WOJEWODA MAŁOPOLSKI OK-III.431.15.2013 Kraków, 04.11.2013 Pan Bogusław Król Wójt Gminy Zielonki ul. Krakowskie Przedmieście 116 32-087 Zielonki WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 175 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885) w związku z art. 186 pkt 5 lit. b ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. Nr 149, poz. 887 z późn. zm) w dniu 31 lipca 2013 r. Zespół Kontrolny przeprowadził w Urzędzie Gminy Zielonki oraz w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Zielonkach kontrolę realizacji Resortowego programu wspierania rodzin i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 Asystent Rodziny. Kontrola została przeprowadzona przez pracowników Wydziału Organizacji i Kontroli Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie: - Sylwię Dutkiewicz starszego inspektora wojewódzkiego Przewodniczący Zespołu Kontrolnego, - Karola Borstyna starszego inspektora wojewódzkiego, na podstawie upoważnień, znak OK-III.0030.19.2013 o numerach 38/2013 i 39/2013 z dnia 24 lipca 2013 r. Kontrolą objęto okres od 01 stycznia do 31 grudnia 2012 r. 31-156 Kraków, ul. Basztowa 22 * tel. 12 39 21 238 * fax 12 39 21 438 http://www.malopolska.uw.gov.pl
- 2 - Działalność jednostki w zakresie zadania objętego kontrolą ocenia się pozytywnie. Powyższa ocena wynika z ustaleń dokonanych w czasie kontroli: Zadanie z zakresu Asystenta rodziny realizowane było przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Zielonkach. Kontrolowane zadanie realizowane było przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Zielonkach w oparciu o ustawę z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. Nr 149, poz. 887 z późn. zm.) oraz Resortowy Program wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej na rok 2012. Ustalono, ze Gmina Zielonki została zakwalifikowana do przyznania dotacji w ramach I i II edycji Resortowego Programu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej na rok 2012. Asystent rodziny. W dniu 29 sierpnia 2012 r. została zawarta Umowa Nr 25/2012 o wsparcie realizacji zadania publicznego realizowanego w ramach: Resortowego programu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 Asystent rodziny pomiędzy Wojewodą Małopolskim ( Organ Zlecający ) a Gminą Zielonki. Zgodnie z 1 umowy, Organ Zlecający przekazał Zleceniobiorcy środki finansowe w formie dotacji celowej w wysokości: 8.245,00 zł z przeznaczeniem na zadanie pn. Asystent rodziny 2012 realizowane w ramach resortowego programu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 Asystent rodziny. W dniu 30 października 2012 r. sporządzono Aneks Nr 10AII/12 w ramach: Resortowego programu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 Asystent Rodziny do umowy sporządzonej w dniu 29 sierpnia 2012 r. W umowie wprowadzono następujące zmiany: w 1 ust. 1 Organ Zlecający przekazuje Zleceniobiorcy środki finansowe w formie dotacji celowej w wysokości łącznie: 16.250,00 zł, w tym: z pierwszej edycji w wysokości 8.245,00 zł, z drugiej edycji w wysokości 8.005,00 zł z przeznaczeniem na zadanie pn. zatrudnienie asystentów rodziny realizowane w ramach Resortowego programu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 Asystent Rodziny i Asystent rodziny druga edycja. W myśl zapisów 1 ust. 2 termin realizacji zadania ustala się od 1 stycznia 2012 r. do dnia 31 grudnia 2012 r. Zgodnie z 3 ust. 2 dofinansowanie może obejmować 100 % kosztów wynagrodzenia wraz z pochodnymi i kosztami pracodawcy nie więcej niż 2.500,00 zł miesięcznie na jeden etat lub równoważną czasowo umowę-zlecenia.
