GreenMail24 System GreenMail24 udostępniany jest w modelu SaaS (Software as a Service). Taka konstrukcja rozwiązania sposobu świadczenia usługi oznacza, że zarówno aplikacja, jak i wszystkie komponenty potrzebne do jej funkcjonowania znajdują się na profesjonalnym, bezpiecznym i nowoczesnym technologicznie serwerze internetowym, a co za tym idzie wszyscy użytkownicy maja do niego dostęp za pośrednictwem Internetu. Model SaaS jest przeznaczony głównie dla firm, które nie chcą ponosić znacznych inwestycji w celu udostępniania swoim Kontrahentom, czy podmiotom współpracującym, elektronicznych dokumentów. W tym modelu całym procesem tworzenia, przyjmowania i dystrybucji oraz archiwizowania dokumentów elektronicznych zarządza system GreenMail24, a Klient rozliczany jest jedynie za ilość obsługiwanych dokumentów elektronicznych w skali miesiąca. Podstawowa funkcjonalność systemu GreenMail24 System GreenMail24 to internetowa platforma w ramach której udostępnione są usługi dotyczące masowej generacji, obsługi i dystrybucji dokumentów elektronicznych. Aplikacja umożliwia między innymi: Tworzenie dokumentów elektronicznych w postaci plików PDF i XML oraz opisujących je meta danych. Szyfrowanie plików PDF hasłem. Podpisywanie dokumentów elektronicznych podpisem kwalifikowanym oraz znakowanie ich kwalifikowanym znacznikiem czasu. Weryfikację poprawności i ważności podpisu elektronicznego i znacznika czasu. Wysyłanie dokumentów i śledzenie procesu doręczenia wraz z obsługą wysyłki zbiorczej ( jedno powiadomienie e-mail dla wielu faktur). Odbieranie dokumentów wysyłanych przez dostawców/partnerów zarejestrowanych w systemie. Raportowanie rezultatów dystrybucji dokumentów. Archiwizację dokumentów wysłanych i odebranych. Dystrybucja dokumentów w postaci elektronicznej może dotyczyć dokumentów finansowych (faktury, faktury proforma, faktury korygujące,...), bilingowych (rachunki telefoniczne, rachunki za prąd, rachunki za gaz,...), windykacyjnych (wezwania do zapłaty, ponaglenia,...), sprzedażowych (umowy, aneksy, cenniki), marketingowych oraz wszystkich innych w zależności od potrzeb Klienta. System GreenMail24 został zaprojektowany z przeznaczeniem do obsługi masowej dystrybucji e-dokumentów w ramach której mogą być dystrybuowane bardzo duże ilości dokumentów.
System GreenMail24 ma wbudowane wydajne mechanizmy w zakresie optymalizacji procesu podpisu i optymalizacji wysyłki z zastosowaniem metod kolejkowania, które gwarantują wydajny sposób dystrybucji e-dokumentów. Tworzenie dokumentu w systemie GreenMail24 Dokumenty w systemie mogą zostać utworzone/przekazane z wykorzystaniem następujących kanałów obsługi tego procesu : za pomocą interfejsu webowego, udostępnionego użytkownikom systemu GreenMail24 po zalogowaniu do swojego konta za pomocą usługi Web Service w standardzie WS-Basic Profile 1.1 ( transmisja zabezpieczona protokołem SSL ) udostępnionej przez system GreenMail24, wywoływanej z poziomu źródłowego systemu Klienta, zawierającego dane wejściowe do dokumentów za pomocą folderów FTP (transmisja zabezpieczona protokołem SSH) udostępnianych przez system, do których ręcznie lub automatycznie wgrywane są dane wejściowe dokumentów w postaci plików XML. za pomocą SMPT z transmisją opcjonalnie zabezpieczoną protokołem TLS Kanały FTP i SMTP mogą być używane wyłącznie do generacji/archiwizacji dokumentów wychodzących. Przed rozpoczęciem tworzenia danego typu dokumentu należy przygotować dedykowany szablon dokumentu, zawierający m.in. schemat danych pliku XML z danymi wejściowymi dokumentów oraz opcjonalny plik wizualizacji XSL, odpowiedzialny za transformację danych XML do