NAJWYśSZA IZBA KONTROLI Delegatura w Zielonej Górze u l. Podgórn a 9A 65-213 Zi e lona G óra tel. 329-76-00, fax 329-76-39 Zielona Góra, 2007-04-05 LZG-41001-3/2007, P/06/160 Pan Mirosław Szarzyński Lubuski Wojewódzki Inspektor Ochrony Roślin i Nasiennictwa WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 r. o NajwyŜszej Izbie Kontroli (j.t. Dz. U. z 2001 r. Nr 85, poz. 937 ze zm.), zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Zielonej Górze skontrolowała Wojewódzki Inspektorat Ochrony Roślin i Nasiennictwa w Gorzowie Wlkp. (Inspektorat), w ramach tematu: Wykonanie budŝetu państwa w 2006 r. w części 85/08 - województwo lubuskie. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 23 marca 2007 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Inspektorowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie ocenia wykonanie planu dochodów i wydatków w 2006 r., pomimo stwierdzonych nieprawidłowości dotyczących ewidencji księgowej i sprawozdawczości. 1. Planowane wydatki Inspektoratu na 2006 r. w kwocie 3.643,0 tys. zł zrealizowano w 100% i w stosunku do 2005 r., w ujęciu nominalnym, były wyŝsze o 1,1%. Wojewoda Lubuski, na wniosek Inspektoratu, trzykrotnie dokonywał przeniesień wydatków pomiędzy paragrafami oraz czterokrotnie Wojewódzki Inspektor na podstawie upowaŝnienia Wojewody Lubuskiego. Dokonane przeniesienia były legalne i celowe. Ponadto zwiększono plan
2 wydatków o kwotę 6.981 zł pochodzącą z rezerwy celowej przeznaczoną na odszkodowanie dla byłego pracownika. W trakcie roku budŝetowego nie wystąpiły przekroczenia planu w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budŝetowej. W 2006 r. nie wystąpiły zobowiązania wymagalne oraz nie naliczono Inspektoratowi odsetek za zwłokę. Przeciętne zatrudnienie w Inspektoracie w 2006 r. wynosiło 78 osób i w porównaniu do planu było niŝsze o 21 osób, a od wykonania w 2005 r. niŝsze o 7 osób. Zaznaczyć naleŝy, Ŝe Inspektorat na 2007 r. dokonał weryfikacji (urealnienia) planowanego zatrudnienia, obniŝając je do 90 osób. Plan wydatków na wynagrodzenia Inspektoratu, ustalony na 2006 r. w wysokości 2.583,0 tys. zł, zrealizowano w 100%. Przeciętne miesięczne wynagrodzenie w 2006 r. na jednego pełnozatrudnionego wyniosło 2.759,6 zł i było wyŝsze o 12,0% w porównaniu do 2005 r. Wypłacając wynagrodzenia przestrzegano obowiązku terminowego odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne oraz wpłat na PFRON. 2. Planowane na 2006 r. dochody w kwocie 90,0 tys. zł zrealizowano w wysokości 89,1 tys. zł, tj. w 98,9%. Inspektorat prawidłowo ewidencjonował dochody i terminowo je odprowadzał na rachunek budŝetu państwa. Do podmiotów zalegających z płatnościami Inspektorat kierował upomnienia, jednak wystawiano je na niewłaściwych drukach oraz nie prowadzono rejestru upomnień, przez co uchybiono obowiązkowi wynikającemu z 3 ust. 3 i 4 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001 r. w sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji. 1 Zaległości netto Inspektoratu z tytułu dochodów na koniec 2006 r. wyniosły 2,5 tys. zł i były niŝsze w stosunku do 2005 r. o 28,6%. 3. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie z zastrzeŝeniami ocenia organizację systemu rachunkowości i kontroli finansowej Inspektoratu, przy czym podkreślenia wymaga fakt, Ŝe 2006 r. był pierwszym pełnym okresem obrachunkowym, w którym prowadzono księgowość komputerową. Pan Dyrektor określił wprawdzie zasady rachunkowości oraz procedury kontroli finansowej, jednak stwierdzone zostały nieprawidłowości, polegające na: niewskazaniu osób/stanowisk odpowiedzialnych za dokonywane zapisy księgowe, co było niezgodne z art. 14 ust. 4 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 2 ; 1 Dz. U. Nr 137, poz. 1541 ze zm. 2 jt. Dz. U. z 2002 r., Nr 76, poz. 694 ze zm.
