Procedura systemu podnoszenia kwalifikacji pracowników Urzędu Miejskiego w Halinowie obejmującego szkolenia i samokształcenie

Transkrypt

1 ZAŁĄCZNIK do Zarządzenia nr 173 Burmistrza Miasta Halinów z dnia 21 grudnia 2005 roku Procedura systemu podnoszenia kwalifikacji pracowników Urzędu Miejskiego w Halinowie obejmującego szkolenia i samokształcenie SPIS TREŚCI

2 2 z halinow@halinow.pl CEL PRZEDMIOT I ZAKRES STOSOWANIA DEFINICJE I TERMINOLOGIA ORAZ UŻYWANE SKRÓTY WŁAŚCICIEL PROCEDURY WYKAZ ODPOWIEDZIALNOŚCI I KOMPETENCJI SEKRETARZ BURMISTRZ ZASTĘPCA BURMISTRZA KIEROWNICY INSPEKTOR DS. OSOBOWYCH PRACOWNICY TWORZENIE BUDŻETU SZKOLEŃ TRYB POSTĘPOWANIA SZKOLENIA ZEWNĘTRZNE Zasady kierowania pracowników na szkolenia Karta szkoleń pracownika Ocena szkolenia przez uczestnika Aktualizacja listy firm szkoleniowych SZKOLENIA WEWNĘTRZNE Kaskadowanie wiedzy po odbytym szkoleniu zewnętrznym Inne szkolenia wewnętrzne PODNOSZENIE KWALIFIKACJI ZAWODOWYCH PRACOWNIKÓW W FORMACH SZKOLNYCH I POZASZKOLNYCH Kształcenie w formach szkolnych i pozaszkolnych Procedura postępowania w przypadku skierowania na studia wyższe i podyplomowe STATYSTYKA SPIS FORMULARZY, SZABLONÓW I WZORCÓW Cel Celem procedury jest stworzenie jasnych i przejrzystych zasad rozwoju zawodowego pracowników Urzędu Miejskiego w Halinowie, poprzez system szkoleń i samokształcenia, gwarantujących profesjonalizm i fachowość w funkcjonowaniu Urzędu. Szkolenia i samokształcenie pracowników rozumiane są jako systematyczny rozwój postaw, wiedzy i umiejętności, niezbędnych do prawidłowego wykonywania zadań i stanowią priorytetowy obszar zarządzania kadrami.

3 3 z Przedmiot i zakres stosowania Procedura określa zasady kierowania pracowników Urzędu na szkolenia, oceny szkoleń, aktualizacji listy preferowanych firm szkoleniowych na podstawie wyników oceny szkoleń oraz wprowadza zasady samokształcenia pracowników. Procedura dotyczy wszystkich pracowników Urzędu z wyjątkiem Burmistrza. Wszyscy pracownicy Urzędu powinni posiadać jednakowy dostęp do szkoleń i możliwości podwyższania kwalifikacji. 3. Definicje i terminologia oraz używane skróty Ilekroć mowa jest o: Gminie - rozumie się przez to gminę Halinów, Burmistrzu - rozumie się przez to Burmistrza Miasta Halinów, Zastępcy Burmistrza - rozumie się przez to Zastępcę Burmistrza Miasta Halinów, Sekretarzu - rozumie się przez to Sekretarza Miasta Halinów, Skarbniku - rozumie się przez to Skarbnika Miasta Halinów, Kierowniku - rozumie się przez to Kierownika Referatu Urzędu Miejskiego w Halinowie, Pracowniku - rozumie się przez to pracownika Urzędu Miejskiego w Halinowie, Urzędzie - rozumie się przez to, 4. Właściciel procedury Właścicielem procedury jest Sekretarz. 5. Wykaz odpowiedzialności i kompetencji 5.1. Sekretarz Jest odpowiedzialny za: prawidłowe funkcjonowanie procedury oraz jej aktualizację; przygotowanie projektu rocznego budżetu szkoleń; opiniowanie wniosków o zakup usługi szkoleniowej; selekcję nadesłanych ofert z firm szkoleniowych i ich dystrybucję wśród Kierowników i samodzielnych stanowisk pracy; wybór firmy szkoleniowej, przy współudziale Kierownika odpowiedniego referatu bądź pracownika zatrudnionego na samodzielnym stanowisku; zatwierdzenie Listy preferowanych firm szkoleniowych oraz Listy firm nie polecanych ;

