WOJEWODA MAŁOPOLSKI WP-XI.431.4.5.2012 Kraków, dnia 2012-12--7 Pani Małgorzata Grzebień Kierownik Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Charsznicy ul. Kolejowa 20 32-250 Charsznica Zespół Kontrolny Małopolskiego Urzędu Wojewódzkiego w Krakowie, na podstawie art. 28 ustawy z dnia 23 stycznia 2009 r. o wojewodzie i administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2009 r. Nr 31, poz. 206 z późn. zm.), art. 22 pkt 8 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz. 1362 z późn. zm.), art. 175 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) oraz rozporządzenia Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 r. w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.), przeprowadził w dniach od 5 do 7 września 2012 roku kontrolę problemową w kierowanym przez Panią Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej w Charsznicy. Zakres kontroli obejmował prawidłowość przyznawania zasiłków stałych i okresowych oraz wykorzystanie dotacji na ten cel w roku 2011. Ustaleń kontrolnych dokonano w oparciu o wyniki przeglądu dokumentacji, a także wyjaśnienia złożone przez Panią Kierownik i pracowników Ośrodka. Ustalenia zawarte zostały w protokole, podpisanym przez Panią 17 października 2012 roku. W trakcie kontroli oceniano pracę jednostki, zarówno pod kątem sposobu realizacji poszczególnych zadań, jak i pod względem prowadzonej dokumentacji, przyznając ogólnie ocenę pozytywną z uchybieniami. W trakcie kontroli ustalono m.in., co następuje: Jak wynika z zapisów prowadzonych w kwestionariuszach wywiadów środowiskowych, praca socjalna prowadzona z klientami, nie jest właściwie dokumentowana. Zapisy są mało czytelne, często bardzo do siebie podobne i ograniczają się praktycznie do samych haseł, np. cyt.: Wizyta, rozmowa w dniu 09.06.2011 r., wynik pozytywny, Praca socjalna prowadzona w dniu przeprowadzenia wywiadu, lub wizyta, rozmowa. Jak wynika z treści zawartych kontraktów socjalnych, zawierane są one pod realizację konkretnego Projektu. Osoby uczestniczące w projekcie zobowiązują się tylko do wykorzystania zdobytych umiejętności w poszukiwaniu pracy. Jeśli chodzi ogólnie o zawieranie kontraktów, to zgodnie z ustaleniami, w roku 2011 poza kontraktami związanymi z realizacją projektów systemowych nie zawierano innych z klientami GOPS. Zgodnie z treścią art. 106 ust.3 ustawy o pomocy społecznej Świadczenia pieniężne z pomocy społecznej przyznaje się i wypłaca za okres miesiąca kalendarzowego, począwszy od miesiąca, w którym został złożony wniosek wraz z wymaganą dokumentacją. W przypadku gdy uprawnienie do świadczenia nie obejmuje pełnego miesiąca, świadczenie przyznaje się za niepełny miesiąc, a kwotę świadczenia ustala się, dzieląc pełne kwoty przez liczbę dni kalendarzowych tego miesiąca i mnożąc przez liczbę dni objętych świadczeniem. W trakcie kontroli ustalono, że: - 12 kwietnia 2011 roku klientka złożyła wniosek o przyznanie pomocy finansowej na zakup żywności i zasiłku okresowego. Decyzją z 15 kwietnia 2011 roku nr GOPS 5011/zo/20/2011, przyznano zasiłek 31-156 Kraków, ul. Basztowa 22 * tel. 12 39 21 104 * fax 12 61 60 999 http://www.malopolska.uw.gov.pl
- 2 - okresowy z powodu bezrobocia w wysokości 188,50 zł (czyli 50%), na okres od 1 maja do 30 czerwca 2011 roku. Kierownik GOPS przedłożyła wyjaśnienie o następującej treści: Wniosek o wypłatę zasiłku okresowego i zasiłku celowego dla Pani [...] wpłynął do GOPS w dniu 2011-04-15. W trakcie wywiadu środowiskowego ustalono, że Pani [...] stara się o pracę interwencyjną lub staż w Urzędzie Gminy w Charsznicy i do tego okresu czasu prosiła o pomoc finansową z GOPS. Informacja ta została potwierdzona przez pracownika Urzędu Gminy, który zajmuje się zatrudnianiem osób kierowanych przez Powiatowy Urząd Pracy. Wyraził on zgodę na zatrudnienie Pani [...] od