Przebieg i efekty kontroli przeprowadzonych przez Wydział Audytu i Kontroli w roku 2015

1. Znak sprawy: Nazwa jednostki kontrolowanej: Adres jednostki kontrolowanej: Tematyka przeprowadzonej kontroli: Przebieg i efekty kontroli przeprowadzonych przez Wydział Audytu i Kontroli w roku 2015 Kontrole przeprowadzone w jednostkach organizacyjnych Miasta Katowice AK-II.1711.1.2015.ES Data rozpoczęcia kontroli: 7.01.2015 r. Data zakończenia kontroli: 9.02.2015 r. Miejskie Przedszkole Nr 41 z Oddziałami Integracyjnymi ul. Koraszewskiego 6, 40-750 Katowice 1. Realizacja dochodów i wydatków. 2. Sprawy organizacyjno - kadrowe Badany okres: 01.01.2014 30.11.2014 Zalecenia pokontrolne: Zalecenia pokontrolne dla Dyrektora Miejskiego Przedszkola Nr 41 z Oddziałami Integracyjnymi 1. Dokonać korekty błędnie naliczonej opłaty za przedszkole dla 1 dziecka za okres od września 2013r. do czerwca 2014r. na kwotę 63,65 zł. 2. Sporządzać i przechowywać w aktach osobowych pracowników pisma informujące o aktualnych składnikach wynagrodzenia pracowników. 3. Prawidłowo obliczyć dodatek za wysługę lat pracownikowi, któremu wliczono do stażu pracy umowy cywilnoprawne oraz przekazać powyższą informację do Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych. 4. Przekazywać do Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych informacje o ilości wypracowanych przez dozorców nocnych godzin w porze nocnej w danym miesiącu, mając na względzie zapisy Regulaminu Pracy Miejskiego Przedszkola Nr 41 z Oddziałami Integracyjnymi dot. pory nocnej obowiązującej w Przedszkolu. 5. Dokonać zwrotu błędnie wyliczonych i wypłaconych kwot za rok 2014 z tytułu godzin pracy w porze nocnej dozorców nocnych zatrudnionych w Miejskim Przedszkolu Nr 41 z Oddziałami Integracyjnymi. 6. Dokonywać zapłaty za zakup towarów środkami finansowymi z pobranej zaliczki na dany cel. 7. Przedstawiać zawierane umowy oraz aneksy Głównemu Księgowemu Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych celem dokonania kontrasygnaty na dowód przeprowadzenia kontroli wstępnej określonej w art. 54 z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (t. j. Dz. U. z 2013r. poz. 885 1

AK-II.1711.1.2015.ES z późn. zm.) oraz Radcy Prawnemu zgodnie z 1 Rozdziału 8 Aneksu Nr 1/2008 z dnia 04.01.2008r. dotyczącego wewnętrznych procedur ZOJO. 8. Zawierać umowy przez osobę posiadającą stosowne pełnomocnictwa do składania jednoosobowo w imieniu miasta Katowice oświadczeń woli w obrocie cywilnoprawnym dotyczącym zadań powierzonych jednostce przez miasto. 9. Przestrzegać postanowień zawartych umów, w szczególności pod kątem łącznej wartości umowy. 10. Bezwzględnie przestrzegać terminów płatności wskazanych przez kontrahentów lub dostawców zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt. 2 ustawy z dnia 27.08.2009r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013r. poz. 885 z późn. zm.). 11. Prowadzić akta osobowe pracowników zgodnie z zapisami Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286, z późn. zm.). 12. Ujednolicić zapisy dot. godzin pracy pracowników administracyjno-obsługowych ujętych w Regulaminie pracy, Harmonogramach i umowach o pracę. 13. Przestrzegać art. 128 3, art. 129 1 oraz art. 139 Kodeksu pracy w zakresie zachowania doby pracowniczej. 14. Zwiększyć nadzór nad prawidłowością ewidencjonowania oraz rozliczania godzin pracy. Rzetelnie prowadzić dokumentację kadrową dotyczącą ewidencjonowania czasu pracy, w celu wyeliminowania różnic występujących pomiędzy zapisami w kartach ewidencji czasu pracy, dziennikach zajęć oraz listach obecności. Nie dokonywać poprawek w dokumentacji przy użyciu korektora. 15. Prawidłowo sporządzać plan urlopów mając na względzie: - art. 154 2 Kodeksu pracy, stanowiącego że dla niepełnoetatowca oblicza się wymiar urlopu proporcjonalnie do wymiaru jego czasu pracy, - art. 163 1 Kodeksu pracy, zgodnie z którym plan urlopów obejmuje wymiar urlopu poszczególnych pracowników, za wyjątkiem dni określonych w art. 167² Kodeksu pracy (tzw. urlop na żądanie). 16. Przestrzegać art. 155¹ Kodeksu pracy i ustalać urlop dla pracownika zatrudnianego w trakcie roku kalendarzowego w wymiarze proporcjonalnym do okresu zatrudnienia w danym roku. 17. Zwiększyć nadzór nad rzetelnością prowadzenia spraw związanych z udzielaniem i ewidencjonowaniem urlopów pracowniczych, a w szczególności: składaniem przez pracowników karty urlopowej przed rozpoczęciem urlopu, 2

AK-II.1711.1.2015.ES wyrażeniem zgody przez Dyrektora na udzielenie pracownikowi urlopu, potwierdzonej podpisem na wniosku urlopowym, ujmowaniem w kartach ewidencji czasu pracy właściwej ilości dni udzielonego urlopu, wyliczaniem pracownikom ilości dni urlopu zaległego na koniec danego roku kalendarzowego, przestrzeganiem art. 154² 2 Kodeksu pracy i udzielaniem pracownikowi urlopu w dni, które są dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, w wymiarze godzinowym, odpowiadającym dobowemu wymiarowi czasu pracy pracownika w danym dniu. 18. Przestrzegać art. 64 ust. 3 ustawy z dnia 26.01.1982 r. Karta Nauczyciela (Dz. U. z 2014 r., poz. 191) w zakresie ilości dni urlopu wypoczynkowego przysługującego pracownikowi zatrudnionemu w placówce feryjnej. 19. Przestrzegać art. 237 9 1 Kodeksu pracy, stanowiącego że pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy. 20. Przestrzegać wprowadzonych w Miejskim Przedszkolu nr 41 z Oddziałami Integracyjnymi zasad w sprawie przydziału środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, a w szczególności: wydawać pracownikom odzież roboczą zgodnie ustalonym asortymentem, wydawać pracownikom odzież roboczą w przyjętych terminach, ustalać w kartach ewidencyjnych właściwy okres używalności wydanej odzieży. 21. Przestrzegać 8 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. Nr 148 z 1998r., poz. 973) w zakresie zapewnienia pracownikom zatrudnionym na stanowiskach z monitorami ekranowymi okularów korygujących wzrok zgodnie z zaleceniem lekarza. 22. Zapewnić, aby pracownicy posiadali zaświadczenia o ukończeniu kursu podstawowego z pomocy przedmedycznej dla nauczycieli oraz o ukończeniu szkolenia w zakresie udzielania pierwszej pomocy przedlekarskiej. Przechowywać zaświadczenia w aktach osobowych pracowników. 23. Przestrzegać 6 ust. 7 Rozporządzenia Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 7.06.2010r. w sprawie ochrony przeciwpożarowej budynków, innych obiektów budowlanych i terenów (Dz. U. Nr 109, poz. 719) w zakresie terminu aktualizacji instrukcji bezpieczeństwa pożarowego. 24. W przypadku dokonywania analizy ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy informować 3

