I. CZ INFORMACYJNA............................................ 1 1.1. INFORMACJE OGÓLNE.......................................... 1 1.1.1. OGÓLNA CHARAKTERYSTYKA SYSTEMU.................. 1 1.1.2. OKRES OBRACHUNKOWY................................ 2 1.1.3. ZABEZPIECZENIE PRZED NIEUPRAWNIONYM POWIE- LANIEM SYSTEMU....................................... 2 1.1.4. ZABEZPIECZENIE WEJCIA............................... 3 1.1.5. ZABEZPIECZENIE ZBIORÓW DANYCH - ARCHIWACJA...... 3 1.1.6. ZABEZPIECZENIE PRZETWARZANIA - HASŁO.............. 4 1.2. MODUŁY - BLOKI REALIZACYJNE SYSTEMU.................... 4 1.2.1. WYKAZ MODUŁÓW...................................... 5 1.2.2. GRAFICZNY SCHEMAT MODUŁÓW....................... 6 II. FUNKCJE SZCZEGÓLNE I ZNACZENIE PRZYJTYCH OKRELE. 17 2.1. GRUPA RODZAJOWA DOKUMENTÓW........................... 17 2.2. CHARAKTERYSTYKA KONT SYNTETYCZNYCH (KONT KSIGI GŁÓWNEJ).................................................... 17 2.3. AGREGACJA (DANYCH W EMITOWANYCH WYDAWNICTWACH) 18 2.4. SPECYFIKOWANIE (DANYCH W EMITOWANYCH WYDAWNIC- TWACH)...................................................... 19 2.5. KONTA ROZRACHUNKOWE.................................... 19 2.6. KONTA ODSETKOWE.......................................... 20 2.7. SZTUCZNE ZBILANSOWANIE - FUNKCJA KONTA 999............ 20 2.8. KSIGOWANIA AWANSEM - KSIGOWANIA ANTYCYPACYJNE... 20 2.9. FILTR - KLUCZ WYBORU F................................... 21 2.10. ZASADY EWIDENCJI KOSZTÓW................................ 21 2.11. ZAMKNICIE MIESICA....................................... 22 2.12. HASŁO DOSTPU............................................. 22 2.13. FUNKCJA STORNA............................................ 22 III. INSTALACJA SYSTEMU........................................... 23 3.1. ZAINSTALOWANIE SYSTEMU.................................. 23 3.2. INICJACJA SYSTEMU.......................................... 23 IV. DEFINIOWANIE PARAMETRÓW SYSTEMU......................... 24 4.1. UTWORZENIE ZBIORU KONT KSIGI GŁÓWNEJ - KONT SYNTETYCZNYCH............................................. 24 4.2. TWORZENIE ZBIORÓW KONT KSIG POMOCNICZYCH - KONT ANALITYCZNYCH............................................. 25 4.3. DEFINIOWANIE KONT ROZRACHUNKOWYCH.................. 25 4.4. DEFINIOWANIE KONT ODSETKOWYCH........................ 25
4.5. NAZWA I KONTO BANKU..................................... 25 4.6. DEFINIOWANIE DNI DO ZAPŁATY.............................. 25 4.7. DEFINIOWANIE WARTOCI NOTY ODSETKOWEJ................ 26 4.8. DEFINIOWANIE WARTOCI WEZWA DO ZAPŁATY.............. 26 4.9. DEFINIOWANIE WARTOCI POTWIERDZE SALD................ 26 4.10. DEFINIOWANIE REJESTRÓW VAT.............................. 26 4.11. DEFINIOWANIE GRUP RODZAJOWYCH DOKUMENTÓW......... 27 4.12. INNE DEFINICJE.............................................. 28 4.12.1. WYDRUK KONTA KONTRAHENTA NA PRZELEWIE....... 28 4.12.2. WYSZUKIWANIE KONTRAHENTA PO NUMERZE NIP (W REJ. VAT)............................................ 28 4.12.3. KSZTAŁT PRZELEWU................................... 28 4.12.4. POCZTEK OKRESU OBRACHUNKOWEGO............... 28 V. BIECA EKSPLOATACJA SYSTEMU.............................. 28 5.1. WŁCZENIE (URUCHOMIENIE) SYSTEMU...................... 28 5.2. WPROWADZANIE DEKRETÓW (KSIGOWANIE DOKUMENTÓW)... 29 5.3. WYJCIE Z WPROWADZANIA (ZAKOCZENIE KSIGOWANIA).... 31 5.4. LAD KSIGOWY - ZBIÓR DEKRETÓW ZARACHOWANYCH....... 31 5.5. AKTUALIZACJA KARTOTEKI (DOPISANIE KSIGOWA).......... 31 5.6. TRANSFER DEKRETÓW Z INNYCH PODSYSTEMÓW.............. 32 5.7. ARCHIWOWANIE DANYCH..................................... 32 5.8. ODZYSKIWANIE DANYCH...................................... 33 5.9. ZAMKNICIE MIESICA....................................... 33 VI. BIECA OBSŁUGA BAZY DANYCH (PRZEGLDANIE I WYDRUKI) 33 6.1. MODUŁ OBROTY.............................................. 33 6.1.1. PRZEGLDANIE JEDNEGO DOKUMENTU.................. 34 6.1.2. PRZEGLDANIE DOKUMENTÓW MIESICA............... 34 6.1.3. DZIENNIK OBROTÓW................................... 34 6.2. MODUŁ STANY KONT.......................................... 35 6.2.1. PRZEGLDANIE STANÓW KONT.......................... 35 6.2.2. EDYCJA................................................ 36 6.3. MODUŁ KOSZTY............................................... 36 6.4. MODUŁ TRANSAKCJE.......................................... 37 6.4.1. ZMIANA IDENTYFIKATORA............................. 37 6.4.2. PRZEGLDANIE TRANSAKCJI............................ 37 6.4.3. WYDRUK TRANSAKCJI NIEROZLICZONYCH (TBW-07)..... 37 6.4.4. SPORZDZANIE NOT ODSETKOWYCH................... 38 6.4.5. WEZWANIA DO ZAPŁATY............................... 39