- 3 - W ciągu roku plan dotacji celowej w dziale 852 Pomoc społeczna, rozdziale 85206 Wspieranie rodziny, ulegał zmianom wprowadzonym Zarządzeniami Wojewody Małopolskiego: Nr 325/12 z 05 września 2012 r. oraz Nr 425/12 z 24 października 2012 r. i na dzień 31 grudnia 2012 r. wyniósł kwotę 16.250,00 zł (8.245,00 zł + 8.005,00 zł). Plan dotacji po wprowadzonych Uchwałami Rady oraz Zarządzeniami Wójta zmianach w budżecie i układzie wykonawczym ostatecznie wyniósł kwotę 31.200,00 zł, którą ujęto po stronie dochodów w 2030 w kwocie 16.250,00 zł oraz po stronie wydatków (razem ze środkami własnymi Gminy) w łącznej wysokości 31.200,00 zł w następujących paragrafach: 4010 19.648,00 zł, 4110 3.384,00 zł, 4120 482,00 zł, 4170 2.500,00 zł, 4210 3.795,00 zł, 4410 798,00 zł, 4440 593,00 zł. Na dofinansowanie zadań własnych gmin w ramach resortowego programu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 Asystent rodziny, Gmina Zielonki otrzymała w 2012 r. dotację celową w dziale 852 Pomoc społeczna, rozdziale 85206 Wspieranie rodziny, 2030 Dotacje celowe otrzymane z budżetu państwa na realizację własnych zadań bieżących gmin (związków gmin) w 5 transzach na łączną kwotę 14.400,00 zł (niższą od planowanej o kwotę 1.850,00 zł), w tym: - w ramach I edycji programu kwotę 8.245,00 zł, - w ramach II edycji programu kwotę 6.155,00 zł. Powyższe kwoty zostały ujęte w ewidencji księgowej. Gmina przekazała do GOPS środki dotacji celowej w łącznej wysokości 14.400,00 zł. Kontrola wykazała, że Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, realizator przedmiotowego zadania, wykorzystał środki dotacji celowej w łącznej kwocie 14.400,00 zł. W rocznym sprawozdaniu Rb-27 S z wykonania planu dochodów budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia roku 2012, wykazano wykonanie w dziale 852, rozdziale 85206, 2030 na łączną kwotę 14.400,00 zł. Otrzymane środki w łącznej wysokości 14.400,00 zł zostały przeznaczone na wynagrodzenie dla 1 asystenta rodziny, zatrudnionego na podstawie umów o pracę w systemie zadaniowego czasu pracy w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznym w Zielonkach na okres od 18 czerwca 2012 r. do 31 grudnia 2012 r. Z asystentem rodziny zawarto następujące umowy o pracę:
- 4-1) umowa o pracę z dnia 18 czerwca 2012 r. zawarta na czas określony od dnia 18 czerwca 2012 r. do 18 września 2012 r., 2) umowa o pracę z dnia 19 września 2012 r. zawarta na czas określony do dnia 19 września 2012 r. do 31 grudnia 2012 r., 3) umowa o pracę z dnia 1 stycznia 2013 r. zawarta na czas określony od 1 stycznia 2013 r. do dnia 31 grudnia 2013 r. W toku kontroli stwierdzono, że zatrudnionemu asystentowi przyznano wysokość wynagrodzenia zasadniczego w wysokości zgodnej z zarządzeniem Nr 8/2012 Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zielonkach z dnia 4 czerwca 2012 r. w sprawie: wprowadzenia zmian w Regulaminie wynagrodzenia Pracowników Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zielonkach stanowiący załącznik do Zarządzenia nr 3/09 Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Zielonkach. W wyniku kontroli dokumentów znajdujących się w teczce akt osobowych ustalono, że zatrudniona osoba: - posiadała odpowiednie kwalifikacje określone w art. 12 ust. 1 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej w zakresie