Poznań, dnia 11.04.2014 r. ZAPYTANIE OFERTOWE NA USŁUGI DORADCZE Zapytanie dotyczy realizowanego projektu w ramach: Działania 8.2: Wspieranie wdrażania elektronicznego biznesu typu B2B Oś priorytetowa 8: Społeczeństwo informacyjne zwiększanie innowacyjności gospodarki Program Operacyjny Innowacyjna Gospodarka na lata 2007 2013 I. ZAMAWIAJĄCY 1. Zamawiającym jest: Bobiński Ciepierski Schwartz Partnerzy Spółka Adwokacka z siedzibą w Poznaniu, 61-846 Poznań, ul. Strzelecka 45/3 NIP: 7781454744 REGON: 300823666 kontakt: tel. (+48) 61 855 16 03 fax. (+48) 61 855 26 90 2. Adres na który należy kierować korespondencję: Bobiński Ciepierski Schwartz Partnerzy Spółka Adwokacka ul. Strzelecka 45/3 61-846 Poznań kancelaria@ bcsplegal.pl Wszelkie pisma i pytania Wykonawcy powinni kierować na adres wskazany w pkt. I.2. Strona 1 z 11
II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia i późniejszej umowy jest realizacja analizy przygotowawczej o następującym zakresie: a) Analiza procesów biznesowych, b) Analiza potrzeb klienta wewnętrznego aplikacji, c) Analiza potrzeb klienta zewnętrznego aplikacji d) Opracowanie architektury sprzętowej niezbędnej do realizacji przedsięwzięcia, określenie mocy obliczeniowej oraz przepustowości łącza e) Opracowanie polityki bezpieczeństwa przechowywania danych oraz mechanizmów disaster recovery. 2. Informacje na temat projektu będącego przedmiotem zamówienia: W ramach projektu zostanie zaprojektowana i wdrożona platforma B2B do sprawniejszej i efektywniejszej obsługi Partnerów-Klientów oraz usprawnienia i zautomatyzowania współpracy z Partnerami-Usługodawcami. Przez wdrożenie kilkunastu modułów i wielu funkcji, Kancelaria zorganizuje i zautomatyzuje swoją pracę w jednym miejscu. Każdy użytkownik (pracownik Kancelarii, Partner-Klient i Partner-Usługodawca) zostanie zarejestrowany w systemie B2B i otrzyma uprawnienia od administratora w ramach których będzie mógł się poruszać po platformie B2B. Kilkanaście modułów udostępni możliwość sprawnej i łatwej obsługi Partnera-Klienta w pełnym zakresie świadczenia usług zarówno przez Kancelarię, jak i przez Kancelarię we współpracy z Partnerem-Usługodawcą. Wszystkie sprawy, czynności, dokumenty, zostaną uporządkowane w jednym miejscu. System automatycznie będzie generował pewne dokumenty, zaoszczędzając czas i pieniądze. Wiele modułów będzie powiązanych, tym samym wszyscy uprawnieni aktorzy procesów będą mogli w jednym czasie przeglądać sprawy i czynności, które ich dotyczą. System B2B będzie wdrożony z myślą o prostym uporządkowaniu spraw Kancelarii również w celu pozyskania nowych Partnerów i sprawnej ich obsłudze. Planowany do wdrożenia system będzie składał się z kilku modułów: 1) Moduł - Klienci Będzie służył do porządkowania danych o klientach wprowadzonych do systemu B2B, wpłynie na obsługę klienta w trakcie oraz po zakończeniu współpracy. Gromadzone informacje o kliencie i czynnościach prowadzonych dla niego, będą uporządkowane w jednym miejscu. Dla każdego z klientów, będzie można przypisać opiekuna, czyli osobę odpowiedzialną za kontakt z klientem. Dla każdego klienta będzie można również Strona 2 z 11
