Transport pod pełną kontrolą
System Obsługi Ofert Transportowych SOOT to aplikacja umożliwiająca firmie usprawnienie, optymalizację i pełną kontrolę procesów logistycznych w obszarze transportu na każdym z ich etapów. System wspiera również zarządzanie procesami logistycznymi na terenie zakładu. SOOT przenosi komunikację pomiędzy działem logistyki firmy, a spedytorami w nowy elektroniczny wymiar, zapewniając znaczne przyspieszenie procesów i bardziej efektywną współpracę. SOOT to także platforma przetargowo-aukcyjna umożliwiająca w sposób transparentny organizację przetargów na usługi transportowe oraz wystawianie tras i ładunków na szybkie aukcje internetowe. SOOT umożliwia planowanie przez spedytorów załadunków, rejestrowanie wszystkich wizyt oraz kontroluje ich cel, czas i przebieg.
FIRMA PRZEWOŹNIK SOOT jako platforma integracyjna SOOT jest systemem, który oprócz zapewnienia komunikacji pomiędzy działem logistyki firmy, a spedytorami integruje także pracę wielu działów w firmie. Dział zakupów Mail, SMS, Call Center Dział sprzedaży Spedytor Dział logistyki Kierowca Magazyn System ERP
Przebieg głównego procesu w aplikacji SOOT Planowanie i tworzenie zapotrzebowania Przeprowadzenie aukcji lub konkursu Tworzenie zlecenia transportowego Zarządzanie procesami logistycznymi na terenie zakładu Wyceny transportu Zapotrzebowanie na transport Aukcje Konkurs ofert Zlecenia transportowe Yard Management
Planowanie i tworzenie zapotrzebowania Moduł Wyceny transportu, umożliwia zgłaszanie do działu logistyki, w zorganizowany i zdefiniowany sposób, zapytań o koszty transportu przez pracowników działów handlowych i zakupów. Funkcjonalność umożliwia także szacowanie kosztów transportu, uwzględniając wiele jego składowych i przeliczając na dowolnie definiowaną jednostkę (np. koszt transportu 1 tony piasku).
Planowanie i tworzenie zapotrzebowania Zapotrzebowania na transport mogą być wprowadzane do SOOT bezpośrednio z innych działów firmy (licencja SOOT nie limituje ilości użytkowników) lub pośrednio, poprzez import dokumentów z systemu ERP. Logistycy, mając wprowadzone określone dane związane z organizacją transportu, uzupełniają pozostałe i mogą przekazać wybrane zlecenie transportowe do konkretnego spedytora/przewoźnika. Stworzone zapotrzebowanie na transport może być wykorzystane do zorganizowania aukcji lub konkursu ofert.
Przebieg głównego procesu w aplikacji SOOT Planowanie i tworzenie zapotrzebowania Przeprowadzenie aukcji lub konkursu Tworzenie zlecenia transportowego Zarządzanie procesami logistycznymi na terenie zakładu Wyceny transportu Zapotrzebowanie na transport Aukcje Konkurs ofert Zlecenia transportowe Yard Management
Przeprowadzenie aukcji lub konkursu ofert Moduł Aukcji umożliwia wybór spedytora ze względu na najniższy koszt frachtu. Moduł pozwala określić trasę na jakiej realizowany będzie transport, wyspecyfikować: ładunek, wymagany rodzaj środka transportu, czasu i sposobu ładowania, wymagane od przewoźnika dokumenty, ubezpieczenia itp. Możliwe jest też określenie czy rozliczenia transportu będzie za fracht, za kilometr, tonę, paletę itp. Do tak wystawionej aukcji zapraszani są tylko wybrani przez firmę produkcyjną spedytorzy/przewoźnicy, którzy mogą otrzymać informację o licytacji np. e-mailem lub sms-em. Spedytorzy/przewoźnicy, którzy zostali zaproszeni do aukcji, akceptują regulamin licytacji a następnie licytują on-line w dół cenę wystawionego kontraktu. Aukcje to narzędzie, które usprawnia proces przetargowy i zapewnia uzyskanie zdecydowanie lepszych warunków handlowych niż tradycyjne formy negocjacji.
