S.AXON Gabinet lekarski Program komputerowy zaprojektowany dla lekarzy we współpracy z lekarzami ;
Spis treści 1. Instalacja...3 2. Wymagania systemu...3 3. Pierwsze uruchomienie i logowanie...3 4. Ewidencja pacjenta...6 5. Ewidencja wizyt...9 a) Rozpoznanie...9 b) Obserwacje lekarskie... 10 c) Procedury... 11 d) Skierowania... 12 e) Recepty... 13 f) Pliki multimedialne... 15 g) Wydruk karty pacjenta... 16 h) Podpisanie elektroniczne zarejestrowanej wizyty... 17 6. Wystawianie faktury/paragonu... 19 7. Generowanie praktycznych zestawień... 22 8. Zamówienie licencji... 23 9. Moduł Administrator uzupełnianie słowników... 26 a) zmiana danych lekarza... 27 b) zmiana danych firmowych... 27 c) wprowadzenie numerów recept... 28 d) aktualizacja bazy leków... 29
Program S.AXON Gabinet dedykowany jest dla lekarzy prowadzących prywatne praktyki lekarskie. Program pracuje pod kontrolą systemu Windows w wersji XP, Vista lub Windows 7. 1. Instalacja Prace nad programem prowadzone były przy współpracy z lekarzami różnych specjalności. Fakt ten w połączeniu z wykorzystaniem wieloletniego doświadczenia firmy Axon spowodował, że program jest maksymalnie uproszczony pod względem sposobu obsługi, przy jednoczesnym rozbudowaniu funkcjonalnym. Program nie wymaga żadnej specyficznej wiedzy informatycznej, ani specjalizowanych szkoleń. Instalacja jest wyjątkowo łatwa i szybka. Dla samodzielnych stanowisk komputerowych wszystkie czynności związane z rozpoczęciem pracy, każdy lekarz może wykonać samodzielnie Instalator prowadzi użytkownika przez wszystkie etapy instalacji. W trakcie instalacji programu dane są zapisywane w katalogu c:\axon\gabinet. Instalator tworzy automatycznie skrót modułu S.AXON Gabinet na pulpicie. Pozostałe programy dostępne są w podanym katalogu. Na pulpicie tworzony jest także skrót do niniejszego pliku oraz do pliku z przykładowymi ekranami. 2. Wymagania systemu Program S.AXON Gabinet jest programem wydajnym i mało wymagającym. Jego minimalne wymagania sprzętowe to: system operacyjny procesor pamięć dysk twardy drukarka skaner...... od Windows XP...... od Intel Pentium III, IV...... min. 128 MB RAM, zalecane 512 MB...... min. 500 MB, zalecane 1 GB...... atramentowa lub laserowa...... dowolny 3. Pierwsze uruchomienie i logowanie Po zainstalowaniu programu S.AXON klikamy dwa razy w umieszczoną na pulpicie ikonę jego skrótu. W odpowiedzi wyświetlone zostanie okno logowania do programu. Domyślnym użytkownikiem jest sysdba z hasłem masterkey (dane te pobierane są z pliku system.ini zapisanego w katalogu z programem).
Zalecamy aby hasło domyślne zostało zmienione na własne. W tym celu po zalogowaniu się z menu Gabinet wybieramy pozycję Zmiana hasła. W okienku wpisujemy dotychczasowe hasło masterkey oraz dwukrotnie wprowadzamy nowe hasło.
Każde uruchomienie programu powodować będzie wyświetlenie Panelu logowania. W jego formularz wpisujemy hasło użytkownika, pozwalające na wejście do aplikacji i korzystanie z wszystkich jej funkcjonalności. UWAGA: Program w okienku logowania wstawia hasło domyślne, które przy logowaniu należy każdorazowo skasować i wprowadzić nadane przez siebie. Aby tego kasowania uniknąć należy usunąć hasło domyślne z pliku System.ini (z pomocą notatnika). Wprowadzanie w pliku własnego hasła nie jest zalecane.
4. Ewidencja pacjenta Pacjenta w gabinecie rejestrujemy poprzez: a) pobranie z bazy poprzez wpisanie w odpowiednie pole w lewym panelu numeru PESEL lub z kartoteki i wciśnięcie klawisza ENTER b) pobranie z bazy poprzez przycisk Szukaj. Wybór pacjenta jest możliwy na podstawie nazwiska, numeru PESEL, dowodu, c) dodanie nowego pacjenta poprzez przycisk Nowy i uzupełnienie danych. Warto zawsze wypełnić pole PESEL, wtedy program nie pozwoli zdublować pacjenta. Program weryfikuje poprawność numerów PESEL. Wprowadzenie numeru PESEL umożliwia uprawnionym osobom weryfikację pacjenta przez Internet w systemie ewuś Przy wprowadzaniu danych nowego pacjenta musimy podać co najmniej nazwisko i imię. Pozostałe dane można uzupełnić później.
