P R O T O K Ó Ł kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Warnicach, Warnice, w dniach lutego 2015 r.

Transkrypt

1 P R O T O K Ó Ł kontroli kompleksowej przeprowadzonej w Ośrodku Pomocy Społecznej w Warnicach, Warnice, w dniach lutego 2015 r. Kontrolę przeprowadził zespół inspektorów Wydziału Spraw Społecznych Zachodniopomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Szczecinie w składzie: - Dobrosława Woś główny specjalista, osoba kierująca zespołem, - Ewa Golińczak kierownik Oddziału ds. Nadzoru i Kontroli w Pomocy Społecznej na podstawie upoważnienia Wojewody Zachodniopomorskiego nr 7/2015 z dnia 6 lutego 2015 r. (akta kontroli str. 1) Kontrolę przeprowadzono na podstawie art. 22 pkt 8 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz.U. z 2015, poz. 163) oraz rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.). Przedmiot kontroli Kontrolą objęto zagadnienia dotyczące sposobu realizacji zadań z zakresu pomocy społecznej za okres od 1 stycznia 2014 r. do dnia kontroli. Zakres kontroli obejmował: 1. Strukturę organizacyjną ośrodka pomocy społecznej. 2. Stan zatrudnienia i kwalifikacje osób zatrudnionych. 3. Ogólne założenia polityki społecznej gminy. 4. Tryb przyznawania świadczeń z pomocy społecznej (świadczenia pieniężne). 5. Sposób organizowania pomocy (świadczenia niefinansowe). 6. Sposób organizowania pomocy w ramach Programu Pomoc państwa w zakresie dożywiania. Kontrolę przeprowadzono w obecności Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Warnicach Pani Marianny Margiel-Mikołajczak. Ustalenia kontroli Ośrodek Pomocy Społecznej w Warnicach działa w obrębie granic administracyjnych Gminy Warnice. Siedziba Ośrodka mieści się w budynku Urzędu Gminy. Budynek przystosowany jest do obsługi osób niepełnosprawnych. Nadzór nad działalnością Ośrodka sprawuje Wójt Gminy Warnice. Gminę zamieszkuje ok mieszkańców. Ośrodek Pomocy Społecznej w Warnicach realizuje zadania z zakresu pomocy społecznej, świadczeń rodzinnych i funduszu alimentacyjnego, dodatków mieszkaniowych oraz wspierania rodziny i pieczy zastępczej. Wyposażony jest w odpowiedni sprzęt biurowy oraz komputerowy i pracuje z zastosowaniem systemu informatycznego POMOST. Świadczenia z pomocy społecznej wypłacane są w kasie Banku Spółdzielczego bądź przekazywane na konta klientów. W celu przeprowadzenia rodzinnych wywiadów środowiskowych w terenie, pracownicy socjalni korzystają z prywatnych samochodów w ramach ryczałtów za dojazdy. W trakcie kontroli ustalono, że wnioski klientów kierowane do Ośrodka rejestrowane są w Rejestrze Wniosków. Ustalono, że dokumentacja dotycząca klientów jest odpowiednio zabezpieczona. 1