wykształcenia, - złożyła oświadczenia o niekaralności za przestępstwo lub przestępstwo skarbowe, - złożyła oświadczenia, że nie była pozbawiona władzy rodzicielskiej oraz władza rodzicielska nie była i nie jest jej zawieszona ani ograniczona, a także, że nie nałożono na nią obowiązku alimentacyjnego. Jak ustalono, dokumentacja dotycząca pracy z każdą z rodzin gromadzona jest w odrębnej teczce, opisanej nazwiskiem rodziny i sygnaturą sprawy. W toku kontroli teczek rodzin o numerach: 937-K, 1164-K, 511-K, 206-J, 955-K, 146-S, 1167-D, 889-K, 980-Z, 755-S oraz 1150-P ustalono, że Asystent dla każdej rodziny prowadził teczki, w których znajdowały się następujące dokumenty: - wniosek pracownika socjalnego o przydzielenie rodzinie asystenta rodziny, - oświadczenie przedstawiciela rodziny o wyrażeniu zgody na przydzielenie asystenta, - diagnoza rodziny obejmująca opis dotyczący zasobów oraz ograniczeń i barier rodziny, w tym: dokumenty uzyskane z sądu, od psychologów i pedagogów szkolnych oraz Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych, - karta rodziny obejmująca podstawowe informacje o rodzinie, zakres i stopień problemów w rodzinie wymagających wsparcia w osobie asystenta rodzinnego, np. kompetencje w zakresie
- 5 - dbania o zdrowie, kompetencje w zakresie prowadzenia gospodarstwa domowego, kompetencje w zakresie aktywności społecznej, kompetencje w zakresie aktywności zawodowej, - plan pracy z rodziną obejmujący cele główne, cele szczegółowe (długoterminowe), cele szczegółowe (krótkoterminowe), a także spodziewane efekty w związku z realizacją celów długoterminowych, - harmonogram pracy z rodziną obejmujący opis działań, termin wykonania oraz osoby odpowiedzialne za wykonanie działania, - miesięczne karty pracy z określeniem daty, czynności wykonywanych oraz wymiaru czasu pracy, - okresowe oceny sytuacji rodziny obejmujące: problemy występujące w rodzinie, podjęte działania w celu uaktywnienia i znalezienia rozwiązań sytuacji rodziny, efekty współpracy asystenta z rodziną, podsumowanie. Ogółem w 2012 r. objętych pomocą GOPS w formie asystenta rodziny było 20 rodzin, co nie przekracza liczby 20 rodzin określonych w art. 15 ust. 4 ustawy o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej. W zakresie czynności asystenta brak jest zapisów wskazujących na wykonywanie obowiązków pracownika socjalnego na terenie gminy, w której praca ta jest prowadzona oraz prowadzenie postępowań z zakresu świadczeń realizowanych przez gminę, co wskazuje, iż spełniono warunki określone art. 17 ust. 3 i 4 cytowanej wyżej ustawy. Kontrola dowodów księgowych w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Zielonkach wykazała, że w 2012 r. GOPS do czasu otrzymania środków od Wojewody Małopolskiego na realizację zadania wydatkował środki własne. Po otrzymaniu kolejnych transz dotacji począwszy od miesiąca września do grudnia 2012 r., dokonywano refundacji wydatkowanych środków własnych. Kontrolą objęto dokumentację źródłową (listy płac, wyciągi bankowe i przelewy oraz odprowadzanie składek i podatku, a także deklaracje rozliczeniowe ZUS P DRA przekazanych składek) za okres od czerwca do grudnia 2012 r. Listy płac na łączną kwotę brutto 18.101,65 zł, Składki na łączną kwotę 7.448,18 zł (składki pracownika + składki pracodawcy + Fundusz Pracy, Podatek na łączną kwotę 1.104,00 zł.
