Płock, 14.06.2016r. COPCO Polska Sp. z o.o. Szanowni Państwo, ORLEN Paliwa Sp. z o.o. zaprasza Państwa firmę do złożenia oferty na organizację Konferencji Sprzedażowej dla Klientów Kluczowych ORLEN Paliwa. Szczegóły eventu: PRZEDMIOT ZAPYTANIA: wyjazd zagraniczny dla 30 osób Klienci Spółki + 2 koordynatorów cały czas towarzyszących grupie podczas podróży oraz na miejscu motyw przewodni: ściśle dostosowany do grupy docelowej: Klienci Kluczowi, wysokiej rangi biznesmeni NAZWA: Konferencja Sprzedażowa dla Klientów Kluczowych MIEJSCE: wyspa Madera na Oceanie Atlantyckim (Portugalia), stolica Madery-miasto Funchal TERMIN i CZAS TRWANIA WYJAZDU: 15-18 listopada 2016 r. Wylot 15 lub 16 listopada, powrót 18 listopada. Czas trwania wyjazdu - 3 dni (2 noclegi), ewentualnie 4 dni (3 noclegi). Wyjazd powinien być zorganizowany wyłącznie w pracujące dni tygodnia: najlepiej wtorek-czwartek z porannym wylotem z Warszawy i wieczornym wylotem powrotnym z Madery. Ewentualnie, poniedziałek-czwartek z wylotem z Warszawy w godzinach późno popołudniowych i z wylotem powrotnym ostatniego dnia z Madery w godzinach porannych. Zależy nam, by maksymalnie wykorzystać czas na wyspie. KONKRETNY TERMIN WYJAZDU: dokładna data do ustalenia po wyborze dostawcy na podstawie złożonej oferty (preferowany termin jak powyżej). BUDŻET: do 4 500 zł netto/os. (przy założeniu 30 osób) HOTEL: 4 lub 5* z nieograniczoną dostępnością do strefy SPA (jeśli hotel takiej nie oferuje, to proszę zaproponować Vouchery do SPA), preferowany hotel ENOTEL LIDO 5* STRUKTURA POKOI: pokoje typu standard. Na chwilę obecną dokładna struktura jest trudna do określenia. Konfiguracja uczestników (płeć) będzie znana w późniejszym etapie Strona1 801 805 541
przygotowania eventu. Wstępnie proszę przyjąć 22 pokoje jednoosobowe oraz 4 pokoje dwuosobowe, przy założeniu ewentualnej ich korekty w późniejszym etapie przygotowywania wyjazdu. ŚRODKI TRANSPORTU: samolot (preferowany lot bezpośredni z/do Warszawy, w przypadku braku takiego połączenia, lub w przypadku niskiego standardu możliwych lotów bezpośrednich, prosimy zaproponować przelot na trasie Warszawa-Lizbona-Funchal. Wylot z Warszawy w godzinach porannych, najlepiej około godziny 10.00. Nasi Klienci muszą mieć czas na dotarcie na lotnisko w Warszawie, a będą to Klienci z całej Polski. Na wyspie: autokar lub minibusy, standard jak dla menadżera. ELEMENTY HARMONOGRAMU WYJAZDU: - jeśli wylot z Warszawy będzie wczesny, prosimy zaproponować poczęstunek w godzinach rannych, lunch już za granicą (w przypadku wylotu z Warszawy możliwego tylko w godzinach popołudniowych, prosimy zaproponować poczęstunek na lotnisku w Warszawie). Pierwsza kolacja musi być z drinkiem powitalnym (mile widziana restauracja zarezerwowana dla grupy, podobnie podczas wszystkich kolacji), możliwy wcześniejszy check inn w hotelu (tylko w przypadku, gdy czas trwania doby hotelowej znacząco odbiega od godzin przyjazdu) - konferencja sprzedażowa podczas pierwszego lub drugiego dnia wyjazdu, w zależności od możliwości czasowych uzależnionych od godzin lotu z Warszawy, czas trwania około 3 godzin, do dyspozycji rzutnik, flipchart itd. (w trakcie przerwa kawowa, ale tylko w przypadku, gdy odstęp pomiędzy głównymi posiłkami byłby długi) - prosimy o zaproponowanie jak największej ilości atrakcji, w szczególności zależy nam na zwiedzeniu XVI-wiecznej gotyckiej katedry Sé Catedral, wizycie na Mercado dos Lavradores (Rynek Rolników) oraz na zwiedzeniu ogrodu tropikalnego (Jadrim Tropical Monte Palace) na wzgórzu Monte. Na wzgórze Monte chcielibyśmy wjechać kolejką linową Teleferico, a ze wzgórza zjechać tradycyjnymi maderskimi saniami (tzw. Toboggany). Proszę również uwzględnić w agendzie lekki trekking wzdłuż tradycyjnych kanałów wodnych będących częścią systemów irygacyjnych wyspy (tzw. Levada). Jesteśmy również zainteresowani dedykowanym dla naszych Klientów rejsem szybkimi motorówkami po Oceanie Atlantyckim. Oprócz ww. atrakcji proszę uwzględnić w harmonogramie (lub podać jako alternatywne) jeszcze inne dodatkowe, możliwe do realizacji w trakcie pobytu na wyspie, np. zwiedzanie Fortecy Św. Jana Chrzciciela (Fortaleza de Sao Tiago), w siedzibie której mieści się Muzeum Strona2 801 805 541
