1
Copyright by MAXTO Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A. Kraków 2013 MAXTO Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A. ul. Reduta 5 31-421 Kraków tel +48 12 266 39 69 http://www.maxto.pl Wszelkie prawa autorskie do tekstów, obrazów i innych treści zawartych w niniejszym dokumencie należą do MAXTO Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością S.K.A. Kopiowanie, modyfikowanie, przetwarzanie i rozpowszechnianie materiału w jakiejkolwiek formie bez pisemnej zgody firmy MAXTO jest zabronione i stanowi naruszenie praw autorskich (Dz. U. 1994 Nr 24 poz. 83 i Dz. U. 94 Nr 43 poz.170). 2
Spis treści 1. Wprowadzenie do Elektronicznego Obiegu Dokumentów... 5 2. Wprowadzanie pisma zewnętrznego... 5 2.1 Uzupełnienie metryki dokumentu... 6 2.2 Wybór odbiorcy dokumentu... 8 2.3 Wybór kontrahenta... 9 2.3.1. Wyszukanie kontrahenta... 10 2.3.2. Dodanie kontrahenta... 11 2.4 Dodanie załączników... 16 2.4.1. Dodanie informacji o załączniku... 16 2.4.2. Dodanie załącznika z dysku... 17 2.5 Zakończenie wprowadzania pisma... 18 3. Szybka rejestracja pism... 19 3.1 Uzupełnienie metryki pisma... 20 3.2 Przekazanie dokumentu... 21 4. Dziennik Korespondencji... 22 3
Notatki: 4
1. Wprowadzenie do Elektronicznego Obiegu Dokumentów Po zalogowaniu się do aplikacji powinien być widoczny ekran główny aplikacji. Strona główna aplikacji Z lewej strony ekranu widoczne jest menu. U góry ekranu znajdują się przyciski umożliwiające wprowadzanie i odbieranie dokumentów oraz menu umożliwiające przeprowadzenie operacji na dokumentach i sprawach. W części centralnej znajduje się lista uruchomionych procesów. Dokumenty, na których będzie pracował użytkownik znajdują się w folderach Nowe, Do przejęcia oraz Do realizacji. 2. Wprowadzanie pisma zewnętrznego Dokument zewnętrzny jest to pismo przyniesione przez listonosza lub kontrahenta (Interesanta). Aby wprowadzić pismo należy przynajmniej uzupełnić datę wpłynięcia pisma. Na podstawie tej daty system ustawi datę realizacji domyślnie 30 dni. Pozostałe dane należy uzupełnić najpóźniej przed archiwizacją dokumentu. By dodać pismo należy w górnym menu kliknąć ikonę Dodaj dokument. Wprowadzanie dokumentów 5
Zostanie wówczas otworzone okno Wprowadzanie pism. Wprowadzanie pism W przypadku wprowadzania pisma zewnętrznego należy zaznaczyć co najmniej pole Rejestrować w DK. Jeżeli użytkownik ma uprawnienie do wprowadzania ręcznej sygnatury pisma może ją wpisać w pole Sygnatura ręczna. Sygnatura ręczna powinna być wpisywana jedynie dla pism, których numer DK jest wcześniejszy niż numer pierwszego pisma zarejestrowanego w EOD, np. pisma z lat ubiegłych. 2.1 Uzupełnienie metryki dokumentu Obowiązkowym polem do uzupełnienia jest Data wpływu pisma. Na jej podstawie należy wyznaczyć Termin realizacji. Domyślnie Data wpływu jest ustawiania na bieżący dzień, natomiast Termin realizacji jest obliczony jako 30 dni później. Dane dostępne do uzupełnienia to: Data wpływu określa kiedy pismo zostało dostarczone do jednostki organizacyjnej, lub data stempla pocztowego (jeżeli uwzględniana jest data wysyłki pocztowej); Termin realizacji data obliczona na podstawie ustawowej ilości dni, w ciągu których należy rozpatrzyć sprawę; domyślnie ustawiane jest 30 dni na załatwienie sprawy; 6
