Opis przedmiotu zamówienia 1. Wstęp Załącznik nr 1 a. Główne cele i korzyści związane z wdroŝeniem rozwiązania Stworzenie systemu informatycznego, który przejmie zadania stawiane przed aktualnie uzytkowanym oprogramowaniem firmy Neurosoft z rozszerzeniem jego funkcjonalności oraz poprawieniem czasu działania. Nowe oprogramowanie musi obejmować pełen zakres cyfrowego archiwum umoŝliwiać przechowywanie duŝych ilości danych tekstowych i dokumentów multimedialnych (zeskanowane dokumenty, zdjęcia, materiały wideo i audio w postaci cyfrowej) oraz szybkie operacje wyszukiwania i edycji w przechowywanych zbiorach. Główną zmiana w stosunku do istniejącej bazy jest wprowadzenie Osoby rekordu w bazie danych, do którego będzie moŝna przyporządkować istniejące dokumenty, przechowywane aktualnie w osobnych bazach danych. Dane główne Osoby powstaja na skutek wyboru UŜytkownika spośród wartości proponowanych przez System (bądź wpisanie nowych). Projekt obejmuje równieŝ mechanizm umoŝliwiający eksport danych z Systemu do bazy danych dostępnej przez mechanizm www Muzeum. b. Usługi oferowane przez aplikację Aplikacja Cyfrowego Archiwum KL Auschwitz składać się będzie z trzech modułów: 1. Systemu naukowego 2. Systemu dostępowego (dla gości Muzeum), dostępnego w komputerach/kioskach na terenie Muzeum. Z poziomu praw dostępu będzie moŝliwe kreowanie uprawnień w zaleŝności od rodzaju gościa. Np. kiosk informacyjny dla człowieka zwiedzającego miałby uboŝsze moŝliwości wyszukiwania i przeglądania, natomiast badacz odwiedzający Archiwum powinien mieć szersze moŝliwości. 3. Systemu on-line, pezentowanego na ogólnodostepnych stronach Muzeum. Fizycznie oddzielonego od bazy naukowej i synchronizowany przez uprawnionych UŜytkowników Docelowo system obsługiwać ma 3,5mln dokumentów (aktualnie 1,2mln) oraz ponad 500 tysięcy rekordów o osobach (więzionych bądź deportowanych). Poprzez określenie źródła pochodzenia danego dokumentu (Auschwitz bądź inne obozy) moŝliwym byłoby zawęŝenie opcji wyszukiwania. 1
Wprowadzenie rekordu Osoby pozwoli na przesledzenie drogi więźniów przez struktury obozowe oraz pozwoli wyłapać błędy popełnione przy wypełnaniu dokumentów bądź wynikające ze stanu materiałów archiwalnych. Z poziomu modułu administracyjnego moŝliwe będzie określenie nie tylko praw dostępu do poszczególnych rekordów, lecz takŝe tworzenie struktury nowych dokumentów przy uŝyciu dostępnych, istniejących juŝ słowników bądź teŝ tworzenie nowych rekordów (typów słownikowych oraz prostych rekordów). System będzie umoŝliwiał bardzo wysoki poziom personalizacji od poziomu wglądu do poszczególnych dokumentów aŝ po umoŝliwienie przeglądania/edycji pól. Oprogramowanie pomimo tej cechy charakteryzować się powinną duŝą prostota i intuicyjnością interfejsu uŝytkownika. Oprogramowaniu powinno działać w technologii klient-serwer w trybie tzw. cienkiego klienta działającego w dowolnej przeglądarce internetowej obsługującej technologię flash oraz JavaScript. System będzie posiadał centralne zarządzanie oprogramowaniem, niewielkie wymagania dla urządzeń klienckich, brak konieczności modyfikacji urządzeń klienckich mimo wzrostu wymagań funkcjonalnych aplikacji. System będzie współpracował z oprogramowaniem DB2 ContentManager w zakresie danych multimedialnych (grafika, film, dźwięk) umoŝliwiając podgląd dowolnych materiałów przypisanych do Dokumentu bądź Osoby (z ograniczeniami wynikającymi z praw UŜytkownika i typu bazy). Aplikacja będzie umoŝliwiała tworzenie raportów, na podstawie wyników wyszukiwania, do popularnych formatów dokumentów Word, Excel, pdf, txt, csv. 2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia model biznesowy a. Opis funkcji jakie ma realizować aplikacja I. Logowanie Ekran logowania pojawia sie po uruchomieniu aplikacji badz zbyt długim czasie bezczynności UŜytkownika. UmoŜliwia on wpisanie loginu oraz hasła przypisanego do danego Uzytkownika. Wszystkie zdarzenia (logowanie/wylogowanie z aplikacji) sa rejestrowane w bazie danych i moŝliwe do przeglądania z poziomu Modułu administracyjnego. Na podstawie loginu aplikacja przydziela UŜytkownikowi dostęp do części aplikacji przydzielonej do danego UŜytkownika/grupy UŜytkowników. Prawa dostępu mogą obejmować przeglądanie odpowiednich działów, edycję rekordów, typy wyszukiwania, prawa edycji UŜytkowników. II. Wyszukiwanie rekordów 2