VII. TABULOGRAMY - EMISJA DANYCH................................ 39 7.1. KARTOTEKA KONT ANALITYCZNYCH - KONT POMOCNICZYCH TBW-01..................................................... 40 7.2 ZESTAWIENIE OBROTÓW I SALD KONT ANALITYCZNYCH TBW-02..................................................... 40 7.3. ZESTAWIENIE OBROTÓW I SALD KONT SYNTETYCZNYCH TBW-03..................................................... 41 7.4. ZESTAWIENIE OBROTÓW I SALD KONT ANALITYCZNYCH TBW-04..................................................... 41 7.5. RACHUNEK WYNIKÓW TBW-05.............................. 41 7.6. BILANS NETTO TBW-06...................................... 41 7.7. SPECJALIZACJA NIEROZLICZONYCH SALD - TRANSAKCJI TBW-07..................................................... 41 7.8. SPECYFIKACJA OBROTÓW NA WYBRANYCH KONTACH TBW-09..................................................... 42 7.9. REJESTR VAT TBW-10....................................... 42 7.10. KSIGOWY LAD REWIZYJNY - ZBIÓR TRANSAKCJI ZARACHO- WANYCH..................................................... 42 7.11. DZIENNIK OBROTÓW.......................................... 43 7.11.1. DZIENNIK OBROTÓW - dekretami:......................... 43 7.11.2. DZIENNIK OBROTÓW - dowodami.......................... 43 7.11.3. DZIENNIK OBROTÓW - analitykami......................... 43 7.11.4. DZIENNIK OBROTÓW - syntetykami........................ 44 7.11.5. UZGODNIENIE OBROTÓW DZIENNIKA.................... 44 7.11.6. ODTWORZENIE DZIENNIKA.............................. 44 VIII. ZAMKNICIA ROCZNE............................................ 44 8.1. DEFINIOWANIE KONT WYNIKOWYCH.......................... 45 8.2. DEFINIOWANIE MODYFIKACJI SCALENIOWEJ................... 45 8.3. MODYFIKACJA BILANSU....................................... 46 8.4. KOREKTA BILANSU OTWARCIA................................ 46 8.5. KOREKTA BILANSU ZAMKNICIA.............................. 46
I. CZ INFORMACYJNA 1.1. INFORMACJE OGÓLNE 1.1.1. OGÓLNA CHARAKTERYSTYKA SYSTEMU System informatyczny Finansowo-ksigowo-kosztowy-FK jest przeznaczony do ewidencji i przetwarzania wchodzcych w zakres rachunkowoci i wyraonych w pienidzu zdzarze gospodarczych wystpujcych w eksploatujcym go podmiocie gospodarczym. Posiada on charakter uniwersalny, co oznacza, i moe by eksploatowany w kadych warunkach organizacyjnych uytkownika, niezalenie od jego przynalenoci branowej. Moe wic by eksploatowany w jednostkach przemysłowych, handlowych, budowlanych, usługowych, a take w jednostkach i zakładach budetowych i administracji publicznej. Przyjty w systemie sposób ewidencji i przetwarzania danych jest w pełni zgodny z ogólnie obowizujcymi zasadami w rachunkowoci oraz obowizujcymi przepisami, a w szczególnoci z przepisami ustawy z dnia 29.09.1994 o rachunkowoci (Dz. ustaw nr 121 z 1994,poz.591). System spełnia take wymogi okrelone w przepisach dotyczcych zasad ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług -VAT, zarówno w obszarze podatku naliczonego jak i nalenego, bowiem w chwili zapisu dokumentu zawierajcego ten podatek tworzy wymagany przez przepisy Vat-owski rejestr zakupu lub sprzeday i to bez potrzeby poddawania dokumentu powtórnej rejestracji. Realizowany jest za pomoc mikrokomputerów kompatybilnych z IBM. Moe by eksploatowany w wersji autonomicznej, jednostanowiskowej jak równie w wersji wielostanowiskowej poprzez włczenie w sie lokaln. Posiada rozwizania umoliwiajce jego integracj z innymi systemami dziedzinowymi, takimi jak np. PŁACE, FAKTUROWANIE, GOSPODARKA MATERIAŁOWA, RODKI TRWAŁE itp. Sposób integrowania systemu FK z systemami obsługujcymi inne dziedziny tematyczne moe by zorganizowany rónie - w zalenoci od moliwoci technicznych lub uwarunkowa ekonomicznych uytkownika. Moe to by integracja automatyczna poprzez sieciowy (take modemowy) import danych z podrzdnie usytuowanych systemów bd podsystemów dziedzinowych jak równie moe to si odbywa manualnie poprzez przenoszenie za pomoc noników magnetycznych (dyskietek) zbiorów odpowiednio usystematyzowanych danych skopiowanych z tych podsystemów dziedzinowych. Mona take przyj zasad, e kady z systemów dziedzinowych działa autonomicznie, odrbnie, za przenoszenie zagregowanych danych z innych systemów do