Instrukcja użytkownika system B2B automatyzuja cy zarza dzanie sprzedaża z użyciem kas rejestruja cych Program Rejestrator K2online WebPOS konfiguracja dla drukarek fiskalnych Wersja 2.2.0.2772 2016.08.16
Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione. Wykonywanie kopii metoda kserograficzna, fotograficzna, a także kopiowanie instrukcji na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym, bez zgody K2online.pl powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji. K2online.pl dołożyli wszelkich starań, aby zawarte w tej instrukcji informacje były kompletne i rzetelne. Nie bierze jednak odpowiedzialności, ani za ich wykorzystanie, ani za zwia zane z tym ewentualnie naruszenie praw patentowych lub autorskich. K2online.pl nie ponosi żadnej odpowiedzialności za ewentualne szkody wynikłe z wykorzystania informacji zawartych w tej instrukcji. Autor i właściciel praw autorskich: K2online.pl Andrzej Bochacz ul. Modlińska 190 03-119 Warszawa tel. 22 5103635 fax 22 5103636 e-mail biuro@k2online.pl strona internetowa http://www.k2online.pl
Spis treści Opis programu WebPOS... 5 Funkcje programu WebPOS... 5 Środowisko działania programu WebPOS... 5 Uruchomienie programu WebPOS... 6 Rozpoczęcie pracy... 6 Rozpoczęcie zmiany... 6 Pasek stanu... 8 Wystawienie paragonu... 9 Ilości na dokumencie... 11 Zakończenie paragonu... 12 Zakończenie pracy... 14 Zakończenie zmiany... 14 Zakończenie zmiany - rozszerzone... 16 Dodatkowe operacje podczas wystawiania paragonu... 17 Zawieszenie paragonu... 17 Usunięcie paragonu... 18 Usunięcie pozycji z paragonu... 18 Rabat dla dokumentu... 19 Rabat dla pozycji dokumentu... 20 Rabat dla pozycji dokumentu - z listy... 21 Operacje kasowe... 22 Wysuń szufladę... 24 Raporty... 25 Raport S... 25 Raport Z... 25 Faktura... 26 Korekta - faktura korygująca lub zwrot towaru... 28 Wymiana towaru... 31 Reklamacja... 33 Lista dokumentów (wydruk duplikatu dokumentu)... 36 TaxFree... 37 Informacja o towarze... 39 Weryfikacja dostaw... 41
Alokacje... 43 Przerzut międzymagazynowy... 44 Zamówienie przeniesienia... Błąd! Nie zdefiniowano zakładki. Wydanie zamówienia... 46 Przyjęcie zamówienia przeniesienia... 47 Przeniesienie do magazynu głównego... 48 Spis z natury... 51 Definiowanie spisu z natury... 51 Arkusz spisu z natury... 52 Arkusz korygujący... 53 Lista arkuszy spisu z natury... 54 Zakończenie spisu z natury... 54 System lojalnościowy... 55 System lojalnościowy K2online... 55 Zewnętrzne systemy lojalnościowe... 55 Zewnętrzne systemy lojalnościowe z weryfikacją... 56 NIP na paragonie... 57 Uprawnienia pracownika zalogowanego... 59
Opis programu WebPOS Program, który odpowiada za sprzedaż, obsługę klienta, przyjmowanie dostaw oraz spisy z natury w sklepach detalicznych. Program może także obsługiwać większość rodzajów branż oraz stoisk. Program WebPOS wymaga zalogowania się użytkownika, który wcześniej został wprowadzony w programie centralnym IntegratorPOS lub w ERP, a którego lista użytkowników jest importowana. Pracownik zalogowany w zakresie posiadanych uprawnień może używać programu WebPOS. Kasjer to użytkownik, który ma prawo do rejestrowania sprzedaży, wystawiania paragonów fiskalnych. Sprzedawca jest pracownikiem salonu, nie musi mieć uprawnień do używania programu WebPOS, ale może być rejestrowany poprzez przypisanie do paragonu fiskalnego. Funkcje programu WebPOS Działanie w trybie on-line z zabezpieczeniem trybu sprzedaży w sytuacjach utraty połączenia z internetem. Współpraca z urządzeniami zewnętrznymi: drukarki fiskalne, kasy fiskalne, czytniki kodów kreskowych, terminale płatnicze, wagi elektroniczne. Wystawianie paragonów fiskalnych, faktur VAT Obsługa zwrotów i reklamacji Weryfikacja dostaw Obsługa przerzutów międzymagazynowych Obsługa spisów z natury w trybach: częściowym, sprawdzającym, ciągłym i zdawczoodbiorczym Rozbudowany program lojalnościowy. Zaawansowane mechanizmy akcji promocyjnych oraz aktywnej sprzedaży Środowisko działania programu WebPOS Obsługa stanowisk kasowych dotykowych oraz konwencjonalnych. Instalacja i uruchomienie na większości systemów operacyjnych (MS Windows, Linux, OS X, Android) oraz różnorodnym sprzęcie komputerowym (PC, tablet, smartphone) Obsługa wydruku paragonów fiskalnych z drukarek fiskalnych jest dostępna dla systemów MS Windows oraz Linux.
