NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA W LUBLINIE

Transkrypt

1 Lublin, dnia 7 kwietnia 2008 r. NAJWYśSZA IZBA KONTROLI DELEGATURA W LUBLINIE ul. Okopowa 7, Lublin, tel , fax LLU P/07/094 Pan płk SG Wiesław ŚWIĘTOSŁAWSKI Komendant NadbuŜańskiego Oddziału StraŜy Granicznej w Chełmie WYSTĄPIENIE POKONTROLNE Na podstawie art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 23 grudnia 1994 roku o NajwyŜszej Izbie Kontroli 1, zwanej dalej ustawą o NIK, NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Lublinie skontrolowała w NadbuŜańskim Oddziale StraŜy Granicznej w Chełmie, zwanym dalej Oddziałem, wykonanie w 2007 r. budŝetu państwa w części 42-Sprawy wewnętrzne. W związku z kontrolą, której wyniki przedstawione zostały w protokole kontroli podpisanym w dniu 13 marca 2008 r., NajwyŜsza Izba Kontroli, na podstawie art. 60 ustawy o NIK, przekazuje Panu Komendantowi niniejsze wystąpienie pokontrolne. NajwyŜsza Izba Kontroli pozytywnie z zastrzeŝeniami ocenia wykonanie budŝetu państwa w 2007 r. w części 42-Sprawy wewnętrzne przez Oddział. 1. Realizacja dochodów budŝetowych przebiegała prawidłowo. W 2007 r. Oddział zrealizował dochody w kwocie 426,9 tys. zł, stanowiące 110% planu (388 tys. zł). WyŜsze od planowanych (o 79%) uzyskano m.in. wpływy z tytułu grzywien i kar pienięŝnych od osób prawnych i innych jednostek organizacyjnych ( 0580). Badanie 15 przypisów na sumę 12,8 tys. zł (3% ogółu) w paragrafach o najwyŝszym udziale w dochodach ogółem ( 0580, 0750, 0970) wykazało, Ŝe naleŝności wymierzano i ewidencjonowano prawidłowo oraz bieŝąco egzekwowano. Pobrane dochody odprowadzano 1 j.t. Dz. U. z 2007 r. Nr 231, poz. 1701

2 2 na właściwy rachunek budŝetu państwa, w terminach określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 czerwca 2006 r. w sprawie szczegółowego sposobu wykonywania budŝetu państwa 2. Ulgi w spłacie dochodów budŝetowych polegały na rozłoŝeniu na raty naleŝności w kwocie 17,8 tys. zł (13 spraw). Decyzje zostały podjęte zgodnie z przepisami art. 42 ust. 3 i ust. 4 pkt 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2006 r. o finansach publicznych o finansach publicznych 3, zwanej dalej u.f.p.. 2. Realizację wydatków budŝetowych oceniono pozytywnie. W 2007 r. Oddział zrealizował wydatki na sumę ,9 tys. zł, co stanowiło 99,9% planu po zmianach i 94,1% wykonanych w 2006 r. Na wydatki bieŝące przeznaczono ,7 tys. zł (78,4%), 6.807,8 tys. zł (5,6%) wydatkowano na świadczenia na rzecz osób fizycznych, a ,4 tys. zł (16,0%) na wydatki majątkowe. Wydatki zrealizowano w granicach kwot określonych w planie finansowym, w sposób celowy i oszczędny, stosownie do wymogów art. 138 pkt 3 u.f.p. Wydatki na zakupy towarów i usług wyniosły ,4 tys. zł. Kontrola 9 największych kwotowo zamówień na sumę ,5 tys. zł wykazała, Ŝe udzielono je w wyniku postępowań prowadzonych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych 4. Stwierdzone w 1 postępowaniu uchybienia formalne nie miały wpływu na jego rozstrzygnięcie. Na wszystkie zamówienia Oddział posiadał zabezpieczenie finansowe. Płatności za zlecone dostawy, usługi i roboty budowlane regulował terminowo. Zobowiązania wymagalne na koniec 2007 r. nie wystąpiły. Z rezerwy celowej budŝetu państwa (część 83 poz. 8), otrzymanej na realizację zadań finansowanych ze środków Instrumentu Finansowego Schengen ( 4307 i 6057) w kwocie ,2 tys. zł, zgodnie z przeznaczeniem wykorzystano ,1 tys. zł. Środki wydatkowano na kontynuację 4 zadań inwestycyjnych związanych z budową i modernizacją obiektów infrastruktury przygranicznej (15.880,1 tys. zł) oraz opłacenie kosztów szkoleń językowych funkcjonariuszy (10,9 tys. zł). Zaoszczędzoną przy realizacji zadań inwestycyjnych kwotę 86,2 tys. zł ( 6057) zwrócono do budŝetu państwa. W całości i zgodnie z przeznaczeniem wykorzystano teŝ 2.115,4 tys. zł środków przyznanych w ramach Programu Modernizacji Policji, StraŜy Granicznej, Państwowej StraŜy PoŜarnej i Biura Ochrony Rządu w latach Na realizację 4 zadań 2 Dz. U. Nr 116 poz. 784 ze zm. 3 Dz. U. Nr 249, poz ze zm. 4 j.t. Dz. U. z 2007 r. Nr 223, poz. 1655

