Bydgoszcz, 20.01.2014 Biuro Podróżników Flugo Spółka z o.o. Ul. M. Skłodowskiej - Curie 10 85-094 Bydgoszcz Email: piotr.dzikowski@flugo.com.pl Tel: 797 700 669 NIP: 5540312935 REGON: 090091640 Szanowni Państwo, ZAPYTANIE OFERTOWE W związku z realizacją projektu pt.: Innowacyjna platforma automatycznej wymiany danych między firmą Biuro Podróżników Flugo a jej partnerami biznesowymi zgodnie z umową o dofinansowanie nr UDA-POIG.08.02.00-04-097/13-00 w ramach działania 8.2. Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B, 8 osi priorytetowej Społeczeństwo informacyjne zwiększenie innowacyjności gospodarki Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013, firma Biuro Podróżników FLUGO zaprasza do składania ofert na realizację zadań spełniających następujące wymagania: I. ZAMAWIAJĄCY Biuro Podróżników Flugo Spółka z Ograniczoną Odpowiedzialnością Ul. M. Skłodowskiej - Curie 10 85-094 Bydgoszcz NIP: 5540312935 REGON: 090091640 II. OPIS PROJEKTU Przedmiotem projektu jest dokonanie zasadniczej przebudowy modelu współpracy z Partnerami firmy Flugo poprzez wdrożenie platformy B2B, która pozwoli na integrację systemów tych przedsiębiorstw z Flugo. Wdrożenie platformy B2B pozwoli na automatyzację zasadniczych procesów biznesowych związanych z zakresem współpracy Flugo z Partnerami. W wyniku wprowadzenia aplikacji B2B zautomatyzowane zostaną procesy w relacjach z poszczególnymi Partnerami: - Proces zakupu ofert: 5 dostawców, - Proces sprzedaży ofert: 15 odbiorców. III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest wykonanie następujących zadań w ramach wyróżnionych kategorii: 1
Nabycie wartości niematerialnych i prawnych Szablon graficzny aplikacji Aplikacja B2B: Moduł administracyjny Aplikacja B2B: Integracja ofert biletów lotniczych Aplikacja B2B: Integracja ofert ubezpieczeniowych Aplikacja B2B: Integracja ofert wynajmu samochodów Aplikacja B2B: Integracja ofert hoteli - dostawca 2 Aplikacja B2B: Integracja ofert hoteli - dostawca 1 Aplikacja B2B: Moduł waluty Aplikacja B2B: Moduł rezerwacje Aplikacja B2B: Moduł rozliczenia Aplikacja B2B: Moduł użytkownicy Aplikacja B2B: Moduł dostępu dla Nabywców Aplikacja B2B: Moduł raporty i statystyki System do zarządzania przedsiębiorstwem wraz z usługą instalacji i konfiguracji Nabycie usług informatycznych i technicznych związanych z instalacja infrastruktury technicznej i oprogramowania Usługa konfiguracji i instalacji aplikacji B2B Usługa testy i uruchomienie aplikacji B2B Usługi doradcze i eksperckie Analizy, raporty i rekomendacje (produktem zadania będzie raport z rekomendacjami określający realne zapotrzebowanie Zamawiającego w stosunku do planowanej aplikacji, listę zadań jakie ma rozwiązywać aplikacja wraz z rekomendacjami dotyczącymi realizacji systemu B2B). Specyfikacja funkcjonalna (makiety systemu B2B i specyfikacja techniczna je opisująca). Szkolenia specjalistyczne Szkolenie specjalistyczne dla pracowników Zamawiającego z obsługi systemu B2B: 10 dni po 8 godzin. 2. Aplikacja B2B i System do zarządzania przedsiębiorstwem muszą być zgodne ze specyfikacją zawartą w Załączniku nr 1 do niniejszego zapytania ofertowego. IV. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA 1. Rozpoczęcie wykonania przedmiotu zamówienia: z dniem podpisania umowy. 2. Maksymalny termin zakończenia wykonania przedmiotu zamówienia: 28.02.2015r. 3. Realizacja przedmiotu zamówienia odbywać się będzie w następujących ramach czasowych: 2