Uruchomienie programu WebPOS Podczas instalacji i konfiguracji programu wdrożeniowiec przygotował odpowiedni skrót na pulpicie użytkownika. Gdyby takiego przycisku nie było, to należy utworzyć go samodzielnie. Do uruchomienia programu WebPOS potrzebna jest przeglądarka internetowa. Polecamy używanie przeglądarki Chrome. Program jest testowany także pod kątem prawidłowego działania dla Safari, Internet Explorer oraz Firefox. W przeglądarce internetowej wprowadzamy wywołanie http://localhost/pos Na ekranie pojawi się okno logowania. Kod klienta identyfikator firmy, który przekazywany jest razem z umową licencyjną. Użytkownik nazwa użytkownika utworzonego przez administratora systemu. Hasło hasło znane użytkownikowi. Rozpoczęcie pracy Program WebPOS jest w jednym z dwóch stanów: 1. W trakcie obsługiwanej zmiany 2. Po zamknięciu zmiany i przed rozpoczęciem nowej Rozpoczęcie zmiany Uruchomienie programu po zamknięciu a przez rozpoczęciem nowej zmiany wymaga rozpoczęcia zmiany. Rozpoczynając nową zmianę należy wybrać przycisk Pojawi się wówczas pole przeznaczone do wprowadzenia sumy pieniędzy w formie gotówki, która znajduje się w szufladzie kasowej. Kasjer powinien policzyć gotówkę oraz wpisać w ww. pole i zaakceptować przyciskiem Wartość wprowadzona na tym etapie zapisuje tzw. pogotowie kasowe, które zostanie rozliczone na koniec zmiany.
Po rozpoczęciu zmiany lub w jej trakcie użytkownik widzi ekran sprzedaży. Na nim znajdują się: Pasek stanu Pasek nawigacyjny Pole informacyjne Pole wprowadzania kodów Pasek boczny Pole dokumentu Klawiatura Menu programu Dodanie nowego paragonu Elementy na ekranie mają następujące znaczenia: Usunięcie paragonu lub pozycji Przejście do kolejnego kroku Tryb wpisywania kodów EAN Tryb wyboru zdefiniowanych towarów Tryb wyszukiwania towarów z listy Usunięcie znaku Wprowadzanie kodów EAN Potwierdzenie ilości Wybór rabatu do paragonu Akceptacja operacji
Pasek stanu Bezpośrednio nad paskiem nawigacyjnym znajduje się Pasek stanu. Jet to pole/wiersz przeznaczone do informowania użytkownika o trybie pracy programu WebPOS. Pole jest w pełni konfigurowalne i decyduje o jego wyglądzie decydują odpowiednie wpisy w konfiguracji systemu. W prezentowanym przykładzie po lewej stronie widać logo, następnie ikonkę miejsca, dalej symbol stanowiska (DJ) i ostatecznie identyfikator oraz nazwę salonu (T001 Salon CH Arkadia)
Wystawienie paragonu Po rozpoczęciu zmiany użytkownik od razu jest w trybie wystawiania nowego paragonu. W polu dokumentu pojawiają się kolejno wprowadzane towary. W górnej części tego pola widoczna jest nazwa klienta. Jeżeli klient nie jest określony, to najczęściej jest to nazwa Sprzedaż detaliczna. Jeżeli paragon jest wystawiany na stałego klienta, to widać w tym miejscu jego imię i nazwisko lub nazwę. Standardową forma wyboru towarów jest skanowanie kodów kreskowych, wprowadzanie nr PLU, identyfikatorów klientów lub sprzedawców. Realizację tych zadań zapewnia tryb wpisywania kodów EAN. Program WebPOS pozwala na zdefiniowanie listy towarów, która prezentowana jest w układzie kafelków z miniaturami zdjęć towarów. (Opcja wymaga zdefiniowania listy towarów). Dostęp do tej formy jest możliwy po przejściu w tryb wyboru zdefiniowanych towarów Naciskając odpowiedni kafelek towar będzie automatycznie dodawany do paragonu. Kolejną formą wprowadzania towaru jest tryb wyszukiwania towarów z listy. W pole wyszukiwania można wprowadzić nazwę towaru lub jej fragment. Ta informacja będzie cechą wg której zostaną odfiltrowane pozycje towarowe.
Po wybraniu przycisku pojawi się okno z grupami towarowymi. Spośród grup towarowych można zaznaczyć jedną lub jednocześnie wiele z nich a ponadto z różnych poziomów. Obydwa mechanizmy filtrowania (wg nazw i wg grup) można stosować oddzielnie jak i łącznie. Jeżeli w słowniku towarowym znajdują się pozycje spełniające warunki wyszukiwania, to zostaną zaprezentowane. Program WebPOS zarządza towarami na poziomie modeli i wariantów (rozmiarów). Znak + na poziomie wiersza oznacza, że jest to model, w którym znajdują się różne towary pod względem cech rozmiarówkowych (wariantów). Zaznaczenie pozycji spośród wariantów wybiera pozycję i dodaje ją do dokumentu.
W trakcie tworzenia paragonu można usunąć wybraną pozycję z dokumentu. W tym celu w panelu dokumentu należy w wierszu z usuwaną pozycją nacisnąć przycisk. Pojawi się okno z pytaniem o potwierdzenie operacji. Akceptacja przez naciśnięcie przycisku spowoduje skasowanie pozycji. Ilości na dokumencie Jeżeli podczas wybierania pozycji towarowych na dokumencie występuje już taki sam towar to nie zostanie dopisana nowa pozycja, ale ilość zostanie zwiększona o wprowadzaną liczbę. W pasku bocznym znajduje się przycisk. Standardowo wprowadzenie nowej pozycji oznacza dodanie 1 jednostki ilości. Wprowadzenie większej liczby polega na zmianie ilości dla wybranego towaru na nową. Wprowadzając kolejne pozycje do dokumentu, niezależnie od tego, czy jest to nowy towar, czy kolejna sztuka wprowadzonego wcześniej, to podświetlony będzie zawsze ostatnio wprowadzony. Wybranie innej pozycji polega na najechaniu kursorem na właściwy wiersz i kliknięciu. Zostanie on podświetlony. Następnie należy wprowadzić oczekiwaną liczbę i nacisnąć przycisk. Ilość w wierszu zostanie zmieniona na nową.
