Instrukcja obsługi. eurząd. Profil Interesanta

Transkrypt

1 Instrukcja obsługi eurząd Profil Interesanta

2 2 Instrukcja obsługi eurząd - Profil Interesanta Spis treści 1. INFORMACJE PODSTAWOWE Jak korzystać z instrukcji Podstawowe informacje o systemie eurząd Informacje o Profilu Interesanta eurząd INTERFEJS PROFILU INTERESANTA Panel Interesanta SCENARIUSZE Zakładanie nowego konta Interesanta Logowanie do profilu Interesanta Składanie wniosku Dodawanie załącznika do sprawy Odebranie załączonego pliku do sprawy Zmiana hasła i danych personalnych konta Interesanta Wyświetlanie dokumentów Wyszukiwanie dokumentów Wyświetlanie spraw Wyszukiwanie spraw Wyświetlanie informacji o wniosku Wyświetlanie informacji o Urzędniku Wyświetlanie informacji o Urzędzie Przeglądanie komunikatów SŁOWNIK POJĘĆ... 27

3 3 eurząd 1. INFORMACJE PODSTAWOWE 1.1. Jak korzystać z instrukcji Z instrukcji można efektywnie korzystać na wiele sposobów. Czytanie jej od a do z jest tylko jednym z nich. Ogólne informacje dotyczące poszczególnych zagadnień znajdują się na początku rozdziałów oraz podrozdziałów. Chcąc realizować określone zadanie w systemie nie wiedząc jak to uczynić, należy kierować się szczegółowymi procedurami postępowania opisanymi krok po kroku. Jeżeli natomiast jakiś termin jest niejasny można skorzystać ze Słownika pojęć. W instrukcji: UWAGA! jest wyjaśnieniem dotyczącym opisu Rysunek to opisany zrzut ekranu lub jego fragmentu, opcjonalnie z naniesionymi elementami graficznymi i/lub tekstowymi, które uwypuklają omawiany element Wskazówka oznacza dodatkowe wyjaśnienie dotyczące opisu 1.2. Podstawowe informacje o systemie eurząd System eurząd został zaprojektowany w celu usprawnienia dostępu do informacji przez obywateli poprzez: zastosowanie elektronicznej platformy świadczenia usług elektronicznych, wsparcie elektronicznego podpisywania dokumentów, usprawnienie wymiany dokumentów i informacji na wszystkich poziomach administracyjnych organizacji (Urzędu). Integracja użytkownika z systemem następuje za pomocą przeglądarki internetowej (zalecana Internet Explorer 7 lub wyższa, FireFox, Opera) Informacje o Profilu Interesanta eurząd Profil Interesanta umożliwia składanie wniosków do Urzędu drogą elektroniczną, śledzenie statusu spraw dotyczących złożonych wniosków, odczytywanie korespondencji prowadzonych spraw. Dzieli się na dwie części: Mój segregator część użytkowa, przeznaczona do pracy z dokumentami oraz sprawami, Katalog usług zawiera dostępne wnioski Urzędu.

4 4 Instrukcja obsługi eurząd - Profil Interesanta 2. INTERFEJS PROFILU INTERESANTA Jak już wspomniano powyżej, eurząd dostępny jest dla użytkowników poprzez przeglądarkę internetową. Umożliwiająca zalogowanie do systemu strona startowa wyświetli się po wpisaniu odpowiedniego adresu zdefiniowanego przez Administratora placówki w pasek adresu przeglądarki. Każdy użytkownik musi posiadać indywidualny login ( ) oraz hasło. Rysunek 1 Strona startowa profilu Interesanta eurzędu Strona startowa systemu zawiera następujące elementy: pola adres i hasło, przycisk Zaloguj, umożliwiający wejście do systemu po podaniu adresu oraz hasła, przycisk Zapomniałem hasła, pozwala na przywrócenie zapomnianego hasła, przycisk Załóż konto, umożliwiający utworzenie nowego konta w eurzędzie,

