Warmińsko Mazurski Urząd Wojewódzki Wydział Finansów i Budżetu w Olsztynie P R O T O K Ó Ł z kontroli problemowej w Urzędzie Gminy w Kurzętniku, 13-306 Kurzętnik ulica Grunwaldzka nr 39, przeprowadzonej przez Henryka Cieszyńskiego Inspektora w Wydziale Finansów i Budżetu Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie, na podstawie upoważnienia do przeprowadzenia kontroli nr OA.III.0939-4 10/07 z dnia 8 maja 2007 r. które zostało wydane przez Wicewojewodę Warmińsko-Mazurskiego. Kontrolę przeprowadzono w dniach od 9 maja do 17 maja 2007 r. w oparciu o art. 32 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o administracji rządowej w województwie (Dz. U. z 2001 r. nr 80, poz. 972 z późn. zm.) w związku z art. 153 ust. 2 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 z późn. zm.). Upoważnienie do przeprowadzenia kontroli przedłożono Wójtowi Gminy do wglądu w dniu rozpoczęcia czynności kontrolnych. Czynności kontrolne przeprowadzono w siedzibie Urzędu Gminy w Kurzętniku. U S T A L E N I A O G Ó L N E 1. Główny Urząd Statystyczny w Warszawie w dniu 5 września 2001 r. wydał zaświadczenie o numerze identyfikacyjnym Regon 000538260. 2. Urząd Skarbowy w Nowym Mieście Lubawskim wydał decyzję w sprawie nadania numeru identyfikacji podatkowej dnia 26 stycznia 1996 r. nr NIP 877-10-02-685. 3. Kontrolę przeprowadzono za okres od 1.01.2006 r. do dnia 30.04.2007 r. w zakresie wykorzystania dotacji i wykonanych dochodów związanych z realizacją zadań zleconych w rozdziale 75011 za rok 2006 i za 4 miesiące 2007 r. w Urzędzie Gminy w Kurzętniku zakres administracji rządowej. 1
4. W okresie objętym kontrolą stanowiska kierownicze pełniły niżej wymienione osoby: a) Wójt Gminy Zofia Andrzejewska, zatrudniona w tut. Urzędzie od dnia 1.03.1982 r. Na stanowisko Wójta Gminy została wybrana dnia 15.06.1990 r. uchwałą nr II/4/90 Rady Gminy w Kurzętniku. W 2006 r. została wybrana w wyborach bezpośrednich i funkcje przyjęła z dniem 13.11.2006 r. b) Skarbnik Gminy Elżbieta Kowalczyk zatrudniona w tut. Urzędzie od dnia 1.01.1973 r. Na stanowisko Skarbnika została powołana dnia 15.06.1990 r. uchwałą Rady Gminy nr II/11/90 z dnia 15.06.1990 r. c) Sekretarz Gminy Teresa Łątkowska zatrudniona w tut. Urzędzie od dnia 1.11.1979 r. Na stanowisko Sekretarza Gminy została powołana uchwałą nr V/24/90 Rady Gminy w Kurzętniku z dnia 25.09.1990 r. d) Kierownik USC Teresa Wadecka zatrudniona od 1.06.1973 r. Na stanowisko Kierownika USC została powołana dnia 1.12.1976 r. 5. Gmina Kurzętnik jest jednostką samorządu terytorialnego powołaną dla organizacji życia publicznego na swoim terytorium. W celu wykonywania swoich zadań Gmina utworzyła jednostki organizacyjne- niżej wymienione: - Urząd Gminy, - Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, - Gminne Centrum Kultury, - Zakład Gospodarki Komunalnej, - Gminny Samodzielny Zakład Opieki Zdrowotnej, - Gminny Zespół Oświaty, - Szkoła Podstawowa w Brzoziu Lubawskim, - Szkoła Podstawowa w Marzęcicach, - Szkoła Podstawowa w Tereszewie, - Szkoła Podstawowa w Wielkich Bałówkach, - Zespół Szkoły Podstawowej i Przedszkola w Kurzętniku, - Gimnazjum w Kurzętniku, - Gimnazjum w Marzęcicach. 2
