SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiot zamówienia: Usługa kompleksowej organizacji stoiska oraz trzech ekspozycji dot. Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego w Brukseli w Miasteczku Polskim podczas OPEN DAYS w dniach 9-12 października 2011. 2. Miejsce: Usługi będą realizowane na terenie Parku Pięćdziesięciolecia w Brukseli (Parc du Cinquantenaire, Plaine du Chien Vert, Bruksela) [Uwaga: Zamawiający dopuszcza zmianę miejsca (w obrębie miasta Bruksela) w przypadku zmiany miejsca przez Organizatora Miasteczka Polskiego Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. W takim przypadku nowe miejsce będzie uzgadniane z Wykonawcą niezwłocznie po przekazaniu informacji przez Organizatora.] 3. Terminy: Impreza: 9-12 października 2011 r. Realizacja całości zamówienia : od dnia podpisania umowy do dnia 14 października 2011 r. Data wystawienia faktury: nie później niŝ 30 październik 2011 r. [Uwaga: Zamawiający dopuszcza zmianę terminu realizacji umowy w przypadku zmiany terminu przez Organizatora Miasteczka Polskiego Ministerstwo Rozwoju Regionalnego. W takim przypadku nowy termin będzie uzgadniany z Wykonawcą niezwłocznie po przekazaniu informacji przez Organizatora.] 4. Wynajem obiektu: 1) Zamawiający zawarł umowę z Ministerstwem Rozwoju Regionalnego (Organizatorem) na wynajem powierzchni wystawienniczej i pokrył koszt wynajmu miejsca w Miasteczku Polskim : a) stoiska 9 m²; b) ekspozycji w kopule Innowacje 16 m²; c) ekspozycji w kopule Eko-polska 16 m²; d) ekspozycji w kopule Kuchnia polska do 5 m 2. 2) Okres Najmu wynosi 5 dni, tj. od 8 do 12 października 2011 roku, z czego: a) dni od 8 października 2011 roku (od godz. 18.00) do 9 października 2011 roku (do godz. 11.00) przeznaczone są na montaŝ stoiska oraz ekspozycji lub wykonanie przez Wykonawcę innych czynności przygotowawczych; b) dni od 9 października 2011 roku (od godz. 12.30) do 12 października 2011 roku (do godz. 17.00) przeznaczone są na Imprezę; c) dzień 12 października 2011 (po godz. 18.00), bezpośrednio po zakończeniu imprezy, przeznaczony jest na demontaŝ oraz posprzątanie stoiska i ekspozycji przez Wykonawcę. 5. Wykonawca zapewni zespół osób do realizacji zamówienia, tj.: Kierownika Projektu/Koordynatora; 1 osobę ds. kreacji; Tłumacza z języka polskiego na angielski (tłumaczenie tekstów w projektach graficznych opracowywanych przez Wykonawcę); Minimum 1 osobę do obsługi technicznej sprzętu; Strona 1 z 5
3 osoby do załadunku i rozładunku; Inne osoby niezbędne do realizacji zamówienia; Wszystkie osoby biorące udział w realizacji zamówienia muszą posiadać wiedzę, doświadczenie oraz uprawnienia do wykonywania określonych czynności. 6. Usługa będzie obejmować: 1) Zaprojektowanie i wykonanie (po akceptacji Zamawiającego) w Parku Pięćdziesięciolecia w Brukseli: a) stoiska wystawienniczego o powierzchni 9 m 2, ograniczonego z trzech stron ściankami, na którym powinny się znaleźć: co najmniej 1 monitor dotykowy min. 21-calowy do ustawienia na ladzie (zapewnia co najmniej 2 laptopy oraz łącza dla wszystkich urządzeń elektronicznych wykorzystywanych na stoisku, tak by umoŝliwiały wyświetlanie na monitorze plazmowym filmów promocyjnych i prezentacji multimedialnych oraz podłączeń internetowych na monitorze dotykowym (pełna kompatybilność urządzeń oraz programów) (zapewnia stolik, trzy krzesła, zamykana szafka na materiały, stojak na publikacje, ladę ekspozycyjną, 2 stołki barowe, ekran plazmowy 42-calowy, stojak do 2 m wysokości (zapewnia Organizator MRR); dostęp bezprzewodowy do Internetu poprzez łącze symetryczne min. 2 Mbit/s (zapewnia Organizator MRR); aranŝacja stoiska: opracowanie projektów graficznych plansz w oparciu o zdjęcia dostarczone przez Zamawiającego, które zostaną przez Wykonawcę dopracowane graficznie, dostosowane do wydruku i zamontowane na ściance stoiska w formie wydruku na szkle lub innym materiale zastosowanym przez Wykonawcę (nie moŝe być w formie wydruku papierowego). Plansze mają być podświetlone od wewnątrz (zapewnia Wykonawca) informacja o finansowaniu stoiska (wkomponowana w aranŝację): Stoisko współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013 oraz ze środków budŝetu województwa mazowieckiego", hasło dla rozwoju Mazowsza oraz