5 5 eurząd pole Szukaj umożliwia wyszukanie dowolnego elementu znajdującego się w serwisie, Komunikaty, pozwala na wyświetlenie listy wszystkich ogłoszeń, informacji wraz z szczegółami udostępnionych przez jednostkę, Wzory dokumentów dokumenty udostępnione Interesantom przez Urząd, Katalog usług jest zbiorem wszystkich usług udostępnionych Interesantowi przez Urząd, Kontakty zawiera podmioty, do których kierowane są usługi/istnieje możliwość składania wniosków Panel Interesanta Rysunek 2 Lista folderów

6 6 Instrukcja obsługi eurząd - Profil Interesanta Okno to zawiera następujące elementy: Strona główna po kliknięciu przenosi do strony głównej aplikacji Interesanta. Dokumenty gromadzi dokumenty, które Interesant przekazał do Urzędu oraz te, które otrzymał z Urzędu. Folder Dokumenty dzieli się na trzy podfoldery przychodzące, wychodzące oraz szkice. W folderze Dokumentów przychodzących gromadzone są wnioski otrzymane drogą elektroniczną z Urzędu. Natomiast folder Dokumenty wychodzące przechowuje wnioski, które zostały przekazane do Urzędu. Folder Szkice jest zbiorem wniosków, które są w przygotowaniu. Sprawy gromadzi aktualnie prowadzone oraz zamknięte sprawy (aktualne/zakończone). Komunikaty opcja umożliwia tworzenie komunikatów dla użytkowników aplikacji eurząd. Katalog usług gromadzi wszystkie dostępne usługi/wnioski. Katalog podmiotów zawiera wszystkie dostępne jednostki, do których możemy kierować wnioski. Książka adresowa zawiera informacje o Urzędnikach. Mój profil szczegółowe informacje o zalogowanym Interesancie.

7 7 eurząd 3. SCENARIUSZE 3.1. Zakładanie nowego konta Interesanta Aby założyć nowe konto: 1) Na stronie startowej eurząd kliknij przycisk Załóż konto. Rysunek 3 Zakładanie konta 2) Wypełnij poniższe informacje, a następnie kliknij Załóż konto.

8 8 Instrukcja obsługi eurząd - Profil Interesanta Rysunek 4 Zakładanie konta informacje Zostanie przesłana informacja na konto z potwierdzeniem założenia Logowanie do profilu Interesanta Aby zalogować się do profilu Interesanta: 1) Na stronie startowej eurząd wpisz swój indywidualny login (adres ) oraz hasło w polach o tych samych nazwach. 2) Zatwierdź, klikając przycisk Zaloguj lub naciskając klawisz <Enter> na klawiaturze.

9 9 eurząd Rysunek 5 Logowanie do profilu Interesanta Wskazówka! Pomiędzy poszczególnymi polami formularzy w systemie możesz przechodzić używając klawisza <Tab> na klawiaturze. Możesz już z niego skorzystać przy uzupełnianiu pól Adres i Hasło. UWAGA!! Jeżeli wpiszesz nieprawidłowy lub hasło spróbuj ponownie je wprowadzić, uważnie wpisując każdy znak. W przypadku dalszego niepowodzenia skontaktuj się z Administratorem Systemu. Po zalogowaniu do systemu, otworzy się strona główna eurząd, na której rozpoczyna się praca z profilem Interesanta. Po ukończeniu pracy nie zapomnij się wylogować. Dzięki temu uzyskasz pewność, że sesja została zakończona i kolejna próba dostępu do Twojego konta będzie wymagała podania adresu i hasła, co wykluczy dostęp osób nieuprawnionych Składanie wniosku Aby złożyć nowy wniosek: 1) Kliknij na ikonę Złóż wniosek.

10 10 Instrukcja obsługi eurząd - Profil Interesanta Rysunek 6 Składanie wniosku Wyświetli się strona z wszystkimi dostępnymi usługami. Wskazówka! Wniosek możemy złożyć również wybierając go z Katalogu usług lub z drzewa Co mogę załatwić. Rysunek 7 Inne możliwości składania wniosku 2) Wybierz wniosek z listy.

