EVENT MANAGER Profesjonalne oprogramowanie do rejestracji i zarządzania wydarzeniami
Profesjonalne oprogramowanie do rejestracji i zarządzania wydarzeniami Event Manager (EM) to elektroniczny system obsługi uczestników wydarzeń, został on zaprojektowany przez praktyków organizatorów wielu wydarzeń we współpracy z zespołem programistów i informatyków. System oferuje kompleksowe rozwiązanie wspomagające proces rejestracji uczestników i przebiegu wydarzenia, poprzez: rejestrację przybywających gości, możliwość drukowania identyfikatorów na miejscu wydarzenia, kontrolę dostępu do wybranych obszarów dla uczestników, organizatorów, gości, kontrolę wydawanych posiłków, obsługę szatni oraz wypożyczalni, wybieranie atrakcji i paneli przez użytkowników, szybkie wysyłanie e-mail oraz sms ów do uczestników, wysyłanie załączników, ofert handlowych, mobilną fotobudkę, raportowanie i generowanie listy osób w wybranych lokalizacjach i czasie. Po przeanalizowaniu wszystkich zebranych informacji, każdy organizator eventu doceni możliwości płynące z korzystania z EventManager a przy planowaniu kolejnych imprez. 2
Korzyści z wykorzystania systemu Dla organizatorów: zwiększenie czasu na przygotowanie merytorycznej strony wydarzenia, łatwiejsze zarządzanie procesem organizacji wydarzenia, budowanie wizerunku nowoczesnego spojrzenia na organizację wydarzeń, stały dostęp do aktualnych list osób zarejestrowanych oraz obecnych uczestników, ewidencjonowanie i kontrola nad wydawanymi materiałami i gadżetami, możliwość kontroli dostępu do wydzielonych stref lub miejsc, możliwość badania obecności uczestników na sesjach tematycznych, zwiększenie możliwości komunikacyjnych z osobami zarejestrowanymi oraz prelegentami, zwiększone możliwości dokumentowania i rejestrowania przebiegu wydarzenia, zwiększenie satysfakcji uczestników poprzez skrócenie czasu ich obsługi. Dla uczestników: prosty i szybki sposób rejestracji, wygoda i komfort w poruszaniu się na wydarzeniu, wszystkie pkt programu za pomocą jednego identyfikatora, informacje o wydarzeniu w jednym miejscu, informacje od organizatorów otrzymywane drogą elektroniczną bądź SMS, prosta i łatwa komunikacja uczestników z organizatorami, trwałe i estetyczne identyfikatory. 3
Rodzaje identyfikatorów Do identyfikacji uczestników możemy używać : kart zbliżeniowych, breloczków, opasek na ręce, identyfikatorów na smyczach (z naklejonymi stickerami NFC). identyfikatorów z Qrcodami lub kodami kreskowymi Powyższe rozwiązania dają szereg możliwości z użytkowania systemu. Uczestników nie tylko możemy identyfikować za pomocą uprawnień w systemie ale i również np. po kolorze opasek. Identyfikatory są zakodowane wcześniej i czekają na odbiór przez uczestników w punkcie rejestracji. Po ich przekazaniu wydarzeniem zarządza się praktycznie z jednego miejsca. Dzięki temu, można bardzo szybko przypisywać uprawnienia, co przekłada się na efektywność pracy i przepływ gości. Dodatkowo identyfikatory możemy drukować prosto z systemu, co każdemu organizatorowi zaoszczędzi wiele czasu. 4 5
Dane uczestników Dane przekazane przez uczestników przy rejestracji są zbierane i porządkowane przez system. Organizator może je przeszukiwać, sortować i filtrować, a także eksportować dane do formatu *.xls który można otworzyć za pomocą Microsoft Office Excel. Możliwości: konfiguracja formularza rejestracyjnego, wgląd do planu wydarzenia, dostęp do pełnej listy zarejestrowanych uczestników, możliwość wyszukiwania, sortowania, filtrowania list, możliwość eksportu danych do formatu *.xls, przypisywanie komentarzy oraz praw dostępu, dodawanie zdjęć użytkownikom, drukowanie identyfikatorów. 5
Moduł: Kontrola dostępu EVENT MANAGER Jednym z najważniejszych modułów systemu EventManager jest kontrola dostępu, która pozwala na szybką bezproblemową obsługę uczestników przy rejestracji oraz w trakcie wydarzenia. Pozwala on kontrolować dostęp i przepływ uczestników na poszczególnych salach i panelach wydarzenia. Potrzeba jednej sekundy, aby uczestnik został odnotowany w systemie. Moduł kontroli dostępu weryfikuje, czy uczestnik posiada odpowiednie uprawnienia oraz odnotowuje jego obecność w systemie. Każde stanowisko kontroli wyposażone jest w monitor, czytnik NFC, minikomputer z oprogramowaniem. System informuje uczestnika lub pracownika obsługi w czytelny sposób czy dana osoba ma możliwość skorzystania i wejścia na dany panel bądź wejścia do sali. W ramach indywidualnych modyfikacji możemy dostosować EventManagera do konkretnych rozwiązań np. do witania gości, akceptacji regulaminu, wydawania materiałów konferencyjnych. Korzystając z tej funkcji możemy: szybko i sprawnie obsłużyć proces rejestracji uczestników, kontrolować dostęp do poszczególnych wydarzeń, sprawdzać migracje uczestników i rozłożenia na salach, generować szczegółowe raporty jeszcze w trakcie jego trwania, 6
