Egzemplarz Nr 2 K-PS.1./431-6-7/2011 [DK] PROTOKÓŁ KONTROLI KOMPLEKSOWEJ przeprowadzonej w dniach 7-8 marca 2011 r. w Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Grzmiącej Jednostka kontrolowana: Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Grzmiącej Adres: 78-450 Grzmiąca, ul. 1 Maja 7 Numer Identyfikacyjny Jednostki: 003801500 Numer Identyfikacji Podatkowej: 673-14-60-937 Podmiot prowadzący: Wójt Gminy Grzmiąca Kontrolę przeprowadzili: - starszy inspektor wojewódzki Wydziału Polityki Społecznej Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Delegatura w Koszalinie, - starszy inspektor wojewódzki Wydziału Polityki Społecznej Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Delegatura w Koszalinie, - starszy inspektor Wydziału Polityki Społecznej Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Delegatura w Koszalinie na podstawie upowaŝnienia Wojewody Zachodniopomorskiego Nr 21/2011 z dnia 23 lutego 2011 r. Akta kontroli str. 1 Kontrolą objęto zagadnienia dotyczące sposobu realizacji zadań określonych w ustawie o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz. 1362 z późn. zm.) realizowanych przez gminę w okresie od dnia 01 stycznia 2010 r. do dnia kontroli. Kontrolą objęto następujące zagadnienia: - sposób rejestrowania i przechowywania dokumentacji dotyczącej świadczeń z pomocy społecznej,
- zbadanie prawidłowości wykorzystania dotacji celowych przekazanych gminie, - prawidłowość kwalifikowania do poszczególnych rodzajów świadczeń, - sposób przygotowania dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń (tryb postępowania w sprawach), - terminowość wydawania decyzji administracyjnych i wypłaty świadczeń, - realizacja innych zadań gminy wynikających z ustawy o pomocy społecznej, - ilość wniosków wniesionych ustnie (wymóg sporządzenia przez przyjmującego zgłoszenie protokołu), - zgodność zatrudnienia kierownika i pracowników ośrodka pomocy społecznej z wymaganymi kwalifikacjami określonymi w ustawie o pomocy społecznej. Kierownikiem Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Grzmiącej jest od 1 maja 1990 r. Pani Krystyna Adamczewska. Od 1.09.2010 r. obowiązki Kierownika pełni Pan Andrzej Olencki zatrudniony na umowę o pracę na zastępstwo do czasu ustania przyczyna zastępstwa. Nadzór nad kontrolowaną jednostką sprawuje Wójt Gminy Grzmiąca. Kontrolę przeprowadzono w obecności p.o. Kierownika Ośrodka. I. USTALENIA OGÓLNE Gmina Grzmiąca liczy 5 327 mieszkańców. Stopa bezrobocia (stosunek liczby osób bezrobotnych do liczby ludności aktywnej ekonomicznie) w powiecie szczecineckim wynosi ok. 25,5%, a wskaźnik bezrobocia rejestrowanego (procentowy udział bezrobotnych w liczbie ludności w wieku produkcyjnym) w Gminie Grzmiąca stanowi 21,3%. Kadra Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Grzmiącej W Ośrodku zatrudnionych jest łącznie 12 osób, w tym 2 osoby do realizacji świadczeń rodzinnych i świadczeń z funduszu alimentacyjnego oraz 3 pracowników socjalnych. Wymagania kwalifikacyjne pracowników socjalnych określa art. 116 ust. 1 oraz art. 156 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175 poz. 1362 z późn. zm.). Kierownik, p. o. Kierownika oraz pracownicy Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Grzmiącej posiadają odpowiednie, wymagane przepisami cyt. ustawy, kwalifikacje. Akta kontroli str. 7-8 2
