WebToPrint System obsługi zleceń online dla przedsiębiorstw wydawniczych i poligraficznych
Wstęp WebToPrint to nie tylko portal przeznaczony do przyjmowania i obsługi zleceń poligraficznych, ale przede wszystkim kompleksowe rozwiązanie umożliwiające budowanie modelu biznesowego opartego na budowaniu lojalności zleceniodawców. Nasze rozwiązanie obejmuje pełny proces obsługi zlecenia - od sprzedaży poprzez sprawdzenie plików aż po ekspedycję gotowego produktu do klienta. Kluczową cechą WebToPrint jest szeroki wachlarz oferowanych możliwości akwizycji zleceń. Usługi drukarni mogą być oferowane w formie sklepu internetowego, portalu B2B przeznaczonego dla współpracujących firm lub serwisu dla klientów o szczególnych wymaganiach jakościowych, takich jak np. agencje reklamowe. WebToPrint posiada wbudowany moduł do obsługi programów lojalnościowych oraz zarządzania promocjami i rabatami. Obok rozwiązań marketingowych i produkcyjnych WebToPrint zawiera szereg narzędzi usprawniających zarządzanie zasobami użytkującego go przedsiębiorstwa i wspierających procesy logistyczne w nim zachodzące. Są to moduły kontroli magazynu, zarządzania pakowalnią i kontroli wysyłki. System WebToPrint został zbudowany na bazie profesjonalnego rozwiązania prepress, zawiera więc moduły automatyzujące przygotowanie plików do druku. Kiedy zlecenie zostanie przyjęte poprzez portal WebToPrint, moduł produkcyjny automatycznie weryfikuje poprawność przesłanych materiałów oraz przygotowuje wersję przeznaczoną do druku. Istotną zaletą naszego rozwiązania jest możliwość akceptacji efektów kolejnych etapów procesu produkcyjnego. System oferuje również możliwość bezpośredniego drukowania przygotowanych składek na maszynach wyposażonych w interfejs sieciowy.
Korzyści z wdrożenia Wsparcie sprzedaży Kluczem do sukcesu każdego przedsiębiorstwa jest sprzedaż. To napływ nowych zleceń sprawia, że jest sens rozwijać firmę, budować markę i inwestować w moce produkcyjne. Firma INFOSYSTEMS od zawsze pomagała swoim klientom w najbardziej efektywnym wykorzystywaniu ich zasobów. W dzisiejszym świecie druku taka polityka to za mało. Stąd nowe rozwiązania, których wspólną cechą jest położenie dodatkowego nacisku na pozyskiwanie przez naszych klientów nowych zleceń i zdobywanie nowych rynków. Takim rozwiązaniem jest WebToPrint, który obok zaawansowanych narzędzi produkcyjny zawiera moduły witryn klienckich przeznaczonych do współpracy z różnymi klientami (sklep internetowy dla klientów z ulicy, portal B2B dla korporacji, witryna dla agencji reklamowych). Najważniejsze cechy systemu WebToPrint to: Szeroki wachlarz mechanizmów akwizycji zleceń (sklep internetowy, portal B2B, serwis zleceń wysokiej jakości). Niezależnie od wybranego wariantu drukarnia zawsze otrzyma komplet informacji niezbędnych do poprawnego wykonania zlecenia. Narzędzie usprawniające wymianę informacji technologicznych z drukarnią. Dzięki niemu klient może zaznaczyć i skomentować miejsca co do których ma wątpliwości lub pytania. Moduł zarządzania treścią witryny sklepowej. WebToPrint zapewnia szybką aktualizację danych i łatwe dopasowanie witryny do rodzaju oraz zakresu oferowanych wyrobów. Najistotniejsze korzyści Redukcja kosztów i skrócenie czasu realizacji zleceń przez automatyzację procesu produkcyjnego. Funkcjonujący w tle profesjonalny system przygotowania produkcji zapewnia, że do produkcji trafią pliki poprawne i zoptymalizowane dla danego procesu technologicznego. Pozyskiwanie nowych klientów i zdobywanie kolejnych segmentów rynku dzięki nowym narzędziom sprzedaży. Możliwość obsługi większej liczby zleceń dzięki uwolnieniu ludzi od żmudnych, powtarzalnych prac przygotowawczych. Wzrost wydajności pracowników drukarni dzięki zdalnej pracy z klientem i automatyzacji podstawowych czynności związanych z przygotowaniem do druku. Wzrost satysfakcji i zaufania klientów dzięki możliwości stałego monitorowania stanu zleceń i zgłaszania potencjalnych uwag. Klienci nie tracą czasu na komunikację z pracownikami drukarni, a ich opinie czy akceptacje mogą być natychmiast uwzględnione w procesie produkcji. Dostęp do profesjonalnych narzędzi prepress, umożliwiających weryfikację i akceptację pracy na komputerze klienta (soft-proof). Bezpieczeństwo produkcji oparte na znanym i sprawdzonym rozwiązaniu, pochodzącym od jednego producenta. Unikamy w ten sposób kwestii spornych dotyczących integracji systemów od różnych dostawców.
