ZAPYTANIE OFERTOWE dotyczące ORGANIZACJI UDZIAŁU FIRMY W TARGACH NT EXPO 2013 odbywających się w Sao Paulo w Brazylii w dn r.

Transkrypt

1 ` Kańczuga, dnia Nr ref.: 392 Nazwa firmy: AXTONE sp. z o.o. Ulica: Zielona 2, Miejscowość: Kańczuga Kod: Adres dudek.k@axtone.eu Osoba kontaktowa: Katarzyna Dudek Telefon osoby kontaktowej: ZAPYTANIE OFERTOWE dotyczące ORGANIZACJI UDZIAŁU FIRMY W TARGACH NT EXPO 2013 odbywających się w Sao Paulo w Brazylii w dn r. Zwracamy się z prośbą o przedstawienie oferty na realizację kompleksowej organizacji udziału firmy, zwaną dalej Zamawiającym, w targach branży kolejowej NT EXPO 2013 odbywających się w Sao Paulo w Brazylii w dn r. 1. WYMOGI WOBEC OFERENTÓW Zamawiający oczekuje, że Oferent dysponuje odpowiednim potencjałem, doświadczeniem i kompetencjami umożliwiającymi zrealizowanie niniejszego zamówienia z jak najwyższą starannością oraz efektywnością. 2. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA OFERTOWEGO Przedmiotem zapytania jest kompleksowa obsługa w zakresie wynajmu powierzchni wystawienniczej wewnątrz pawilonu wystawienniczego, przygotowanie, zabudowa i demontaż stoiska targowego, obsługa AXTONE sp. z o.o. ul. Zielona 2, Kańczuga, tel.: , fax: info@axtone.eu Sąd Rejonowy w Rzeszowie XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego Nr KRS: , Kapitał zakładowy: PLN, NIP: , REGON:

2 organizacyjno-techniczna stoiska, organizacji transportu i pobytu delegacji firmy Zamawiającego oraz organizacja wybranych działań promocyjnych związanych z jego udziałem jako wystawcy w targach NT EXPO SPECYFIKACJA PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA W ramach niniejszego zapytania, oczekuje się, iż oferenci uwzględnią w ofercie następujące elementy: 1. Zapewnienie powierzchni wystawienniczej 18 m 2 wewnątrz pawilonu wystawienniczego, wraz z podłączeniem do mediów (prąd 25 kw). 2. Opracowanie projektu oraz wynajem wykonanej zgodnie z tymże projektem, kompleksowej zabudowy targowej o charakterze niesystemowym wraz z instalacją elektryczną. Stoisko musi spełniać min. następujące wymogi w zakresie technicznym oraz wyposażenia: powierzchnia zabudowy 18 m 2, typ zabudowy: niestandardowa, nadruki z grafikami na ścianach stoiska, 3 okrągłe stoliki i 4 krzesła (hokery) przy każdym (łącznie 12 hokerów), stojak na katalogi/ ulotki, oświetlenie, podświetlenie LED 3 grafik na ścianach; wynajem telewizora plazmowego, przystosowanego do zawieszenia na ścianie, z możliwością odtwarzania filmu z urządzenia USB; 2 wzmocnione podesty na ekspozycję produktów; oznakowanie stoiska z wykorzystaniem: a. logotypów firmowych oraz umieszczenie informacji o finansowaniu stoiska z projektu unijnego "Projekt współfinansowany przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, b. emblematu Unii Europejskiej, spełniającego normy graficzne określone w załączniku I do rozporządzenia 1828/2006, oraz odniesienie do Unii Europejskiej, c. hasła określonego, podkreślającego wartość dodaną pomocy Wspólnoty, Fundusze Europejskie dla rozwoju innowacyjnej gospodarki lub Dotacje na innowacje, najlepiej z wyrażeniem Inwestujemy w waszą przyszłość, d. elementów oznakowania stoisk wynikających z systemu identyfikacji Marki Polskiej Gospodarki. 2

3 3. Zapewnienie obsługi organizacyjno-technicznej stoiska, codziennego sprzątania oraz ochrony. 4. Zapewnienie 2 biletów lotniczych oraz transferów lokalnych dla 2 osób, przy założeniu następujących terminów lotów: wylot z Polski (Warszawa) wylot z Brazylii (Sao Paulo) Zapewnienie noclegów wraz ze śniadaniem w hotelu o standardzie minimum 4 gwiazdkowym dla 2 osób w następującej liczbie i terminie noclegów: 5 noclegów w terminie Zapewnienie usługi tłumaczenia, przez co zamawiający rozumie zapewnienie dyspozycji na czas trwania targów NT EXPO 2013, tłumacza posługującego się językiem polskim oraz portugalskim, posiadającego min. 5-letnie doświadczenie w tłumaczeniu rozmów biznesowych w Brazylii w systemie symultanicznym lub konsekutywnym. 7. Zapewnienie ubezpieczenia OC stoiska na kwotę min. 50 tys. PLN. 8. Zapewnienie wpisu dotyczącego firmy; 9. Wykonanie następujących produkcji reklamowych: - druk 3 rodzajów broszur reklamowych (broszury 6 stron A4); - pendrive y 3D w kształcie produktu 100 szt. - spinki do mankietów 30 szt. - opakowania na spinki i USB 130 szt. - miniaturowe wagoniki 100 szt. - torebki papierowe 100 szt. - ołówki 100 szt. 10. Zapewnienie transportu i spedycji produktów ekspozycyjnych oraz materiałów i publikacji reklamowych firmy. Usługa musi obejmować koszty transportu, ubezpieczenia oraz wszelkie, wymagane prawem opłaty związane z odprawą celną. Szacowana waga i wielkość przesyłki to 2 skrzynie 120 x 80 cm, 250 kg i 100 kg. 11. Zredagowanie, przetłumaczenie i opracowanie graficzne następujących narzędzi promocji, do wykorzystania podczas targów NT EXPO 2013 odbywających się w Sao Paulo w Brazylii: tłumaczenie na j. portugalski 3 rodzajów broszur reklamowych (broszury 6 stron A4); 4. KRYTERIA WYBORU OFERT 1. Oferty zostaną ocenione przez Zamawiającego w oparciu o następujące kryteria i ich znaczenie: Nazwa kryterium Znaczenie (%) Maksymalna liczba punktów możliwych do uzyskania w 3

