Dokumentacja programu Zoz Uzupełnianie kodów terytorialnych w danych osobowych związanych z deklaracjami POZ Wersja 1.40.0.0 Zielona Góra 2012-02-29
Wstęp Nowelizacja Rozporządzenia Ministra Zdrowia z dnia 13 września 2011 roku w sprawie zakresu niezbędnych informacji gromadzonych przez świadczeniodawców, szczegółowego sposobu rejestrowania tych informacji oraz ich przekazywania podmiotom zobowiązanym do finansowania świadczeń ze środków publicznych, nakłada na świadczeniodawców obowiązek przekazywania do Narodowego Funduszu Zdrowia Informacji o kodzie terytorialnym gminy zamieszkania (zameldowania). U świadczeniodawców, którzy podczas rejestrowania danych osobowych związanych z deklaracjami POZ w programie ezoz nie wprowadzali informacji o kodzie terytorialnym gminy, konieczne będzie wykonanie weryfikacji deklaracji POZ i ewentualne uzupełnienie wymaganych informacji przed wysłaniem ich do Narodowego Funduszu Zdrowia. Sytuacja taka sygnalizowana będzie poniższym komunikatem wyświetlanym podczas pierwszego uruchamiania dowolnego modułu po instalacji uaktualnienia programu w wersji 1.40.0. Na zadane pytanie należy odpowiedzieć TAK. Po wykonaniu weryfikacji danych deklaracji POZ, która w zależności od ilości danych może trwać od kilku sekund do kilkudziesięciu minut, konieczne jest sprawdzenie czy występują dane osobowe, w których konieczne jest uzupełnienie informacji o kodzie terytorialnym gminy. Jeżeli powyższe okno z informacją nie wystąpi, można zakończyć czytanie niniejszej instrukcji. 2
Poprawianie danych Aby wykonać grupowe poprawianie kodów terytorialnych miejsca zameldowania, należy uruchomić moduł Administrator i z menu Narzędzia wybrać pozycję Poprawianie kodów terytorialnych miejsca zameldowania. Jeżeli występują w tym zakresie błędy, pojawi się poniższe okno. Automatyczne uzupełnianie danych Wykonanie poprawy danych jest tylko z pozoru skomplikowane. W kolumnie Do poprawy zaznaczyć należy pozycje, którym zostaną przypisane dane z grupy Poprawione dane adresowe. Kolumna Ilość określa ilość deklaracji POZ, które zawierają nazwy miejscowości z kolumny Miejscowość oraz kody pocztowe z kolumny Kod pocztowy. Jednym słowem, każdy z wierszy tabeli pokazuje ile deklaracji z nazwą miejscowości i kodem pocztowym należałoby poprawić ręcznie. Posłużmy się przykładem. Uzupełnione zostaną kody terytorialne dla tych deklaracji POZ, w których miejscowość miejsca zameldowania to CZERWIEŃSK a kod pocztowy 65-001. W pierwszej kolejności zaznaczyć należy kwadrat 1 w kolumnie Do poprawy w wybranym wierszu z nazwą CZERWIEŃSK. Następnie nacisnąć na przycisk 2. Pojawi się tabela ze słownikiem miejscowości (pokazana na następnej stronie). W polu 1 tabeli należy wpisać nazwę miejscowości. Musi być ona zgodna z wpisem w wybranym wcześniej wierszu tabeli. Po wpisaniu ciągu znaków należy nacisnąć klawisz Enter. Nastąpi wyszukanie miejscowości które zawierają w swojej nazwie podaną w polu 1 wartość. Jeżeli liczba wyszukanych miejscowości jest większa niż jedna, należy zaznaczyć odpowiednią kierując się przede wszystkim danymi w kolumnie Powiat. Następnie nacisnąć na przycisk Wybierz 2. Tabela zostanie zamknięta a pola w grupie Poprawione dane adresowe wypełnione zostaną znalezionymi wartościami. W przypadku niepowodzenia wyszukania miejscowości, należy sprawdzić poprawność wpisanej wartości w polu 1 i jeżeli wystąpił błąd poprawić ją i nacisnąć Enter. Jeżeli dalej brakuje znalezionych miejscowości konieczne jest zamknięcie okna przyciskiem Zamknij 3 i wykonanie procedury opisanej w punkcie Manualne uzupełnianie danych. Na zakończenie należy uzupełnić pole Kod pocztowy 3 (powinien być zgodny z wybranym pojedynczo wierszem tabeli lub pozostawiony pusty). Wprowadzana wartość 3