Zakończenie paragonu Po wprowadzeniu pozycji towarowych do dokumentu, kolejnym etapem jest rozliczenie płatności i wydruk na urządzeniu fiskalnym. W tym celu wybieramy przycisk przejścia do kolejnego kroku z paska nawigacyjnego. Pole dokumentu przestaje być dostępne i przechodzimy do wyboru form płatności. Wycofanie do trybu edycji pozycji Zapis i wydruk dokumentu Po przejściu do tego etapu na pasku nawigacyjnym pojawiają się dwa nowe elementy. Wybór form płatności polega na wpisywaniu odpowiednich wartości w pole wprowadzania kodów, zaznaczenie formy płatności i akceptacja operacji. Program WebPOS dopuszcza rejestrację płatności częściowych. Aby użyć tej metody, wystarczy wpisać wartość częściową, wybrać formę płatności oraz zaakceptować. Pozycja pojawi się w polu informacyjnym. Tymczasem w polu wprowadzania kodów pojawi się wartość paragonu pomniejszona o sumę wybranych płatności. Kiedy wartości płatności są zgodne z wartością paragonu i użytkownik zamierza wydrukować paragon, to wybieramy przycisk.
Paragon fiskalny jest drukowany na drukarce fiskalnej. Obok znajduje się przykład dokumentu, który powstał na urządzeniu firmy Posnet przed uruchomieniem modułu fiskalnego (nazwa NIEFISKALNY pod sumą). Wygląd zewnętrzny paragonu fiskalnego może być różny, zależnie od producenta stosowanego urządzenia. Musi jednak spełniać wymogi wynikające z odpowiednich przepisów prawa.
Zakończenie pracy Program WebPOS jest w jednym z dwóch stanów: 1. Po rozpoczęciu nowej zmiany 2. Po zamknięciu zmiany i przed rozpoczęciem nowej Kończąc dzień pracy lub przekazując stanowisko POS następnemu kasjerowi można wykonać zamknięcie zmiany. Zakończenie zmiany Zakończenie zmiany jest etapem, który skutkuje wykonaniem raportu fiskalnego na stanowisku sprzedaży. W konsekwencji użytkownik będzie poproszony o rozliczenie utargu oraz wykonanie niezbędnych raportów (raport fiskalny, raport Z oraz raport na terminalu płatniczym). Po wybraniu przycisku menu programu z paska nawigacyjnego należy wybrać pierwsza opcję Zakończ zmianę. Użytkownik zostanie przeniesiony do okna rozliczenia szuflady. Zadaniem kasjera jest podliczenie całej gotówki. Zaznaczenie przycisku Gotówka, wpisanie odpowiedniej wartości w pole wprowadzania kodów oraz akceptację operacji. Wprowadzona wartość pojawi się w wykazie rodzajów płatności. Analogicznie należy wprowadzić wartości dla pozostałych rodzajów płatności.
Po wprowadzeniu ww. wartości należy wybrać przycisk zapisu i wydruku dokumentu. Program poprosi o wprowadzenie kwoty gotówki, która zostanie w szufladzie kasowej jako pogotowie kasowe. Po zaakceptowaniu program spowoduje, że na drukarce fiskalnej zostanie wydrukowany raport fiskalny, natomiast lokalnie zostanie utworzony specjalny raport Z.Po czym program przejdzie w tryb rozpoczęcia nowej zmiany F.H "Cotex Bis" Zenona i Roman Pesta J. III Sobieskiego 1/5, 14-200 Iława Raport Z z 2014-12-12 23:00:44 Data: 2014-11-14 Magazyn: ( OU )- Outlet Bialystok Stanowisko: 1 Godzina: 14:00:36 Sprzedażw podziale na stawki Vat Stawka Wartość netto Kwota vat Wartość brutto 23% 6.907,41 1.588,62 8.496,03 Razem: 6.907,41 1.588,62 8.496,03 Typ Dokumentu Ilość dok. Ilość Kwota rabatów Wartość brutto PA 67 82,00 1.513,97 8.496,03 Forma płatności Wypłaty Wpłaty Podbiór Sprzedaż Kasjer: ( 2 ) KASA KASA Gotówka 0,00 0,00 0,00 4.548,49 Karta 0,00 0,00 0,00 4.319,64 0,00 0,00 0,00 8.868,13 Wszyscy kasjerzy: Rozpoczęcie zmiany Wypłaty Wpłaty Podbiory Sprzedaż Saldo Zakończenie zmiany Różnica Gotówka 0,00 0,00 0,00 0,00 4.548,49 4.548,49 0,00 4.548,49 Karta 0,00 0,00 0,00 0,00 4.319,64 4.319,64 0,00 4.319,64 Razem: 0,00 0,00 0,00 0,00 8.868,13 8.868,13 0,00 8.868,13 NOMINAŁ Ilość Wartość 200 zł NOMINAŁ Ilość Wartość 5 zł NOMINAŁ Ilość Wartość 10 gr 100 zł 2 zł 5 gr 50 zł 1 zł 2 gr 20 zł 50 gr 1 gr 10 zł 20 gr Razem: podpis pracownika podpis kierownika
Zakończenie zmiany - rozszerzone Zakończenie zmiany jest etapem, który skutkuje wykonaniem raportu fiskalnego na stanowisku. W poprzednim rozdziale opisany został standardowy tryb. W programie WebPOS dostępny jest również wariant rozszerzony. W tym trybie dostępny jest specjalny formularz wprowadzania danych z zamykanego dnia Pracownik zamykający zmianę jest zobligowany do szczegółowego wprowadzenia stanu gotówki w rozbiciu na kolejne nominały, stanu bonów Sodexo i bonów własnych. Dodatkowo należy wprowadzić wartość z raportu fiskalnego oraz z terminala płatniczego. Wprowadzone informacje są weryfikowane i przy trybie zgodnym następuje zamknięcie zmiany. W przypadku niezgodności ze stanem wynikającym z dokumentów zamknięcie zmiany nie jest możliwe. o czym informuje odpowiedni komunikat.