6. Urząd Gminy w Kurzętniku funkcjonuje w oparciu o statut, który został uchwalony uchwałą nr XI/41/03 Rady Gminy Kurzętnik z dnia 4.09.2003 r. Statut Gminy został opublikowany w Dzienniku Urzędowym Województwa Warmińsko- Mazurskiego nr 163 poz. 1990 z 2003 r. Statut Gminy został opublikowany w Dzienniku Urzędowym Województwa Warmińsko-Mazurskiego nr 163 poz. 1990 z 2003 r. W omawianym statucie nastąpiła jedna zmiana, która została uchwalona uchwałą Rady Gminy nr XXVI/63/04 z dnia 23.03.2004 r. Zmiana ta została opublikowana w Dzienniku Urzędowym Warmińsko- Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego. 7. Urząd Gminy w Kurzętniku funkcjonuje w oparciu o opracowany regulamin organizacyjny, który został wydany zarządzeniem nr 11a/2/2004 z dnia 12.08.2004 r. Wójta Gminy. Regulamin organizacyjny uległ zmianie 3-tnie: - pierwsza zmiana z dnia 26.06.2006 r. dotyczy zmiany realizacji obowiązków wynikających z prawa budowlanego, - druga zmiana z dnia 25.10.2006 r. dotycząca zadań Skarbnika, - trzecia zmiana z dnia 2.04.2007 r. dotycząca zmiany wykazu jednostek organizacyjnych. Wyżej wymienione zmiany zostały dokonane zarządzeniem Wójta Gminy Kurzętnik. 8. Księgowość Urzędu Gminy sporządza zgodnie z przepisami zawartymi w ustawie z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. nr 249, poz. 2104 z późn. zm.) oraz rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 30 czerwca 2006 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. nr 115, poz. 781 z późn. zm. i tak: - Rb. 50 sprawozdania o dotacjach z wykonania zadań z zakresu administracji rządowej, - Rb. 27 ZZ z wykonania planów dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej. 9. Wyjaśnień w czasie kontroli udzielali: a) Pani Teresa Łątkowska Sekretarz Gminy, b) Pani Elżbieta Kowalczyk Skarbnik Gminy, c) Pani Teresa Wadecka Kierownik USC, d) Inni pracownicy w miarę potrzeby. 3
U S T A L E N I A K O N T R O L I : I. Wydatki w zakresie wykorzystania dotacji. I.1. Kontrolą objęto zadania zlecone do realizacji przez Wojewodę Warmińsko-Mazurskiego. W ramach tego tematu sprawdzono: - wydatki ponoszone na realizację zadań zleconych wydatki na płace i pochodne oraz wydatki rzeczowe, - dochody budżetowe związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej rozdziału 75011. I.2. Zadania zlecone przez Wojewodę Warmińsko-Mazurskiego realizuje: - Kierownik USC i spraw obywatelskich, - Samodzielne stanowisko d.s. ewidencji i ludności, spraw wojskowych, obronności i obrony cywilnej (etat), - Samodzielne stanowisko d.s. działalności gospodarczej i kulturalnej (etat). I.3. Wszystkie zadania zlecone przez Wojewodę Warmińsko- Mazurskiego realizowane są w rozdziale 75011 po stronie dochodów i wydatków. I.4. I.5. Środki finansowe związane z wykonywaniem zadań zleconych przekazywane są w miesięcznych transzach przez Wydział Finansów i Budżetu Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie na rachunek Urzędu Gminy nr 05948411212003009009830002, który został otwarty w Banku Spółdzielczym w Brodnicy z siedzibą w Kurzętniku. Otrzymane transze księgowane są w syntetyce organu na koncie 901. Kontrola ustaliła, że Urząd Gminy w Kurzętniku otrzymał następujące transze na zadania zlecone działu 750, rozdziału 75011 i tak: a) Rok 2006 Data wpływu kwota nr wyciągu nr dowodu poz. księg. - 24.01.2006 r. 6.060 20 176 551-15.02.2006 r. 5.740 36 407 1328-23.02.2006 r. 6.060 43 497 1641-23.03.2006 r. 6.060 64 884 3035-27.04.2006 r. 6.060 89 1294 4588-24.05.2006 r. 6.060 108 1609 5705-22.06.2006 r. 6.060 129 1924 6799 4