wyjściowego formatu PDF. W systemie dostępne są standardowe szablony podstawowych typów dokumentów finansowych, które można użyć bezpośrednio lub wykorzystać jako wzór dla własnych szablonów. W celu ręcznego wystawiania dokumentu w systemie GreenMail24 po wskazaniu rodzaju dokumentu, który ma zostać utworzony należy wypełnić danymi formularz WWW, stosowny do wybranego rodzaju dokumentu. Po jego wypełnieniu, w systemie zostanie utworzony dokument danego typu. W celu importu gotowego dokumentu, należy poprzez wskazany formularz WWW lub poprzez użycie metody Import w ramach usługi Web Service przekazać żądany dokument do systemu. W celu wygenerowania w systemie dokumentów na podstawie danych w pliku XML, należy poprzez wskazany formularz WWW lub poprzez usługę Web Service przekazać plik XML, zawierający dane wejściowe dokumentów wraz z dodatkowymi parametrami sterującymi procesem generacji i wysyłki. Utworzone w wyniku importu danych na platformie GreenMail24 dokumenty elektroniczne mają postać plików PDF oraz XML i są opisane następującymi standardowymi meta danymi: nazwa
(numer), rodzaj, data, autor, kwota, data płatności, adres e-mail odbiorcy, nazwa odbiorcy, adres odbiorcy, adres e-mail nadawcy, nazwa nadawcy, adres nadawcy. Zestaw meta danych opisujących dokument może zostać dowolnie rozszerzony poprzez zdefiniowanie nowych meta danych, zmapowanych do wskazanych danych wejściowych w pliku XML. W przypadku masowej dystrybucji dokumentów efektywną metodą pozwalającą na zautomatyzowanie procesu tworzenia/generacji dokumentów jest skorzystanie z usługi Web Service. W przypadku gdy bezpośrednio w systemie źródłowym Klienta tworzone są e-dokumenty w postaci plików PDF, mogą one zostać dołączone do wejściowych danych XML, w wyniku czego zostaną dodane do systemu w niezmienionej, źródłowej postaci, wraz z towarzyszącymi plikami XML. W efekcie do systemu GreenMail24 wraz z plikiem PDF e-dokumentu przesyłany jest stowarzyszony z nim plik XML zawierający meta dane e-dokumentu. Pliki PDF i XML oraz wybrane meta dane z XML-a są przechowywane w systemie. Powyższy sposób przekazywania e-dokumentów umożliwia przesłanie faktury z wieloma załącznikami. Alternatywnie generacja plików PDF może być dokonywana w systemie na podstawie danych XML i pliku wizualizacji zawartej w szablonie dokumentu Szyfrowanie dokumentu hasłem Dokument wprowadzony do systemu GreenMail24 może zostać zaszyfrowany hasłem. Decyduje o tym Użytkownik systemu, który ma możliwość wyboru, które dokumenty chce zaszyfrować hasłem. W wyniku wykonania akcji Zabezpiecz hasłem system generuje unikalne hasło widoczne dla Nadawcy. Odbiorca otrzymujący zaszyfrowany dokument jako załącznik w mailu lub jako link do systemu GreenMail24, chcąc go otworzyć musi pobrać własne hasło z systemu GreenMail24 poprzez link widoczny w jego mailu wraz z koniecznością wpisania kodu autoryzacyjnego podanego w mailu. Pobranie hasła przez Odbiorcę jest w systemie interpretowane jako potwierdzenie odebrania dokumentu. Niezależnie od możliwości szyfrowania dokumentu w systemie obsługiwany jest kod dostępu Odbiorcy, który pozwala na autoryzację użytkownika, który chce pobrać wysłany do niego dokument z wiadomości e-mail, w której zawarty jest link do strony pobrania e-dokumentu. Podpis elektroniczny i znakowanie czasem Po wygenerowaniu dokumentu elektronicznego system GreenMail24 daje możliwość dołączenia do niego kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dzięki posługiwaniu się podpisem elektronicznym przesyłane dokumenty elektroniczne docierają do adresatów w stanie nienaruszonym, a każda zmiana w ich treści jest sygnalizowana.
