Microsoft Dynamics Analiza wdrożenia Firma HOCHTIEF Facility Management, największa na polskim rynku spółka działająca w branży zarządzania nieruchomościami i facility management, wdrożyła rozwiązanie klasy ERP oparte na systemie Microsoft Business Solutions Dynamics-NAV Podsumowanie Kraj: Polska Sektor: Facility management Profil Klienta wywodzi się z HOCHTIEF Facility Management GmbH, z siedzibą w Essen, posiadającej ponad 60-cioletnie doświadczenie w zakresie obsługi nieruchomości. Obecnie z obrotem ok. 507 mln Euro (2005), zarządza powierzchnią ponad 22 mln m 2, zatrudnia ok. 4.700 pracowników i jest aktywna w 26 miejscach w Niemczech oraz w Grecji, Irlandii, Luxemburgu, Polsce, na Węgrzech i w RPA. działa na rynku polskim od 1998 roku. Zatrudnia ponad 300 pracowników i jest liderem branży zarządzania nieruchomościami. Rozwiązanie Chcąc osiągnąć jednolity standard rozwiązań wspierających zarządzanie oraz zwiększyć efektywność zarządzania kosztami, budżetowania i wymiany informacji w Grupie, Hochtief FM zdecydowała się na wdrożenie rozwiązania klasy ERP, Microsoft Business Solutions Dynamics NAV, zmodyfikowanego specjalnie z myślą o firmie sektora facility management i zintegrowanego ze specjalistycznymi aplikacjami branżowymi. Potrzebowaliśmy wsparcia dla procesów związanych z pro- wadzeniem sprzedaży, zarządzaniem finansami, budżeto- waniem i controllingiem. Jesteśmy największą w Polsce fir- mą świadczącą usługi facility management i jednocześnie członkiem międzynarodowej Grupy HOCHTIEF. Taka pozycja wymaga od nas stosowania nowoczesnych narzędzi, dostoo- sowanych do specyfiki firmy i korporacji. Firma IT Vision w krótkim czasie przeprowadziła wdrożenie systemu klasy ERP (Microsoft Dynamics-NAV), wraz z dostoo- sowaniem go do naszych oczekiwań i zintegrowaniem ze specjalistycznymi systemami branżowymi. Specjaliści IT Vision wykazali się znajomością naszych po- p trzeb, elastyczną współpracą w międzynarodowym zespole projektowym w warunkach łączenia się naszych spółek z firmą Lufthansa i w profesjonalny sposób sób zrealizowali cele wdrożenia. Dzięki systemowi Dynamics-NAV oraz bieżącemu wsparciu konsultantów IT Vision, możemy w pełni wykorzystywać zalety zintegrowanee- go systemu ERP. Dyrektor Finansowy Danuta Fijałkowska Zarządzanie przedsiębiorstwem w warunkach dużego rozwoju, w skali ogólnopolskiej i w wielu lokalizacjach z jednoczesną potrzebą wymiany informacji z Grupą Kapitałową i partnerami zagranicznymi wymaga stosowania nowoczesnych narzędzi informatyczno-biznesowych. Wymagania Klientów i menedżerów powodują konieczność ciągłego usprawniania procesów wewnętrznych oraz relacji firmy z partnerami i dostawcami. Coraz większego znaczenia nabiera sprawny i szybki przepływ informacji w firmie oraz dostęp do ujednoliconych i aktualnych danych, pochodzących ze wszystkich obszarów przedsiębiorstwa. Powyższe potrzeby skłoniły do wyboru zintegrowanego, zaawansowanego rozwiązania klasy ERP, dostosowanego do specyficznych potrzeb branży facility management.
Microsoft Dynamics Analiza wdrożenia Firma HOCHTIEF Facility Management, największa na polskim rynku spółka działająca w branży zarządzania nieruchomościami i facility management, wdrożyła rozwiązanie klasy ERP oparte na systemie Microsoft Business Solutions Dynamics-NAV Korzyści Zwiększenie efektywności polityki budżetowej firmy i lepsze zarządzanie kosztami; Uporządkowanie przepływu informacji w przedsiębiorstwie i w Grupie; Nowe możliwości wielowymiarowych analiz zarządczych; Integracja z aplikacjami specjalistycznymi wykorzystywanymi w całej Grupie i uzyskanie jednorodnego zintegrowanego narzędzia do planowania i zarządzania firmą; Stworzenie możliwości dalszego rozwoju przedsiębiorstwa w oparciu o wykorzystanie systemu informatycznego. Zaawansowane funkcjonalności oraz kompetencje merytoryczne firmy integratorskiej IT VISION w dziedzinie finansów, controllingu, logistyki, produkcji a także kadr i płac, poparte praktycznym doświadczeniem w międzynarodowych projektach wdrożeniowych oraz wieloma autorskimi rozwiązaniami wzbogacającymi funkcjonalność systemu, zdecydowały o wyborze Microsoft Dynamics-NAV 4.0 do obsługi kluczowych procesów biznesowych. W efekcie prac wdrożeniowych i konsultingowych realizowanych przez ekspertów IT VISION, firma HOCHTIEF FM zyskała większą efektywność w zakresie planowania budżetów, analiz i raportów zarządczych, możliwość usprawnienia przepływu informacji wewnątrz firmy oraz sprawne zarządzanie kosztami (działów, lokalizacji, projektów). Integracja systemu z branżowymi aplikacjami facilitymanagement (billingi, zarządzanie energią, serwis nieruchomości itp.) oraz pakietem MS Office i technologią MS Reporting Services pozwoliła na maksymalne wykorzystanie środowiska funkcjonującego w Grupie i uzyskanie jednorodnego narzędzia informatycznego dla potrzeb całej organizacji.
