Przebieg i efekty kontroli przeprowadzonych przez Wydział Audytu i Kontroli w 2010 r.

Przebieg i efekty kontroli przeprowadzonych przez Wydział Audytu i Kontroli w 2010 r. Kontrole przeprowadzone w jednostkach organizacyjnych Miasta Katowice 1. Znak sprawy: AK.II.KB.0914/1/10 Nazwa jednostki kontrolowanej: Adres jednostki kontrolowanej: ul. Gliwicka 228 Zespół Szkół Nr 7 im. St. Mastalerza Tematyka przeprowadzonej kontroli: 1. Realizacja planu dochodów i wydatków 2. Gospodarka składnikami majątkowymi Data rozpoczęcia kontroli: 08.01.2010 r. Data zakończenia kontroli: 05.02.2010 r. Zalecenia pokontrolne: 1. Sporządzić aneksy do zawartych umów najmu lokali mieszkalnych, zgodnie z pismem E.III.4317-14/2008 z dnia 10.03.2008 r., w którym Wydział Edukacji zaproponował wprowadzenie aneksami do umów najmu zmian dotyczących odzyskiwania podatku od nieruchomości od najemcy. 2. Przestrzegać przepisów ustawy z dnia 12.01.2001 r. o podatkach i opłatach lokalnych ( Dz. U. z 2006 r. Nr 121, poz. 844 z późn. zm.) oraz ustawy z dnia 21.08.1997 r. o gospodarce nieruchomościami ( Dz. U. z 2004, Nr 261, poz. 2603 z późn. zm.). 3. Zawrzeć pisemną umowę z firmą Invertia Praxis S.A., będącą podstawą do rozliczania zużycia wody i odprowadzanie ścieków przez w/w. 4. Przestrzegać zasad klasyfikowania dochodów i wydatków do właściwych podziałek klasyfikacji budżetowej, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych ( Dz. U. Nr 107, poz. 726 z późn. zm.). 5. Terminowo regulować zobowiązania, zgodnie z przepisem art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. 6. Każde postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego przeprowadzone na podstawie ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.) dokumentować zgodnie z cytowaną ustawą. 7. Bezwzględnie przestrzegać przepisów Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika ( Dz. U. Nr 62 poz. 286 z późn. zm.) 8. Zwiększyć nadzór nad aktualnością potwierdzeń zdolności do pracy pracowników Zespołu. 9. Zwrócić na rachunek dochodów kwotę 17,25 zł, stanowiącą nadpłatę wynagrodzenia w okresie od września 2008 do kwietnia 2009 p. J.P. zatrudnionej na stanowisku ds. płac.

2. Znak sprawy: AK.II.AK.0914/2/10 Nazwa jednostki kontrolowanej: Adres jednostki kontrolowanej: ul. Staszica 1 Zespół Szkół Nr 1 im. Jerzego Ziętka Tematyka przeprowadzonej kontroli: 1. Realizacja planu dochodów i wydatków 2. Gospodarka składnikami majątkowymi Data rozpoczęcia kontroli: 19.01.2010 r. Data zakończenia kontroli: 15.02.2010 r. Zalecenia pokontrolne: 1. Przestrzeganie art. 188 ustawy z dnia 17.12.2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych i uzupełnienie akt osobowych Pani J.M. zatrudnionej na stanowisku głównego księgowego jednostki o informację z rejestru prowadzonego przez Główną Komisję Orzekającą w Sprawach o Naruszenie Dyscypliny Finansów Publicznych. 2. Dokonanie aktualizacji Karty Wzorów Podpisów złożonej w ING Bank Śląski S.A. i wykreślenie osoby Pani A.B. (pełnomocnik), która była pracownikiem jednostki do dnia 31.12.2009 r. 3. Dokonywanie na koniec roku kalendarzowego obowiązkowego rozliczenia kasjera jednostki z wszystkich posiadanych druków o ścisłym rozrachunku (w tym druków KP i KW ). 4. Sporządzanie dokumentacji z kontroli wewnętrznych przeprowadzonych w jednostce na podstawie których sporządzane są sprawozdania z przeprowadzonych kontroli składane Naczelnikowi Wydziału Edukacji Urzędu Miasta Katowice zgodnie z Zarządzeniem Nr 764/2008 Prezydenta Miasta Katowice z dnia 30 kwietnia 2008 r. w sprawie przestrzegania realizacji procedur kontroli finansowej przez podległe i nadzorowane jednostki Miasta Katowice. 5. Przedkładanie projektów zawieranych umów najmu do akceptacji pod względem formalno-prawnym radcy prawnego oraz w przypadkach gdy zawierane umowy dotyczą skutków finansowych głównemu księgowemu jednostki. 6. Zawieranie umów najmu lub użyczenia pomieszczeń jednostki zgodnie z wymogami Zarządzenia Nr 1416/2004 Prezydenta Miasta Katowice z dnia 14.07.2004 r. w sprawie najmu, dzierżawy, użyczenia części nieruchomości oraz pomieszczeń stanowiących własność Miasta Katowice będących w trwałym zarządzie, używaniu lub innym posiadaniu przez jednostki organizacyjne Miasta Katowice. 7. Zobowiązać głównego księgowego jednostki do egzekwowania naliczania odsetek z tytułu nieterminowych wpłat za wynajmy pomieszczeń jednostki lub sporządzanie notatki na uzasadnienie okoliczności odstąpienia od ich naliczania. 8. Prowadzenie akt osobowych zgodnie z przepisami rozporządzenia MPiPS z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.). 9. Zatwierdzanie przed dokonaniem wypłaty wszystkich dokumentów dotyczących naliczanych składników wynagrodzenia dla pedagogów i personelu administracyjno obsługowego.