Opcja wyszukiwania rekordów uruchamiana jest odpowiednim przyciskiem/skrótem klawiszowym. Zawartość ekranu wyszukiwania zaleŝy od uprawnień zalogowanego UŜytkownika oraz od wyboru przez niego opcji wyszukiwania prostego bądź zaawansowanego. Okno to umoŝliwia określenie zakresu przeszukiwanych tabel bazy danych oraz pól objętych przeszukiwaniem (wybor ograniczony jest tylko prawami dostepu dla zalogowanego UŜytkownika). Pozwala takŝe na uŝycie arytmetyki boolowskiej (operatory and, or ) oraz definiowanie przedziałów czasowych. W przypadku wyszukiwania po polach tekstowych aplikacja umoŝliwia uŝycie znaków zastępujących dowolny znak (?) oraz ciąg znaków (*). W przypadku wyszukiwania dat, moŝliwym jest uŝycie cyfry 0 określający dowolną wartość. UŜytkownik ma moŝliwość w kaŝdym momencie rozszerzyć ten zakres. Aplikacja umoŝliwia równiez wyszukiwanie po niepełnym formacie daty wprowadzenie znaku? określającego nieznany fragment daty. Program umoŝliwia zapis zapytania (wraz z odpowiednimi komentarzami, określeniem autora i dat) w formie zapytania dostępnego publicznie (dla wszystkich zalogowanych UŜytkowników posiadających minimalne uprawnienia na poziomie właściciela zapytania) bądź prywatnie (dostępne tylko dla autora). Mechanizm wyszukiwania wsparty jest słownikami (np. historycznych nazw geograficznych, słownika imion i itp.) oraz systemem fleksyjnym umoŝliwiającymi eliminację prostych błędów. Aplikacja obsługuje znaki diakrytyczne wystepujące w językach europejskich (bez rosyjskiego). Aplikacja umoŝliwia poprawianie zadanego zapytania, bądź wyszukiwanie w juŝ istniejących wynikach. III. Prezentacja wyników wyszukiwania Prezentacja wyników wyszukiwania realizowana jest poprzez tabelę o pełni konfigurowalnych polach. UŜytkownik decyduje, które informacje są dla niego kluczowe i w opcjach wyświetlania załącza je lub usuwa z ekranu. System prezentuje wszystkie wyniki wyszukiwania. W przypadku duŝej liczby znalezionych rekordów aplikacja proponuje stronicowanie wyników (sortowanych po dowolnym z parametrów). Wyniki wyszukiwania znajdują się w pamięci podręcznej serwera, co umoŝliwia szybkie ich sortowanie po dowolnym parametrze. W przypadku gdy ilosć wyników nie uruchamia mechanizmów stronicowania, sortowania odbywa się lokalnie, na komputerze UŜytkownika. Dwukrotne kliknięcie na tabeli wyników pozwala otworzyć ekran wyniku, na którym prezentowane są wszystkie związane z danym rekordem informacje (w tym relacja dokument - osoba), które umoŝliwiają przechodzenie pomiędzy wynikami. 3
Aplikacja pozwala na eksport danych zarówno w postaci elektronicznej (pliki Excela, dokumenty tekstowe, pliki pdf) oraz w postaci wydruków. KaŜdy eksport i wydruk jest logowany i przypisywany do zalogowanego UŜytkownika w bazie dostępowej. Poszczególne wyniki mogą być dodawane do zestawienia. IV. Zarządzanie zestawieniami KaŜdy z zalogowanych UŜytkowników ma moŝliwość tworzenia zestawień. Czynność ta jest ograniczona jedynie uprawnieniami przypisanymi do danego loginu. Zestawienie obejmuje wyniki wielu wyszukań w bazie Elektronicznego Archiwum. UŜytkownik ma moŝliwość tworzenia, usuwania i edycji istniejących zestawień. W przypadku edycji kaŝdy z istniejących rekordów moŝe zostać usunięty z zestawienia. Dotyczy to takŝe dokumentów dowiązanych do osoby. Usunięcie z zestawienia nie oznacza usinięcia z bazy Archiwum. Zestawienie posiada właściwości zbliŝone do wyników wyszukiwania sortowanie, stronicowanie wyników, dowolna konfiguracja pól wyświetlanych w tabeli zestawienia. Zestawienie przypisane jest to jego autora, istnieje jednak moŝliwość upublicznienia danego pakietu danych z określeniem czy umoŝliwia się dalszą edycję. Zestawienia oraz wyniki wyszukiwania pozwolą na analizę