4 danym kryterium 1. Cena 70% Doświadczenie 30% Opis kryterium 1. Cena, którym będzie się kierował składający zapytanie przy wyborze oferty: Kryterium zostanie ocenione w skali punktowej do 70 punktów, w taki sposób, że oferta najtańsza uzyska 70 punktów, a pozostałe oferty otrzymają proporcjonalnie mniej punktów, wg wzoru: cena najniższa liczba punktów = x 70 pkt cena badanej oferty Punkty zostaną zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku. 3. Opis kryterium 2. Doświadczenie, którym będzie się kierował składający zapytanie przy wyborze oferty: Składający zapytanie dokona oceny kryterium 2. Doświadczenie na podstawie załączonego do oferty oświadczenia, z którego powinno wynikać, ile w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, Oferent wykonał zabudów targowych wraz z wykonaniem projektu, na targach i imprezach wystawienniczych odbywających się na terenie Brazylii. Na potwierdzenie spełniania warunków oceny, Oferent zobowiązany jest przedłożyć referencje potwierdzające wykonanie każdego z wymienionych w oświadczeniu stoisk targowych, z których wynikać będzie co najmniej to, że usługi zostały wykonane zgodnie z umową zawartą z zamawiającym, tj. w odpowiedniej jakości oraz terminie. Kryterium zostanie ocenione w skali punktowej do 30 punktów, w taki sposób, że oferta prezentująca udokumentowane doświadczenie w zakresie zabudowy największej liczby stoisk uzyska 30 punktów, a pozostałe oferty otrzymają proporcjonalnie mniej punktów, wg wzoru: badana liczba zabudów liczba punktów = x 30 pkt największa liczba zabudów Punkty zostaną zaokrąglone do dwóch miejsc po przecinku. 4. W razie uzyskania przez dwie lub więcej firmy takiej samej ilości punktów, zamawiający przeprowadzi dodatkową rozmowę kwalifikacyjną w celu wyłonienia zwycięzcy. Firma zastrzega 4

5 prawo do anulowania lub zmiany zapytania ofertowego bez podania przyczyny zgodnie z art Kodeksu Cywilnego. 5. TRYB SKŁADANIA OFERT: Oferta powinna zostać przesłana za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres mailowy: dudek.k@axtone.eu lub przesłana za pośrednictwem poczty na adres siedziby firmy AXTONE sp. z o.o. ul. Zielona 2, Kańczuga, do dnia Oferta musi zawierać: 1. Nazwę i adres oferenta. 2. Datę sporządzenia oferty. 3. Spis elementów wymienionych w pkt.3, p.pkt.1-11 niniejszego zapytania, wraz z wskazaniem cen netto oraz brutto poszczególnych pozycji oraz podsumowaniem wartości łącznej oferty. 4. Oświadczenie wynikające z pkt. 4, p.pkt. 3 niniejszego zapytania. 5. Warunki i termin płatności. 6. Podpisy Oferenta na ofercie oraz załącznikach, wraz z pieczątką firmową oraz imienną osoby upoważnionej do składania oferty w imieniu Oferenta zgodnie z wpisem do właściwego rejestru lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej; lub przez osobę umocowaną do podpisania oferty. Pełnomocnictwo powinno być w takim przypadku dołączone do oferty o ile nie wynika z innych załączonych dokumentów. Termin związania z ofertą: Oferta powinna zawierać czternastodniowy termin związania ofertą. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się w dniu upływu terminu składania ofert. W uzasadnionych przypadkach, na co najmniej 7 dni przed upływem terminu związania ofertą Zamawiający może zwrócić się do Oferentów o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu związania ofertą na oznaczony czas, nie dłuższy jednak niż 14 dni. Opis sposobu przygotowania oferty: 1. Podane przez Oferenta w formularzu ofertowym wynagrodzenie obejmuje wszystkie koszty związane z wykonaniem przedmiotu umowy w tym ryzyko Oferenta z tytułu oszacowania wszelkich kosztów związanych z realizacją przedmiotu umowy, a także oddziaływania innych czynników mających lub mogących mieć wpływ na koszty. 5

6 2. Cenę oferty należy określać z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Cenę oferty zaokrągla się do pełnych groszy, przy czym końcówki poniżej 0,5 gr pomija się, a końcówki 0,5 grosza i wyższe zaokrągla się do 1 grosza. 3. Podana cena, po przyjęciu oferty przez składającego zapytanie, będzie obowiązująca w czasie trwania umowy. Cenę należy podać w PLN. 4. Oferent może złożyć tylko jedną ofertę. 6