Planowanie projektów - ćwiczenia Opracowała: Nicoletta Baskiewicz Politechnika Częstochowska Wydział Zarządzania
W trakcie realizacji ćwiczeń w ramach przedmiotu PLANOWANIE PROJEKTÓW zgodnie z założeniami sylabusu do przedmiotu student powinien posiąść następujące umiejętności: umiejętność przeprowadzenia analizy otoczenia (środowiska) projektu badawczo-rozwojowego, identyfikacja celów (ogólnego i cząstkowych) projektu badawczorozwojowego, planowanie struktury organizacyjnej projektu oraz identyfikacja interesariuszy projektów badawczo-rozwojowych, planowanie zakresu projektu badawczo-rozwojowego, planowanie struktury podziału pracy (Work Breakdown Structure) w projektach badawczo-rozwojowych, planowanie czasu realizacji projektu badawczo-rozwojowego, planowanie zasobów w projekcie badawczo-rozwojowym, planowanie kosztów w projekcie badawczo-rozwojowym, planowanie jakości i ryzyka w projekcie badawczo-rozwojowym, planowanie komunikacji i zabezpieczeń w projektach badawczorozwojowych.
Etap 1. Prezentacja podmiotu badań, analiza otoczenia (środowiska) oraz potencjału badawczo rozwojowego organizacji Przeprowadzenie analizy przedsiębiorstwa i otoczenia w celu identyfikacji endogenicznych i egzogenicznych czynników determinujących działalność badawczo-rozwojową istotną dla jednostki, która inicjuje niniejszą działalność. Ćwiczenie Prezentacja podmiotu badań, rys historyczny, struktura i dynamika zatrudnienia, struktura i dynamika produkcji, Analiza czynników zewnętrznych (egzogenicznych) determinujących inicjację projektu badawczo-rozwojowego: Na poziomie makrootoczenia: prawne i polityczne determinanty projektów badawczorozwojowych, ekonomiczne determinanty projektów badawczo-rozwojowych, społecznokulturowe determinanty projektów badawczo-rozwojowych, techniczno-technologiczne determinanty projektów badawczo-rozwojowych. Na poziomie otoczenia konkurencyjnego : determinanty projektów badawczo-rozwojowych wynikające z potrzeb i sugestii klientów, : determinanty projektów badawczo-rozwojowych wynikające z potrzeb i sugestii dostawców, : determinanty projektów badawczo-rozwojowych wynikające z konieczności walki konkurencyjnej, poziom innowacyjności podmiotu badań oraz dynamika prowadzenia projektów badawczo-rozwojowych na tle przedsiębiorstw z branży (w oparciu o roczniki statystyczne GUS oraz dane branżowe). Analiza czynników wewnętrznych (endogenicznych) determinujących inicjację projektu badawczo-rozwojowego: Zasoby ludzkie jako kluczowy potencjał projektów badawczo-rozwojowych Rozwiązania systemowe, kultura organizacji uczącej się, opartej na wiedzy Zasoby finansowe podmiotu badań i źródła finansowania działalności badawczo-rozwojowej organizacji.
Etap 2. Identyfikacja celów (ogólnego i cząstkowych) projektu badawczo-rozwojowego Przejrzyste cele, to cele wyrażone ilościowo kryteria, które muszą być spełnione, aby projekt mógł zostać uznany za udany. Cele muszą obejmować co najmniej koszt, harmonogram i jednostki jakości. Cele projektu powinny zawierać: Listę elementów dostarczanych projektu. Określone, planowane daty ostatecznego wykonania projektu i pośrednich punktów kontrolnych. Określone kryteria jakości, które muszą spełniać elementy dostarczane. Górną granicę kosztów, której nie może przekroczyć projekt.
Rys. Cel główny oraz układ zależności celów szczegółowych stanowiących podstawę do opracowania budżetu projektu
Zrzut ekranu MS Project z wyszczególnionymi fazami projektu odpowiadać może wykazowi celów szczegółowych. Cele szczegółowe rozpatrywać można na różnym poziomie szczegółowości.