miesiąca czerwca 2011 r. Uzgodniono z klientką, która chciała mieć ciągłość świadczeń finansowych z pomocy społecznej przez okres trzech miesięcy do chwili podjęcia przez nią pracy, że w miesiącu kwietniu 2011 otrzyma zasiłek celowy, a w okresie od 2011-05-01 do 2011-06-30 otrzyma zasiłek okresowy ; - 26 września 2011 roku klientka złożyła wniosek o przyznanie pomocy finansowej. Decyzją z 28 września 2011 roku nr 5011/ZO/27/2011, przyznano zasiłek okresowy z powodu bezrobocia w wysokości 259,62 zł (czyli 50%), na okres od 1 października do 31 grudnia 2011 roku. Odnosząc się do powyższych ustaleń Kierownik GOPS wyjaśniła, co następuje: W okresie kiedy zgłosiła się Pani [..] o przyznanie pomocy z GOPS środki na zasiłki w okresie (26.09.2011r. jest to koniec miesiąca) zostały już rozdysponowane. Biorąc pod uwagę potrzeby rodziny zgłaszającej się po pomoc zasiłek został przyznany niezwłocznie tj. od 1 października 2011 r. ; - 13 grudnia 2010 roku klientka złożyła wniosek o przyznanie dożywiania dla dzieci w szkole oraz zasiłku okresowego. Decyzją z 3 stycznia 2011 roku nr GOPS 5011/zo/7/2011, przyznano zasiłek okresowy z powodu bezrobocia w wysokości 135,50 zł (czyli 50%), na okres od 1 stycznia do 28 lutego 2011 roku. Zasiłek powinien być przyznany od grudnia 2010 roku, gdyż w grudniu strona złożyła wniosek. Wg udzielonych wyjaśnień: W dniu 13.12.2010r. Pani [...] złożyła do GOPS w Charsznicy wniosek o pomoc w formie zasiłku okresowego. Podopieczna spełniła wszelkie przesłanki do otrzymania wnioskowanego wsparcia. Wniosek rozpatrzono 14.12.2012r., kiedy środki przeznaczone wypłatę zasiłków okresowych zostały już rozdysponowane na grudzień 2010r. W związku z powyższym wspólnie z podopieczną ustalono, że pomoc w formie wnioskowanego zasiłku okresowego będzie przyznana na miesiące: styczeń i luty 2011 r. W miesiącu grudniu 2010r. GOPS przychylił się do wniosków klientów i przesunął termin wypłaty świadczeń rodzinnych na 20.12.2010r. Do w/w klientów otrzymujących świadczenia rodzinne należała również Pani [...];. - 15 grudnia 2010 roku klientka złożyła wniosek o przyznanie pomocy finansowej. Decyzją z 10 stycznia 2011 roku nr GOPS 5011/zo/1/2011, przyznano zasiłek okresowy z powodu bezrobocia w wysokości 237,42 zł na okres od 1 stycznia do 28 lutego 2011 roku, gdy tymczasem zasiłek należało przyznać od grudnia 2010 roku. We wrześniu 2011 roku klientka ponownie zwróciła się do GOPS o przyznanie zasiłku okresowego w związku z ciężką sytuacją finansową rodziny. W wywiadzie przeprowadzonym 28 września 2011 roku ustalono, ze dochód rodziny wynosi 1228,34 zł, przy kryterium 1755 zł. Na tej podstawie, decyzją z 4 października 2011 roku przyznano zasiłek okresowy z powodu bezrobocia w wysokości 263,33 zł na okres od 1 października do 30 listopada 2011 roku ( zamiast od września 2011 roku). Ustosunkowując się do powyższych ustaleń, Kierownik Ośrodka przedłożyła następujące wyjaśnienia: 1.Na podstawie podania które wpłynęło do GOPS w dniu 15.12.2010r. o przyznanie zasiłku okresowego, GOPS przyznał zasiłek okresowy na styczeń luty 2011r. Zasiłek nie został przyznany od grudnia 2010 r., gdyż środki na miesiąc grudzień 2010r. były już rozdysponowane. 2.Na podstawie podania, które wpłynęło do GOPS w dniu 12.05.2011r. o przyznanie zasiłku okresowego; GOPS rozpatrzył wniosek i przyznał świadczenie w postaci zasiłku celowego w miesiącu maju 2011r., gdyż na miesiąc maj 2011r. środki na zasiłki okresowe były już rozdysponowane. Wspólnie z podopieczna uzgodniono taka formę pomocy, na którą Pani [...] Ewa wyraziła zgodę. 3.Na podstawie podania, które wpłynęło do GOPS w dniu 28.09.2011r. o przyznanie zasiłku okresowego; GOPS przyznał zasiłek okresowy na październik listopad 2011r. Środki na miesiąc wrzesień były już rozdysponowane. dlatego przyznano zasiłek okresowy do wypłaty od października 2011 r.. Decyzją z 19 kwietnia 2010 roku nr GOPS 5010zs./9/10 przyznano zasiłek stały w pełnej wysokości, tj. 444 zł od 1 stycznia 2011 roku do 31 marca 2015 roku, wraz ze składką na ubezpieczenie zdrowotne wysokość składki miesięcznie 39,96 zł. Ponieważ z akt wynikało, że zasiłek powinien być przyznany od 1 kwietnia 2010 roku, poproszono o stosowne wyjaśnienie. Kierownik GOPS wyjaśniła, co następuje: Zasiłek ten wypłacany zasiłek stały dla Pana [ ] został przyznany na postawi złożonego wniosku przez