musi mieć format xx-xxx. Do usuwania wartości w polu Kod pocztowy służy przycisk 8. Jeżeli pole Kod pocztowy 3 pozostanie niewypełnione, w poprawianych danych osobowych kod pocztowy pozostanie niezmieniony. Pole Kod pocztowy 3 powinno pozostać puste, jeżeli w kolumnie Do poprawy wybrano więcej niż jeden wiersz z różnymi kodami pocztowymi! Manualne uzupełnianie danych Jeżeli procedura zawarta w punkcie Automatyczne uzupełnianie danych nie powiodła się (nie znaleziono miejscowości), pola w grupie Poprawione dane adresowe należy uzupełnić ręcznie. W polu Miejscowość 4 należy wpisać nazwę miejscowości w zaznaczonym wcześniej wierszu tabeli lub jego poprawną postać. Następnie nacisnąć przycisk 5. Pojawi się tabela ze słownikiem gmin (pokazana na następnej stronie). W polu 1 formatki Gminy należy wpisać nazwę gminy która jest najbardziej odpowiednia ze względu na nazwę miejscowości i kod pocztowy (określenie tego typu informacji, uzależnione jest od wiedzy merytorycznej osoby obsługującej program, ale z całą pewnością nie będzie stanowiło kłopotu, ponieważ zazwyczaj deklaracje przyjmowane są z zamkniętego, dobrze znanego obszaru terytorialnego). W tym przykładzie posłużymy się nazwą Zielona Góra. Po wpisaniu ciągu znaków należy nacisnąć klawisz Enter. Nastąpi wyszukanie gminy, która zawierają w swojej nazwie podaną w polu 1 wartość. W przypadku braku wyszukania gminy, wymagane jest sprawdzenie poprawność wpisanej wartości w polu 1 i jeżeli wystąpił błąd poprawić ją i nacisnąć Enter. Jeżeli wyszukana pozycja nie jest odpowiednia a podana w polu 1 wartość jest prawidłowa, należy nacisnąć uaktywnić pole 1 (nacisnąć na nim lewym klawiszem myszki) i ponownie nacisnąć klawisz Enter. Wyszukany zostanie następny odpowiadający kryteriom wiersz tabeli. Po znalezieniu odpowiedniej wartości należy nacisnąć przycisk Wybierz 2. Tabela zostanie zamknięta a pola Kod gminy 6 i Nazwa gminy 9 w grupie Poprawione dane adresowe wypełnione znalezionymi wartościami. 4
Istnieje również możliwość wpisania kodu gminy w pole 6 bez otwierania słownika gmin. W takim przypadku potwierdzeniem znalezienia odpowiedniej gminy będzie uzupełnienie pola 9 jej nazwą. Na zakończenie należy uzupełnić pole Kod pocztowy 3 (powinien być zgodny z wybranym wierszem tabeli) lub pozostawić je puste. Wprowadzana wartość musi mieć format xx-xxx. Do usuwania wartości w tym polu służy przycisk 8. Jeżeli wszystkie dane w grupie Poprawione dane adresowe są prawidłowe należy wykonać procedurę poprawy danych naciskając przycisk Popraw 10. Spowoduje to zastąpienie danych występujących w deklaracjach POZ wartościami wpisanymi w tej grupie. Posługując się przykładem. Jeżeli nazwa wybranej w tabeli miejscowości to Czerwieńsk a w polu 4 wpisane zostanie Drzonków to od tego momentu, we wszystkich danych osobowych związanych z deklaracjami, nazwa miejscowości zmieniona zostanie na Drzonków. Analogiczna sytuacja ma miejsce z pozostałymi polami. Należy więc bardzo uważać na zmianę domyślnych wartości występujących w danych osobowych. Zalecane jest to jedynie w oczywistych przypadkach, na przykład kiedy występują błędy w pisowni lub kodzie pocztowym. Przykładowo wypełniona formatka z kompletem docelowych (poprawnych) danych przedstawiona jest na następnej stronie. Po wykonaniu poprawy, dane z pól Miejscowości 4 oraz Kod gminy 6, zapamiętywane są jako wartości preferowane. Oznacza to że do następnych poprawek, oczywiście jeżeli będą one odpowiednie, można ich użyć nie powtarzając procedur z opisanych powyżej punktów. W takim przypadku wystarczy po zaznaczeniu wierszy w tabeli nacisnąć przycisk 7 i wybrać odpowiednią wartość. Pozostałe pola w grupie Poprawione dane adresowe wypełnią się automatycznie (poza kodem pocztowym). 5