Funkcjonowanie GOPS w Grzmiącej Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Grzmiącej, p.o. Kierownika oraz wybrani pracownicy posiadają szereg upowaŝnień (dołączone do akt kontroli) do prowadzenia spraw i wydawania decyzji administracyjnych. Akta kontroli str. 9-23 Statut Ośrodka stanowi Załącznik do Uchwały Nr XLII/275/2010 Rady Gminy w Grzmiącej z dnia 28 października 2010 r. Ostatnich zmian dokonano Uchwałą Nr XXXII/275/2009 Rady Gminy w Grzmiącej z dnia 29 września 2009 r. Akta kontroli str. 24-28 Regulamin Organizacyjny Ośrodka wprowadzono Zarządzeniem Kierownika Ośrodka Nr 6/2009 z dnia 16 czerwca 2009 r. Akta kontroli str. 29-37 Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Grzmiącej mieści się na parterze dwukondygnacyjnego budynku Urzędu Gminy w Grzmiącej przy ul. 1 Maja 7. Nieodpłatnie zajmuje 9 pomieszczeń biurowych oraz magazyn. GOPS w Grzmiącej wyposaŝony jest w odpowiedni sprzęt biurowy i komputerowy (8 komputerów, 2 laptopy, 10 drukarek, 2 kserokopiarki). Ośrodek pracuje z zastosowaniem sieciowego systemu informatycznego Opieka firmy ZETO Koszalin oraz korzysta z programów: Świadczenia rodzinne, Fundusz alimentacyjny tego samego autora. Konserwacją systemu oraz wprowadzaniem zmian programowych zajmuje się ZETO Koszalin w ramach umowy serwisowej. Ponadto obsługę informatyczną świadczy informatyk zatrudniony w Urzędzie Gminy w Grzmiącej. Przyznane świadczenia wypłacane są w Kasie Banku Spółdzielczego w Białogardzie O/Grzmiąca. Sporadycznie wysyłane są przekazem pocztowym (głównie dla osób niepełnosprawnych). Świadczenia rodzinne przelewane są na konta bankowe klientów. Ośrodek nie dysponuje samochodem słuŝbowym. Zawarł umowę z firmą transportową w celu zapewnienia pracownikom socjalnym dojazdu do oddalonych środowisk. 3
Dotacje celowe przekazane z budŝetu państwa na rok 2010 Egzemplarz Nr 1 W 2010 roku z pomocy społecznej skorzystało 338 rodzin, w tym 2 rodziny w ramach zadań zleconych gminie. Wielkość dotacji celowych przekazanych na rok 2010 dla Gminy Grzmiąca na realizację zadań bieŝących administracji rządowej z zakresu pomocy społecznej oraz innych zadań bieŝących zleconych gminie ustawami wynosiła 2 926 838,00 zł, w tym w poszczególnych rozdziałach: Rozdział 85212-2 248 081,00 zł Rozdział 85213-14 000,00 zł Rozdział 85214-228 500,00 zł Rozdział 85216-158 000,00 zł Rozdział 85219-124 446,00 zł Rozdział 85228-12 240,00 zł Rozdział 85295-113 571,00 zł - 28 000,00 zł RAZEM - 2 926 838,00 zł Stwierdzono, Ŝe dotacje przekazane na rok 2010 dla Gminy Grzmiąca od 01 stycznia do 31 grudnia 2010 r. wykorzystano w kwocie 2 919 816,25 zł. Wykorzystanie dotacji celowych w poszczególnych rozdziałach: Rozdział 85212-2 243 865,43 zł Rozdział 85213-13 211,27 zł Rozdział 85214-228 419,11 zł Rozdział 85216-156 513,44 zł Rozdział 85219-124 446,00 zł Rozdział 85228-11 790,00 zł Rozdział 85295-113 571,00 zł - 28 000,00 zł RAZEM - 2 919 816,25 zł Niewydatkowaną dotację w łącznej kwocie 7 021,75 zł przekazano do budŝetu Wojewody Zachodniopomorskiego w dniu 12.01.2011 r. 4
Informacje o realizacji zadań za okres I XII 2010 r. RODZAJE ŚWIADCZEŃ LICZBA OSÓB KWOTA ŚWIADCZEŃ Zasiłki stałe (dotowane) 46 156 513 Zasiłki okresowe 206 228 419 Specjalistyczne usługi opiekuńcze (zadania zlecone) 2 11 790 Usługi opiekuńcze 2 17 820 Posiłek 296 112 326 DoŜywianie w ramach rządowego programu Pomoc państwa w zakresie doŝywiania Z tego: - ze środków własnych gminy 939 174 585-61 014 - z dotacji od wojewody - 113 571 Usuwanie skutków klęsk Ŝywiołowych 13 28 000 Zasiłki celowe i w naturze 207 86 979 Odpłatność gminy za pobyt w dps 4 93 310 Składki na ubezpieczenie zdrowotne przyznane na podstawie ustawy o pomocy społecznej 39 13 211 II. USTALENIA SZCZEGÓŁOWE Praca socjalna w GOPS w Grzmiącej prowadzona jest przez pracowników socjalnych na rzecz poprawienia warunków Ŝycia lokalnego społeczeństwa poprzez wyrobienie umiejętności społecznych w celu samodzielnego rozwiązywania problemów i zagroŝeń. Podejmują oni szereg róŝnorodnych działań w celu poprawy sytuacji podopiecznych, 5