2 I. Struktura organizacyjna Uchwałą Nr XIII/64/90 Gminnej Rady Narodowej w Warnicach z dnia 10 kwietnia 1990 r. utworzony został Ośrodek Pomocy Społecznej w Warnicach. Cele, zadania i organizację działania Ośrodka określają: 1. Statut Ośrodka Pomocy Społecznej w Warnicach. 2. Regulamin Organizacyjny Ośrodka Pomocy Społecznej w Warnicach. (akta kontroli str. 2-12) Kierownikiem Ośrodka Pomocy Społecznej w Warnicach od dnia 15 kwietnia 1994 r. Pani Marianna Margiel-Mikołajczak. Pani Marianna Margiel-Mikołajczak posiada upoważnienie do wydawania decyzji administracyjnych w imieniu wójta w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej należących do właściwości gminy. Na czas nieobecności Kierownika Ośrodka upoważnienie do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej posiada Pani Jolanta Janiak specjalista pracy socjalnej. II. Kwalifikacje pracowników (akta kontroli str ) W Ośrodku Pomocy Społecznej w Warnicach zatrudnionych jest 4 pracowników, w tym 2 pracowników socjalnych. W trakcie kontroli sprawdzono kwalifikacje kierownika oraz pracowników socjalnych. Zgodnie z art. 122 ust. 1 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej osoby kierujące jednostkami organizacyjnymi pomocy społecznej są obowiązane posiadać co najmniej 3-letni staż pracy w pomocy społecznej oraz specjalizację z zakresu organizacji pomocy społecznej. Wymagania kwalifikacyjne pracowników socjalnych określa art. 116 ust. 1 oraz art. 156 ustawy o pomocy społecznej. Ustalono, że zarówno kierownik, jak i pracownicy socjalni posiadają wymagane przepisami kwalifikacje. (akta kontroli str. 16 ) Zgodnie z art. 110 ust. 11 ustawy o pomocy społecznej ośrodek pomocy społecznej zatrudnia pracowników socjalnych proporcjonalnie do liczby ludności gminy w stosunku jeden pracownik socjalny zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy na 2000 mieszkańców lub proporcjonalnie do liczby rodzin i osób samotnie gospodarujących, objętych pracą socjalną w stosunku jeden pracownik socjalny zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy na nie więcej niż 50 rodzin i osób samotnie gospodarujących. W myśl art. 110 ust. 12 ww. ustawy ośrodek pomocy społecznej zatrudnia w pełnym wymiarze czasu pracy nie mniej niż 3 pracowników socjalnych. Należy zatem stwierdzić, że stan zatrudnienia pracowników socjalnych Ośrodka nie jest zgodny z art. 110 ust. 12 ustawy. III. Ogólne założenia polityki społecznej gminy Zgodnie z art. 17 ust. 1 pkt 1 ustawy o pomocy społecznej do zadań własnych gminy o charakterze obowiązkowym należy opracowanie i realizacja gminnej strategii rozwiązywania problemów społecznych ze szczególnym uwzględnieniem programów pomocy społecznej, profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych i innych, których celem jest integracja osób i rodzin z grup szczególnego ryzyka. Strategia 2

3 Rozwiązywania Problemów Społecznych Gminy Warnice na lata przyjęta została Uchwałą Nr IV/10/2014 Rady Gminy Warnice z dnia 30 grudnia 2014 r. Zgodnie z art. 16 a ustawy o pomocy społecznej Gmina Warnice opracowała Ocenę zasobów pomocy społecznej na rok 2013 dla Gminy Warnice. Ponadto Ośrodek Pomocy Społecznej w Warnicach opracował Informację z działalności Ośrodka Pomocy Społecznej w Warnicach za 2013 rok. Na terenie gminy Warnice nie funkcjonuje żadna placówka świadcząca schronienie osobom bezdomnym. Udzielanie schronienia następuje przez przyznanie tymczasowego miejsca noclegowego w placówkach funkcjonujących poza terenem gminy, tj. Centrum Socjalnym Caritas Archidiecezji Szczecińsko-Kamieńskiej w Stargardzie Szczecińskim, Stowarzyszeniu Ludzi Bezdomnych i Samotnych Matek z Dziećmi im. dr Judyma w Stargardzie Szczecińskim, Ośrodku Wspierania Rodziny w Korytowie oraz Domu Schronienia dla matek z dziećmi Stowarzyszenia Oaza Matki Bożej Bolesnej w Poczerninie. W celu zapewnienia podopiecznym poradnictwa rodzinnego, prawnego i psychologicznego Ośrodek współpracuje z Powiatowym Centrum Pomocy Rodzinie w Pyrzycach. W gminie Warnice nie funkcjonują mieszkania chronione ani lokale socjalne. Uchwałą Nr XV/88/12 z dnia 24 lutego 2012 r. Rada Gminy Warnice określiła szczegółowe warunki przyznawania i odpłatności za usługi opiekuńcze i specjalistyczne usługi opiekuńcze. Uchwała nie określa kosztu jednej roboczogodziny za świadczone usługi opiekuńcze. Zgodnie z Oświadczeniem Kierownika Ośrodka Pomocy Społecznej w Warnicach koszt jednej godziny usług opiekuńczych w 2014 r. wynosił 10 zł. IV. Tryb przyznawania świadczeń z pomocy społecznej (akta kontroli str. 17 ) Na podstawie losowo wybranych teczek osobowych zbadano dokumentację osób korzystających z wybranych form świadczeń. Zasiłki stałe i składki na ubezpieczenia zdrowotne Sprawdzono wybraną losowo dokumentację osób otrzymujących zasiłki stałe przyznane na podstawie następujących decyzji: 1. OPS z dnia 15 października 2012 r. 2. OPS z dnia 13 grudnia 2013 r. 3. OPS z dnia 15 grudnia 2014 r. 4. OPS z dnia 17 stycznia 2013 r. 5. OPS z dnia 15 lutego 2013 r. 6. OPS z dnia 12 kwietnia 2013 r. 7. OPS z dnia 21 sierpnia 2013 r. Pomoc przyznano zgodnie z art. 37 ust. 1 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej. Nie wniesiono uwag do kontrolowanej dokumentacji. W 2014 r. pomoc przyznano 30 osobom, a liczba świadczeń wyniosła

