REGULAMIN PROJEKTU 1 Definicje Ilekroć w Regulaminie jest mowa o: 1. Projekcie naleŝy przez to rozumieć projekt Akademia Urzędnik@ współfinansowany ze środków Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet V Dobre Rządzenie, Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej. 2. Liderze naleŝy przez to rozumieć Łódzką Agencję Rozwoju Regionalnego Spółkę Akcyjną przy ul. Tuwima 22/26, 90-002 Łódź. 3. Partnerze projektu naleŝy przez to rozumieć Jednostkę Samorządu Terytorialnego, która podpisała z Liderem projektu umowę partnerską dotyczącą realizacji projektu. W projekcie Akademia Urzędnik@ Partnerami są: Urząd Miasta Sieradz przy Placu Wojewódzkim 1, 98-200 Sieradz i Urząd Miasta Radomsko przy ul. Tysiąclecia 5, 97-500 Radomsko. 4. Uczestniku projektu naleŝy przez to rozumieć pracownika jednostki samorządu terytorialnego, który bierze udział w szkoleniu przeprowadzonym w ramach Projektu. 5. Biurze Projektu naleŝy przez to rozumieć biuro zlokalizowane w siedzibie Łódzkiej Agencji Rozwoju Regionalnego S. A. przy ul. Tuwima 22/26, 90-002 Łódź. 6. Regulaminie naleŝy przez to rozumieć niniejszy Regulamin Uczestnictwa w Projekcie Akademia Urzędnik@ realizowanego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet V Dobre Rządzenie, Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej. 2 Informacja o projekcie 1. Projekt Akademia Urzędnik@ jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Priorytet V Dobre Rządzenie, Działanie 5.2 Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1 Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej. 2. Głównym celem projektu jest podniesienie do końca 2010r., przez pracowników dwóch urzędów z terenu województwa łódzkiego miasta Sieradz i Radomsko, jakości świadczonych usług z wykorzystaniem narzędzi e-administracji. 3. Cel główny projektu będzie moŝliwy do osiągnięcia poprzez realizację następujących celów szczegółowych: Podniesienie jakości i efektywności obsługi Klienta poprzez: zmianę podejścia urzędników do wykonywanej pracy, wdroŝenie systemu monitorowania poziomu 1
satysfakcji klientów, wdroŝenie kodeksu etycznego, wdroŝenie procedur konsultacji społecznych i zarządzania jakością. Podniesienie jakości obsługi klienta poprzez umiejętność posługiwania się językiem angielskim i migowym. Podniesienie kwalifikacji i zdobycie nowych umiejętności przez urzędników przy wykorzystaniu tradycyjnych i innowacyjnych szkoleń celem: zmniejszenia wskaźnika decyzji administracyjnych wydawanych po terminie i uchylonych przez Samorządowe Kolegium Odwoławcze, zwiększenie motywacji do pracy dzięki skutecznemu zarządzaniu i podniesieniu wiary we własne umiejętności, podniesienie poziomu wiedzy z zakresu prawa, opracowanie i usprawnienia procedur opisu w BIP, BOK Zdobycie nowych umiejętności korzystania z narzędzi teleinformatycznych niezbędnych do funkcjonowania e-urzędu przy wykorzystaniu ogólnych (MS Word, MS Excel, MS Powerpoint) i specjalistycznych szkoleń informatycznych (MS Projekt, FINN). 4. Realizatorem oraz liderem Projektu jest Łódzka Agencja Rozwoju Regionalnego S.A. 5. Partnerami Projektu są Gmina Miasto Sieradz oraz Gmina Miasto Radomsko. 6. Uczestnikami projektu mogą być wyłącznie pracownicy Urzędu Miasta Sieradza i Urzędu Miasta Radomsko. 7. Okres realizacji projektu: 01.02.2010 do 31.01.2011. 8. W ramach projektu w jednostkach samorządu terytorialnego zostaną zrealizowane następujące szkolenia: Zarządzanie jakością szkolenie 3-dniowe, 24 godz. Obsługa klienta szkolenie 3-dniowe, 24 godz. Teczka urzędnika szkolenie 2-dniowe, 16 godz. Język migowy 60 godz. Język angielski 80 godz. Pomoc publiczna szkolenie 3-dniowe, 24 godz. Umiejętności kierownicze szkolenie 1-dniowe, 8 godz. Rozwój osobisty szkolenie 2-dniowe, 16 godz. Kodeks postępowania administracyjnego szkolenie 2-dniowe, 16 godz. Państwo Prawa I szkolenie 7-dniowe, 56 godz. Państwo Prawa II szkolenie 7-dniowe, 56 godz. Microsoft Word szkolenie 3-dniowe, 24 godz. (dotyczy tylko Urzędu Miasta Radomsko) Microsoft Excel szkolenie 3-dniowe, 24 godz. Microsoft Powerpoint szkolenie 2-dniowe, 16 godz. Microsoft Projekt szkolenie 3-dniowe, 24 godz. FINN 8SQL 3 Warunki uczestnictwa w projekcie 1. Szkolenia, warsztaty i konsultacje poszkoleniowe przeznaczone są wyłącznie dla pracowników jednostek samorządu terytorialnego Urzędów Miast Radomsko i Sieradz. 2