przypisać notatki oraz dane teleadresowe. W poszczególnych kategoriach, będą informacje o sprawach lub czynnościach prowadzonych dla danego klienta, informacje o rozliczeniach tych spraw i czynności oraz ewentualnej windykacji płatności. Wszystkie informacje będą zaprezentowane w czytelny i uporządkowany sposób w formie tabelarycznej, tak aby odszukanie dokumentów było proste i łatwe dla opiekuna, a klient miał w jednym miejscu całą historię współpracy z kancelarią. 2) Moduł - Komunikacja Moduł będzie służył do zarządzania korespondencją przychodzącą do Kancelarii i wychodzącą z Kancelarii, tak aby archiwizować wszystkie wiadomości od oraz do klienta, ew. również do Partnera-Usługodawcy. Wiadomości będą zaprezentowane w sposób tabelaryczny, oznaczone jako przychodzące lub wychodzące, z indywidualnym nr ID, od lub do jakiego klienta, czy zawierają załączniki, wiadomości o jakim temacie zostały nadawane lub odbierane, jaka data nadania i odebrania, treść. Będzie istniała możliwość filtrowania i wyszukiwania korespondencji w celu szybkiego jej odszukania. Korespondencja będzie połączona z modułem Klienci, tak aby przy każdym kliencie była wyłącznie korespondencja dotycząca jego i Kancelarii. 3) Moduł - Sprawy Moduł umożliwia monitorowanie oraz uporządkowanie, spraw wprowadzonych do systemu B2B. Do spraw mają dostęp klienci oraz pracownicy, którym jest przypisana sprawa (zarówno pracownicy Kancelarii, jak i ewentualnego Partnera-Usługodawcy). Każda sprawa jest podzielona na etapy postępowania, do każdego etapu można załączyć dokumenty. Moduł będzie zintegrowany z modułem rozliczenia, w którym będzie definiowana stawka ryczałtowa za prowadzenie sprawy lub stawka godzinowa. Stawki będą wyświetlane za każdy etap osobno, aby klient miał podgląd na rozliczenia. Sprawy będą prezentowane w formie tabelarycznej, gdzie w tabelach będą dane o powodzie i pozwanym, symbolu sprawy, etapach prowadzenia sprawy, załączonych dokumentach, rozliczeniach, korespondencji pomiędzy klientem i Kancelarią (Partnerem-Usługodawcą). 4) Moduł - Kadra Na platformie B2B - moduł Kadra odpowiada za spis wszystkich zarejestrowanych pracowników. W poszczególnych kategoriach modułu można przeglądać klientów, sprawy, Strona 3 z 11
czynności, których dany pracownik jest opiekunem. W module można zdefiniować uprawienia poruszania się po systemie dla danego pracownika. Moduł służy również do kontrolowania i monitorowania pracy pracownika w celu jego rozliczenia z obsługi powierzonych jemu klientów, w zakresie prowadzenia dla nich spraw oraz czynności. Dane są zaprezentowane w czytelny i przejrzysty sposób, tak aby każdy pracownik oraz administrator mógł w prosty sposób dotrzeć do poszukiwanych informacji, dotyczących klienta. 5) Moduł - Kontakty Moduł umożliwia porządkowanie i szybkie odszukanie danych teleadresowych klientów, którzy zostali wcześniej wprowadzeni do systemu, dla których klientów były realizowane wcześniej jakiekolwiek usługi przez Kancelarię. W module są nie tylko dane klientów, ale również osób z którymi był nawiązany kontakt i zostały wprowadzone do systemu. Poprzez poszczególne funkcje tego modułu możemy szybko odnaleźć firmę lub osobę, możemy z tego poziomu założyć sprawę lub czynność dla klienta, wprowadzić nowe dokumenty. Dane zaprezentowane w formie tabelarycznej w kolumnach bardzo dobrze obrazują spis wszystkich klientów, których będzie można odszukać przez klika filtrów tj. nazwa, nr sprawy, e-mail, osoba kontaktowa. 6) Moduł - Historia Do modułu historia zostaną automatycznie przeniesione wszyscy klienci, pracownicy, sprawy, czynności, nad którymi Kancelaria (i ew. Partner-Usługodawca) zakończyli już pracę. Moduł będzie archiwum w którym będą przechowywane dane archiwalne, ale do których zawsze można powrócić w razie potrzeby. Przez moduł będzie można zoptymalizować pracę systemu, aby pracownicy i klienci, mogli skupić się wyłącznie na obecnych sprawach i czynnościach. Moduł Historii będzie podzielony na 3 główne działy - Klienci / Sprawy / Pracownicy - w każdym dziale będą zaprezentowane dane w formie tabeli dotyczące prowadzenia dla klienta w trakcie trwania współpracy. 7) Moduł - Zadania Platforma B2B będzie zawierała kalendarz zadań Kancelarii oraz poszczególnych pracowników, klientów, partnerów. Kalendarz będzie prezentował w formie graficznej przewidziane sprawy i czynności do wykonania dla danego klienta przez Strona 4 z 11