- 25.07.2006 r. 6.060 154 2332 8202-12.08.2006 r. 6.070 168 2544 8895-23.09.2006 r. 6.070 199 2980 10276-10.10.2006 r. 6.070 212 3178 11024-28.11.2006 r. 6.070 248 3801 13029-09.12.2006 r. 6.070 257 3999 13711 ------------------------------------------------------------------------------------------ RAZEM 78.500 ------------------------------------------------------------ -------------------------- ---- b) Rok 2007-15.01.2007 r. 6.060 11 91 430-15.02.2007 r. 4.840 35 372 1568-23.02.2007 r. 6.070 41 439 1840-15.03.2007 r. 6.970 58 656 2978-19.04.2007 r. 6.080 84 1098 -------------------------------------------------------------------------------------------- RAZEM 30.020 ---------------------------------------------------------------------------- ---------------- Jak wynika z powyższych danych transze przekazywane są w cyklach miesięcznych i w zbliżonych wielkościach. Z dokumentacji księgowej wynika, że na koniec każdego miesiąca występują salda zerowe, co świadczy, że otrzymywane dotacje wydatkowane są na bieżąco. I.6. I.7. Księgowość Gminy prowadzi na zadania zlecone oddzielną analitykę w podziale na wydatki i dochody (karty analityczne). Syntetyka prowadzona jest wspólnie z księgowością samorządu. Na podstawie prowadzonej dokumentacji księgowej i sprawozdań kwartalnych Rb. 50 za rok 2006 i za I kw. 2007 r. ustalono, że otrzymane dotacje: a) w 2006 r. w wysokości 78.500 zł. b) za 4 m-ce 2007 r. w wysokości 30.020 zł. zostały w całości wykorzystane na płace i pochodne. 1. Realizacja wydatków w 2006 r. przedstawia się następująco: Wyszczególnienie Plan Wykonanie -wynagrodzenia osobowe pracowników - 4010 65.592 65.592 -składki na ubezpieczenia społeczne - 4110 11.301 11.301 -składki na fundusz pracy - 4120 1.607 1.607 RAZEM 78.500 78.500 5
Z dokumentów księgowych wynika, że na płace i pochodne dla 3 pracowników którzy wykonuj zadania zlecone, wydatkowano łączną kwotę 156.629,10 zł. Kwota wymieniona została pokryta: a) z otrzymanych dotacji - 78.500 zł. b) ze środków Urzędu Gminy - 78.129,10 zł. Szczegółowe rozliczenie przedstawia się następująco: Paragraf Wydatki ogółem Otrzymane Dopłata z Urzędu dotacje Gminy ---------- -------------------- ------------- ------------------------- - 4010-121.548-65.592 55.956-4040 - 9.369 - ------- 9.369-4110 - 22.504,63-11.301 11.203,63-4120 - 3.207,47-1.607 1.600,47 RAZEM 156.629,10-78.500 78.129,10 2. Realizacja wydatków za 4 miesiące 2007 r. przedstawia się następująco: /rozliczenie dotacji/. Wyszczególnienie Plan Wykonanie ----------------------- --------- ------- --------------- -wynagrodzenia osobowe 3 pracowników - 4010-65.736-24.840 -składki ZUS - 4110-11.300-4.571 -składki FP - 4120-1.610-608.90 RAZEM 78.646-30.019,90 Z dokumentacji księgowej wynika, że na płace i pochodne do dnia 30.04.2007r. wydatkowano łącznie kwotę 62.741,67 zł. z tego: - z otrzymanych dotacji - 30.020 zł. - ze środków Gminy - 32.721,67 zł. Szczegółowe rozliczenie za 4 miesiące 2007 r. przedstawia się następująco: Paragraf Wydatki Wydatki Wydatki z ogółem z dotacji Urzędu Gminy ----------- ----------- ----------- ------------------- - 4010-43.611,73-24.840-18.771,73-4040 - 9.776 - ------- - 9.776-4110 - 8.187,08-4.571,90-3.615,18-4120 - 1.166,86-608,10-558,76 RAZEM 62.741,67 30.020 32.721,67 6
I.8. I.9. Wszystkie wydatki rzeczowe w okresie objętym kontrolą były realizowane z budżetu Urzędu Gminy. Łącznie na płace i pochodne Urząd Gminy wydatkował: a) w roku 2006 r. 156.629,10 zł. z tego: - z otrzymanych dotacji - 78.500 zł. - ze środków własnych - 78.129,10 zł. b) za 4 miesiące 2007 r. 62.741,67 zł. z tego: - z otrzymanych dotacji - 30.020 zł. - ze środków własnych - 32.721,67 zł. Z przedłożonej dokumentacji wynika, że przekazane środki ze szczebla wojewódzkiego nie pokrywają kosztów związanych z wynagrodzeniem pracowników zatrudnionych przez Urząd Gminy w celu wykonywania zadań zleconych administracji rządowejrozdział 75011. I.10. Zatrudnianie w komórkach organizacyjnych wykonujących zadania zlecone na dzień 30 kwietnia 2007 r. przedstawia