3 3 inwestycyjnych związanych z budową i modernizacją infrastruktury przygranicznej oraz budynków Komendy Oddziału wydatkowano tys. zł ( 6050), a 304 tys. zł na dofinansowanie modernizacji systemu teleinformatycznego SG ( 6060) i 28,3 tys. zł (w 4020, 4040, 4110 i 4120) na zastąpienie 2 funkcjonariuszy członkami korpusu słuŝby cywilnej. 3. Przeciętne zatrudnienie w 2007 r. wyniosło osób i było o 157 (o 7,4%) wyŝsze niŝ w 2006 r., przy czym w grupie 01-nieobjętej mnoŝnikowym systemem wynagrodzeń wzrosło o 7 osób (o 4,9%), w grupie 03-członkowie korpusu słuŝby cywilnej zmniejszyło się o 1 osobę (o 0,7%), a w grupie 10-Ŝołnierze i funkcjonariusze wzrosło o 151 osób (o 8,1%). Przeciętne miesięczne wynagrodzenie wyniosło zł i było o 7% wyŝsze niŝ w roku poprzednim. Zatrudnienie według stanu na 31 grudnia 2007 r. było niŝsze od planowanego (2.418) o 91 osób (tj. 3,8%), w tym o 17 osób (11,3%) w grupie 03 oraz o 70 (3,3%) w grupie 10. Wynikało to zarówno ze znacznej fluktuacji kadr w ciągu roku i niezakończonych procedur naboru, jak i z obiektywnych trudności w naborze odpowiednich osób na wolne etaty funkcjonariuszy. W związku z niepełnym wykorzystaniem limitów zatrudnienia korygowano plan wydatków na wynagrodzenia i uposaŝenia do poziomu przewidywanego ich wykonania. W rezultacie wydatki na wynagrodzenia wykonano w wysokości ,4 tys. zł, co stanowiło 100% planu po zmianach i 114,6% kwoty wykonanej w 2006 r. Składki na ubezpieczenia społeczne, zdrowotne i fundusz pracy odprowadzano w terminie określonym w art. 47 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych 5. Na bieŝąco odprowadzano teŝ składki na ubezpieczenia społeczne i fundusz pracy za funkcjonariuszy zwolnionych ze słuŝby niespełniających warunków do nabycia prawa do emerytury policyjnej lub policyjnej renty inwalidzkiej, stosownie do art. 74a ustawy z dnia 12 października 1990 r. o StraŜy Granicznej 6. W związku z uzyskaniem wymaganego wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych, na podstawie art. 21 ust. 2a ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych 7, Oddział był zwolniony z obowiązku dokonywania miesięcznych wpłat na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. 5 j.t. Dz. U. z 2007 r. Nr 11, poz. 74 ze zm. 6 j.t. Dz. U. z 2005 r. Nr 234, poz ze zm. 7 Dz. U. z 2008 r. Nr 14, poz. 92