FK odbywa si rcznie za porednictwem klawiatury. Bez wzgldu na przyjt metod integrowania przetwarzania, systemu FK - ze wzgldu na jego funkcj w rachunkowoci podmiotu gospodarczego - jest w tym procesie przetwarzania usytuowany nadrzdnie nad innymi systemami i nakierowany jest na przyjmowanie zbiorów danych z innych systemów dziedzinowych. Przyjte rozwizania, zarówno w fazie projektowania systemu jak równie w fazie programowania spowodowały, i system FK charakteryzuje si cech tzw. przyjaznoci wobec uytkownika, co w szczególnoci wyraa si tym, e wszystkie komunikaty, zarówno informacyjne jak i ostrzegawcze wywietlane s na monitorze w jzyku polskim, a ponadto w kadej fazie realizacji programu ukazuj si na monitorze instrukcje wskazujce jedynie moliwe, alternatywne czynnoci słuce poprawnemu przebiegowi procesu przetwarzania. Zatem moe by wdroony i efektywnie - 1 -
eksploatowany przez osoby nie posiadajce adnego przygotowania informatycznego, a jedynie przeszkolenie operatorskie w rozmiarze kilku godzin. Do podstawowych, dodatnich cech charakterystycznych systemu FK mona zaliczy w szczególnoci : - łatwo wdroenia i prostot obsługi eksploatacyjnej; - zmienn długo cyfrow indeksów kont analitycznych, dowolnie ustalon dla kadego konta syntetycznego (w ramach przedziału : minimum 3 cyfry, maksimum 15 cyfr); - znaczny obszar ingerencji uytkownika w definiowanie kształtu kont i nadawanie im okrelonego charakteru (bilansowe, bd wynikowe, a w tym obszarze - aktywne, pasywne, lub aktywno-pasywne), emitowanie wydawnictw, agregowanie i specyfikowanie elementów danych przetworzonych i okrelanie pewnych, warunków, od spełnienia których zalena jest realizacja, lub sposób realizacji pewnych fragmentów programu (np. minimalna kwota, od której maj by emitowane noty odsetkowe, wezwania do zapłaty i potwierdzenia sald, kształt rachunku wyników, posta bilansu netto itp.); - moliwo sigania do najbardziej rozproszonych, zatomizowanych danych, i ich dowolne agregowanie oraz eksponowanie według czternastu dowolnie wybranych cech numerycznych; - moliwo ustalenia (podgld lub wydruk) w kadym, dowolnie wybranym momencie wyniku działalnoci gospodarczej (rachunek wyników) w obrbie miesica sprawozdawczego lub roku obrachunkowego; - zapewnienie zgodnoci tzw. krgu kosztów poprzez moliwo zintegrowania ewidencji kosztów do rozliczenia w układzie rodzajowym z ewidencj kosztów rozliczonych w układzie kalkulacyjnym; - moliwo ewidencjonowania kosztów usystematyzowanych do dowolnego szczebla analitycznego, np. do szczebla zlece produkcyjnych; - automatyczne rozliczanie i analiza sald na kontach rozrachunkowych poprzez kojarzenie elementów tych sald w oparciu o identyfikator rejestrowanej zaszłoci (np. numer faktury); - szereg zabezpiecze programowych wykluczajcych błdy w ewidencji lub utrat zbiorów; 1.1.2. OKRES OBRACHUNKOWY Naturalnym okresem obrachunkowym jest rok gospodarczy zgodny z rokiem kalendarzowym, jednak w szeregu przypadków (np. przedsibiorstwa rolne, przedsibiorstwa poddawane procedurze przekształceniowej itp.) okresie pocztkowym nie musi by data 1 stycznia, a okresem zako czenia data 31 grudnia. Mona stosowa dowolne okresy obrachunkowe definiujc pierwszy i ostatni miesic wybranego okresu obrachunkowego. Czynnoci tych dokonuje si w module ZMIANYSYSTEMUINNE DEFINICJE. Ze wzgldu na to, i nieprawidłowe okrelenie okresu obrachunkowego mogłoby rodzi nieporzdane skutki natury prawnej jak równie zakłóciłoby sprawny przebieg realizacji systemu - czynno ta zabezpieczona jest specjalnym hasłem dostpu i winna by dokonana przy udziale przedstawiciela autora systemu. 1.1.3. ZABEZPIECZENIE PRZED NIEUPRAWNIONYM POWIELANIEM SYSTEMU - 2 -
System programowo zabezpieczony przed jego nieuprawnionym powielaniem oraz próbami rozszerzenia zakresu jego uytkowania bez wiedzy i zgody właciciela praw autorskich, tj.s.p.i.i.-w. POLISOFT". Nieuprawnione rozszerzenie zakresu uytkowania oprócz skutków wynikajcych z ustawy z dnia 4 lutego 1994 o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz.U. nr 24 poz.83) spowoduje take po pewnym okresie poprawnego funkcjonowania pewne pocztkowo niezauwaalne zmiany, a nastpnie bdzie powodował rozszerzajce niszczenie poszczególnych elementów zbiorów, a do pełnego ich zatarcia łcznie ze zniszczeniem wszystkich zbiorów i programów rezydujcych na dysku sztywnym (sformatowanie dysku). 