Data utworzenia data, która widnieje na piśmie Charakter dokumentu z listy rozwijalnej należy wybierać jedną wartość określającą rodzaj pisma, np. wniosek; jeżeli jakiejś pozycji nie ma na liście należy to zgłosić administratorowi systemu; Sygnatura z innej instytucji znak pisma lub sprawy, jeżeli pismo wpłynęło z innej instytucji; Zewnętrzny kod kreskowy kod z nalepki, która będzie nalepiona na dokument, jeżeli nalepka nie pochodzi z systemu EOD, np. zakupione nalepki posiadające już wydrukowane kody; Tytuł krótka informacja o tym, czego dotyczy pismo; Sposób doręczenia określa sposób doręczenia, np. Dostarczono osobiście; jeżeli jakiejś pozycji nie ma na liście należy to zgłosić administratorowi systemu; Opis dłuższa informacja o tym czego pismo dotyczy; Opis uszkodzenia jeżeli pismo otrzymano w kopercie, na której widoczne są uszkodzenia, np. rozerwana koperta należy umieścić adnotacje o uszkodzeniu przesyłki; Wydrukuj potwierdzenie pole należy zaznaczyć, w celu wydrukowania potwierdzenia złożenia dokumentu; parametr jest konfigurowalny w ustawieniach użytkownika; Wydrukuj kod kreskowy pole należy zaznaczyć, w celu wydrukowania kodu kreskowego; parametr jest konfigurowalny w ustawieniach użytkownika; Wprowadzanie pisma zewnętrznego - metryka 7
2.2 Wybór odbiorcy dokumentu W celu wyboru odbiorcy dokumentu, należy wybrać Wybór pracownika. Jeżeli nie zostanie wybrany żaden pracownik dokument trafi do bieżącego użytkownika do folderu Do realizacji. Jeżeli zostanie wybrany dowolny pracownik, dokument trafi do jego folderu Nowe oraz do folderu Przekazane bieżącego użytkownika. Wybór pracownika W celu wybrania pracownika, który ma otrzymać pismo należy w pierwszej kolejności wybrać wartość z listy Dostarcz jako. Domyślnie wybrana jest pozycja Oryginał. Pozostałe możliwości to Kopia i Do wiadomości. Następnie należy wybrać czy wybór nastąpi z listy Pracowników, Grup, Stanowisk czy Wydziałów. W kolejnym kroku należy rozpocząć wpisywanie imienia, nazwiska, stanowiska lub wydziału pracownika, którego należy wybrać. Poniżej pojawi się lista pracowników spełniających podane kryteria. Wybór pracownika po wydziale jest możliwy tylko wówczas, gdy do wydziału przypisany jest domyślny pracownik. 8
Jeżeli pismo jest za każdym razem kierowane do tych samych osób można wskazać je w Ustawieniach użytkownika w Domyślnych odbiorach dokumentów. 2.3 Wybór kontrahenta W celu przejścia do kolejnego kroku, wyboru kontrahenta, należy wybrać Kontrahenci. Kontrahenci W pierwszej kolejności należy określić Rolę kontrahenta. Domyślną rolą jest Wnioskodawca, ale możliwe jest wybranie również innych ról ze słownikowalnej listy. Jeżeli roli nie ma na liście należy skontaktować się z administratorem systemu. Następnie należy wyszukać kontrahenta, w celu sprawdzenia czy nie został już wcześniej dodany do bazy. W przypadku nie znalezienia kontrahenta należy dodać nowego kontrahenta. 9
2.3.1. Wyszukanie kontrahenta W pole wyszukiwania należy wpisać dane kontrahenta, np. nazwę lub nazwisko. W miarę wpisywania kolejnych znaków będzie pojawiała się lista kontrahentów, którzy w danych mają wprowadzony wpisywany ciąg znaków. Wybór kontrahenta Wybór kontrahenta następuje po podwójnym kliknięciu w dane kontrahenta prezentowane na liście kontrahentów spełniających zadane kryteria. Dodany kontrahent Jeżeli kontrahent został omyłkowo dodany należy go usunąć klikając na. 10
