E-kształcenie MŚP, czyli blended learning czy e-learning? Autor: Martyna Dąbrowska, 20 luty 2012 r. Wprowadzenie Tajemnica sukcesu nowoczesnych prężnie rozwijających się przedsiębiorstw tkwi w profesjonalnym i efektywnym zarządzaniu zasobami ludzkimi. Od kapitału ludzkiego każdej firmy zależy jego pozycja jego pozycja na rynku, konkurencyjność oraz potencjał. Czym tak naprawdę jest e-kształcenie?, Jakie jest jego zastosowanie w MŚP?, Czy stosowanie e-kształcenia to już obowiązek w każdej firmie? Niniejsza pigułka wiedzy ma na celu zaprezentowanie zarówno zalet, jak i ograniczeń w zakresie stosowania blended learningu oraz e-learningu, aby firma mogła świadomie dokonać wyboru najbardziej optymalnej formy e-kształcenia w swojej firmie. Otóż e-kształcenie to nic innego jak kształcenie na odległość za pomocą komputera osobistego, CD, DVD czy Internetu. Przyczynia się ono głównie do sprawniejszego korzystania z zasobów i narzędzi komunikacyjnych sieci Internet. Korzystający z kursów elektronicznych uczą się efektywnego porozumiewania się w sieci, potrafią również efektywnie pracować w wirtualnych zespołach zadaniowych. W dzisiejszej rzeczywistości gospodarki globalnej ma to niebagatelne znaczenie dla rozwoju i sprawnego funkcjonowania firmy. Tymczasem za formą wirtualną przemawiają głównie oszczędności, a także możliwość prezentacji materiałów multimedialnych (więcej: Innowacyjne narzędzia komunikacji sieciowej dla MŚP). E-kształcenie Zanim jednak podjęta zostanie decyzja o wdrożeniu e-kształcenia na początku należy zwrócić uwagę na pewne założenia, od których zależy wykorzystanie lub nie wykorzystanie tej formy. Otóż e-kształcenie/ e-nauczanie sprawdza się gdy: jest dużo czasu na zaprojektowanie szkolenia, zaś niewiele czasu na jego przeprowadzenie, kursanci cenią sobie dopasowanie szkolenia do własnych potrzeb (tzw. personalizacja szkolenia), organizacja dysponuje technicznymi możliwościami niezbędnymi do realizacji e-szkoleń, kursanci prezentują wystarczający poziom umiejętności obsługi komputera, ilość osób do przeszkolenia jest duża, trudno zebrać osoby skierowane na szkolenie w jednym miejscu i w jednym czasie. W przypadku nauczania tradycyjnego należy zwrócić uwagę na to, iż nauczanie to sprawdza się gdy: nie ma zbyt dużo czasu na przygotowanie szkolenia, ale jest sporo czasu na jego realizację, osoby szkolone cenią sobie możliwość bezpośredniej komunikacji i wymiany poglądów z trenerem, 1
ograniczenia technologiczne uniemożliwiają realizację szkoleń elektronicznych, kursanci nie mają wystarczających umiejętności z zakresu obsługi komputera, grupa osób do przeszkolenia jest mała, kursanci pracują w jednym miejscu (lub łatwo ich zebrać w jednym miejscu), osoby szkolone nie są w stanie znaleźć czasu na szkolenia typu on-the-job, opuszczenie stanowiska pracy na kilka dni przez kursanta nie stanowi problemu dla efektywności funkcjonowania firmy, zdobywanie danej wiedzy wymaga bezpośredniego kontaktu (interakcji) z innymi ludźmi. E-learning Rosnąca liczba przedsiębiorstw stosujących rozwiązania e-learning jest dowodem wysokiej skuteczności tych narzędzi. Odpowiednio przeszkoleni pracownicy są gwarancją powodzenia i utrzymania dobrego wizerunku firmy. E-learning jest nowoczesną interaktywną metodą kształcenia. Zastosowanie najnowszych technologii informatycznych podnosi jej atrakcyjność i skuteczność, a przy tym powoduje obniżenie kosztów szkoleń. E-learning, określany również mianem szkolenia elektronicznego, jest nową metodą nauczania i prowadzenia