4 4 z 12 organizację szkoleń wewnętrznych; zatwierdzanie tematu i planu szkolenia wewnętrznego; wykonanie i przedstawianie Burmistrzowi rocznego sprawozdania z odbytych szkoleń zewnętrznych i wewnętrznych przez Pracowników Burmistrz Jest odpowiedzialny za: zatwierdzanie wniosków o zakup usługi szkoleniowej; podpisywanie umów lub zleceń na zakup usług szkoleniowych, po uzyskaniu kontrasygnaty Skarbnika Zastępca Burmistrza Jest odpowiedzialny za: zatwierdzanie wniosków o zakup usługi szkoleniowej oraz podpisywanie umów lub zleceń na zakup usług szkoleniowych, w przypadku nieobecności Burmistrza Kierownicy Jest odpowiedzialny za: przeprowadzenie każdego roku analizy potrzeb szkoleniowych Pracowników; złożenie do Sekretarza wniosku o zakup usługi szkoleniowej; zgłoszenie do Sekretarza potrzeby przeprowadzenia szkolenia wewnętrznego; są uprawnieni do wyboru wspólnie z Sekretarzem firmy szkoleniowej Inspektor ds. osobowych Jest odpowiedzialny za: wysyłanie zapytań ofertowych do firm szkoleniowych; dokonanie zgłoszenia kandydata na szkolenie w firmie szkoleniowej; bieżącą aktualizację Karty szkoleń każdego pracownika; przekazanie uczestnikowi szkolenia Arkusza Indywidualnej Oceny Szkolenia ; coroczną aktualizację Listy preferowanych firm szkoleniowych oraz Listy firm nie polecanych ; przechowywanie dokumentów dotyczących odbytych szkoleń wewnętrznych; jest uprawniony do obliczania punktów w Arkuszu Indywidualnej Oceny Szkolenia zgodnie z oceną dokonaną przez uczestnika szkolenia.

5 5 z Pracownicy składają terminowo i rzetelnie wypełniają Arkusz Indywidualnej Oceny Szkolenia oraz przedstawiają zaświadczenia z odbytych szkoleń Inspektorowi ds. osobowych; składają Sekretarzowi wnioski o przeprowadzenie szkolenia wewnętrznego; składają wnioski o zakup usługi szkoleniowej swojemu bezpośredniemu przełożonemu. 6. Tworzenie budżetu szkoleń. Roczny budżet szkoleń przygotowywany jest przez Sekretarza w uzgodnieniu ze Skarbnikiem, na podstawie wniosków na zakup usług szkoleniowych składanych przez pracowników samodzielnych stanowisk i Kierowników. W budżecie należy, poza szkoleniami wnioskowanymi, uwzględnić rezerwę przeznaczoną na szkolenia nie ujęte we wnioskach, których konieczność przeprowadzenia może pojawić się w ciągu roku budżetowego. Roczny budżet szkoleń podlega akceptacji Burmistrza. 7. Tryb postępowania 7.1. Szkolenia zewnętrzne Szkolenia zewnętrzne obejmują szkolenia wyjazdowe, kursy, seminaria, warsztaty, konferencje i inne formy kształcenia pozaszkolnego oraz studia zaoczne, studia podyplomowe a także szkolenia na terenie Urzędu przeprowadzane przez firmy szkoleniowe lub osoby zaproszone z rożnych instytucji, w tym samorządowych do przeszkolenia pracowników Zasady kierowania pracowników na szkolenia 1. Kierownik Referatu jest odpowiedzialny za przeprowadzenie przynajmniej raz w roku analizy potrzeb szkoleniowych podległych mu pracowników. Wyniki analizy są przedstawiane pracownikom. 2. W postępowaniu mającym na celu wybór kandydata na szkolenie, uwzględnia się następujące kryteria: staż pracy, zajmowane stanowisko, ilość odbytych szkoleń,