4 Zasiłki okresowe Sprawdzono losowo wybraną dokumentację osób otrzymujących zasiłki okresowe przyznane na podstawie następujących decyzji: 1. OPS z dnia 15 grudnia 2014 r. 2. OPS z dnia 15 grudnia 2014 r. 3. OPS z dnia 8 sierpnia 2014 r. 4. OPS z dnia 16 sierpnia 2014 r. 5. OPS z dnia 18 sierpnia 2014 r. 6. OPS z dnia 28 stycznia 2015 r. 7. OPS z dnia 14 marca 2014 r. 8. OPS z dnia 20 lutego 2014 r. 9. OPS z dnia 16 stycznia 2015 r. 10. OPS z dnia 15 grudnia 2014 r. 11. OPS z dnia 16 stycznia 2015 r. 12. OPS z dnia 15 grudnia 2014 r. 13. OPS z dnia 17 października 2014 r. Pomoc przyznano zgodnie z art. 38 ust. 1 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej. Nie wniesiono uwag do kontrolowanej dokumentacji. W 2014 r. pomoc przyznano 122 osobom, a liczba świadczeń wyniosła 805. Program Pomoc państwa w zakresie dożywiania Sprawdzono wybraną losowo dokumentację osób otrzymujących pomoc w ramach programu Pomoc państwa w zakresie dożywiania, przyznaną na podstawie następujących decyzji: 1. OPS z dnia 28 stycznia 2015 r. 2. OPS z dnia 13 marca 2014 r. 3. OPS z dnia 13 marca 2014 r. 4. OPS z dnia 27 stycznia 2015 r. 5. OPS z dnia 8 sierpnia 2014 r. 6. OPS z dnia 13 marca 2014 r. 7. OPS z dnia 28 stycznia 2015 r. 8. OPS z dnia 3 października 2014 r. 9. OPS z dnia 23 września 2014 r. 10. OPS z dnia 15 grudnia 2014 r. 11. OPS z dnia 3 października 2014 r. 12. OPS z dnia 28 stycznia 2015 r. W 2014 r. organizację pomocy w ramach Uchwały nr 221 Rady Ministrów z dnia 10 grudnia 2013 r. w sprawie ustanowienia wieloletniego programu wspierania 4