Kluczowe cechy Sklep internetowy Zlecenia pochodzące od drobnych klientów, którzy potrzebują wydrukować niewielką ilość materiałów promocyjnych, lub sprawić rodzinie prezent w postaci albumu, czy kalendarza ze zdjęciami stanowią coraz poważniejszy segment rynku poligraficznego. Niskie nakłady poszczególnych zleceń wymagają maksymalnego ograniczenia kosztów pozyskania i produkcji. W tej sytuacji niezbędna jest automatyzacja obsługi klientów. W systemie WebToPrint klienci mogą skorzystać z takich funkcji jak: Elastyczne mechanizmy budowania cenników w oparciu o cechy produktów i szacowane koszty ich wykonania. Pozwala to na szybką aktualizację cen przy zmianie kosztów surowców lub modyfikacji technologii produkcji. Klient w każdej chwili może zobaczyć, jak jego wymagania co do wyrobu i jego cech przekładają się na końcową cenę. Moduł akceptacji prac przez klienta z opcjonalną możliwością weryfikacji rzeczywistych kolorów wydruku (softproof). Klient ma możliwość wyjaśnienia wątpliwości z drukarnią lub zdalnego zwolnienia pracy do druku. Przyjmowanie zleceń 24 godziny na dobę. Nie jest konieczny kontakt z pracownikiem biura obsługi klienta - dzięki przejrzystemu interfejsowi każdy zleceniodawca będzie wiedział, co musi zrobić, aby jego praca została poprawnie wydrukowana. Automatyczna weryfikacja nadsyłanego materiału. Domyślnie nie jest możliwe przesłanie prac zawierających błędy lub elementy niemożliwe do poprawnego wydrukowania. Dla niektórych zleceniodawców można jednak skonfigurować możliwość przesyłania plików graficznych z błędami. Gotowe wzorce graficzne typowych produktów takich jak: wizytówki, foldery, kalendarze itp. Klient może dokonać ich personalizacji poprzez wymianę poszczególnych elementów. Bezpieczny system płatności online wykorzystujący popularne systemy płatności elektronicznych, gwarantuje otrzymanie zapłaty na czas. Narzędzie usprawniające wymianę informacji technologicznych z drukarnią. Dzięki niemu klient może zaznaczyć i skomentować miejsca co do których ma wątpliwości lub pytania. Moduł zarządzania treścią witryny sklepowej. WebToPrint zapewnia szybką aktualizację danych i łatwe dopasowanie witryny do rodzaju oraz zakresu oferowanych wyrobów. Moduł zarządzania treścią witryny sklepowej.
Automatyczne przygotowanie materiału do druku Jedną z najważniejszych przewag WebToPrint nad konkurencyjnymi rozwiązaniami jest mechanizm automatycznego przygotowania prac do druku oparty na uznanej i stosowanych przez wielu liderów branży technologii PuzzleFlow (która obecnie jest rozwijana przez INFOSYSTEMS). Już na etapie składania zlecenia materiały od klienta są analizowane pod kątem technicznej poprawności i zgodności z parametrami zlecenia (preflight). Na podstawie tak zdobytej wiedzy system jest w stanie aplikować niezbędne poprawki (korekcje geometrii, spadów, koloru), lub przy braku takiej możliwości zwrócić się do użytkownika o przysłanie poprawionej wersji pliku. Rola automatyki nie kończy się na przyjęciu pracy. Po przejściu do fazy produkcji dokumenty są impozycjonowane i poddawane szeregowi zabiegów technologicznych, których celem jest zapewnienie najwyższej jakości finalnego produktu. Do takich procesów w zależności od wybranej metody druku (offset, druk cyfrowy, inne) może należeć nałożenie zalewek, redukcja nafarbienia, wykorzystanie zaawansowanych technik rastrowania itp. Pełna automatyzacja przygotowalni drukarskiej. Wszystkie czynności wymagane w ramach przygotowania do druku mogą być wykonane automatycznie zgodnie z zadanymi parametrami, zoptymalizowanymi dla wybranej technologii i urządzenia. Pracujący w tle system workflow zapewnia kontrolę poprawności przesyłanych plików i może samodzielnie naprawić często spotykane problemy zgodnie z wymogami technologicznymi drukarni. Korekcja rozmiarów i kolorystyki zgodnie ze standardami poligraficznymi (wymiana danych w formacie PDF/X). W profilu kontroli PDF/X drukarnia może ustalić, jakie parametry powinny mieć przysyłane pliki. Automatyczna impozycja i rozstawienie użytków na arkuszu. System samodzielnie ustawi użytki w optymalny sposób dla wybranej maszyny drukującej. Druk wielu zleceń na wspólnym arkuszu. WebToPrint zapewnia możliwość drukowania arkuszy zbiorczych i precyzyjne określenie, co należy zrobić z każdym wydrukowanym użytkiem. Zaawansowane narzędzia prepress takie jak: zarządzanie kolorem, zalewkowanie i optymalizacja zużycia farb drukarskich.