1.1.4. ZABEZPIECZENIE WEJCIA Wprowadzanie danych za porednictwem klawiatury poddawane jest kilku fazom kontroli, a mianowicie automatycznemu sprawdzeniu, czy: - osoba wprowadzajca jest do tego uprawniona (korzysta z odpowiedniego hasła dostpu ogólnego lub hasła uytkownika); - zadeklarowane konto analityczne mieci si w syntetyce uprzednio zdefiniowanej i wprowadzonej do systemu; - konto,na którym ma si odby ksigowanie zostało uprzednio utworzone; - długo konta (identyfikator numeryczny konta analitycznego jest zgodny z długoci zdefiniowan przy instalacji systemu); - wprowadzone wartoci wzajemnie si bilansuj. Ponadto istnieje moliwo optycznej kontroli poprzez porównanie nazwy konta okrelonej na dokumencie z nazw wywietlon na monitorze. Niezalenie od wymienionych zabezpiecze system emituje take obligatoryjnie (z moliwoci zniesienia tego wymogu) raport wprowadzonych dekretów nazwany zbiorem transakcji zarachowanych lub ksigowym ladem komputerowym, który to zbiór stanowi optycznie czytelne odwzorowanie operacji ksigowych wprowadzonych do komputera i poddanych procesowi aktualizacji (dopisania). Dodatkow zalet tego wydawnictwa jest grupowanie obrotów z podziałem na sumy przypadajce na poszczególne konta syntetyczne. Rezygnacja z wydruku zbioru transakcji zarachowanych (komputerowego ladu ksigowego) w fazie wprowadzania dekretów nie oznacza moliwoci jego uzyskania w nastpnych fazach eksploatacji systemu. Uzyskanie pełnej informacji o dekretach wprowadzonych jest moliwe w kadym momencie w module OBROTY PRZEGLDANIE. Moliwo rezygnacji z wydruku równoczesnego z wprowadzaniem dekretów stwarza szans eksploatowania systemu take w przypadku braku drukarki, jej uszkodzenia czy tym podobnych przyczyn. 1.1.5. ZABEZPIECZENIE ZBIORÓW DANYCH - ARCHIWACJA Wszystkie dane wprowadzone do komputera podlegaj - po ich usystematyzowaniu w zbiory - zapisaniu na twardym dysku. Dla zabezpieczenia tych zbiorów przed utrat na skutek niekorzystnych zdarze, przewidziano moliwo (która winna by dla zachowania bezpiecze stwa traktowana jako obligatoryjny wymóg) kopiowania tych zbiorów na dyskietkach, które bd traktowane jako dane archiwalne, umoliwiajce odtworzenie utraconych danych. Gwarancj bezpiecze stwa jest codzienne archiwowanie tu przed zako czeniem pracy i wyłczeniem komputera. Najkorzystniej jest sporzdza równolegle dwa komplety - 3 -
zbiorów archiwalnych. Kopiowanie w dniu nastpnym na dyskietkach z dnia poprzedniego (bez koniecznoci czyszczenia dyskietek) aktualizuje zbiory danych tworzc z nich aktualne. Niezbdnym wymogiem, warunkujcym bezpieczn eksploatacj systemu jest porzdzenie kopii (i jej zachowanie) na koniec kadego miesica, tu przed dokonaniem operacji zamknicia miesica. Zaleca si take, aby komplety dyskietek zawierajcych skopiowane zbiory danych na koniec miesica były przechowywane w rónych miejscach i pod opiek rónych, uprawnionych osób. 1.1.6. ZABEZPIECZENIE PRZETWARZANIA - HASŁO W celu zabezpieczenia procesu ewidencji i przetwarzania przed zniekształceniami spowodowanymi przez osoby nieuprawnione, a take w celu uniemoliwienia uruchomienia przez te osoby systemu - zastosowano hasłowe ograniczenia dojcia zarówno do systemu jak równie do niektórych, wanych jego fragmentów. Ograniczeniem objto m.in. : - uruchomienie systemu; - wprowadzenie konta syntetycznego i jego definiowanie w zakresie długoci indeksu konta analitycznego, agregacji, specyfikacji, charakterystyki konta oraz jego pozycji na niektórych, emitowanych wydawnictwach; - usunicie konta syntetycznego; - zdefiniowanie procentowej stawki odsetek za nieterminow regulacj nalenoci; - zdefiniowanie iloci dni do zapłaty jako normy ogólnie obowizujcej; - zdefiniowanie minimalnej kwoty, powyej której system winien emitowa noty odsetkowe; - zdefiniowanie minimalnej kwoty, powyej której system winien emitowa wezwania do zapłaty i potwierdzenia sald; - okrelenie, które konta maj by traktowane jako rozrachunkowe i odsetkowe; - zmiana nazwy banku i numeru głównego konta bankowego; - zamknicie miesica i roku, modyfikacja BZ; - definiowanie postaci rejestrów VAT itp. Hasło ograniczajce zostaje ujawnione w trakcie instalacji systemu osobie wskazanej przez uytkownika, a jeeli instalacja nastpuje bez udziału przedstawiciela producenta systemu, posiada ono posta okrelon w p. II.12 niniejszej instrukcji. Osoba uprawniona, znajca hasło moe dokona zmiany jego brzmienia na nowe jednak czynno ta powinna by dokonywana rozwanie : nowe hasło winno by zapamitane, poniewa utrata jego postaci uniemoliwi dalsz eksploatacj systemu i wymaga bdzie interwencji przedstawiciela S.P.I.-W."POLISOFT". 1.2. MODUŁY - BLOKI REALIZACYJNE SYSTEMU System informatyczny FK składa si z omiu modułów realizujcych poszczególne funkcje programowe, a moduły te (bloki realizacyjne) odpowiednio zblokowane stanowi cało systemu w jego standardowej wersji podstawowej. Z systemu FK eksploatowanego w wersji autonomicznej nie jest moliwe wyłczenie którego kolwiek z modułów : system w wersji jednostanowiskowej funkcjonuje jako cało i wszystkie moduły s aktywne. Mona jednak zrezygnowa z okrelonych funkcji systemu, tj. nie definiowa zakresu ich działania i z tego działania (przetwarzania) nie korzysta. - 4 -