Informacje o firmie Hochtief FM jest jedną ze spółek międzynarodowego koncernu, lidera w branży budowlanej ze 130 letnią tradycją, zajmującego 9 miejsce w skali ogólnoświatowej. HOCHTIEF Facility Management jest wiodącym oferentem w zakresie zintegrowanych usług Facility Management, zarówno w Niemczech, jak i w Europie. W 2004 roku firma HOCHTIEF Facility Management GmbH zwiększyła swój potencjał poprzez integrację w styczniu z firmą Siemens Gebäudemanagement und Services, a w lipcu 2004 roku z firmą Lufthansa Gebäudemanagement GmbH, tym samym rozszerzając swój obszar działalności. Obecnie z obrotem ok. 507 mln Euro (2005), zarządza powierzchnią ponad 22 mln m 2, zatrudnia ok. 4.700 pracowników i jest aktywna w 26 miejscach w Niemczech oraz w Grecji, Irlandii, Luxemburgu, Polsce, na Węgrzech i w RPA. Wyzwanie działa na rynku polskim od 1998 roku. Do 02.06.2006 działała pod nazwą HOCHTIEF Polska Facility Management. Rozpoczynając od obsługi jednego budynku w Warszawie w ciągu 7 lat uzyskała kontrakty na świadczenie swych usług w ponad 60 nieruchomościach i ponad 200 lokalach mieszkalnych na terenie całej Polski. Po fuzji z Lufthansa Gebäudemanagement GmbH firma jest największym w Polsce dostawcą kompleksowych usług facility management, obejmujących zarządzanie techniczne, zarządzanie infrastrukturalne, zarządzanie finansowo-handlowe oraz konsulting. Firma posiada poza centralą w Warszawie, 14 jednostek terenowych oraz mobilny serwis. Dla firmy działającej na tak dużą skalę, oraz w międzynarodowym środowisku Grupy Kapitałowej Hochtief, wybór nowoczesnego i elastycznego oprogramowania oraz właściwej firmy wdrożeniowej oznacza znalezienie rozwiązania dostosowanego do bieżących potrzeb oraz długofalowej strategii rozwoju. Oprogramowanie musi spełnić wysokie wymagania firmy w zakresie zarządzania finansami i controllingu, raportowania na potrzeby zarządu w Polsce i za granicą oraz zapewnić integrację z już wykorzystywanymi w firmie specjalistycznymi systemami branżowymi Paweł Zemła Dyrektor Handlowy IT Vision Sp. z o.o. Rozwiązanie Mając na uwadze wzrastające potrzeby informatyczne firmy wraz z jej dynamicznym rozwojem postanowiono zastąpić dotychczasowy system, nowoczesnym i przede wszystkim elastycznym w dostosowaniu do potrzeb rozwiązaniem klasy ERP. Równie istotnym kryterium wyboru rozwiązania były kompetencje i doświadczenia firmy wdrożeniowej, która działając w zmiennych warunkach biznesowych powinna właściwie zdiagnozować potrzeby klienta, odnieść je do potrzeb grupy kapitałowej i sprawnie zrealizować proces wdrożenia i szkoleń. Bogata funkcjonalność oprogramowania i jego możliwości dostosowania i integracji ze środowiskiem firmy oraz potencjał merytoryczny IT VISION w dziedzinie zarządzania finansami, controllingu, logistyki i serwisu oraz umiejętność działania w międzynarodowym środowisku spowodowała, iż wybór padł na Microsoft Dynamics-NAV. Wdrożenie systemu Microsoft Dynamics- NAV poprzedzone zostało dogłębną analizą potrzeb Klienta z uwzględnieniem specyfiki branży i wykorzystywanych w niej aplikacji. Projekt objął wszystkie kluczowe obszary działalności firmy takie jak: zarządzanie finansami i księgowość, budżetowanie i analizy wielowymiarowe, logistyka, sprzedaż. Podczas realizacji prac konsultanci IT VISION wspierali prace nad usprawnianiem procesów wewnętrznych firmy w warunkach łączenia się spółek, wykazując się wysokimi kompetencjami i doświadczeniami praktycznymi w dziedzinie doradztwa biznesowego. W celu wzbogacenia możliwości systemu zastosowane zostały również autorskie rozwiązania IT VISION do systemu Microsoft