Znak sprawy: AK.II.AK.0914/2/10 10. Rzetelne wykazywanie w sprawozdaniach budżetowych RB 28S składek na Fundusz Pracy ( 4120) oraz wydatków dodatkowego wynagrodzenia rocznego ( 4040) zgodnie z poniesionymi wydatkami z tych tytułów. 11. Kompletowanie dokumentacji dotyczącej wydruków deklaracji ZUS DRA oraz deklaracji korygujących na udokumentowanie dokonanych wpłat należnych składek ZUS za poszczególne miesiące kalendarzowe. 12. Chronologiczne przechowywanie oryginałów wyciągów bankowych, które stanowią dowody księgowe i zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości art. 22 powinny być rzetelne i kompletne. 13. Wypłaty wynagrodzenia z tytułu realizacji umowy-zlecenia lub umowy o dzieło dokonywać po wykonaniu przedmiotu umowy, na podstawie prawidłowo wystawionego przez zleceniobiorcę rachunku w terminie określonym w umowie zleceniu lub umowie o dzieło. 14. Bezwzględne przestrzeganie terminów płatności i dokonywanie przelewów środków pieniężnych w terminach wskazanych w fakturach wystawianych przez kontrahentów lub dostawców. 15. Dokonanie uaktualnienia wewnętrznego regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych poprzez dostosowanie do zgodności zapisów z ustawą z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.) w zakresie zakupu upominków dla pracowników odchodzących na emeryturę oraz uwzględnić w regulaminie określenia kryteriów przyznawania dopłaty, pomocy na zapomogi z powodu trudnej sytuacji finansowej wnioskodawcy. 16. Dokonywanie korekty planu odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na koniec roku kalendarzowego zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalenia przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43 poz. 349). 17. Dostosować wewnętrzny regulamin udzielania zamówień publicznych do aktualnie obowiązujących przepisów prawnych ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.). 18. Ustalanie wartości zamówienia na roboty budowlane na podstawie kosztorysu inwestorskiego zgodnie z art. 33 ust 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.). 19. Protokoły sporządzane na okoliczności odbioru robót (remontowych) sporządzać komisyjnie w sposób staranny z należytą rzetelnością. Osoby biorące udział w komisyjnym odbiorze winny potwierdzić parafy podpisów pieczątkami imiennymi i firmowymi wykonawcy. 20. Przestrzeganie ustaleń podanych w piśmie Prezydenta Miasta Katowice BZP.J.Z.0718-4/2007 z dnia 07.11.2007 r. skierowanym do wszystkich Kierowników Jednostek Organizacyjnych Miasta Katowice dotyczącym przypadków udzielania zamówień (podprogowych), których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 14.000 euro. Pismem ustalono między innymi wymóg sporządzania dokumentacji do postępowania i wysyłania zaproszeń do składania ofert do co najmniej dwóch lub więcej wykonawców. 21. Przestrzeganie zasad dotyczących zakupów inwestycyjnych wydatkowanych w ramach 6060 oraz prawidłowe księgowanie wydatków z tytułu realizacji zadania inwestycyjnego. 22. Wyszczególnianie w wewnętrznych dowodach OT przyjęcia środka trwałego wszystkich dowodów źródłowych (faktur) dotyczących ustalenia wartości początkowej środka trwałego. 23. Wprowadzić prawidłowe zasady zabezpieczające w pełni dokonywania przelewów środków pieniężnych na

Znak sprawy: AK.II.AK.0914/2/10 rachunek kontrahentów, za usługi, dostawy i roboty remontowe na podstawie faktur zatwierdzonych do wypłaty przez Dyrektora jednostki zgodnie z przyjętymi wewnętrznymi procedurami ustalonymi w Zespole Szkół Nr 1. 24. Wprowadzenie zapisu do umów na świadczenie usług w zakresie dowożenia uczniów niepełnosprawnych do szkoły dotyczącego dołączania do faktury specyfikacji z wykazem dni, czasu przejazdów, przebiegów oraz wyliczeniem kosztów przejazdu potwierdzonego przez obie strony zawierające umowę. 25. Dokonanie i przedstawienie ostatecznego rozliczenia wyników przeprowadzonej w grudniu 2009 r. inwentaryzacji składników majątku jednostki. 26. Zaplanowanie i przeprowadzenie w bieżącym roku skontrum zbiorów bibliotecznych. 27. Wyciągnięcie konsekwencji służbowych w stosunku do pracowników odpowiedzialnych za stwierdzone w trakcie kontroli nieprawidłowości. 3. Znak sprawy: AK.II.AŚ.0914/3/10 Nazwa jednostki kontrolowanej: Adres jednostki kontrolowanej: ul. Goetla 2 Zespół Szkół Nr 2 im. Jarosława Iwaszkiewicza Tematyka przeprowadzonej kontroli: 1. Realizacja planu dochodów i wydatków 2. Gospodarka składnikami majątkowymi Data rozpoczęcia kontroli: 01.02.2010 r. Data zakończenia kontroli: 26.02.2010 r. Badany okres: 2008 Zalecenia pokontrolne: 1. Rzetelnie klasyfikować planowane i wykonane dochody oraz wydatki zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. 107, poz. 726 z późn. zm.). 2. Wpłacić należną kwotę dochodów za wynajem pomieszczeń przez p. A.K. w kwocie 5,32 zł. 3. Wydawać wewnętrzne zarządzenia na podstawie aktualnych przepisów prawa oraz określania okresu obowiązywania. Działanie Zespołu Szkół Nr 2 powinno być skierowane na wypełnianie misji szkoły poprzez zgodność z prawem i przepisami. 4. Dostosować zapisy Regulaminu pracy do rzeczywistych terminów wypłaty wynagrodzeń dla pracowników niebędących nauczycielami. 5. Wyegzekwować od p. N.O. zwrot zasiłku na zagospodarowanie zgodnie z art. 61 pkt 3 Karty nauczyciela (t.j. z 2006r. Dz. U. Nr 97, poz. 674 z późn. zm.). 6. Bezwzględnie przestrzegać terminu odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne określonego w art. 47 ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. 7. Opracowanie wewnętrznych procedur przydzielania pracownikom Zespołu Szkół Nr 2 środków ochrony

Znak sprawy: AK.II.AŚ.0914/3/10 indywidualnej, odzież i obuwia robotniczego oraz środków higieny osobistej na podstawie art. 237 1 Kodeksu pracy z dnia 26 czerwca 1974 r. (t.j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 726 z późn. zm.) oraz rozporządzeń wykonawczych. 8. Rzetelnie opisywać faktury zakupu w zakresie realizowanych zamówień na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655). 9. Rzetelnie analizować dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej w celu prawidłowego klasyfikowania wydatków budżetowych oraz ujmowanie operacji gospodarczych dot. działalności gimnazjum w księgach rachunkowych zgodnie z ich treścią ekonomiczną. 10. Rzetelnie kwalifikować dowody do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja) zgodnie z art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. z 2002 r. Dz. U. 76, poz. 694 z późn. zm. ). 11. Zawarcie umowy dot. zakupu usług zdrowotnych na okres 1 roku w celu określenia wysokości prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego. 12. Dokonywać kontrasygnaty umów cywilno-prawnych przez głównego księgowego na dowód przeprowadzenia kontroli wstępnej określonej w art. 54 z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240). 13. Dokumentować wszczęcie postępowania w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z zasadą pisemności określoną w ustawie Prawo zamówień publicznych. 14. Dostosować termin podpisania umowy z wykonawcą do zapisów wynikających z art. 94 ust. 1 Prawo zamówień publicznych oraz art. 111 2 Kodeksu cywilnego. 15. Dokumentować datę złożenia ofert w celu zapewnienia, że zamawiający postępował zgodnie z zasadami uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wykonawców. 16. Korygować odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na koniec roku kalendarzowego zgodnie z 1 Rozporządzenia Ministra Polityki Socjalnej z dnia 14 marca 1994 r. w sprawie sposobu ustalenia przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43 poz. 168 z późn. zm.). 17. Wprowadzić zmiany w planie wydatków jednostki w 4440 Odpisy na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych zgodnie z faktycznie przeciętną liczbą osób zatrudnionych w końcu 2008 r. 18. Określać tryb udzielonego zamówienia w zawieranych umowach cywilno - prawnych, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane. 19. Niedopuszczanie przez kierownika jednostki sektora finansów publicznych do niewykonania zobowiązania jednostki, którego termin płatności upłynął, wskutek zaniedbania lub niewypełnienia obowiązków w zakresie kontroli finansowej. 20. Dostosowanie zakresów czynności do zajmowanych stanowisk pracy przez pracowników administracji Zespołu Szkół Nr 2. 21. Dostosowanie zapisów instrukcji inwentaryzacyjnej w zakresie okresowego ustalania rzeczywistego stanu zbiorów bibliotecznych na podstawie art. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. z 2002 r. Dz. U. 76, poz. 694 z późn. zm.).

