Dokumentacja programu Instrukcja wykorzystania programu ezoz do współpracy z systemem Elektronicznej Weryfikacji Uprawnień Świadczeniobiorców Zielona Góra 2012-12-31
Opis funkcjonalny Program ezoz pozwala na bezpośrednie pobieranie informacji o statusie weryfikacji pacjentów z systemu Elektronicznej Weryfikacji Uprawnień Świadczeniobiorców bez konieczności logowania do Portalu NFZ. Indywidulane sprawdzenie statusu uprawnień pacjenta wykonywane jest w za każdym razem, kiedy wskazywane są jego dane, podczas dowolnej operacji w programie ezoz. Dodatkowo w programie utworzony został dedykowany do operacji zbiorczych moduł o nazwie ewuś. Jego opis znajduje się w dalszej części instrukcji. Sprawdzenie za pomocą programu ezoz statusu uprawnień pacjenta w systemie ewuś następuje tylko jeden raz w ciągu dnia i może być wykonane tylko przez użytkownika, któremu zostały nadane uprawnienia przez Narodowy Fundusz Zdrowia. Pozostali użytkownicy programu ezoz mogą wykorzystywać informację o sprawdzenie pacjenta i nie muszą być uprawnieni do korzystania z ewuś przez NFZ. Przykładem może być sytuacja, w której rejestratorka wprowadza do terminarza nadchodząca wizytę pacjenta w danym dniu (rejestratorka musi posiadać dostęp do systemu ewuś) sprawdzając jednocześnie status uprawnień pacjenta a następnie lekarz uruchamiając moduł Gabinet otrzymuje informację o uprawnieniach pacjenta do świadczeń (korzysta tylko z wewnętrznych informacji zapisanych w bazie ezoz u i nie potrzebuje dostępu do systemu ewuś). Na zakończenie dnia kolejny pracownik praktyki wprowadza dane statystyczno-rozliczeniowe do sprawozdawczości NFZ i program automatycznie wskazuje, jako dokument potwierdzający prawo do świadczeń pacjenta Dokument elektroniczny, czyli dowód na sprawdzenie uprawień pacjenta w systemie ewuś. Nadawanie uprawnień dostępu do programu ezoz systemu ewuś Aby skonfigurować dostęp do systemu ewuś, należy uruchomić moduł Administrator a następnie każdemu z pracowników praktyki korzystającemu z programu należy utworzyć osobne konto użytkownika, którym tylko on będzie się logował do programu ezoz. Aby tego dokonać należy z menu Nowy wybrać Użytkownik W zakładce Dane użytkownika podawane są informacje podstawowe opisujące pracownika praktyki oraz jego nazwę użytkownika i hasło w dostępie do programu ezoz. W zakładce Dostępne moduły należy zaznaczyć pozycje określające, jakie moduły programu może uruchomić pracownik. W zakładce ewuś w polach Użytkownik i Hasło (1) należy wprowadzić dane zgodne z przekazanymi we wniosku do NFZ o korzystanie z systemu ewuś dla wskazanego pracownika, któremu zakładane jest konto. Następnie należy zaznaczyć pole Aktywny użytkownik systemu ewuś (2). Na zakończenie możliwe jest sprawdzenie wprowadzonych informacji z pomocą przycisku Testuj (3)
Uwaga 1 Dane w polach Użytkownik i Hasło w zakładkach Dane użytkownika i ewuś nie muszą być identyczne (mogą się różnić). Uwaga 2 Każdy użytkownik systemu ewuś powinien mieć założone indywidulane konto w programie ezoz, ponieważ każdego indywidulanego użytkownika systemu ewuś należy powiązać z indywidulanym użytkownikiem programu ezoz. W przeciwnym wypadku, (kiedy wszyscy używają tej samej nazwy do logowania do programu ezoz) podczas automatycznego dokonywania sprawdzeń w systemie ewuś użytkownicy będą wzajemnie kończyli swoje sesje, co spowoduje duże kłopoty techniczne w sprawdzaniu uprawnień pacjentów. Sprawdzenie statusów uprawnień pacjentów. Indywidulane sprawdzenie statusu uprawnień pacjenta wykonywane jest w następujących okolicznościach: Dodawanie nowej lub edycja deklaracji POZ Wskazywanie osoby opiekuna prawnego w deklaracji POZ noworodka Dodawanie nowego lub edycja zestawu świadczeń Dodawanie nowej lub edycja porady POZ metodą uproszczoną Dodawanie nowego lub edycja terminu wizyty w rejestracji Dodawanie nowego lub edycja wizyty ASO, STM, REH, OPD, HOS Wybieranie pacjenta po włożeniu karty KUZ do czytnika Wybieranie pacjenta w module Gabinet Dodawanie pacjenta do listy oczekujących. Jeżeli w programie ezoz nie został zapisany status pacjenta w danym dniu (żaden pracownik nie wykonał dotychczas sprawdzenia) program automatycznie łączy się z systemem ewuś i pobiera informacje o uprawnieniach pacjenta do świadczeń. Jeżeli zalogowany do programu ezoz pracownik nie posiada uprawnień dostępu do systemu ewuś wyświetlony zostanie poniższy komunikat. W takiej sytuacji inny pracownik posiadający dostęp do ewuś powinien sprawdzić uprawnienia pacjenta. W przeciwnym wypadku status uprawnień nie będzie znany, i konieczne będzie pobranie od pacjenta innego dokumentu potwierdzającego jego uprawnienia do świadczeń (np. oświadczenia). Jeżeli pobranie informacji o statusie pacjenta przebiegnie prawidłowo wyświetlony zostanie jedne z poniższych komunikatów. Pacjentowi może zostać udzielone świadczenie.