Przeprowadzenie aukcji lub konkursu ofert Organizowanie aukcji za pomocą SOOT zapewnia: dostęp do systemu tylko dla przewoźników zatwierdzonych przez organizatora wystawianie wielu aukcji równocześnie i zapraszanie do nich dowolnej liczby wybranych przewoźników możliwość organizowania aukcji na transport drogowy, morski i kolejowy dowolną ilość miejsc załadunku i rozładunku na wystawionych na aukcjach trasach możliwość zakończenia aukcji w dowolnym momencie i podania powodów jej przerwania znacznie utrudnienie zmowy cenowej wykonawców automatyczną archiwizację przebiegu przetargu z możliwością tworzenia raportów
Przeprowadzenie aukcji lub konkursu ofert W ramach modułu Konkurs ofert możliwe jest wystawienie zapytania ofertowego do wszystkich przewoźników i zebranie ofert na transport. Podobnie jak w przypadku aukcji, konkurs ofert umożliwia wystawianie zapytań na transport drogowy, morski i kolejowy. Organizator konkursu ma możliwość określenia wielu informacji np.: trasę, ładunek, wymagany rodzaj środka transportu, czas i sposób załadunku, wymagane od spedytora dokumenty, ubezpieczenia, sposób rozliczenia transportu fracht, cena za kilometr, tonę, paletę itp. W konkursie ofert mogą brać udział wszyscy zarejestrowani w systemie przewoźnicy pod warunkiem, że zostali wcześniej zaakceptowani. Istnieje możliwość aby przewoźnicy zostali dodatkowo powiadomieni o wystawionym zapytaniu ofertowym poprzez e-mail lub sms.
Przeprowadzenie aukcji lub konkursu ofert Organizowanie konkursów ofert za pomocą SOOT zapewnia: dostęp do systemu tylko dla firm zatwierdzonych przez organizatora możliwość organizowania konkursów na transport lądowy, morski i kolejowy możliwość wystawiania wielu konkursów ofert równocześnie, w których mogą brać udział wszyscy przewoźnicy zaakceptowani w systemie wystawianie zapytań konkursowych z dowolną ilością miejsc załadunku i rozładunku bieżący podgląd wszystkich konkursów i złożonych ofert podgląd statusu aktywności użytkowników systemu automatyczną archiwizację przebiegu konkursów z możliwością tworzenia raportów i exportu do plików Excel
Przebieg głównego procesu w aplikacji SOOT Planowanie i tworzenie zapotrzebowania Przeprowadzenie aukcji lub konkursu Tworzenie zlecenia transportowego Zarządzanie procesami logistycznymi na terenie zakładu Wyceny transportu Zapotrzebowanie na transport Aukcje Konkurs ofert Zlecenia transportowe Yard Management
Tworzenie zlecenia transportowego Moduł Zlecenia transportowe rozszerza elektroniczną komunikację pomiędzy klientem (producentem) a przewoźnikami i spedytorami. Umożliwia elektroniczne zlecanie do realizacji konkretnych przewozów. Spedytor ma do dyspozycji zakładkę w SOOT, gdzie może przeglądać, akceptować, odrzucać i potwierdzać wykonanie konkretnych zleceń transportowych, przekazanych mu przez producenta. Producent ma natomiast możliwość wieloetapowego zatwierdzania zleceń transportowych, importowania ich z zewnętrznych systemów (np. z SAP), organizowania na ich bazie aukcji lub przetargów, przekazywania ich do realizacji wybranym przewoźnikom i nadzorowania procesu ich wykonania. Moduł usprawnia, porządkuje i dokumentuje przekazywanie zleceń transportowych spedytorom i przewoźnikom. Archiwizuje historie Zleceń Transportowych w profesjonalnej bazie danych Oracle. Zastępuje komunikację telefoniczno-faksową pomiędzy logistykami i przewoźnikami zautomatyzowaną komunikacją elektroniczną.
Tworzenie zlecenia transportowego Moduł Zlecenia transportowe w Twojej firmie: usprawni, uporządkuje i udokumentuje przekazywanie zleceń transportowych spedytorom i przewoźnikom zarchiwizuje historie zleceń transportowych zastąpi komunikację telefoniczno-faksową pomiędzy logistykami i przewoźnikami automatyczną komunikacją elektroniczną odciąży pracę służb logistycznych w firmie, przenosząc część czynności administracyjnych bezpośrednio na spedytorów przy połączeniu z system ERP wyeliminuje konieczność wprowadzania wielokrotnie tych samych informacji.
Przebieg głównego procesu w aplikacji SOOT Planowanie i tworzenie zapotrzebowania Przeprowadzenie aukcji lub konkursu Tworzenie zlecenia transportowego Zarządzanie procesami logistycznymi na terenie zakładu Wyceny transportu Zapotrzebowanie na transport Aukcje Konkurs ofert Zlecenia transportowe Yard Management
Zarządzanie procesami logistycznymi na terenie zakładu Moduł Yard Management wspomaga obsługę logistyczną transportów na terenie zakładu organizującego wysyłkę lub odbiór towarów. Obsługuje takie procesy jak: awizacja transportu, rejestracja transportu, zarządzanie załadunkiem lub rozładunkiem na magazynach. Moduł Yard Management może pracować jako niezależny system.
