TEMAT 3: Analiza i klasyfikacja miejsc pracy.(k) 3.1. Wprowadzenie (K) Umowa o zatrudnienie jest w znacznym stopniu umową relatywną, to znaczy taką, której warunki skonkretyzowane są jedynie częściowo, a przestrzeganie jej nie jest regulowane wyłącznie przez prawo, lecz wynika z potrzeby prowadzenia korzystnej wymiany przez obie strony. Z jednej strony istnieje formalna umowa prawna, a z drugiej umowa między pracownikiem i pracodawcą wykracza poza ramy prawne. Część oczekiwań zostaje wyszczególniona i opisana przy podpisywaniu umowy o pracę. Jednak pozostałych warunków nie sposób opisać i sprecyzować w formie prawnej. Jest jednak rzeczą pożądaną, by oczekiwania pracodawcy zostały określone w sposób dostatecznie jasny, tak by pracownik wiedział, jakie są jego zadania, miejsce w organizacji, związki i zależności z innymi stanowiskami itp. Zadanie to realizowane jest poprzez metodę analizy stanowiska. Poszczególne stanowiska pracy różnią się też stopniem złożoności, obciążeń fizycznych i psychicznych, poziomem odpowiedzialności, wymaganymi kwalifikacjami itp. Znajomość tych różnic jest niezbędnym warunkiem konstrukcji siatek płac, opartej na klasyfikacji stanowisk, będącej skutkiem metod wartościowania pracy. 3.2. Główne praktyki analizy i klasyfikacji stanowisk(k) OPIS STANOWISKA lista zadań, misja, odpowiedzialność, zależności hierarchiczne realnie występujące. DEFINICJA STANOWISKA podobna lista ujęta z punktu widzenia potrzeb firmy, jako zestaw norm i oczekiwań niezależnych od ich aktualnego sposobu realizacji. PROFIL STANOWISKA lista wymogów fizycznych i intelektualnych niezbędnych do realizacji misji stanowiska. OCENA STANOWISKA określenie znaczenia danego stanowiska względem innych stanowisk w strukturze organizacji i strukturze celów organizacji. KLASYFIKACJA STANOWISK ustanowienie oficjalnej klasyfikacji stanowisk, hierarchii ważności stopnia trudności. OPIS DEFINICJA PROFIL OCENA KLASYFIKACJA ANALIZA STANOWISKA WARTOŚCIOWANIE STANOWISKA 39
3.3. Związek analizy stanowiska z innymi obszarami ZZL(W/K) ANALIZA STANOWISKA ŁĄCZY SIĘ ŚCIŚLE Z POZOSTAŁYMI OBSZARAMI ZZL: - planowanie zasobów ludzkich, - konstrukcja kart zatrudnienia (zakresów czynności, odpowiedzialności itp.), - nabór i dobór pracowników, - konstrukcja siatek płac, - kryteria oceny osiągnięć, - poprawa warunków pracy, - szkolenie i promocja, - plany rozwoju zawodowego, 3.4. Podstawowe elementy opisu (definicji) i profilu stanowiska(k) 3.4.1. Lista użytecznych pytań przed przystąpieniem do opisu stanowiska Dlaczego dane stanowisko zostało utworzone? Jakie jest jego zadanie w stosunku do organizacji? Jakich wyników się odeń wymaga? Jakie jest jego usytuowanie w hierarchii organizacyjnej? Jakie problemy są rozwiązywane na tym stanowisku? Jaki jest zakres samodzielności podejmowanych decyzji? 3.4.2. Podstawowe elementy opisu (definicji) stanowiska NAZWA STANOWISKA. MISJA synteza głównych zadań i odpowiedzialności, racja istnienia w organizacji. POZYCJA W STRUKTURZE kim kieruje, komu podlega; zależności hierarchiczne i funkcjonalne. LISTA ZADAŃ specyfikacja konkretnych czynności wykonywanych na danym stanowisku. KRYTERIA OCENY WYNIKÓW PRACY NA DANYM STANOWISKU. 3.4.3.Profil stanowiska. Definicja stanowiska winna być uzupełniona listą wymagań kwalifikacyjnych, intelektualnych, psychicznych i fizycznych wobec pracownika na danym stanowisku. Lista taka (profil stanowiska) obejmuje zwykle dwa obszary: - kwalifikacje i umiejętności niezbędne do wykonania zadań stanowiska pracy, - opis fizycznych obciążeń, którym będzie musiał sprostać pracownik. 40