logotyp Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego. b) ekspozycji otwartej o powierzchni 16 m 2 w kopule Innowacje (stoisko/ekspozycja bez ścian z dostępem dla zwiedzających z kaŝdej strony), na której powinny się zaleźć: szklane eksponaty: wolnostojący ekran o wymiarach 2,6 wys. x 0,8 m szer., stojak, fotel, kanapa, stolik, rzeźba (zapewnia Zamawiający); folia projekcyjna minimum 1 m 2 w celu zainstalowania na ekranie szklanym (zapewnia co najmniej rzutnik i co najmniej 1 laptop oraz łączy dla wszystkich urządzeń elektronicznych wykorzystywanych na stoisku umoŝliwiających wyświetlanie na folii filmu promocyjnego i prezentacji multimedialnych (pełna kompatybilność urządzeń oraz programów) (zapewnia podświetlenie szklanych eksponatów (zapewni Wykonawca). c) ekspozycji otwartej o powierzchni 16 m 2 w kopule Eko-Polska (stoisko/ekspozycja bez ścian z dostępem dla zwiedzających z kaŝdej strony), na której powinny się zaleźć: model przestrzenny (makieta) Term Mszczonowskich (zapewnia Zamawiający); co najmniej 1 ekran mgłowy wraz z wyposaŝeniem niezbędnym do działania urządzenia (zapewnia co najmniej 1 rzutnik i co najmniej 1 laptop oraz łącza dla wszystkich urządzeń elektronicznych wykorzystywanych na ekspozycji umoŝliwiających wyświetlanie na ekranie Strona 2 z 5
filmu promocyjnego i prezentacji multimedialnych (pełna kompatybilność urządzeń oraz programów) (zapewnia co najmniej 1 infokiosk z monitorem dotykowym, umoŝliwiający dostęp do stron projektów zrealizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego wskazanych przez Zamawiającego (minimum 2 adresy projektów prezentowanych na ekspozycjach, np: www.weekendztermami.eu, na których oprócz informacji zamieszczone są animacje i filmy). Programy zainstalowane w infokiosku muszą gwarantować moŝliwość wyświetlania filmów zarówno tych umieszczonych na stronach, jak i dodatkowych filmów promocyjnych dostarczonych przez Zamawiającego (zapewnia dostęp bezprzewodowy do Internetu poprzez łącze symetryczne min. 2 Mbit/s (zapewnia Organizator MRR). d) ekspozycji otwartej o powierzchni o maksymalnej powierzchni 5 m 2 w kopule Kuchnia polska (stoisko/ekspozycja bez ścian z dostępem dla zwiedzających z kaŝdej strony), na której powinny się zaleźć: aranŝacja stołu regionalnego (stół i regionalne produkty spoŝywcze zapewnia Organizator MRR, wykonanie aranŝacji zapewnia Wykonawca) tradycyjne elementy wystroju stołu oraz kopie dawnych sprzętów uŝytku codziennego (zapewnia Zamawiający); tabliczka z informacjami o dobrych praktykach, których dotyczy ekspozycja, informacji o finansowaniu ekspozycji: Ekspozycja współfinansowana przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego 2007-2013 oraz ze środków budŝetu województwa mazowieckiego", hasłem dla rozwoju Mazowsza oraz logotypem Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego (zapewnia Wykonawca). Informacje dodatkowe: - Zamawiający w dniu podpisania umowy przekaŝe dane teleadresowe osoby koordynującej ze strony Organizatora w celu ustalenia wszystkich niezbędnych danych technicznych dotyczących stoisk/ekspozycji oraz całej koncepcji organizacji imprezy. - Materiały zastosowane do wykonania stoisk mają sprawiać wraŝenie lekkości i mają podkreślać przestronność i funkcjonalność stoisk, mają być odporne na zabrudzenia. - Oznakowanie stoisk musi być spójne z Systemem Identyfikacji Wizualnej RPO WM. Logotypy w wersji anglojęzycznej wg podanego wzoru: lub w wersji czarnobiałej: (Uwaga: Szczegółowe wytyczne oraz niezbędne pliki zostaną przekazane przez Zamawiającego po podpisaniu umowy.) - AranŜacja z wydrukami wielkoformatowymi po demontaŝu przechodzi na własność Zamawiającego w celu dalszego wykorzystania. 2) Transport: a) transport materiałów informacyjno-promocyjnych: Strona 3 z 5