4 Aplikacja B2B: Moduł administracyjny cz. 1 Dzień następny po dniu podpisania umowy - Fundusze Europejskie dla rozwoju innowacyjnej gospodarki l.p. ZADANIE TERMIN 1 Analizy, raporty i rekomendacje Dzień następny po dniu podpisania umowy - 2 Specyfikacja funkcjonalna Dzień następny po dniu podpisania umowy- 3 Szablon graficzny aplikacji Dzień następny po dniu podpisania umowy- 5 Aplikacja B2B: Moduł użytkownicy cz. 1 Dzień następny po dniu podpisania umowy- 6 System do zarządzania przedsiębiorstwem Dzień następny po dniu wraz z usługą instalacji i konfiguracji podpisania umowy- 7 Aplikacja B2B: Integracja ofert biletów 01.05.2014-31.08.2014 lotniczych 8 Aplikacja B2B: Integracja ofert ubezpieczeniowych 9 Aplikacja B2B: Integracja ofert wynajmu samochodów 10 Aplikacja B2B: Integracja ofert hoteli - dostawca 1 11 Aplikacja B2B: Moduł administracyjny cz. 2 01.05.2014-31.08.2014 01.05.2014-31.08.2014 01.05.2014-31.08.2014 01.05.2014-31.08.2014 12 Aplikacja B2B: Moduł użytkownicy cz. 2 01.05.2014-31.08.2014 13 Aplikacja B2B: Integracja ofert hoteli - dostawca 2 01.09.2014-30.11.2014 14 Aplikacja B2B: Moduł waluty 01.09.2014-30.11.2014 15 Aplikacja B2B: Moduł rezerwacje 01.09.2014-30.11.2014 16 Aplikacja B2B: Moduł rozliczenia 01.09.2014-30.11.2014 17 Aplikacja B2B: Moduł użytkownicy cz. 3 01.09.2014-30.11.2014 18 Aplikacja B2B: Moduł administracyjny cz. 3 01.09.2014-30.11.2014 19 Aplikacja B2B: Moduł dostępu dla 01.09.2014-30.11.2014 3
Nabywców 20 Aplikacja B2B: Moduł użytkownicy cz. 4 01.12.2014-28.02.2015 21 Aplikacja B2B: Moduł administracyjny cz. 4 01.12.2014-28.02.2015 22 Aplikacja B2B: Moduł raporty i statystyki 01.12.2014-28.02.2015 23 Usługa konfiguracji i instalacji aplikacji B2B 01.12.2014-28.02.2015 24 Usługa testy i uruchomienie aplikacji B2B 01.12.2014-28.02.2015 25 Szkolenie specjalistyczne dla pracowników Zamawiającego z obsługi systemu B2B 01.12.2014-28.02.2015 4. W przypadku konieczności zmiany harmonogramu realizacji projektu w trakcie jego trwania, Zamawiający zastrzega sobie możliwość uzgodnienia z wyłonionym Wykonawcą nowych terminów wykonania zadań wchodzących w skład przedmiotu zamówienia. V. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY 1. Oferta powinna być złożona na piśmie i podpisana przez osobę upoważnioną do reprezentacji Oferenta oraz opieczętowana pieczęcią firmową (pod rygorem nieważności). 2. Oferta (jeden egzemplarz oryginalny) powinna być przygotowana zgodnie z wymogami zawartymi w niniejszym Zapytaniu, w języku polskim. 3. Wszelkie poprawki w treści oferty muszą być parafowane przez osobę podpisującą ofertę. 4. Oferta musi być sporządzona według wzoru stanowiącego załącznik do niniejszego zapytania. 5. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych. 6. Oferent przedstawia cenę ofertową netto. Cena będzie niezmienna do końca realizacji zamówienia. VI. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT 4
1. Oferty należy składać w nieprzekraczalnym terminie do dnia 30.01.2014 do godziny 16.00 (liczy się data wpływu do biura). 2. Ofertę należy dostarczyć w wersji papierowej osobiście bądź pocztą tradycyjną bądź przesyłką kurierską do siedziby firmy pod adresem: Biuro Podróżników Flugo Spółka z o.o. Ul. M. Skłodowskiej - Curie 10 85-094 Bydgoszcz VII. OCENA OFERT 1. Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie następujących kryteriów: a) Cena Maksymalna liczba punktów do uzyskania w kryterium: 100 punktów. Waga przypisana temu kryterium: 70% W kryterium Cena najwyższą liczbę punktów (tj. 100) otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę netto za wykonanie przedmiotu zamówienia. Każda kolejna oferta otrzyma punkty zgodnie z wyliczeniem według następującego wzoru: Liczba punktów za kryterium cena = (cena oferty najniżej skalkulowanej x 100) : cena oferty ocenianej. b) Czas reakcji serwisowej na błąd krytyczny aplikacji B2B Błąd krytyczny aplikacji B2B rozumiany jest jako sytuacja w której powoduje on, iż całkowicie nie działają lub nieprawidłowo działają funkcjonalności o znaczeniu krytycznym, na skutek czego brak jest możliwości wykonania operacji. Czas reakcji serwisowej na błąd krytyczny aplikacji rozumiany jest jako okres od momentu zgłoszenia wystąpienia błędu krytycznego do chwili jego wyeliminowania i przywrócenia prawidłowej pracy systemu. 5