Podstawowe wymogi profilu stanowiska można uszeregować wg ważności, np.: Cechy fizyczne (wiek, zdrowie, wygląd) Doświadczenie zawodowe (staż pracy, stanowiska) Motywacja (pragnienie rozwoju) Cechy charakteru (adaptacyjność, stabilność) Kompetencje (wykształcenie, konkretne umiejętności zawodowe) Niezbędne Ważne Pożądane Firma Rank Xerox France tak określa cechy pożądanego profilu psychologicznego swych sprzedawców: - równowaga psychiczna, - kooperacja (łatwość współpracy i współżycia), - elastyczność, adaptacyjność, brak autorytaryzmu, - ekstrawertywność, ekspansja, ciepłość, - dynamizm, aktywność, waleczność, energia, - towarzyskość, - ambicja i zaufanie do siebie, - szczerość, lojalność, uczciwość, - spontaniczność, - pogoda ducha, - realizm, - inteligencja praktyczna, rozpoznanie sytuacji. 3.5.Wartościowanie pracy i klasyfikacja stanowisk(k) WARTOŚCIOWANIE PRACY postępowanie prowadzące do określenia obiektywnych wymagań rodzaju pracy (stanowiska) oraz ustalenia jego relatywnej wartości w odniesieniu do innych stanowisk. W rezultacie poznajemy i oceniamy obiektywną trudność pracy, tj. ogół fizycznych i psychicznych wymagań, jaki dany rodzaj pracy stawia przeciętnemu wykonawcy. 3.5.1. Wykorzystanie wartościowania pracy. Wyznaczanie proporcji taryfowych stawek płacy zasadniczej oraz stawki akordowej. Programowanie szkolenia i doskonalenia zawodowego. Dobór i awansowanie pracowników. 3.5.2. Składniki wartościowania pracy. Na obiektywną trudność danego rodzaju pracy składają się: Złożoność pracy, 41
Odpowiedzialność, Uciążliwość pracy, Warunki pracy. 3.6.Metody wartościowania pracy. 3.6.1. Metody sumaryczne (globalne). Polegają one na ocenie wartości poszczególnych stanowisk w porównaniu z innymi, w celu określenia hierarchii ważności stanowisk. Dokonuje się globalnej oceny stanowiska pracy w porównaniu z wartością innego, również ocenianego globalnie, tzn. bez analizy i kwantyfikacji szczegółowych kryteriów wartości danego stanowiska. METODA PIRAMIDY STANOWISK przełożeni ustalają w trakcie zebrania klasyfikację hierarchiczną stanowisk w oparciu o analizę istniejących definicji stanowisk. METODA PORÓWNANIA PARAMI oceny dokonuje się poprzez porównanie każdego stanowiska z innym, pod względem ich wagi, wartości i wkładu w efekt całej firmy; trudność stosowania tej metody jest wprost proporcjonalna do ilości ocenianych stanowisk. METODA STANOWISK KLUCZOWYCH (stanowisk odniesienia) punktem wyjścia jest ograniczona ilość stanowisk reprezentatywnych dla danej grupy stanowisk, wydziału lub pozycji hierarchicznej, z którą porównuje się następnie pozostałe stanowiska. Stanowiska kluczowe są oceniane przy pomocy kryteriów częściowych (wymagania fizyczne i intelektualne, złożoność pracy, odpowiedzialność), co zbliża tę metodę do metod analitycznych. Metody sumaryczne są mniej kosztowne i bardziej elastyczne, ale cechują się niską precyzyjnością i pewnym subiektywizmem. 3.6.2. Metody analityczne. Metody te polegają generalnie na odrębnej ocenie szeregu szczegółowych kryteriów oceny stanowiska. Wartość danego stanowiska i jego miejsce w klasyfikacji stanowisk jest rezultatem (sumą) punktów przyznanych w trakcie oceny poszczególnych składników stanowiska. Ogólny schemat procedury wartościowania pracy przy wykorzystaniu tych metod przedstawia się następująco: Określenie podstawowych kryteriów wartościowania (np. złożoność, odpowiedzialność, uciążliwość...). Wyszczególnienie kryteriów częściowych (np. wysiłek fizyczny, wysiłek umysłowy...). Kwantyfikacja kryteriów, ustalenie wag kryteriów głównych (np. kapitan statku odpowiedzialność; monter zręczność). Ustalenie stopni trudności dla każdego kryterium częściowego. Ustalenie sposobu przydziału i liczby punktów dla każdego stopnia trudności. 42