Kluczowe cechy Druk na maszynach cyfrowych i offsetowych Kiedy przyjęte materiały zostały skorygowane i poddane impozycji, przychodzi kolej na druk. WebToPrint umożliwia bezpośrednie sterowanie drukiem zleconych prac na maszynach wyposażonych w interfejs sieciowy. Druk jest monitorowany, a operatorzy będą informowani o zakończeniu kolejnych prac i ewentualnych błędach. Moduł druku współpracuje z narzędziami logistycznymi umożliwiając oznaczanie drukowanych prac kodami kreskowymi, co ułatwia pakowanie i wysyłkę gotowych produktów. WebToPrint umożliwia: Bezpośredni wydruk na maszynach obsługujących standard JDF. Wysłanie pracy do takiej maszyny automatycznie pozwala ustawić parametry procesu drukowania zgodnie z zamówieniem, jak też ułatwia rozliczenia poprodukcyjne. Śledzenie postępu wydruku zlecenia. Dzięki WebToPrint w każdej chwili wiadomo, ile egzemplarzy produktu już wydrukowano i ile czasu musi minąć do zakończenia produkcji. Znakowanie drukowanych składek kodami kreskowymi. Kody te można wykorzystać do celów technologicznych lub logistycznych, np. przy druku i dostawie według przyjętego rozdzielnika. WebToPrint obsługuje wszystkie popularne standardy kodowania. Magazyn System WebToPrint zawiera zaawansowany moduł obsługi magazynu, który pozwala na bieżąco śledzić zapotrzebowanie na wszystkie wykorzystywane w produkcji materiały. Połączenie wiedzy o zapotrzebowaniu (wynikającemu z przyjmowanych zleceń), stanach magazynowych i kosztach nabycia pozwala z wyprzedzeniem planować dostawy i uzupełniać kończące się materiały. Gromadzone w systemie dane o zużyciu poszczególnych zasobów pozwalają na prowadzenie analiz kosztów produkcji, co w dłuższym okresie umożliwia optymalizację kosztów dostaw. WebToPrint zapewnia: Monitorowanie stanów magazynowych. System może generować automatyczne wywołania dostaw surowców, które będą potrzebne do zapewnienia produkcji spływających zleceń. Tworzenie statystyk zużycia materiałów. Na tej podstawie można przewidywać zapotrzebowania materiałowe w dłuższych okresach. Narzędzia do analizy kosztów produkcji i magazynowania.
Fakturowanie i logistyka System WebToPrint jest nieoceniony przy wsparciu wewnętrznych procesów logistycznych (wypełniania listów przewozowych, drukowaniu nalepek adresowych) oraz przekazywaniu klientowi informacji na jakim etapie znajduje się jego zlecenie. Jego rola kończy się wraz z potwierdzeniem odbioru i wystawieniem faktury za wykonaną pracę. WebToPrint wspiera te czynności, oferując takie funkcje jak: Zarządzanie pakowalnią z nastawieniem na obsługę dużej ilości zleceń. Każde zlecenie zostaje bezbłędnie oznaczone i przekazane do wysyłki zgodnie z zamówieniem klienta. Fakturowanie wykonanych zleceń. Faktury mogą być przesłane do klienta w dowolny sposób; może on w każdej chwili sprawdzić status faktury poprzez portal internetowy. Kontrola wysyłki zintegrowana z systemami logistycznymi, dzięki której zleceniodawca może śledzić trasę przesyłki kurierskiej. Wbudowana obsługa popularnych systemów płatności elektronicznych gwarantuje bezpieczeństwo rozliczeń zleceniodawcy oraz pewność otrzymania zapłaty przez drukarnię. Narzędzia analityczne Zarządzanie firmę wymaga szybkiego reagowania na zmiany na rynku, ale również prowadzenia solidnych analiz sytuacji firmy służących budowaniu długookresowych strategii działania. W obu przypadkach niezbędna jest wiedza o trendach sprzedaży, kosztach materiałów i rentowności poszczególnych produktów. Aby móc dostarczyć tej wiedzy WebToPrint posiada rozbudowany zestaw narzędzi służących prezentacji gromadzonych statystyk sprzedaży i produkcji, oraz analizie rentowności poszczególnych produktów: Analiza rentowności produkcji poszczególnych produktów i grup produktów. Tworzenie i prezentacja statystyk sprzedaży w oparciu o wielowymiarowe parametry. Analiza skuteczności akcji marketingowych. W przypadku prowadzenia różnych projektów równocześnie, można dokładnie przeanalizować ich efektywność i określić najskuteczniejsze działania przyciągające nowych klientów.
ul. Okrzei 1a 03-715 Warszawa Tel.: +48 22 333 83 50 Fax: +48 22 333 83 75 E-mail: info@infosystems.info www.infosystems.info www.webtoprint.info.pl WebToPrint 2012 INFOSYSTEMS S.A. Wszelkie prawa zastrzeżone. INFOSYSTEMS i WebToPrint są znakami towarowymi objętymi ochroną prawną. Inne nazwy produktów i firm wymienione w niniejszym dokumencie mogą być znakami towarowymi lub nazwami handlowymi ich właścicieli.