2.3.2. Dodanie kontrahenta Aby dodać nowego kontrahenta należy kliknąć przycisk Nowy. Dodanie kontrahenta Zostanie otworzone okno Dodawanie kontrahenta. Wprowadzanie pisma Dodanie kontrahenta dane podstawowe Następnie należy uzupełnić dane podstawowe: 11
Typ określa typ kontrahenta; na tej podstawie wyznaczane są dane obowiązkowe do uzupełnienia Imię/Nazwa imię w przypadku osoby fizycznej lub nazwa kontrahenta Nazwisko nazwisko osoby fizycznej Symbol znakowe oznaczenie kontrahenta Rodzaj dowodu tożsamości jedna z wartości: dowód osobisty, prawo jazdy, paszport lub numer ubezpieczenia Numer dowodu tożsamości numer dowodu wybranego powyżej Data ważności dowodu tożsamości data ważności dowodu wybranego powyżej Pesel jeżeli numer będzie niepoprawny, bądź w systemie będzie już istnieć kontrahent o takim numerze zostanie wyświetlony komunikat NIP w przypadku, gdy osoba o wprowadzonym numerze już istnieje w systemie zostanie wyświetlony komunikat Regon jeżeli numer będzie niepoprawny, bądź w systemie będzie już istnieć kontrahent o takim numerze zostanie wyświetlony komunikat Tel. - numer kontaktowy kontrahenta Email adres e-mail kontrahenta; jeśli adres zawiera niedozwolone znaki lub niepoprawny format wyświetlony zostanie komunikat Komentarz dodatkowe informacje o kontrahencie Po uzupełnieniu danych podstawowych należy przejść do zakładki Adres podstawowy. Dane adresowe można uzupełnić na trzy sposoby: wpisać ręcznie, skorzystać z bazy Poczty Polskiej lub bazy TERYT. 2.3.2.1. Dodanie adresu na podstawie kodu pocztowego Przed skorzystaniem z bazy Poczty Polskiej należy uzupełnić pole kod pocztowy, a następnie kliknąć napis z kodu. Wprowadzanie pisma Dodanie kontrahenta adres podstawowy 12
Jeżeli dla danego kodu pocztowego istnieje tylko jedna ulica, dane zostaną automatycznie wprowadzone do formularza adresowego. W przypadku, gdy dla danego kodu istnieje kilka ulic zostanie otworzone okno, w którym należy zaznaczyć adres kontrahenta, a następnie kliknąć Wybierz. Wprowadzanie pisma Dodanie adresu na podstawie kodu pocztowego Następnie należy dopisać numer budynku i lokalu. Jeśli dane kontaktowe i fakturowe są identyczne z adresem podstawowym należy zaznaczyć pola wyboru Identyczny Adres kontaktowy oraz Identyczny Adres fakturowy. Dane wprowadzone w formularzu Adresu podstawowego zostaną skopiowane do pozostałych adresów. Wprowadzanie pisma Dodanie adresu 13
2.3.2.2. Dodanie adresu z bazy TERYT Chcąc dodać adres z bazy TERYT należy kliknąć na napis z TERYT. Wprowadzanie pisma Dodanie adresu z TERYT W nowym oknie należy uzupełnić miejscowość i ulicę oraz kliknąć Szukaj. Następnie należy wybrać adres z listy i kliknąć Wybierz. Wprowadzanie pisma Dodanie adresu z TERYT Dane adresowe zostaną uzupełnione. Należy dopisać numer budynku i lokalu. 14