się następująco: 1) Pani Teresa Wadecka Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego i spraw obywatelskich, /1 etat/, 2) Pani Mieczysława Buńka samodzielne stanowisko d.s. ewidencji ludności, spraw wojskowych, obronności i obrony cywilnej, /1 etat/, 3) Pani Marta Stachowicz-Sperska samodzielne stanowisko d.s. działalności gospodarczej i kulturalnej, /1 etat/, Zatrudnienie wyżej wymienionych pracowników jest zgodne z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 2 sierpnia 2005 r. w sprawie zasad wynagradzania pracowników samorządowych zatrudnionych w urzędach gmin, starostwach powiatowych i urzędach marszałkowskich (Dz.U. nr 146 poz.1223 z 2005 r. z późn. zm. w Dz. U. nr 39, poz. 272 z 2006 r.). I.11. Kontrola akt osobowych 3 pracowników zatrudnionych na zadania zlecone wykazała, że sposób zatrudnienia i zaszeregowania jest zgodny z wyżej cytowanymi przepisami. Nieprawidłowości w powyższym zakresie nie stwierdzono. 7
II. Realizacja dochodów w zakresie administracji rządowej 75011. II.1. Należności zapłaty, wysokości i zwolnienia. a) Na podstawie ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych (Dz. U. Nr 87, poz. 960 z 2001 r. z późn. zm.) w korelacji z ustawą z dnia 9 września 2000 r. o opłacie skarbowej (Dz. U. z 2004 r. nr 253, poz.2532 z późn. zm.) oraz w związku z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 30 listopada 2000 r. w sprawie opłaty za wydanie dowodów osobistych w wysokości 30 zł., Urząd Gminy zastosował się do wyżej cytowanych przepisów i pobierał za wydanie dowodu kwotę 30 zł. z tego: - 28,50 zł. na rzecz budżetu 95% - 1,50 zł. na rzecz samorządu -5% b) Ustawa wymieniona określa sytuację w której nie pobiera się opłaty za wydanie dowodu osobistego. Opłaty te nie pobiera się w następujących przypadkach: - ubiegających się o wymianę dowodu osobistego z powodu jego wady technicznej lub sporządzonego niezgodnie z danymi zawartymi we wniosku, - zobowiązanych do wymiany dowodu wskutek zmiany kodu pocztowego lub zmian administracyjnych, - od osób które utraciły dowód w wyniku klęski żywiołowej, - osób przebywających w domach pomocy społecznej lub pobierających zasiłki z pomocy społecznej bądź renty socjalnej, - od osób małoletnich przebywających całodobowo w ośrodkach opiekuńczo-wychowawczych. c) Z wyżej wymienionych tytułów zwolnieni zostali z opłat niżej wymienione osoby: Rok 2006 Wady techniczne 16 osób: ( ) podstawa wyłączenia: ustawa z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2000r., Nr 101, poz. 926) Zmiany administracyjne 4 osoby: ( ) podstawa wyłączenia: ustawa z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2000r., Nr 101, poz. 926) Z tytułu renty socjalnej lub zasiłku stałego 11 osób: ( ) podstawa wyłączenia: ustawa z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2000r., Nr 101, poz. 926) 8
Rok 2007 /4 miesiące/ Zmiany kodu pocztowego i zmiany administracyjne 2 osoby: ( ) podstawa wyłączenia: ustawa z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2000r., Nr 101, poz. 926) Wady techniczne 1 osoba: ( ) podstawa wyłączenia: ustawa z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2000r., Nr 101, poz. 926). Renta socjalna lub zasiłki stałe 3 osoby: ( ) podstawa wyłączenia: ustawa z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2000r., Nr 101, poz. 926). Udzielone zwolnienia w okresie od 1.01.2006 r. do dnia 30.04.2007 r. zostały prawidłowo udokumentowane. II.2. Dowody osobiste. a) W trakcie przeprowadzonej kontroli, sprawdzono formę pobierania opłaty za wydanie dowodów osobistych, b) W okresie od dnia 1 stycznia 