AK-II.1711.1.2015.ES pracowników o jej wynikach wraz z uzyskanie pisemnego potwierdzenia przyjęcia do wiadomości. 25. Przestrzegać art. 229 4 Kodeksu pracy w zakresie badań lekarskich pracowników. 26. Przestrzegać 15 pkt 2 i pkt 4 Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27.07.2004r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. Nr 180, poz. 1860 z późn. zm.) w zakresie terminów przeprowadzanych szkoleń. 27. Przestrzegać uregulowań Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych Miejskiego Przedszkola Nr 41 z Oddziałami Integracyjnymi w Katowicach, w szczególności w zakresie: przyznawania świadczenia na wniosek pracownika / emeryta / rencisty, potwierdzania podjętej decyzji podpisem na wnioskach, terminu wypłaty świadczenia z tytułu wczasów pod gruszą, podejmowania decyzji odnośnie przyznanego świadczenia dla Dyrektora przez komisję socjalną, przyznawania korzystniejszego świadczenia przewidzianego Regulaminem ZFŚS w przypadku zbiegu uprawnień z tytułu posiadania statusu pracownika i emeryta. 28. Przestrzegać postanowień art. 8 ust. 1 ustawy z dnia 4.03.1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012r., poz. 592 z późn. zm.) wskazującego na konieczność różnicowania świadczenia w zależności od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania ze środków Funduszu. 29. Zwiększyć nadzór nad potwierdzaniem przez pracowników odbioru świadczeń rzeczowych (paczki mikołajkowe). 30. Przestrzegać 8 pkt. 5 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18.03.2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (t.j. Dz. U z 2014 r., poz. 1786) i wypłacać nagrodę jubileuszową niezwłocznie po nabyciu przez pracownika samorządowego prawa do tej nagrody. 31. Dostosować obowiązujące w jednostce uregulowania wewnętrzne do aktualnych przepisów prawa, zgodnie z ustaleniami zawartymi w protokole z przeprowadzonej kontroli. 32. Stworzyć w jednostce mechanizmy kontrolne ograniczające występowanie ryzyka w obszarach, w których stwierdzono w trakcie kontroli nieprawidłowości, mając na uwadze Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ( Dz. Urz. MF Nr 15 poz. 84). Zalecenia pokontrolne dla Dyrektora Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych 1. Przestrzegać postanowień zawartej umowy o roboty budowlane, w szczególności w zakresie wskazywania przez Wykonawcę na fakturze m. in. numeru umowy z datą jej zawarcia. 2. Wyjaśnić kwestię związaną z przeprowadzonym remontem sali zajęć w Miejskim Przedszkolu Nr 41 4

AK-II.1711.1.2015.ES z Oddziałami Integracyjnymi w Katowicach: zweryfikować faktycznie pomalowaną powierzchnię sali z ilością metrów wskazaną w kosztorysie zamiennym z dnia 30.06.2014 r., zweryfikować koszt demontażu szafy wnękowej, mając na względzie informację przekazaną przez Dyrektora Przedszkola nt. rozbiórki szafy przez pracownika przedszkola. 2. Znak sprawy: AK-II.1711.2.2015.BG Nazwa jednostki kontrolowanej: Miejskie Przedszkole Nr 57 Adres jednostki kontrolowanej: Tematyka przeprowadzonej kontroli: Data rozpoczęcia kontroli: 7.01.2015 r. Data zakończenia kontroli: 3.02.2015 r. ul. Piastów 13, 40-868 Katowice 1. Realizacja dochodów i wydatków. 2. Sprawy organizacyjno - kadrowe Badany okres: 01.01.2014 30.11.2014 Zalecenia pokontrolne: Zalecenia pokontrolne dla Dyrektora Miejskiego Przedszkola Nr 57 1. Wprowadzenie w Statucie Miejskiego Przedszkola Nr 57 w Katowicach zapisów informujących o godzinach rozpoczęcia i zakończenia realizacji zajęć, w których w jednostce realizowane jest bezpłatne nauczanie i wychowanie (6h), zgodnie z wymogiem określonym w 2 Zarządzenia Nr 2260/2014 Prezydenta Miasta Katowice z dnia 02.09.2014r. w sprawie określania zasad odpłatności za świadczenia udzielane przez przedszkola, dla których organem prowadzącym jest miasto Katowice. 2. Dostosowanie obowiązujących w jednostce uregulowań wewnętrznych do aktualnych przepisów prawa, zgodnie z ustaleniami zawartymi w protokole z przeprowadzonej kontroli. Sporządzanie dokumentacji potwierdzającej fakt zapoznania się przez pracowników z Regulaminem pracy bezpośrednio po wydaniu Regulaminu - zgodnie z art. 104 3 1 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 poz. 1502) Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. 3. Każdorazowe sporządzanie umów o pracę w co najmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach oraz przechowywanie w aktach osobowych pracowników oryginałów umów o pracę i angaży zgodnie z 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz 5

