R E G U L A M I N. uczestnictwa w projekcie. Usprawnienie zarządzania i obsługi klienta. w Urzędzie Gminy Zawoja

Transkrypt

1 R E G U L A M I N uczestnictwa w projekcie Usprawnienie zarządzania i obsługi klienta w Urzędzie Gminy Zawoja 1/5

2 1 Informacje ogólne 1. Projekt Usprawnienie zarządzania i obsługi klienta w Urzędzie Gminy Zawoja realizowany jest przez Gminę Zawoja. 2. Projekt jest finansowany przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji ze środków Unii Europejskiej z Europejskiego Funduszu Społecznego, dotacji z Budżetu Państwa oraz środków własnych jednostek samorządowych (10% wkładu własnego) w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki , Priorytet V. Dobre Rządzenie, Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej. 3. Uczestnicy w ramach Projektu nie ponoszą żadnych kosztów uczestnictwa w Projekcie (są delegowani na szkolenia). 4. Projekt jest realizowany w terminie od r. do r. 5. Beneficjenci Ostateczni projektu: - pracownicy Urzędu Gminy Zawoja 6. W ramach projektu realizowane będą następujące działania: 1. Wdrożenie systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie Gminy Zawoja. 2. Utworzenie i uruchomienie Biura Obsługi Klienta 3. Szkolenia: 3.1. szkolenie dla pełnomocnika ISO - 2 miejsca 3.2. szkolenie dla auditorów wewnętrznych - 4 miejsca 3.3. Szkolenia stacjonarne: a) Kodeks postępowania administracyjnego - 20 miejsc b) Tworzenie aktów prawa miejscowego - 20 miejsc 3.4. Szkolenie specjalistyczne: a) profesjonalna obsługa klienta, zarządzanie czasem pracy, umiejętności interpersonalne - 20 miejsc b) z zakresu: zamówień publicznych, ochrony środowiska, finanse publiczne, dostęp do informacji publicznej, podział nieruchomości, działalność gospodarcza, kadry, zarządzanie zasobami ludzkimi - 8 miejsc 2

3 3.5. Studia podyplomowe - 3 miejsca 3.6. Wdrożenie zasad i procedur przejrzystości działania Urzędu Gminy Zawoja. Dopuszcza się zmianę tematyki szkoleń, w przypadku zebrania grupy szkoleniowej oraz po zatwierdzeniu zmian przez Instytucję Wdrażającą (MSWiA). 2 Warunki uczestnictwa w projekcie 1. Beneficjentami Ostatecznymi projektu będą skierowani na szkolenia pracownicy Urzędu Gminy Zawoja. 2. Uczestnicy szkoleń w ramach Projektu muszą być zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania co najmniej na czas planowanego udziału w projekcie. 3. Uczestnikami szkoleń w Projekcie nie mogą być osoby zatrudnione w ramach umów cywilno-prawnych oraz stażyści, uczniowie (np. odbywający praktyki), wolontariusze, itp. 4. Uczestnicy zakwalifikowani do udziału w Projekcie mogą brać udział w więcej niż jednym szkoleniu zgodnie z tematyką szkoleń przedstawioną w Regulaminie uczestnictwa. 3 Zasady rekrutacji 1. Rekrutacja będzie prowadzona w terminie dwóch tygodni przed planowanym szkoleniem. 2. W trakcie rekrutacji tworzone będą grupy szkoleniowe zgodnie z zatwierdzoną w Projekcie tematyką szkoleń, liczebnością oraz harmonogramem projektu. 3. Szczególny warunek dopuszczenia do udziału w szkoleniu. 1)W procesie wdrażania ISO, kryteriami wyboru będą: - szkolenie dla pełnomocników 2 miejsca formularz uczestnictwa, wyższe wykształcenie kandydata, wiek / 1osoba powyżej 45 roku życia / kolejność zgłoszeń - szkolenie dla auditorów wewnętrznych -4 miejsca : formularz uczestnictwa, preferowane wyższe wykształcenie kandydata, wiek ( 2 osoby powyżej 45 roku życia) kolejność zgłoszeń 2) Szkolenia stacjonarne: kodeks postępowania administracyjnego szkolenie skierowane jest do pracowników którzy merytorycznie odpowiadają za opracowanie decyzji administracyjnych, pism, zaświadczeń w oparciu o KPA- 20 miejsc, formularz uczestnictwa, kolejność zgłoszeń 3) szkolenie stacjonarne: tworzenia aktów prawa miejscowego - szkolenie skierowane jest do pracowników którzy przygotowują projekty aktów prawa miejscowego, 20 miejsc formularz uczestnictwa, kolejność zgłoszeń 3