W sieciowej wersji systemu (równoczesna praca na wielu stanowiskach) moliwe jest nadawanie kademu stanowisku rónego stopnia dostpu do okrelonego modułu, a zatem jest moliwo stworzenia dla kadego stanowiska rónego zakresu (pełny lub ograniczony) eksploatacji systemu poprzez wyłczenie prawa dostpu do okrelonego modułu lub jego składowej czci. Odbywa si to poprzez przydzielenie kademu z uytkowników odpowiedniego parytetu dostpu w granicach od 1 do 9. 1.2.1. WYKAZ MODUŁÓW 1.2.1.1. Moduł ZMIANY 1.2.1.2. Moduł OBROTY 1.2.1.3. Moduł STANY KONT 1.2.1.4. Moduł TRANSAKCJE 1.2.1.5. Moduł KOSZTY 1.2.1.6. Moduł WYNIKI 1.2.1.7. Moduł ARCHIWACJA 1.2.1.8. Moduł BILANS Uwaga : przedstawione powyej moduły zostały uszeregowane w naturalnej kolejnoci ich działania, a nie w kolejnoci wykazanej na ekranie przedstawiajcym główne menu systemu. Główne menu systemu przedstawia si nastpujco : NAZWA UYTKOWNIKA TABELKA 1.2.1 SYSTEM FINANS.-KSIEG. WERSJA 3.4.59 Rok przetwarzania 1997 Obroty Stany kont Bilans Koszty Transakcje Wyniki Archiwacja Zmiany WPROWADZANIE, PRZEGLADANIE I KOREKTA DEKRETOW WYBOR OPERACJI: klawisze lub pierwsza litera, akceptacja:, wyjscie: Esc - 5 -
1.2.2. GRAFICZNY SCHEMAT MODUŁÓW ZMIANY (1.2.1.1) Systemu Syntetyki Zakładanie Hasło Przegldanie Jednego konta Rodzaju kont Bilansowe rozliczeniowe Bilansowe aktywne Bilansowe pasywne Bilansowe aktywno- -pasywne Wynikowe aktywne Wynikowe pasywne Wynikowe aktywno- -pasywne Pozabilansowe Usuwanie kont Hasło Konto Wydruk Zmiana planu kont Hasło Powielanie kont Hasło Generowanie Definiowanie Rozrachunki Konta rozrach. Zakładanie Hasło Usuwanie Hasło - 6 -
Konta odsetkowe Zakładanie Hasło Usuwanie Hasło % odsetek Hasło Dopisywanie Kasowanie Dni do zapłaty Hasło Odsetki - min. Hasło Wezwanie - min. Hasło Salda - min. Hasło Konto i bank Hasło Rodz.obr.roku Tylko obr. roku Łcznie z BO Zmiana hasła Hasło dotychcz. Hasło nowe Akceptacja Generowanie Hasło (spec.) Nr uytkownika Akceptacja Rejestr VAT Edycja Hasło Przegldanie - 7 -
Konfiguracja Hasło Rejestry zakupu Rejestry sprzeday Rejestry zakupu z importu Gr. rodzajowe Hasło Dopisanie Korekta Wydruk Usunicie Inne definicje Konta Konto na przelewie Włczony Wyłczony Konfigur. przelewu Konto Nipu Pierwszy miesic Hasło (spec) Zaznaczenie miesica Odtwórz indeksy (nastpi wyjcie z systemu) Sprawdz.dysk. Włczony Wyłczony Rodzaj archiwacji Archiw. Standardowa Kompresja warunk. Napdy A : Pojemno B : Pojemno Sc. Format. Hasło Podaj ciek - 8 -
Automaty Edycja Hasło (spec.) Przegldanie Teksty Hasło Potwierdzenie sald Wezwania do zapłaty Sprztu Dwik Włczony Wyłczony Sprawdzanie drukarki Spr. włczone Spr. wyłczone Linia wydruków Ilo linii/str. Szeroko papieru Papier wski Papier szeroki Dysk Lokalizacja Kolor Podstawowy Uwypuklony Zasilanie Jest UPS Brak UPS Zapis parametrów Druku Zagszczony Normalny - 9 -
OBROTY (1.2.1.2) Wprowadz. obrotów Miesic biecy Akceptacja Miesic nastpny Akceptacja Przegld. obrotów Jeden dowód Miesic Wskazanie dowodu Wszystkie dowody Miesic Dziennik obrotów Data od - do Dekretami Dowodami Analitykami Syntetykami Odtwórz dziennik Wydruki Pozycje dowodów Miesic Grupa rodzajowa Jeden dowód Sumy dowodów Miesic Korekta BO Miesic dokonania Zam. miesica Hasło Decyzja (2x) Korekta BZ Hasło - 10 -
STANY KONT (1.2.1.3) Przegldanie Obroty roczne Obroty miesiczne Bilans Otwarcia Plan kont Edycja Dopisanie konta Korekta Usuwanie kont Jednego konta Koniec usuwania Kontrahenci wyszukiwanie wg fragmentu nazwy kontrahenta - 11 -
TRANSAKCJE (1.2.1.4) Identyfikator Przegldanie TBW-07 specyfikacja nierozliczonych sald kont analitycznych Wersja podstawowa Wersja skrócona Wersja podstaw. z podsumowaniem Wersja skrócona z podsumowaniem Noty odsetkowe Przegldanie Druk not Zestawienie Wezw. do zapłaty Parametry Przegldanie Druk wezwa Zestawienie Potwierdzenie sald Nierozlicz. trans. w przedziale czasu Zakres dat KOSZTY (1.2.1.5) Rozwinicie menu zaley od sposobu zdefiniowania kosztów w module ZMIANY Identyfikator Definicje kont Formularz - 12 -