Istnieje możliwość wymuszenia automatycznego nadawania numeru karty pacjenta w tym celu należy zaznaczyć odpowiednie pole w Zmiennych systemu w programie Administrator umieszczonym w tym samym katalogu co program Gabinet.
Można tu ustawić także automatyczne nadawanie numerów kolejnym wprowadzanym firmom. Dla danego pacjenta dostępny jest podgląd wizyt poprzednich po kliknięciu przycisku Archiwum. W tym miejscu można również obejrzeć wcześniejsze wizyty dla innego, wybranego pacjenta. Historię wizyt i wykonanych procedur można też obejrzeć po wciśnięciu przycisku Historia.
5. Ewidencja wizyt Wizyta jest tworzona po kliknięciu przycisku Utwórz - z datą pobraną z kalendarza z górnego panelu. Jeśli data jest bieżąca to pobierany jest także aktualny czas. Można wymusić automatyczne tworzenie wizyty po pobraniu/utworzeniu pacjenta przez odpowiednie ustawienia w opisie gabinetu w programie Administrator. W tym celu w module Administrator należy kliknąć przycisk Zakłady i wyszukać Gabinet lekarski. Dostępnych jest tu wiele opcji ułatwiających rejestrację wizyty pacjenta. Moduł S.AXON Gabinet umożliwia szczegółową ewidencję opisu wizyty: a) Rozpoznanie Program pozwala na wybór rozpoznania wg kodów ICD-10 i wprowadzenie rozpoznania opisowo Kody rozpoznania można wpisać bezpośrednio lub wybrać z wykazu.
Oprócz określenia choroby zasadniczej program umożliwia również uzupełnienie rozpoznania o choroby współistniejące oraz dodatkowy opis. b) Obserwacje lekarskie Obserwacje lekarskie mogą być wprowadzane opisowo i/lub z menu kontekstowego najczęściej stosowanych opisów oddzielnie dla każdego pola obserwacji lekarskich. Podpowiedzi są dostępne pod prawym przyciskiem myszy. Wybrany opis z menu kontekstowego można edytować, zmieniając go według potrzeb. Pliki podpowiedzi menu kontekstowego dostępne są w katalogu C:\AXON\GABINET\Opisy
Pliki te można edytować. Każdy plik zawiera nagłówki w nawiasach kwadratowych, które przenoszone są do menu kontekstowego odpowiedniego pola danych oraz, pod tymi nagłówkami, dowolną treść, która przepisywana jest do pola po kliknięciu menu. c) Procedury Program umożliwia wybranie wykonanych procedur wg kodów ICD-9. W zakładce Badania, procedury, zabiegi widoczna jest historia wcześniej wykonanych procedur wraz z możliwością filtrowania danych historycznych.
d) Skierowania Z poziomu zakładki Zlecenia, skierowania wystawiane są skierowania wraz z zapamiętaniem ich w historii choroby pacjenta Wystawione skierowania drukowane są z pozycji Drukuj.
Należy wybrać odpowiedni wydruk z dostępnej listy. e) Recepty Program umożliwia wystawienie recepty z zakładki Recepty i zapamiętanie jej w historii choroby pacjenta. Dostępne są następujące możliwości: recepty Rp i Rpw kopiowanie poprzednich recept lub wybranych pozycji poprzednich recept kopiowanie recept z wydłużonym terminem zakupu (30 lub 60 dni)
przy wystawianiu recepty dostępny jest wykaz leków refundowanych Ministerstwa Zdrowia oraz bazy leków BAZYL i KS-BLOZ (części ogólnodostępne darmowe) Drukowanie recept jest dostępne pod przyciskiem Drukuj bezpośrednio z poziomu zakładki Recepty
Elektroniczny wykaz numerów recept można wprowadzić w programie Administrator ręcznie lub wczytując plik pobrany z NFZ. W tym drugim przypadku wcześniej należy wpisać do systemu numer prawa wykonywania zawodu lekarza. Do poprawnego wygenerowania numeru recepty potrzebny jest też numer REGON w opisie firmy właściciela instalacji. UWAGA: wprowadzenie numerów recept nie jest dostępne w wersji demonstracyjnej. Jeśli recepta ma być drukowana na formularzach z nadrukiem, to wydruk recepty można zmodyfikować usuwając z niego niepotrzebne elementy, najlepiej poprzez utworzenie kopii. f) Pliki multimedialne Pliki można dołączyć do wizyty pacjenta po kliknięciu przycisku Załączniki (m.in. zdjęcia, obrazy, dokumenty, scany, pliki DICOM, pliki video). Załączniki można dołączyć do opisu wizyty lub do każdej procedury oddzielnie. UWAGA: Pliki załączników dołączone do wizyty widoczne są w historii choroby pacjenta.