Dodatkowe operacje podczas wystawiania paragonu Zawieszenie paragonu Jeżeli użytkownik jest w trakcie wprowadzania paragonu i jest zmuszony do przerwania nad nim pracy, aby rozpocząć wystawianie innego paragonu, to może skorzystać z funkcji zawieszenia dokumentu. Zawieszenie dotychczasowych paragonów i rozpoczęcie pracy z nowym jest możliwe jedynie wówczas, kiedy na każdym z dotychczasowych dokumentów jest co najmniej jeden towar. Funkcja jest bardzo przydatna w sytuacjach, kiedy zdarzają się sytuacje, gdy klienci podczas rejestrowania paragonu fiskalnego, odchodzą od kasy w celu zmiany towaru lub wybierania kolejnych. Dzięki tej funkcji użytkownik może przejść do obsługiwania kolejnego klienta a dotychczas wprowadzone informacje pozostają w pamięci WebPOS. Paragonów zawieszonych w ten sposób może być dowolna liczba Z chwila zakończenia zmiany wszystkie niezakończone paragony zawieszone sa usuwane. Niezależnie od tego jaki użytkownik jest zalogowany oraz czy w trakcie pracy występowały wylogowywania, to wystawiane paragony na stanowisku kasowym są dostępne kompletnie, aż do zamknięcia zmiany. W okienku z pozycjami tworzonego paragonu, z chwilą utworzenia paragonów zawieszonych pojawia się przycisk Liczba 103 oznacza nr aktualnie wystawianego dokumentu, natomiast liczba 3 ilość dokumentów łącznie z zawieszonym. Po wybraniu przycisku otwiera się lista otwartych paragonów. Po zaznaczeniu potrzebnej pozycji użytkownik uzyskuje dostęp do paragonu w celu dalszej pracy.
Usunięcie paragonu Funkcja pozwala na rezygnację z kontynuowania pracy z paragonem oraz usunięcie go z programu. Opcja jest dostępna jedynie dla tworzonego dokumentu, który jest widoczny w okienku. Po naciśnięciu przycisku na ekranie pojawia się komunikat z opcją potwierdzenia. Po potwierdzeniu dokument zostaje usunięty. Usunięcie pozycji z paragonu Funkcja pozwala na usunięcie wybranej pozycji z paragonu. W polu dokumentu, na poziomie każdej pozycji widoczna jest ikona usunięcia. Po jej naciśnięciu pojawia się komunikat z opcją potwierdzenia. Po potwierdzeniu pozycja z dokumentu zostaje usunięta.
Rabat dla dokumentu Program WebPOS oferuje w standardowym rozwiązaniu prostą i skuteczną metodę udzielania rabatów rabaty procentowe dla paragonu. Funkcja wymaga uruchomienia w konfiguracji centralnej. Ponadto ograniczeniem w jej używaniu są uprawnienia kasjera do jej stosowania oraz określnie indywidualnego maksymalnego poziomu upustów. Podczas wprowadzania pozycji do dokumentu, w dowolnym momencie możliwe jest wprowadzenie oczekiwanego poziomu upustu, wyrażonego w %. Po naciśnięciu przycisku dokument zostanie przeliczony wg ustalonego upustu. W polu informacyjnym pokazany zostanie udzielony rabat. Każda nowo dopisana pozycja uzyska taki sam upust.
Rabat dla pozycji dokumentu Program WebPOS oferuje w standardowym rozwiązaniu prostą i skuteczną metodę udzielania rabatów dla wybranych pozycji paragonu. Podczas wprowadzania pozycji do dokumentu, w dowolnym momencie możliwe jest wybranie przycisku na poziomie oczekiwanej pozycji. W oknie dialogowym użytkownik ma możliwość wprowadzenia: Rabatu procentowego, Nowej ceny dla pozycji Odjęcia określonej wartości od ceny Wpisując wartości we właściwe pola użytkownik jest informowany o: cenie detalicznej towaru cenie dla pozycji po upuście cenie końcowej po zastosowaniu upustów Każda z zastosowanych metod prowadzi do wyliczenia odpowiedniego upustu. Wysokość dostępnych rabatów wyznaczana jest przez poziom uprawnień dla sklepu oraz użytkownika.