- 6 - Kontrolą objęto listy płac na łączną kwotę 18.101,65 zł (brutto) wraz ze składkami pracodawcy 3.117,13 zł oraz Funduszem Pracy na kwotę 443,52 zł. Ponadto na podstawie dowodów źródłowych (wyciągi bankowe i przelewy) stwierdzono, że przelewy należnych składek na rzecz Zakładu Ubezpieczeń Społecznych zostały odprowadzone w terminie do 5 dnia następnego miesiąca, wynikającym z art. 47 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 205, poz. 1585 z późn. zm.). Kontrolą objęto deklaracje rozliczeniowe ZUS P DRA przekazanych składek na ubezpieczenia społeczne od wypłaconych wynagrodzeń za okres od czerwca do grudnia 2012 r. z ewidencją księgową i przelewami. Po uwzględnieniu złożonych przez GOPS korekt deklaracji oraz wyjaśnień w badanym zakresie nieprawidłowości nie stwierdzono. Niemniej jednak w toku kontroli stwierdzono rozbieżności między opisem na dowodach źródłowych a ewidencją księgową. Ustalono, że sprawozdanie merytoryczne dla Wydziału Polityki Społecznej MUW sporządzono według pierwotnego opisu źródeł finansowania wskazanego na listach płac, natomiast nie uwzględniono korekt dokonanych poleceniami księgowania z 31 grudnia 2012 r. Gmina Zielonki za zgodą Wydziału Polityki Społecznej MUW dokonała w dniu 31 lipca 2013 r. korekty opisu źródeł finansowania na listach płac oraz sprawozdania merytorycznego w oparciu o dokonane przeksięgowania wydatków. Kwota wydatków poniesionych przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Zielonkach na realizację przedmiotowego zadania (w ramach 1 edycji), zgodnie z przedstawionymi listami wypłat wynagrodzeń oraz z tabelą B (zestawienie dokumentów księgowych) w sprawozdaniu finansowym z wykorzystania dotacji otrzymanej w ramach Resortowego programu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 Asystent rodziny 2012 wyniosła 15.507,30 zł, z tego: - 8.245,00 zł środki otrzymane od Wojewody Małopolskiego, - 7.262,30 zł środki własne. Na powyższą kwotę składało się: - 4010 (wynagrodzenie asystenta) w kwocie 12.958,33 zł, w tym: środki dotacji 6.889,78 zł i środki własne 6.068,55 zł,
- 7 - - 4110 (ZUS pracodawcy) w kwocie 2.231,45 zł, w tym: środki dotacji 1.186,42 zł i środki własne 1.045,03 zł, - 4120 (Fundusz Pracy pracodawcy) w kwocie 317,52 zł, w tym: środki dotacji 168,80 zł i środki własne 148,72 zł. Ogólna kwota wydatków poniesionych przez Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Zielonkach na realizację przedmiotowego zadania, zgodnie z przedstawionymi listami wypłat wynagrodzeń oraz z tabelą B (zestawienie dokumentów księgowych) w sprawozdaniu finansowym z wykorzystania dotacji otrzymanej w ramach Resortowego programu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 Asystent rodziny 2012 druga edycja wyniosła 21.662,30 zł, w tym z dotacji 14.400,00 zł. W zestawieniu dokumentów księgowych wykazano łączną wartość zadania, obejmującą zarówno pierwszą, jak i drugą edycję konkursu, która wyniosła 21.662,30 zł, z tego: - 14.400,00 zł (8.245,00 zł + 6.155,00 zł) środki dotacji celowej, - 7.262,30 zł środki własne. Koszty realizacji zadania w ramach II edycji Programu wnioskowane do sfinansowania w całości ze środków dotacji celowej wyniosły 6.155,00 zł i obejmowały: - 4010 (wynagrodzenie asystenta) w kwocie 5.143,32 zł - 4110 (ZUS pracodawcy) w kwocie 885,68 zł, - 