5 finansowego gmin w zakresie dożywiania Pomoc państwa w zakresie dożywiania na lata dodatkowo reguluje: Uchwała Nr XXXVIII/253/2014 Rady Gminy Warnice z dnia 17 stycznia 2014 r. w sprawie podwyższenia kryterium dochodowego do uzyskania wsparcia w ramach programu wieloletniego Pomoc państwa w zakresie dożywiania na lata , Uchwała Nr XXXVIII/254/2014 Rady Gminy Warnice z dnia 17 stycznia 2014 r. w sprawie zasad zwrotu wydatków na świadczenia w formie posiłku albo świadczenia rzeczowego w postaci produktów żywnościowych, Uchwała Nr XXXIX/266/2014 Rady Gminy Warnice z dnia 28 lutego 2014 r. w sprawie uchwalenia wieloletniego programu osłonowego w zakresie dożywiania Pomoc gminy w zakresie dożywiania na lata Na terenie gminy Warnice w 3 placówkach prowadzone jest dożywianie dzieci. Zgodnie z umową zawartą w dniu 18 czerwca 2013 r. pomiędzy Gminą Warnice a Food Invesment S.A. koszt jednego posiłku wynosi 3,11 zł brutto. Umowa obowiązuje do 30 czerwca 2015 r. Ponadto ustalono, że szkoła wydaje dzieciom mleko w ramach uczestnictwa w dodatkowych programach. W 2014 r. programem objętych zostało 385 osób. Pomoc w formie posiłku otrzymały 192 osoby (w tym 5 osób dorosłych), natomiast w formie zasiłku celowego 193 osoby. W trakcie kontroli zwizytowano Szkołę Podstawową im. Kawalerów Orderu Uśmiechu w Warnicach oraz zapoznano się z tygodniowym jadłospisem. W czasie ferii zimowych i letnich oraz przerw świątecznych gmina nie organizuje dożywiania na terenie szkół. W przypadku trudnej sytuacji finansowej rodzina otrzymuje wsparcie w postaci zasiłku celowego. (akta kontroli str ) Zasiłek celowy i specjalny zasiłek celowy Sprawdzono losowo wybraną dokumentację osób otrzymujących zasiłki celowe i specjalne zasiłki celoweprzyznane na podstawie następujących decyzji: 1. OPS z dnia 15 grudnia 2014 r. 2. OPS z dnia 15 grudnia 2014 r. 3. OPS z dnia 16 stycznia 2015 r. 4. OPS z dnia 19 stycznia 2015 r. 5. OPS z dnia 18 listopada 2014 r. 6. OPS z dnia 15 grudnia 2014 r. 7. OPS z dnia 17 października 2014 r. Pomoc przyznano zgodnie z art. 39 i 41 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej. Nie wniesiono uwag do kontrolowanej dokumentacji. W 2014 r. pomoc w formie zasiłków celowych i w naturze przyznano 139 osobom. Kierowanie do domów pomocy społecznej Sprawdzono losowo wybraną dokumentację osób skierowanych do domu pomocy społecznej, zgodnie z art. 59 ust. 1 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej: 1. OPS z dnia 29 lutego 2012 r. 2. OPS z dnia 29 lutego 2012 r. 5

6 3. OPS z dnia 31 grudnia 2012 r. 4. OPS z dnia 21 sierpnia 2014 r. 5. OPS z dnia 21 sierpnia 2014 r. 6. OPS z dnia 19 stycznia 2015 r. 7. OPS z dnia 19 stycznia 2015 r. Nie wniesiono uwag do kontrolowanej dokumentacji. W 2014 r. gmina ponosiła odpłatność za 5 osób przebywających w domach pomocy społecznej na łączną kwotę zł. Usługi opiekuńcze Sprawdzono losowo wybraną dokumentację 2 osób otrzymujących pomoc w postaci usług opiekuńczych przyznaną na podstawie następujących decyzji: 1. OPS z dnia 31 stycznia 2014 r. 2. OPS z dnia 16 stycznia 2014 r. Pomoc przyznano zgodnie z art. 50 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej. W kontrolowanych decyzjach stwierdzono przyznanie pomocy z datą wcześniejszą niż data wydania decyzji. Z istoty usług opiekuńczych, jako świadczeń niepieniężnych wynika, że nie mogą być one przyznane z datą wsteczną, gdyż o ich przyznaniu decyduje aktualna sytuacja osoby uprawnionej, która w myśl art. 106 ust. 4 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej ustalona jest przed datą wydania decyzji. W celu sprawdzenia terminowości wypłaty świadczeń sprawdzono następujące decyzje z listą wypłat: 1. OPS z dnia 15 października 2012 r. 2. OPS z dnia 15 grudnia 2014 r. 3. OPS z dnia 17 stycznia 2013 r. 4. OPS z dnia 15 lutego 2013 r. 5. OPS z dnia 12 kwietnia 2013 r. W celu potwierdzenia doręczenia decyzji sprawdzono następujące decyzje: 1. OPS z dnia 15 grudnia 2014 r. 2. OPS z dnia 15 grudnia 2014 r. 3. OPS z dnia 15 grudnia 2014 r. 4. OPS z dnia 8 sierpnia 2014 r. 5. OPS z dnia 3 października 2014 r. 6. OPS z dnia 15 grudnia 2014 r. Nieprawidłowości nie stwierdzono. Ustalono, że wywiady środowiskowe przeprowadzano w terminach określonych w 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 8 czerwca 2012 r. w sprawie rodzinnego wywiadu środowiskowego. 6