Sztuki Współczesnej, zwiedzanie Starego Miasta, czy też wizytę w Muzeum Cukru - Núcleo Museológico a Cidade do Açucar i/lub wieczorny spacer na plażę Praia Formosa, by zobaczyć zachód słońca. - w harmonogramie powinien być przewidziany również czas wolny do własnej dyspozycji naszych klientów (dla osób wolących pozostać w hotelu- podczas gdy reszta grupy będzie zwiedzać okolice- proszę zaproponować alternatywne zajęcia, np. Vouchery do SPA lub inne) - podczas ostatniego dnia pobytu atrakcje uzależnione od godziny wylotu powrotnego do Polski, w przypadku wyjazdu organizowanego na 3 dni (2 noclegi) preferujemy wylot powrotny z Madery w godzinach wieczornych; w przypadku wyjazdu organizowanego na 4 dni (3 noclegi) preferujemy wylot powrotny z Madery w godzinach porannych. Możliwy późniejszy check out z hotelu (tylko w przypadku gdy czas trwania doby hotelowej znacząco odbiega od godzin wyjazdu). DODATKOWE INFORMACJE: - zależy nam na swobodnej atmosferze wyjazdu (stroje casual) - do obsługi grupy prosimy przeznaczyć dwóch koordynatorów; muszą być przez cały czas dostępni dla grupy - do zwiedzania konieczny przewodnik polskojęzyczny - lunche i kolacje w restauracjach hotelowych lub w restauracjach na Starym Mieście (w zależności od zaproponowanego harmonogramu), prosimy o przedstawienie propozycji kolacji serwowanej oraz w opcji zamiennej bufetu, jeśli istnieje taka możliwość proszę zaproponować kolacje tematyczne - napoje (woda, soki) w autokarze lub minibusach - materiały poligraficzne: list powitalny- gość po przyjeździe znajdzie go w pokoju hotelowym, winietki i menu na powitalną kolację, folder-informator dla każdego uczestnika dot. miejsca pobytu, identyfikatory dla każdego uczestnika, agenda papierowa dla każdego uczestnika, zawieszki na bagaż dla każdego uczestnika, agenda w formie mailowej, proszę przedstawić 3 propozycje layoutu, przy materiałach poligraficznych proszę nie brać pod uwagę koordynatorów - upominek powitalny dla 30 uczestników Strona3 801 805 541
- propozycję opakowania ww. materiałów poligraficznych (folder, identyfikator, zawieszki bagażowe, agenda) oraz upominku powitalnego - planujemy wręczyć uczestnikom wyjazdu pakiet materiałów na lotnisku w Warszawie - welcome desk na lotnisku w Warszawie (do obsługi stoiska powinna być osobna osoba, nie mogą to być koordynatorzy, którzy biorą udział w wyjeździe) Elementy oferty: CZĘŚĆ FORMALNA: - aktualny dokument dotyczący reprezentacji Spółki KRS lub CEIDG - akceptacja wzoru umowy (dokument na CONNECT) - ważna polisa ubezpieczeniowa - podpisane oświadczenie oferenta dot. zachowania tajemnicy (dokument na CONNECT) CZĘŚĆ TECHNICZNA: szczegółowy opis wydarzenia z ramowym harmonogramem i proponowanym key visual. wykaz podmiotów, dla których w ciągu ostatnich 3 lat zrealizowana była usługa o podobnym zakresie lub referencje (minimum 3). uprawnienia do wykonywania usługi zgodnie z zapytaniem ofertowym. CZĘŚĆ HANDLOWA: cena całkowita netto przedmiotu zapytania z uwzględnieniem szacowanej kwoty jednostkowej, tj. 4 500zł/ osobę przy założeniu 30 osób w wycenie szczegółowej proszę o przedstawienie ceny netto i brutto, która powinna uwzględniać pełen koszt wyjazdu dla 30 osób (cena netto i brutto musi zostać podana dla każdego rodzaju usługi wymienionej w kosztorysie załączonym do oferty, tj. noclegu, wyżywienia, przelotów, atrakcji, itd.): - koszty przelotu dla 30 osób w obie strony, w tym koszty odprawy on-line - koszty transferu z lotniska do hotelu i z hotelu na lotnisko oraz koszty możliwych transferów na miejscu (proszę uwzględnić koszty wszystkich środków transportu dla 30 osób), jeśli wymagają tego proponowane atrakcje - koszty noclegu (dwie lub trzy noce w zależności od przyjętego harmonogramu pobytu) w hotelu 4 lub 5* dla 30 osób (jeśli godziny przyjazdu i wyjazdu znacząco odbiegają od doby Strona4 801 805 541