- 3 - Pana [ ] w dniu 2010-04-08 do GOPS w Miechowie. Został on przyznany na okres od 2010-04-01 do 2015-03-31. zasiłek ten był wypłacany od miesiąca kwietnia 2010 r. do 19.01.2012 r. W ostanowieniu decyzji przyznającej ten zasiłek pomyłkowo wpisano okres otrzymywania zasiłku od 2011-01-01 do 2015-03-31; powinno być: 2010-04-01 do 2015-03-31. Wypłata zasiłku za miesiąc kwiecień 2010 r. nastąpiła w dniu 28.04.2010r., gdyż wniosek Pana [ ] wpłynął do naszego Ośrodka w dniu 14.04.2010 r. i były już przygotowane listy wypłat na 15.04.2010 r.. Jak wynika z przedłożonych kontrolującym list wypłat, zasiłek w okresie od maja do grudnia 2010 roku również był wypłacany. Decyzją z 26 października 2010 roku nr GOPS 5011zo/42/10 przyznano stronie zasiłek okresowy z powodu długotrwałej choroby w wysokości 241,35 zł miesięcznie, na okres od 1 sierpnia do 31 grudnia 2010 roku. Z dokumentacji wynika, że w trakcie wywiadu pod kątem przyznani zasiłku stałego, obliczono dochód rodziny z października 2010 roku na kwotę 112,30 zł, nie uwzględniając zasiłku okresowego przyznanego na okres od sierpnia do grudnia 2010 roku. Zgodnie z wyliczeniem, w październiku rodzina miała następujące dochody: 91 zł rodzinny, 241,35 zł zasiłek okresowy, 128,30 zł gospodarstwo rolne (minus 107 zł składka KRUS), tj. razem 353,65 zł, czyli 176,83 zł na osobę w rodzinie. Klientka zatem powinna otrzymać zasiłek stały od listopada 2010 roku w wysokości 174,17 zł. Tymczasem decyzją z 25 listopada 2010 roku nr GOPS 5010zs./26/2010 przyznano zasiłek stały w wysokości, tj. 294,85 zł od 1 listopada 2010 roku, na stałe. Odnosząc się do sposobu wyliczenia dochodu, wyjaśniono m.in, co następuje: W dniu 23.10.2010 r. Pani Danuta [...] zwróciła się do GOPS w Charsznicy z prośbą o dofinansowywanie dożywiania córki w szkole oraz pomoc finansową z powodu otrzymania znacznego stopnia niepełnosprawności zasiłek stały. Przeprowadzono wywiad środowiskowy oraz skompletowano niezbędną dokumentację, z której wynikało, że [...] Dochód na osobę w rodzinie wyniósł: 56,15 zł. W związku z powyższym wysokość zasiłku stałego wyniosła: 351,00 zł 56,15 zł = 294,85 zł. Do dochodu nie wliczono zasiłku okresowego przyznanego na okres: sierpień grudzień 2010 r., który został wstrzymany od listopada. Ostatnia wypłata zasiłku okresowego nastąpiła w październiku 2010 r.. Z dokumentów wynika, że wstrzymano tylko wypłatę zasiłku od listopada 2010 roku, ale nie uchylono decyzji z 26 października 2010 roku nr GOPS 5011zo/42/10, przyznającej ww. zasiłek do grudnia 2010 roku. W trakcie wywiadu przeprowadzonego w grudniu 2010 roku ustalono, iż klientka od listopada pobiera zasiłek pielęgnacyjny w kwocie 153,00 zł. Dochód rodziny za listopad wyliczono wówczas na kwotę 265,30 zł, ponownie nie uwzględniając zasiłku okresowego, ani też zasiłku rodzinnego w kwocie 91 zł. jak wynika z wyjaśnień: [...] W listopadzie 2010 r. Pani [...] otrzymała zasiłek pielęgnacyjny w wysokości 153,00 zł. W związku z powyższym zmianie uległa wysokość dochodu w rodzinie i wynosiła: 112,30 zł + 153,00 zł = 265,30 zł. Dochód na osobę w rodzinie wyniósł: 132,65 zł. Uaktualniono wysokość zasiłku stałego, który od grudnia 2010 r. wynosił: 351,00 zł 132,65 zł = 218,35 zł. Decyzją z 1 grudnia 2010 roku zmieniono decyzję z 25 listopada 