4 4)studia podyplomowe: 3 miejsca udział 3 pracowników w tym 1 kobiety w celu podniesienia kwalifikacji zawodowych. Studia podyplomowe skierowane są do pracowników z wyższym wykształceniem, merytorycznie odpowiedzialnych za : zarządzanie projektami, oraz za informatykę tj. inżynieria oprogramowania, obsługę prawną osoby wytypowane przez kierownictwo na podstawie wniosku pracownika, zakresu obowiązków i stopnia posiadanych kompetencji 5) szkolenia specjalistyczne/ warsztaty/ z zakresu profesjonalnej obsługi klienta, zarządzanie czasem pracy, umiejętności interpersonalne : 20 miejsc : formularz uczestnictwa, szkolenie skierowane jest do 20 osób, którzy mają kontakt z klientem, wymagają nabycia umiejętności efektywnego wykorzystania godzin pracy oraz praktycznych umiejętności interpersonalnych, wiek ( 50% uczestników to osoby po 45 roku życia, 6) szkolenia specjalistyczne z zakresu : zamówienia publiczne, ochrona środowiska, finanse publiczne, dostęp do informacji publicznej, podziału nieruchomości, działalność gospodarcza, kadry, zarządzanie zasobami ludzkimi 8 miejsc- skierowane są do osób merytorycznie odpowiedzialnych za realizację zadań z w/w zakresu, z uwagi na zmieniające się przepisy prawa, złożoność zagadnień i różnorodność interpretacji przepisów oraz reorganizacji zakresu obowiązków, osoby wytypowane przez kierownictwo na podstawie wniosku pracownika 4. Etapy rekrutacji: a) Przyjęcie do akceptacji niniejszego regulaminu uczestnictwa przez BO. Za przyjęcie regulaminu będzie uważane potwierdzenie pisemne na jego kopii. b) Wypełnienie i złożenie indywidualnych Kwestionariuszy przystąpienia do projektu wraz ze zgłoszeniem na wybrane szkolenia. Zgłoszenia na wybrane szkolenia mogą być dostarczane w trakcie realizacji projektu, nie później jednak niż na tydzień przed rozpoczęciem danego modułu szkoleniowego (z uwzględnieniem zaplanowanego harmonogramu realizacji szkoleń). c) Weryfikacja Kwestionariuszy zgłoszeniowych pod względem warunków uczestnictwa w Projekcie. d) Kwalifikacja uczestników do Projektu oraz przygotowanie list uczestników szkoleń. e) Przekazanie informacji zwrotnych do Beneficjentów Ostatecznych o zakwalifikowaniu do udziału w projekcie i przydziale do grup szkoleniowych. f) Przekazanie uczestnikom szczegółowych harmonogramów zajęć. 5. Organizacja rekrutacji: a) Formularze aplikacyjne (Kwestionariusze przystąpienia do projektu oraz zgłoszenia na szkolenia) dostępne będą w Biurze Projektu oraz na stronie internetowej projektu. 4

5 b) Formularze aplikacyjne należy wydrukować, wypełnić czytelnie, podpisać, opieczętować i złożyć w biurze projektu c) Formularz zgłoszeniowy na szkolenie wypełniany jest indywidualnie przez każdego uczestnika na każde szkolenie oddzielnie. 6. Zasady kwalifikacji uczestników (Beneficjentów Ostatecznych) do udziału w projekcie: 1) Kwalifikację Beneficjentów Ostatecznych prowadzi dwuosobowa Komisja Rekrutacyjna Beneficjenta złożona z Kierownika Projektu i Asystenta Projektu. 2) Kwalifikacja Beneficjentów Ostatecznych na szkolenia nastąpi na podstawie: a) analizy informacji zawartych w kwestionariuszu zgłoszeniowym spełnienia warunków Regulaminu uczestnictwa w Projekcie. b) kolejności dostarczania zgłoszeń na szkolenia. c) w przypadku szkoleń specjalistycznych sprawdzenia zgodności z warunkami dopuszczenia do udziału w szkoleniu. d) ilości szkoleń w których wcześniej uczestniczyła osoba zgłaszająca się na kolejne szkolenie w Projekcie. Pierwszeństwo będą miały osoby zapisujące się pierwszy raz na szkolenie. 3) O decyzji Komisji Rekrutacyjnej (zakwalifikowaniu bądź niezakwalifikowaniu Beneficjenta Ostatecznego do udziału w szkoleniu) zostaną poinformowani pisemnie. 4) Lista osób rezerwowych zostanie utworzona spośród tych uczestników rekrutacji, którzy z powodu wyczerpania limitu miejsc nie zakwalifikowali się do udziału w szkoleniu. 5) Osoby z listy rezerwowej zostaną włączone do uczestnictwa w projekcie wg. kolejności na liście rezerwowej w przypadku rezygnacji lub uznania niespełnienia warunków uczestnictwa przez osoby wcześniej zakwalifikowane. 6) Decyzję o włączeniu do uczestnictwa w projekcie kandydatów z listy rezerwowej podejmie Kierownik Projektu O decyzji zostaną poinformowani pisemnie, 7) Komisja Rekrutacyjna podejmuje decyzje z uwzględnieniem interesu osób uczestniczących w Projekcie, zgodnie z przedstawionymi na etapie opracowania Projektu zapotrzebowaniami na szkolenia. 4 Organizacja zajęć 1. Organizacja zajęć szkoleniowych w projekcie. 5