AK-II.1711.2.2015.BG sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996r. nr 62 poz. 286 z późn. zm.). 4. Uzupełnienie ewidencji wyjść o informację o dacie i godzinie odpracowania wyjścia prywatnego lub też wybrania czasu wolnego za nadgodziny, celem umożliwienia prawidłowego rozliczenia czasu pracy poszczególnych pracowników. 5. Rzetelne sporządzanie harmonogramów czasu pracy pracowników, zgodnie z wymiarem czasu pracy należnym do przepracowania w poszczególnych okresach rozliczeniowych, zgodnie z art. 130 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2014 poz. 1502). 6. Dokonywanie rozliczenia ilości wypracowanych godzin ponadwymiarowych w tygodniach, w których przypadają dni usprawiedliwionej nieobecności w pracy nauczyciela lub dni ustawowo wolne od pracy, oraz w tygodniach, w których zajęcia rozpoczynają się lub kończą w środku tygodnia zgodnie z 9 pkt. 5 Uchwały nr XXXVII/777/09 Rady Miasta Katowice z dnia 23 lutego 2009 r. w sprawie regulaminu określającego wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków do wynagrodzenia zasadniczego, szczegółowe warunki obliczania i wypłacania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw oraz wysokość i warunki wypłacania nagród i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy. 7. Rzetelne rozliczanie czasu pracy pracowników w rocznych kartach ewidencji czasu pracy, tak by zawarte w nich informacje były zgodne ze stanem faktycznym oraz listami obecności, dziennikami zajęć i rocznymi kartami ewidencji urlopów, z uwzględnieniem wymogów zawartych w 8 pkt. 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996r. Nr 62 poz. 286 z późn. zm.). Nie dokonywanie poprawek w dokumentacji kadrowej przy pomocy tipeksa (błędny wpis należy przekreślić oraz zaparafować wraz ze wskazaniem daty korekty). 8. Udzielanie nadgodzin pracowników administracji i obsługi zgodnie z art. 42 ust. 4 Ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2014r. Poz. 1202). 9. Przestrzeganie przepisów dotyczących doby pracowniczej, wynikających z art. 128 3 pkt. 1 i art. 129 1 z uwzględnieniem art. 139, art. 140 1 i art. 150 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 2014 poz. 1502). 10. Sporządzanie planu urlopów zgodnie z art. 163 1 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2014r. poz. 1502 j. t.), z uwzględnieniem faktycznej ilości dni urlopu przysługującego do wykorzystania w danym roku kalendarzowym, pomniejszonej o 4 dni tzw. urlopu na żądanie. 11. Naliczanie ilości przysługującego urlopu wypoczynkowego dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy lub / oraz w okresie niższym niż okres całego roku kalendarzowego, z uwzględnieniem przepisów art. 154 2 oraz art. 155 3 1 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 2014r. poz. 1502 j.t.). 6

AK-II.1711.2.2015.BG 12. Udzielanie urlopów zgodnie z art. 154 2 4 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 2014r. poz. 1502 j.t.), który stanowi, że udzielenie pracownikowi urlopu w dniu pracy w wymiarze godzinowym odpowiadającym części dobowego wymiaru czasu pracy jest dopuszczalne jedynie w przypadku, gdy część urlopu pozostała do wykorzystania jest niższa niż pełny dobowy wymiar czasu pracy pracownika w dniu, na który ma być udzielony urlop. 13. Przestrzeganie art. 229 4 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2014r. poz. 1502), który stanowi, że pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. Zwiększenie nadzoru w zakresie terminu przeprowadzania wstępnych i okresowych badań lekarskich oraz badań sanitarno epidemiologicznych. 14. Przeprowadzanie pierwszego szkolenia okresowego, dla osób nie będących pracodawcami oraz osobami kierującymi pracownikami, w terminie zgodnym z 15 pkt. 4 Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2004 r. nr 180 poz. 1860 z późn. zm.), tj. w okresie do 12 miesięcy od rozpoczęcia pracy na tych stanowiskach. 15. Wprowadzenie uregulowań dotyczących zasad przydziału pracownikom okularów korygujących wzrok, zgodnie z 8 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz. U. z 1998r. Nr 148 poz. 973). 16. Przydzielanie odzieży roboczej zgodnie z art. 237 9 1 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2014r. poz. 1502) i obowiązującym w Jednostce regulaminem oraz rzetelne ewidencjonowanie wydanego asortymentu w kartach przydziału odzieży roboczej. Wprowadzenie uregulowań określających zasady przydziału środków ochrony indywidualnej, odzieży i obuwia roboczego oraz środków higieny osobistej dla pracowników przedszkola zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy. 17. Przestrzeganie zapisów Zarządzenia nr 1424/2013 Prezydenta Miasta Katowice z dnia 27 marca 2013 roku zmieniającym zarządzenie w sprawie najmu, dzierżawy, użyczenia części nieruchomości oraz pomieszczeń stanowiących własność Miasta Katowice będących w trwałym zarządzie, użytkowaniu lub innym posiadaniu przez jednostki organizacyjne Miasta Katowice, zgodnie z którym projekt umowy użyczenia, najmu lub dzierżawy (za wyjątkiem umów krótkotrwałych), jest przedkładany do kierowników komórek organizacyjnych Urzędu Miasta celem jego zaopiniowania. 18. Zwiększenie nadzoru w zakresie rzetelnego i zgodnego ze stanem faktycznym dokonywania zapisów w Umowach zawieranych z rodzicami dzieci uczęszczających do przedszkola. 19. Przestrzeganie postanowień obowiązującego w jednostce Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, w szczególności w zakresie: 7

AK-II.1711.2.2015.BG - podpisywania rozpatrzonych wniosków przez Dyrektora oraz przedstawiciela ZNP, - rzetelnego wypełniania wniosków przez pracowników, - uzupełnianie przez Dyrektora we wnioskach rubryki pn. Decyzja Dyrektora, która określa wysokość przyznanych dofinansowań. 20. Egzekwowanie warunków zawartych umów na remonty i inwestycje, w szczególności dotyczące udzielonej gwarancji. 21. Zwiększenie nadzoru i kontroli nad otrzymywanymi z ZOJO dokumentami dotyczącymi wypłat pracowników (prowadzenie wyrywkowej kontroli w zakresie prawidłowego naliczania dodatków do wynagrodzenia: z tytułu wysługi lat, za wieloletnią pracę, dodatków motywacyjnych). 22. Dzielenie na właściwe rozdziały klasyfikacji budżetowej i księgowanie zgodne z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014r. poz. 1053 j.t. ze zm.) wydatków dokonywanych przez jednostkę. 23. Stworzenie w jednostce mechanizmów kontrolnych ograniczających występowanie ryzyka w obszarach w których stwierdzono w trakcie kontroli nieprawidłowości, mając na uwadze Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ( Dz. Urz. MF Nr 15 poz. 84). Zalecenia pokontrolne dla Dyrektora Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych 1. Bieżące wyjaśnienie rozbieżności pomiędzy kwotą nadpłaty wykazywaną przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych w protokołach kontroli, a kwotą faktycznie przekazywaną przez ZUS na konto jednostki. 2. Zwiększenie nadzoru i kontroli w zakresie prawidłowego naliczania dodatków do wynagrodzenia: z tytułu wysługi lat, za wieloletnią pracę, dodatków motywacyjnych. Poinformowanie w terminie 30 dni od daty otrzymania Wystąpienia pokontrolnego o sposobie rozwiązania nieprawidłowości polegającej na wypłacie dodatku z tytułu wysługi lat w nienależnej wysokości oraz o odpowiedziach udzielonych na kierowane przez Zespół wezwania i pisma do firmy QNT Systemy Informatyczne w Zabrzu oraz do pracownika Przedszkola, któremu wypłacono dodatek. Naruszenie dyscypliny finansów publicznych: Zawiadomienie z dnia 4.03.2015 r. o ujawnionych okolicznościach, wskazujących na naruszenie dyscypliny finansów publicznych 3. Znak sprawy: AK-II.1711.3.2015.MS Nazwa jednostki kontrolowanej: Miejskie Przedszkole Nr 63 Adres jednostki kontrolowanej: ul. Zamkowa 10, 40-413 Katowice 8