Na dzień dzisiejszy, rekomendujemy używanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego w formacie PKCS#7, wykonywanego przy użyciu certyfikatu kwalifikowanego. Podpis ten jest osadzany wewnątrz dokumentów PDF, zgodnie z obowiązującymi przepisami polskiego prawa. Funkcja podpisu w systemie obsługiwana jest w bardzo prosty i efektywny sposób. Dokument może być podpisany przez Użytkownika mającego w systemie uprawnienia do podpisu i który podłączył do komputera na którym pracuje swój zestaw do podpisu. Dostęp do Internetu jest jedynym warunkiem jaki należy spełnić aby skutecznie podpisać dokument. Nie jest wymagane instalowanie żadnego dodatkowego oprogramowania poza oprogramowaniem dostarczanym przez centrum wydające podpis. Równocześnie z podpisem, Użytkownik może również oznakować dokument własnym bądź systemowym znacznikiem czasu. Po otrzymaniu dokumentu elektronicznego Odbiorca może, w dowolnym momencie, zweryfikować złożony pod nim kwalifikowany podpis elektroniczny, który zawiera imię i nazwisko osoby, która go podpisała oraz informacje o podmiocie wysyłającym dokument. Weryfikacja podpisu może odbywać się za pomocą funkcji systemu bądź przy użyciu programu Adobe Reader. System umożliwia tworzenie podpisów kwalifikowanych oraz kwalifikowanych znaczników czasu przy użyciu certyfikatów wystawionych przez główne polskie centra certyfikacyjne ( Szafir-KIR, Sigillum- PWPW, Certum-UNIZETO). Weryfikacja podpisu przez Odbiorcę w ramach funkcji systemu wymaga utworzenia przez Odbiorcę konta w systemie GreenMail24 poprzez wykonanie procedury rejestracji w systemie. Rejestracja w systemie jest bezpłatna i umożliwia oprócz weryfikacji podpisu korzystanie z funkcji archiwizacji na poziomie systemu. GreenPost udostępnia również funkcję bezpiecznego podpisu elektronicznego z poziomu systemu źródłowego poprzez udostępnienie dedykowanego komponentu do podpisu GreenMail24. Taki sposób wykorzystania podpisu może mieć zastosowanie w przypadku gdy e-dokumenty w postaci plików PDF są generowane przez systemy źródłowe Klienta. Wówczas proces dystrybucji e-dokumentów można w pełni zautomatyzować z poziomu systemu źródłowego bez konieczności późniejszego logowania się do systemugreenmail24 w celu podpisania i wysłania dokumentów. System GreenMail24 przy takim modelu dystrybucji pełni funkcję back office służącą zarządzaniu parametrami, które decydują o sposobie i jakości realizacji usługi dystrybucji. Komponent do podpisy obsługuje zarówno certyfikaty kwalifikowane jak i niekwalifikowane. Wysyłanie / odbieranie dokumentów Użytkownik systemu GreenMail24 po podpisaniu dokumentów może przystąpić do ich wysyłania zaznaczając w systemie dokumenty, które chce wysłać i wykonując akcję Wyślij. Po rozpoczęciu akcji Wyślij Użytkownik musi określić metodę wysyłki oraz termin wysyłki.