odpowiedzialnego opiekuna (pracownika Kancelarii lub Partnera-Usługodawcy). Dla każdego zapisanego zadania w kalendarzu będzie można ustalić przypomnienie o jego wykonaniu na określony czas przed jego rzeczywistym odbyciem. prowadzenie terminarza bardzo dobrze wpłynie na organizację spraw, czynności na rzecz klientów, przez Kancelarię (ew. również Partnera-Usługodawcę). Prezentacja zadań będzie możliwa do przedstawienia dla danego dnia, tygodnia, miesiąca. Przeterminowane sprawy i czynność będą zaznaczane na czerwono, sprawy i czynność do wykonania w przyszłości będą oznaczane na zielono. 8) Moduł - Zarządzanie Moduł jest odpowiedzialny za konfigurację wszystkich pozostałych modułów w platformie B2B. Przez moduł zarządzania będzie można wprowadzać uprawienia i dane dla wszystkich pozostałych modułów, jak mają się wyświetlać i jakie dane prezentować dla wszystkich aktorów pracowników: Kancelarii, Partnera-Usługodawcy i Partnera-Klienta. W module będą również prezentowane raporty z poruszania się po systemie przez aktorów, czyli jakiego dnia i której godzinie, logowali się do systemu i jakie dane przeglądali. W module będzie można zdefiniować typy prowadzonych spraw, typy prowadzonych czynności, typy kosztów np. ryczałtowe, godzinowe. 9) Moduł Rozliczenia Przez moduł rozliczenia można w prosty i szybki sposób, rozliczyć Partnerów-Klientów, Partnerów-Usługodawców oraz własnych pracowników ze spraw i czynności. Moduł będzie elastyczny więc będzie można dla tych samych klientów rozliczać sprawy i czynności na wiele sposobów np. ryczałt za sprawę, ryczałt za czynność, stawka godzinowa. Dane będą zaprezentowane w sposób uporządkowany z podziałem na aktorów (klientów oraz pracowników). W kategorii klienci będą wszystkie prowadzone sprawy i czynności według zaznaczonych przy nich rozliczeń (ryczałt lub godzinowo) na podstawie zakończonych spraw będzie można tym samym w prosty sposób wygenerować zestawienie dla klienta za pracę i jednocześnie wygenerować automatycznie fakturę z podpisem elektronicznym. W kategorii pracownicy będzie spis wszystkich zatrudnionych do prowadzenia spraw i czynności na rzecz klientów / symbole spraw / nazwy czynności / zaznaczone informacje o sposobie rozliczenia. W jednym miejscu w systemie będą wszystkie rozliczenia, co bardzo dobrze zaprezentuje rentowność prowadzonych spraw i umożliwi szybką ich weryfikację. Strona 5 z 11
10) Moduł Dokumenty Platforma B2B przewiduje przetrzymywanie dokumentów w sposób elektroniczny i uporządkowany. Pliki będą przyporządkowane do klientów, spraw i czynności dla nich prowadzonych. Będzie wiadomo kiedy dokumenty i przez kogo zostały dostarczone oraz wprowadzone do systemu. Moduł pozwala na bardzo szybkie odnalezienie potrzebnego pliku. W przypadku tworzenia pliku przez pracownika (Kancelarii, Partnera-Klienta lub Partnera-Usługodawcy) na potrzeby sprawy lub czynności, pliki podlegają wersjonowaniu, które pozwala na zapisywanie różnych wersji tego samego dokumentu według daty jego zapisywania. 