Ćwiczenie Określić cele projektu biorąc pod uwagę istotę i ważność przedsięwzięcia pod kątem tworzenia wartości dla przedsiębiorstwa. 1.Określić przewagę przyszłych korzyści nad kosztami i ryzykiem (uzasadnienie projektu). 2.Ocena wykonalności planowanego przedsięwzięcia, 3.Ocena realności realizacji celów przedsięwzięcia.
Etap 3. Planowanie struktury organizacyjnej projektu oraz identyfikacja interesariuszy projektu badawczo - rozwojowych Ćwiczenie Określić strukturę organizacyjną oraz skład zespołu projektowego, określić wymagane kompetencje do realizacji określonego zadania oraz zakres odpowiedzialności Kadra zespołu projektowego W poniższej tabeli należy przeanalizować doświadczenie i umiejętności, które posiada kadra zespołu projektowego. Imię i Nazwisko Kompetencje Zakres odpowiedzialności Stanowisko Anna Kowalska A.B. C.D. E.F. G.H. Kierownik projektu Członek zespołu proj. Członek zespołu proj. Członek zespołu proj. Członek zespołu proj.
Ćwiczenie. Określić głównych interesariuszy projektu określić ich wymagania i potrzeby Interesariusze projektu W poniższej tabeli należy wykazać, najważniejsze grupy interesariuszy oraz ich potrzeby Interesariusze Wymagania i potrzeby Sponsor projektu Kierownik projektu Wykonawca Odbiorca ostateczny
Etap 4. Planowanie zakresu projektu badawczo- rozwojowego Karta Projektu (Project charter) jest swoistym dowodem osobistym projektu. Posiadając Project charter można oficjalnie nominować kierownika projektu, który poprowadzi etap planowania. Zdefiniowanie zakresu (Define Scope), tutaj powstaje tak zwany Scope statement, czyli słowny, luźny opis tego, co powstanie w projekcie. Na Scope statement składa się opis produktu końcowego, lista przedmiotów dostaw (deliverables), kryteria akceptacji, założenia, wyłączenia itd.
Tab. 1. Różnica pomiędzy Project charter i Scope statement Project charter Cel i uzasadnienie projektu Mierzalne cele i kryteria sukcesu projektu Wysoko poziomowe wymagania Wysoko poziomowy opis produktu końcowego projektu Lista kamieni milowych Ogólny koszt projektu Scope statement Brak Brak Ograniczenia, założenia projektu Opis produktu końcowego, przedmiotów dostaw i kryteriów akceptacji klienta Brak Brak Dodatkowe wymagania dotyczące zatwierdzenia projektu Brak Przypisany kierownik projektu Osoby autoryzujące Project Charter Brak Brak
Ćwiczenie 1. Opracować zakres projektu badawczo-rozwojowego. 2. Opracować Project charter oraz Scope statement
Etap 5. Planowanie struktury podziału pracy (WBS Work Breakdown Structure) w projektach badawczo-rozwojowych Na bazie Scope statement możemy stworzyć WBS (Work Breakdown Structure), czyli strukturę podziału prac. WBS to strukturalizowana lista przedmiotów dostaw stworzona na bazie Scope statement i Project charter.