Dynamics-NAV, wpierające: import danych z dotychczasowych systemów, prowadzenie budżetowania i analiz, współpracę w platformami home-bankingowymi. Przy współpracy międzynarodowego zespołu wdrożeniowego z Niemiec i RPA przeprowadzone zostały również prace związane z integracją systemu ze specjalistycznymi aplikacjami branżowymi funkcjonującymi w Grupie Kapitałowej. Korzyści Szybki dostęp do informacji Integracja danych z wielu źródeł w jednym systemie informatycznym umożliwia sprawne zarządzanie i łatwą wymianę danych pomiędzy działami firmy, lokalizacjami, działającymi w całej Polsce oraz wymianę informacji ze spółkami Grupy za granicą. Kontrola i analiza kosztów System umożliwia bieżące kontrolowanie i analizę danych finansowych, w tym kosztów w rozbiciu na dowolne kategorie, przy wykorzystaniu mechanizmów wymiarów analitycznych. Microsoft Dynamics-NAV wspomaga również prowadzenie polityki budżetowej a także śledzenie wyników działalności firmy w dowolnym momencie (bilans i rachunek wyników). Ułatwione analizy i raporty Uzyskano możliwość szybkiego tworzenia raportów dotyczących z dowolnych obszarów przedsiębiorstwa w opcją eksportu danych do MS Excel, Word, PDF; rozsyłania ich drogą mailową; wyświetlania uprawnionym użytkownikom poprzez walidowane strony www czy dystrybuowane elektronicznie i automatycznie np. o zadanej godzinie do konkretnego odbiorcy. Takie rozwiązanie bezpośrednio wspomaga podejmowanie decyzji i zarządzanie przedsiębiorstwem. Dostosowanie do specyfiki branży Możliwość dostosowania systemu do indywidualnych potrzeb oraz integracja z już wykorzystywanymi specjalistycznymi systemami branżowymi pozwoliła na bardzie efektywne wykorzystanie oprogramowania. Łatwość obsługi Integracja systemu z aplikacjami pakietu Microsoft Office oraz intuicyjny interface wersji 4.0 wzorowany na programie MS Outlook pozwolił na szybsze oswojenie się Użytkowników z nowym środowiskiem pracy. Oszczędność czasu System zintegrowany, dopasowany do potrzeb firmy z możliwościami raportowania, analiz i współpracujący ze środowiskiem MS Office, pozwala na łatwe przygotowywanie zestawień i sprawozdań na potrzeby urzędów, zarządu i pracowników, co powoduje wymierną oszczędność czasu.
Więcej informacji Informacje na temat produktów i usług Microsoft można uzyskać kontaktując się z polskim oddziałem firmy: Microsoft Sp. z o.o. Al. Jerozolimskie 195 A 02-222 Warszawa tel. +48 (22) 594 10 00 fax +48 (22) 594 14 01 http://www.microsoft.com/poland Więcej informacji o produktach i usługach firmy IT Vision Sp. z o.o. można znaleźć pod adresem: http://www.itvision.pl/ tel. +48 (12) 622-06-00 fax +48 (12) 622-06-01 Więcej informacji na temat firmy Hochtief FM można uzyskać pod adresem: www.hochtief-fm.pl Microsoft Dynamics Microsoft Dynamics jest rodziną zintegrowanych, adaptowalnych rozwiązań wspierających zarządzanie. Rozwiązania te pomagają menadżerom i pracownikom firm w podejmowaniu decyzji biznesowych. Microsoft Dynamics działa tak, jak powszechnie znane oprogramowanie Microsoft, na przykład Microsoft Office, co oznacza łatwiejszą i szybszą naukę obsługi systemu przez pracowników i pozwala skoncentrować się na rzeczach istotnych dla prowadzenia biznesu. A ponieważ rozwiązania te pochodzą od Microsoft, łatwo współpracują z systemami już używanymi w firmie. Automatyzując i optymalizując procesy związane z finansami, relacjami z klientem i łańcuchem dostaw, Microsoft Dynamics łączy i zbliża ludzi, procesy i technologie, zwiększając produktywność i efektywność prowadzonej działalności i pomaga osiągnąć sukces w biznesie. Więcej informacji na temat rozwiązań Microsoft Dynamics: http://www.microsoft.com/poland/dynamics 2006 Microsoft Corporation. Wszystkie prawa zastrzeżone. Niniejsze studium przypadku służy wyłącznie celom informacyjnym. SFORMUŁOWANIA W NIM ZAWARTE, ANI WNIOSKI Z NICH WYNIKAJĄCE, NIE OZNACZAJĄ ŻADNYCH GWARANCJI ZE STRONY MICROSOFT CORPORATION. Microsoft, Navision, Windows Server System są albo znakami towarowymi Microsoft Corporation, albo zastrzeżonymi znakami towarowymi zarejestrowanymi w USA lub (i) w innych państwach. Oprogramowanie i usługi Produkty Microsoft Business Solutions Dynamics-NAV Microsoft SQL Serwer 2000 Microsoft Windows Serwer 2003 Microsoft Office 2003 Aktualne nazwy przedsiębiorstw i produktów wymienionych w tekście opracowania mogą być zastrzeżonymi znakami towarowymi ich właścicieli.