11) Moduł Windykacja System B2B przewiduje automatyczną windykację należności od Partnerów-Klientów (lub w przypadku rozliczeń, również od Partnerów-Usługodawców), którzy nie opłacili faktur za wykonywanie pracy przez Kancelarię na ich rzecz. W przypadku braku płatności 7 dni po terminie, system automatycznie wygeneruje zadanie kontaktu z partnerem w terminarzu dla jego opiekun. W przypadku upłynięcia kolejnych 7 dni od kontaktu z partnerem i braku płatności, system automatycznie wygeneruje wezwanie do zapłaty z elektronicznym podpisem. System automatycznie obliczy również odsetki przypadające na dzień wystawienia wezwania do zapłaty. Wszystkie procesy windykacji będą zaprezentowane w tabeli w wierszach odpowiadających nr faktury, dacie wystawienia, dni spóźnienia. Sposób komunikacji: Komunikacja z partnerami będzie przebiegać wyłącznie przez system B2B, wszystkie niezbędne pliki, dane i dokumenty będą wysyłane przez pracowników Kancelarii i partnerów przez moduł komunikacji. Platforma B2B będzie prezentowała informacje o aktualnych prowadzonych sprawach, czynnościach, które są w toku, które zostały już zakończone, które należy rozliczyć, jaka jest ich historia. Wszelkie dane od pozyskania partnera przez wprowadzenie danych do systemu, korespondencję z partnerem, wymianę dokumentów, informacje o pracach, rozliczenia partner pracownik Kancelarii - otrzyma do wglądu na swoim koncie w systemie B2B. Strona 6 z 11
Skalowalność: Modułowa budowa platformy B2B pozwala na rozbudowę o kolejne moduły w przyszłości, system B2B jest otwarty na nowe potrzeby obecnych i przyszłych partnerów. Dzięki modułowej budowie można w przyszłości rozwijać system w miarę powstawania nowych jeszcze nie zidentyfikowanych potrzeb partnerów. Tym samym w przyszłości nie trzeba będzie tworzyć nowego systemu, tylko można rozwijać obecny o kolejne rozwiązania. Kolejnym atutem systemu B2B potwierdzającym jego skalowalność jest ograniczona funkcjonalność dla poszczególnych kont użytkowników. Administrator systemu przydziela możliwość korzystania z jego modułów i funkcji w zależności od użytkownika systemu na różnych poziomach (pracownik Kancelarii a pracownik partnera, czy np. prawnik a administrator itd.). System nie przewiduje ograniczeń odnośnie liczby użytkowników. III. OPIS WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU Wykonawcy powinni posiadać wiedzę oraz doświadczenie niezbędne do prawidłowego wykonania przedmiotu umowy. IV. OPIS SPOSOBU DOKONYWANIA OCENY SPEŁNIANIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU Zamawiający uzna spełnienie warunków udziału w postępowaniu, o których mowa w rozdziale III, jeżeli Wykonawca złoży stosowne oświadczenie na formularzu ofertowym stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania. V. OPIS KRYTERIÓW ORAZ SPOSOBU OCENY OFERT Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierować się następującymi kryteriami i ich znaczeniem oraz w następujący sposób będzie oceniać oferty w poszczególnych kategoriach: Strona 7 z 11
Lp. Nazwa kryterium Maksymalna liczba punktów 1. Cena 75 pkt. 2. Czas realizacji przedmiotu zamówienia 25 pkt. Razem 100 pkt. W kryterium 1. Cena maksymalną liczbę punktów otrzyma oferta zawierająca najniższą cenę netto za realizację przedmiotu zamówienia. Pozostałe oferty otrzymają proporcjonalną do proponowanych kwot liczbę punktów. Ocena punktowa oferty dokonana zostanie zgodnie z formułą: - cena minimalna w zbiorze - cena oferty badanej - ilość punktów przyznana ofercie W przypadku, gdy kwoty przedstawione w odpowiedziach na zapytanie będą wyższe od zaplanowanych w budżecie ww. projektu Zamawiający zastrzega sobie prawo negocjacji z Wykonawcą, który przedstawi najkorzystniejszą ofertę. W kryterium 2. Czas realizacji maksymalną liczbę punktów otrzyma oferta zawierająca najkrótszy termin realizacji zamówienia. Pozostałe oferty otrzymają proporcjonalną do proponowanych kwot liczbę punktów, zgodnie ze wzorem: - ilość przyznanych punktów Strona 8 z 11
