Pabianice 17.11.2005r. BK II/913/16/2005 Dyrektor Centrum Kształcenia Praktycznego w Pabianicach mgr Krzysztof Tomczak Na podstawie postanowie 26 i 27 Zasad Sprawowania Kontroli Nastpnej oraz Kontroli Przestrzegania Procedur Kontroli stanowicych załcznik do Uchwały Nr 68/02 Zarzdu Powiatu Pabianickiego z dnia 21 padziernika 2002 roku w sprawie sprawowania kontroli nastpnej oraz kontroli przestrzegania realizacji procedur kontroli finansowej, przesyłam wystpienie pokontrolne do protokołu z kontroli przeprowadzonej w Centrum Kształcenia Praktycznego w Pabianicach w okresie od 5 wrzenia do 15 wrzenia 2005 roku. Zakresem kontroli objto: 1. Funkcjonujce procedury kontroli finansowej i ich stosowanie. 2. Dochody uzyskiwane w 2004 roku i I półroczu 2005 roku. 3. Zatrudnienie oraz koszty wynagrodze w 2004 roku i I półroczu 2005 roku. 4. Realizacj porozumie w zakresie podziału kosztów wspólnych midzy Centrum Kształce- -nia Praktycznego a Zespół Szkół nr 1. 5. Nalenoci i zobowizania na koniec 2004 roku i koniec I półrocza 2005 roku. 6. Funkcjonowanie Gospodarstwa Pomocniczego, w tym; zatrudnienie, przychody, koszty w 2004 roku i I półroczu 2005 roku, nalenoci i zobowizania na koniec 2004 roku i na koniec I półrocza 2005 roku. W trakcie trwania kontroli stwierdzono n/w uchybienia: 1. Brak stosownych zarzdze w sprawie ustalenia procedur kontroli finansowej w Centrum Kształcenia Praktycznego i Gospodarstwie Pomocniczym ( str. 2 protokołu z kontroli ). 2. Brak opracowanych instrukcji inwentaryzacyjnych dla Centrum Kształcenia Praktycznego i Gospodarstwa Pomocniczego ( str. 2 protokołu z kontroli ). 3. Brak opracowanej instrukcji obiegu dokumentów dla Gospodarstwa Pomocniczego ( str. 2 protokołu z kontroli ). 4. Brak opisów prowadzonej rachunkowoci w funkcjonujcych zakładowych planach kont Centrum Kształcenia Praktycznego i Gospodarstwa Pomocniczego oraz brak dat od których wymienione plany kont obowizuj ( str. 2 protokołu z kontroli ). 5. Brak dat od których obowizuj instrukcje; obiegu i kontroli dokumentów i kasowa w Cen- -trum Kształcenia Praktycznego oraz instrukcja kasowa w Gospodarstwie Pomocniczym ( str. 2 protokołu z kontroli ). 6. Wskazanie w instrukcji obiegu i kontroli dokumentów Centrum Kształcenia Praktycznego Kierownika Gospodarstwa Pomocniczego jako osoby upowanionej do kontroli dokumen- -tów Centrum pod wzgldem merytorycznym ( str. 2, 3 protokołu z kontroli ). 7. Brak podpisów na fakturach dostawców materiałów i usług dla Centrum, wiadczcych o przeprowadzeniu kontroli wydatków okrelonych w tych fakturach pod wzgldem meryto- -rycznym i formalno rachunkowym oraz brak podpisów osób zatwierdzajcych do wypła- -ty wydatki okrelone w fakturach ( str. 4 protokołu z kontroli ). 8. Brak protokołów komisji inwentaryzacyjnej z przeprowadzonych inwentaryzacji w drodze