3.7. Klasyfikacja stanowiska. Klasyfikacja stanowisk pracy stanowi ostatni etap procesu wartościowania pracy. Polega ona na hierarchicznym uszeregowaniu stanowisk w pewną ilość stopni (klas, grup stanowisk), grupujących stanowiska o podobnej wartości (znaczeniu). Ilość stopni (klas) stanowisk posiada duże znaczenie dla praktyki ZZL wynagradzania i promocji pracowników w szczególności. Istnienie rozbudowanej hierarchii klasyfikacyjnej stanowisk jest z jednej strony motywujące (perspektywy awansu), ale z drugiej strony może nazbyt formalizować i biurokratyzować strukturę organizacyjną. 3.8. Przykładowe tabele analitycznych metod wartościowania stanowisk UNIWERSALNY SYSTEM WARTOŚCIOWANIA PRACY. Tabela wartościowania pracy. Stanowisko oceniane... Kryteria 1. Kwalifikacje/umiejętności: - Wykształcenie (1-4), - Doświadczenie zawodowe (1-5), - Dokładność (1-4), - Złożoność zadań (1-5), 2. Wysiłek: - Umysłowy (1-4), - Fizyczny (1-3), 3. Odpowiedzialność: - Tajemnica służbowa (1-4), - Kontakty z klientami (1-4), - Kierowanie i szkolenie (1-4), Punktacja 1 2 3 4 5 - Autonomia stanowiska (1-5), 4. Warunki pracy: - Środowisko pracy (1-3). Σ punktów w kolumnach. ŁĄCZNIE... Instytut Pracy, Płacy i Spraw Socjalnych, Warszawa 43
TABELA WARTOŚCIOWANIA PRACY Liczba Kryterium główne Kryterium częściowe punktów 1. Złożoność (max. 2 p.) - Wymagane wykształcenie 0-75 zawodowe, 0-60 0-40 - doświadczenie zawodowe, 0-25 - myślenie twórcze, 0-2. Odpowiedzialność (max. 1 p.) - zręczność, - współdziałanie zespołowe - za skutki pracy, - za decyzje, - za kierowanie ludźmi, 3. Wysiłek (max. 0 p.) - fizyczny, - za kontakty zewnętrzne, - za bezpieczeństwo innych, - umysłowy, - psychonerwowy, 0-40 0-0- 0-0- 0-40 0-30 0-30 Freze r 50 40 5 35 5 0 2 Kierownik wydziału 70 50 30 0 4. Warunki środowiska - materialne. środowisko., 0-70 50 pracy (max. 0 p.) 0-15 2 - niebezpieczeństwo wypadku, 0-2 0 - monotonia, Razem Max. 540 279 327 30 3.9. Aneks Słownik zawodów obcych W ostatnich latach pojawiło się wiele nowych zawodów, które siłą rzeczy nie mają polskich nazw. Powszechnie stosuje się więc w takich przypadkach nomenklaturę angielską. Moda na angielszczyznę sprawiła ponadto, że także istniejące po polsku i używane w polszczyźnie nazwy zawodów częstokroć zastępowane są nazwami angielskimi. Nie wdając się w ocenę ani w przyczyny tego zjawiska, zamieszczamy krótki angielskopolski słowniczek najczęściej występujących zawodów i specjalności.. Accountant księgowy. Adverising & Merchandising Manager dyrektor do spraw promocji i reklamy. Area Manager specjalista odpowiedzialny za dostawy, promocję i sprzedaż na określonym obszarze. Chief Accountant (accounting Manager, Company Accountant) główny sięgowy. Controlling Assistant najczęściej asystent dyrektora finansowego lub naczelnego odpowiedzialny za sprawy finansowo-organizacyjne. 44