4 4 4. Pozytywnie z zastrzeŝeniami oceniono system rachunkowości i kontroli finansowej. Opracowano i wdroŝono pisemne procedury kontroli finansowej uwzględniające wszystkie elementy wymagane art. 47 ust. 1-2 ustawy o finansach publicznych. W polityce rachunkowości określono graniczny termin księgowania dowodów zewnętrznych obcych do właściwych okresów sprawozdawczych. Nie zawsze był on jednak przestrzegany w praktyce. System rachunkowości komputerowej nie w pełni spełniał wymogi określone przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości 8, zwanej dalej u.o.r.. Wynikało to zarówno z ograniczeń stosowanego programu finansowo-księgowego, jak i z przyjętych w Oddziale rozwiązań praktycznych. Stwierdzono m.in., Ŝe program FK: nie wymuszał zamykania okresów sprawozdawczych i nie rejestrował dat otwarcia i zamknięcia ksiąg rachunkowych, co uniemoŝliwiało ocenę spełnienia wymogów art. 12 ust. 1 i 2 u.o.r., umoŝliwiał skreślanie (przed zaksięgowaniem) wprowadzonych oraz odksięgowanie zatwierdzonych zapisów przed zamknięciem okresów sprawozdawczych, co było niezgodne z art. 23 ust. 1 u.o.r., nie zapewniał ciągłości pozycji zapisów w dziennikach, wymaganej art. 13 ust. 5 i art. 14 ust. 2 u.o.r. oraz chronologicznego ujęcia zapisów w dzienniku syntetycznym, wymaganego art. 14 ust. 1 u.o.r. Stwierdzone przypadki luk w ciągłości zapisów w dziennikach oraz niechronologiczne ujecie zapisów były następstwem stosowanych skreśleń zapisów przed ich zatwierdzeniem. Stwierdzono teŝ znaczne (nawet kilkumiesięczne) opóźnienia w przenoszeniu treści ksiąg rachunkowych za poszczególne okresy sprawozdawcze na inny komputerowy nośnik danych oraz roczne opóźnienie w aktualizacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości. Formalną poprawność dowodów księgowych i odpowiadających im zapisów księgowych opiniuje się pozytywnie z zastrzeŝeniami, rzetelność zapisów księgowych znajdujących odzwierciedlenie w kwartalnych sprawozdaniach budŝetowych negatywnie, a rzetelność zapisów księgowych znajdujących odzwierciedlenie w rocznych sprawozdaniach budŝetowych - pozytywnie. Ocena powyŝsza wynika z badania próby dowodów i zapisów księgowych oraz analizy ksiąg rachunkowych. Próbę objętą badaniem stanowiło 85 transakcji (zapisów księgowych) na sumę ,16 zł, wylosowanych metodą monetarną. Wyniki badania 8 j.t. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.

5 5 próby ekstrapolowano metodami statystycznymi na całą populację podlegającą ocenie, obejmującą 100% zrealizowanych wydatków Oddziału. Nieprawidłowości polegały na: odniesieniu na konto 013-Pozostałe środki trwałe zamiast na 020-Wartości niematerialne i prawne kwoty zł, odpowiadającej wartości licencji oprogramowania zainstalowanego w aparatach telefonicznych, sfinansowanych ze środków 4750-Zakup akcesoriów komputerowych, w tym programów i licencji (faktura NextiraOne za dostawę, montaŝ i uruchomienie sprzętu do telefonii IP), zaliczeniu do niewłaściwych okresów sprawozdawczych 4 faktur (za usługi, dostawy i roboty budowlane) na sumę ,70 zł. Działanie takie uchybiało postanowieniom art. 20 ust. 1 u.o.r. i skutkowało zaniŝeniem zobowiązań niewymagalnych w bieŝących sprawozdaniach Rb-28 za I kwartał 2007 r. o ,47 zł, za I półrocze 2007 r. o ,23 zł, za 9 m-cy 2007 r. o zł, zakwalifikowaniu do stycznia 2007 r. 2 operacji z grudnia 2006 r. na kwotę zł, co nie miało jednak istotnego wpływu na roczną sprawozdawczość budŝetową. Ponadto stwierdzono uchybienia formalne o charakterze systematycznym, tj.: zapisy księgowe nie odzwierciedlały rzeczywistych dat - operacji gospodarczych i dowodów, wymaganych przez art. 23 ust. 2 u.o.r. Było to konsekwencją przyjętej praktyki księgowania zobowiązań w paczkach (na podstawie zbiorczych poleceń księgowania), pod datą wpływu do Oddziału dowodów zewnętrznych obcych. Program FK nie przewidywał bowiem moŝliwości zapisu sekwencji dat (operacji, dowodu i zapisu) dla indywidualnych pozycji wchodzących w skład paczki, a jedynie sekwencję wspólną dla całej paczki ; zapisy księgowe dotyczące zobowiązań nie odzwierciedlały istoty operacji gospodarczych, a jedynie wskazywały numery i daty faktur kontrahentów, co nie w pełni odpowiadało wymogom art. 23 ust. 2 pkt 3 u.o.r.; w czasie księgowania zobowiązań, dokumentujące je obce zewnętrzne dowody nie były jeszcze sprawdzone i zatwierdzone zgodnie z wymogami instrukcji obiegu dokumentów i art. 21 ust. 1 pkt 6 u.o.r. Inwentaryzacja składników majątkowych wg stanu na dzień r. została przeprowadzona terminowo i zgodnie z obowiązującymi przepisami u.o.r. Termin i częstotliwość inwentaryzacji zostały dotrzymane, zgodnie z art. 26 ust. 1-3 u.o.r. RóŜnic inwentaryzacyjnych nie stwierdzono. Kontrola 10 pozycji z arkuszy spisowych środków