szkoleń, umożliwiającą naukę w dowolnym miejscu, czasie i tempie. E-learning oznacza wspomaganie dydaktyki za pomocą komputerów osobistych, CD ROM-ów i Internetu. Pozwala na ukończenie kursu, szkolenia, a nawet studiów bez konieczności fizycznej obecności w sali wykładowej. Narzędzia e-learningu to specjalnie przygotowane programy komputerowe, strony internetowe, forum dyskusyjne, poczta elektroniczna, czat, video konferencje (czytaj: Innowacyjne narzędzia komunikacji sieciowej dla MŚP). E-learning - zalety 1 możliwość pracy w dowolnym czasie i miejscu, nieograniczona możliwość powtarzania wybranych testów i ćwiczeń, możliwość pracy synchronicznej on-line i asynchronicznej off-line, kontakt z lektorem, natychmiastowa ocena postępów i wskazania dalszego rozwoju, personalizacja, redukcja kosztów szkolenia dzięki wyeliminowaniu opłat związanych z wynajmem sal, dojazdem, zakwaterowaniem oraz wyżywieniem, 1 Treści szkolenia w formule on-line. Podręcznik dla uczestników szkolenia stacjonarnego Akademii PARP, PARP, Warszawa 2010 2
standaryzacja wiedzy i powtarzalność e-szkoleń, umożliwienie kursantowi szybkiego i skutecznego doszkolenia się w zakresie wiedzy, która jest mu w danej chwili potrzebna bez konieczności angażowania i organizowania dużej grupy szkoleniowej, łatwość modyfikacji i natychmiastowej dystrybucji materiałów edukacyjnych, możliwość prezentowania wiedzy w wielu atrakcyjnych multimedialnych formach: poprzez interaktywne animacje, nagrania, gry, itp., dostęp do szkolenia i materiałów szkoleniowych w trakcie wykonywania pracy, dodatkowa motywacja w postaci podsumowań, raportów i automatycznego powiadamiania o efektach w procesie dydaktycznym, silna indywidualizacja procesu szkoleniowego przez dostosowanie zakresu, intensywności, tempa i poziomu szkolenia do możliwości i preferencji poszczególnych uczestników. E-learning - wady 2 kosztowna inwestycja, wysoki koszt opracowania i konserwacji treści szkoleniowych, konieczność adaptacji sieci korporacyjnej do wymagań e-kursów, brak koniecznych umiejętności obsługi komputera utrudnia lub uniemożliwia efektywne szkolenie, znaczny odsetek osób nie kończy e-kursów, ryzyko negatywnego wpływu na kulturę organizacyjną faktu zastąpienia (części lub wszystkich) szkoleń tradycyjnych e-learningiem. Wady dla organizacji duży początkowy koszt szkolenia, który wzrasta w przypadku konieczności zaimplementowania platformy e-learningowej do zarządzania szkoleniami (tzw. LMS czyli Learning Management System). Wraz ze wzrostem czasu trwania oraz intensywności działań szkoleniowych koszty związane z stosowaniem e-learningu proporcjonalnie maleją, konieczność posiadania odpowiedniej infrastruktury informatycznej dla prowadzenia tego rodzaju szkoleń, w przypadku szczególnego rodzaju potrzeb szkoleniowych, które wymagają żywego kontaktu z innymi osobami (np. trening empatii, umiejętności przywódczych itp.) inne formy szkolenia mogą okazać się bardziej skuteczne. 2 Treści szkolenia w formule on-line. Podręcznik dla uczestników szkolenia stacjonarnego Akademii PARP, PARP, Warszawa 2010 3