Rabat dla pozycji dokumentu - z listy Podstawową formą udzielania rabatów dla pozycji jest metoda opisana w poprzednim rozdziale. Często stosowanym sposobem jest zdefiniowana wcześniej lista stosowanych upustów. Ta forma wymaga wcześniejszego zdefiniowania w IntegratorPOS lub importu z systemu ERP. Rabaty na pozycje są dostępne w poprzedniej lub tej wersji. Nie działają razem. Pierwszy wybór to pozycja z listy grup rabatów. Drugi wybór to pozycja z listy rodzajów rabatów. Po ustaleniu tych wyborów należy zaakceptować przez przycisk Zapisz.
Operacje kasowe Program WebPOS jest dedykowany do obsługi sprzedaży towarów. Podczas pracy na stanowisku kasowym występują jednak sytuacje związane z obrotem gotówką, który nie jest związany ze sprzedażą. Program pozwala na rejestrowanie takich sytuacji oraz zapisywanie ich na drukarce fiskalnej. Przeznaczona jest do tego specjalne dwie opcje: Szuflada - operacje na gotówce w szufladzie kasowej Kasa - operacje realizowane na środkach zgromadzonych na saldach kasy głównej. Stosownie do rodzaju operacji jaką użytkownik zamierza wykonać, należy wybrać odpowiedni kwit kasowy. Najczęściej będą to kwity wpłaty lub wypłaty z kasy, które stosownie do obowiązującego obiegu dokumentów w firmie będą skonfigurowane w systemie. Po wybraniu typu kwitu należy wprowadzić wartość i opisać powód wystawiania dokumentu. Kwit kasowy zostanie po zaakceptowaniu wydrukowany na drukarce fiskalnej w formie Wpłata do kasy lub Wypłata z kasy
lub pełnego dokumentu na drukarce lokalnej. Zasady wystawiania kwitów kasowych oraz wpłat do kasy i wypłat z kasy regulują indywidualne dla każdej firmy zasady. W systemie WebPOS standardowo proponujemy rozdzielenie kasy głównej od szuflady kasowej. Wówczas wszystkie operacje realizowane w trakcie zmiany rozliczane są z szuflady kasowej. Natomiast zamkniecie zmiany generuje kwity w kasie głównej, które przyjmują i rozliczają utarg dzienny. Wypłata do banku utargu dziennego jest realizowana z kasy głównej kwitem typu KW.
Wysuń szufladę W menu programu znajduje się opcja Wysuń szufladę. Funkcja służy do uruchomienia mechanizmu wysunięcia szuflady kasowej.
Raporty Moduł Raporty udostępnia listę wydruków, z których korzystają użytkownicy programu WebPOS. Lista wydruków może być różna i indywidualna dla każdej z instalacji. Nazwy raportu poprzedzone są ikona lokalizacji: Raport wykonywany na danych lokalnych Raport wykonywany na danych centrali. Raport S Zadaniem raportu sprawdzającego jest prezentacja informacji o stanowisku POS na moment utworzenia wydruku. Raport Z Raport tworzony jest automatycznie z chwilą zakończenia zmiany. Niekiedy istnieje konieczność ponownego wydruku zestawienia. Wybieramy wówczas datę i czas utworzenia raportu aby go ponownie wydrukować.
Faktura W systemie WebPOS powstają paragony fiskalne, które dokumentują sprzedaż detaliczną. Po wybraniu opcji program WebPOS łączy się z bazą centralną i prezentuje listę paragonów ze wskazanego dnia. Wprowadzając nr paragonu lub zmieniając datę użytkownik bez trudu odnajdzie właściwy dokument. Lista dokumentów może zawierać pozycje oznaczone szarym tłem. Oznacza to, że do tego paragonu wystawiono już fakturę. Po zaznaczeniu dokumentu prezentowana jest informacja z możliwością wydruku duplikatu. Po wyborze paragonu, informacje o sprzedanych pozycjach prezentowane są po lewej stronie okna. Jeżeli faktura ma obejmować wszystkie pozycje, to wybieramy funkcję. W pole wyszukiwania wpisujemy część nazwy lub nr NIP.
O ile klientem jest nowy podmiot, to po wybraniu przycisku możliwe jest dopisanie nowej firmy. Domyślnie, formy płatności przenoszone są na fakturę z paragonu. Można, o ile zajdzie taka potrzeba, zmienić je na właściwe. Jest to funkcja potrzebna szczególnie w sytuacjach kiedy klient płacił kilkoma formami a fakturę otrzymuje na wybrane pozycje. Naciśnięcie przycisku powoduje zapisanie faktury oraz jej wydruk.
Korekta - faktura koryguja ca lub zwrot towaru W systemie WebPOS powstają paragony fiskalne, które dokumentują sprzedaż detaliczną. Do tych dokumentów mogą być wystawiane faktury VAT. W związku z prowadzoną sprzedażą występuje czasami potrzeba obsługi procesu zwrotu towarów przez klienta. Program WebPOS rozpoznaje historię związaną z paragonem oraz automatycznie dobierze właściwy dokument korygujący. Jeżeli zwrot wystawiany jest do paragonu fiskalnego, to właściwym wyborem jest opcja Zwrot towaru. Jeżeli zwrot wystawiany jest do faktury VAT, to właściwym wyborem jest opcja Faktura koryguja ca VAT. Po wybraniu opcji program WebPOS łączy się z bazą centralną i prezentuje listę paragonów lub faktur ze wskazanego dnia. Wprowadzając nr dokumentu lub zmieniając datę użytkownik bez trudu odnajdzie właściwy dokument. Po wyborze dokumentu, informacje o sprzedanych pozycjach prezentowane są po lewej stronie okna. Widoczne są dwie kolumny: Ilość (ilości na dokumencie) oraz Do zwrotu (ilości zwracane). Wybranie wiersza ze zwracanym towarem otwiera okno, gdzie można wprowadzić liczbę zwracanych pozycji.