Znak sprawy: AK.II.AŚ.0914/3/10 4. Znak sprawy: AK.II.MS.0914/4/10 Nazwa jednostki kontrolowanej: Adres jednostki kontrolowanej: ul. Techników 11 22. Przeprowadzanie okresowej inwentaryzacji z zachowaniem terminów określonych art. 26 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości ( t.j. z 2002 r. Dz. U. 76, poz. 694 z późn. zm. ). 23. Składanie sprawozdań z funkcjonowania kontroli zarządczej zgodnie z 3 Zarządzenia Nr 1903/2010 Prezydenta Miasta Katowice z dnia 08.02.2010 r. w sprawie zapewnienia funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Miasta Katowice. Zespół Szkół Odzieżowych i Ogólnokształcących im. Z. Kossak Tematyka przeprowadzonej kontroli: 1. Realizacja planu dochodów i wydatków 2. Gospodarka składnikami majątkowymi Data rozpoczęcia kontroli: 09.02.2010 r. Data zakończenia kontroli: 11.03.2010 r. Zalecenia pokontrolne: 1. Ujednolicenie w zapisie umów najmu terminu płatności jednakowo dla opłaty czynszowej jak i dla opłaty za media. 2. Egzekwowanie wpłat za pobyt w internacie oraz korzystania ze stołówki zgodnie z zapisem w 14 pkt 10 Regulaminu Internatu Zespołu Szkół Odzieżowych i Ogólnokształcących, w którym zapisano iż do 10-go każdego miesiąca należy uiszczać opłaty za wyżywienie i zakwaterowanie. Ponadto, przeanalizowanie i ewentualną zmianę sposobu w jaki następuje komunikacja pomiędzy księgowością, a pracownikiem internatu odpowiedzialnym za pobieranie opłat w internacie, celem uniknięcia sytuacji braku kontroli nad wpłatami uczniów, którzy zdeklarowali uiszczenie opłaty w formie bezgotówkowej. 3. Dokonanie korekty zapisu w Zarządzeniu Nr 7 z dnia 29.08.2008 r. w sprawie warunków korzystania z wyżywienia w Internacie, o właściwy zapis procentowy przy odpłatności za śniadanie. 4. Rzetelne prowadzenie akt osobowych pracowników. Uzupełnienie teczek akt osobowych tj. dokonanie numeracji dokumentów w spisie treści zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych (Dz. U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.) 5. Terminowe regulowanie składek ZUS zgodnie z zapisem art. 47 (do 5 dnia następnego miesiąca dla jednostek budżetowych) ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. nr 205 poz. 1585 z późn. zm.). Nieterminowe regulowanie składek ZUS stanowi naruszenie dyscypliny finansów, gdzie zgodnie z art. 14 Ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest nieopłacenie przez jednostkę sektora finansów

Znak sprawy: AK.II.MS.0914/4/10 Naruszenie dyscypliny finansów publicznych publicznych: składek na ubezpieczenie społeczne, składek na ubezpieczenie zdrowotne, składek na fundusz pracy.... 6. Dokonywanie przydziału odzieży ochronnej zgodnie z zapisem w Regulaminie Pracy obowiązującym w Zespole Szkół Odzieżowych i Ogólnokształcących. 7. Dokonywanie wypłaty wynagrodzeń zgodnie z zapisami zawartymi w umowach zlecenie. Dokonanie wydatku niezgodnie z zawartymi umowami stanowi naruszenie dyscypliny finansów, gdzie zgodnie z art. 11 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14 poz. 114 z późn. zm.) zapisano iż cyt. naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest dokonanie wydatku ze środków publicznych bez upoważnienia albo z przekroczeniem zakresu upoważnienia. W związku z tym iż różnica, pomiędzy kwotą wypłaconych wynagrodzeń, a kwotą która powinna być wypłacona zgodnie z zapisem umów nie przekroczyła kwoty przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim ogłoszonego przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego zgodnie z zapisem art. 25 ustawy o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych odstąpiono od skierowania wniosku do Rzecznika Dyscypliny Finansów z wnioskiem o naruszenie dyscypliny finansów publicznych. 8. W przypadku dokonywania zakupu pomocy rzeczowych, którym przyznano środki w ramach programu udzielania pomocy materialnej o charakterze socjalnym tzw stypendia lub też wypłaty gotówki na podstawie przedstawionych faktur zakupu, wprowadzić do mechanizmów kontrolnych pobranie potwierdzenia ze strony rodziców lub uczniów otrzymania w/w środków. 9. Dokonanie korekty zaksięgowanego dwukrotnie na koncie 013 zakupu parawanu w wysokości 258,00 zł. 10. Skorygowanie zapisu w księgowaniu na koncie 020 zakupu programu dokonanego na podstawie faktury nr 1180472-11-4-R z dnia 07.08.2009 r. na kwotę 204,35 zł Zgodnie z zapisem art. 16g ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych z dnia 15 lutego 1992 r. (Dz. U. z 200 r. Nr 54, poz. 654 z późn. zm.) cyt. za cenę nabycia uważa się kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej do używania, a w szczególności o koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze montażu... zwiększenie wartości początkowej powinno obejmować zarówno koszt programu 204,35 zł, jak i koszt przesyłki w wysokości 29,22 zł. Zawiadomienie z dnia 01.04.2010 r. o ujawnionych okolicznościach, wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów. 5. Znak sprawy: AK.II.KB.0914/5/10 Nazwa jednostki kontrolowanej: Zespół Szkół Technicznych i Ogólnokształcących Nr 2 Adres jednostki kontrolowanej: ul. Mikołowska 131 Tematyka przeprowadzonej kontroli: 1. Realizacja planu dochodów i wydatków 2. Gospodarka składnikami majątkowymi Data rozpoczęcia kontroli: 09.02.2010 r.