Tematyka przeprowadzonej kontroli: AK-II.1711.3.2015.MS Data rozpoczęcia kontroli: 7.01.2015 r. Data zakończenia kontroli: 6.02.2015 r. 1. Realizacja dochodów i wydatków. 2. Sprawy organizacyjno - kadrowe Badany okres: 01.01.2014 30.11.2014 Zalecenia pokontrolne: Zalecenia pokontrolne dla Dyrektora Miejskiego Przedszkola Nr 63 1. Dostosowanie obowiązujących w jednostce uregulowań wewnętrznych do aktualnych przepisów prawa, zgodnie z ustaleniami zawartymi w protokole z przeprowadzonej kontroli. 2. Wskazanie w statucie jednostki godzin pracy w ramach których realizowane są nieodpłatne zajęcia w ramach 6 godzinnej podstawy programowej wynikającej z zapisów 1 Uchwały XIV/241/11 Rady Miasta Katowice z dnia 28.09.2011r. 3. Realizowanie zapisów zawartych w art. 94 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. nr 21 poz. 94 z późn. zm.), poprzez aktualizowanie zakresów czynności pracowników, tak aby ich zapisy były zgodne z faktycznie wykonywanymi zadaniami. 4. Prawidłowe prowadzenie teczek osobowych zatrudnionych pracowników zgodnie z wymogami Rozporządzenia MPiPS z dnia 28 maja 1996r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (tekst jednolity Dz. U. Nr 62, poz. 286 późn. zm.). 5. Sporządzanie planu urlopów zgodnie z art. 163 1 Kodeksu Pracy ( tekst jednolity Dz. U. z 2014r. poz. 1502 z póź. zm.). 6. Bieżące sporządzanie aneksów do umów na świadczenie usług przedszkola, tak aby informacje w nich zawarte były zgodne ze stanem faktycznym, zgodnie z którym dziecko korzysta z usług przedszkola. 7. Parafowanie zmian dokonywanych w umowach o świadczenie usług przedszkola przez każdą ze stron, potwierdzające przyjęcie zmiany przez obie ze stron. 8. Zwiększenie, w ramach funkcjonowania w jednostce kontroli zarządczej, nadzoru nad sposobem naliczania i wypłacania dodatku za wieloletnią pracę dla pracowników Miejskiego Przedszkola nr 63. 9. Przekazywanie zawieranych umów i aneksów angażujących środki publiczne Głównemu Księgowemu ZOJO, w celu umożliwienia dokonania kontroli wstępnej wynikającej art. 54 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z 2013r., poz. 885 j.t.). 9

AK-II.1711.3.2015.MS Zalecenia pokontrolne dla Dyrektora Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych 1. Zwiększenie nadzoru nad poprawnością uzupełniania danych związanych z wysokością dodatku za wysługę lat w programie kadrowym, tak aby wysokość dodatku wypłacanego pracownikom jednostek oświatowych była zgodna ze stanem faktycznym. 4. Znak sprawy: AK-II.1711.4.2015.PG Nazwa jednostki kontrolowanej: Miejskie Przedszkole Nr 66 Adres jednostki kontrolowanej: Tematyka przeprowadzonej kontroli: Data rozpoczęcia kontroli: 7.01.2015 r. Data zakończenia kontroli: 3.02.2015 r. ul. Brynicy 50, 40-353 Katowice 1. Realizacja dochodów i wydatków. 2. Sprawy organizacyjno - kadrowe Badany okres: 01.01.2014 30.11.2014 Zalecenia pokontrolne: Zalecenia pokontrolne dla Dyrektora Miejskiego Przedszkola Nr 66 1. Zwiększenie nadzoru nad naliczaniem opłat za dodatkowe godziny, w których wychowanek pozostaje pod opieką przedszkola. 2. Opisywanie faktur powołując się na właściwe zarządzenia Dyrektora jednostki. 3. Dzielenie na właściwe rozdziały klasyfikacji budżetowej i księgowanie zgodne z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014r. poz. 1053 j.t. ze zm.) wydatków dokonywanych przez jednostkę. 4. Przekazywanie zawieranych umów i aneksów angażujących środki publiczne Głównemu Księgowemu ZOJO, w celu umożliwienia dokonania kontroli wstępnej wynikającej z art. 54 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z 2013r., poz. 885 j.t. ze zm.). 5. Bieżące przekazywanie faktur i pozostałej dokumentacji mającej wpływ na zobowiązania finansowe jednostki do Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych w Katowicach celem uniknięcia nieterminowych płatności zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013r. poz. 885 j.t. ze zm.). 10

AK-II.1711.4.2015.PG 6. Przydzielanie pracownikom odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej zgodnie z Zarządzeniem nr 13/2009 Dyrektora Miejskiego Przedszkola Nr 66 w sprawie zasad przydziału środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego dla pracowników MP nr 66 w Katowicach oraz Zarządzeniem nr 4/2008 Dyrektora MP 66 z dnia 27.05.2008r. w sprawie przydziału środków ochrony indywidualnej dla pracowników Miejskiego Przedszkola nr 66 w Katowicach, a także rzetelne ewidencjonowanie wydanej odzieży i obuwia roboczego w indywidualnych kartach przydziału, zgodnie ze stanem faktycznym. 7. Rzetelne prowadzenie dzienników zajęć dydaktycznych w związku z ewidencjonowaniem czasu pracy pracowników pedagogicznych. 8. Poprawne naliczanie wymiaru urlopu pracownikom zatrudnionym w niepełnym wymiarze czasu pracy, sporządzanie planu urlopów oraz ewidencjonowanie dni wolnych od pracy zgodnie z zgodnie z uregulowaniami Kodeksu pracy (Dz. U. z 2014r. poz. 1502 j.t.). 9. Przyznawanie świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zgodnie z obowiązującym w Jednostce regulaminem ZFŚS. 5. Znak sprawy: AK-II.1711.5.2015.AŚ Nazwa jednostki kontrolowanej: Miejskie Przedszkole Nr 42 Adres jednostki kontrolowanej: Tematyka przeprowadzonej kontroli: Data rozpoczęcia kontroli: 7.01.2015 r. Data zakończenia kontroli: 3.02.2015 r. ul. B. Żeleńskiego 30, 40-750 Katowice 1. Realizacja dochodów i wydatków. 2. Sprawy organizacyjno - kadrowe Badany okres: 01.01.2014 30.11.2014 Zalecenia pokontrolne: Zalecenia pokontrolne dla Dyrektora Miejskiego Przedszkola Nr 42 1. Przedkładanie umów najmu oraz aneksów Radcy Prawnemu zgodnie z Zarządzeniem Nr 1416/2004 Prezydenta Miasta Katowice z dnia 14.07.2004 r. w sprawie najmu, dzierżawy i użyczenia części nieruchomości oraz pomieszczeń stanowiących własność Miasta Katowice będących w trwałym zarządzie, użytkowaniu lub innym posiadaniu przez jednostki organizacyjne Miasta Katowice, z późniejszymi zmianami. 2. Rzetelne i systematyczne prowadzenie dzienników zajęć, w szczególności pod kątem zliczania frekwencji obecności dzieci oraz odnotowywania obecności i godzin pracy pracowników 11

