Urząd Miasta SZCZECIN P R O C E D U R A Szkolenie i dokształcanie pracowników Urzędu Miasta Szczecin PN-EN ISO 9001:2009 Nr procedury P-II-10 Wydanie 8 1.0. CEL Celem procedury jest ustalenie zasad organizowania szkoleń i dokształcania pracowników, zgodnie z potrzebami Urzędu Miasta Szczecin. 2.0. ZAKRES PROCEDURY Procedura swym zakresem obejmuje wszystkie wydziały i biura Urzędu Miasta Szczecin. 3.0. TERMINOLOGIA 3.1. SZKOLENIE proces, którego celem jest przystosowanie wiedzy i umiejętności pracowników do wymagań wynikających z zadań wykonywanych na danym stanowisku pracy. 3.2. DOKSZTAŁCANIE proces, którego celem jest uzyskanie wykształcenia niezbędnego do zajmowania danego stanowiska pracy. 3.3. HARMONOGRAM SZKOLEŃ plan obejmujący potrzeby szkoleniowe, a w tym: tematykę szkoleń, ilość potencjalnych uczestników i ewentualnie imienny wykaz potencjalnych uczestników, w powiązaniu z zatwierdzonymi środkami finansowymi, opracowany zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do procedury. 3.4. ŚWIADCZENIA ZWIĄZANE Z UZYSKANIEM ZGODY NA DOKSZTAŁCANIE urlop szkoleniowy w wymiarze określonym w ustawie Kodeks pracy (Dz.U. Nr 21, poz. 94 z 1998 r. z późn. zm.) i (lub) refundacja kosztów czesnego (ustalana przez pracodawcę indywidualnie, uznaniowo). 3.5. DOKUMENTACJA SZKOLENIOWA 1) zgłoszenie uczestnictwa w szkoleniu, które zawiera podstawowe dane o pracowniku, warunki uczestnictwa, formę płatności, numer centralnego rejestru umów, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 do procedury. 2) delegacja służbowa w przypadku szkolenia zamiejscowego wypełniona zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3 do procedury, 3) faktura VAT za szkolenie. Imię i Nazwisko Data Podpis OPRACOWAŁ Anetta Kieszkowska 20/06/2011 r. wz. Szust Małgorzata SPRAWDZIŁ ZATWIERDZIŁ Michał Kaczmarczyk Ryszard Słoka Dokument jest nadzorowany i opublikowany w formie elektronicznej na stronie internetowej www.szczecin.pl Dokument jest. Strona 1 / 9
3.6. DOKUMENTACJA ZWIĄZANA Z DOKSZTAŁCANIEM 1) opinia dotycząca pracownika ubiegającego się o uzyskanie zgody na dokształcanie obejmująca: wiek, staż pracy w Urzędzie Miasta Szczecin, okresowe oceny kwalifikacyjne, uwagi na temat zgodności i celowości nauki w kontekście zakresu czynności na danym stanowisku pracy, 2) pismo do pracownika podejmującego naukę, informujące o przyznanych świadczeniach zw. z uzyskaniem zgody na dokształcanie, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do procedury, 3) umowa określająca prawa i obowiązki stron, przygotowana w oparciu o wzór zatwierdzony przez radcę prawnego, stanowiący załącznik nr 5 do procedury. 3.7. AKCEPTACJA DOKUMENTACJI podpis i pieczątka Sekretarza Miasta, Skarbnika Miasta, Dyrektora Wydziału Organizacyjnego (WO). 3.8. WO Wydział Organizacyjny 3.9. UM Urząd Miasta Szczecin Strona 2 / 9
4.0. OPIS REALIZACJI / OPIS CZYNNOŚCI Algorytm postępowania przy szkoleniu i dokształcaniu pracowników Urzędu Miasta Szczecin. Grupa Szkolenie pracowników Grupa Dokształcanie pracowników Pracownik Urzędu 1. Zgłasza potrzebę odbycia szkolenia. 2. Kieruje wniosek o dokształcanie do Sekretarza Miasta po uzyskaniu zgody przełożonego. Dyrektor Wydziału Kierownik Biura 1. Sporządza wewnętrzny harmonogram szkoleń na dany rok. 2. Przekazuje ww. harmonogram do WO. 3. Wyraża zgodę na podjęcie nauki przez pracownika wydziału/biura. 4.1 4.2 Przekazuje wewnętrzne harmonogramy poszczególnych wydziałów/biur do Referatu Kadr i Szkolenia WO celem sporządzenia harmonogramu szkoleń UM. 4.3 Pracownik ds. szkoleń w Referacie Kadr i Szkoleń 1. Opracowuje harmonogram szkoleń UM, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do procedury. 2. Przekazuje ww. harmonogram do akceptacji Dyrektora WO. 4.4 1. Akceptuje harmonogram szkoleń UM. 2. Przekazuje ww. harmonogram do akceptacji Sekretarzowi Miasta. 4.5 Sekretarz Miasta 4.6 1. Akceptuje harmonogram szkoleń UM. 2. Analizuje wniosek o dokształcenie. 3. Przekazuje dokumenty, o których mowa w pkt. 1 i 2 do WO. 1 Strona 3 / 9