równieŝ wykraczających poza realizację obowiązkowych, wyznaczonych przepisami prawa zadań. Akta kontroli str. 38 Pismem Nr GOPS 0717/1-01/10 z dnia 6 stycznia 2010 r. przesłano do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Zachodniopomorskiego Regionalnego Ośrodka Polityki Społecznej bilans potrzeb i środków w zakresie pomocy społecznej na 2010 rok. Rada Gminy w Grzmiącej podjęła następujące uchwały: Nr XXXIV/220/2009 z dnia 30 grudnia 2009 r. w sprawie uchwalenia Strategii Rozwiązywania Problemów Społecznych dla Gminy Grzmiąca na lata 2009-2019, Nr III/8/2010 z dnia 29 grudnia 2010 r. w sprawie uchwalenia Gminnego Programu Przeciwdziałania Przemocy w Rodzinie oraz Ochrony Ofiar Przemocy w Rodzinie na lata 2011-2015, Nr III/9/2010 z dnia 29 grudnia 2010 r. w sprawie trybu i sposobu powoływania i odwoływania członków zespołu interdyscyplinarnego oraz szczegółowych warunków jego funkcjonowania, Nr XXII/108/2004 z dnia 30 września 2004 r. w sprawie szczególnych zasad przyznawania i odpłatności za usługi opiekuńcze, częściowego lub całkowitego zwolnienia z opłat, jak równieŝ trybu ich pobierania. Akta kontroli str. 39 Na podstawie losowo wybranych akt szczegółowo zbadano dokumentację osób korzystających z podstawowych form świadczeń pod względem: - prawidłowości kwalifikowania do poszczególnych rodzajów świadczeń, - sposobu przygotowania dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń, - form wydawanych decyzji administracyjnych. Sprawdzono dokumentację dotyczącą zasiłków stałych i składek na ubezpieczenie zdrowotne, zasiłków okresowych, usług opiekuńczych, specjalistycznych usług opiekuńczych, świadczeń przyznanych w ramach programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie doŝywiania, zasiłków celowych, specjalnych zasiłków celowych na podstawie następujących decyzji: 1. Zasiłki stałe i składki na ubezpieczenie zdrowotne Sprawdzono dokumentację dotyczącą zasiłków stałych i składek na ubezpieczenie zdrowotne przyznanych na podstawie następujących decyzji: Decyzja Nr 10-2011/12-1887/11 Decyzja Nr 474-10/10-786/2010-17 Decyzja Nr 469-10/10-786/2010-16 6
Decyzja Nr 146-10/10-124/2010-64 Decyzja Nr 147-10/10-124/2010-65 Decyzja Nr 1132-10/10-1124/2010-6 Decyzja Nr 1131-10/10-1124/2010-5 Decyzja Nr 631-10/14-1486/2010-29 Decyzja Nr 632-10/14-1486/2010-30 Decyzja Nr 1315-10/02-784/2010-10 Decyzja Nr 1316-10/02-784/2010-112 Skontrolowane sprawy spełniają warunki art. 37 i art. 39 ust. 3 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz. 1362 z późn. zm.) niezbędne do przyznania zasiłku stałego i składki na ubezpieczenie zdrowotne. 2. Świadczenia przyznane w ramach programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie doŝywiania Posiłki dla dzieci z terenu Gminy Grzmiąca przygotowywane są przez stołówkę Zespołu Szkół w Grzmiącej i w termosach dowoŝone do innych szkół. Osobom dorosłym świadczona jest pomoc w postaci zasiłków celowych na zakup Ŝywności. Sprawdzono dokumentację dotyczącą świadczeń przyznanych na podstawie następujących decyzji: Decyzja Nr 453-10/10-1149/2010-7 Decyzja Nr 293-10/10-358/2010-2 Decyzja Nr 349-10/09-1651/2010-45 Decyzja Nr 831-10/09-1651/2010-50 Decyzja Nr 1730-10/10-124/2010-67 Decyzja Nr 1286-10/12-1276/2010-6 Decyzja Nr 193.2011.12.1276.8 Decyzja Nr 861-10/28-1105/2010-109 Decyzja Nr 34-2011/28-1105/114 Decyzja Nr 215-10/28-636/2010-124 Decyzja Nr 1045-10/11-605/2010-159 Decyzja Nr 50-2011/10-1506/25 Decyzja Nr 1385-10/10-1506/2010-22 Decyzja Nr 352.2011.10.234.33 Decyzja Nr 882-10/02-1206/2010-82 Decyzja Nr 1244-10/11-569/2010-155 Decyzja Nr 304.2011.21.835.37 Decyzja Nr 1685-10/14-1486/2010-31 Decyzja Nr 1306-10/14-53/2010-66 Decyzja Nr 1529-10/03-175/2010-114 Decyzja Nr 1403-10/03-526/2010-45 Decyzja Nr 1424-10/22-647/2010-262 7