AK-II.1711.5.2015.AŚ pedagogicznych, co pozwoli wyeliminować ryzyko odprowadzania dochodów do budżetu miasta w nieprawidłowej wysokości oraz zapewni prawidłowy proces gromadzenia dochodów budżetu Miasta. 3. Rzetelne prowadzenie dokumentacji dotyczącej świadczenia usług w przedszkolu (umów/aneksów) oraz czasu pracy i urlopów pracowników (arkuszy organizacyjnych, aneksów do arkuszy, rocznych kart ewidencji czasu pracy, rocznych kart ewidencji urlopów) w celu zminimalizowania konieczności dokonywania poprawek i wyeliminowania błędnych zapisów, biorąc pod uwagę wykazane w toku kontroli nieprawidłowości. 4. Przestrzeganie art. 22 1 Kodeksu Pracy (Dz. U z 2014r. poz. 1502 j.t.) w odniesieniu do danych jakie pracodawca może żądać od kandydata do pracy. 5. Prowadzenie akt osobowych pracowników zgodnie z postanowieniami Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996r. Nr 62 poz. 286 z późn. zm.). 6. Przestrzeganie ustalonych w Instrukcji Bezpieczeństwa Pożarowego terminów przeprowadzania szkoleń przeciwpożarowych. 7. Przeprowadzanie wstępnych i okresowych szkoleń BHP zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2004 r. Nr 180 poz. 1860, z późn. zm.) oraz z art. 237 3 2 Kodeksu Pracy Dz. U z 2014r. poz. 1502 j.t). 8. Przestrzeganie art. 237 9 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks Pracy (Dz. U. z 2014r. poz. 1502 j.t), który stanowi że pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy. 9. Rzetelne prowadzenie kart ewidencji wyposażenia pracowników w odzież i obuwie robocze. 10. Przestrzeganie zapisów art. 229 1 i 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2014r. poz. 1502 j.t), który stanowi, że pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. 11. Poprawne naliczanie wysokości należnego ekwiwalentu za niewykorzystany urlop oraz ilości przepracowanych godzin ponadwymiarowych dla nauczycieli. 12. Naliczanie wymiaru urlopu wypoczynkowego zgodnie z przepisami art.152-154 Kodeksu pracy (Dz. U z 2014 poz. 1502 j.t), a w szczególności biorąc pod uwagę art. 154 2 Kodeksu Pracy (Dz. U. 12

AK-II.1711.5.2015.AŚ z 2014 poz. 1502 j.t). 13. Sporządzanie planu urlopów biorąc pod uwagę uregulowania art. 162 i 163 ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (Dz. U z 2014 poz. 1502 j.t). 14. Zwiększenie nadzoru i kontroli w zakresie naliczania i wypłacania dodatku za wysługę lat mając na uwadze 33 ust. 1 i 39 ust. 1 Karty Nauczyciela (Dz. U. z 2014r. poz. 191). 15. Uczestniczenie w szkoleniach Pani jako Dyrektora jednostki wyłącznie po uzyskaniu zgody organu nadzorującego w celu wyeliminowania ryzyka nieprawidłowego rozliczenia czasu pracy. 16. Dostosowanie zasad gospodarowania zakładowym funduszem świadczeń socjalnych do faktycznych potrzeb jednostki mając na uwadze przepisy art. 53 Karty Nauczyciela (Dz. U. z 2014r. poz. 191) oraz ustawy z dnia 4 marca 1994r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 2012r., poz. 592 z późn. zm.). 17. Zwiększenie nadzoru i kontroli w zakresie określania we wnioskach rodzaju świadczenia o jakie ubiegają się osoby uprawnione. 18. Stworzenie w jednostce mechanizmów kontrolnych ograniczających występowanie ryzyka w obszarach w których stwierdzono w trakcie kontroli nieprawidłowości oraz uchybienia, mając na uwadze Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15poz. 84). Zalecenia pokontrolne dla Dyrektora Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych 1. Zweryfikowanie i dostosowanie postanowień umowy na dostawę oleju opałowego zawartej na rok 2015 w zakresie terminów i ilości dostaw oleju opałowego do faktycznych potrzeb Miejskiego Przedszkola Nr 42 w celu prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia. 6. Znak sprawy: AK-II.1711.6.2015.KW Nazwa jednostki kontrolowanej: Miejskie Przedszkole Nr 78 Adres jednostki kontrolowanej: Tematyka przeprowadzonej kontroli: Data rozpoczęcia kontroli: 3.02.2015 r. Data zakończenia kontroli: 3.03.2015 r. ul. Radockiego 62, 40-645 Katowice 1. Realizacja dochodów i wydatków. 2. Sprawy organizacyjno - kadrowe 13