Pacjentowi może zostać udzielone świadczenie, ale na wystawianych receptach powinien być wskazywany tytuł uprawnień dodatkowych DN. Pacjentowi może zostać udzielone świadczenie jednak wcześniej musi on przedłożyć stosowny dokument potwierdzający jego prawo do bezpłatnej opieki zdrowotnej lub podpisać stosowne oświadczenie. Program ezoz proponuje wydrukowanie oświadczenia pacjenta zgodne ze wzorami ustalonymi przez Ministra Zdrowia skracając czas potrzebny na przygotowanie dokumentów oraz ograniczając możliwość popełnienia błędu zarówno formalnego jak i ludzkiego. Na wydruku umieszczone zostaną dane osobowe pacjenta oraz data sporządzania. Wykorzystywanie sprawdzeń statusów pacjentów do sprawozdawczości NFZ. Wszystkie wykonane sprawdzenie zapisywane są w bazie danych programu ezoz w celu ich późniejszego wykorzystania w procesie sprawozdawania świadczeń. Na poniższym przykładzie pokazane zostanie wprowadzania danych z zakresu podstawowej opieki zdrowotnej, jednak mechanizm ten obowiązuje również podczas ewidencjonowania świadczeń w module RUM i w zestawach świadczeń. Podczas wprowadzania danych sprawozdawczych program sprawdza status ubezpieczenia pacjenta. Jeżeli zostanie odnaleziony status uprawniający do bezpłatnych świadczeń opieki zdrowotnej w dniu, który został wskazany w polu Data świadczenia (1) to w polu Dokument uprawniający do świadczeń (2) automatycznie pojawi się napis potwierdzający to prawo Dokument elektroniczny ewuś. W przeciwnym wypadku pole pozostanie puste i konieczne będzie manualne uzupełnianie informacji o dokumencie, którym okazał się pacjent w dniu udzielenia świadczeń. W tym celu z listy (3) możliwe jest wybranie stałego dokumentu przypisanego pacjentowi, np. legitymację emeryta/rencisty. W innym przypadku, jeżeli jest to dokument ważny tylko w dniu udzielenia świadczenia należy nacisną znak + i uzupełnić szczegółowe dane o okazanym dokumencie. Można również nacisnąć znak *. W takim wypadku pokaże się również okno służące do wprowadzania danych o tytule ubezpieczenia i jednocześnie będzie ono częściowo uzupełnione.
Od 1 stycznia 2013 program ezoz nie pozwoli zapisać informacji o rozliczanym świadczeniu, jeżeli nie zostanie uzupełniona informacja o dokumencie uprawniającym do świadczeń! Wykonywanie zbiorczych zapytań o uprawnienia pacjentów do systemu ewuś W programie ezoz utworzony został nowy moduł, dedykowany do wykonywania zbiorczych zapytań o statusy uprawnień pacjentów o nazwie ewuś. Szybkie sprawdzenie statusu dowolnego pacjenta - zakładka Szybkie sprawdzenie W polu Nazwisko lub numer PESEL (1) należy wpisać początek imienia, nazwiska lub numeru pesel i program po trzecim wprowadzanym znaku pokaże listę pacjentów spełniających zadane kryteria wyszukiwania. Akceptacja wyboru następuje po wyborze myszką pacjenta z listy lub zaznaczeniu strzałkami i naciśnięciu Enter. Program wyszukuje dane bardzo elastycznie. Na przykład wpisując JA KR na liście pacjentów pokazany zostanie zarówno Jan Krychowski jak i Jackowski Krzysztof. Można również wybrać pacjenta z listy naciskając Baza osobowa (2). Po wybraniu pacjenta następuje sprawdzenie jego statusu uprawnień w systemie ewuś a następnie w polu (3) wyświetlony zostanie stosowny komunikat informujący o uprawnieniach.