Yard Management Awizacja transportu Służy do planowania terminu załadunku lub rozładunku towaru. Dzięki obsłudze okien czasowych i możliwości definiowania przepustowości magazynów, możliwe jest precyzyjne kolejkowanie samochodów. Funkcjonalność ta eliminuje kolejki samochodów przed bramą zakładu i długie oczekiwanie na załadunek/rozładunek. Planowanie jest możliwe na kilku etapach, w których są zaangażowani kolejno: handlowcy, logistycy i spedytorzy. Podstawowe funkcje: wieloetapowe planowanie terminu załadunku/rozładunku awizacja dostępna dla spedytorów przez Internet obsługa okien czasowych i zmiennej przepustowości magazynów możliwość wstępnej rezerwacji terminu podstawienia dostosowanie do systemów zewnętrznych w zakresie importu danych o planowanych transportach integracja ze zleceniami transportowymi obsługiwanymi w systemie SOOT
Yard Management Rejestracja transportu Pozwala na zarejestrowanie i kontrolę przyjazdów samochodów do zakładu. Rejestracja odbywa się w oparciu o przeprowadzoną wcześniej awizację. Podstawowe funkcje: rejestracja przyjazdu przewoźnika/spedytora na teren zakładu kontrola danych awizacyjnych (kierowcy, samochodu, zlecenia transportowego itp.) natychmiastowe powiadamianie dyspozytorów o przebiegu procesu załadunku sygnalizacja i kontrola opóźnień obsługa wielu bram wjazdowych integracja ze zleceniami transportowymi obsługiwanymi w systemie SOOT rejestracja wyjazdu z zakładu
Yard Management Zarządzanie załadunkami lub rozładunkami na magazynach Służy do organizacji i rejestrowania procesów logistycznych transportu realizowanych na magazynach zakładu. Praca systemu opiera się o zdefiniowaną strukturę węzłów transportowych, magazynów i doków załadunkowych. Dzięki bezpośredniej komunikacji z kierowcami (np. poprzez SMS) możliwe jest szybkie reagowanie na wszelkie zdarzenia w ramach obsługi danego pojazdu. Podstawowe funkcje: przejrzysta wizualizacja etapów procesu na magazynach i dokach załadunkowych wizualizacja transportów planowanych na dany dzień sterowanie ruchem pojazdów na terenie zakładu rejestracja wszystkich etapów obsługi transportu na terenie zakładu obsługa ważenia i między-ważeń przy załadunkach na kilku magazynach bezpośrednia komunikacja z kierowcami przez komunikaty SMS system alertów reagujący na niestandardowe sytuacje lub przedłużającą się obsługę pojazdu wydruk wszystkich dokumentów transportowych
SOOT - rozwiązanie dla Twojej Firmy Zmniejsz do 50% koszty jednego transportu. Przyśpiesz czas pracy Twoich logistyków nawet o 40%. Zapewnij 100% transparentność wyboru dostawców. Powiększ kilkukrotnie bazę swoich przewoźników. Wybierz SOOT jeżeli: chcesz systemowo, transparentnie i tanio zorganizować transport, planowanie, przygotowanie, wybór i zlecanie transportu zajmuje Ci zbyt dużo czasu, masz wielu współpracujących z Tobą przewoźników lub chciałbyś poszerzyć ich grono, komunikacja z przewoźnikami staje się dla Ciebie zbyt uciążliwa, zlecasz w miesiącu wiele przewozów, przygotowujesz się do organizacji transportów na nowe kierunki, wydajesz za dużo na transport szukasz elastycznej i wielojęzycznej aplikacji z nowoczesnym interfejsem użytkownika
SOOT - rozwiązanie dla Twojej Firmy Wiele innych korzyści biznesowych z wdrożenia SOOT: usprawnienie procesu tworzenia zleceń transportowych dla spedytorów i przewoźników usprawnienie procesu zbierania ofert i dokumentowania procesu wyboru przewoźników usprawnienie komunikacji pomiędzy działem logistyki, a przewoźnikiem tworzenie zdrowej rywalizacji pomiędzy dużymi, średnimi i małymi dostawcami, co niesie za sobą realne korzyści finansowe dla firmy optymalne wykorzystanie doków przeładunkowych obniżenie wydatków na telefony i dokumentację papierową w działach logistyki, transportu i spedycji przyspieszenie procesu załadunku i rozładunku towarów pełna kontrola nad pojazdami przemieszczającymi się po terenie zakładu eliminacja spiętrzeń samochodów w kolejkach oczekujących w kolejkach na załadunek lub rozładunek. możliwość śledzenia etapów realizacji transportu dostępna dla wszystkich uczestników łańcucha logistycznego (logistyk, spedytor, klient) szybko i sprawnie przeprowadzone audyty zmniejszenie ilości błędnych decyzji
SOOT jest systemem dostępnym na rynku od 2008 roku. Aplikacja jest stale rozwijana o nowe funkcjonalności. W tym czasie zaufali nam między innymi:
Zapraszamy do obejrzenia prezentacji działania systemu na żywo. Sławomir Woźniak Tel. +48 14 696 66 37 Tel. kom. +48 695 270 293 e-mail: swozniak@zetosa.com.pl Kinga Cao Tel. +48 14 696 66 50 Tel. kom. +48 695 270 884 e-mail: kcao@zetosa.com.pl
Dziękujemy za uwagę.