Moduł: Gastronomia Przy każdym punkcie obsługi gastronomicznej może znajdować się urządzenie z czytujące uprawnienia do pobrania posiłków, napoju, przekąsek. Na wyświetlaczu pojawią się możliwe opcje z których uczestnik może dokonać wyboru. Moduł ten daje całkowitą kontrolę nad ilością wydawanych posiłków, ilości osób, najczęściej wybieranych opcji oraz w razie konieczności zapewnia pobranie posiłku tylko jeden raz. W systemie odnotowuje się fakt pobrania przez danego użytkownika wybranej opcji oraz ich ilości włącznie z czasem i datą jej dokonania. Moduł ten w pełni może być dopasowany do Państwa potrzeb - pod względem graficznym i funkcjonalnym. Po wszystkich zarejestrowanych czynnościach otrzymujemy raport o wykorzystaniu posiłków przez każdego z użytkowników. Moduł ten można również wykorzystywać do innych potrzeb związanych z wydawaniem rzeczy oraz ich monitorowaniem. 7
Moduł: Szatnia / Wypożyczalnia Koniec z bloczkami do szatni! Uczestnicy wydarzenia mogą zostawić rzeczy w szatni wszystko załatwiając swoim identyfikatorem, zostanie do nich przypisany nr bloczka, na którym posiadają rzeczy. Przy odbiorze wystarczy tylko przyłożyć identyfikator, a na wyświetlaczu pojawi się nr posiadanego miejsca w szatni. Takie to proste i szybkie! Jeden identyfikator do wszystkiego! Moduł ten, może być również wykorzystywany jako wypożyczalnia sprzętu dla uczestników konferencji np. słuchawki do tłumaczeń symultanicznych, jak i innych operacji wymagających połączenia danej rzeczy z użytkownikiem. 8
Moduł: Mobilna fotobudka Zdjęcie na skrzynce pocztowej zaraz po jego zrobieniu! Osobiste identyfikatory, w które będą wyposażeni uczestnicy pozwalają na sprawne przesyłanie zdjęć i załączników z wydarzenia. Fotograf wykonuje zdjęcie i pokazuje je uczestnikom na tablecie, osoby przykładają karty do czytnika i automatycznie tworzona jest lista osób z danej fotografii i zdjęcie wysyłane jest w trybie natychmiastowym na adresy email zarejestrowane w bazie. Użytkownicy otrzymują przygotowaną wcześniej wiadomość e-mail wraz z zrobionym przed chwilą zdjęciem. Dodatkowo moduł ten może być wykorzystywany do wysyłania dowolnych załączników np. ofert handlowych, materiałów konferencyjnych etc. Wystarczy zbliżyć identyfikator do czytnika i wybrany załącznik zostanie wysłany. 9
Raportowanie Raporty oraz statystyki uczestnictwa zapewniają organizatorowi pełen wgląd do ważnych danych, które dają komfort kontroli nad przeprowadzanym wydarzeniem. Wszystkie zgromadzone dane podczas wydarzenia można w prosty sposób wyeksportować do formatu Microsoft Office Excel i poddać je analizie. Raport modułu gastronomi pokazuje kto korzystał z punktu gastronomicznego, o której godzinie oraz w jakim zakresie. Dzięki temu posiadamy rzeczywistą wartość wszystkich wydanych produktów. Zestawienia i raporty zawierają m.in.: listę osób zarejestrowanych z danymi osobowymi, listy osób na poszczególnych zajęciach, listy osób z przypisanymi uprawnieniami, daty i godziny wszystkich zarejestrowanych czynności, posiadane uprawnienia, 10
Korzyści z wykorzystania systemu Najważniejsze korzyści płynące z użytkowania EventManagera: ELASTYCZNOŚĆ Szereg modułów z wieloma możliwościami. INTUICYJNOŚĆ Łatwość obsługi przez organizatora i uczestnika. PROFESJONALIZM Gwarancja jakości i dobrego odbioru przez uczestników. ESTETYKA Ładny wygląd specjalnie przygotowany pod klienta. SZYBKOŚĆ Sprawna i szybka komunikacja. KONTROLA Pełna kontrola: miejsc, wydanych posiłków, obecności. SPÓJNOŚĆ Spójna identyfikacja i wszystko w jednym miejscu. OSZCZEDNOŚĆ CZASU Szybka, sprawna i bez problemowa obsługa. Event manger jest bardzo efektywnym i szybkim narzędziem, które w pełni redukuje czas i ilość potrzebnego personelu niezbędnego do organizacji nawet skomplikowanych wydarzeń. Naszymi klientami są przedewszystkim firmy eventowe, szkoleniowe, agencje promocyjne, placówki rządowe, producenci festiwali, uczelnie. Event manager spełnia oczekiwania najbardziej wymagających klientów. 11
ul. prof. Życzkowskiego 14 31-864 Kraków tel. +48 508 050 917, +48 663 277 823