Wady dla osoby szkolonej mniejsze możliwości interakcji z innymi uczestnikami szkoleń, tworzenia więzi między nimi poprzez nabywanie wspólnych doświadczeń oraz osobisty kontakt. Słabość tę można przezwyciężyć poprzez wprowadzanie bardziej interaktywnych form szkolenia, np. forum dyskusyjne czy też chat, na których uczestnicy mogą wymieniać się doświadczeniami, problem z wewnętrzną motywacją i samodyscypliną osób uczących się, co ma znaczenie szczególnie w przypadku samokształcenia. W związku z tego rodzaju trudnościami należy, poprzez odpowiednie działania, zadbać o motywację uczestników tego typu szkoleń, aby e-learning z nauczania anytime and anywhere nie przerodził się w nauczanie never and nowhere. Etapy wdrażania e-learning u w MŚP 1. e-learningowy pilotaż dla wybranej grupy osób, 2. mała baza wiedzy - systematycznie poszerzana, 3. przygotowanie i wdrożenie kursu wraz z ankietą oceny przez pracowników, 4. ankieta zapytująca o zapotrzebowanie na nowe e-kursy, 5. zaplanowanie cyklu szkoleniowego z elementami learningu oraz tutorem, 6. objęcie wszystkich pracowników formułą szkoleń elektronicznych, 7. ścieżki edukacyjne, ścieżki rozwoju i kwalifikacje. Bariery przy wprowadzaniu e-learning u w MŚP Wśród najważniejszych barier ludzkich, stojących na drodze do efektywnego wykorzystania kursów e-learningowych, wymienić należy: złą jakość treści szkoleniowej, skutkującą brakiem zaciekawienia, inspiracji, brak umiejętności posługiwania się komputerem i lęk przed pracą z nim, brak motywacji do samodzielnego podnoszenia poziomu indywidualnych kompetencji, brak systematyczności i dyscypliny pracy w trakcie realizacji szkolenia, brak umiejętności zabierania głosu w dyskusji oraz pracowania w zespole, brak umiejętności obsługi technicznych mechanizmów komunikacyjnych (chatu, listy dyskusyjnej, poczty elektronicznej, środowiska LCS) lub niechętne ich wykorzystywanie. Na drodze do realizacji szkoleń drogą elektroniczną może stanąć wiele barier natury korporacyjnej. 4
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego Są wśród nich między innymi: brak inicjatywy w przekazywaniu pracownikowi odpowiedzialności za jego rozwój zawodowy, niska ranga wiedzy i umiejętności w systemie wartości organizacji, brak wewnętrznego marketingu ukierunkowanego na działania e-learningowe, brak motywacji do wykorzystania nowych mechanizmów szkoleniowych, brak sponsorów i propagatorów e-learningu na średnim i wyższym szczeblu zarządzania, wynikający zwykle z braku wiedzy, brak czasu na uczenie się. Biorąc pod uwagę bariery techniczne wśród najważniejszych należy wymienić: brak sieci lub jej słabą przepustowość, koszt dostępu do szkolenia szczególnie w sytuacji, kiedy trzeba używać modemu, koszt zakupu lub unowocześnienia komputera (np. uzupełnienia go stację CD lub głośniki), okresowe przerwy w dostępie do Internetu (awarie sieci), brak dostępu do telefonu lub infrastruktury audio konferencyjnej (jako alternatywnego medium komunikacji, służącego na przykład do zdalnych konsultacji). W Polsce najpopularniejszym programem jest Modle (pełna nazwa: Modularne, zorientowane obiektowo dynamiczne środowisko nauczania). System szkoleń e-learningowych w MŚP W pełni wyposażony i funkcjonalny system szkoleń e-learningowych zwany również platformą e-learningową powinien umożliwić: LMS administrowanie kursami (LMS-Learning Management System) - oprogramowanie pozwalające na tworzenie i umieszczanie na platformie gotowych kursów, rejestrowanie uczestników, śledzenie i rejestrowanie ich aktywności na platformie, tworzenie harmonogramów, LMCS umieszczanie i udostępnianie treści kształcenia uczestnikom kursów (LCMS-Learning Content Management System) - oprogramowanie pozwalające na integrowanie oraz udostępnianie w formacie html materiału elektronicznego opracowanego przy pomocy innych narzędzi informatycznych, VCS komunikowanie się w trakcie szkolenia wszystkich uczestników, nauczycieli, administratorów (VCS Virtual Classroom System) e-mail, czat, forum dyskusyjne, audio-wideo-konferencje (czytaj: Social media w MŚP). 5