- 2 - spisów z natury ( str. 6 protokołu z kontroli ). 9. Zaliczenie do przychodów i kosztów Gospodarstwa Pomocniczego w 2005 roku refundo- -wanych przez Urzd Pracy kosztów organizacji szkolenia ( str. 16 protokołu z kontroli ), zgodnie ze Statutem Centrum Kształcenia Praktycznego organizacja szkole ( kursów ) mieci si w zakresie zada Centrum Kształcenia Praktycznego, a nie Gospodarstwa, którego zakres działalnoci okrela Zarzdzenie nr 1 z 01.09.2004 roku Dyrektora Centrum Kształcenia Praktycznego. 10. Niezgodne z postanowieniami Uchwały Rady Powiatu Pabianickiego Nr XLVIII/173/04 z dnia 23 grudnia 2004 roku w sprawie uchwalenia budetu Powiatu Pabianickiego na 2005 rok zmniejszenie wydatków zwizanych z wynagrodzeniami o uzyskane z Urzdu Pracy refundacje z tytułu prowadzonego szkolenia w I półroczu 2005 roku. Kwota refundacji w wysokoci 5.900 zł, odpowiadajca kwocie wypłaconych przez Centrum wynagrodze osobom prowadzcym szkolenie powinna stanowi dochody jednostki, a poniesione z tego tytułu wydatki obcia wydatki jednostki ( str. 7 protokołu z kontroli ). Dochody, o których mowa w pkt. 9, 10 uzyskiwane w roku 2005, powinny podlega odpro- -wadzeniu na dochody budetu Powiatu Pabianickiego ( podobnie jak ma to aktualnie miejsce w przypadku opisanych na str. 7 protokołu z kontroli refundacji wynagrodze z tytułu zatrud- -nianiania osób bezrobotnych, skierowanych do pracy w jednostce przez Powiatowy Urzd Pracy ). Przeznaczanie w/w dochodów na pokrycie wydatków ponoszonych w jednostce jest naruszeniem dyscypliny finansów publicznych. Powyszy czyn do dnia 1 lipca 2005 roku stanowił naruszenie art. 138 ust. 1 pkt. 10 ustawy o finansach publicznych, od dnia 1 lipca 2005 roku jest naruszeniem art. 7 obowizujcej od w/w dnia ustawy z dnia 17 grudnia 2004 roku o odpowiedzialnoci za naruszenie dyscypliny finansów publicznych ( Dz. U. z 2005r. Nr 14, poz. 114 ). 11. Stosowanie dwóch rónych metod ustalania dochodów Centrum z tytułu wynajmu pomie- -szcze i rozlicze kosztów dodatkowych ( c.o., woda, cieki, wywóz nieczystoci ) zwizanych z najmem ( str. 8, 9 protokołu z kontroli ), tzn; a) w przypadku 4 umów najmu, dochody z czynszu obejmowały ustalon stawk czynszu, natomiast koszty dodatkowe pomniejszały koszty Gospodarstwa Pomocniczego, b) w przypadku 2 umów najmu, dochody obejmowały czynsz, łcznie z kosztami dodatko- -wymi. 12. Brak rozlicze kosztów wspólnych midzy Centrum Kształcenia Praktycznego ( jednost- -ka budetowa ) a pozostajcym na własnym rozrachunku Gospodarstwem Pomocniczym ( str. 12 protokołu z kontroli ). Kosztami wspólnymi s koszty wymienione w pkt.11 uchybie jako dodatkowe, jak i koszty dozoru objektów uytkowanych przez wymienione jednostki. 13. Utworzenie przez Dyrektora Centrum Kształcenia Praktycznego stanowiska Kierownika Centrum bez wymaganej zgodnie z 14.4 Statutu jednostki zgody organu prowadzcego ( str. 11 protokołu z kontroli ). 14. Brak w taryfikatorze ( wykazie stanowisk pracy ) Centrum Kształcenia Praktycznego, b- -dcego załcznikiem nr 1 do obowizujcego w okresie objtym kontrol regulaminu wynagradzania pracowników Centrum, stanowicego jednoczenie podstaw zaszerego- -wania pracowników, kilku wystpujcych w tym okresie w jednostce stanowisk pracy, oraz brak w umowach o prac kategorii zaszeregowania pracowników i ustalenie wysoko- -ci wynagrodze dla dwóch osób niezgodnie z w/w taryfikatorem i tabel wynagrodze, bdc załcznikiem nr 2 do wymienionego powyej regulaminu wynagradzania pracow- -ników ( str. 11 protokołu z kontroli ).