6 6 z 12 ocenę wyników pracy np. na podstawie protokołów z odbytych kontroli, rozstrzygnięć organów nadzorczych w administracyjnych postępowaniach odwoławczych, skarg i wniosków składanych przez mieszkańców. 3. Niezależnie od analizy przeprowadzanej przez kierownika, każdy pracownik ma prawo złożyć wniosek, zawierający dane jak w pkt 6, o potrzebie przeprowadzenia szkolenia do bezpośredniego przełożonego. 4. Jeżeli przełożony uzna wniosek za bezzasadny zwraca go pracownikowi z wyjaśnieniem powodów odmowy, a jeżeli oceni go jako uzasadniony, akceptuje go i przedstawia Sekretarzowi. 5. Oprócz analizy przeprowadzanej przez kierowników, Sekretarz na podstawie otrzymywanych ofert firm szkoleniowych, po dokonaniu ich analizy i wstępnej selekcji kieruje wybrane oferty do kierowników zainteresowanych referatów. 6. W razie stwierdzenia potrzeby przeszkolenia pracownika Kierownik składa wniosek dotyczący szkolenia z wybranego zakresu tematycznego do Sekretarza. Wniosek zawiera temat szkolenia, imię i nazwisko pracownika, zajmowane stanowisko oraz datę i podpis składającego wniosek. 7. Sekretarz opiniuje wniosek, zawierający dane jak w pkt 6 i ocenia, czy temat szkolenia mógłby być przydatny większej liczbie pracowników, czy też ma charakter wysoko specjalistyczny. Następnie przeprowadza analizę, czy szkolenie może być przeprowadzone przez innego pracownika Urzędu w ramach jego zakresu obowiązków. Jeżeli tak, to dalsze czynności w tej sytuacji określa pkt 7.2. Jeżeli szkolenie nie może być przeprowadzone przez pracownika Urzędu, a byłoby przydatne większej liczbie pracowników, Sekretarz wspólnie z Kierownikami zainteresowanych referatów, uzupełnia wniosek o nazwiska kandydatów na szkolenie. 8. W przypadku większej liczby chętnych na odbycie szkolenia w stosunku do możliwości finansowych i organizacyjnych Urzędu, a także w przypadku studiów zaocznych i podyplomowych, kandydaci piszą list motywacyjny do Burmistrza, w którym uzasadniają potrzebę swojego uczestnictwa w szkoleniu. 9. Komisja złożona z Burmistrza, Zastępcy Burmistrza, Sekretarza i bezpośredniego przełożonego pracownika, dokonuje wyboru uczestnika szkolenia w oparciu o kryteria wymienione w pkt 2, biorąc pod uwagę listy motywacyjne i sporządza protokół uzasadniając swoją decyzję. Protokół stanowi załącznik do wniosku o potrzebie szkolenia.