2006 r. do dnia 30 kwietnia 2007 r. przyjęto wydano następującą ilość dowodów: Miesiąc Ilość przyjętych Ilość wydanych dowodów wniosków osobistych ------------- --------------------- -------------------------------- - Styczeń 2006 88-73 - Luty 2006 100-87 - Marzec 2006 119-102 - Kwiecień 2006 58-105 - Maj 2006 129-74 - Czerwiec 2006 122-131 - Lipiec 2006 89-99 - Sierpień 2006 117-135 - Wrzesień 2006 90-82 - Październik 2006 93-105 - Listopad 2006 148-120 - Grudzień 2006 238-143 RAZEM 2006 1.391-1.256 - Styczeń 2007 137-253 - Luty 2007 97-51 - Marzec 2007 95-138 - Kwiecień 2007 126-108 RAZEM za 4 m-ce 455-550 9
Na dzień 30 kwietnia 2007 r. nie odebrano 56 dowodów osobistych. c) Po szczegółowej analizie poszczególnych dokumentów dotyczących wydania dowodów osobistych stwierdzono, że w każdym przypadku zostały zachowane procedury pobierania opłat i to zgodnie z obowiązującymi przepisami, które zostały wymienione w pkt. II niniejszego protokołu. d) Zbadano prawidłowość pobierania opłat w niżej wymienionych miesiącach: a) Rok 2006 - kwiecień - w ilości 58 wniosków, - lipiec - w ilości 89 wniosków, - wrzesień - w ilości 90 wniosków, b) Rok 2007 - luty - w ilości 97 wniosków, - marzec - w ilości 95 wniosków. Łącznie poddano kontroli 429 wniosków pod kątem prawidłowego pobierania opłat. Nieprawidłowości w tym zakresie nie stwierdzono. e) Tryb postępowania w wydanie dowodów osobistych był zgodny z obowiązującymi przepisami. Każdy wniosek o wydanie dowodu zawiera adnotację o dacie złożenia. Przy każdym wniosku jest dowód wpłaty za wydanie dowodu osobistego w wysokości 30 zł. lub na wniosku znajduje się adnotacja o zwolnieniu w przypadku pobierania renty lub zasiłku socjalnego. Ponadto przy wnioskach znajduje się odpis decyzji o przyznaniu wyżej wymienionego świadczenia. f) Ustalono w trakcie czynności kontrolnych, że wszystkie wpłaty za wydanie dowodu osobistego dokonywane były w kasie tut. Urzędu z wyjątkiem kilku przypadków gdzie były dokonywane opłaty przelewem. g) Każdy wniosek jest zarejestrowany komputerowo w prowadzonej ewidencji. Rejestracja wpływających wniosków odbywa się na bieżąco. h) Wydawanie dowodów osobistych odbywa się systemem komputerowym w rejestrze wydania dowodów osobistych. Ewidencja prowadzona jest na bieżąco. Kontrolę w zakresie przyjmowania i wydawania dowodów osobistych prowadzi Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji w Warszawie. 10
II.3. Udostępnienie danych osobowych 1) Z ustawy z dnia 10 kwietnia 1974 r. o ewidencji ludności i dowodach osobistych art. 44 g.1 wynika, że organy prowadzące zbiory meldunkowe, zbiór PESEL oraz ewidencję wydanych i utraconych dowodów osobistych, na pisemny wniosek zainteresowanej osoby są zobowiązane wydać w formie zaświadczenia pełny odpis przetworzonych danych dotyczącej danej osoby. 2) Wyżej wymienione dane udostępnia się o ile są one niezbędne do realizacji ustawowych zadań, następującym podmiotom: - organom administracji publicznej, sądom i prokuratorom, - organom policji, straży granicznej i służbie więziennej, - wojskowym służbom informacyjnym, żandarmerii wojskowej, agencji bezpieczeństwa wewnętrznego, agencji wywiadu i strażom gminnym, - organom kontroli skarbowej, - państwowym i komunalnym jednostkom organizacyjnym oraz innym podmiotom w zakresie niezbędnych do realizacji zadań publicznych określonych w odrębnych przepisach. 