2. Uczestnicy szkoleń realizowanych w ramach projektu muszą pozostawać zatrudnieni w ramach umowy o pracę. 3. Warunkiem przystąpienia do szkoleń wskazanych w 2 ust. 8 jest wypełnienie Formularza Zgłoszeniowego wraz z oświadczeniami stanowiącymi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. 4. Zgłoszenie uczestnika musi być uzyskać akceptację oraz potwierdzenie ze strony stosownego kierownika oraz Sekretarza Miasta. 5. Dana osoba moŝe wziąć udział w więcej niŝ jednym szkoleniu. 6. Uczestnicy szkoleń nie ponoszą Ŝadnych kosztów uczestnictwa w projekcie. 7. Wkład własny, którego wysokość określono w stosownej umowie o współpracy zawartej pomiędzy Liderem a Partnerami ma charakter niepienięŝny i jest rozliczany w postaci wynagrodzenia pracownika skierowanego do udziału w danym szkoleniu. 4 Zasady rekrutacji 1. Rekrutacja przeprowadzona zostanie w kaŝdym Urzędzie z osobna przy współpracy osób odpowiedzialnych za realizację projektu ze strony Partnerów. 2. Za nabór uczestników na szkolenia odpowiadać będzie specjalista ds. organizacyjnych, zatrudniony lub wyznaczony do realizacji Projektu w ramach kaŝdego z Urzędów. 3. Dane kontaktowe do specjalistów ds. organizacyjnych (imię i nazwisko, numer telefonu kontaktowego, adres e-mail) przekazane zostaną kierownikom poszczególnych działów w kaŝdym z Urzędów objętym wsparciem. 4. Nabór uczestników do udziału w projekcie odbywał się będzie poprzez wypełnienie i złoŝenie na ręce Specjalisty ds. organizacyjnych Formularza Zgłoszeniowego wraz z oświadczeniem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu. 5. Wzór Formularza Zgłoszeniowego będzie dostępny: na stronie internetowej www.larr.lodz.pl za pośrednictwem właściwego dla danego Urzędu Specjalisty ds. organizacyjnych w biurze projektu Akademia Urzędnik@ w Łodzi przy ulicy Tuwima 22/26, pokój 808, 90-002 Łódź 6. Weryfikacji formalnej otrzymanych zgłoszeń oraz kwalifikacji osób na poszczególne szkolenia dokonuje właściwy dla danego Urzędu Specjalista ds. organizacyjnych. 7. Ostateczną decyzję o udziale danego pracownika na szkoleniu podejmuje Sekretarz, poprzez sygnowanie Formularza Zgłoszeniowego. 8. Wstępna rekrutacja na szkolenia będzie przeprowadzona do końca lutego 2010 r. 9. Po wstępnej rekrutacji do Projektu zostanie utworzona Lista Rezerwowa. 10. Ostateczna Lista osób zgłoszonych na szkolenie wraz ze stosownymi oświadczeniami podpisanymi przez uczestnika szkolenia oraz osobę upowaŝnioną do reprezentowania danego Urzędu zostanie przekazana Liderowi na 4 dni przed rozpoczęciem szkoleń. 11. Wzór Listy osób zgłoszonych na szkolenie wraz z oświadczeniami stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu 12. Nadzór nad właściwym procesem rekrutacji sprawuje MenedŜer Projektu. 3
5 Zasady rezygnacji z uczestnictwa w Projekcie 1. W przypadku rezygnacji uczestnika z udziału w szkoleniu naleŝy poinformować właściwego dla danego urzędu Specjalistę ds. organizacyjnych nie później niŝ 7 dni przed rozpoczęciem szkolenia. 2. Dopuszcza się moŝliwość rezygnacji ze szkolenia przez uczestnika w trakcie jego trwania wyłącznie w przypadku zaistnienia bardzo waŝnych przyczyn, niemoŝliwych do przewidzenia podczas procesu rekrutacji. W takiej sytuacji uczestnik zobowiązany jest niezwłocznie do złoŝenia oświadczenia wraz z podaniem przyczyny rezygnacji. 