7 7 z Wniosek o potrzebie odbycia szkolenia zatwierdza Burmistrz lub w jego zastępstwie Zastępca Burmistrza. 11. Zaakceptowany wniosek jest kierowany do Inspektora ds. osobowych, natomiast wniosek odrzucony jest kierowany do kierownika odpowiedniego referatu. 12. Inspektor ds. osobowych wysyła zapytanie ofertowe do firm szkoleniowych, które wykonują szkolenia z danej tematyki i znajdują się na Liście preferowanych firm szkoleniowych, którą udostępnia Sekretarz. Jeżeli na liście nie ma firmy, która mogłaby wykonać dane szkolenie, Inspektor ds. osobowych kieruje zapytanie ofertowe do innych firm. Zapytanie ofertowe, w przypadku większej liczby kandydatów na szkolenie, powinno uwzględniać również możliwości zorganizowania szkolenia na terenie Urzędu. Po otrzymaniu ofert, Sekretarz i bezpośredni przełożony pracownika dokonują wyboru konkretnej oferty, biorąc pod uwagę miejsce firmy na Liście preferowanych firm szkoleniowych. 13. Umowę na zakup usługi szkoleniowej zawiera Burmistrz lub w przypadku jego nieobecności Zastępca Burmistrza. 14.Zgłoszenia kandydata na szkolenie dokonuje Inspektor ds. osobowych. 15. Inspektor ds. osobowych wydaje pracownikowi skierowanemu na szkolenie Arkusz Indywidualnej Oceny Szkolenia ) oraz wpisuje dane na temat szkolenia w Rejestrze szkoleń ( załącznik nr 1) Karta szkoleń pracownika 1. Każdy pracownik Urzędu, na stanowisku urzędniczym, posiada Kartę szkoleń pracownika ( załącznik nr 2). 2. Karta szkoleń zawiera rejestr wszystkich szkoleń (z wyjątkiem obowiązkowych szkoleń z zakresu bhp), w których pracownik brał udział, od początku jego zatrudnienia w Urzędzie. 3. Kartę szkoleń dla nowo zatrudnionego pracownika zakłada Inspektor ds. osobowych. 4. Karta szkoleń ma postać elektronicznej ewidencji z możliwością sortowania według nazwisk, stanowisk (funkcji) lub referatów. Ewidencja jest udostępniona dla pracowników Urzędu w wewnętrznej sieci komputerowej. Wydruki zaktualizowanych kart sporządzone na dzień 31 grudnia każdego roku, są wpinane do teczek akt osobowych pracownika. 5. Inspektor ds. osobowych dokonuje aktualizacji wpisów w Karcie szkoleń na podstawie oryginału zaświadczenia o ukończonym szkoleniu, które pracownik przedstawia w ciągu 7 dni od daty zakończenia szkolenia, albo na podstawie ustnego oświadczenia pracownika, w przypadku gdy firma szkoleniowa nie wystawiała zaświadczeń.

8 8 z Ocena szkolenia przez uczestnika 1. Arkusz Indywidualnej Oceny Szkolenia (skrót AIOS) stanowi podstawę do aktualizacji Listy preferencyjnych firm szkoleniowych. 2. Arkusz Indywidualnej Oceny Szkolenia, nie ma zastosowania w przypadku szkoleń wewnętrznych. 3. Każdy pracownik skierowany na szkolenie otrzymuje Arkusz Indywidualnej Oceny Szkolenia ( załącznik nr 3), część I AIOS wypełnia Inspektor ds. osobowych w momencie skierowania pracownika na szkolenie, część II AIOS wypełnia pracownik uczestniczący w szkoleniu i oddaje w ciągu 7 dni od daty zakończenia szkolenia do Inspektora ds. osobowych, część III wypełnia Inspektor ds. osobowych, wpisując sumę punktów wynikających z oceny szkolenia dokonanej przez uczestnika szkolenia. 4. Arkusze Indywidualnej Oceny Szkolenia są przechowywane przez Inspektora ds. osobowych w segregatorze pt. Ocena szkoleń Aktualizacja listy firm szkoleniowych 1. Urząd przywiązuje szczególną wagę do jakości szkoleń. Szkolenia powinny być na wysokim poziomie merytorycznym, dydaktycznym oraz organizacyjnym, zapewniającym zaspokojenie oczekiwań uczestników oraz pracodawcy. Aby ten cel został osiągnięty, tworzy się Listę preferowanych firm szkoleniowych. 2. Na podstawie przechowywanych Arkuszy Indywidualnej Oceny Szkolenia, Inspektor ds. osobowych, do końca stycznia każdego roku dokonuje aktualizacji Listy preferowanych firm szkoleniowych i przeprowadza analizę za poprzedni rok kalendarzowy. Miejsce na liście preferowanych firm uzależnione jest od średniej z uzyskanych punktów we wszystkich Arkuszach Indywidualnej Oceny Szkolenia dotyczących danej firmy. Z uzyskanych wyników, tworzy Listę preferowanych firm szkoleniowych (załącznik nr 4), którą zatwierdza Sekretarz. 3. Aby firma znalazła się na Liście preferowanych firm musi otrzymać minimum 21 punktów. Firmy, które ocenione zostały poniżej średniej 21 punktów znajdują się na Liście nie polecanych firm szkoleniowych ( załącznik nr 5).