Znak sprawy: AK.II.KB.0914/5/10 Data zakończenia kontroli: 09.03.2010 r. Zalecenia pokontrolne: 1. Uzupełnić akta osobowe p. B.S., zatrudnionej na stanowisku Głównej Księgowej, o powierzenie obowiązków i odpowiedzialności Głównego Księgowego, o którym mowa w art. 54 ust. 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240). 2. Uzupełnić pisma zmieniające warunki płacy i pracy (wynagrodzenia pracowników) pracowników zatrudnionych w Zespole o kompletne podstawy prawne oraz składniki wynagrodzenia. 3. Dokonać aktualizacji Kasy Wzorów Podpisów założonej do rachunku bieżącego w ING Banku Śląskim. 4. W umowach najmu dopuszczać zarówno przelewową jak i gotówkową formę płatności. 5. Przestrzegać art. 63 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.), zgodnie z którym podstawy opodatkowania, kwoty podatków, z wyjątkiem opłat, o których mowa w przepisach o podatkach i opłatach lokalnych, odsetki za zwłokę, opłaty prolongacyjne, oprocentowanie nadpłat oraz wynagrodzenia przysługujące płatnikom i inkasentom zaokrągla się w ten sposób, iż końcówki kwot wynoszące mniej niż 50 groszy pomija się, a końcówki kwot wynoszące 50 i więcej groszy podwyższa się do pełnych złotych. 6. Bezwzględnie przestrzegać zgodności między kontem 225, a kwotą odprowadzonego podatku VAT w roku obrotowym. 7. Przestrzegać zasad klasyfikowania dochodów i wydatków do właściwych podziałek klasyfikacji budżetowej, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 z późn. zm.), w szczególności w przypadku: - pobierania opłat za duplikaty legitymacji i świadectw, - wydatkowania środków z tytułu zakupu pieczęci, kosztów wysyłki i pakowania. 8. Umowy będące podstawą wydatkowania środków budżetowych przedstawiać Głównemu Księgowemu celem dokonania wstępnej kontroli, zgodnie z art. 54 ust. 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240). 9. Regulować terminowo zobowiązania, zgodnie z przepisem art. 44 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240). 10. Ograniczyć zakupy gotówkowe, które należy dokonywać wyłącznie po uprzednim pobraniu środków pieniężnych na podstawie wniosku o zaliczkę. 11. Rozważyć zasadność kontynuacji zawartej w dniu 02.01.2006 r. Umowy Nr 12/DR/KO/06 o usługę ochronną w formie konwojowania wartości pieniężnych. 12. Uzupełnić dokumentację o brakującą umowę, do której został zawarty Aneks do umowy o świadczenie usług telekomunikacyjnych zawarty w dniu 29.10.2008 r. z Polską Telefonią Cyfrową Sp. z o.o. z/s w Warszawie. 13. Zgodnie z pismem Prezydenta Miasta Katowice Nr BZB.J.Z.0718-4/2007 z dnia 07.11.2007 r. dokonywać cenowego rozeznania rynku, wysyłać zaproszenia do co najmniej dwóch lub więcej wykonawców na wykonywanie zamówień (m.in. konwój wartości pieniężnych, przewóz niepełnosprawnego ucznia), o których mowa w art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223,

Znak sprawy: AK.II.KB.0914/5/10 6. Znak sprawy: AK.II.AP.0914/6/10 Nazwa jednostki kontrolowanej: Zespół Szkolno-Przedszkolny Nr 1 Adres jednostki kontrolowanej: ul. Sportowa 29 Tematyka przeprowadzonej kontroli: 1. Realizacja planu dochodów i wydatków 2. Gospodarka żywieniowa Data rozpoczęcia kontroli: 15.02.2010 r. Data zakończenia kontroli: 18.03.2010 r. poz. 1655 z późn. zm.) 14. Bezwzględnie przestrzegać przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655 z późn. zm.), w przypadku wystąpienia robót dodatkowych wykraczających poza zakres przedmiotu zamówienia określonego w specyfikacji istotnych warunków zamówienia. 15. Nie dopuszczać do błędów rachunkowych w szacowaniu wartości zamówienia w dokumentacji sporządzonej z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 16. Zwiększyć nadzór nad określeniem warunków zawieranych umów w wyniku przeprowadzonego postępowania o zamówienie publiczne, aby zapobiec wykluczającym się zapisom. 17. Przestrzegać przepisu art. 21 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.), który stanowi dowód księgowy powinien zawierać co najmniej stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja, podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania). 18. Kompletować dokumentację dotyczącą wydruków deklaracji korygujących celem udokumentowania dokonanych wpłat należnych składek ZUS za poszczególne miesiące w danym roku obrotowym. 19. Przestrzegać terminu dokonywania korekty odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, zgodnie z 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalania przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczania odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43, poz. 349). 20. Dokonywać wydatków z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych wyłącznie na cele związane z działalnością socjalną, zgodnie z art. 2 pkt 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.). 21. Zweryfikować obowiązujące w Zespole zasady przyznawania dofinansowania do różnych form wypoczynku, które winny być zgodne z art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 z późn. zm.) oraz podjąć działania w celu zmniejszenia ryzyka w obszarze funduszu, zgodnie z Komunikatem Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15, poz. 84).

Znak sprawy: AK.II.AP.0914/6/10 Zalecenia pokontrolne: 1. Dokonywanie kontrasygnaty umów cywilno - prawnych przez głównego księgowego Jednostki na dowód przeprowadzenia kontroli wstępnej określonej w art. 54 z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych ( Dz. U. Nr 157, poz. 1240 ). 2. Rzetelnie ewidencjonowanie wydatków poniesionych z tytułu 4110 Składki na ubezpieczenie społeczne, 4120 Składki na fundusz pracy, a co za tym idzie stosowanie zapisów wynikających z Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. 107, poz. 726 z późn. zm.). 3. Określenie w umowach, których przedmiot zawarcia skutkuje zobowiązaniami finansowymi jednoznacznego terminu zapłaty, co pozwoli na naliczenie ustawowych odsetek w przypadku nieterminowego regulowania płatności. 4. Prowadzenie rzetelnej ewidencji ilości godzin wynajmu pomieszczeń należących do Zespołu Szkolno - Przedszkolnego Nr 1 oraz dbanie o spójność prowadzonej ewidencji z wystawianymi rachunkami za wynajem pomieszczeń. 5. Zwrócenie zawyżonych kosztów wynajmu pomieszczeń należących do zespołu Szkolno - Przedszkolnego Nr 1 Wynajmującemu tj. Szkole Języków Obcych Celngua. 6. Stosowanie w zawieranych umowach cywilno-prawnych jednoznacznych zapisów warunków ich realizacji. 7. Zwrócenie szczególnej uwagi na regulowanie zobowiązań finansowych w ustalonym terminie płatności. 8. Sporządzanie aneksów do zawieranych umów w oparciu o faktyczne dane oraz z uwzględnieniem zapisów Zarządzenia 14.07.2004 r. w sprawie najmu, dzierżawy, użyczenia części nieruchomości oraz pomieszczeń stanowiących własność Miasta Katowice będących w trwałym zarządzie, używaniu lub innym posiadaniu przez jednostki organizacyjne Miasta Katowice. 9. Realizowanie wytycznych wynikających z zarządzenia 35/2002 Prezydenta Miasta Katowice z dnia 30 grudnia 2002r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych w szkołach i placówkach oświatowych będących jednostkami organizacyjnymi Miasta Katowice. 10. Stosowanie prawidłowej klasyfikacji planowanych i wykonanych dochodów oraz wydatków zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. 107, poz. 726 z późn. zm.). 11. Wydatkowanie publicznych środków finansowych w oparciu o dokumentację źródłową np. umowa zawartą na realizację badań okresowych pracowników Jednostki organizacyjnej Miasta. 12. Utworzenie zaliczki gotówkowej na zakup żywności w celu uniknięcia finansowania ze środków własnych pracowników Jednostki, wydatków dotyczących jednostki organizacyjnej Miasta jaką jest Zespół Szkolno - Przedszkolny Nr 1 przy ul. Sportowej 29 w Katowicach. 13. Wypłatę świadczeń finansowych dla pracowników Zespołu Szkolno - Przedszkolnego Nr 1 dokonywać w oparciu o odpowiednią dokumentację uwzględnioną w aktach osobowych danego pracownika Jednostki. Jednocześnie stosując zapisy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem

Znak sprawy: AK.II.AP.0914/6/10 pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z 1 czerwca 1996 r. z późn. zm.) 7. Znak sprawy: AK.II.AK.0914/7/10 Nazwa jednostki kontrolowanej: Adres jednostki kontrolowanej: ul. Sienkiewicza 74 Zespół Szkół Ogólnokształcących Nr 1 im. Mikołaja Kopernika Tematyka przeprowadzonej kontroli: 1. Realizacja planu dochodów i wydatków 2. Gospodarka składnikami majątkowymi Data rozpoczęcia kontroli: 17.02.2010 r. Data zakończenia kontroli: 19.03.2010 r. Zalecenia pokontrolne: 1. Przestrzeganie pełnej realizacji wszystkich wydanych zaleceń pokontrolnych. Na dziewięć zaleceń pokontrolnych wydanych po zakończeniu kontroli BNK IV 0914/28/2007 nie zrealizowano jednego zalecenia dotyczącego depozytu po zmarłym pracowniku. Zalecenie zostało zrealizowane w trakcie bieżącej kontroli. 2. Rzetelnie wykazywać w sprawozdaniach budżetowych Rb 28S uzyskanych dochodów z poszczególnych tytułów zgodnie z ewidencją księgową (dotyczy to szczególnie 0690 wpływy z różnych usług) oraz przestrzeganie Rozporządzenia Ministra Finansów 14.06.2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 107, poz. 726 z późn. zm.). 3. Przestrzeganie terminowości odprowadzania opłat za PFRON. Termin do 20 dnia następnego miesiąca, w którym zaistniały okoliczności powodujące powstanie obowiązku wpłat jest określony w art. 49 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 27.08.1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (tekst jednolity Dz. U. z 2008 r. Nr 14 poz. 92 z późn. zm.). Przekroczenie terminu zapłaty opłat za PFRON przez jednostkę sektora finansów publicznych jest naruszeniem dyscypliny finansów publicznych (art. 14 pkt 5) w świetle wymogów ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14 poz. 114 z późn. zm.). 4. Rzetelnie wykazywać w sprawozdaniach budżetowych Rb 28S wpłat na PFRON ( 4140) zgodnie z poniesionym wydatkiem z tego tytułu. 5. Dokonywanie wypłaty wynagrodzenia z tytułu realizacji zawartych umów cywilno - prawnych po wykonaniu przedmiotu umowy, na podstawie prawidłowo wystawionego przez zleceniobiorcę rachunku lub faktury w terminie określonym w umowie (dot. Firmy Usługowej BHP Nadzór, Szkolenia, Doradztwo). 6. Bezwzględnie przestrzegać terminów płatności i dokonywanie przelewów środków pieniężnych w terminach wskazanych na fakturach wystawianych przez kontrahentów lub dostawców.

Znak sprawy: AK.II.AK.0914/7/10 Naruszenie dyscypliny finansów publicznych 8. Znak sprawy: AK.II.KG.0914/8/10 Nazwa jednostki kontrolowanej: Zespół Szkolno - Przedszkolny Nr 2 Adres jednostki kontrolowanej: ul. Sobańskiego 86 Tematyka przeprowadzonej kontroli: 1. Realizacja planu dochodów i wydatków 7. Dokonywanie korekt planu odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych na koniec roku kalendarzowego zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Polityki Społecznej z dnia 9 marca 2009 r. w sprawie sposobu ustalenia przeciętnej liczby zatrudnionych w celu naliczenia odpisu na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (Dz. U. Nr 43 poz. 349). 8. Ustalania wartości zamówienia na roboty budowlane na podstawie kosztorysu inwestorskiego zgodnie z art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 655 z późn. zm.). 9. Przestrzeganie ustaleń podanych w piśmie Prezydenta Miasta Katowice BZP.J.Z.0718-4/2007 z dnia 07.11.2007 r. skierowanym do wszystkich Kierowników Jednostek Organizacyjnych Miasta Katowice dotyczącym przypadków zamówień (podprogowych), których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 14.000 euro. Pismem ustalono między innymi wymóg sporządzania dokumentacji do postępowania i wysyłania zaproszeń do składania ofert do co najmniej dwóch lub więcej wykonawców. 10. Przestrzeganie prawidłowego ewidencjonowania zakupionych składników majątku. Zakupów realizowanych w ramach 4240 (zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek) do ewidencji kont 013 (pozostałe środki trwałe) i 014 (zbiory biblioteczne). Natomiast do ewidencji środków trwałych zakupów inwestycyjnych zaplanowanych i zrealizowanych w ramach ( 6060 wydatki na zakupy inwestycyjne) z przeznaczeniem do obsługi i eksploatacji administracyjno - księgowej oraz 6050 (wydatki inwestycyjne). 11. Dokonywanie rzetelnego i bieżącego księgowania na koncie 014 (zbiory biblioteczne) wszystkich operacji przychodowo - rozchodowych oraz księgowania rozchodów na koncie 013 (pozostałe środki trwałe) na podstawie prawidłowych dowodów źródłowych. 12. Bieżące prowadzenie szczegółowej ewidencji analitycznej do konta 020 (wartości niematerialne i prawne) zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28.07.2006 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetów państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek finansów publicznych (Dz. U. Nr 142, poz. 1020 z późn. zm.). 13. Stworzenie mechanizmów kontrolnych ograniczających występowanie ryzyka w obszarach: realizacji zaleceń pokontrolnych, przestrzegania terminowości odprowadzania opłat za PFRON, rzetelnego wykazywania danych w sprawozdaniach budżetowych, udzielania zamówień publicznych oraz bieżącego ewidencjonowania składników majątku mając na uwadze Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15.84). Zawiadomienie z dnia 01.04.2010 r. o ujawnionych okolicznościach, wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów.

Znak sprawy: AK.II.KG.0914/8/10 Data rozpoczęcia kontroli: 15.02.2010 r. Data zakończenia kontroli: 19.03.2010 r. Zalecenia pokontrolne: 2. Gospodarka żywieniowa Zalecenia pokontrolne dla ZOJO 1. Przestrzeganie ustaleń podanych w piśmie Prezydenta Miasta Katowice BZP.J.Z.0718-4/2007 z dnia 07.11.2007 r. dotyczącym przypadków udzielania zamówień podprogowych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 14.000 euro. Pismem ustalono między innymi wymóg sporządzania dokumentacji do postępowania i wysyłania zaproszeń do składania ofert do co najmniej dwóch lub więcej wykonawców. 2. Rzetelnie klasyfikować planowane i wykonane dochody i wydatki zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. 107, poz. 726 z późn. zm.). 3. Zwiększenie nadzoru nad rzetelnością dokonywanych zapisów w umowach z wykonawcą. Zalecenia pokontrolne dla Zespołu Szkolno - Przedszkolnego Nr 2 1. Uwzględnianie w planie finansowym dochodów wpływów z tytułu wynagrodzenia płatnika (wpływy z prowizji płatnika) w 0970 wpływy z różnych dochodów. Zgodnie z art. 28 1 Ordynacji podatkowej (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 z późn. zm.) płatnikom i inkasentom przysługuje zryczałtowane wynagrodzenie z tytułu wpłacania podatków pobranych na rzecz budżetu państwa. W Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 24.12.2003 r. w sprawie wynagrodzenia płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu państwa (Dz. U. Nr 240, poz. 2065) określona została wysokość zryczałtowanego wynagrodzenia. 2. Uwzględnianie w planie finansowym środków w rozdziale 80104 0750 Dochody z najmu i dzierżawy składników majątku. 3. Dokonywanie na bieżąco zwrotów dotyczących nadpłat spowodowanych nieobecnością dzieci korzystających z pomocy MOPS w przedszkolu w Zespole Szkolno Przedszkolnym Nr 2 zgodnie z pismem DR.8164-2-2/08 z dnia 04.01.2008 r. MOPS. 4. Wprowadzenie aneksów do umów o odpłatne świadczenie usług przedszkola w przypadku każdorazowej zmiany opłaty stałej, bądź doprecyzowanie w powyższych umowach zapisu o innej dopuszczalnej formie zmiany umowy w przypadku zmiany kwoty opłaty stałej. 5. Zawieranie zapisu w umowach najmu o dopuszczeniu zarówno przelewowej jak i gotówkowej formy płatności. 6. Zawieranie umów najmu lub użyczenia pomieszczeń jednostki zgodnie z wymogami Zarządzenia Nr 1416/2004 Prezydenta Miasta Katowice z dnia 14.07.2004 r. z późn. zm. w sprawie najmu, dzierżawy, użyczenia części nieruchomości oraz pomieszczeń stanowiących własność Miasta Katowice będących w trwałym zarządzie, używaniu lub innym posiadaniu przez jednostki organizacyjne Miasta Katowice. 7. Dokonanie wyrównania wpłaty na kwotę 0,12 zł za najem pomieszczenia za zajęcia rytmiki. 8. Dopracowanie wewnętrznych procedur przydzielania pracownikom Zespołu Szkolno Przedszkolnego Nr 2