Są dwie metody : wysłanie dokumentu jako załącznika w mailu lub jako maila z linkiem do systemu w celu pobrania dokumentu z portalu, przy czym wysyłany dokument PDF może być w obu przypadkach opcjonalnie zaszyfrowany hasłem. Odbiorca dokumentu w związku z tym może odbierać dokumenty w sposób bezpośredni z wiadomości e-mail w postaci załącznika lub w bezpieczniejszy sposób klikając w link do dokumentu w wiadomości e-mail. Odebranie dokumentu będzie wówczas możliwe po wpisaniu kodu dostępu Odbiorcy ustalonego jednorazowo z Wystawcą dokumentów. Dla wygody Odbiorcy system udostępnia opcjonalną wysyłkę zbiorczą, grupując dokumenty wysyłane na ten sam adres email odbiorcy. Dokumenty połączone w ramach wysyłki zbiorczej są dostępne do pobrania przez Odbiorcę w postaci dwóch archiwów zip (PDF i XML) oraz towarzyszącej im, automatycznie generowanej listy zbiorczej w postaci pliku PDF. W zależności od wybranej metody wysyłki zostaną dobrane odpowiednie parametry wysyłki, głównie dotyczące treści maila wysyłanego do Odbiorcy dokumentu. W przypadku wysyłki zaszyfrowanego dokumentu lub w przypadku wysłania w mailu linka do pobrania dokumentu w portalu, system w momencie, kiedy Użytkownik będzie kontaktował się z portalem odnotowywał będzie termin odebrania dokumentu. Pobieranie haseł do dokumentów lub samych dokumentów z systemu odbywa się przy pomocy interfejsu webowego zabezpieczonego protokołem SSL dzięki czemu wymiana informacji jest w pełni bezpieczna i nie ma zagrożenia przechwycenia informacji przez nieuprawnione osoby. System obsługuje również proces odbierania dokumentów na portalu przez przeglądarkę w przypadku kiedy dokumenty wysyłane są w ramach systemu na adres e-mail Odbiorcy, który pod tym adresem zarejestrował się wcześniej w systemie GreenMail24. Dla wysyłanych dokumentów finansowych istnieje alternatywna forma przypisywania ich do konta Odbiorcy wg NIP-u Odbiorcy, co wyklucza sytuację w której Odbiorca dokumentów podając adres e-mail podczas rejestracji konta niezgodny z adresem e-mail na wniosku zgody na e-faktury nie widział by swoich faktur. Odebrane dokumenty przechowywane są w systemie w folderze Odebrane i użytkownik może je przeglądać, zweryfikować podpis w dokumencie jak również zeskładować na dysk swojego lokalnego komputera. Przy pełnej automatyzacji procesu dystrybucji e-dokumentów wysyłka dokumentu/dokumentów może zostać uruchomiona z poziomu systemu źródłowego Klienta po podpisaniu przy pomocy komponentugreenmail24 dokumentu bezpiecznym podpisem elektronicznym w trakcie procesu wystawienia dokumentu, poprzez wywołanie odpowiedniej metody usługi Web Service. Podobny scenariusz pełnej automatyzacji można również uzyskać dzięki wykorzystaniu zamiast komponentu do podpisu moduł oprogramowania HSM.
Archiwizacja dokumentów Wszystkie dokumenty wystawione w systemie źródłowym i przekazane lub wygenerowane na platformiegreenmail24 są automatycznie archiwizowane w repozytorium systemu, w folderze o nazwie Archiwum w podfolderze Dokumenty Wychodzące z możliwością ich wyszukiwania według szerokiego zestawu kryteriów. Dokumenty wysłane przez serwer pocztowy GreenMail24 są dodatkowo widoczne w folderze Wysłane. Z kolei wszystkie odebrane dokumenty będą widoczne w systemie w folderze o nazwie Odebrane, o ile Odbiorca zarejestrował się jako użytkownik systemu GreenMail24. W ramach folderu Odebrane możliwe jest również wyszukiwanie dokumentów według zadanych kryteriów. Dokumenty odebrane są archiwizowane w folderze Archiwum w podfolderze Dokumenty Przychodzące System umożliwia również zeskładowanie zarchiwizowanych dokumentów na lokalnym dysku komputera Nadawcy lub Odbiorcy poprzez ich eksport do pliku typu ZIP. Zeskładowane mogą być zarówno pliki PDF jak i odpowiadające im pliki XML zawierające dane dynamiczne dokumentów. W ramach świadczonych usług e-faktury przechowywane są w Archiwum zgodnie z obowiązującymi przepisami przez okres 7 lat i koszt ich archiwizacji ujęty jest w cenie świadczonych usług doręczania e-faktur. Raportowanie rezultatów dystrybucji dokumentów System umożliwia funkcję eksportu dowolnych zestawień o dokumentach i należnościach za dokumenty, które powstają w formie wyselekcjonowanych list w systemie i są eksportowane w formie raportów do plików PDF