Badany okres: 2014 AK-II.1711.6.2015.KW Zalecenia pokontrolne: Zalecenia pokontrolne dla Dyrektora Miejskiego Przedszkola Nr 78 1. Rzetelnie zaznaczać obecności dzieci w dziennikach zajęć zgodnie z faktycznymi godzinami ich pobytu w przedszkolu. 2. Przekazywać faktury do ZOJO z wyprzedzeniem umożliwiającym terminowe ich opłacenie. 3. Dzielić wydatki za szkolenia, zakup mediów, zakup usług pozostałych na właściwe rozdziały klasyfikacji budżetowej i księgować zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053). W przypadku braku środków we właściwym rozdziale dokonywać stosownych przesunięć. 4. Przekazywać zawierane umowy angażujące środki publiczne Głównemu Księgowemu ZOJO, w celu umożliwienia dokonania kontroli wstępnej wynikającej art. 54 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z 2013r., poz. 885 j.t.). 5. Zawierać aneksy do umów w celu aktualizacji ich zapisów. 6. Wydawać pracownikom odzież roboczą przed rozpoczęciem pracy, a następnie okresowo w terminach określonych w obowiązującym w Jednostce Regulaminie przydziału odzieży roboczej. 7. Wypłacać pracownikom świadczenia z tytułu wczasów pod gruszą w terminie określonym w Regulaminie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. 7. Znak sprawy: Nazwa jednostki kontrolowanej: Adres jednostki kontrolowanej: Tematyka przeprowadzonej kontroli: AK-II.1711.7.2015.AŚ Data rozpoczęcia kontroli: 5.02.2015 r. Data zakończenia kontroli: 5.03.2015 r. Badany okres: 2014 Miejskie Przedszkole Nr 67 z Oddziałami Integracyjnymi ul. Roździeńskiego 88, 40-203 Katowice 1. Realizacja dochodów i wydatków. 2. Sprawy organizacyjno kadrowe 3. 14

AK-II.1711.7.2015.AŚ Zalecenia pokontrolne: Zalecenia pokontrolne dla Dyrektora Miejskiego Przedszkola Nr 67 1. Dostosowanie obowiązujących w jednostce uregulowań wewnętrznych do aktualnych przepisów prawa, zgodnie z ustaleniami zawartymi w protokole z przeprowadzonej kontroli (dot. Regulaminu pracy, wynagradzania, regulaminu ZFŚS). 2. Dokonanie pełnego rozliczenia nieprawidłowo wypłaconej kwoty za godziny ponadwymiarowe Pani, jako Dyrektora Miejskiego Przedszkola Nr 67 z Oddziałami Integracyjnymi w terminie 30 dni od daty otrzymania wstąpienia pokontrolnego. 3. Rzetelne rozliczanie czasu pracy pracowników w rocznych kartach ewidencji czasu pracy, tak by zawarte w nich informacje były zgodne ze stanem faktycznym oraz listami obecności, dziennikami zajęć i rocznymi kartami ewidencji czasu pracy oraz urlopów, z uwzględnieniem wymogów zawartych w 8 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996r. Nr 62 poz. 286 z późn. zm.). 4. Rzetelne prowadzenie dzienników wczesnego wspomagania, zajęć logopedycznych zgodnie z art. 42 ust. 7a ustawy z dnia 26 stycznia 1982r. Karty Nauczyciela zajęcia i czynności realizowane w ramach czasu pracy nauczyciela są rejestrowane i rozliczane w okresach tygodniowych odpowiednio w dziennikach lekcyjnych lub dziennikach zajęć. 5. Rozliczanie urlopu wypoczynkowego nauczyciela języka angielskiego mając na uwadze art. 171 Kodeksu pracy (Dz. U z 2014 poz. 1502 j.t). 6. Przeprowadzanie okresowych szkoleń BHP zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2004 r. Nr 180 poz. 1860, z późn. zm.) oraz z art. 237 3 2 Kodeksu Pracy Dz. U z 2014r. poz. 1502 j.t). 7. Przestrzeganie zapisów art. 229 1 i 4 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2014r. poz. 1502 j.t), który stanowi, że pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. 8. Zwiększenie nadzoru i kontroli w zakresie prawidłowego prowadzenia akt osobowych pracowników w oparciu o postanowienia Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996r. Nr 62 poz. 286 z późn. zm.). 15

AK-II.1711.7.2015.AŚ 9. Zwiększenie nadzoru w zakresie rzetelnego i zgodnego ze stanem faktycznym dokonywania zapisów w Umowach zawieranych z rodzicami dzieci uczęszczających do przedszkola. 10. Rzetelne i systematyczne prowadzenie dzienników zajęć, w szczególności pod kątem odnotowywania godzin dzieci przebywających w przedszkolu poza podstawą programową, co pozwoli wyeliminować ryzyko odprowadzania dochodów do budżetu miasta w nieprawidłowej wysokości oraz zapewni prawidłowy proces gromadzenia dochodów budżetu Miasta. 11. Rzetelne prowadzenie dokumentacji dotyczącej świadczenia usług w przedszkolu (umów/aneksów) oraz czasu pracy i urlopów pracowników (miesięcznych i rocznych kart ewidencji czasu pracy i urlopów, list obecności, wniosków urlopowych) w celu zminimalizowania konieczności dokonywania poprawek i wyeliminowania błędnych zapisów, biorąc pod uwagę wykazane w toku kontroli nieprawidłowości. 12. Zwiększenie nadzoru i kontroli w zakresie naliczania dodatku za wysługę lat mając na uwadze 7 ust.1 pkt 1 i 2 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18.03.2009r. w sprawie wynagradzania pracowników samorządowych (Dz. U. z 2014r. poz. 1786 j.t.) oraz art. 38 ust. 5 ustawy o pracownikach samorządowych (Dz. U. 2014r., poz. 1202). 13. Bieżące przekazywanie faktur i pozostałej dokumentacji mającej wpływ na zobowiązania finansowe jednostki do Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych w Katowicach celem uniknięcia nieterminowych płatności zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013r. poz. 885 ze zm.). 14. Pozyskanie duplikatu umowy od firmy MNI Telecom S.A. oraz realizowanie wydatków dotyczących zakupu usług telekomunikacyjnych na podstawie i zgodnie z zawartą umową. 15. Egzekwowanie warunków zawartych umów na remonty i inwestycje, w szczególności dotyczące udzielonej gwarancji. 16. Proporcjonalne klasyfikowanie wydatków budżetowych dotyczących zakupu wody i energii elektrycznej według rozdziałów 80104 i 80148 mając na uwadze Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014r. poz. 1053 j.t. ze zm.). 17. Przestrzeganie zapisów 3 ust 4 Uchwały Nr IX/168/07 Rady Miasta Katowice z dnia 25.04.2007r. w zakresie właściwego rozpatrywania wniosków oraz dokumentowania poniesionych wydatków na leczenie i zakup lekarstw. 18. Przyznawanie świadczeń zgodnie z przyjętymi zapisami w Regulaminie ZFŚS MP 67 (tj. zgodnie z tabelami dofinansowań dla poszczególnych świadczeń zamieszczonymi 16