statystyczną określanie przedziałów czasowych, wieku więźniów, pochodzenia, etc. V. Import danych W aplikacji zaszyty jest moduł importu umoŝliwiający aktualizację danych pochodzących z róŝnych źródeł. Parametry importu są w kaŝdym kroku edytowalne (wizualnie) i widoczne na ekranie. Moduł wskazuje miejsca wystąpienia potencjalnych problemów i podpowiada akcję (pominięcie, zastosowanie wyjątków). Import danych umoŝliwia takŝe weryfikacje danych w bazie za pomocą plików źródłowych. VI. Dodawanie i edycja nowych rekordów Dodawanie nowych rekordów jest własnością UŜytkowników/grup UŜytkowników. Bazując na istniejących strukturach (modyfikowanych z poziomu panelu administracyjnego) moŝliwe jest wprowadzanie nowych rekordów związanych z kaŝdym typem dokumentu w Archiwum. W trakcie wpisywania danych, System na bieŝąco szuka potencjalnych powiązań z istniejącymi osobami bądź dokumentami w bazie i proponuje UŜytkownikowi 4
odpowiednią akcje (przypisanie do osoby, stworzenie nowej osoby, edycja danych głównych osoby). Program umoŝliwia uzyskanie podpowiedzi bazujących na danych słownikowych bądź algorytmach analizowania fleksji. UŜytkownik ma moŝliwość zablokowania upubliczenienia wprowadzonych danych. W przypadku zbyt długiego czasu ukrycia danych Administrator otrzymuje monit w panelu administracyjnym. MoŜliwa jest edycja wielu rekordów na raz za pomocą osobnego okna. KaŜda akcja edycji/wprowadzenia jest rejestrowana przez System i przypisywana do zalogowanego UŜytkownika w bazie dostępowej. VII. Edycja plików w Archiwum Dokumentów Uprawnieni UŜytkownicy mają prawo edycji rekordów związanych z dokumentami w postaci elektronicznej (skany/zdjęcia) oraz określają rodzaj plików widocznych podczas podglądu (miniaturki jpg bądź wersje oryginalne tiff). Aplikacja umoŝliwia równieŝ dodawanie materiałów multimedialnych (dźwięk, wideo) oraz innych dowolnych plików (np. pliki Word). VIII. Administracja Moduł administracyjny obejmuje obsługę operacji: - dodawanie nowego/usuwanie istniejącego UŜytkownika - edycję danych UŜytkownika - edycję praw dostępu przypisanych do danego UŜytkownika - tworzenie nowych typów dokumentów (wraz z polami oraz wartościami domyślnymi bądź podłączonymi słownikami podpowiedzi) oraz upublicznianie ich w bazie - monitorowanie prac UŜytkowników (wprowadzone/edytowane rekordy, generowane eksporty, etc.) takŝe za pomoca narzędzi statystycznych b. Wsparcie dla pracy grupowej Aplikacja powinna umoŝliwiać pracę grupową na zestawach dokumentów. Jedynym ograniczeniem podlegać moŝe edycja karty (dokumentu, rekordu). W takiej sytuacji pozostali uŝytkownicy powinni widzieć edytowany dokument tylko w wersji do odczytu. Zapis edytowanego dokumentu odblokowuje go do modyfikacji dla pozostałych uŝytkowników. c. Realizacja portalu zewnętrznego 5
Nie przewidujemy w tej fazie projektu portalu zewnętrznego. Publikacja danych odbywać się będzie na istniejącej stronie internetowej Muzeum. Baza na stronie internetowej ma być fizycznie oddzielona od bazy naukowej i synchronizowana przez uprawnionych UŜytkowników d. Opis migracji danych z istniejącego systemu Zadanie musi równieŝ obejmować przeniesienie danych z istniejącej bazy w formacie MS SQL do nowej aplikacji (dane, skany, relacje między rekordami, relacje między rekordami i skanami). Dane zapisane są w bazie w postaci XML. Baza MS SQL działa na platformie Intel w oparciu o MS Windows. Dostawcą dotychczasowej aplikacji jest firma Neurosoft (obecnie Infogenia) z Krakowa. e. Sprzęt i oprogramowania do wykorzystania Nowe oprogramowanie musi działać z wykorzystaniem następującego sprzętu i oprogramowania: Serwery IBM POWER 6 Systems p550 i IBM POWER 6 Systems p520 z systemem AIX Podsystem dyskowy IBM System Storage DS4700 Biblioteka taśmowa LTO3 TS3200 Tivoli Storage Manager Power VM DB2 Content Manager 3. Harmonogram wdroŝenia Całość wdroŝenia musi zakończyć się przed 27.12.2010. 4. Szkolenia uŝytkowników - dla administratorów systemu 3 osoby 1 dzień - dla uŝytkowników wprowadzających/edytujących dane 4 trenerów 1 dzień 6