Ćwiczenie 1. Określ, z którym podziałem WBS (ze względu na produkty czy ze względu na fazy projektu) mamy do czynienia na prezentowanym niżej schemacie blokowym (przykład) 2. Utwórz Work Breakdown Strukture - stosując podział ze względu na produkty - kierując się zasadą nadrzędności celów 3. Utwórz Work Breakdown Structure - stosując podział ze względu na fazy projektu - kierując się zasadą nadrzędności celów
Etap 6. Planowanie czasu realizacji projektu badawczo-ozwojowego zakres wyrażony w postaci przedmiotów dostaw zadnia niezbędne do zapewnienia przedmiotu dostaw czyli do tworzenia pakietu roboczego stanowiącego Work Breakdown Structure uwzględniającego podział ze względu na fazy realizacji projektu. Identyfikacja zadań potrzebnych do dostarczenia produktów projektu zlokalizowana w obszarze zarządzania czasem (Define Activities). W tym momencie do każdego pakietu roboczego dopisujemy zadania (Activities) potrzebne do jego wykonania. Poziom zadań odzwierciedla spojrzenie na zakres od strony procesu realizacji poszczególnych faz projektu określający jakie kroki należy wykonać, aby zrealizować dany przedmiot dostaw. W ten sposób tworzymy WBS uwzględniający podział ze względu na fazy realizacji projektu. Szacowanie czasu trwania zadań. Do każdego zadania wpisanego w WBS w ujęciu faz realizacji projektu należy dopisać czasy ich trwania
Ryc. Wykres Gantta
Ryc. Wykres Gantta - kolejność zadań układamy zadania w logiczną kolejność, identyfikując zależności między nimi (ryc. 5). Zwykle są to zależności polegające na tym, że jakiegoś zadania nie możemy zacząć dopóki nie skończymy innego zadania (tzw. poprzednik). Jest to zależność typu koniec start. Metodyka wspomina również o obligatoryjnych, opcjonalnych, zewnętrznych (np. z innych projektów) rodzajach zależności między zadaniami.
Ryc. Generowanie ścieżki krytycznej w Kreatorze wykresu Gantta Kreator wykresu w programie MS Project pozwala na stworzenie tzw. ścieżki krytycznej. Jest to sekwencja zadań, która trwa od startu do końca projektu, czyli wyznacza czas jego trwania. Ćwiczenie W programie MS Project opracować harmonogram realizacji projektu badawczorozwojowego.
Etap 7. Planowanie zasobów w projekcie badawczo-rozwojowym Ryc. Arkusz zasobów
Przydzielanie zasobów do zadań W raportach generowanych przez MS Project identyfikujemy np. zestawienie przedstawiające obciążenie zasobów Ryc. Obciążenie zasobów na dzień 15.01.2015
Ryc. Kto wykonuje co
Ryc. Obciążenie zasobów
Ćwiczenie 1. Zaplanuj zasoby niezbędne do realizacji projektu badawczorozwojowego i przydziel je do konkretnych zadań.
Etap 8. Planowanie kosztów w projekcie badawczo-rozwojowym Mając czasy i wykonawców wszystkich zadań, możemy ocenić ich koszt. Wracamy do WBS z przypisanymi nazwiskami ludzi i nazwami maszyn oraz czasem ich użycia i zadanie po zadaniu wpisujemy, ile będzie nas kosztować. Tak powstaje budżet projektu. Ponieważ mamy już też daty i kolejność zadań, to wiemy również, kiedy musimy mieć przygotowaną gotówkę, czyli cashflow w projekcie. Ryc. Przepływ gotówki
Ryc. Budżet z wyszczególnieniem poszczególnych zadań projektu Ćwiczenie 1. Opracować dwa warianty budżetu projektowanego projektu badawczo-rozwojowego 2. Zaobserwować na symulacjach MS Project jak wydłużenie czasu trwania zadań wpływa na budżet poszczególnych zadań i całego projektu
Etap 9. Planowanie jakości i ryzyka w projekcie badawczorozwojowym Zanim rozpocznie się realizacja projektu, należy rozpoznać standardy jakości, których trzeba przestrzegać, aby zostały wypełnione wszystkie wymagania projektu. Zasady organizacji w dziedzinie jakości - stanowisko organizacji dotyczące jakości. Jeżeli dana organizacja nie ma zasad dotyczących jakości, można sformułować je na potrzeby konkretnego projektu. Szczegółowy opis produktu lub usługi zapewniany przez projekt - punkt odniesienia, który następnie można porównać z rzeczywistych osiągnięciami. Wszystkie normy, specyficzne dla produktu lub usługi dostarczane przez projekt. Dla wielu produktów i usług istnieją ogólnie obowiązujące normy. Na przykład produkując samochody, należy spełniać wymogi i stosować się do przepisów ustalonych przez władze przemysłowe i agencje rządowe. Należy zebrać informacje na temat norm właściwych dla danego projektu i upewnić się, że zespół się do nich stosuje. Oświadczenie dotyczące wyników projektu. Wynikami projektu są trwałe rezultaty dostarczane klientom, które muszą spełniać potrzeby klientów. Oświadczenie dotyczące wyników projektu zawiera opis typu, liczby i jakości elementów, które zobowiązał się dostarczyć zespół realizujący projekt.