AK-II.1711.7.2015.AŚ w Regulaminie ZFŚS jednostki). 19. Przyznawanie świadczeń z ZFŚS zgodnie z art. 8 ust. 1 o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. 2012r., poz. 592) m.in. poprzez nie dyskryminowanie pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy, przyznawanie dofinansowania zgodnie z kryterium socjalnym. 20. Przedkładanie wszystkich umów i aneksów angażujących środki publiczne Głównemu Księgowemu celem dokonania stosownej kontrasygnaty zgodnie z przepisami art. 54 ust 1 pkt 3 w związku z ust. 3 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z 2013r., poz. 885 j.t.) oraz Radcy Prawnemu ZOJO zgodnie z 1 Rozdziału 8 Aneksu Nr 1/2008 z dnia 04.01.2008r. dotyczącego wewnętrznych procedur ZOJO. 21. Stworzenie w jednostce mechanizmów kontrolnych ograniczających występowanie ryzyka w obszarach w których stwierdzono w trakcie kontroli nieprawidłowości oraz uchybienia, mając na uwadze Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15 poz. 84). Zaleceń pokontrolnych nie wystosowano do Dyrektora Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych 8. Znak sprawy: AK-II.1711.8.2015.PG Nazwa jednostki kontrolowanej: Miejskie Przedszkole Nr 72 Adres jednostki kontrolowanej: Tematyka przeprowadzonej kontroli: Data rozpoczęcia kontroli: 5.02.2015 r. Data zakończenia kontroli: 4.03.2015 r. Badany okres: 2014 ul. Bielska 1, 40-749 Katowice 1. Realizacja dochodów i wydatków. 2. Sprawy organizacyjno - kadrowe Zalecenia pokontrolne: Zalecenia pokontrolne dla Dyrektora Miejskiego Przedszkola Nr 72 1. Dokonanie aktualizacji treści przyjętych w jednostce regulaminów, procedur i instrukcji objętych kontrolą, zgodnie z ustaleniami zawartymi w protokole z przeprowadzonej kontroli. 2. Przywołanie aktualnych podstaw prawnych w wewnętrznych uregulowaniach jednostki zgodnie ze wskazanymi ujętymi w protokole z przeprowadzonej kontroli. 17

AK-II.1711.8.2015.PG 3. Zwiększenie nadzoru nad ewidencjonowaniem godzin pozaumownych, podczas których wychowanek przebywa pod opieką przedszkola oraz nad naliczaniem z tego tytułu opłat za usługi świadczone przez przedszkole. 4. Dzielenie na właściwe rozdziały klasyfikacji budżetowej i księgowanie zgodne z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów, i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. z 2014 r. poz. 1053 j. t. ze zm.) wydatków dokonywanych przez jednostkę. 5. Sporządzanie i załączanie do akt osobowych pracownika oświadczeń dotyczących zapoznania się z Regulaminem pracy lub jego zmianami, zgodnie z uregulowaniami 6 ust. 2 pkt 2 ppkt b w związku z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 późn. zm.). 6. Prawidłowe prowadzenie teczek osobowych zatrudnionych pracowników zgodnie z wymogami Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. Nr 62, poz. 286 późn. zm.). 7. Rzetelne prowadzenie dzienników zajęć dydaktycznych w związku z ewidencjonowaniem czasu pracy pracowników pedagogicznych pod kątem dokonywania podpisów i wskazywania godzin pracy (pensum i nadgodzin). 8. Rzetelne ewidencjonowanie godzin pracy pracowników korzystających z wyjścia prywatnego w godzinach pracy, w celu ich poprawnego rozliczenia. 9. Sporządzanie planu urlopów obejmującego wszystkich pracowników w przysługującym im wymiarze, zgodnie z art. 163 1 Kodeksu Pracy (tekst jednolity Dz. U. z 2014 r. poz. 1502 z późn. zm.). 10. Stworzenie w jednostce mechanizmów kontrolnych ograniczających występowanie ryzyka w obszarach w których stwierdzono w trakcie kontroli nieprawidłowości oraz uchybienia, mając na uwadze Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF Nr 15poz. 84). Zalecenia pokontrolne dla Dyrektora Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych 1. Prawidłowe księgowanie dofinansowań z ZFŚS w formie zapomóg na koncie 851-1070 (zapomogi dla pracowników i emerytów). 18

AK-II.1711.8.2015.PG 2. Dokonanie korekty kwoty przekazanej na cele mieszkaniowe zgodnie z umową o prowadzenie Scentralizowanego Funduszu Mieszkaniowego w związku z zawyżeniem kwoty odpisu na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych. 9. Znak sprawy: AK-II.1711.9.2015.BG Nazwa jednostki kontrolowanej: Miejskie Przedszkole Nr 73 Adres jednostki kontrolowanej: Tematyka przeprowadzonej kontroli: Data rozpoczęcia kontroli: 5.02.2015 r. Data zakończenia kontroli: 4.03.2015 r. Badany okres: 2014 ul. Słoneczna 77a, 40-136 Katowice 1. Realizacja dochodów i wydatków. 2. Sprawy organizacyjno - kadrowe Zalecenia pokontrolne: Zalecenia pokontrolne dla Dyrektora Miejskiego Przedszkola Nr 73 1. Dostosowanie obowiązujących w jednostce uregulowań wewnętrznych do aktualnych przepisów prawa, zgodnie z ustaleniami zawartymi w protokole z przeprowadzonej kontroli. Sporządzanie dokumentacji potwierdzającej fakt zapoznania się przez pracowników z Regulaminem pracy, uwzględniając przepisy z art. 104 3 1 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2014 poz. 1502), które stanowią, że Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy. 2. Zwiększenie nadzoru nad przyznawaniem i wypłatą świadczeń z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, w szczególności: sprawdzanie składanych przez uprawnionych wniosków pod kątem ich zgodności z Regulaminem ZFŚS oraz składanymi zaświadczeniami o dochodach, przestrzeganie postanowień obowiązującego w jednostce Regulaminu ZFŚS, przyznawanie świadczeń z ZFŚS w momencie posiadania środków finansowych, tak by świadczenia mogły zostać wypłacone bezpośrednio po ich przyznaniu, a nie w okresie kilku miesięcy po wydaniu decyzji o przyznaniu świadczenia. 19