3 niewłaściwym ustaleniu granicznych terminów księgowania dowodów (wskazano 14 dzień następnego miesiąca, chociaŝ termin sporządzenia sprawozdań budŝetowych mija 10 i 12 dnia następnego miesiąca); nieujęciu w zakładowym planie kont dwóch kont, mimo dokonywania na nich ewidencji, tj. konta 700 SprzedaŜ produktów i koszt ich wytworzenia i konta 820 Rozliczenie wyniku finansowego - naruszono w ten sposób art. 10 ust.1 pkt 3 lit. ustawy; nieustaleniu zasad ochrony i zabezpieczenia danych, w tym archiwizacji baz oraz przenoszenia treści ksiąg na inny komputerowy nośnik danych, a więc niedopełnieniu obowiązku określonego w art. 71 ustawy. Uchybienia powyŝsze zostały usunięte jeszcze w toku kontroli NIK. W celu oceny skuteczności systemu księgowości i kontroli finansowej (badanie zgodności) oraz oceny rzetelności ksiąg rachunkowych (badanie wiarygodności), z przyjętej populacji 1.136 zapisów księgowych na kontach kosztów, z wyłączeniem m.in. kosztów osobowych, o wartości 773.456,91 zł, metodą monetarną, 3 przy pomocy programu komputerowego Pomocnik Kontrolera ver. 4.1., wylosowano 120 zapisów na łączną kwotę 338.394,43 zł. Badaniu poddano odpowiadające tym zapisom faktury i dokumenty równowaŝne fakturom. Z próby tej wyłączono 4 zapisy/dowody. Oprócz zapisów/dowodów wylosowanych, zbadano 16 zapisów/dowodów w ramach doboru celowego na łączną kwotę 18.261,76 zł. W badanej próbie zapisów/dowodów w zakresie ich poprawności formalnej (badanie zgodności) stwierdzono, Ŝe jeden dowód na kwotę 15.576 zł nie był zaakceptowany pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, do czego zobowiązuje art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy o rachunkowości. Badanie wiarygodności ww. próby zapisów/dowodów wykazało, Ŝe 16 dowodów na kwotę 18.261,76 zł zaksięgowano w miesiącach późniejszych niŝ data operacji gospodarczej, co miało wpływ na prawidłowość sporządzenia sprawozdań Rb-34 w zakresie zobowiązań za I, II i III kwartał 2006 r., w tym 1 dowód z lutego na kwotę 255,61 zł, zaewidencjonowano i uregulowano w sierpniu 2006 r., przez co zniekształcono sprawozdanie Rb-Z za I kw. 2006 r. 3 W metodzie monetarnej prawdopodobieństwo wyboru zapisu/dowodu księgowego do kontroli jest wprost proporcjonalne do jego wielkości wyraŝonej w złotówkach - im większa wartość, tym większa moŝliwość, Ŝe zostanie wylosowany do kontroli.