Po wybraniu towaru oraz wprowadzeniu zwracanej ilości, w kolumnie Do zwrotu pojawia się odpowiednia liczba, natomiast czcionka w wierszu dokumentu ma czerwony kolor. Kolejnym etapem jest wybór kontrahenta, co na pewno należy wykonać w przypadku Zwrotu towaru do paragonu fiskalnego. Proces wygląda analogicznie jak podczas wystawiania faktury VAT. Domyślnie, formy płatności przenoszone są na fakturę z paragonu. Można, o ile zajdzie taka potrzeba, zmienić je na właściwe. Jest to funkcja potrzebna szczególnie w sytuacjach kiedy rozliczenie zwrotu następuje w innej formie aniżeli ta którą przypisano do paragonu. Wybór zatwierdzamy Naciśnięcie przycisku powoduje wywołanie okna, w które należy wprowadzić powód korekty. Po zakończeniu tej operacji tworzony jest plik w formacie pdf z dokumentem korekty.
Wymiana towaru W systemie WebPOS powstają dokumenty sprzedaży. Zdarza się, że po pewnym czasie, klienci zgłaszają się z prośbą o wymianę towaru na inny rozmiar. Rejestrowanie oraz obsługę takich sytuacji zapewnia funkcja Wymiana towaru. Po wybraniu opcji, program WebPOS łączy się z bazą centralną i prezentuje listę paragonów lub faktur ze wskazanego dnia. Po zaznaczeniu paragonu prezentowane są jego pozycje. Po wybraniu wymienianej pozycji w nowym oknie prezentowane są dostępne do wymiany inne rozmiary w ramach modelu.
Kolejnym etapem jest podanie wymienianej ilości. Wybrany towar prezentowany jest po prawej stronie okna. Po zakończeniu wyboru towarów i akceptacji przez naciśnięcie przycisku Użytkownik przechodzi do wydruku dokumentu potwierdzającego zmiany.
Reklamacja W systemie WebPOS powstają dokumenty sprzedaży. Zdarza się, że po pewnym czasie, w okresie gwarancyjnym klienci zgłaszają się z uszkodzonymi towarami. Rejestrowanie oraz obsługę takich sytuacji zapewnia funkcja Reklamacje. Po wybraniu opcji program WebPOS łączy się z bazą centralną i prezentuje listę paragonów lub faktur ze wskazanego dnia. Wprowadzając nr dokumentu lub zmieniając datę użytkownik bez trudu odnajdzie właściwy dokument. Po wyborze dokumentu, informacje o sprzedanych pozycjach prezentowane są po lewej stronie okna. Należy wybrać reklamowana pozycję.
Wówczas po prawej stronie pojawia się formularz przeznaczony do opisania reklamowanej pozycji.
Po wybraniu przycisku Dokument reklamacji jest tworzony w formie pliku w formacie pdf, który można następnie wydrukować.
Lista dokumentów (wydruk duplikatu dokumentu) Zdarzają się sytuacje, w których przydatny lub konieczny jest ponowny wydruk dokumentu. Po wybraniu funkcji prezentowana jest lista dokumentów z bieżącego dnia. Można zmieniać datę jak i wybrać konkretny numer. Po wybraniu importowany jest dokument, który można obejrzeć i wydrukować.
TaxFree Jedną z opcji systemu WebPOS jest możliwość obsługi wystawiania imiennych dokumentów (tzw. TAX FREE), które towarzyszą towarom wywożonym poza obszar celny Unii Europejskiej. Podróżny, który uzyska potwierdzenie na granicy przez organy celne wywozu towarów zgodnie z dokumentem TAX FREE, nabywa prawo do zwrotu podatku VAT. Po wybraniu opcji program WebPOS łączy się z bazą centralną i prezentuje listę paragonów ze wskazanego dnia. Wprowadzając nr paragonu lub zmieniając datę użytkownik bez trudu odnajdzie właściwy dokument. Po wyborze paragonu, informacje o sprzedanych pozycjach prezentowane są po lewej stronie okna. W pole wyszukiwania wpisujemy część nazwy lub nr NIP. O ile klientem jest nowy podmiot, to po wybraniu przycisku
możliwe jest dopisanie nowej firmy. Domyślnie, formy płatności przenoszone są na fakturę z paragonu. Można, o ile zajdzie taka potrzeba, zmienić je na właściwe. Jest to funkcja potrzebna szczególnie w sytuacjach kiedy klient płacił kilkoma formami a fakturę otrzymuje na wybrane pozycje. Naciśnięcie przycisku powoduje zapisanie faktury oraz jej wydruk.
Informacja o towarze W trakcie bieżącej obsługi programu często zachodzi potrzeba uzyskiwania uzupełniających informacji o towarach, kartotekach magazynowych, cennikach, historii asortymentu. Zadanie to realizuje opisywany moduł Informacja o towarze. Funkcja działa w dwóch trybach: Wyszukiwania towarów Prezentacji wyników W pole wyszukiwania wprowadzamy identyfikator towaru (nazwę, kod kreskowy, nr PLU, indeks towarowy) Po wybraniu towaru prezentowana jest lista dostępnych wzorów raportów (wykaz zestawień definiowany jest w centrali i stąd udostępniany). Podstawowymi raportami są: Kartoteka towaru Stany magazynowe w sieci
Kartoteka towarowa prezentuje ruchy towarowe dla wybranego asortymentu. Stany magazynowe prezentują dostępność wybranego asortymentu w salonach i magazynach sieci handlowej. Wygląd raportów oraz ich zakres oraz liczba są zależne od konfiguracji systemu.