9 9 z Szkolenia wewnętrzne Urząd, kierując się zasadą, że wiedza i doświadczenie pracowników jest największą wartością instytucji, przywiązuje szczególną wagę i wspiera rożne formy samokształcenia, w tym szkolenia wewnętrzne Kaskadowanie wiedzy po odbytym szkoleniu zewnętrznym Celem wprowadzenia systemu kaskadowania wiedzy jest przekazanie zdobytej w procesie szkolenia zewnętrznego wiedzy szerszemu gronu pracowników Urzędu. 1. Każdy uczestnik szkolenia zewnętrznego jest zobowiązany do przedstawienia współpracownikom w Referacie oraz bezpośredniemu przełożonemu głównych tematów poruszanych na szkoleniu. 2. Jeżeli przełożony uzna, że zdobyta wiedza jest na tyle ogólna, że może być wykorzystana przez pracowników na innych stanowiskach, zgłasza Sekretarzowi potrzebę zorganizowania szkolenia wewnętrznego. 3. Potrzeba zorganizowania szkolenia zgłaszana jest na piśmie i zawiera: temat szkolenia, plan szkolenia, nazwisko osoby przeprowadzającej szkolenie, termin szkolenia. Dokument opiniuje Sekretarz a zatwierdza Burmistrz lub Zastępca Burmistrza. 4. Przynajmniej 5 dni przed terminem szkolenia, osoba przeprowadzająca szkolenie powiadamia wszystkich kierowników referatów o temacie, terminie i miejscu szkolenia. 5. Uczestnicy szkolenia podpisują się na liście obecności, przygotowanej przez osobę przeprowadzającą szkolenie. 6. Po odbytym szkoleniu, osoba przeprowadzająca szkolenie oddaje listę z podpisami uczestników szkolenia do Inspektora ds. osobowych. 7. Inspektor ds. osobowych na podstawie listy obecności aktualizuje karty szkoleń poszczególnych uczestników oraz wprowadza zapis do Rejestru szkoleń. 8. Informacje o szkoleniach wewnętrznych ujęte w pkt 3 wraz z listą uczestników szkolenia, są przechowywane przez Inspektora ds. osobowych w segregatorze Szkolenia wewnętrzne.

10 10 z Inne szkolenia wewnętrzne 1. Sekretarz, mając na celu poprawę jakości pracy w Urzędzie, może organizować inne szkolenia wewnętrzne, których tematy dotyczyć mogą rożnych zagadnień prawnych, administracyjnych, organizacyjnych, itp. 2. Propozycję zorganizowania takich szkoleń mogą wysunąć pracownicy Urzędu. 3. Sekretarz wyznacza osobę przeprowadzającą szkolenie, precyzując na piśmie temat szkolenia i plan szkolenia, który akceptuje Burmistrz. 4. Przynajmniej 5 dni przed terminem szkolenia, osoba przeprowadzająca szkolenie powiadamia wszystkich kierowników referatów i samodzielne stanowiska pracy o temacie, terminie i miejscu szklenia. 5. Uczestnicy szkolenia podpisują się na liście obecności, przygotowanej przez osobę przeprowadzającą szkolenie. 6. Po odbytym szkoleniu, osoba przeprowadzająca szkolenie oddaje listę z podpisami uczestników szkolenia do Inspektora ds. osobowych. 7. Inspektor ds. osobowych na podstawie listy obecności aktualizuje karty szkoleń poszczególnych uczestników oraz rejestruje szkolenie w zeszycie Rejestr szkoleń. 8. Informacje o szkoleniu, ujęte w pkt 3 wraz z listą uczestników szkolenia, są przechowywane przez Inspektora ds. osobowych w segregatorze Szkolenia wewnętrzne Podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników w formach szkolnych i pozaszkolnych Podnoszenie kwalifikacji pracowników w formach szkolnych i pozaszkolnych może odbywać się poprzez podjęcie studiów wyższych lub podyplomowych w systemie zaocznym lub wieczorowym. Kierunek studiów wyższych lub podyplomowych musi być zgodny z zajmowanym stanowiskiem Kształcenie w formach szkolnych i pozaszkolnych 1. Kształcenie pracownika w formach szkolnych odbywa się w szkołach wyższych na podstawie skierowania. 2. Burmistrz zawiera z pracownikiem skierowanym na studia umowę określającą wzajemne prawa i obowiązki (załącznik Nr 6). Umowa zawierana jest odrębnie na okres studiów licencjackich, uzupełniających magisterskich i podyplomowych. W indywidualnych