6 a) Zajęcia szkoleniowe będą odbywały się w uzgodnionych terminach i miejscach zgodnie z harmonogramem projektu. Terminy i miejsca szkoleń będą umieszczane na stronie internetowej Projektu. 2. Obowiązki uczestnika Projektu. Uczestnik zobowiązany jest do: a) Punktualnego i aktywnego uczestnictwa w zajęciach. b) Potwierdzania uczestnictwa w zajęciach na liście obecności. c) Wypełniania ankiet ewaluacyjnych i monitoringowych. d) Udziału w co najmniej 80% czasu trwania zajęć objętych programem szkolenia. 3. Uczestnicy szkoleń otrzymują zaświadczenie o ukończeniu modułu szkoleniowego: - po zaliczeniu co najmniej 80% obecności na zajęciach, 4. Dopuszcza się usprawiedliwione nieobecności spowodowane chorobą lub ważnymi sytuacjami losowymi. Usprawiedliwienie jest dokonywane na podstawie przedstawionego zwolnienia lekarskiego, karty leczenia szpitalnego lub stosownego wyjaśnienia w formie pisemnej. W przypadku przekroczenia dozwolonego limitu nieobecności uczestnik jest zobowiązany do uzyskania zgody Kierownika Projektu na kontynuację uczestnictwa poprzez odbycie zajęć z inną grupą szkoleniową. 5. Uczestnik zostaje skreślony z listy uczestników w przypadku: a) Przekroczenia dozwolonego limitu nieobecności i nie uzyskania od Kierownika Projektu zgody na kontynuację uczestnictwa w projekcie. b) Odmowy wypełniania ankiet ewaluacyjnych i monitorujących. c) Złożenia pisemnej rezygnacji z uczestnictwa. d) Odmowy przystąpienia do egzaminu, jeśli jest on przewidziany w danym module szkoleniowym. 5 Zasady monitoringu i ewaluacji szkoleń 1. Uczestnik zobowiązuje się do wypełniania listy obecności oraz ankiet ewaluacyjnych i monitorujących poszczególne formy wsparcia prowadzone w ramach projektu. 6

7 2. Uczestnik zobowiązuje się podać dane niezbędne do wypełnienia kwestionariusza PEFS (Podsystem monitorowania Europejskiego Funduszu Społecznego). 6 Zasady rezygnacji z uczestniczenia w projekcie 1. W przypadku rezygnacji uczestnika z udziału w projekcie przed rozpoczęciem zajęć, zobowiązuje się on niezwłocznie dostarczyć informację o tym fakcie, pisemnie bądź za pośrednictwem poczty elektronicznej, do Kierownika Projektu. 2. W przypadku rezygnacji uczestnika z zajęć w trakcie ich trwania uczestnik zobowiązany jest niezwłocznie dostarczyć informację o tym fakcie, pisemnie bądź za pośrednictwem poczty elektronicznej, do kierownika Projektu. W przekazanej informacji muszą być ujęte przyczyny rezygnacji. 7 Postanowienia końcowe 1. Regulamin jest dostępny na stronie internetowej projektu. 2. Urząd Gminy Zawoja zastrzega sobie możliwość wprowadzania zmian Regulaminu w czasie trwania projektu w porozumieniu z biorącymi udział w projekcie oraz uczestnikami szkoleń. 3. Komunikacja w projekcie odbywać się będzie pisemnie. 4. Regulamin wchodzi w życie z dniem 04 sierpnia 2010 r. Akceptuję postanowienia regulaminu.. / data, podpis osoby biorącej udział w projekcie/ 7

8 ... Data wpływu i podpis Zgłoszenie do udziału w szkoleniu w ramach projektu Usprawnienie zarządzania i obsługi klienta w Urzędzie Gminy Zawoja Dane uczestnika Imię Nazwisko Telefon/y stacjonarny/e Telefon/y komórkowy/e Adres Wiek Poniżej 30 lat Powyżej 45 Dane Jednostki Samorządu Terytorialnego Stanowisko i opis Szkolenie Nazwa szkolenia/ studiów Oświadczam, iż zapoznałam/em się z Regulaminem uczestnictwa w projekcie Usprawnienie zarządzania i obsługi klienta w Urzędzie Gminy Zawoja i w całości go akceptuję / data i czytelny podpis przełożonego / / data i czytelny podpis pracownika kierowanego na szkolenie / Wypełnia komisja Decyzja komisji rekrutacyjnej o zakwalifikowaniu do udziału w szkoleniu TAK NIE... / Koordynator Projektu / / Asystent Projektu / 8