3. W przypadku zaistnienia sytuacji wskazanej w ust. 2 do udziału w szkoleniu zostanie wyznaczony uczestnik z Listy Rezerwowej spełniający kryteria udziału w Projekcie. 4. Decyzję o wyborze osoby z Listy Rezerwowej do udziału w szkoleniu podejmuje Sekretarz Miasta właściwy dla danego urzędu wraz ze Specjalistą ds. organizacyjnych i w porozumieniu z kierownikami poszczególnych działów w kaŝdym z Urzędów objętym wsparciem. 6 Organizacja zajęć szkoleniowych 1. Zajęcia szkoleniowe odbywały się będą w terminach i miejscach uzgodnionych między Liderem a Partnerami projektu zgodnie z przyjętym Harmonogramem szkoleń. 2. Harmonogram szkoleń będzie dostępny u właściwego dla danego urzędu Specjalisty ds. organizacyjnych oraz w siedzibie Lidera. 3. Za obsługę organizacyjną bloków szkoleniowych odpowiadają Specjaliści ds. organizacyjnych w kaŝdym z Urzędów objętym wsparciem. 4. Zajęcia będą się odbywały w salach szkoleniowych Partnerów oraz salach szkoleniowych wynajętych na potrzeby realizacji projektu. 7 Obowiązki i prawa Uczestnika projektu 1. Udział w szkoleniach realizowanych w ramach Projektu jest współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. 2. Szkolenia prowadzone będą z wykorzystaniem nowoczesnych technologii multimedialnych oraz nowoczesnych metod nauczania. 3. Uczestnik szkolenia jest zobowiązany do udziału w minimum 85% przewidzianego programem szkolenia, na które dokonał zgłoszenia. 4. Uczestnik szkolenia jest zobowiązany do potwierdzenia kaŝdorazowo swojej obecność własnoręcznym podpisem na liście obecności i punktualnego stawienia się na zajęcia. 5. Dopuszcza się usprawiedliwioną nieobecność uczestnika spowodowaną chorobą lub waŝnymi okolicznościami na zasadzie przepisów kodeksu pracy. O zaistniałej sytuacji naleŝy poinformować właściwego dla danego urzędu Specjalistę ds. organizacyjnych. 6. Uczestnik otrzymuje: 4
komplet materiałów szkoleniowych bezpłatny poczęstunek w przypadku szkoleń trwających powyŝej 6 godzin certyfikat zaświadczenie o ukończeniu szkolenia 7. Uczestnik zobowiązuje się do podpisania listy obecności oraz wypełniania ankiet ewaluacyjnych i monitorujących poszczególne formy wsparcia prowadzone w ramach projektu, a takŝe do potwierdzania otrzymania materiałów szkoleniowych i skorzystania z cateringu. 8. Uczestnik zobowiązuje się podać dane niezbędne Liderowi do wypełnienia kwestionariusza PEFS (Podsystem Monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego), którego celem jest gromadzenie informacji na temat osób i instytucji korzystających ze wsparcia w ramach EFS, oraz określenie efektywności realizowanych zadań w procesie badań po zakończeniu. 9. Zgodnie z Ustawą o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 r. (Dz. U. nr. 133 poz 883) uczestnikowi przysługuje prawo do wglądu do swoich danych oraz prawo do ich poprawienia. 8 Zasady wnoszenia wkładu własnego do projektu 1. Celem opracowania zasad wnoszenia wkładu własnego przez jednostkę samorządu terytorialnego jest określenie wysokości i zasad wnoszenia wkładu własnego za udział zatrudnionych pracowników w szkoleniach organizowanych w ramach projektu Akademia Urzędnik@. 2. Podstawą pozyskania wkładu własnego, o którym mowa w ust. 1 są: Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki Zasady finansowania POKL 2007-2013 Dokumentacja ogłoszona przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji konkursu nr 2/POKL/5.2.1/2009 9 Postanowienia końcowe 1. Niniejszy Regulamin stanowi integralną część deklaracji podpisywanej przez uczestników szkoleń. 2. W sprawach nieregulowanych niniejszym regulaminem decyzję podejmuje Lider projektu. 3. Regulamin obowiązuje w całym okresie realizacji projektu. 4. Lider projektu zastrzega sobie moŝliwość wprowadzenia zmian do Regulaminu w czasie trwania projektu za pisemnym powiadomieniem Partnerów projektu oraz uczestników szkoleń. 5