hotelowej, to proszę uwzględnić również koszty wcześniejszego check inn oraz późniejszego check out) - koszt pełnego wyżywienia dla 30 osób z wyszczególnieniem każdego posiłku - zakładamy, że śniadania wliczone będą w cenę noclegu. W przypadku wczesnego wylotu pierwszego dnia prośba o przedstawienie dodatkowej opcji poczęstunku przed lunchem, ewentualne koszty przerwy kawowej (jeśli w harmonogramie będzie długa przerwa czasowa pomiędzy głównymi posiłkami), dodatkowo koszty wody i soków dostępnych w autokarze lub minibusach - koszty poszczególnych zaproponowanych atrakcji (każdej z osobna) - koszty proponowanych atrakcji hotelowych dla osób rezygnujących ze zwiedzania Madery (Voucherów do SPA i innych) - koszt wynajmu sali konferencyjnej na czas maksymalnie 3 godzin z niezbędnym sprzętem (rzutnik, flipchart) - koszt wynajęcia welcome desk na potrzeby zbiórki na lotnisku w Warszawie (punkt musi być obsługiwany przez osobę, która nie będzie brała udziału w wyjeździe) - koszt i rodzaj ubezpieczenia całej grupy (30 osób) - koszt upominku powitalnego dla uczestników (30 sztuk) - koszty projektu oraz przygotowania (wydruku) materiałów poligraficznych wymienionych powyżej (prosimy o 3 propozycje layoutu do wyboru) oraz koszty proponowanego opakowania pakietu zawierającego materiały poligraficzne i upominek powitalny - koszt projektu agendy mailowej (wszystkie koszty materiałów poligraficznych proszę wykazać w odrębnej oddzielnej od głównego kosztorysu rubryce) - całkowity koszt netto i brutto obsługi wyjazdu przez dwóch koordynatorów uwzględniający koszty ich noclegu, wyżywienia, przelotów i transferów, itd., proszę oddzielnie wykazać wszystkie poszczególne koszty (netto i brutto) Podstawę do rozliczenia usługi będzie stanowić faktura VAT, wystawiona w walucie PLN, po realizacji wszystkich elementów wymienionych w kosztorysie z oferty. Faktura będzie wystawiona dopiero po ostatecznej akceptacji kosztorysu powykonawczego. Zmiany kursów walut, w których Zleceniobiorca będzie dokonywał zakupu towarów i usług w celu wykonania umowy, nie będą mogły być podstawą do zmiany wysokości wynagrodzenia Zleceniobiorcy. Strona5 801 805 541
Proszę o załączanie dokumentów w odpowiednich miejscach formularza na platformie zakupowej CONNECT. Termin realizacji: listopad 2016r. Termin ważności składanej oferty: 60 dni Termin płatności: 30 dni od daty otrzymania faktury. Bez zaliczki. Więcej informacji uzyskacie Państwo logując się na platformie zakupowej CONNECT. Wszelkie pytania proszę kierować przez zakładkę pytania/ odpowiedzi. Termin składania ofert: 27.06.2016r. godz. 13:00 UWAGA! Oferty można składać jedynie za pośrednictwem Platformy Zakupowej CONNECT, logując się do systemu na https://connect.orlen.pl/ Z poważaniem, Natalia Bartosiewicz-Burdanowska 603 394 696 Oferent ponosi wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty i nie przysługuje mu prawo roszczenia o zwrot tych kosztów. ORLEN Paliwa Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do dowolnego wyboru podmiotu/podmiotów, z którymi będą prowadzone negocjacje w odniesieniu do części lub całości zakresu złożonych odpowiedzi oraz do zawarcia umowy z więcej niż jednym Dostawcą wyłonionym w drodze negocjacji, przy czym zakres umowy może obejmować całość lub część zakresu złożonej oferty/odpowiedzi na zapytanie. ORLEN Paliwa Sp. z o.o. zastrzega sobie prawo do odwołania lub zamknięcia procesu wyboru Dostawcy i odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn. Z tego tytułu podmiotowi do którego skierowano zapytanie nie przysługują żadne roszczenia wobec ORLEN Paliwa Sp. z o.o. Niniejsze zapytanie stanowi zaproszenie do negocjacji w rozumieniu art. 72 k.c., a tym samym nie mają zastosowania przepisy dotyczące oferty w rozumieniu art. 66 i n. k.c. Strona6 801 805 541