3) Dane o których mowa w ust.1 mogą być udostępnione: - osobom i jednostkom organizacyjnym jeżeli wykażą w tym interes prawny, - jednostkom organizacyjnym, jeżeli po ich wykorzystaniu w celach badawczych, statystycznych, badania opinii publicznej lub rynku, dane te zostaną poddane takiej modyfikacji, która nie pozwoli na ustalenie tożsamości osób których dane dotyczą, - innym osobom i podmiotom, jeżeli uwiarygodnią interes faktyczny w otrzymaniu danych i za zgodą osób których dane dotyczą. 4) Dane ze zbiorów meldunkowych, zbiorów PESEL oraz ewidencji wydanych utraconych dowodów osobistych udostępnia się z zastrzeżeniem ust. 5 na pisemny wniosek zainteresowanego podmiotu. 5) Udostępnienie danych ze zbiorów meldunkowych, zbioru PESEL oraz ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych następuje: 11
-dla podmiotów o których mowa w pkt. 2 niniejszego protokołu nieodpłatnie, - dla podmiotów o których mowa w pkt. 3 niniejszego protokołu odpłatnie. Opłaty te stanowią dochody budżetu Państwa. 6) Zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 30.04.2002 r. opłata ta została ustalona w wysokości 4% kwoty niniejszego wynagrodzenia za pracę pracowników określonych w odrębnych przepisach. Ustawa z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. nr 200, poz.1679), która obowiązuje od dnia 1.01.2003 r. podaje wysokość minimalnego wynagrodzenia 800 zł. Jednakże minimalne wynagrodzenie nie jest tożsame z najniższym wynagrodzeniem. Art. 25 wyżej wymienionej ustawy mówi, że najniższe wynagrodzenie to nadal 760 zł. W związku z tym wymieniona kwota jest kwota bazową do wyliczenia opłaty za udostępnienie danych. Kwota ta w 2006 r. wyniosła 30,40 zł. 7) W 2006 r. udostępniono dane organom administracji publicznej i osobom fizycznym w ilości 11 w tym: Wyszczególnienie nieodpłatne odpłatne ----------------------- --------------- ------------ - I kwartał 2006r. - ---- ---- - II kwartał 2006r. - 3-1 - III kwartał 2006r. - 2-1 - IV kwartał 2006r. - 4 - ---- RAZEM 9-2 Należności za udostępnienie danych osobowych pobrano: - dnia 10.06.2006 r. w wysokości 30,40 zł. z tego: a) 1,52 zł. na rzecz Urzędu Gminy, b) 28,88 zł. na rzecz budżetu. Kwotę odprowadzono na rachunek dnia 14.06.2006 r. dowód księgowy 1888. - dnia 20.09.2006 r. w wysokości 30,40 zł. z tego: a) 1,52 zł. na rzecz Urzędu Gminy, b) 28,88 zł. na rzecz budżetu. Kwota została odprowadzona dnia 25.09.2006 r. dowód księgowy 2990. Za 4 miesiące 2007 r. udostępniono dane osobowe organom administracji publicznej w ilości 11 z tego: a) w I kwartale 2007 r. 7 szt. bezpłatnie, b) w IV kwartale 2007 r. 4 szt. bezpłatnie. 12
Z przedłożonej dokumentacji wynika, że uzyskane wpłaty zostały prawidłowo rozliczone i w 95% odprowadzone na rachunek bankowy Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie. II.4. Dokumentacja finansowo-księgowa. 1) Metodą wyrywkową sprawdzono raporty kasowe za niżej wymienione okresy: - od 1.05-31.05.2006 r. - od 1.07-31.07.2006 r. - od 1.10-30.11.2006 r. - od 1.01-31.03.2007 r. oceniając prawidłowość dokonanych operacji kasowych, ich udokumentowania i ewidencjonowania w zakresie dochodów związanych z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej. Kontrola omawianego odcinka ustaliła, że wszystkie dowody źródłowe, które są dołączone do raportów kasowych były sprawdzone pod względem formalno- rachunkowym. 2) Pobrane do kasy kwoty z tytułu wydanych dowodów osobistych i udostępnienia danych osobowych, zostały prawidłowo przeprowadzone przez raporty kasowe i odprowadzone na rachunek bankowy Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie. 3) Skarbnik Gminy przeprowadzał kontrolę kasy w zakresie zainkasowanych należności z tytułu wydanych dowodów osobistych i udostępnienia danych osobowych. W raportach kasowych jest umieszczona adnotacja dot. sprawdzenia kasy i odprowadzenia gotówki za dowody osobiste i udostępnienia danych osobowych. 4) Wszystkie raporty kasowe prowadzone są metodą komputerową na bieżąco. 5) Zainkasowane dochody wymienionych tytułów zostały odprowadzone na Warmińsko Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie nr NBP 31 1010 1397 0032 9022 3100 000 w następujących terminach: - 10 dzień miesiąca do dnia 15 danego miesiąca, - 20 dzień miesiąca do 25 danego miesiąca 13