Blended learning Blended learning to nowy trend w kształceniu i nauczaniu. Jest to połączenie dwóch metod szkoleniowych: szkoleń tradycyjnych, które odbywają się w grupach i są prowadzone przez trenerów będących ekspertami w swojej dziedzinie, szkoleń e-learning, w których uczestnicy uczą się samodzielnie przy wykorzystaniu materiałów w formie elektronicznej, dostępnych najczęściej poprzez sieć komputerową (Internet, firmowy intranet lub ekstranet). Więcej nt. dostępnych form prezentacji materiałów: Innowacyjne narzędzia komunikacji sieciowej dla MŚP. Blended learning - zalety Szkolenia blended learning łączą w sobie zalety szkoleń tradycyjnych oraz elektronicznych, unikając przy okazji wadi słabości, jakie posiada każda z tych metod stosowana oddzielnie. Wśród najważniejszych zalet blended learningu, które wykraczają poza korzyści każdej z dwóch wcześniej omówionych metod, można wymienić: wyrównanie poziomu wiedzy uczestników szkoleń tradycyjnych, dzięki ich wcześniejszemu uczestnictwu w szkoleniach e-learning. Dzięki temu szkolenie tradycyjne może być skupione na utrwalaniu wiedzy uczestników, przećwiczeniu wcześniej poznanych umiejętności i kształtowaniu odpowiednich zachowań itp., utrwalanie i sprawdzanie wiedzy zdobytej podczas szkoleń tradycyjnych, poprzez odpowiednie działania po szkoleniu, w formie elektronicznych powtórek i testów, większa elastyczność w planowaniu działań i programów szkoleniowych w związku z możliwością łatwej modyfikacji i aktualizacji elektronicznych materiałów szkoleniowych (czytaj: Innowacyjne narzędzia komunikacji sieciowej dla MŚP, blended learning dzięki odpowiedniemu łączeniu zalet dwóch, komplementarnych metod szkoleniowych, pozwala w sposób najbardziej efektywny kształcić pracowników, maksymalizując tym samym korzyści dla przedsiębiorstwa oraz ułatwiając pomyślną realizację. 6
Szkolenia tradycyjne a szkolenia e-learning Zarówno szkolenia tradycyjne, jak i szkolenia e-learning mają swoje mocne i słabe strony. Żadna z tych metod traktowana osobno nie jest w stanie sprostać wszystkim potrzebom szkoleniowym, jakie stają przed współczesnymi przedsiębiorstwami. Dobrym rozwiązaniem jest więc zaplanowanie wdrożenia szkoleń (lub/i e-szkoleń). W związku z tym proponuje się postępowanie według poniższych etapów: ETAP 1 Określenie celów i grupy docelowej. Określenie celów szkolenia oraz wyselekcjonowanie uczestników. ETAP 2 Szkolenie e-learning. Przeprowadzenie odpowiednich szkoleń e-learningowych, które pozwolą: nabyć lub uzupełnić uczestnikom podstawową wiedzę z danej dziedziny oraz wyrównać poziom posiadanej przez grupę wiedzy tak, aby wszystkie osoby były w tym samym stopniu przygotowane do planowanych szkoleń tradycyjnych. ETAP 3 Szkolenie tradycyjne. Przeprowadzenie szkolenia tradycyjnego, które dzięki wzajemnym interakcjom uczestników i trenera umożliwi: - utrwalenie uczestnikom zdobytej podczas szkoleń e-learningowych wiedzy i wiadomości, - przećwiczenie w praktyce umiejętności oraz zachowań, które powinni nabyć uczestnicy szkolenia, - wymianę doświadczeń, dyskusję, wyjaśnianie ewentualnych wątpliwości, uzyskanie. ETAP 4 Działania po szkoleniu. Przeprowadzenie działań poszkoleniowych w formie elektronicznej (powtórki, ćwiczenia, testy itp.), które pozwolą uczestnikom na dalsze utrwalenie wiedzy i umiejętności zdobytych w trakcie poprzednich etapów szkolenia. Korzyści dla przedsiębiorcy sektora MŚP E-learning oraz blended learning są