2010 roku w ten sposób, że przyznano zasiłek stały w kwocie 218,35 zł, gdy tymczasem z dokumentów wynika, że dochód rodziny, nawet pomniejszony o zasiłek okresowy, wynosił 372,30 zł (153 zł zasiłku pielęgnacyjnego + 128,30 zł z gospodarstwa rolnego + 91 zł zasiłku rodzinnego), czyli 186,15 zł na osobę i strona winna otrzymać zasiłek od grudnia 2010 roku w wysokości 164,85 zł. W sentencjach decyzji przyznających zasiłek stały wraz z opłacaniem składek na ubezpieczenie zdrowotne, umieszczano zapisy dot. wysokości ww. składek. Ani ustawa o pomocy społecznej, ani ustawa o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych, nie nadają Ośrodkowi Pomocy Społecznej prawa do wydawania decyzji w tej sprawie. Wpis o podleganiu ubezpieczeniu zdrowotnemu nie jest częścią rozstrzygnięcia decyzji przyznającej zasiłek stały i ma wyłącznie charakter informacyjny. Ustalenia kontroli zawarte w protokole wykazały również uchybienia w gospodarce finansowej, do których w szczególności zaliczyć należy: - Brak szczegółowego planowania środków finansowych przeznaczonych na realizację zadań z zakresu pomocy społecznej, z uwzględnieniem czynników mających wpływ na wysokość przewidywanych wydatków, np. istniejących oraz przewidywanych tendencji na rynku pracy w tym wskaźników bezrobocia, dochodu na mieszkańca gminy, prowadzenie analizy w zakresie określenia liczby potencjalnych
- 4 - beneficjentów pomocy społecznej, co stanowi nieprzestrzeganie zapisów art. 44 ustawy z 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.). Prawidłowe planowanie wydatków rocznych w przypadku zasiłków okresowych winno uwzględniać m.in. następujące wskaźniki: liczbę świadczeniobiorców, liczbę wydawanych decyzji w poprzednich latach i kwot przyznawanych zasiłków, dane ze środowiska dot. sytuacji osób/rodzin objętych opieką (możliwość powiększenia się rodziny, znalezienia pracy), figurujące w bazie danych klientów OPS (ewidencja). Ponadto pod uwagę należałoby wziąć dane z PUP (liczba bezrobotnych, wzrost/spadek bezrobocia, szanse na rynku pracy) i aktualne tendencje lokalnego rynku pracy (planowane zwolnienia grupowe lub likwidacje zakładów). Jednocześnie analiza wykonania z poprzednich miesięcy wykorzystywana do zapotrzebowań miesięcznych składanych w SAC, prowadzona w dłuższym okresie, może być wykorzystana do określenia wielkości potrzeb w ujęciu rocznym. Prawidłowe planowanie wydatków rocznych w przypadku zasiłków stałych winno uwzględniać następujące wskaźniki: analizę danych dot. decyzji wydawanych przez Powiatowy Zespół ds. Orzekania o Niepełnosprawności pod względem oceny sytuacji podopiecznych w zakresie posiadanych orzeczeń o niepełnosprawności, czy w przypadku orzeczenia wydanego na określony okres będzie szansa na kontynuację i ponowne uzyskanie stopnia niepełnosprawności, czy jest możliwość uzyskania renty lub emerytury, analizę danych dot. orzecznictwa ZUS i KRUS oraz ocenę sytuacji podopiecznych pod względem możliwości ubiegania się o rentę lub emeryturę, analizę danych demograficznych i oszacowanie liczby osób w wieku emerytalnym, co pozwala na uwzględnienie w planowaniu przyznawania zasiłków ze względu na wiek. W przypadku zasiłków stałych możliwe jest wprowadzenie analizy długookresowej pod względem okresów na jaki został przyznany zasiłek i w jakiej wysokości, czy jest to zasiłek przyznany na stałe, przyznany na określony okres, czy jest to zasiłek przyznany ze względu na wiek; - Środki finansowe, przekazane przez Gminę na realizację zadań z pomocy społecznej, są ujmowane przez GOPS w ewidencji księgowej zbiorczo, co stanowi nieprzestrzeganie postanowień przepisów Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz. U. Nr 128, poz. 861 z dnia 16 lipca 2010 r.) w zakresie prowadzenia szczegółowej ewidencji księgowej poprzez uniemożliwienie identyfikacji