8 Egzemplarz Nr 1 Decyzja Nr 1692-10/22-647/2010-263 Decyzja Nr 140-10/06-627/2010-148 Decyzja Nr 371.2011.12.664.184 Decyzja Nr 1161-10/12-609/2010-1 Decyzja Nr 1754-10/09-1636/2010-24 Decyzja Nr 203-10/14-649/2010-194 Decyzja Nr 1156-10/12-649/2010-196 Decyzja Nr 146.2011.12.649.199 Decyzja Nr 1170-10/06-1665/2010-16 Decyzja Nr 240-10/06-1665/2010-15 Decyzja Nr 1647-10/06-1679/2010-25 Decyzja Nr 1663-10/06-1679/2010-26 Decyzja Nr 20-2011/06-313/97 Decyzja Nr 21-2011/06-313/98 Decyzja Nr 1705-10/02-784/2010-12 Decyzja Nr 1713-10/21-835/2010-36 Decyzja Nr 1421-10/21-835/2010-35 Decyzja Nr 774-10/21-835/2010-32 Skontrolowane sprawy spełniają warunki art. 39 ust.1 i 2 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz. 1362 z późn. zm.), ustawy z dnia 29 grudnia 2005 r. o ustanowieniu programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie doŝywiania (Dz. U. Nr 267, poz. 2259 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 7 lutego 2006 r. w sprawie realizacji programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie doŝywiania (Dz. U. Nr 25, poz. 186 z późn. zm.) niezbędne do przyznania świadczenia w ramach ww. programu. 3. Zasiłki okresowe Sprawdzono dokumentację dotyczącą zasiłków okresowych przyznanych na podstawie następujących decyzji: Decyzja Nr 716-10/12-1887/2010-8 Decyzja Nr 1285-10/12-1276/2010-5 Decyzja Nr 192.2011.12.1276.7 Decyzja Nr 238.12.954.49 Decyzja Nr 33-2011/28-1105/113 Decyzja Nr 954-10/28-636/2010-128 Decyzja Nr 715-10/12-649/2010-195 Decyzja Nr 931-10/06-1137/2010-4 Decyzja Nr 395-10/06-1137/2010-3 Decyzja Nr 49-2011/10-1506/24 Decyzja Nr 1383-10/10-1506/2010-21
Decyzja Nr 1474-10/10-234/2010-29 Decyzja Nr 880-10/02-1206/2010-81 Decyzja Nr 1423-10/22-647/2010-261 Decyzja Nr 93-2011/06-627/156 Decyzja Nr 995-10/06-627/2010-151 Decyzja Nr 752-10/12-664/2010-182 Decyzja Nr 1397-10/09-1636/2010-17 Decyzja Nr 202-10/14-649/2010-193 Decyzja Nr 197.2011.10.693.3 Decyzja Nr 1581-10/10-693/2010-1 Decyzja Nr 354.2011.09.1651.65 Decyzja Nr 62-2011/11-605/165 Decyzja Nr 980-10/03-175/2010-12 Decyzja Nr 152/-10/03-175/2010-113 Decyzja Nr 61-2011/03-175/115 Decyzja Nr 1402-10/03-526/2010-44 Decyzja Nr 319.2011.03.526.47 Decyzja Nr 931-10/06-1137/2010-4 Decyzja Nr 395-10/06-1137/2010-3 Decyzja Nr 19-2011/06-313/96 Decyzja Nr 945-10/06-313/2010-88 Decyzja Nr 639-10/20-478/2010-3 Decyzja Nr 224-10/20-478/2010-2 Decyzja Nr 773-10/21-835/2010-31 Skontrolowane sprawy spełniają warunki art. 38 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz. 1362 z późn. zm.) niezbędne do przyznania zasiłku okresowego. 4. Usługi opiekuńcze oraz specjalistyczne usługi opiekuńcze Usługi opiekuńcze realizowane są przez pielęgniarkę zatrudnioną w Ośrodku. Specjalistyczne usługi opiekuńcze (rehabilitacja ruchowa, masaŝ oraz zajęcia pedagogiczne i zajęcia z wykorzystaniem EEG Biofeedback) realizowane są przez dwie osoby spełniające warunki określone w 3 rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 22 września 2005 r. w sprawie specjalistycznych usług opiekuńczych. Sprawdzono dokumentację dotyczącą przyznanych ww. usług na podstawie następujących decyzji: Decyzja Nr 488-2010/09-1651/2010-47 Decyzja Nr 487-2010/09-1651/2010 Decyzja Nr 832-10/09-1651/2010-51 Decyzja Nr 830-2010/09-1651/2010-49 Decyzja Nr 829-2010/09-1651/2010-48 9