g) Wydruk karty pacjenta Druk karty pacjenta ze szczegółową informacją o dacie i przebiegu wizyty dostępny jest pod przyciskiem Drukuj. W programie zdefiniowane zostały różne wydruki dotyczące pojedynczego pacjenta. Program umożliwia użytkownikom kopiowanie istniejących wydruków i dostosowanie ich do swoich potrzeb. Przygotowany wydruk można zapamiętać w programie do wykorzystania dla pozostałych pacjentów.
Wszystkie raporty można również wyeksportować do pliku zewnętrznego. W tym celu po wybraniu odpowiedniego wydruku należy kliknąć przycisk Eksportuj i wybrać w jakim formacie wydruk ma zostać wyeksportowany. UWAGA: W przypadku wybrania opcji Otwórz (jako PDF) i zapamiętaj w dokumentach wydruk jest nie tylko eksportowany do PDF, ale i zapamiętywany w dokumentach. Korzystanie z tej opcji pozwala na zapamiętanie w historii choroby wydanych pacjentom wydruków. h) Podpisanie elektroniczne zarejestrowanej wizyty Program umożliwia lekarzowi podpisanie wizyty po kliknięciu przycisku Podpis.
UWAGA: Podpisanej wizyty nie można już usunąć, chociaż można ją modyfikować i ponownie podpisywać, co pozwala śledzić historię zmian. UWAGA: Prawo i program aktualnie nie wymagają posiadania podpisu kwalifikowanego aby można było zrezygnować z prowadzenia dokumentacji papierowej. W zakładce Wcześniejsze podpisy widoczna jest cała historia podpisów elektronicznych historii choroby pacjenta wraz ze szczegółami danych z wizyty. Dzięki temu można prześledzić co i kiedy było zmieniane. Informacja o dacie podpisu zapisywana jest z dokładnością do minuty.
6. Wystawianie faktury/paragonu Na zakończenie wizyty można pacjentowi wystawić fakturę lub paragon. Opcja ta jest dostępna z menu głównego Gabinet Fakturowanie. UWAGA: Przy wystawianiu faktury wykorzystywane są dane firmy, które są wprowadzane przy wysyłaniu Zamówienia licencji. Dane te można zmienić w module Administrator. Sposób zmiany danych został opisany w pkt. 9.b.
W fakturze w danych odbiorcy uzupełniane są dane osobowe pacjenta, dla którego aktualnie wprowadzano wizytę. Z formatki można zmienić odbiorcę faktury wyszukując go w systemie lub dodając nowego. Program rozróżnia osoby fizyczne od firm. UWAGA: Dla osób fizycznych głównym identyfikatorem, który nie może się powtarzać jest PESEL. Dla firm głównym identyfikatorem, który nie może się powtarzać jest NIP. W razie potrzeby dokument można dodatkowo opisać. Wprowadzenie Uwag do całego dokumentu następuje z pozycji Uwagi do dokumentu. Zapisane uwagi będą widoczne na wydruku faktury.
Po wprowadzeniu nagłówka i zapisaniu należy uzupełnić pozycje faktury poprzez kliknięcie przycisku nowa pozycja Specyfikacji po prawej stronie formularza. UWAGA: Przycisk Nowa pod napisem Faktura odnosi się do nowego dokumentu (np. dla kolejnego pacjenta), natomiast przycisk nowa pozycja Specyfikacji odnosi się do kolejnej pozycji na tym samym dokumencie. Do każdej pozycji specyfikacji można dopisać Uwagi do specyfikacji. Faktura jest drukowana po naciśnięciu Drukuj po prawej stronie monitora.