i CSV. Na przykład system udostępnia zestawienia zawierające listę dokumentów o określonych wartościach statusu dokumentów, określających wynik dystrybucji dokumentów z punktu widzenia Nadawcy i Odbiorcy takich jak: Wysłane, Doręczone, Niedoręczone, Odebrane i Nieodebrane w podziale na okresy definiowane przez użytkownika. W przypadku potwierdzonego niedoręczenia dokumentu system udostępnia do wglądu w sekcji danych wysyłki dokumentu powód niedoręczenia dokumentu. Kontrola statusów możliwa jest również z poziomu formularzy poszczególnych dokumentów w systemie źródłowym Klienta, w przypadku wersji w pełni automatycznego procesu dystrybucji uruchamianego z poziomu systemu źródłowego Klienta. Niezależnie od tego zestawienia w ramach platformy GreenMail24 funkcjonuje sparametryzowany system powiadomień. W przypadku zidentyfikowania przez system braku odebrania dokumentu po zdefiniowanej w systemie liczbie dni od wysyłki, w skrzynce pocztowej wysyłającego dokumenty pojawi się wiadomość przypominająca o nie odebraniu dokumentu przez Odbiorcę. Po stronie Odbiorcy dokumentu z kolei mogą pojawić w jego skrzynce pocztowej wiadomości informujące o
zbliżającym się terminie płatności lub o przekroczeniu terminu płatności za dokumenty odebrane i zarejestrowane w folderze Odebrane w ramach korzystania z systemu przez Odbiorcę. Oprócz zaprezentowanych powyżej niektórych istotnych etapów procesu związanego z tworzeniem, wysyłką i archiwizowaniem dokumentów elektronicznych istnieje w systemie gros funkcji, zarówno koniecznych jak i ułatwiających zarządzanie parametrami tego procesu. Szczegółowy opis tych funkcji jest dostępny w Podręczniku użytkownika systemu GreenMail24 Odbieranie dokumentów (faktury od dostawców) Odbieranie dokumentów od swoich dostawców i ich archiwizowanie na platformie GreenMail24 jest usługą dostępną dla Klienta w sposób automatyczny, przy czym dostawca dokumentów powinien generować i wysyłać je z platformy GreenMail24 lub wysyłać dokumenty na dedykowany odbiorczy adres e-mailprzypisany do konta Klienta. W ramach świadczonych usług funkcjonalność ta realizowana jest w oparciu o plan działań Klienta związany ze współpracą ze swoimi dostawcami w zakresie wymiany dokumentów. W ramach tej współpracy GreenPost wesprze działania Klienta dotyczące ustalenia zasad wymiany dokumentów ze swoimi dostawcami. Odebrane dokumenty kosztowe, poprzez Web Service systemu GreenMail24, mogą być automatycznie przekazywane z systemu GreenMail24 do systemu DMS SPUMA firmy Altab z obsługą work flow lub do systemu finansowo-księgowego Klienta w celu automatycznej dekretacji/zaksięgowania. Taka możliwość stwarza perspektywę znacznego skrócenia czasu obsługi dokumentów kosztowych w firmie. Integracja z systemem GreenMail24 System GreenMail24 na potrzeby integracji z systemami źródłowymi Klienta udostępnia zabezpieczoną protokołem SSL usługę Web Service, umożliwiającą wywoływanie następujących funkcji bezpośrednio z poziomu systemu źródłowego Klienta: Wygenerowanie lub zaimportowanie jednego lub wielu dokumentów. Wygenerowanie lub zaimportowanie jednego lub wielu dokumentów i ich wysyłkę. Pobranie danych i plików dokumentów wysłanych. Pobranie danych i plików dokumentów odebranych. Pobranie statusów dokumentów wysłanych. Ustawianie hasła dostępu odbiorcy do dokumentów wysłanych. Pobieranie danych z formularzy (zgoda, odwołanie zgody, zmiana danych zgody na e-faktury Pobranie danych dotyczących zaksięgowanych wpłat dotyczących wysłanych dokumentów
Wymagania odnośnie integracji Skorzystanie z usługi Web Service dla celów dystrybucji dokumentów wymaga : Posiadania konta w systemie GreenMail24. Dodania w systemie dedykowanego użytkownika na potrzeby autentykacji systemu źródłowego przez Web Service. Utworzenia szablonu dla każdego typu dokumentu, który będzie generowany w systemie (opcjonalnie można korzystać ze standardowych szablonów dokumentów GreenMail24). Przygotowanie szablonu można wykonać we własnym zakresie lub zlecić GreenPost. Oprogramowania wywołań metod Web Service systemu GreenMail24 w systemie źródłowym Klienta. Oprogramowanie wywołań komponentu do podpisu GreenMail24 w systemie źródłowym Klienta przy założeniu że podpisywanie dokumentów odbywać się będzie na poziomie systemu Klienta