- 3-15. Brak taryfikatora ( wykazu stanowisk pracy ) i odpowiadajcym im kategorii zaszerego- -wania oraz ustalonych wysokoci wynagrodze ( tabel wynagrodze ) dla poszczegól- -nych kategorii zaszeregowania w Gospodarstwie Pomocniczym ( str. 14 protokołu z kontroli ). W dniu 15.11.2005 roku Dyrektor Centrum Kształcenia Praktycznego złoył wyjanienia do ustale zawartych w protokole z kontroli, nie wnoszc jednoczenie zastrzee do faktów ujtych w/w protokole. W powyej wymienionym pimie Dyrektor Centrum tłumaczył równie nie dotrzymanie terminu złoenia wyjanie do protokołu z kontroli ( termin ten upływał w dniu 03.11.2005 roku ), prowadzon w jednostce w dniach 03 13 listopada 2005 roku kontrol Pastwowej Inspekcji Pracy oraz wskazał, e wystpił do Zarzdu Powiatu o przedłuenie terminu złoe- -nia wyjanie do protokołu z kontroli ( pismo z dnia 08.11.2005 roku ). W wyjanieniach do protokołu z kontroli Dyrektor wyjaniał, e: 1) Zarzdzenia w sprawie ustalenia procedur kontroli finansowej w Centrum Kształcenia Pra- -ktycznego i Gospodarstwie Pomocniczym nie zostały opracowane poniewa w Centrum i Gospodarstwie kontynuowana jest działalno poprzednich struktur Zgodnie z ustaleniami zawartymi na str. 1, 2 protokołu z kontroli, Centrum funkcjonuje jako samodzielna jednostka budetowa od 01.01.2004 roku, do koca 2003 roku funkcjo- -nowało w ramach Zespołu Szkół nr 1. Gospodarstwo Pomocnicze przy Centrum powołał Dyrektor Centrum zarzdzeniem z dnia 1 wrzenia 2004 roku w oparciu o wymienione na str. 1 protokołu z kontroli Uchwały: Rady Powiatu Pabianickiego i Zarzdu Powiatu Pabianickiego. Do koca sierpnia 2004 roku działalno aktualnie prowadzon przez Centrum prowadziły Warsztaty Szkolne funkcjonujce przy Zespole Szkół nr 1. W zwizku z powyszym ustalenie procedur kontroli finansowej dla nowo powstałych jed- -nostek naleało do Dyrektora Centrum. 2) Faktury, o których mowa w pkt. 7 stwierdzonych uchybie zawierały podpisy osób upra- -wnionych, natomiast nie zawierały piecztek sprawdzono pod wzgldem.... 3) W zwizku z powierzeniem Dyrektorowi Centrum trwałego zarzdu nad nieruchomoci, tre umów najmu ulegnie zmianie. Nie wskazano jednak na czym ma polega zmiana treci umów. 4) Regulamin wynagradzania jest w trakcie opracowania, brak wskazania o który regulamin chodzi. Zmiana regulaminów wynagradzania zwizana ze zmian przepisów, o których mowa na str. 10 protokołu z kontroli powinna dotyczy regulaminu wynagradzania praco- -wników Centrum nie bdcych nauczycielami oraz regulaminu wynagradzania pracowni- -ków Gospodarstwa Pomocniczego. 5) Kierownik Centrum został zatrudniony za ustn zgod członka Zarzdu Powiatu ds. owia- -ty. Takiego sposobu zatrudniania pracowników na stanowiskach kierowniczych Statut jednostki nie przewidywał, tryb powierzania funkcji kierowniczych przez Dyrektora Cen- -trum zawiera opisany na str. 11 protokołu z kontroli 14.4 Statutu jednostki. 6) Zapis dotyczcy wynagrodzenia ksigowej jest błdem polegajcym na zapisie, a nie wysokoci wynagrodzenia, poniewa ksigowa prowadzca dwie ksigowoci ( budet i gospodarstwo ) zarabia relatywnie niewiele. Z cytowanego powyej stwierdzenia Dyrektora trudno ustali czego ma dotyczy. W protokole z kontroli nie kwestionowano wysokoci zarobków ksigowej ( starsza ksi- -gowa ) uzyskiwanych w/w jednostkach, stwierdzono natomiast niezgodne z taryfikatorem ( wykaz stanowisk ) i tabel wynagrodze, ustalenie wynagrodzenia starszej ksigowej za- -trudnionej w Centrum na ¼ etatu, tzn. ustalenie wynagrodzenia w przeliczeniu na pełny