11 11 eurząd Rysunek 8 Lista wniosków Wyświetli się strona zawierająca informacje dotyczące usługi, rodzaju potwierdzenia, ewentualnej opłaty, formularza wniosku, załączonych plików (np. instrukcji wypełnienia formularza) oraz powiązanych usług. 3) Kliknij przycisk Wypełnij wniosek.

12 12 Instrukcja obsługi eurząd - Profil Interesanta Rysunek 9 Wzór formularza wniosku Wyświetlą się podmioty, do których możemy skierować wniosek. 4) Wybierz podmiot. Rysunek 10 Wybór podmiotu Wyświetli się okno z polami do wypełnienia. 5) Wypełnij pola i kliknij przycisk Potwierdź.

13 13 eurząd Rysunek 11 Formularz wniosku 6) Kliknij przycisk Wyślij, w celu przekazania wniosku do Urzędu.

14 14 Instrukcja obsługi eurząd - Profil Interesanta Rysunek 12 Wysyłanie wniosku Wskazówka! Nim wyślemy wniosek do Urzędu możemy go edytować w celu wprowadzenia zmian (przycisk Edytuj). Otworzy się okno podpisu. 7) Podpisz wniosek korzystając z podpisu kwalifikowanego.

15 15 eurząd Rysunek 13 Podpisanie wniosku Wniosek został przekazany do Urzędu. Urzędnik na podstawie wniosku tworzy sprawę. UWAGA!! Przekazywany wniosek do Urzędu wymaga potwierdzenia podpisem elektronicznym kwalifikowanym (niektóre wnioski mogą wymagać jedynie profilu zaufanego). Informację o

16 16 Instrukcja obsługi eurząd - Profil Interesanta rodzaju potwierdzenia wniosku, możemy uzyskać wybierając folder Katalog usług, a następnie klikając na wniosek (sekcja Potwierdzenia) Dodawanie załącznika do sprawy Aby dodać załącznik do sprawy: 1) Wybierz folder Sprawy z listy, wyszukaj sprawę, do której chcesz dołączyć plik, kliknij w sprawę, a następnie Dodaj załącznik. Rysunek 14 Dodawanie pliku Wyświetli się okno, w którym dołączamy plik z dysku. 2) Wprowadź nazwę załącznika oraz kliknij Przeglądaj w celu wybrania załącznika z dysku. Kliknij przycisk Potwierdź.

17 17 eurząd Rysunek 15 Załącznik do sprawy Wskazówka! W przypadku błędnego załączenia pliku kliknij w celu usunięcia. 3) Kliknij przycisk Wyślij, aby skierować załącznik do Urzędu. Rysunek 16 Wysyłanie załącznika

18 18 Instrukcja obsługi eurząd - Profil Interesanta Wskazówka! Aby usunąć załączony pliku lub błędny opis, kliknij Edytuj. 4) Podpisz załącznik korzystając z podpisu kwalifikowanego. UWAGA!! Informację o rodzaju potwierdzenia wniosku, możemy uzyskać wybierając folder Katalog usług, a następnie klikając na wniosek (sekcja Potwierdzenia). Wniosek został przekazany do Urzędu Odebranie załączonego pliku do sprawy Aby odebrać załączony przez Urzędnika plik: 1) Na stronie głównej aplikacji eurząd wybierz dołączony dokument. Rysunek 17 Dołączony dokument

19 19 eurząd UWAGA!! Wraz z otrzymanym z Urzędu dokumentem dołączone są urzędowe poświadczenie przedłożenia (UPP) oraz zwrotne potwierdzenie odbioru (ZPO). Urzędnik tworzący wniosek określa, jakiego potwierdzenia wymaga dokument (automatyczne wystawienie UPP lub ZPO, podpis cyfrowy lub profil zaufany). Informację o rodzaju potwierdzenia wniosku, możemy uzyskać wybierając folder Katalog usług, a następnie klikając na wniosek (sekcja Potwierdzenia). 2) Kliknij przycisk Potwierdź odbiór dokumentu. Rysunek 18 Potwierdzenie odbioru dokumentu Wyświetli się okno podpisu dokumentu.