Credit Manager specjalista zajmujący się kontrolą kredytów i egzekwowaniem należności z tytułu udzielonych kredytów. Customer Service Manager szef działu obsługi klienta. Distribution Manager dyrektor dystrybucji, osoba wykonująca nadrzędne czynności organizacyjne dotyczące dystrybucji towarów. EDP Manager dyrektor lub kierownik działu informatycznego. Engineering Manager dyrektor techniczny. Executive Director/Manager - kierownik najwyższego szczebla zarządzania w przedsiębiorstwie (ogólna nazwa stanowiska). Export Manager dyrektor do spraw eksportu. Finance Manager dyrektor finansowy. Financial Adviser doradca finansowy, inwestycyjny. Financial Controller specjalista odpowiedzialny za prawidłowość stosowanych procedur księgowych, przepisów podatkowych, a także przygotowywanie i przekazywanie informacji finansowych do wszystkich oddziałów firmy. Financial Marketing Manager specjalista zajmujący się analizowaniem rynku finansowego i inwestowaniem kapitałów firmy. General Manager dyrektor generalny lub naczelny. Graphic-Designer grafik-projektant. Human Resources Manager dyrektor personalny. IT Coordinator specjalista koordynujący wdrożenie i użytkowanie systemów informatycznych. Key Account Manager szef działu głównych klientów. Large Account Manager specjalista odpowiedzialny za sprzedaż hurtową towarów i negocjowanie kontraktów długoterminowych. Logistic & Planning Manager dyrektor logistyki i planowania. Logistic Clerc zaopatrzeniowiec. Logistic Specialist specjalista zajmujący się problematyką przemieszczania towarów i ludzi, transportem oraz sprawami zaopatrzenia i magazynowania. Maintenance Manager szef utrzymania ruchu maszyn w zakładzie produkcyjnym, niekiedy też szef transportu. Manufacturing Manager dyrektor ds. produkcji. Marketing Manager dyrektor marketingu. Market Researcher analityk rynku: bada opinie klientów o towarach, analizuje produkcję dóbr i usług, sonduje rynek zbytu. Masterfranchiser kierownik sieci franchisingu. Medical Representative specjalista (najczęściej farmaceuta lub lekarz) zajmujący się sprzedażą farmaceutyków, para-farmaceutyków i sprzętu medycznego na określonym obszarze. 45
Merchandiser handlowiec odpowiedzialny za promocję i ekspozycję towarów w sklepie. MIS Specialist specjalista ds. przetwarzania danych lub spraw informatycznych. National Sales Manager dyrektor sprzedaży na kraj. Network Administrator administrator sieci komputerowej. Office Manager dyrektor administracyjny, odpowiedzialny za rekrutację pracowników; także administruje zatrudnieniem, transferami personalnymi itp. Production Manager dyrektor, kierownik lub szef produkcji. Product Manager specjalista odpowiedzialny za marketing produktu lub grupy produktów. Promotion Man promotor sprzedaży. Public Relations Specialist specjalista ds. komunikowania się firmy z otoczeniem. Purchasing Manager kierownik zakupów (zaopatrzenia). Regional Sales Manager regionalny dyrektor sprzedaży. Quality Assurance Supervisor szef działu kontroli jakości. Quality Manager dyrektor ds. jakości. Research & Development Manager dyrektor ds. badań i rozwoju. Sales & Marketing Assistant asystent w dziale sprzedaży i/lub marketingu. Sales Engineer handlowiec, przedstawiciel handlowy branży technicznej. Salesman sprzedawca. Sales Manager kierownik sprzedaży. Sales Representative przedstawiciel handlowy. Support Engineer specjalista w zakresie oprogramowania lub sprzętu komputerowego. Systems Designer informatyk zajmujący się tworzeniem systemów informatycznych. Training Manager pracownik szczebla kierowniczego odpowiedzialny za szkolenie. Treasurer specjalista odpowiedzialny za nadzór nad gospodarką finansową przedsiębiorstwa, zwłaszcza za finansowanie inwestycji. Warehouse Manager kierownik magazynu. 46