Były przypadki, że uzyskane dochody były odprowadzane zaraz po zainkasowaniu lub na koniec danego miesiąca. 6) Na koniec każdego kwartału jednostka sporządza sprawozdania Rb.27 ZZ i Rb.50. Wymienione sprawozdania przesyłane są w ustalonych terminach do Warmińsko Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego Wydziału Finansów i Budżetu w Olsztynie. 7) Na podstawie w/wym. sprawozdań oraz porównania danych zawartych w tych sprawozdaniach z ewidencją księgową stwierdzono, że dochody i wydatki ujęte w sprawozdaniach były zgodne z prowadzona ewidencją księgową na koncie 901 /dochody budżetowe/ oraz w kartach na koncie 130 /rachunek bieżący jednostki/. Wymienione ewidencje prowadzone są na bieżąco. II.5. Dochody budżetowe. 1) Realizacja dochodów przedstawia się następująco: a) Rok 2006 rozdział 75011 0690 wpływy z różnych opłat: - Plan na rok 2006-27.000zł. - Wykonanie na dzień 31.12.2006 r - 40.860,80 zł. Realizacja dochodów w poszczególnych kwartałach przedstawiała się następująco: Okres Zainkasowano Odprowadzono Prowizja -------- ------------------ ------------------- ------------ I kw. - 8.880-8.436-444 II kw. - 9.030-8.578,50-451,50 III kw. - 8.730-8.293,50-436,50 IV kw. - 14.160-13.452-708 RAZEM 40.800-38.760-2.040 Z powyższych danych wynika, że plan 2006r. został wykonany w wysokości 151 % do planu rocznego. Wymienione dane są zgodne z Rb. 27 ZZ. Ponadto Urząd Gminy w 2006r. przekazał kwotę w wysokości 57,76 zł. z tytułu zainkasowanych należności za udostępnienie danych osobowych 2 podmiotom. Łącznie skasowano 60,80 zł. z tego: - prowizja w wysokości 3,04 zł. - odprowadzono do budżetu kwotę 57,76 zł. 14
b) Rok 2007 4 miesiące rozdział 75011 0690: - Plan roczny na 2007 r. wynosi - 50.000 zł. - Wykonanie do dnia 30 kwietnia 2007 r. - 13.470 zł. - Realizacja dochodów przedstawia się następująco: Okres Zainkasowano Odprowadzono Prowizja -------- ------------------ ------------------- ------------ styczeń - 4.020-3.249-171 luty - 2.910-2.707,50-142,50 marzec - 2.790-2.451-172,50 kwiecień - 3.750-2.935,50-111 RAZEM 13.470-11.343-597 Plan roczny na dzień 30.04.2007 r. został wykonany w wysokości 23,88 % 2) Urząd Gminy przyjął zasadę, że należność z tytułu prowizji od wydanych dowodów osobistych i za udostępnienie danych /5 %/ pobiera dwa razy w miesiącu, to jest z chwilą rozliczenia się z zainkasowanych kont. Z A K O Ń C Z E N I E K O N T R O L I. 1. Na tym protokół zakończono i po przeczytaniu podpisano. 2. Niniejsze ustalenia zostały omówione na naradzie pokontrolnej w dniu 17 maja 2007 r. 3. Protokół niniejszy został sporządzony w 3 jednobrzmiących egzemplarzach z których jeden został wręczony Wójtowi Gminy Pani Zofii Andrzejewskiej. 4. Osoby zainteresowane zostały poinformowane o prawie wniesienia zastrzeżeń na piśmie do Wydziału Finansów i Budżetu Warmińsko-Mazurskiego Urzędu Wojewódzkiego w Olsztynie w sprawie ustaleń zawartych w niniejszym protokole kontroli. Ustawowy termin zastrzeżeń upływa w ciągu 7 dni od daty podpisania. Kurzętnik 2007 r. 05.17 15
Henryk Cieszyński Elżbieta Kowalczyk Zofia Andrzejewska /Inspektor/ /Skarbnik/ /Wójt Gminy/ 16