WYNIKI (1.2.1.6) TBW - 01 kartoteka kont analitycznych Cało-kolejno Zakres Cało-alfabet. Zakress Konta rozr.-kolejno Zakres Konta rozr.-alfabet. Zakres TBW - 02 zestaw. obrotów i sald kont analitycznych Konta bilansowe Cało Zakres Ilo egzempl. Tylko salda Zakres Ilo egzempl. Konta pozabilans. Ilo egzempl. TBW - 03 TBW - 04 zestaw. obrotów i sald kont syntetycznych Zakres Ilo egzempl. zestaw. obrotów i sald konta syntet. XXX na okrelony dzie Cało Konto syntet. Ilo egzempl. Tylko salda Konto syntet. Ilo egzempl. TBW - 05 rachunek wyników Za miesic Za rok Miesic awansem Rok awansem - 13 -
TBW - 06 TBW - 09 bilans netto Ilo egzempl. specyfikacja obrotów na kontach z wybranego przedziału Okres Zakres kont TBW - 10 rejestr VAT Przegldanie Wybór rejestru Miesic Wydruk Wybór rejestru Miesic Zestawienie Wybór gr. rej. Miesic TBW - 11 specyfikacja porównawcza przeksigowanych kosztów - 14 -
ARCHIWACJA (1.2.1.7) Kopiowanie Napd A, B Cało Akceptacja Selekcja Zbiór Akceptacja Odzysk Hasło Napd A, B Cało Akceptacja Obroty Akceptacja Czyszczenie Napd A, B Akceptacja Formatowanie Napd A, B Akceptacja Transfer Wybór systemu Napd A, B, X Akceptacja Test transferu - 15 -
BILANS (1.2.1.8) Hasło Definicje Konta wynikowe Zakładanie Przegldanie Konta do scalenia Zakładanie Przegldanie Modyfikacja - 16 -
II. FUNKCJE SZCZEGÓLNE I ZNACZENIE PRZYJTYCH OKRELE 2.1. GRUPA RODZAJOWA DOKUMENTÓW Nonikami danych na wejciu, zarówno w systemie eksploatowanym autonomicznie jak i sieciowo mog by informacje pochodzce z dokumentów ródłowych (dokumentów pierwotnych) jak równie usystematyzowane zbiory danych z ewidencji rejestrowej lub z podsystemów dziedzinowych, przenoszone rcznie lub za porednictwem noników magnetycznych. Grupa rodzajowa okrela zatem rodzaj dokumentów ródłowych poddanych ksigowaniu, lub wyrónia ródło, z którego pochodz dane zagregowane. W systemie przewidziano moliwo stosowania dowolnego grupowania dokumentów w ramach 100 grup (od 00 do 99) z nastpujcymi ograniczeniami: - grupa rodzajowa 00 zarezerwowana jest dla korekty bilansu otwarcia; - grypy rodzajowe od 50 do 59 umoliwiaj ewidencj kosztów rozliczonych w ramach zespołu 5 bez koniecznoci przywoływania kont zespołu 4 (dla uytkowników systemu, którzy nie ewidencjonuj kosztów w układzie rodzajowym); - grupy rodzajowe od 90 do 99 umoliwiaj ewidencj kosztów rodzajowych na kontach zespołu 4 bez koniecznoci przywoływania kont zespołu 5 (dla uytkowników, którzy ewidencjonuj koszty wyłcznie w układzie rodzajowym). Uytkownicy systemu, którzy łcz dokumenty rónych rodzajów i tworz z nich tzw. bilanse dzienne mog znakowa te dokumenty numerami grup rodzajowych (od 01 do 31) odpowiadajcymi dacie kadego z tych bilansów. Przykładowe przyporzdkowanie numerów grup rodzajowych poszczególnym rodzajom dokumentów moe by nastpujce: grupa rodzajowa 01 = dokumenty kasowe grupa rodzajowa 02 = dokumenty bankowe grupa rodzajowa 03 = dokumenty zakupu materiałów grupa rodzajowa 04 = dokumenty zakupu usług.. grupa rodzajowa 50 = rozliczenie kosztów wydziałowych grupa rodzajowa 51 = rozliczenie kosztów ogólnych itp. Kolejno przyporzdkowania grup rodzajowych do okrelonego rodzaju dokumentów jest absolutnie dowolna. Grupy rodzajowe mog take by uyte dla wyodrbnienia ksigowa dokumentów dokonanych w odrbnych rejestrach pomocniczych lub ksigach wyodrbnionych. Mog te słuy wyodrbnianiu dokumentów pochodzcych z rónych oddziałów i zakładów podległych uytkownikowi systemu. 2.2. CHARAKTERYSTYKA KONT SYNTETYCZNYCH (KONT KSIGI GŁÓWNEJ) Dla okrelenia cech charakterystycznych kont syntetycznych (kont ksigi głównej) uyto umownych, jednocyfrowych oznacze w granicach od 1 do 8. Dla scharakteryzowania cech poszczególnych kont przyjto nastpujce oznaczenia cyfrowe i słowne: - 1 - konta rozliczeniowe - s to konta, na których na koniec okresu obrachunkowego (np. na koniec miesica) nie powinno wystpi saldo. Konta - 17 -