Wprowadzanie pisma Dodanie adresu kontaktowego Adres kontaktowy będzie pobierany do wszelkiego rodzaju wydruków, np. kopert, zwrotek, etc. Aby wydruk koperty posiadał dane adresowe należy uzupełnić adres kontaktowy lub zaznaczyć pole wyboru Identyczny adres kontaktowy. Po uzupełnieniu wszystkich danych adresowych trzeba kliknąć Dodaj. Nowo utworzony kontrahent jest automatycznie dodawany do listy kontrahentów, którzy zostaną powiązani z pismem. By usunąć źle wybranego kontrahenta należy klikną ikonę. Wybrany kontrahent 15
2.4 Dodanie załączników Jeżeli do pisma należy dodać załączniki należy wybrać Załączniki. W przeciwnym razie należy przejść do dodania pisma. Wprowadzanie pisma dodanie załączników Do pisma możliwe jest dodanie pliku, bądź informacji o pliku, który nie może być dołączony w wersji elektronicznej. 2.4.1. Dodanie informacji o załączniku Jeżeli załącznik jest w formie papierowej i nie da się go zeskanować lub nie można odczytać jego formy elektronicznej należy wybrać Załącznik bez pliku. Zostanie wówczas otworzone okno Dodawanie załącznika bez pliku. Następnie należy uzupełnić co najmniej Nazwę oraz Rodzaj załącznika przewodni, roboczy, odpowiedzi lub potwierdzenie. Pozostałe dane, nieobowiązkowe, do uzupełnienia to: Typ załącznika typ załącznika uzupełniamy w EZD; jedna z wartości: nieuporządkowany zbiór danych, uporządkowany zbiór danych, obraz ruchomy, obiekt fizyczny, oprogramowanie, dźwięk, obraz nieruchomy, tekst; Rodzaj składu rodzaj składu uzupełniamy w EZD; jedna z wartości: Chronologiczny, Nośników elektronicznych; Skład pole aktywne po wybraniu rodzaju składu; określa numer składu; 16
Odwzorowanie cyfrowe pole aktywne po wybraniu rodzaju składu chronologiczny; jedna z wartości: pełne, częściowe, brak; Typ nośnika pole aktywne po wybraniu rodzaju składu nośników elektronicznych; jedna z wartości: nośnik optyczny, nośnik Flash, dysk twardy, inny nośnik; opis W kolejnym kroku należy kliknąć Dodaj. Dodawanie informacji o załączniku 2.4.2. Dodanie załącznika z dysku Jeżeli załącznik jest w formie elektronicznej, np. znajduje się na dysku komputera, należy wybrać Z dysku. Zostanie wówczas otworzone okno Dodawanie załącznika z dysku. Następnie należy kliknąć Przeglądaj i wyszukać plik, który powinien zostać dodany. Nazwa zostanie automatycznie uzupełniona nazwą pliku, ale można ją w każdej chwili zmienić. Następnie należy wybrać Rodzaj pliku przewodni, roboczy, odpowiedzi lub potwierdzenie. Pozostałe dane, nieobowiązkowe do uzupełnienia to: Typ załącznika typ załącznika uzupełniamy w EZD; jedna z wartości: nieuporządkowany zbiór danych, uporządkowany zbiór danych, obraz ruchomy, obiekt fizyczny, oprogramowanie, dźwięk, obraz nieruchomy, tekst; Rodzaj składu rodzaj składu uzupełniamy w EZD; jedna z wartości: Chronologiczny, Nośników elektronicznych; 17
Skład pole aktywne po wybraniu rodzaju składu; określa numer składu; Odwzorowanie cyfrowe pole aktywne po wybraniu rodzaju składu chronologiczny; jedna z wartości: pełne, częściowe, brak; Typ nośnika pole aktywne po wybraniu rodzaju składu nośników elektronicznych; jedna z wartości: nośnik optyczny, nośnik Flash, dysk twardy, inny nośnik; opis Dodanie załącznika z dysku Następnie należy kliknąć Dodaj. 2.5 Zakończenie wprowadzania pisma W celu dodania kolejnego pisma od tego samego kontrahenta należy wybrać Zakończ i dodaj następne. Jeśli jest to jedyne pismo od kontrahenta należy wybrać Zakończ. Jeżeli do pisma zostały przyniesione załączniki, które zostaną zeskanowane skanerem wsadowym należy przykleić naklejkę na pierwszą stronę dokumentu i położyć go na skanerze wsadowym nalepką do góry. Załączniki zostaną dodane do właściwych dokumentów w trakcie skanowania. Dokument będzie widoczny na koncie zalogowanego użytkownika, w folderze Przekazane oraz na koncie osoby, do której je skierowano w folderze Nowe. 18