Po podłączeniu drukarki fiskalnej program umożliwia wydruk paragonu zamiast faktury. 7. Generowanie praktycznych zestawień Raporty zdefiniowane w systemie można podzielić na wydruki historii choroby dla konkretnego pacjenta oraz zestawienia zbiorcze. a) Dla konkretnego pacjenta (bieżąca wizyta i dane historyczne) można wydrukować korzystając z przycisku Drukuj po lewej stronie monitora następujące dane historię choroby dla pobytu w gabinecie wykaz wykonanych badań i zabiegów wykaz wystawionych zleceń wydruk zlecenia/skierowania dane pacjenta b) Drukowanie zestawień ruchu chorych jest dostępne na górze monitora z głównego menu Drukowanie Drukowanie zestawień umożliwia uzyskanie danych o ruchu chorych wykonanych procedurach medycznych pacjentach Raporty można uzyskać w postaci wykazów lub podsumowań
Podsumowania pozwalają agregować dane wg różnych kryteriów (jak powyżej) do trzech poziomów. 8. Zamówienie licencji Do czasu uzyskania licencji na program część możliwości nie jest dostępna. Dotyczy to w szczególności ograniczeń w dostępie do opcji w programie Administrator (wprowadzanie numerów recept). W przypadku instalacji pobranej z Allegro licencja wysyłana jest po otrzymaniu zapłaty. W pozostałych przypadkach licencję można zamówić wybierając z menu głównego programu Gabinet opcję Zamówienie licencji.
Pojawi się wtedy formularz, gdzie należy wypełnić co najmniej pola oznaczone czerwoną gwiazdką. Po naciśnięciu przycisku Wyślij dane z formularza są wysyłane z pomocą domyślnego programu pocztowego na adres axon@axon.pl. Jeśliby z jakichś powodów automatyczna wysyłka nie powiodła się, to można te same dane wysłać ręcznie na powyższy adres.
UWAGA: Naciśnięcie przycisku Wyślij jest konieczne, bo wtedy zapamiętywany jest generowany numer instalacji konieczny do otrzymania licencji. Pozostałe dane z formularza także zapamiętywane są po naciśnięciu Wyślij. Dane te można potem zmienić w programie Administrator. Po opłaceniu licencji zostanie przesłany plik licencyjny do wczytania w module Administrator z menu głównego System podmenu Licencje. W pojawiającym się okienku należy kliknąć przycisk Odczyt z pliku i wskazać otrzymany i zapisany na dysku plik licencyjny.
9. Moduł Administrator uzupełnianie słowników UWAGA: moduł Administrator jest zainstalowany razem z Gabinetem w katalogu C:\AXON\GABINET Do czasu uzyskania licencji na program część opisanych możliwości nie jest dostępna, zwłaszcza w programie Administrator.
a) zmiana danych lekarza Zmiana danych lekarza w module Administrator jest dostępna pod przyciskiem Osoby, widocznym po lewej stronie okienka. Po otwarciu Kartoteki osobowej należy kliknąć przycisk Szukaj i wybrać lekarza domyślnego, nazwanego w systemie NAZWISKO IMIE. W tym miejscu można również wpisać uprawnienia lekarza do sprawdzania pacjentów w systemie ewuś. b) zmiana danych firmowych Zmiana danych gabinetu lekarskiego w module Administrator jest dostępna pod przyciskiem Firmy, widocznym po lewej stronie okienka. Po otwarciu Kartoteki firm należy kliknąć przycisk Szukaj i wybrać domyślny gabinet lekarski, nazwany w systemie Gabinet Lekarski.
W formatce występują dwa miejsca do wpisania nazwy: Nazwa firmy i Nazwa oficjalna. UWAGA: W pozycji Nazwa oficjalna należy wpisać pełną nazwę firmy występującą w rejestrze dane tu wprowadzone pokazują się na fakturze. c) wprowadzenie numerów recept Wprowadzenie numerów recept jest dostępne z menu górnego Słowniki podmenu Numery recept.
Przydzielone przez NFZ numery recept można wprowadzić ręcznie lub wczytać z pliku. d) aktualizacja bazy leków Aktualizacja bazy leków jest dostępna z menu górnego Słowniki podmenu Bazy leków. System wczytuje dane przygotowane przez firmę Axon w formacie.dbf lub xls.
UWAGA: przy plikach Excella xls należy zaznaczyć opcję Nazwy pól z pierwszego wiersza. Dziękujemy za zainteresowanie naszą aplikacją S.AXON
Gabinet lekarski Program komputerowy zaprojektowany dla lekarzy we współpracy z lekarzami Będziemy wdzięczni za Państwa uwagi dotyczące programów z grupy S.AXON. Dzięki Państwu łączymy z szybkimi rozwiązaniami jeszcze szybciej. Pozdrawiamy Zespół Grupy S.AXON www.axon.pl