4 Przy załoŝonych parametrach losowania i ekstrapolacji 4, powyŝsze nieprawidłowości są podstawą do wydania przez NajwyŜszą Izbę Kontroli następujących opinii: w zakresie poprawności formalnej dowodów (badanie zgodności) - opinia pozytywna, w zakresie wiarygodności ksiąg rachunkowych w odniesieniu do sprawozdawczości bieŝącej - opinia pozytywna z zastrzeŝeniami, w zakresie wiarygodności ksiąg rachunkowych w odniesieniu do sprawozdawczości rocznej - opinia pozytywna. NiezaleŜnie od powyŝszego badania próby, wykorzystując odpowiednio formuły w programie komputerowym Excel, dokonano przy pomocy arkusza Excel przeglądu analitycznego prawidłowości zapisów dotyczących wydatków i dochodów. Stwierdzono, Ŝe 86 dowodów o łącznej wartości 54.914,66 zł, mimo Ŝe zostało zaksięgowane z opóźnieniem i na dzień sporządzenia sprawozdania w ewidencji ich nie było, zostały ujęte w sprawozdaniach kwartalnych, co naruszało zgodność sprawozdań budŝetowych z ewidencją księgową, wynikającą z 9 ust. 2 rozporządzeń Ministra Finansów z dnia 19 sierpnia 2005 r. i z dnia 27 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budŝetowej 5. 4. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie opiniuje rzetelność i prawidłowość rocznych sprawozdań: Rb-23 o stanie środków na rachunkach bankowych, Rb-27 z wykonania planu dochodów budŝetowych, Rb-28 z wykonania planu wydatków budŝetowych, Rb-Z o stanie zobowiązań oraz Rb-34 z wykonania planów finansowych dochodów własnych. Zostały one prawidłowo sporządzone pod względem formalno-rachunkowym i w sposób rzetelny informowały o wykonanych dochodach i wydatkach. Sprawozdanie Rb-N o stanie naleŝności za IV kwartał 2006 r. zostało sporządzone nierzetelnie, gdyŝ nie wykazano w nim naleŝności wymagalnych w kwocie 1.977,75 zł. 5. W 2006 r. Inspektorat uzyskał dochody własne w kwocie 332.126 zł zaewidencjonowane w 0830 Wpływy z usług. Dochody te uzyskano z tytułu usług wymienionych w art. 103 ustawy z dnia 18 grudnia 2003 r. o ochronie roślin 6 i były one zgodne z wymogiem art. 22 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych 7. Stwierdzono jednak, Ŝe przyjętych do kasy dochodów własnych nie odprowadzano - w dniu pobrania - na rachunek bieŝący tych dochodów i nie określono innego niŝ wyŝej terminu ich 4 Populacja objęta oceną - 3.980.331,17 zł, ryzyko statystyczne do losowania i ekstrapolacji 24 %, dopuszczalny błąd w badaniu zgodności - 5 %, dopuszczalny błąd w badaniu wiarygodności sprawozdawczości bieŝącej - 17.402,80 zł, a sprawozdawczości rocznej - 11.601,90 zł. 5 Dz. U. z 2005 r. Nr 170, poz. 1426 oraz Dz. U. z 2006 r. Nr 115, poz. 781 6 Dz. U. z 2004 r. Nr 11, poz. 94 ze zm. 7 Dz. U Nr 249, poz. 2104 ze zm.
5 przekazywania, w wyniku czego naruszono postanowienia 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 stycznia 2005 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budŝetowych, zakładów budŝetowych i gospodarstw pomocniczych jednostek budŝetowych oraz zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budŝetu 8, a od dnia 01.07.2006 r. 17 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29.06.2006 r. w sprawie gospodarki finansowej jednostek budŝetowych, zakładów budŝetowych i gospodarstw pomocniczych oraz trybu postępowania przy przekształcaniu w inną formę organizacyjno-prawną 9. W czasie kontroli ustalono jednak szczegółowe zasady obrotu gotówkowego dla dochodów własnych, w tym terminowość ich odprowadzania na rachunek bankowy. Wydatkowanie ww. środków finansowych odpowiadało wymogom art. 22 ust. 6 ustawy o finansach publicznych. NadwyŜka dochodów własnych za 2006 r. nie wystąpiła. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o sporządzanie sprawozdań budŝetowych na podstawie prawidłowo zatwierdzonych dowodów, wprowadzonych terminowo do ewidencji księgowej. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Zielonej Górze, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Pana Inspektora w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosku bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosku lub przyczynach niepodjęcia takich działań. Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego przysługuje Panu prawo zgłoszenia na piśmie do dyrektora Delegatury w Zielonej Górze umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosku zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym mowa wyŝej, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK. Otrzymują: 1. Departament BudŜetu i Finansów NIK W-wa 2. adresat 3. aa. 8 Dz.U. Nr 23, poz. 190 9 Dz.U. Nr 116, poz. 783