Decyzja Nr 142.2011.2011.09.1636.26 Decyzja Nr 1399/09-1636/2010-19 Decyzja Nr 141.2011.2011.09.1636.25 Skontrolowane sprawy spełniają warunki art. 50 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz. 1362 z późn. zm.), a takŝe rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej w sprawie specjalistycznych usług opiekuńczych z dnia 22 września 2005 r. (Dz. U. Nr 189, poz. 1598 z późn. zm.) niezbędne do przyznania specjalistycznych usług opiekuńczych. 5. Zasiłki celowe i specjalne zasiłki celowe Zasiłki celowe przyznawane są najczęściej na potrzeby bytowe. Sprawdzono dokumentację dotyczącą zasiłków celowych i specjalnych zasiłków celowych przyznanych na podstawie następujących decyzji: Decyzja Nr 1487-10/10-124/2010-66 Decyzja Nr 860-10/28-1105/2010-108 Decyzja Nr 1050-10/11-605/2010-163 Decyzja Nr 1305-10/14-53/2010-65 Decyzja Nr 1404-10/03-526/2010-46 Decyzja Nr 634-10/06-1679/2010-22 Decyzja Nr 390-10/06-313/2010-84 Decyzja Nr 641-10/06-313/2010-87 Decyzja Nr 1235-10/21-835/2010-33 Decyzja Nr 640-10/06-313/2010-86 Decyzja Nr 1430-10/02-1206/2010-85 Decyzja Nr 1655-10/11-569/2010-157 Skontrolowane sprawy spełniają warunki art. 39 ust. 1 i 2 oraz art. 41 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz. 1362 z późn. zm.) niezbędne do przyznania zasiłków celowych i specjalnych zasiłków celowych. 6. Skierowania do domów pomocy społecznej Sprawdzono dokumentację dotyczącą skierowań do domów pomocy społecznej przyznanych na podstawie następujących decyzji: Decyzja Nr 702/20-1591/2010-9 Decyzja Nr 612/02-1787/2010-8 Decyzja Nr 390/06-1899/2009-5 Decyzja Nr 578/06-1899/2010-9 Decyzja Nr 583-10/06-1/2010-1 Skontrolowane sprawy spełniają warunki art. 54 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz. 1362 z późn. zm.) niezbędne do przyznania opieki w ww. placówkach. 10
III. USTALENIA KOŃCOWE Na podstawie zbadanej w trakcie kontroli dokumentacji ogólnej oraz spraw indywidualnych nie stwierdzono nieprawidłowości co do merytorycznej zasadności przyznawania poszczególnych rodzajów świadczeń. Wywiady środowiskowe przeprowadzane są zgodnie z 2 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 19 kwietnia 2005 r. w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego (Dz. U. Nr 77, poz. 672 z późn. zm.). Na miejscu zespół kontrolny udzielił instruktaŝu w zakresie opracowywania decyzji administracyjnych oraz dokumentacji stanowiącej podstawę do przyznania świadczeń z pomocy społecznej. Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Grzmiącej pouczono o przysługującym prawie: zgłoszenia, przed podpisaniem protokołu kontroli, umotywowanych zastrzeŝeń dotyczących ustaleń zawartych w protokole, odmowy podpisania protokołu kontroli, składając, w terminie 7 dni od dnia jego otrzymania, wyjaśnienie przyczyn tej odmowy. Protokół kontroli sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla: - Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Grzmiącej, - Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie Wydział Polityki Społecznej. Kontrolę odnotowano w ksiąŝce kontroli Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Grzmiącej pod pozycją nr 1/2011. Grzmiąca, dnia...... Kierownik jednostki kontrolowanej... Kontrolujący... Kontrolujący Protokół sporządzono: 23.03.2011 r.... Kontrolujący 11