3. Szybka rejestracja pism Szybkiej rejestracji używa się w celu zarezerwowania numeru DK oraz wydania potwierdzenia kontrahentowi. Pozostałą część danych można wprowadzić później. By dodać pismo należy w górnym menu kliknąć ikonę Dodaj dokument. Wprowadzanie dokumentów Zostanie wówczas otworzone okno Wprowadzanie pism. Wprowadzanie pism W przypadku szybkiej rejestracji należy zaznaczyć jedynie pole Rejestrować w DK, a następnie kliknąć Wprowadź dokument. Pismo znajdzie się w folderze Do rejestracji bieżącego użytkownika. Pozostałe dane należy uzupełnić później, a następnie przekazać pismo do osoby odpowiedzialnej za dekretację. 19
3.1 Uzupełnienie metryki pisma W celu uzupełnienia metryki pisma należy przejść do folderu Do realizacji i dwuklikiem otworzyć dodany dokument. W kolejnym kroku należy przejść do zakładki Metryka (pomarańczowa ramka) i wybrać Edycja metryki. Szczegóły dokumentu zarejestrowanego szybką rejestracją W oknie Edycja metryki dokumentu należy uzupełnić pola metryki i kliknąć Zapisz. Edycja metryki dokumentu W celu uzupełnienia kontrahenta należy przejść do zakładki kontrahenci dokumentu, a następnie wybrać Dodaj kontrahenta do dokumentu. Dodanie kontrahenta do dokumentu 20
Następnie należy postępować analogicznie, jak w przypadku dodania kontrahenta do wprowadzanego pisma. Po zakończeniu uzupełniania danych w dokumencie należy przekazać dokument do osoby odpowiedzialnej za pismo. 3.2 Przekazanie dokumentu W celu przekazania pisma, należy je otworzyć bądź zaznaczyć na liście pism w folderze Do realizacji. Następnie z listy dokument należy wybrać Przekaż/Dekretuj. Przekazanie dokumentu Zostanie wówczas otworzone okno Przekazania lub dekretacja dokumentu. Przekazanie dokumentów 21
Następnie należy wybrać sposób dostarczenia dokumentu z listy Dostarcz jako, a następnie wyszukać pracownika. Kliknięcie na danych pracownika na liście wyszukiwania spowoduje jego wybranie. Operację kończy kliknięcie Zakończ. 4. Dziennik Korespondencji Wszystkie dokumenty dodawane do EOD w procesie rejestracji pisma zewnętrznego i szybkiej rejestracji rejestrowane są automatycznie w Dzienniku Korespondencji. W jednostce organizacyjnej może istnieć jeden, bądź wiele Dzienników Korespondencji. W celu przejścia do Dziennika Korespondencji należy wybrać Rejestry znajdujące się w sekcji Moje biurko. Następnie należy wybrać właściwy Dziennik Korespondencji. Dziennik korespondencji W celu wyświetlenia dokumentów wprowadzonych w wybranym okresie czasu należy uzupełnić pola Data rejestracji od oraz Data rejestracji do. W celu wyświetlenia listy dokumentów zarejestrowanych w Dzienniku Korespondencji należy kliknąć Szukaj. System umożliwia przygotowanie raportów z wyszukanych pozycji przy pomocy ikon umieszczonych z prawej strony listy wyników. 22
Notatki: 23
Notatki: 24
25