nie jest wskazywane w załączniku do faktury a wyłącznie na bilingu elektronicznym dostępnym za pośrednictwem spersonalizowanej witryny internetowej, o ile karty wydane byłyby na nazwiska i imiona użytkowników (karty typu K). Istnieje również możliwość zakodowania nazwisk osób kierujących pojazdami w tzw. MPK (miejsca powstawania kosztów), które mogłyby być przypisane na stałe do kart lub podawane przez użytkowników podczas realizacji transakcji na karty paliwowe. Pytanie Nr 16 Czy Zamawiający zaakceptuje w odniesieniu do projektu umowy: W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Umowie stosuje się przepisy Ogólnych Warunków Sprzedaży i Używania Kart Flota PKN ORLEN S.A. z dnia r. Zamawiający potwierdza doręczenie mu Ogólnych Warunków Sprzedaży i Używania Kart Flota PKN ORLEN S.A. z dnia r? Zamawiający nie wyraża zgody. Jednocześnie Zamawiający informuje, że w związku z zapytaniami, które wpłynęły w prowadzonym postępowaniu przedłuża się termin składania i otwarcia ofert. Ustala się nowy termin składania ofert na dzień r. do godziny 8 30 w Kancelarii Wojewódzkiego Szpitala Zespolonego im. Ludwika Rydygiera w Toruniu. Otwarcie ofert odbędzie się w dniu r. o godzinie 9 00 Wojewódzkiego Szpitala Zespolonego im. Ludwika Rydygiera w Toruniu. w Dziale Zamówień Publicznych Z poważaniem 5

6 6