AK-II.1711.9.2015.BG 3. Egzekwowanie warunków zawartych umów na remonty i inwestycje, w szczególności dotyczące udzielonej gwarancji. 4. Zwiększenie nadzoru nad dokonywanymi wypłatami wynagrodzeń i dodatków do wynagrodzenia, tak by wysokość dokonywanych wypłat była zgodna z zawieranymi umowami o pracę i angażami. 5. Przedkładanie zawieranych umów Głównemu Księgowemu do kontrasygnowania w celu potwierdzenia przeprowadzonej kontroli wstępnej określonej w art. 54 ust. 3 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn. zm.). 6. Rzetelne i systematyczne prowadzenie dzienników zajęć, w szczególności pod kątem zliczania frekwencji obecności dzieci oraz odnotowywania obecności i godzin pracy pracowników pedagogicznych, co pozwoli zniwelować ryzyko odprowadzania dochodów do budżetu miasta w nienależnej wysokości i zapewni prawidłowy proces gromadzenia dochodów budżetu Miasta zgodnie z art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r., poz. 885 j. t. z późn. zm.). 7. Rzetelne prowadzenie dokumentacji dotyczącej świadczenia usług w przedszkolu (umów/aneksów) oraz czasu pracy i urlopów pracowników (arkuszy organizacyjnych, aneksów do arkuszy, rocznych kart ewidencji czasu pracy, rocznych kart ewidencji urlopów, wniosków o urlop) w celu zminimalizowania konieczności dokonywania poprawek i wyeliminowania błędnych zapisów, biorąc pod uwagę wykazane w toku kontroli nieprawidłowości. 8. Przestrzeganie art. 22 1 Kodeksu Pracy (Dz. U z 2014 poz. 1502 j.t.) w odniesieniu do danych jakie pracodawca może żądać od kandydata do pracy. 9. Prowadzenie akt osobowych pracowników zgodnie z postanowieniami Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996 r. Nr 62 poz. 286 z późn. zm.). 10. Terminowe usuwanie z akt osobowych zawiadomienia o nałożeniu kary zgodnie art. 113 Kodeksu Pracy (Dz. U z 2014 poz. 1502 j.t). 11. Wydawanie świadectw pracy zgodnie z art. 97 Kodeksu Pracy (Dz. U z 2014 poz. 1502 j.t). 12. Przeprowadzanie wstępnych i okresowych szkoleń BHP zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2004 r. Nr 180 poz. 1860, z późn. zm.) oraz z art. 237 3 2 Kodeksu Pracy (Dz. U z 2014 poz. 1502 j.t.). 13. Sporządzanie umów o pracę w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i przechowywanie jednego z egzemplarzy w aktach osobowych zgodnie z 2 Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji 20

AK-II.1711.9.2015.BG w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 1996r. nr 62 poz. 286 z późn. zm.). 14. Zapoznawanie pracowników z przepisami dotyczącymi równego traktowania zgodnie z art. 94 Kodeksu Pracy (Dz. U z 2014 poz. 1502 j.t.). 15. Przestrzeganie art. 237 9. 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974r. Kodeks Pracy (Dz. U z 2014 poz. 1502 j.t.), który stanowi że pracodawca nie może dopuścić pracownika do pracy bez środków ochrony indywidualnej oraz odzieży i obuwia roboczego, przewidzianych do stosowania na danym stanowisku pracy. 16. Rzetelne prowadzenie kart ewidencji wyposażenia pracowników w odzież i obuwie robocze, stosowanie jednakowego nazewnictwa oraz przydzielanie odzieży i obuwia roboczego w terminach zgodnych z przyjętymi w jednostce okresami zużywalności. 17. Parafowanie dokonywanych zmian w umowach o świadczenie usług w przedszkolu oraz innych dokumentach. 18. Przestrzeganie zapisów art. 229 1 i 4 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998r. Nr 21 poz. 94 z późn. zm.), który stanowi, że pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku. 19. Poprawne naliczanie ilości wypracowanych godzin doraźnych oraz naliczanie godzin ponadwymiarowych nauczycieli zgodnie z Uchwałą nr XXXVII/777/09 Rady Miasta Katowice z dnia 23 lutego 2009r. w sprawie regulaminu określającego wysokość oraz szczegółowe warunki przyznawania nauczycielom dodatków do wynagrodzenia zasadniczego, szczegółowe warunki obliczania i wypłacania wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i godziny doraźnych zastępstw oraz wysokość i warunki wypłacania nagród i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy. 20. Odnotowywanie w zeszycie wyjść w godzinach służbowych czasu odpracowania zwolnienia z pracy w celach osobistych. 21. Udzielanie urlopu oraz naliczanie wymiaru urlopu wypoczynkowego zgodnie z przepisami art.152-154 Kodeksu Pracy (Dz. U z 2014 poz. 1502 j.t.), a w szczególności biorąc pod uwagę art. 154 2 Kodeksu Pracy (Dz. U z 2014 poz. 1502 j.t), w tym poprawne naliczenie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. 22. Sporządzanie planu urlopów biorąc pod uwagę uregulowania art. 162 i 163 ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (Dz. U z 2014 poz. 1502 j.t.). 23. Stworzenie w jednostce mechanizmów kontrolnych ograniczających występowanie ryzyka w obszarach w których stwierdzono w trakcie kontroli nieprawidłowości, mając na uwadze 21

AK-II.1711.9.2015.BG Komunikat Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych ( Dz. Urz. MF Nr 15 poz. 84). Zalecenia pokontrolne dla Dyrektora Zespołu Obsługi Jednostek Oświatowych 1. Przekazywanie środków na Scentralizowany Fundusz Mieszkaniowy w terminach określonych w 3 pkt. 2 Umowy o prowadzenie wspólnej działalności socjalnej z dnia 29.11.2010 r., tj. do dnia 31 maja każdego roku lub dokonanie zmiany zapisów w Umowie. 2. Zwiększenie nadzoru nad zapisami dokonywanymi w dokumentacji dotyczącej udzielanych zamówień publicznych, tak by wskazane w nich informacje były zgodne ze stanem faktycznym. 10. Znak sprawy: AK-II.1711.10.2015.MS Nazwa jednostki kontrolowanej: Miejskie Przedszkole Nr 75 Adres jednostki kontrolowanej: Tematyka przeprowadzonej kontroli: Data rozpoczęcia kontroli: 11.02.2015 r. Data zakończenia kontroli: 6.03.2015 r. Badany okres: 2014 ul. Drozdów 11c, 40-530 Katowice 1. Realizacja dochodów i wydatków. 2. Sprawy organizacyjno - kadrowe Zalecenia pokontrolne: Zalecenia pokontrolne dla Dyrektora Miejskiego Przedszkola Nr 75 1. Rzetelne naliczanie opłat za korzystanie z usług Przedszkola, co pozwoli zniwelować ryzyko odprowadzania dochodów do budżetu miasta w nienależnej wysokości i zapewni prawidłowy proces gromadzenia dochodów budżetu Miasta zgodnie z art. 3 pkt 1 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2013 r. 885 z późn. zm.). 2. Przestrzeganie wytycznych dotyczących norm przydziału odzieży i środków ochrony osobistej obowiązujących w Miejskim Przedszkolu Nr 75 oraz rzetelnie odnotowywać wydany asortyment w indywidualnych kartotekach pracowników. 3. Bezwzględne przestrzeganie terminów płatności wskazanych przez kontrahentów lub dostawców zgodnie z art. 44 ust. 3 pkt. 2 ustawy z dnia 27.08.2009 r. o finansach publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 885 z późn.zm.). 22