Ponowna próba weryfikacji danych pacjenta, jeżeli ze względów technicznych (np. awaria Internetu) bieżące sprawdzenie było niemożliwe zakładka Nieudane sprawdzenia. Użycie tej funkcjonalności pozwala na uzupełnienie informacji o statusie pacjentów tylko w dniu, kiedy pierwotne pobieranie danych nie powidło się. Odświeżenie zawartości tabeli następuje po naciśnięciu (1). Uruchomienie funkcji jedoczesnego sprawdzenia wielu pacjentów następuje po naciśnięciu (2). Zatrzymanie funkcji jedoczesnego sprawdzenia wielu pacjentów następuje po naciśnięciu (3). Edycja danych pacjenta następuje po naciśnięciu (4). Telefonowanie do pacjenta za pomocą komunikatora Skype następuje po naciśnięciu (5). Wysłanie komunikatu SMS do pacjenta następuje po naciśnięciu (6). Wysłanie komunikatu email do pacjenta następuje po naciśnięciu (7). Eksport danych do pliku Excel, CSV, lub PDF następuje po naciśnięciu (8). Dane można przefiltrować za pomocą przycisków Nieuprawnieni i Dzieci (9).
Tworzenie listy pacjentów dla zleceń stałych wykonywanych codziennie (np. w opiece długoterminowej pielęgniarskiej lub hospicyjnej) zakładka Zlecenia stałe. Użycie tej funkcjonalności pozwala na prowadzenie listy pacjentów, dla których, ze względu na sprawozdawczość do NFZ sprawdzenia uprawnień muszą występować codziennie, jednak bezpośredni kontakt z pacjentem odbywa się, co kilka dni. Dodawanie nowego pacjenta do listy następuje po naciśnięciu (1). Usunięcie pacjenta z listy następuje po naciśnięciu (2).
Współpraca programu ezoz z systemem ewuś Sprawdzenie statusu ubezpieczenia pacjentów, którzy maja zaplanowane terminy wizyt w dniu dzisiejszym lub w przyszłości zakładka Zaplanowane wizyty. Sprawdzenie statusu ubezpieczenia pacjentów zadeklarowanych do lekarza, pielęgniarki lub położnej zakładka Pacjenci zadeklarowani. Na liście pokazywani są pacjenci, którzy mają złożoną przynajmniej jedną deklarację aktywną do lekarza, pielęgniarki lub położnej.
Sprawdzenie statusu ubezpieczenia pacjentów, którzy zostali dopisanie do listy i oczekują na poradę zakładka Listy oczekujących. Na liście pokazywani są pacjenci, którzy zostali dopisani do listy oczekujących i są na niej aktywni (nie zostali skreśleni). Sprawdzenie statusu ubezpieczenia pacjentów zadeklarowanych POZ, dla których NFZ przekazał listę PESEL i w postaci pliku XLS zakładka PESEL e. Na liście pokazywani są pacjenci, którzy zostali zaimportowani z pliku XLS dostarczonego przez NFZ w grudniu 2012 lub z dowolnego innego źródła. Listę pacjentów można modyfikować poprzez kolejny import danych z pliku XLS (lista zostanie w całości zastąpiona). W pliku XLS powinna znajdować się tylko jedna kolumna z listą numerów PESEL.
Import plików sprawdzeń pochodzących z portalu NFZ. Moduł ewuś pozwala również na importowanie plików XML ze sprawdzeniami wykonanymi na portalu NFZ. Import pojedynczego pliku XML odbywa się po wybraniu z menu Narzędzia -> Import pojedynczego pliku sprawdzenia w systemie ewuś. Jednoczesny import wielu plików XML odbywa się po wybraniu z menu Narzędzia -> Zbiorczy import plików sprawdzeń w systemie ewuś z folderu.