Ćwiczenie 1. Określić zasady organizacji w dziedzinie jakości oraz jak przekładają się one na jakość planowanego projektu badawczo-rozwojowego. 2. Określić normy specyficzne dla produktu stanowiącego przedmiot celu projektu badawczo-rozwojowego. 3. Zidentyfikować listę potencjalnych zagrożeń projektu badawczorozwojowego ze wskazaniem tych, które są najistotniejsze z punktu widzenia efektywności planowanego projektu. 4. Zaplanować reakcje i działania ukierunkowane na łagodzenie ryzyka.
Etap 10. Planowanie komunikacji i zabezpieczeń w projektach badawczo-rozwojowych Ustalanie metod przekazywania informacji o projekcie. Należy ustalić metodę komunikowania się członków zespołu projektu, a także aktualizowania na bieżąco projektu. Ochrona informacji w programie Microsoft Project Programy Microsoft Project i Microsoft Project Server zapewniają podstawowe funkcje zabezpieczeń, chroniące informacje o projekcie przed niepowołanym dostępem Rozpowszechnianie planu projektu, to ostatni etap planowania projektu i obejmuje: Rozpowszechnianie informacji o projekcie w formie drukowanej. Po zakończeniu pracy nad początkowym harmonogramem można rozprowadzić wydrukowane kopie aktualnych informacji o projekcie wśród innych osób, takich jak udziałowcy lub członkowie zespołu projektu. Rozpowszechnianie informacji o projekcie w trybie online. Aktualne informacje o projekcie można również rozpowszechniać wśród udziałowców i członków zespołu w formie elektronicznej. Ćwiczenie 1. Określić w jaki sposób będą przekazywane informacje o projekcie oraz jak będą się komunikować członkowie projektu, 2. Określić w jaki sposób będą chronione informacje dotyczące projektu
PRACA NA ZALICZENIE Praca na zaliczenie składać się będzie z dwóch elementów: Założeń wstępnych do projektu, Projektu zrealizowanego w programie Microsoft Project. Najważniejszym kryterium determinującym ocenę jest projekt w programie Microsoft Project jednakże musi on zostać poprzedzony Założeniami wstępnymi do projektu. Zasadniczą pracą wykonaną podczas ćwiczeń w ramach przedmiotu PLANOWANIE PROJEKTÓW jest opracowanie planu projektu w programie Microsoft Project. Program Microsoft Project (np. Microsoft Project 2002) zawiera bogaty zestaw funkcji, które opracowano specjalnie po to, aby zwiększyć możliwości tworzenia harmonogramu, współpracy z zasobami, śledzenia postępu i przekazywania informacji o stanie projektu. Program Microsoft Project ma dwa wydania: wydanie Microsoft Project Standard, w którym jest obsługiwane zarządzanie projektami z opcją współpracy zespołowej w trybie online, oraz wydanie Microsoft Project Professional, w którym jest obsługiwane zarządzanie projektami na poziomie organizacji. W niniejszej- polskiej wersji opracowania przykładowym projektem jest projekt inwestycyjny, docelowo w wersji anglojęzycznej przykład będzie oparty na fazach realizacji projektu badawczo-rozwojowego.