7 Decyzje administracyjne w sprawach przyznawania świadczeń pomocy społecznej podejmowane są zgodnie z terminem określonym w art. 35 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r., poz. 267 ze zm.), niezwłocznie nie później niż w terminie miesiąca od dnia złożenia wniosku. Wydane decyzje zawierają elementy określone w art. 107 ustawy. V. Sposób organizowania pomocy (świadczenia niepieniężne) Na rzecz poprawy funkcjonowania osób i rodzin w środowisku świadczona jest praca socjalna. Pomoc udzielana jest osobom i rodzinom, które mają trudności w rozwiązywaniu codziennych problemów. W ramach pracy socjalnej pracownicy udzielają podopiecznym informacji, wskazówek i pomocy w rozwiązywaniu trudnych sytuacji życiowych. Głównym celem jest wzmacnianie osób i rodzin w odzyskiwaniu zdolności do prawidłowego funkcjonowania w społeczeństwie oraz usamodzielnienie osobiste i społeczne. W ramach pracy socjalnej pracownicy socjalni Ośrodka realizują następujące działania: wsparcie w sytuacjach kryzysowych, w tym: analizowanie indywidualnego problemu występującego w rodzinie oraz przystosowanie planu pomocy do możliwości rodziny, cykliczne monitorowanie środowiska dotkniętego przemocą w rodzinie, informowanie klienta o możliwości uzyskania świadczeń z innych systemów, współpraca z pielęgniarką środowiskową, szkołami, gimnazjami, pedagogami szkolnymi, schroniskami dla osób bezdomnych, Kuratorium Oświaty, Powiatowym Urzędem Pracy, pomoc w pisaniu pism, wniosków oraz kontaktowanie się w imieniu klientów z innymi instytucjami, organizowanie spotkań opłatkowych dla osób samotnych z terenu gminy. W celu wspólnego określenia sposobu współdziałania w rozwiązywaniu problemów pracownicy socjalni zawierają Kontrakty socjalne zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej. Losowo sprawdzono następujące kontrakty socjalne: 1. A.Z. z dnia 31 stycznia 2014 r. (ocena realizacji działań 30 września 2014 r.) 2. A.K. z dnia 17 lutego 2014 r. (ocena realizacji działań 30 września 2014 r.) 3. K.G. z dnia 12 lutego 2014 r. (ocena realizacji działań 30 września 2014 r. 4. J.W. z dnia 16 maja 2014 r. (ocena realizacji działań 31 lipca 2014 r.) 5. A.S. z dnia 18 lipca 2014 r. (ocena realizacji działań 22 lipca 2014 r.). Zakładane cele obejmowały głównie aktywizację społeczną i zawodową, podniesienie umiejętności psychospołecznych, ograniczenie marginalizacji i wykluczenia społecznego oraz udział w terapii. Nie wniesiono uwag do kontrolowanej dokumentacji. Ośrodek nie zawierał indywidualnych programów wychodzenia z bezdomności. Kierownik oświadczył, że Ośrodek nie jest powiadamiany przez Zakłady Karne o terminie zwolnienia mieszkańca gminy z zakładu karnego bądź aresztu śledczego. Obowiązek taki wynika z Porozumienia z dnia 13 czerwca 2000 r. zawartego pomiędzy Ministerstwem Pracy i Polityki Społecznej a Centralnym Zarządem Służby Więziennej w sprawie zasad współpracy w zakresie organizacji pomocy na rzecz osób zwalnianych z zakładów karnych i aresztów śledczych oraz rodzin osób pozbawionych wolności. Na tym kontrolę zakończono. 7

8 Przeprowadzenie kontroli zostało odnotowane w rejestrze kontroli pod nr 2/2015. Przed podpisaniem protokołu kontroli kontrolowany może zgłosić zażalenie na piśmie co do jego treści, w ciągu 7 dni od daty otrzymania do podpisu. Odmowa podpisania protokołu powinna być poprzedzona złożeniem pisemnych wyjaśnień przyczyn odmowy, co nie stanowi przeszkód do wszczęcia postępowania pokontrolnego. Protokół sporządzono w dniu 6 marca 2015 r. w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których egzemplarz nr 1 pozostaje w jednostce kontrolowanej. Miejsce i data podpisania protokołu: Warnice, 6 marca 2015 r. Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej Kierownik Oddziału w Wydziale Spraw Społecznych (-) Marianna Margiel-Mikołajczak (-) Ewa Golińczak Główny Specjalista w Wydziale Spraw Społecznych (-) Dobrosława Woś Kierownik jednostki Kontrolujący Kontrolowanej Oświadczam, że w dniu 6 marca 2015 r. zostałam zapoznana z treścią niniejszego protokołu i otrzymałam jeden jego egzemplarz. 8