Maksymalna liczba punktów do uzyskania w kryterium czas reakcji aplikacji B2B : 100 pkt. Waga przypisana temu kryterium: 10%. W kryterium czas reakcji aplikacja B2B punkty przyznawane będą według zakwalifikowania zadeklarowanego w ofercie czasu reakcji liczonej w godzinach do odpowiedniego przedziału, w sposób następujący: do 4 godzin 100 pkt 5-12 godzin 75 pkt 13-24 godziny 50 pkt 25 i więcej 25 pkt. c) Czas reakcji serwisowej na błąd krytyczny systemu do zarządzania przedsiębiorstwem Błąd krytyczny systemu do zarządzania przedsiębiorstwem rozumiany jest jako sytuacja w której powoduje on, iż całkowicie nie działają lub nieprawidłowo działają funkcjonalności o znaczeniu krytycznym, na skutek czego brak jest możliwości wykonania operacji. Czas reakcji serwisowej na błąd krytyczny systemu rozumiany jest jako okres od momentu zgłoszenia wystąpienia błędu krytycznego do chwili jego wyeliminowania i przywrócenia prawidłowej pracy systemu. W kryterium czas reakcji system punkty przyznawane będą według zakwalifikowania zadeklarowanego w ofercie czasu reakcji liczonej w godzinach do odpowiedniego przedziału, w sposób następujący: do 4 godzin 100 pkt 5-12 godzin 75 pkt 13-24 godziny 50 pkt 25 i więcej 25 pkt. 6
d) Gwarancja Fundusze Europejskie dla rozwoju innowacyjnej gospodarki Gwarancja dotyczy aplikacji B2B oraz systemu do zarządzania przedsiębiorstwem zwanych dalej Systemami oferowanymi. Gwarancja rozumiana jest jako dobrowolne zobowiązanie Wykonawcy do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania oferowanych systemów, w tym przywracania systemów do właściwego funkcjonowania w przypadku pojawienia się błędów, nieprawidłowości czy zakłóceń funkcjonalności systemów nie wynikających z niewłaściwego wykorzystania ich przez użytkowników. Maksymalna liczba punktów do uzyskania w kryterium gwarancja : 100 pkt. Waga przypisana temu kryterium: 10% W kryterium gwarancja punkty przyznawane będą według zakwalifikowania zadeklarowanego w ofercie czasu gwarancji liczonej w miesiącach do odpowiedniego przedziału, w sposób następujący: - od 12 do 18 miesięcy: 25 pkt - od 19 do 24 miesięcy: 50 pkt - od 25 do 36 miesięcy: 75 pkt - 37 miesięcy i więcej: 100 pkt 2. Suma uzyskanych punktów dla danej oferty, na podstawie której utworzony zostanie ranking ofert, obliczona zostanie dla każdej z ofert za pomocą następującego wzoru: Suma punktów dla oferty = (liczba punktów za kryterium cena x 70%) + (liczba punktów za kryterium czas reakcji serwisowej na błąd krytyczny aplikacji B2B x 10%) + (liczba punktów za kryterium czas reakcji serwisowej na błąd krytyczny systemu do zarządzania przedsiębiorstwem x 10%) + (liczba punktów za kryterium gwarancja x 10%). 3. Wyliczenie punktów będzie dokonane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. VIII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY 7
INNOWACYJNA COSPODARKA N4KOoowa 5WtlEGlA SPlUNQlCl Fundusze Europejskie - dla rozwoju innowacyjnej gospodarki 1. Zamawiajzjcy udzieli zamowienia oferentowi, ktorego oferta uzyska najwyisq liczbe 2. Zamawiajqcy niezwtocznie po wyborze oferty powiadomi o wybranym Wykonawcy oferentow, ktktzy z~ooiyli oferty. 3. Zamawiajzjcy wskaze termin i miejsce podpisania umowy Oferentowi, ktbrego oferta zostala wybrana. IX. DODATKOWE INFORMACJE 1. Pracownikiem upowainionym do kontaktow z Oferentarni jest: Piotr Dzikowski kom. +48 797 700 669 tel. +48 52 345 58 14 fax. +48 52 341 75 05 email: piotr.dzikowski@,flugo.com.pl - Specyfikacja Aplikacji B2B i Systemu do zarqdzania przedsiebiorstwem. - Wzor formulma ofertowego