źródeł finansowania, tj. brak wyodrębnienia środków z dotacji według odpowiednich rozdziałów i paragrafów z wyszczególnieniem poszczególnych zadań oraz podziału na środki pochodzące z dotacji i ze środków własnych gminy. W przypadku stwierdzenia uchybień, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Polityki Społecznej z dnia 23 marca 2005 roku w sprawie nadzoru i kontroli w pomocy społecznej (Dz. U. Nr 61, poz. 543 z późn. zm.), konieczną czynnością jest wskazanie osoby odpowiedzialnej za ich powstanie. Działając w oparciu o art. 128 ust. 1 ustawy z dnia 12 marca 2004 r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2009 r. Nr 175, poz. 1362 z późn. zm.), proszę Panią Kierownik, jako osobę kierującą jednostką i wobec tego odpowiedzialną za uchybienia i nieprawidłowości, o ich wyeliminowanie poprzez: 1. Dokumentowanie pracy socjalnej w sposób pozwalający na identyfikację działań podejmowanych na rzecz klientów GOPS, m.in. poprzez umieszczanie stosownych zapisów w kwestionariuszach wywiadów środowiskowych. 2. Wykorzystywanie w większym zakresie kontraktów socjalnych, jako narzędzi wspomagających efektywną pracę z klientem pomocy społecznej. 3. Przyznawanie i wypłacanie świadczeń pieniężnych z pomocy społecznej, zgodnie z treścią art. 106 ust.3 ustawy o pomocy społecznej, tj. za okres miesiąca kalendarzowego, począwszy od miesiąca, w którym został złożony wniosek wraz z wymaganą dokumentacją. 4. Sprostowanie decyzji z 19 kwietnia 2010 roku nr GOPS 5010zs./9/10 przyznającej zasiłek, pod kątem przyznania świadczenia od 1 kwietnia 2010 roku. 5. W przypadku dokonania ustaleń skutkujących wstrzymaniem wypłaty świadczenia, jednoczesne dokonywanie stosownej zmiany w decyzji przyznającej ww. świadczenie. 6. W przypadku decyzji z 25 listopada 2010 roku nr GOPS 5010zs./26/2010 przyznającej zasiłek stały osobie w rodzinie, przeliczenie ponowne dochodu rodziny od grudnia 2010 do grudnia 2011 roku i w przypadku stwierdzenia nieścisłości, dokonanie stosownych korekt w decyzjach.
- 5-7. W decyzjach przyznających zasiłek stały wraz z opłacaniem składki zdrowotnej, nie umieszczanie w sentencjach zapisów o wysokości ww. składki, gdyż nie jest ona częścią rozstrzygnięcia decyzji przyznającej zasiłek stały i ma wyłącznie charakter informacyjny. 8. Wprowadzenie racjonalnego planowania wydatków, w szczególności na wypłatę zasiłków okresowych, poprzez dokładną diagnozę sytuacji społecznej oraz prognozę zmian wraz z określeniem wskaźników realizacji działań. 9. Prowadzenie oddzielnej analitycznej ewidencji księgowej dla środków wpływających na konto Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w sposób pozwalający na wyodrębnienie źródeł finansowania poszczególnych zadań z zakresu pomocy społecznej, jak również wyodrębnienie środków dotacji celowej i środków z budżetu Gminy przeznaczonych na realizację zadania. O sposobie realizacji powyższych wniosków proszę mnie poinformować w terminie 30 dni od daty otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Informuję Panią Kierownik, iż na podstawie art. 128 ust. 2 ustawy o pomocy społecznej, przysługuje Pani uprawnienie do złożenia zastrzeżeń do zaleceń pokontrolnych, w terminie 7 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia pokontrolnego. Jednocześnie na gruncie art. 128 ust. 4 i 5 ustawy o pomocy społecznej jest Pani zobowiązana: 1) w przypadku nieuwzględnienia zastrzeżeń, do powiadomienia mnie w terminie 30 dni o realizacji zaleceń, uwag i wniosków; 2) w przypadku uwzględnienia zastrzeżeń, do powiadomienia mnie w terminie 30 dni o realizacji zaleceń, uwag i wniosków, mając na uwadze zmiany wynikające z uwzględnionych zastrzeżeń.. Z up. Wojewody Małopolskiego /-/ mgr Renata Grochal Zastępca Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej Do wiadomości: - Wójt Gminy Charsznica