Weryfikacja dostaw Bardzo ważnym etapem w funkcjonowaniu sklepu jest przyjmowanie dostaw. Każdy dokument zatowarowania podlega szczegółowej kontroli. Opcja Weryfikacja dostaw ułatwia pracę w tym zakresie. Po wybraniu opcji program WebPOS łączy się z bazą centralną i prezentuje listę dokumentów dostaw, które dotychczas nie zostały zatwierdzone. Zaznaczenie pola Pokaż zatwierdzone rozszerzy listę dokumentów, które wcześniej przeszły proces weryfikacji. Po wybraniu dokumentu, w każdej chwili, naciskając
można wydrukować dokument dostawy. Proces weryfikacji polega na skanowaniu kodów kreskowych lub wpisywaniu nr PLU towarów dostawy. Każda nowa pozycja będzie dodawana do listy w prawej części okna.
Alokacje W systemie K2online dostępny jest moduł obsługi alokacji towarów. Jego zadaniem jest takie zarządzanie stanami magazynowymi, aby optymalizować zatowarowanie w drodze przesunięć między własnymi magazynami. Kryteriami decyzji są m.in. wybór grup, partii towarów, rotacja towarów, pojemności magazynów, minimalizacja kosztów transportu. Cały proces decyzyjny jest obsługiwany w module IntegratorPOS i to w nim są podejmowane decyzje o zakresie przesunięć towarów. Efektem zakończenia przygotowania alokacji są dokumenty przekazywane do salonów. Na ich podstawie towary powinny zostać skompletowane, zapakowane oraz wysłane do wskazanego odbiorcy. Salon jest informowany o alokacji natomiast po wybraniu opcji z menu prezentowane są dokumenty do skompletowania. Proces kompletowania jest podobny do weryfikacji dostawy i polega na skanowaniu kodów kreskowych towarów przeznaczonych do przekazania dalej. Wydruk dokumentu możliwy jest na każdym etapie. Po zakończeniu weryfikacji dokument podlega dalszej automatycznej obsłudze przez system.
Przerzut międzymagazynowy W programie WebPOS dostępny jest moduł obsługi przesunięć towarowych do innych salonów. Pierwszym etapem jest wybór magazynu docelowego (tego, do którego będziemy przekazywali towary). Kolejnym etapem jest wybór towarów. Skanujemy kody kreskowe lub wyszukujemy pozycje z listy. Po zatwierdzeniu dokument należy wydrukować i przesłać do odbiorcy razem z towarem.
Utwórz zamówienie (przeniesienia) W programie WebPOS użytkownik dysponuje możliwością sprawdzenia stanów magazynowych w innych salonach i magazynach. Zdarzają się sytuacje, gdy salon potrzebuje uzupełnienia swojego magazynu o towar z innej placówki. Funkcja Utwórz zamówienie (przeniesienia) jest przeznaczona do obsługi takiego procesu, gdy salon A zamawia towary w salonie B. W oparciu o takie zamówienie salon B wybierając pozycje, które chce oddać, przygotowuje dokument przerzutu magazynowego. Wybierając tą opcję z menu przechodzimy do ekranu, w którym z prawej strony prezentowana jest lista salonów/magazynów. Należy wybrać salon/magazyn, w którym zamawiamy towar. Z prawej strony prezentowana jest lista utworzonych zamówień przeniesienia. Pozycje, dla których nr dokumentu rozpoczyna się od znaku # są w trakcie przygotowania (zamówienie nie zostało zakończone) Po wybraniu salonu/magazynu przechodzimy do ekranu skanowania lub wyboru towarów do tworzonego dokumentu. Wybrane towary widoczne są po lewej stronie ekranu. Po skompletowaniu towarów należy zatwierdzić dokument.
Wydaj zamówienie Salon, do którego skierowano zamówienie przeniesienia ma dostęp do dokumentów tego typu w module Wydaj zamówienie. Po odnalezieniu dokumentu na liście należy go wybrać. Po lewej stronie prezentowane są pozycje dokumentu. Użytkownik ma możliwość akceptacji całego zamówienia przeniesienia przez wybór przycisku Zrealizuj całość. W przypadku częściowej realizacji należy zaznaczyć pozycję oraz wprowadzić realizowaną ilość. Po zakończeniu pracy nad dokumentem użytkowni akceptuje go.
Przyjmij zamówienie (przeniesienia) Ostatnim etapem całego procesu jest przyjęcie zamówienia przez salon zamawiający. Po wyborze opcji przyjmij zamówienie prezentowana jest lista dokumentów Wydania zamówienia. Wybieramy właściwy dokument oraz zatwierdzamy go. Następnym krokiem jest weryfikacja przyjęcia. Użytkownik skanuje towar lub wprowadza go ręcznie. Po lewej stronie widoczne są towary z dokumentu Wydania zamówienia, natomiast po prawej towary przyjmowane. Po zakończeniu przyjęcia akceptujemy dokument.
Przeniesienie do SRV (magazynu głównego) W programie WebPOS użytkownik dysponuje możliwością zwrotu towarów do magazynu centralnego. Funkcja Przeniesienie do SVR (przerzut międzymagazynowy) jest przeznaczona do obsługi takiego procesu. Z listy magazynów należy wybrać magazyn główny. W celu dodania nowego dokumentu należy wybrać przycisk Nowy.