- 4 - etat w wysokoci przekraczajcej wynagrodzenie ustalone dla kategorii zaszeregowania odpowiadajcej stanowisku starszego ksigowego ( str. 11 protokołu z kontroli ). Pismo Dyrektora Centrum kształcenia Praktycznego z dnia 15.11.2005 roku zawierało jedynie w/w wyjanienia do protokołu z kontroli. Polecenia pokontrolne: ------------------------------ 1. Opracowa i wprowadzi do koca grudnia 2005 roku; a) zarzdzenia w sprawie ustalenia procedur kontroli finansowej w Centrum Kształcenia Praktycznego i Gospodarstwie Pomocniczym, b) brakujce instrukcje, wymienione na str. 1 niniejszego wystpienia ( w pkt. 2, 3 stwier- -dzonych w trakcie kontroli uchybie ) oraz uzupełni zakładowe plany kont Centrum i Gospodarstwa o opisy prowadzonej rachunkowoci ( zgodnie z postanowieniami art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowoci ) i daty od których plany kont obowizuj, 2. Uzupełni funkcjonujce instrukcje w Centrum i Gospodarstwie, wymienione na str. 1 niniejszego wystpienia ( pkt. 5 stwierdzonych uchybie ) o daty od których obowizuj. 3. Ustali w procedurach kontroli finansowej Centrum i Gospodarstwa ( zarzdzeniach w sprawie procedur kontroli finansowej lub instrukcjach obiegu i kontroli dokumentów ) osoby upowanione do prowadzenia kontroli dokumentów pod wzgldem merytorycznym formalno rachunkowym, wykluczajc moliwo prowadzenia takich kontroli w sposób wskazany na str. 1 niniejszego wystpienia ( pkt. 6 stwierdzonych uchybie ) tj. prowadze- -nie kontroli przez kierownika lub pracownika Gospodarstwa w Centrum. 4. Prowadzi kontrole dokumentów pod wzgldem merytorycznym i formalno-rachunkowym, dokumentujc przeprowadzenie takich kontroli podpisami osób upowanionych do ich pro- -wadzenia, zatwierdzenie do wypłaty wydatków okrelonych w/w dokumentach powinno zosta udokumentowane podpisami osób upowanionych do dokonywania wymienionych czynnoci, tj. kierowników ( Dyrektor Centrum, Kierownik Gospodarstwa ) i głównych ksigowych wymienionych jednostek. 5. W instrukcjach inwentaryzacyjnych wprowadzi zapis o koniecznoci sporzdzania przez komisj inwentaryzacyjn protokołów z przeprowadzanych inwentaryzacji, upowaniaj- -cych take komisj inwentaryzacyjn do oceny inwentaryzowanego majtku pod wzgl- -dem jego przydatnoci do dalszego uytkowania oraz przedłoenia propozycji w sprawie sposobu postpowania z majtkiem uznanym za zbdny lub nie nadajcym si do dalszego uytkowania ze wzgldów technicznych. 6. Ustali w formie pisemnej z uzasadnieniem zasady podziału kosztów wspólnych midzy Centrum Kształcenia Praktycznego a Gospodarstwem Pomocniczym. 