takie w wydawnictwie Bilans netto - TBW-06 wykazywane s na pocztku i cecha ta ułatwia wykrycie błdu, np. saldo na koncie 550, które (wg przyjtych zasad wewntrznych) winno by co miesic całkowicie rozliczone; - 2 - konta bilansowe aktywne - oznacza, e wszystkie salda na kontach analitycznych tego konta syntetycznego wystpuj po stronie winien, a ewentualne saldo kredytowe - bdzie wykazane po stronie debetowej ze znakiem ujemnym; - 3 - konto bilansowe pasywne - oznacza, e wszystkie salda kont analitycznych w ramach tego konta syntetycznego s kredytowe, a ewentualne saldo debetowe zostanie wykazane po stronie ma ze znakiem ujemnym; - 4 - konto bilansowe aktywno-pasywne - oznacza, e w zestawieniach obrotów i sald - salda zostan wykazane odrbnie, stosownie do ich charakteru i odrbnie zostan podsumowane; - 5 - konta wynikowe aktywne - oznacza, e salda tych kont nie wchodz bezporednio do bilansu netto, lecz wystpuj w nim jako konta zmniejszajce wynik bilansowy; - 6 - konta wynikowe pasywne - oznacza, e salda tych kont nie wchodz bezporednio do bilansu netto, lecz wpływaj na zwikszenie wykazanego w tym bilansie wyniku finansowego; - 7 - konta wynikowe aktywno-pasywne - salda tych kont nie wchodz bezporednio do bilansu, a rónicuj wynik finansowy stosownie do tego, czy s debetowe, czy te kredytowe; - 8 - konta pozabilansowe - salda tych kont nie wchodz do bilansu, a ewidencja na nich moe by tylko jednostronna. Charakterystyka kont syntetycznych okrela si w trakcie budowy tablicy kont ksigi głównej, w której to tablicy okrela si take kształt bilansu netto oraz kształt rachunku zysków i strat. 2.3. AGREGACJA (DANYCH W EMITOWANYCH WYDAWNICTWACH) Pojcie agregacja przyjto dla funkcji wynajdowania danych zamieszczonych w rozproszonych zbiorach, ich grupowania i sumowania według okrelonej cechy (lub cech) zawartych w identyfikatorze konta syntetycznego. Przyjte rozwizania pozwalaj na trzyszczeblow agregacj danych w wydawnictwach (np. TBW-02 - zestawienie obrotów i sald kont analitycznych) emitowanych przez system. Zmiana zasad agregowania danych, czyli sposobu grupowania ich według okrelonych cech numerycznych jest moliwa w kadym, dowolnie wybranym momencie. Agregacj okrela si iloci cyfr, które - jeeli ulegn zmianie, spowoduj automatyczny wydruk wartoci przyporzdkowanych temu przedziałowi cyfrowemu. Dla przykładu: W obrbie konta 501, w którego strukturze kont analitycznych przyjto jedenacie cyfr i cyfry te oznaczaj np.: 501 - x - xx - xxx - xx składnik kalkulacyjny kosztów numer zlecenia numer wydziału numer zakładu - 18 -
przyjto agregacj 1-2 - 3 pierwszy szczebel agregacji (*) drugi szczebel agregacji (**) trzeci szczebel agregacji (***) wydruk danych (np. TBW - 02 - zestawienie obrotów i sald kont analitycznych) bdzie miał posta nastpujc: 501-1 - 01-123 - 01 - Zakł.1, Wydz.01, zlec.123 - Mat. bezp. 501-1 - 01-123 - 02 - Zakł.1, Wydz.01, zlec.123 - Płace bezp. 501-1 - 01-123 - 03 - Zakł.1, Wydz.01, zlec.123 - Narzuty 501-1 - 01-123 - 04 - Zakł.1, Wydz.01, zlec.123 - Inne koszty. 501-1 - 01-123 - 99 *** - suma zlecenia nr 123, jeeli nastpne dane dotycz zlecenia o wyszym oznaczeniu ** - suma wydziału 01, jeeli nastpne dane ju tego wydziału nie dotycz * - suma zakładu nr 1, jeeli nastpne dane dotycz innego zakładu - suma konta syntetycznego 501 Zdefiniowany przez uytkownika sposób agregacji determinuje ponadto posta drukowanego indeksu konta, którego dotyczy. Np. analityczne konto 50110112301 przy agregacji 123 przedstawione bdzie na wydruku w postaci 501-1-01-123-01. 2.4. SPECYFIKOWANIE (DANYCH W EMITOWANYCH WYDAWNICTWACH) Definiowany przez w opcji ZMIANY klucz specyfikacji jest dwuszczeblowy i odnosi si do cyfr identyfikatora konta stojcych na najniszych pozycjach dziesitnych tego identyfikatora. Pozwala on na grupowanie w obrbie danego konta syntetycznego danych okrelajcych np.wielko składników kalkulacyjnych kosztów w obrbie konta syntetycznego niezalenie od tego, ile przedziałów konto to zawiera. Przyjty klucz specyfikacji np. 02 dla konta 501 podanego jako przykład w poprzednim punkcie (II.3) spowoduje, e na ko cu wydruku zestawienia obrotów i sald pojawi si łczne sumy dla poszczególnych składników, np. 01 - materiały bezporednie 02 - płace bezporednie 03 - narzuty 04 - inne koszty Obejmowa one bd kwoty łczne dla wszystkich zlece wydziałów i zakładów zaewidencjonowane w obrbie konta 501. Funkcja ta (podobnie jak klucz agregacji) moe by zmieniona przed kadym, kolejnym wydrukiem. 2.5. KONTA ROZRACHUNKOWE S to dowolnie wybrane konta, w obrbie których salda bd automatycznie rozliczane w obrbie identyfikatora, którym moe by numer faktury, noty ksigowej, kontraktu - 19 -