1 4.7 1. Czuwa nad realizacją i aktualizacją harmonogramu szkoleń UM. 2. Przekazuje dokumenty, o których mowa w pkt. 4.6. do Referatu Kadr i Szkolenia. Pracownik ds. szkoleń w Referacie Kadr i Szkoleń 4.8 1. Przechowuje harmonogram szkoleń UM. 2. Zbiera oferty szkoleń. 3. Przekazuje wybrane oferty do dyrektorów wydziałów/ kierowników biur. 4. Sporządza opinię o pracowniku (dokumentacja zw. z dokształcaniem). 5. Przekazuje opinię, o której mowa w pkt. 4, Sekretarzowi Miasta. Dyrektor Wydziału Kierownik Biura 1. Analizuje przekazaną ofertę szkolenia. 2. Wnioskuje do Sekretarza Miasta o wyrażenie zgody na uczestnictwo wytypowanego pracownika w szkoleniu. 4.9 Sekretarz Miasta 4.10 1. Akceptuje (opiniuje) wniosek, o którym mowa w pkt. 4.9. 2. Podejmuje decyzję w sprawie dokształcania. 3. Przekazuje dokumenty wymienione w pkt. 1i 2 do WO. 4.11 Przekazuje dokumenty, o których mowa w pkt. 4.10. do Referatu Kadr i Szkolenia (postępuje jak w pkt. 4.7.2) Pracownik ds. szkoleń w Referacie Kadr i 4.12 1. Przygotowuje dokumentację szkoleniową. 2. Przekazuje do akceptacji Dyrektora WO ww. dokumentację. 3. Sporządza pismo do pracownika o wyrażeniu zgody na dokształcanie, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do procedury oraz umowę o dokształcanie, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 5 do procedury. 1 Strona 4 / 9
1 Sekretarz Miasta 4.13 4.13 1. Podpisuje pismo i umowę, o których mowa w pkt. 4.12.3. 2. Przekazuje ww. dokumenty do WO. 4.14 Przekazuje dokumenty, o których mowa w pkt. 4.14 i 4.15 do Referatu Kadr i Szkolenia. Pracownik ds. szkoleń w Referacie 4.15 1. Przesyła zgłoszenie do organizatora szkolenia. 2. Kopię zgłoszenia przekazuje do Wydziału/ Biura, w którym zatrudniony jest pracownik mający odbyć szkolenie. 3. Przekazuje umowę pracownikowi, kopię umowy Dyrektorowi Wydziału, Kierownikowi Biura, do akt osobowych i rejestru umów. 4. Czuwa nad realizacją postanowień umowy, o której mowa w pkt. 3. Pracownik UM 4.16 1. Rozlicza delegację służbową w przypadku szkolenia zamiejscowego. 2. Dostarcza zaświadczenie (certyfikat) o odbyciu szkolenia. 3. Dostarcza wymagane zaświadczenia z uczelni 4. Dostarcza odpis dyplomu do akt osobowych Strona 5 / 9
4.1 Pracownik Urzędu 4.1.1 W przypadku zaistnienia zdarzenia z grupy I zgłasza swojemu przełożonemu potrzebę odbycia szkolenia w danym zakresie objętym jego zakresem obowiązków. 4.1.2 W przypadku zaistnienia zdarzenia z grupy II kieruje do Sekretarza Miasta podanie (wniosek) o wyrażenie zgody na podjęcie nauki i przyznanie świadczeń związanych z dokształcaniem po uprzednim uzyskaniu zgody przez bezpośredniego przełożonego. (świadczenia z wyłączeniem dofinansowania) 4.2 Dyrektor Wydziału/ Kierownik Biura 4.2.1 Sporządza wewnętrzny harmonogram szkolenia na dany rok ze szczególnym uwzględnieniem tematyki oraz ilości potencjalnych uczestników. 4.2.2 Przekazuje ww. harmonogram do Wydziały Organizacyjnego. 4.2.3 Wyraża zgodę (opiniuje) na wniosek pracownika o podjęcie nauki (dokształcanie). 