11 11 z 12 przypadkach, Burmistrz może zawrzeć umowę w trakcie trwających studiów, podjętych przez pracownika bez skierowania. 3. Pracownikowi podejmującemu naukę w szkole bez skierowania Burmistrz może udzielić bezpłatnego urlopu i zwolnić z części dnia pracy bez zachowania prawa do wynagrodzenia w wymiarze ustalonym na zasadzie porozumienia stron. Okres w/w bezpłatnego urlopu wlicza się do okresu zatrudnienia w Urzędzie w zakresie wszelkich uprawnień wynikających z Kodeksu pracy Procedura postępowania w przypadku skierowania na studia wyższe i podyplomowe 1. Pracownik występuje do Burmistrza o skierowanie na studia składając następujące dokumenty: umotywowane podanie o skierowanie na studia, zaakceptowane przez bezpośrednio przełożonego, zaświadczenie o przyjęciu na studia, harmonogram zajęć obowiązkowych i terminach egzaminów. 2. Burmistrz podejmuje decyzję o zgodzie bądź odmowie wydania skierowania w formie odnośnej adnotacji na podaniu pracownika i przekazuje dokumenty pracownika Inspektorowi ds. osobowych. 3. W przypadku wyrażenia zgody na skierowanie pracownika, Inspektor ds. osobowych przygotowuje druk umowy w trzech egzemplarzach (pracownik, rejestr umów, akta osobowe). 4. W przypadku odmowy skierowania na studia, inspektor ds. osobowych sporządza informację pisemną i po uzyskaniu podpisu Burmistrza, przekazuje ją pracownikowi Statystyka W terminie do 30 stycznia każdego roku, Sekretarz sporządza sprawozdanie z przebiegu szkoleń zewnętrznych i wewnętrznych za poprzedni rok, które przedstawia do zatwierdzenia Burmistrzowi. Sprawozdanie powinno zawierać między innymi następujące informacje: liczbę pracowników uczestniczących w szkoleniach, liczbę wszystkich szkoleń, w tym ilość zorganizowanych szkoleń wewnętrznych, ilość szkoleń, które zyskały pozytywną ocenę przez uczestników.

12 12 z 12 Sprawozdanie powinno ujmować wnioski dotyczące weryfikacji i rozwoju polityki szkoleniowej w Urzędzie. 8. Spis formularzy, szablonów i wzorców L.p. Nr zał. do procedury Tytuł 1 Załącznik nr 1 Rejestr szkoleń 2 Załącznik nr 2 Karta szkoleń 3 Załącznik nr 3 Arkusz Indywidualnej Oceny Szkolenia 4 Załącznik nr 4 Lista preferowanych firm szkoleniowych 5 Załącznik nr 5 Lista nie polecanych firm szkoleniowych 6 Załącznik nr 6 Umowa na realizację dokształcania zawodowego pracownika na podstawie skierowania przez zakład pracy