Następnie wprowadzamy towary skanując kody kreskowe lub wybierając z listy.
Po zakończeniu wprowadzania towarów należy zatwierdzić dokument oraz wprowadzić powód zwrotu do magazynu głównego.
Spis z natury Definiowanie spisu z natury Zarządzanie spisami z natury jest możliwe z poziomu centrali. W programie IntegratorPOS jest specjalna opcja zarządzania inwentaryzacjami. Nowy spis z natury poza nazwą musi mieć określony czas jej wykonania oraz zdefiniowany magazyn. Po utworzeniu spisu należy określić skład komisji spisowych. Każda zapisana osoba otrzymuje kod dostępu, dzięki któremu będzie mógł wprowadzać arkusze spisu z natury. Kody dostępu można wydrukować Dzięki temu można skanować kod dostępu zamiast go wprowadzać.
Arkusz spisu z natury Wprowadzenie arkuszy spisu z natury jest możliwe w programie WebPOS. Po wybraniu opcji w Menu uprawniony użytkownik musi wprowadzić swój kod dostępu. W programie dostępne są cztery opcje: Zakończenie spisu Arkusz korygujący Arkusz spisu z natury Import z pliku do arkusza Po wybraniu opcji Arkusz spisowy lub Arkusz korygujący należy wprowadzić identyfikator pola spisowego, dla którego będzie wprowadzany arkusz. W pole z napisem Kod kreskowy skanujemy identyfikator towarów. W to pole można także wprowadzać część nazwy lub indeks wg systemu ERP. W pole Ilość wprowadzamy ilość szt.
Naciśnięcie przycisku Usuń skutkuje skasowanie wszystkich wprowadzonych danych do bieżącego arkusza spisu z natury. Zaakceptowanie arkusza wymaga potwierdzenia. Po wybraniu przycisku Drukuj program przygotowuje wydruk arkusza spisu z natury. Arkusz koryguja cy Zdarza się podczas wprowadzania arkuszy spisu z natury, że wprowadzona zostanie informacja błędna. W programie WebPOS nie ma możliwości usunięcia ani poprawienia zaakceptowanego arkusza spisu z natury. Możliwe jest jedynie wprowadzenie arkusza korygującego. Należy wprowadzić identyfikator pola spisowego.
W kolejnych krokach wprowadzamy pozycje, które chcemy odjąć z arkusza lub arkuszy spisu z natury przypisanych do ww. pola spisowego. Do arkusza korygującego można wprowadzić tylko takie towary jakie zostały spisane na danym polu spisowym. Lista arkuszy spisu z natury Arkusz są prezentowane w dwóch trybach: arkusze pola spisowe Zakończenie spisu z natury Po zakończeniu wprowadzania arkuszy spisowych należy zakończyć spis w salonie. W tym celu należy wybrać opcję Zakończ spis. Ten etap wymaga potwierdzenia. Po zakończeniu spisu z natury kontynuowanie w salonie nie jest możliwe.
System lojalnościowy Program WebPOS jest przystosowany do obsługi różnych systemów lojalnościowych. System lojalnościowy K2online To rozwiązanie obsługuje stałych klientów zarejestrowanych w liście stałych klientów. Rejestracja karty identyfikacyjnej następuje podczas procesu sprzedaży. Zewnętrzne systemy lojalnościowe To rozwiązanie umożliwia zarejestrowanie identyfikatora stałego klienta i przypisanie go do paragonu. Identyfikator nie jest weryfikowany. Podczas wystawiania paragonu w dowolnym momencie z menu należy wybrać opcję Stali klienci Po wybraniu tej opcji należy wprowadzić identyfikator klienta. W miejsce opisy Sprzedaż detaliczna pojawi się wprowadzony identyfikator.
Zewnętrzne systemy lojalnościowe z weryfikacja Opcja jest zbliżona do poprzedniej z tym, że identyfikator podlega weryfikacji. Najlepszym przykładem jest system lojalnościowy Payback Na potrzeby rejestracji program zapisuje identyfikatory i przypisuje je do paragonów. Podczas rejestracji następuje weryfikacja danych z odpowiednim webservice. Kod karty jest weryfikowany. Jeżeli jest zgodny, to prezentowana jest informacja potwierdzenia oraz saldo. W miejsce opisy Sprzedaż detaliczna pojawi się wprowadzony identyfikator. Jeżeli identyfikator jest niewłaściwy, to prezentowany jest stosowny komunikat z propozycja ponownego wprowadzenia nr karty.
NIP na paragonie W trakcie sprzedaży w dowolnym momencie można w pole wprowadzania kodów nr NIP w celu wydruku na paragonie w części fiskalnej. Program przeanalizuje wprowadzona informację. Jeżeli stwierdzi zgodność z formatem NIP, poprosi o potwierdzenie. Po akceptacji informacja o NIP pojawi się w polu dokumentu.
Nowe drukarki fiskalne wydrukują nr NIP w odpowiednim miejscu. Urządzenia ze starych homologacji, o ile nie wszystkie linie opisowe będą zajęte umieszczają tą informację na dole paragonu.
Uprawnienia pracownika zalogowanego Uprawnienia są ustalane przez administratora w programie IntegratorPOS. Użytkownik może posiadać status: administratora, operatora lub pracownika. Identyfikatorem sprzedawcy jest wartość z pola Nr RFID
Konfigurując w IntergatorPOS funkcje jakie powinny być dostępne dla użytkownika, można również dostosować indywidualne menu.