7. W oparciu o ustalone zasady podziału kosztów wspólnych, okreli wysoko kosztów dodatkowych pobieranych od najemców powierzchni uytkowych tytułem zwrotu kosztów przypadajcych na Gospodarstwo Pomocnicze ( tzn. ustali w okrelonej w umowach sta- -ce zwrotu kosztów za 1m2 wynajmowanych powierzchni, stawk zwrotu w/w kosztów nalen Gospodarstwu ). Zwrot kosztów dodatkowych przypadajcych na bdce na własnym rozrachunku Gospo- -darstwa Pomocniczego moe pomniejsza koszty Gospodarstwa, natomiast pobierany czynsz z tytułu wynajmu pomieszcze oraz zwrot kosztów w czci nalenej Centrum powinien stanowi dochody jednostki, podlegajce odprowadzeniu na dochody budetu Powiatu Pabianickiego. Powysze zasady powinny mie zastosowanie do uzyskiwanych rodków finansowych z
- 5 - z tytułu wynajmu pomieszcze na podstawie wszystkich zawartych umów najmu. 8. W cigu trzech tygodni od dnia otrzymania niniejszego wystpienia; a) odprowadzi na rachunek Starostwa Powiatowego dochody z tytułu uzyskanych refundacji z Powiatowego Urzdu Pracy na prowadzenie i organizacj kursów ( szkole ) wymienio- -nych na str. 2 niniejszego wystpienia ( pkt. 9, 10 stwierdzonych w trakcie kontroli uchy- -bie ), b) skorygowa dochody i wydatki Centrum oraz przychody i koszty Gospodarstwa w roku 2005, uwzgldniajc polecenie pokontrolne zawarte w pkt. 6, 7, 8a niniejszego wystpie- -nia. 9. Zmieni umow o prac Kierownikowi Centrum, powierzajc mu faktycznie pełnione obowizki Kierownika Gospodarstwa Pomocniczego. 10. Do koca grudnia 2005 roku opracowa w oparciu o przepisy Rozporzdzenia Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 roku w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorzdowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych samorzdu terytorialne- -go ( Dz. U. z 2005r. Nr 146, poz. 1222 ) regulaminy wynagradzania pracowników Centrum nie bdcych nauczycielami i pracowników Gospodarstwa Pomocniczego, łcznie z wymaganymi załcznikami. 11. W umowach o prac okrela kategori zaszeregowania pracowników w oparciu o stanowice załczniki do regulaminów wykazy stanowisk pracy w jednostkach oraz tabele wynagrodze pracowników, umowy o prac z pracownikami Centrum powinny by zawierane przez Dyrektora Centrum, natomiast osob upowanion do zawierania umów o prac z pracownikami Gospodarstwa Pomocniczego jest Kierownik Gospodars- -twa. Polecenia wymienione w pkt. 2, 3, 5 do realizacji do koca 2005 roku. Polecenie wymienione w pkt. 9 do realizacji po otrzymaniu niniejszego wystpienia. O realizacji polece pokontrolnych wymienionych w pkt. 1 11 powiadomi Starost Powiatowego w formie pisemnej w terminie 6 tygodni od dnia otrzymania niniejszego wystpienia. Ponadto w formie pisemnej przedstawi Zarzdowi Powiatu Pabianickiego: 1. W cigu 1 tygodnia od dnia otrzymania niniejszego wystpienia wyjanienie przyczyn; a) zaliczenia uzyskanych refundacji z tytułu organizacji szkolenia, o którym mowa w pkt. 9 stwierdzonych uchybie na przychody Gospodarstwa, zamiast dochody Centrum Kształcenia Praktycznego, b) zmniejszenia wydatków Centrum z tytułu uzyskanych refundacji, o których mowa w pkt. 10 stwierdzonych uchybie, zamiast zaliczenia ich na dochody Centrum. 2. Do koca 2005 roku analiz opłacalnoci funkcjonowania Gospodarstwa Pomocniczego. Sporzdził INSPEKTOR KONTROLI WEWNTRZNEJ mgr Janusz Małkus Centrum Kształcenia Praktycznego w Pabianicach DYREKTOR mgr Krzysztof Tomczak 25.11.2005 r. STAROSTA PABIANICKI in. Grzegorz Janczak