6 6 trwałych o wartości początkowej 122,9 tys. zł, wykazała, Ŝe były one zaliczone do właściwej grupy zgodnie z ustawą o rachunkowości i rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r. w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) 9. W ocenie NIK roczne sprawozdania budŝetowe Rb-23, Rb-27, Rb-28 oraz kwartalne sprawozdania Rb-N i Rb-Z przedstawiały rzetelny obraz w zakresie dochodów, naleŝności, wydatków i stanu środków na rachunku bankowym w 2007 r. W rocznym sprawozdaniu z wykonania planu wydatków budŝetowych Rb-28 nie wykazano natomiast niewymagalnych zobowiązań w kwocie ,44 zł (9,9% ogółu), sklasyfikowanych w RównowaŜniki pienięŝne i ekwiwalenty dla Ŝołnierzy i funkcjonariuszy, wynikających z ewidencji na koncie 231/22. Zobowiązania te dotyczyły niezrealizowanej pierwszej naleŝności mundurowej i uznane były za koszt funkcjonowania jednostki. 5. Źródła gromadzonych dochodów własnych (wpływy z opłat za udostępnianie dokumentacji przetargowej, odszkodowania za utracone lub uszkodzone mienie) i kierunki ich rozdysponowania (wydatki rzeczowe związane z remontem broni i zakupem materiałów słuŝących do sporządzania specyfikacji przetargowych) były zgodne z przepisami art. 22 ust. 2 pkt 1 oraz ust. 6 pkt 1 i 3 u.f.p. W rocznym sprawozdaniu budŝetowym Rb-34 przedstawiono rzetelne dane o zrealizowanych dochodach własnych i sfinansowanych nimi wydatkach. Przedstawiając powyŝsze oceny i uwagi, NajwyŜsza Izba Kontroli wnosi o: 1. Ewidencjonowanie zobowiązań z uwzględnieniem rzeczywistych sekwencji dat (operacji, dowodu i zapisu), ze wskazaniem treść operacji gospodarczych, na podstawie sprawdzonych i zatwierdzonych dowodów zewnętrznych obcych. 2. Respektowanie księgowania zobowiązań do właściwych okresów sprawozdawczych. 3. Dostosowanie programu finansowo-księgowego do wymogów ustawowych, poprzez zapewnienie ciągłości zapisów w dziennikach. 4. Sporządzanie sprawozdań budŝetowych na podstawie ksiąg rachunkowych. NajwyŜsza Izba Kontroli Delegatura w Lublinie, na podstawie art. 62 ust. 1 ustawy o NIK, oczekuje przedstawienia przez Pana Komendanta, w terminie 14 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego, informacji o sposobie wykorzystania uwag i wykonania wniosków bądź o działaniach podjętych w celu realizacji wniosków lub przyczynach niepodjęcia takich działań. 9 Dz. U. Nr 112 poz ze zm.

7 7 Zgodnie z treścią art. 61 ust. 1 ustawy o NIK, w terminie 7 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego przysługuje Panu prawo zgłoszenia na piśmie do dyrektora Delegatury NIK w Lublinie umotywowanych zastrzeŝeń w sprawie ocen, uwag i wniosków zawartych w tym wystąpieniu. W razie zgłoszenia zastrzeŝeń, zgodnie z art. 62 ust. 2 ustawy o NIK, termin nadesłania informacji, o którym wyŝej mowa, liczy się od dnia otrzymania ostatecznej uchwały właściwej komisji NIK. Z powaŝaniem