Uwaga! Po zaznaczeniu wiersza w tabeli, program wyszukuje na liście preferowanych kodów terytorialnych 7 wartość zgodną ze wskazaną nazwą miejscowości. Jeżeli odnajdzie pasująca pozycję, automatycznie wybiera ją i podpowiada kod terytorialny gminy w polu 6. Pozwala to pominięcie etapów manualnego uzupełniania danych za pomocą słowników nazw miejscowości 2 lub gmin 5. Czynności wymienione w tym punkcie należy powtórzyć dla wszystkich wierszy tabeli aż do momentu w którym tabela pozostanie pusta. Jeżeli w tabeli będą znajdowały się w wpisy, z których nie można wywnioskować prawidłowego kodu terytorialnego gminy, niestety dane trzeba będzie uzupełnić ręcznie w deklaracjach POZ zgodnie z opisem w punkcie Skrócona procedura poprawiania deklaracji w module POZ. Istnieje jednak duże prawdopodobieństwo, że czynność te nie będzie potrzebna przed transmisją danych do NFZ. Wynika to z faktu, że przekazywany jest tylko jeden z adresów zameldowania lub zamieszkania, i jeżeli przynajmniej jeden z nich jest poprawny to zostanie wybrany do transmisji. Pamiętać jednak należy, aby w późniejszym okresie wykonać niezbędne uporządkowanie danych. Potwierdzenie wykonania zmian w deklaracjach znajduje się na poniższym ekranie. 6
Poprawianie kodów terytorialnych miejsca zameldowania Aby wykonać grupowe poprawianie kodów terytorialnych miejsca zamieszkania należy z menu Narzędzia wybrać pozycję Poprawianie kodów terytorialnych miejsca zamieszkania. Sposób postępowania jest identyczny jak w punkcie Poprawianie kodów terytorialnych miejsca zameldowania. Zakończenie poprawiania danych. Na zakończenie procedury wdrożeniowej konieczne jest wykonanie ponownej walidacji danych. Można tego dokonać wybierając z menu Narzędzia pozycję Walidacja danych. Po jej zakończeniu na ekranie pojawi się komunikat o ilości deklaracji które wymagają manualnej poprawy w module POZ. Od tej chwili dane pozostałych wadliwych deklaracji POZ można poprawić w module POZ. Skrócona procedura poprawiania deklaracji w module POZ Pierwszym korkiem wykonaniu po procedury poprawy danych w module Administrator jest uruchomienie modułu POZ. Po prawidłowym uruchomieniu programu na ekranie pojawi się główne okno modułu POZ. Po uruchomieniu modułu w pierwszej kolejności z listy Status danych 1 należy wybrać pozycję Nieprawidłowe dane i nacisnąć klawisz Enter lub przycisk Odśwież 2. Spowoduje to wypełnienie tabeli 7
z deklaracjami, które wymagają manualnego poprawienia danych. Po wybraniu wiersza w tabeli, należy nacisnąć przycisk Edycja 4. Otworzy się formatka deklaracji POZ pokazana na następnej stronie. Domyślnie dla deklaracji z nieprawidłowymi danymi, program pokarze zakładkę Walidacja 1. Wyświetlana jest w niej lista błędów do poprawy. Program w sposób intuicyjny pokazuje dana które należy poprawić. Zaznaczane są one na czerwoną ramką. Widać do na poniższym ekranie po wybraniu zakładki Dane teleadresowe 2. Aby poprawić dane teleadresowe, należy nacisnąć przycisk Baza Osobowa 3. Zostanie wywołane okno edycji danych osobowych podopiecznego powiązanego z deklaracją (pokazane na następnej stronie). Zmiana danych teleadresowych (kod gminy, nazwa miasta) odbywa się w dokładnie tak samo jak opisano to w punkcie Poprawianie kodów terytorialnych miejsca zameldowania (tylko w tym przypadku indywidualnie dla edytowanej deklaracji). Po poprawieniu wszystkich wymaganych pozycji, należy zapisać dane osobowe naciskając przycisk Zapisz 1. Spowoduje to powrót do okna danych deklaracji POZ. 8
Program nie pozwoli zapisać danych niekompletnych lub merytorycznie wadliwych. Jeżeli taka sytuacja będzie miała miejsce, poinformuje o tym użytkownika stosownym komunikatem i wskaże miejsce występowania błędu. Po poprawieniu ewentualnych błędów, w zakładce Dane deklaracji 4 można zapisać całą nową wersję deklaracji, naciskając przycisk Zapisz 5. Operację należy powtórzyć dla wszystkich deklaracji ze statusem Nieprawidłowe dane. Poprawione i zapisane deklaracje zmienią swój status na Gotowy do eksportu. Uwagi końcowe Deklaracje ze statusem Nieprawidłowe dane nigdy nie zostaną przesłane do NFZ. 9