jest nowoczesnymi formami kształcenia posiadającymi szereg zalet, które można podzielić następująco na: Zalety dla organizacji redukcja kosztów szkolenia, głównie poprzez eliminację wydatków na zakwaterowanie, wyżywienie, wynajem sal, itp. W przypadku szkoleń e-learningowych liczba osób, które mogą wziąć udział w szkoleniu, jest nieograniczona. Koszt przygotowania, a następnie przeprowadzania szkolenia, jest taki sam dla 10 i dla 10 000 osób, dlatego największe oszczędności uzyskuje się przy szkoleniu większej liczby pracowników. oszczędność czasu wynikająca z eliminacji czynności przygotowawczych, jak rezerwacja i przygotowanie sal, dojazd, itp., 7
duża efektywność szkoleń uzyskiwana poprzez odpowiednie skonstruowanie materiału dydaktycznego, stosowanie powtórek i ćwiczeń ułatwiających zapamiętywanie oraz możliwość kilkakrotnego przechodzenia, a także swobodnego powrotu do szkolenia. Zalety dla działu szkoleń duże możliwości modelowania szkoleń - od tworzenia pojedynczych jednostek do projektowania rozbudowanych systemów składających się z wielu modułów umieszczonych na platformie e-learningowej, możliwość dostarczania użytkownikom najnowszych i najpotrzebniejszych treści szkoleniowych (up to datę), w momencie, gdy jest na nie zapotrzebowanie (just in time), możliwość łatwej i szybkiej modyfikacji, aktualizacji i rozbudowy treści szkoleniowych, łatwość administrowania szkoleniami oraz możliwość monitorowania procesu szkolenia i postępów uczestników poprzez implementacje procesu szkoleniowego na platformie LMS, możliwość modelowania procesów szkoleniowych, możliwość łatwego i szybkiego zarządzania procesem szkoleniowym. Zalety dla osoby szkolonej indywidualizacja procesu szkoleniowego przez dostosowanie zakresu, intensywności, tempa i poziomu szkolenia do możliwości poszczególnych uczestników, możliwość nauki w praktycznie dowolnym czasie i miejscu (anytime, anywhere), duża kontrola osoby uczącej się nad procesem przyswajania wiedzy i rozwoju umiejętności, dostęp osób do baz wiedzy, szkoleń oraz innych przydatnych informacji, co zwiększa możliwości samokształcenia osób zainteresowanych własnym rozwojem. E-learning nie jest rozwiązaniem idealnym, jednak jego słabsze strony są zazwyczaj całkowicie rekompensowane przez wymienione wcześniej zalety. Podsumowanie Dokonując wyboru formy nauczania w swojej firmie należy szczególnie zwrócić uwagę na zakres tematyczny szkoleń, z jakiego będą szkoleni pracownicy. Zakres ten determinuje wybór formy w kontekście efektywności i skuteczności szkoleń poszczególnych pracowników oraz samego właściciela firmy. Planując wykorzystanie różnorodnych form e-kształtcenia w Twojej firmie dowiedz się więcej z poniższych pigułek wiedzy na temat: 8
zastosowania narzędzi w zakresie mediów społecznościowych ( Social media dla MŚP ), wdrożenia strategii innowacji w Twojej firmie ( Strategia rozwoju firmy w oparciu o nowe technologie i rozwiązania innowacyjne ), zastosowania innowacyjnych narzędzi w zakresie komunikacji sieciowej wewnątrz firmy oraz firmy z otoczeniem zewnętrznym ( Innowacyjne narzędzia komunikacji sieciowej dla MŚP ), skorzystania z zewnętrznych źródeł finansowania Twoich innowacyjnych pomysłów ( Możliwości finansowania działań proinnowacyjnych dla MŚP Dolnego Śląska ). Literatura: 1. Treści szkolenia w formule on-line. Podręcznik dla uczestników szkolenia stacjonarnego Akademii PARP, PARP, Warszawa 2010 Źródła internetowe: 1. www.martaeichstaedt.com 2. www.e-mentor.edu.pl 3. www.mynetwork.com.pl 4. www.pi.gov.pl 9