Wykonawca zapewni transport materiałów informacyjno-promocyjnych Zamawiającego (obiór z siedziby Zamawiającego 03-301 Warszawa, ul. Jagiellońska 74) do Biura Przedstawicielskiego Województwa Mazowieckiego (199 Rue Victor Hugo, 1030 Bruksela, Belgia), a następnie do codziennego dowoŝenia ich z Biura do Parku Pięćdziesięciolecia (Bruksela), w celu uzupełnienia materiałów na stoisku i ekspozycjach. Przewidywana waga: publikacje (ok. 5 500 kg) materiały promocyjne (ok. 1 000 kg). Uwaga: Materiały informacyjno-promocyjne, które będą wypakowywane w Biurze Przedstawicielstwa, mogą być przenoszone wyłącznie w paczkach. Na miejscu, tj. w miejscu rozładunku nie ma moŝliwości wjazdu po schodkach do piwnicy, w której znajduje się magazyn, oraz nie ma wózków do przewoŝenia palet. Niewykorzystane materiały informacyjne, które zostaną w magazynie Biura Przedstawicielstwa po zakończeniu Miasteczka polskiego pozostaną w Brukseli. b) transport wypoŝyczonych eksponatów: Wykonawca zapewni transport eksponatów do Parku Pięćdziesięciolecia w Brukseli, w miejsce, które wyznaczy Organizator, a następnie odwiezie je po demontaŝu ekspozycji pod adresy, z których były wypoŝyczone. Przewidywana waga eksponatów: szklane meble i rzeźby (ok. 1 200 kg odbiór z Ostrołęki, ul. Przemysłowa 1, 07-410,); model term (ok. 100 kg odbiór z Mszczonowa, ul. Warszawska 52, 96-320) tradycyjne elementy wystroju stołu oraz kopie dawnych sprzętów uŝytku codziennego (ok. 300 kg odbiór z siedziby Zamawiającego 03-301 Warszawa, ul. Jagiellońska 74). c) transport pozostałych elementów niezbędnych do budowy stoiska i ekspozycji: Wykonawca jest zobowiązany do dostarczenia i zamontowania stoiska i ekspozycji zgodnie z zaakceptowanym przez Zamawiającego projektem w Parku Pięćdziesięciolecia w Brukseli (w miejscu wyznaczonym przez Organizatora). Informacje dodatkowe: - Po podpisaniu umowy miedzy Zamawiającym i Wykonawcą, strony ustalą wspólnie termin odbioru materiałów informacyjno-promocyjnych i eksponatów, do transportu których zobowiązany jest Wykonawca. Wykonawca zapewnia oprócz transportu trzech pracowników do rozładunku materiałów informacyjno-promocyjnych w siedzibie Biura Przedstawicielstwa. - Pakowanie wszystkich transportowanych materiałów musi być wykonane przez Wykonawcę w taki sposób, aby maksymalnie zabezpieczyć je przed ewentualnym zniszczeniem. Pakowanie musi być adekwatne do transportowanego materiału oraz uŝytego środka transportu, np. osobne opakowania, wypełniacze itp. - Dopuszczalna róŝnica w wadze materiałów przeznaczonych do transportu wynosi +/- 10%. - Do obowiązków Wykonawcy naleŝy ubezpieczenie transportu oraz ubezpieczenie montaŝu i demontaŝu materiałów wskazanych w podpunkcie b. Ubezpieczenie musi obejmować transport ze wszystkich miejsc odbioru materiałów do Brukseli i z powrotem. Rodzaj ubezpieczenia musi być dostosowany do specyfiki technicznej i materiałowej przewoŝonych materiałów. Szacunkowa wartość transportowanych materiałów (w tym m.in. meble i rzeźby szklane, kopie dawnych sprzętów uŝytku codziennego) wynosi 40 000,00 zł. - Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność w przypadku wszelkich szkód powstałych w czasie transportu oraz montaŝu i demontaŝu wszystkich materiałów wskazanych w podpunktach a, b i c. - Zamawiający dopuszcza moŝliwość wynajęcia przez Wykonawcę sprzętu multimedialnego oraz innych elementów niezbędnych do budowy i wyposaŝenia stoiska i ekspozycji na terenie miasta/kraju, w którym odbywa się Miasteczko polskie. 3) Utrzymanie i obsługa techniczna stoiska i ekspozycji: W ramach tego etapu Wykonawca zobowiązany jest do: utrzymania i obsługi technicznej stoiska i ekspozycji, obejmującej w szczególności zapewnienie sprawności wszystkich urządzeń znajdujących się na wyposaŝeniu, zapewnienie Strona 4 z 5
kompletności elementów wyposaŝenia, niezwłoczne usuwanie wszelkich wad i usterek. Koszty noclegów, wyŝywienia i transportu obsługi technicznej leŝy po stronie Wykonawcy; uzupełniania na bieŝąco materiałów informacyjno-promocyjnych; bieŝącego utrzymania czystości i estetyki Ekspozycji. Wykonawca swoje czynności w ramach obsługi technicznej będzie realizował w sposób nie kolidujący z funkcjonowaniem Ekspozycji. Wykonawca ubezpieczy stoisko i ekspozycje od odpowiedzialności cywilnej od wszelkich szkód wyrządzonych osobom trzecim, w tym organizatorom Miasteczka Polskiego w Brukseli. Wykonawca nie moŝe wykorzystać stoiska oraz ekspozycji, ani jego elementów do promowania czegokolwiek lub kogokolwiek bez uzyskania zgody Zamawiającego. Informacje dodatkowe: Wstępny harmonogram imprezy przedstawiony przez Organizatora (moŝe ulec zmianom): Niedziela (9.10.2011) 12:00 19:00 Poniedziałek (10.10.2011) 11:00 20:00 Wtorek (11.10.2011) 10:00 18:00 Środa (12.10.2011) 10:00 17:00 Strona 5 z 5