4.3 Przekazuje wewnętrzne harmonogramy poszczególnych Wydziałów/ Biur do Referatu Kadr i Szkolenia WO celem sporządzenia harmonogramu szkoleń UM na dany rok. 4.4 Pracownik ds. szkoleń w Referacie Kadr i Szkolenia WO 4.4.1 Opracowuje harmonogram szkoleń UM zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszej procedury, uwzględniając ponadto przewidywany koszt, możliwość zorganizowania szkolenia na rynku lokalnym (bez dodatkowych kosztów delegacji służbowych) i przypuszczalny termin realizacji. Przewidywany całkowity koszt szkoleń pracowników musi być proporcjonalny do posiadanych środków przeznaczonych na ten cel, których dysponentem jest WO. 4.4.2 Przekazuje ww. harmonogram do akceptacji Dyrektora WO. 4.5 4.5.1 Akceptuje harmonogram szkoleń UM i dokonuje ewentualnych korekt. 4.5.2 Przekazuje ww. harmonogram do akceptacji Sekretarzowi Miasta. 4.6 Sekretarz Miasta 4.6.1 Akceptuje harmonogram szkoleń UM i dokonuje ewentualnych ostatecznych korekt. Zatwierdzony harmonogram ma charakter obligatoryjny. Powinien być realizowany tylko w zakresie nim objętym. Uczestnictwo w każdym innym szkoleniu nie ujętym w harmonogramie jest każdorazowo analizowane i nie zawsze realizacja ta jest możliwa. 4.6.2 Analizuje wniosek pracownika o wyrażanie zgody na dokształcanie uprzednio zaopiniowany przez bezpośredniego przełożonego pracownika. 4.6.3 Przekazuje dokumenty, o których mowa w pkt. 4.6.1 i 4.6.2 do WO. 4.7 4.7.1 Czuwa nad realizacją i aktualizacją harmonogramu szkoleń UM z uwzględnieniem zasad określonych w pkt. 4.6.1 4.7.2 Przekazuje dokumenty, o których mowa w pkt. 4.6.3 do Referatu Kadr i Szkolenia celem realizacji. 4.8 Pracownik ds. szkoleń w Referacie Kadr i Szkolenia WO 4.8.1 Przechowuje harmonogram szkoleń UM, informuje Dyrektora WO o stanie realizacji szkoleń objętych harmonogramem. 4.8.2 Zbiera oferty szkoleń nadsyłane do UM pocztą, a także otrzymane inną drogą (prasa, inne publikacje), które analizuje pod kątem zasadności ich wykorzystania w połączeniu z tematyką szkoleń zawartą w harmonogramie szkoleń UM. Strona 6 / 9
4.8.3 Przekazuje wybrane oferty do Dyrektorów Wydziałów/Kierowników Biur celem przeanalizowania i ewentualnego wytypowania pracownika(ów) do uczestnictwa w danym szkoleniu. 4.8.4 Sporządza opinię dotycząca pracownika ubiegającego się o wyrażenie zgody na dokształcanie obejmującą: wiek, staż pracy w UM, okresowe oceny kwalifikacyjne, uwagi na temat zgodności i celowości nauki w kontekście zakresu czynności na danym stanowisku pracy. 4.8.5 Przekazuje opinię, o której mowa w pkt. 4.8.4, Sekretarzowi Miasta. Opinia ta stanowi podstawę podjęcia decyzji co do zgody na naukę i udzielenia z tego tytułu świadczenia w postaci urlopu szkoleniowego i (lub) refundacji kosztów czesnego. 4.9 Dyrektor Wydziały/ Kierownik Biura 4.9.1 Analizuje przekazaną opinię pod względem celowości skorzystania z niej przez pracownika(ów) Wydziału/ Biura. 4.9.2 Wnioskuje do Sekretarza Miasta o wyrażenie zgody na uczestnictwo wytypowanego(ych) pracownika (ów) w danym szkoleniu. 4.10 Sekretarz Miasta 4.10.1 Akceptuje (opiniuje) wniosek, którym mowa w pkt. 4.9.2 4.10.2 Podejmuje decyzję w sprawie dokształcania danego pracownika na podstawie wniosku pracownika, o którym mowa w pkt. 4.1.2 oraz opinii, o której mowa w pkt. 4,8,4 4.10.3 Przekazuje dokumenty wymienione w pkt. 4,10.1 i 4.10.2 do WO. 4.11 Postępuje jak w pkt. 4.7.2 4.12 Pracownik ds. szkoleń w Referacie Kadr i Szkolenia 4.12.1 Przygotowuje dokumentację szkoleniową: zgłoszenie uczestnictwa w szkoleniu, delegację służbową w przypadku szkolenia zamiejscowego. 