Znak sprawy: AK.II.KG.0914/8/10 środków ochrony indywidualnej, odzież i obuwia roboczego oraz środków higieny osobistej na podstawie art. 237 6 1 Kodeksu pracy z dnia 26 czerwca 1974 r. (t.j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.) oraz rozporządzeń wykonawczych. W przepisach wewnętrznych jednostki nie została określona wysokość przyznawanych kwot na zakup obuwia roboczego. 9. Dokonywanie podpisów przez wszystkich pracowników na dowód potwierdzenia odbioru ilości pobranych środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego. 10. Przyznawanie odzieży ochronnej pracownikom Zespołu Szkolno Przedszkolnego Nr 2 zgodnie z Tabelą norm przydziału środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego stanowiącej załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 8/07 Dyrektora z dnia 26.11.2007 r. w sprawie zasad przydziału środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego. 11. Przyznawanie zapomóg zdrowotnych dla nauczycieli zgodnie z Uchwałą Nr IX/168/07 Rady Miasta Katowice z dnia 25 kwietnia 2007 r. w sprawie określania rodzajów świadczeń przyznawanych w ramach pomocy zdrowotnej dla nauczycieli oraz warunków i sposobu ich przyznawania. 12. Prowadzenie akt osobowych zgodnie z przepisami Rozporządzenia MPiPS z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.). 13. Zawieranie umowy dot. zakupu usług zdrowotnych na okres 1 roku w celu określenia wysokości prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego. 14. Doprecyzowanie w wydawanych decyzjach w sprawie zapomóg socjalnych zapisu z jakiego tytułu przyznawana będzie pomoc zgodnie z Regulaminem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. 15. Dostosowanie wewnętrznego regulaminu udzielania zamówień publicznych do aktualnie obowiązujących przepisów prawnych ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223 poz. 1655 z późn. zm.). 16. Bezwzględne przestrzeganie odpowiednich zasad przechowywania i odpowiedniego zabezpieczenia gotówki w jednostce. Podjęcie skutecznych działań naprawczych, wzmożenie nadzoru i kontroli w zakresie dysponowania gotówką przez pracowników. 17. Zobowiązanie intendenta do rzetelnego i terminowego rozliczania zaliczki. 18. Dokonanie uaktualnienia wewnętrznych regulaminów jednostki do obowiązujących przepisów prawnych. 19. Opracowanie Instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych dla Zespołu Szkolno Przedszkolnego Nr 2 zgodnie z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. z 2009 r. Dz. U. 152, poz. 1223 z późn. zm.) i ustawą z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240). 20. Bezwzględne przestrzeganie terminów płatności i dokonywanie przelewów środków pieniężnych w terminach wskazanych na fakturach wystawianych przez kontrahentów lub dostawców. 21. Składanie sprawozdań z funkcjonowania kontroli zarządczej zgodnie z 3 Zarządzenia Nr 1903/2010 Prezydenta Miasta Katowice z dnia 08.02.2010 r. w sprawie zapewnienia funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Miasta Katowice. 22. Dokumentowanie przeprowadzonych kontroli wewnętrznych w protokołach z kontroli wewnętrznej z uwzględnieniem zapisów dotyczących zakresu kontroli, numerów kontrolowanych dokumentów, terminu

Znak sprawy: AK.II.KG.0914/8/10 oraz okresu objętego kontrolą oraz wskazanie czy wystąpiły bądź nie nieprawidłowości, a także podpisy osoby kontrolowanej i kontrolującej. 9. Znak sprawy: AK.II.IK.0914/9/10 - doraźna Nazwa jednostki kontrolowanej: Adres jednostki kontrolowanej: ul. Mariacka 23 Tematyka przeprowadzonej kontroli: Data rozpoczęcia kontroli: 18.02.2010 r. Data zakończenia kontroli: 31.03.2010 r. Zespół Obsługi Jednostek Oświatowych Biuro Funduszy Europejskich Badany okres: 17.07.2009 r. - 31.03.2010 r. Zalecenia pokontrolne: Weryfikacja zasad wynikających z zawartej umowy i procedur w projekcie Budowa kompleksu boisk z ogrodzeniem dla Szkoły Podstawowej Nr 44 w Katowicach w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Śląskiego na lata 2007-2013 oraz ocena stopnia realizacji osiągniętych celów i rezultatów w stosunku do przyjętych założeń oraz osiągniętych wskaźników oddziaływania Projektu. Zalecenia pokontrolne dla ZOJO 1. Należy opisać zasady dotyczące ewidencji i rozliczania środków otrzymanych w ramach RPO WSL, zgodnie z wytycznymi Instytucji Zarządzającej RPO - WSL - Załącznik nr 1 do Uchwały nr 1247/172/III/2008 Zarządu Województwa Śląskiego z dnia 17 czerwca 2008 r. W przypadku realizacji projektów ze środków unijnych w ramach innych programów należy również przestrzegać zasad wynikających z Wytycznych dotyczących danego programu. 2. Mając na uwadze efektywność kontroli zarządczej należy na bieżąco monitorować działania w trakcie realizacji projektu oraz przestrzegać zapisów zwartych w umowie o dofinansowanie projektu wraz z wnioskiem o dofinansowanie. Zalecenia pokontrolne dla Biura Funduszy Europejskich 1. Należy opracować procedury kontroli zarządczej zgodnie z Zarządzeniem wewnętrznym nr 59/2010 Prezydenta Miasta Katowice z dnia 11 lutego 2010r. w sprawie systemu kontroli zarządczej sprawowanej przez komórki organizacyjne Urzędu Miasta Katowice.