- najkrótszy termin realizacji spośród porównywanych ofert (w dniach) - czas realizacji badanej oferty (w dniach) Zamawiający wybierze tego Wykonawcę, którego oferta uzyskała łącznie największą liczbę punktów w ramach powyższych kryteriów. Zamawiający niezwłocznie po wyborze oferty wskaże termin i miejsce podpisania umowy Wykonawcy, którego oferta została wybrana. VI. OSOBY UPRAWNIONE DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI Zamawiający wyznacza do bezpośredniego kontaktowania się z Wykonawcami w sprawach bieżących niżej wymienione osoby: Roman Łyczyński tel. 61 855 26 90 e-mail:kancelaria@bcsplegal.pl VII. TERMIN, DO KTÓREGO WYKONAWCA BĘDZIE ZWIĄZANY ZŁOŻONĄ OFERTĄ Termin związania ofertą wynosi 60 dni. VIII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY, ZAWARTOŚĆ OFERTY 1. Ofertę składa się, w formie pisemnej pocztą lub przesyłką kurierską. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert osobiście. 2. Oferta powinna być napisana w języku polskim oraz podpisana przez osobę(y) upoważnioną do reprezentowania firmy na zewnątrz i zaciągania zobowiązań w wysokości odpowiadającej cenie oferty. 3. Oferta powinna zostać sporządzona w języku polskim 4. Ofertę należy sporządzić w 2 (dwóch) egzemplarzach. 5. Oferta, w tym oświadczenia i dokumenty, dla których Zamawiający określił wzory w formie załączników (formularzy) do niniejszego zapytania, winny być sporządzone zgodnie z tymi wzorami. Strona 9 z 11
6. W celu potwierdzenia ważności oferty, a szczególnie właściwej reprezentacji osoby lub osób podpisujących ofertę Wykonawca winien załączyć do oferty np. odpis z właściwego rejestru przedsiębiorców i pełnomocnictwo (uchwały inne dokumenty), jeżeli upoważnienie do podpisywania oferty nie wynika z ww. odpisu. 7. Ofertę należy dostarczyć na adres: 61-846 Poznań, ul. Strzelecka 45/3 do dnia 18.04.2014 r. do godz. 14:00 (CET). Oferty dostarczone po określonym powyżej terminie nie będą rozpatrywane niezależnie od daty nadania. IX. ZASTRZEŻENIA KOŃCOWE 1. Wydanie niniejszego zapytania ofertowego nie zobowiązuje Zamawiającego do akceptacji oferty, w całości lub w części i nie zobowiązuje Zamawiającego do składania wyjaśnień, czy powodów akceptacji lub odrzucenia oferty. Koszty opracowania i dostarczenia oferty obciążają wyłącznie Wykonawcę i nie będą podlegały zwrotowi. Zamawiający nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty. 2. Zamawiający nie wyraża zgody na składanie ofert częściowych. 3. Oferty, które nie spełniają wymogów formalnych zostaną odrzucone. 4. Zamawiający dopuszcza możliwość negocjacji ceny z wybranym wykonawcą, jeśli zaproponowana oferta przekroczy koszty zaplanowane w dokumentacji aplikacyjnej. X. OPIS SPOSOBU UDZIELANIA WYJAŚNIEŃ TREŚCI ZAPYTANIA 1. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z prośbą o wyjaśnienie istotnych treści niniejszego zapytania ofertowego. 2. Treść pytań odnośnie istotnych treści niniejszego zapytania wraz z wyjaśnieniami (które wykraczają poza treść niniejszego zapytania) Zamawiający umieści na stronie internetowej pod adresem www.bcsplegal.pl (bez ujawniania źródła pytania). Strona 10 z 11
3. Odpowiedzi na pytania, wyjaśnienia Zamawiającego lub modyfikacje treści zapytania wprowadzone przez Zamawiającego staną się integralną treścią niniejszego zapytania ofertowego. XI. Załączniki 1. Formularz ofertowy Krzysztof Bobiński adwokat Strona 11 z 11