4120 (Fundusz Pracy pracodawcy) w kwocie 126,00 zł. Sprawozdania z wykorzystania dotacji na realizację zadania w ramach Resortowego programu wspierania rodziny i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 pn. Asystent rodziny 2012 oraz Asystent rodziny 2012 druga edycja przesłano do Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie w dniu 14 stycznia 2013 r. Korekta sprawozdania została złożona 18 lutego 2013 r. Ustalono, że w części II sprawozdania z dnia 18 lutego 2013 r. w tabeli B (zestawienie dokumentów księgowych) w wierszach 13, 14 i 15 w kolumnie środki pochodzące z dotacji wykazano błędne kwoty, które w trakcie kontroli zostały skorygowane pismem znak KS.033.4.113.2012 skierowanym do Wydziału Polityki Społecznej MUW. Korekta dotyczyła następujących dokumentów księgowych: Wiersz 1. kolumna 8 - przed korektą - 848,95 zł,
- 8 - po korekcie - 1.122,32 zł, Wiersz 2. kolumna 8 - przed korektą - 146,20 zł, po korekcie - 193,27 zł, Wiersz 3. kolumna 8 - przed korektą - 20,80 zł, po korekcie - 27,50 zł, Wiersz 13. kolumna 8 - przed korektą - 2 362,51 zł, po korekcie - 2 089,14 zł, Wiersz 14. kolumna 8 - przed korektą - 406,78 zł, po korekcie - 359,71 zł, Wiersz 15. kolumna 8 - przed korektą - 57,85 zł, po korekcie - 51,15 zł. Wydatki związane z realizacją Programu w dziale 852 Pomoc społeczna, rozdziale 85206 Wspieranie rodziny za okres od czerwca do grudnia 2012 r. wyniosły ogółem 21.662,30 zł, z tego: - środki dotacji przeznaczone na realizację zadania określonego umową Nr 25/2012 z dnia 29 sierpnia 2012 r. oraz aneksem Nr 10AII/12 z dnia 30 października 2012 r. w kwocie 14.400,00 zł (dotacja w wysokości niższej od określonej aneksem), - środki własne Gminy przeznaczone na realizację ww. umowy w kwocie 7.262,30 zł. Ponadto Gmina ze środków własnych poniosła wydatki w rozdziale 85206 w łącznej wysokości 7.561,05 zł, m.in. na zakup materiałów i delegacji. Ewidencja księgowa wydatków prowadzona do rozdziału 85206 jest zgodna ze sprawozdaniem Rb-28 S z wykonania planu wydatków budżetowych jednostki samorządu terytorialnego za okres od początku roku do dnia 31 grudnia roku 2012, w którym wykazano wykonanie w dziale 852, rozdziale 85206 w łącznej wysokości 29.223,35 zł w następujących paragrafach: 4010 18.101,65 zł, 4110 3.117,13 zł, 4120 443,52 zł, 4170 2.500,00 zł, 4210 3.670,14 zł, 4410 798,00 zł, 4440 592,91 zł. Powyższe ustalenia kontroli zostały udokumentowane w aktach kontroli. Reasumując, środki z budżetu Wojewody przyznane na realizację zadania publicznego w ramach Resortowego programu wspierania rodzin i systemu pieczy zastępczej na rok 2012 Asystent Rodziny zostały wykorzystane na wypłaty wynagrodzeń wraz z pochodnymi, a dokumentacja
- 9 - źródłowa potwierdza, że dotacja celowa została wydatkowana w odpowiednim dziale i rozdziale klasyfikacji budżetowej określonej w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 38, poz. 207 z późn. zm.). W zakresie stwierdzonych uchybień pouczano kontrolowaną jednostkę, która zobowiązała się do ścisłego przestrzegania przepisów ustawy o rachunkowości oraz dołożenia większej staranności przy sporządzaniu sprawozdań merytorycznych. Wobec powyższego odstąpiono od formułowania zaleceń pokontrolnych. Z up. Wojewody Małopolskiego (-) Sławomir Dyl Dyrektor Wydziału Organizacji i Kontroli