10. Znak sprawy: AK.II.AŚ.0914/10/10 Nazwa jednostki kontrolowanej: Adres jednostki kontrolowanej: ul. Józefowska 32 Zespół Szkół Elektrycznych i Ogólnokształcących im. mjr Henryka Sucharskiego Tematyka przeprowadzonej kontroli: 1. Realizacja planu dochodów i wydatków za 2009 rok 2. Gospodarowanie składnikami majątku Data rozpoczęcia kontroli: 01.03.2010 r. Data zakończenia kontroli: 26.03.2010 r. Zalecenia pokontrolne: 1. Rzetelne klasyfikowanie wykonanych dochodów i wydatków zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych ( Dz. U. Nr 107, poz. 726 z późn. zm.). 2. Rozliczenie niezależnie pobranych opłat z tytułu wydanych duplikatów legitymacji i świadectw. 3. Usprawnienie przepływu informacji w zakresie wydanych duplikatów legitymacji oraz pobranych opłat zgodnie z Komunikatem Nr 23 z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2009 Nr 15 poz. 84). 4. Rzetelne sporządzanie angaży o zmianie wysokości wynagrodzenia zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 18 marca 2009 r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. Nr 50 poz. 398 z późn. zm.). 5. Prawidłowe ustalanie należności z tytułu składek na ubezpieczenie społeczne w celu zachowania terminu określonego art. 47 ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 205 poz. 1585 z późn. zm.). 6. Bezwzględne przestrzeganie terminu dokonywania wpłat na rachunek Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych zgodnie z art. 49 ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2008 r. Nr 14 poz. 92 z późn. zm.) 7. Uzupełnienie dokumentów źródłowych o opis operacji gospodarczej, jeżeli z dowodów księgowych jasno nie wynika charakter zdarzenia gospodarczego. 8. Rzetelne analizowanie dowodów księgowych stwierdzających dokonanie operacji gospodarczej w celu prawidłowego klasyfikowania wydatków budżetowych oraz ujmowanie operacji gospodarczych w księgach rachunkowych zgodnie z art. 22 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. 152, poz. 1223 z późn. zm.). 9. Przyznawanie zapomogi zdrowotnej na podstawie oświadczenia o wysokości miesięcznych dochodów przypadających na jednego członka rodziny, obliczane na podstawie wysokości dochodów uzyskanych w okresie 3 miesięcy poprzedzających złożenie wniosku zgodnie z 3 pkt 4 Uchwały nr IX/168/07 Rady Miasta Katowice z dnia 25.04.2007 r. w sprawie określenia rodzajów świadczeń przyznawanych w ramach pomocy zdrowotnej dla nauczycieli oraz warunków ich przyznawania.

Znak sprawy: AK.II.AŚ.0914/10/10 Naruszenie dyscypliny finansów publicznych 11. Znak sprawy: AK.II.ES.0914/11/10 Nazwa jednostki kontrolowanej: Adres jednostki kontrolowanej: Al. Korfantego 14 10. Zawarcie umowy dot. zakupu usług zdrowotnych na okres 1 roku w celu określenia wysokości prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego. 11. Niedopuszczanie przez kierownika jednostki sektora finansów publicznych do niewykonania zobowiązania jednostki, którego termin płatności upłynął, wskutek zaniedbania lub niewypełnienia obowiązków w zakresie kontroli finansowej. 12. Stosowanie stawki amortyzacyjnej dla zespołów komputerowych zgodnie z załącznikiem nr 1 do ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. Nr 54 poz. 654 z późn. zm.). 13. Przeprowadzanie okresowej inwentaryzacji z zachowaniem terminów określonych w art. 26 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). 14. Składanie sprawozdań z funkcjonowania kontroli zarządczej zgodnie z 3 Zarządzenia Nr 1903/2010 Prezydenta Miasta Katowice z dnia 08.02.2010 r. w sprawie zapewnienia funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Miasta Katowice. Zawiadomienie z dnia 09.04.2010 r. o ujawnionych okolicznościach, wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów. Zespół Śpiewaków Miasta Katowice CAMERATA SILESIA Tematyka przeprowadzonej kontroli: 1. Przychody i koszty 2. Gospodarowanie mieniem Data rozpoczęcia kontroli: 01.03.2010 r. Data zakończenia kontroli: 16.04.2010 r. Zalecenia pokontrolne: Zalecenia pokontrolne dla Zespołu Śpiewaków Miasta Katowice Camerata Silesia 1. W przypadku niedotrzymania terminu płatności przez stronę umowy wystawiać noty odsetkowe wzywające do uregulowania odsetek za zwłokę. 2. Dokonywać zapisów w księgach rachunkowych zgodnie z wykazem planu kont stanowiącym załącznik do Zarządzenia Nr 5 Dyrektora ZŚMK Camerata Silesia z dnia 08.03.2004 r. w sprawie ustalenia Dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości (z późn. zm.). 3. Przeprowadzać przez Głównego Księgowego kontrolę wstępną zgodnie z art. 54 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.). 4. Zawierać umowy przez osoby upoważnione do reprezentowania Zespołu Śpiewaków Miasta Katowice Camerata Silesia. 5. Terminowo realizować zapisy umowy zawartej ze Stowarzyszeniem Autorów ZaiKS.

Znak sprawy: AK.II.ES.0914/11/10 6. Dokonywać wypłat zaliczki z tytułu zagranicznej podróży służbowej pracownikom Zespołu przed terminem rozpoczęcia podróży zgodnie z 13 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19.12.2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1991, z późn. zm.). 7. Dokonywać wydatków publicznych mając na uwadze kryteria określone w art. 44 ust. 3 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.). 8. Bezwzględnie przestrzegać terminów płatności i dokonywać przelewów środków pieniężnych w terminach wskazanych na fakturach wystawianych przez kontrahentów lub dostawców. 9. Doprecyzować wewnętrzne procedury jednostki tj. Zasady zwrotu kosztów okularów korekcyjnych pracownikom zatrudnionym przy obsłudze monitorów ekranowych w zakresie górnej kwoty jaka przysługuje pracownikowi na zakup szkieł do okularów korekcyjnych. Dokonywać zwrotu środków finansowych w przyjętej wysokości w przypadku udokumentowania przez pracownika faktycznie poniesionego wydatku oraz rozpatrywać wnioski z załączonym kompletem dokumentów określonych w przywołanych procedurach. 10. Dostosować zapisy Zakładowej tabeli stanowisk pracy wraz z kategoriami zaszeregowania i szczeblami dodatku funkcyjnego stanowiącej załącznik do Zarządzenia Nr 3 Dyrektora jednostki z dnia 02.03.2004 r. (z późn. zm.) wprowadzającego Regulamin wynagradzania do zapisów Rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 31.03.1992 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników niektórych instytucji kultury (Dz. U. Nr 35, poz. 151, z późn. zm.). 11. Wskazywać w umowach o pracę stanowiska zgodne z zapisami obowiązującego w Zespole Regulaminu wynagradzania oraz Rozporządzenia Ministra Kultury i Sztuki z dnia 31.03.1992 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników niektórych instytucji kultury (Dz. U. Nr 35, poz. 151, z późn. zm.). 12. Wskazywać w umowach o pracę składniki wynagrodzenia zgodnie z nazewnictwem ujętym w obowiązującym w Zespole Regulaminie wynagradzania. 13. Prowadzić akta osobowe pracowników Zespołu zgodnie z zapisami Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.). 14. W przypadku zatrudniania osób jednocześnie na dwóch stanowiskach pracy ustalać godziny świadczenia pracy odrębnie dla każdego stanowiska, tak aby godziny te nie pokrywały się. 15. Regulować zobowiązania z tytułu zawartych umów o dzieło zgodnie z warunkami określonymi w wystawionych rachunkach. 16. Zwiększyć nadzór nad zawieraniem oraz realizacją umów o dzieło, tak aby umowy były opatrzone podpisem obydwu stron, zawierały termin wykonania dzieła oraz rzeczywiste warunki związane z wypłatą honorarium. 17. W przypadku wystąpienia okoliczności wymienionych w art. 24j ustawy o samorządzie gminnym (Dz. U. Nr 142, poz. 1591, z późn. zm.) składać stosowne oświadczenia. 18. Zapewnić, aby wszystkie osoby prowadzące kasę w przypadku dłuższej nieobecności kasjera złożyły oświadczenie o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone środki pieniężne w kasie i inne wartości.