4.12.2 Przekazuje ww. dokumentację do akceptacji Dyrektora WO. 4.12.3 Sporządza pismo do pracownika o wyrażeniu zgody na dokształcanie, zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 4 do procedury oraz umowę o dokształcanie określającą prawa i obowiązki stron, zgodnie z decyzją Sekretarza Miasta i w oparciu o wzór stanowiący załącznik nr 5 do procedury. 4.13 Sekretarz Miasta 4.13.1 Podpisuje umowę o dokształcaniu, o której mowa w pkt. 4.12.3 4.13.2 Przekazuje ww. umowę do WO. 4.14 Postępuje jak w pkt. 4.11. 4.15 Pracownik ds. szkoleń 4.15.1 Przesyła za pomocą faxu, e-mail zgłoszenie do organizatora szkolenia, które po potwierdzeniu odbioru traktuje się jako zawarcie umowy. 4.15.2 Kopię ww. zgłoszenia przekazuje do Wydziału/ Biura, w którym zatrudniony jest pracownik mający odbyć szkolenie. Zgłoszenie to powinno być w Wydziale/ Biurze przekazane pracownikowi. 4.15.3 Podpisane pismo oraz umowę o dokształcanie przekazuje: - 1 egzemplarz (oryginał) pracownikowi, - 1 egzemplarz (kopia) do Dyrektora Wydziału /Kierownika Biura, w którym zatrudniony jest pracownik, - 1 egzemplarz (kopia) do akt osobowych pracownika, - 1 egzemplarz (kopia) do zbioru umów prowadzonych przez pracownika ds. szkoleń Strona 7 / 9
4.15.4 Czuwa nad realizacją postanowień umowy, o której mowa w pkt. 4.15.3. Przekazuje pismo informujące Dyrektora Wydziału/ Kierownika Biura, w którym zatrudniony jest pracownik, dotyczące przyznanych świadczeń zw. z dokształcaniem. 4.16 Pracownik UM 4.16.1 Rozlicza delegację służbową (wg wzoru zał. nr 3 do procedury) w ciągu 14 dni od dnia jej zakończenia w przypadku uczestniczenia w szkoleniu zamiejscowym. 4.16.2 Dostarcza zaświadczenie (certyfikat) o odbyciu szkolenia do akt osobowych. 4.16.3 Dostarcza wymagane do udzielenia świadczeń zaświadczenie z uczelni, o których mowa w treści umowy, stanowiącej załącznik nr 4 do niniejszej procedury. 4.16.4 Dostarcza odpis dyplomu do akt osobowych po zakończeniu nauki. Ochrona treści procedur Procedury i instrukcje są własnością Urzędu Miasta Szczecin. Procedury udostępnione są w formacie uniemożliwiającym wnoszenie zmian przez osoby nieupoważnione. Odpowiedzialność Osoby wykonujące opisane w procedurze działania ponoszą odpowiedzialność za ich prawidłowe i terminowe wykonanie. Strona 8 / 9
5.0. WYKAZ DOKUMENTÓW ZWIĄZANYCH I ZAŁĄCZNIKÓW 5.1. Procedury / instrukcji Nr P-II-14 Zasady organizacji szkolenia wyjazdowego. 5.2. Inne dokumenty: - Księga Jakości Urzędu Miasta Szczecin. - rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej oraz Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 12 października 1993 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wykształcenia ogólnego dorosłych (Dz.U. Nr 103, poz. 472 z późn. zm.), - ustawa z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (Dz.U. z 2002 r. Nr 123, poz. 1059 z późn. zm.), - ustawa z dnia 14 marca 2003 r. o stopniach naukowych i tytule naukowym oraz o stopniach i tytule w zakresie sztuki (Dz.U. Nr 65, poz. 595 z późn. zm.), - zarządzenie Nr 550/07 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 października 2007 r. w sprawie zasad i warunków podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników Urzędu Miasta Szczecin. 5.3. Załączniki: 5.3.1. Wzór harmonogramu szkoleń pracowników UM - zał. nr 1/ P-II-10 5.3.2. Wzór zgłoszenia na szkolenie - zał. nr 2/ P-II-10 5.3.3. Wzór delegacji służbowej - zał. nr 3/ P-II-10 5.3.4. Wzór pisma wyrażających zgodę na dokształcanie i przyznane świadczenia - zał. nr 4/ P-II-10 5.3.5. Wzór umowy o dokształcanie pracownika - zał. nr 5/ P-II-10 Strona 9 / 9