20 20 Instrukcja obsługi eurząd - Profil Interesanta 3) Podpisz dokument. 4) Kliknij przycisk Pobierz plik. Rysunek 19 Pobranie pliku Wyświetli się okno, w którym będzie możliwość pobrania pliku. Wskazówka! Możesz zweryfikować wiarygodność podpisu Urzędnika klikając na przycisk Weryfikuj podpis Zmiana hasła i danych personalnych konta Interesanta Aby zmienić hasło lub dane personalne: 1) Wybierz Mój profil, a następnie wprowadź zmiany.

21 21 eurząd Rysunek 20 Ustawienia konta Zostaną wyświetlone informacje o bieżącym użytkowniku Wyświetlanie dokumentów Aby wyświetlić listę wszystkich dokumentów: 1) Kliknij w folder Dokumenty na liście folderów. Rysunek 21 Lista dokumentów

22 22 Instrukcja obsługi eurząd - Profil Interesanta Wyświetli się lista wszystkich dokumentów. UWAGA!! Analogiczna procedura postępowania dla dokumentów przychodzących oraz wychodzących. Wskazówka! Folder Szkice gromadzi dokumenty, które są w przygotowaniu Wyszukiwanie dokumentów Aby wyszukać dokument: 1) Kliknij w folder Dokumenty, a następnie przejdź do pola wyszukiwania i wprowadź informacje o szukanym dokumencie. Rysunek 22 Wyszukiwanie dokumentów Wyświetli się lista szukanych dokumentów Wyświetlanie spraw Aby wyświetlić listę spraw: 1) Kliknij w folder Sprawy na liście folderów.

23 23 eurząd Rysunek 24 Lista spraw Wyświetli się lista wszystkich spraw. UWAGA!! Analogiczna procedura postępowania dla spraw aktualnych oraz zakończonych Wyszukiwanie spraw Aby wyszukać sprawę: 1) Kliknij w folder Sprawy, a następnie przejdź do pola wyszukiwania i wprowadź informacje o szukanej sprawie. Rysunek 25 Lista wyszukanych spraw Wyświetli się lista szukanych spraw Wyświetlanie informacji o wniosku Aby wyświetlić informacje o wniosku: 1) Wybierz folder Katalog usług z listy, a następnie kliknij na wniosek.

24 24 Instrukcja obsługi eurząd - Profil Interesanta Rysunek 26 Informacje o usłudze Zostaną wyświetlone informacje o wybranej usłudze/wniosku Wyświetlanie informacji o Urzędniku Aby wyświetlić informacje o Urzędniku: 1) Wybierz z listy folder Książka adresowa, a następnie wyszukaj Urzędnika.

25 25 eurząd Rysunek 27 Książka adresowa Zostaną wyświetlone informacje o użytkowniku Wyświetlanie informacji o Urzędzie Aby wyświetlić informacje o Urzędzie: 1) Wybierz z listy folder Katalog podmiotów, a następnie wyszukaj Urząd.

26 26 Instrukcja obsługi eurząd - Profil Interesanta Rysunek 28 Katalog podmiotów Wyświetlą się informacje o wybranym podmiocie Przeglądanie komunikatów Aby wyświetlić komunikaty: 1) Wybierz folder Komunikaty, następnie wybierz komunikat z listy. Rysunek 29 Komunikaty Wyświetli się informacja wybranego komunikatu.