Znak sprawy: AK.II.ES.0914/11/10 19. Sporządzać raporty kasowe oraz utrzymywać wielkość pogotowia kasowego zgodnie z zapisami Zarządzenia Nr 5 Dyrektora Zespołu Śpiewaków Miasta Katowice Camerata Silesia z dnia 08.03.2004 r. (z późn. zm.) w sprawie ustalenia Dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości. 20. Rzetelnie opisywać rachunki i faktury, zgodnie ze stanem faktycznym. 21. Prowadzić inwentaryzację składników majątku zgodnie z zapisami Instrukcji inwentaryzacyjnej stanowiącej załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 5 Dyrektora Zespołu Śpiewaków Miasta Katowice Camerata Silesia z dnia 08.03.2004 r. (z późn. zm.) w sprawie ustalenia Dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości. 22. Wyznaczyć osoby odpowiedzialne materialnie za składniki majątku jednostki. 23. Wystąpić do Przewodniczącego Głównej Komisji Orzekającej w Sprawach o Naruszenie Dyscypliny Finansów Publicznych o wydanie zaświadczenia stwierdzającego o braku przeciwwskazań Pani M.M. do pełnienia funkcji związanej z dysponowaniem środkami publicznymi, do czego obligują zapisy ustawy z dnia 17.12.2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14, poz. 114, z późn. zm.). 24. Składać sprawozdania z funkcjonowania kontroli zarządczej zgodnie z zapisami 3 Zarządzenia Nr 1903/2010 Prezydenta Miasta Katowice z dnia 08.02.2010 r. w sprawie zapewnienia funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Miasta Katowice. 25. Przestrzegać postanowienia Zarządzenia Prezydenta Miasta Katowice nr 29/2006 z dnia 18.12.2006 r. w sprawie dotacji z budżetu miasta dla samorządowych instytucji kultury w latach 2007 2010 w zakresie terminowości składania korekty planu finansowego w Wydziale Kultury Urzędu Miasta Katowice. 26. Rzetelnie sporządzać sprawozdania z podróży służbowych, a w szczególności wykazywać faktyczną liczbę godzin świadczenia pracy przez pracowników. 27. Zweryfikować wykaz planu kont przyjęty Zarządzeniem Nr 5 Dyrektora Zespołu Śpiewaków Miasta Katowice Camerata Silesia z dnia 08.03.2004 r. (z późn. zm.) w sprawie ustalenia Dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości pod kątem faktycznie stosowanych kont w jednostce. 28. Zaktualizować wewnętrzne uregulowania jednostki, biorąc pod uwagę wykazane w protokole uchybienia dot. Regulaminu wynagradzania, regulaminu Pracy, Regulaminu udzielania zamówień publicznych. 29. Dostosować uregulowania wewnętrzne do standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych zawartych w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16.12.2009 r. (Dz. Urz. MF, nr 15, poz. 84) w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych. Zalecenia pokontrolne dla Wydziału Kultury 1. Wzmożenie nadzoru w zakresie przestrzegania przez jednostki postanowień pkt I 8 Załącznika do Zarządzenia Prezydenta Miasta Katowice nr 29/2006 z dnia 18.12.2006 r. w sprawie dotacji z budżetu miasta dla samorządowych instytucji kultury w latach 2007-2010 w zakresie terminowego przekazywania korekty planu do wiadomości organizatorowi. 2. Wzmożenie nadzoru w zakresie składania sprawozdań z funkcjonowania kontroli zarządczej zgodnie z zapisami 3 Zarządzenia Nr 1903/2010 Prezydenta Miasta Katowice z dnia 08.02.2010 r. w sprawie zapewnienia funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Miasta Katowice. 3. Monitorowanie sprawy dot. uregulowania kwestii pomieszczeń zajmowanych przez Zespół Śpiewaków Miasta Katowice Camerata Silesia w nowej siedzibie Instytucji stosowanie do zapisów Zarządzenia Nr 1416/2004

Znak sprawy: AK.II.ES.0914/11/10 Naruszenie dyscypliny finansów publicznych Prezydenta Miasta Katowice w sprawie najmu, dzierżawy, użyczenia części nieruchomości oraz pomieszczeń stanowiących własność Miasta Katowice będących w trwałym zarządzie, użytkowaniu lub innym posiadaniu przez jednostki organizacyjne Miasta Katowice. Zawiadomienie z dnia 30.04.2010 r. o ujawnionych okolicznościach, wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów. 12. Znak sprawy: AK.II.DK.0914/12/10 Nazwa jednostki kontrolowanej: Adres jednostki kontrolowanej: Instytucja Promocji i Upowszechnienia Muzyki SILESIA Katowice ul. 3-go Maja 31a Tematyka przeprowadzonej kontroli: 1. Przychody i koszty 2. Gospodarowanie mieniem Data rozpoczęcia kontroli: 04.03.2010 r. Data zakończenia kontroli: 31.03.2010 r. Zalecenia pokontrolne: 1. Dokonanie weryfikacji uregulowań wewnętrznych, celem dostosowania do obowiązujących przepisów z uwzględnieniem aktualnej organizacji jednostki poprzez: -wprowadzenie Regulaminu wynagradzania, którego zapisy będą adekwatne do postanowień Rozporządzenia Ministra Kultury i sztuki z dnia 31 marca 1992 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników niektórych instytucji kultury (Dz. U. Nr 35 poz. 151 z późn. zm.). -dostosowanie obowiązujących w jednostce procedur kontroli do systemu kontroli zarządczej zgodnie z Zarządzeniem Nr 1903/2010 Prezydenta Miasta Katowice z dnia 08 lutego 2010 r. w sprawie zapewnienia funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Miasta Katowice. 2. Wskazywanie na wystawianych fakturach będących podstawą realizacji przychodów własnych terminu zapłaty, który wynika z postanowień zawartej umowy. 3. Dokonywanie zapisów w księgach rachunkowych zgodnie z Zakładowym Planem Kont stanowiącym załącznik nr 3 a do Polityki Rachunkowości wprowadzonej w życie Zarządzeniem Nr 1/09 z dnia 01.03.2009 r. Dyrektora IPiUM Silesia. 4. Wzmocnienie nadzoru nad terminowym regulowaniem zobowiązań, których termin płatności został określony na fakturach bądź rachunkach. 5. Wprowadzenie zmiany w systemie stosowania zapłaty gotówkowej mając na uwadze racjonalną gospodarkę zasobami pieniężnymi oraz bezpieczeństwo obrotu gotówkowego. Przeprowadzona kontrola wskazała bowiem na brak uregulowań wewnętrznych sankcjonujących znaczne wypłaty gotówkowe (powyżej 10.000 zł) oraz na ryzyko związane z niewłaściwym zabezpieczeniem środków pieniężnych.