27 27 eurząd 4. SŁOWNIK POJĘĆ eurząd platforma elektroniczna, dzięki której można załatwiać sprawy w urzędzie, przez internet bez konieczności fizycznego kontaktu z urzędem. eurząd składa się zazwyczaj ze zbioru uporządkowanych tematycznie formularzy elektronicznych, odpowiadających formularzom papierowym, które trzeba by ręcznie wypełniać i składać przy załatwianiu określonych spraw oraz elektronicznej skrzynki podawczej. Skrzynka elektroniczna odsyła petentowi formularz opatrzony urzędowym potwierdzeniem odbioru, natomiast druga kopia jest przekazywana do elektronicznego obiegu dokumentów w urzędzie. Po załatwieniu sprawy - urząd przesyła odpowiedź, która przechodzi przez elektroniczną skrzynkę podawczą i trafia do eurzędu. Po zalogowaniu - petent ma możliwość pobrania stosownych dokumentów. Na eurząd składają się następujące elementy: formularze elektroniczne moduł weryfikacji podpisu elektronicznego elektroniczna skrzynka podawcza, moduł elektronicznych urzędowych poświadczeń odbioru system elektronicznego obiegu dokumentów interaktywna strona WWW, pełniąca rolę interfejsu dla petenta. Interesant osoba, która chce załatwić jakąś sprawę w Urzędzie. Login słowo stosowane do określenia identyfikatora używanego w systemach komputerowych. Login jest ciągiem znaków przypisanych użytkownikowi bądź programowi. Podpis cyfrowy matematyczny sposób potwierdzania autentyczności cyfrowego dokumentu. Służy zapewnieniu między innymi następujących funkcji: autentyczności, czyli pewności co do autorstwa dokumentu, niezaprzeczalności nadania informacji, nadawca nie może wyprzeć się wysłania wiadomości, gdyż podpis cyfrowy stanowi dowód jej wysłania (istnieją także inne rodzaje niezaprzeczalności), integralności, czyli pewności, że wiadomość nie została zmodyfikowana po złożeniu podpisu przez autora.

28 28 Instrukcja obsługi eurząd - Profil Interesanta Podpis niekwalifikowany jest podpisem elektronicznym służącym do sygnowania różnych dokumentów mniejszej wagi. Służy on m.in. do zabezpieczania poczty elektronicznej, jak również pozwala na jednoznaczną identyfikację przez odbiorcę, osoby, która wysłała wiadomość. Podpis elektroniczny złożony za pomocą certyfikatu niekwalifikowanego nie jest z mocy prawa równoważny podpisowi własnoręcznemu. Podpis kwalifikowany jest elektronicznym podpisem równoważnym podpisowi własnoręcznemu. Służy do podpisywania dokumentów i umów, które mają moc prawną. Podpis elektroniczny musi być weryfikowany ważnym kwalifikowanym certyfikatem oraz składany przy pomocy bezpiecznego urządzenia do składania podpisu. Profil zaufany użytkownik zakładając profil w systemie eurząd zobowiązany jest do podania swoich danych, które podczas pierwszej wizyty w Urzędzie, z którego usługi chciałby skorzystać zostaną zweryfikowane. Urząd po potwierdzeniu danych użytkownika, nada mu etykietę zaufanego profilu. Dzięki temu profilowi, użytkownik będzie mógł korzystać z niektórych usług w systemie eurząd, bez obowiązku posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. UPP (Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia) to wiadomość elektroniczna stanowiąca dowód dostarczenia pewnego dokumentu elektronicznego do adresata. W sektorze publicznym UPP występuje w dwóch postaciach: jako dokument wystawiany i podpisywany bezpiecznym podpisem elektronicznym przez podmiot publiczny jak adresata, jako dokument wystawiany przez organ administracji publicznej jako nadawcę pisma elektronicznego i przez niego podpisywany bezpiecznym podpisem elektronicznym przez stronę postępowania administracyjnego jako adresata. Urzędnik osoba pracująca lub pełniąca funkcję w administracji publicznej. ZPO (Zwrotne Potwierdzenie Odbioru) to wiadomość, która zapewnia usługę zwrotnego potwierdzenia odbioru dla elektronicznych odpowiedzi urzędowych wysyłanych drogą elektroniczną do Interesanta.