itp. odniesienia wyraonego w postaci liczby lub znaków alfanumerycznych, a pojemno tego pola wynosi 8 znaków. Rozliczenie moe nastpi w drodze skojarzenia dwóch, równych sobie wielkoci po stronie aktywów i pasywów, lub poprzez porównanie sum, uprzednio zagregowanych w obrbie tego samego identyfikatora zarówno po stronie aktywów jak i po stronie pasywów. Pełne rozliczenie, niezalenie od czasu, w którym nastpowało ksigowanie czci składowych nastpi wówczas, kiedy w obrbie tego samego identyfikatora sumy zaksigowane po stronie aktywów zrównaj si z sumami zaksigowanymi po stronie pasywów. 2.6. KONTA ODSETKOWE S to takie konta rozrachunkowe (p.ii.5) dla których system tworzy odrbny zbiór płatnoci nie opłaconych w okrelonym terminie. Odsetki mog by naliczane według zmiennych stóp procentowych. 2.7. SZTUCZNE ZBILANSOWANIE - FUNKCJA KONTA 999 Zgodno dwustronnych obrotów wprowadzonych z dokumentów ródłowych lub z magnetycznego nonika danych poddawana jest automatycznej kontroli systemu i wielkoci te jak równie rónica pomidzy nimi wywietlane s w trakcie wprowadzania w prawym, górnym rogu ekranu. Kady przypadek najmniejszej nawet niezgodnoci uniemoliwia wyjcie z fazy wprowadzania. Jeeli jednak przy wprowadzaniu dokumentu składajcego si z wielu dekretów analitycznych wystpi błd zgodnoci obrotów, a osoba wprowadzajca dane nie posiada wiedzy umoliwiajcej usunicie błdu - moliwe jest take uzyskanie tej zgodnoci przez automatyczne zaliczenie rónicy na konto 999, które nosi nazw raport błdów. Analityczne konto 999xx tworzy si automatycznie i odrbnie dla kadej grupy rodzajowej dokumentów przyjmujc jako czwart i pit cyfr identyfikatora - dwucyfrowy numer grupy rodzajowej dokumentów, z których ksigowania błd powstał. Wystpowanie nierozliczonego salda na koncie 999xx wywietlane jest w rodkowej, głównej czci ekranu. Zamknicie miesica przy istnieniu jakiegokolwiek salda w obrbie syntetycznego konta 999 jest niemoliwe. 2.8. KSIGOWANIA AWANSEM - KSIGOWANIA ANTYCYPACYJNE Wprowadzanie danych dotyczcych miesica nastpnego powinno w zasadzie rozpocz si po uprzednim zamkniciu miesica poprzedniego. Jeeli jednak z okrelonych przyczyn poprzedni miesic nie moe by zamknity, a przestój we wprowadzaniu nie jest wskazany, moliwe jest wprowadzanie obrotów dotyczcych nastpnego miesica poprzez wybór tego miesica (kursorem lub liczb). Wprowadzone dekrety dotyczce miesica nastpnego nie s jednak poddawane procesowi aktualizacji, tj. nie powoduj zmiany stanów poszczególnych kont. Podlegaj zapisaniu w odrbnym zbiorze (OBRROBxx.xx), a ich doliczeniu do kartoteki, czyli poddanie procesowi aktualizacji stanów nastpi z chwil zamknicia miesica biecego. Wyjtek stanowi zbiór TRANSAKCJE, w którym to zbiorze - 20 -
dopisywane s take ksigowania antycypacyjne i mog by ogldane i drukowane, a wyrónienia ksigowania awansem oznaczone s gwiazdk. Ksigowania awansem mog by wyodrbnione take w rachunku zysków i strat (Moduł WYNIKI TBW-05) oraz w dzienniku obrotów (Moduł OBROTY PRZEGLDANIE DZIENNIK OBROTÓW). Rozwizanie to uelastycznia funkcjonowanie systemu i eliminuje przerwy i opónienia, jakie mogłyby powsta na skutek nieterminowego dopływu niektórych dokumentów ródłowych lub zbiorów wstpnie przetworzonych. 2.9. FILTR - KLUCZ WYBORU F Jest to funkcja przy pomocy której mona siga do rozproszonych danych i agregowa je (w module STANY KONT PRZEGLDANIE) według jednej lub kilku znaków cyfrowych zawartych w (maksymalnie 15-cyfrowych) identyfikatorach okrelonego konta syntetycznego lub grupy kont. Np. przy załoeniu, e wszystkie konta zespołu 5 posiadaj jednakow długo, a na miejscu 7 i 8 znajduje si oznaczenie składnika kalkulacyjnego (np. 07-amortyzacja), to poprzez wcinicie klawisza F oraz wypalcowanie 5xxxxx07 uzyskamy informacj o wysokoci amortyzacji zarachowanej na wszystkie konta zespołu 5, za wcinicie np. klawisza F oraz cyfry 3 i po uyciu klawisza ENTER uzyskamy dane o wszystkich kontach zespołu 3. Dane tak wyeksponowane mona oglda, sumowa i drukowa. 2.10. ZASADY EWIDENCJI KOSZTÓW W systemie przyjto moliwo ewidencji kosztów trzema rónymi metodami: a) Ewidencja kosztów wyłcznie w układzie rodzajowym, jednak z moliwoci agregowania tych kosztów (poprzez definiowanie struktury ich kont) do szczebla miejsca powstawania, np. 401-501 - 123-01 składnik kosztów (np. mat. bezporednie) numer zlecenia w ramach konta 501 konto kosztów produkcji konto syntetczne kosztó rodzaj. (np. MATERIAŁY) W przypadku takiej metody ewidencji wystpuj pewne ograniczenia organizacyjne, a mianowicie takie, e zakres grup rodzajowych dla dokumentów, z których wynikaj koszty ogranicza si do 10 (od 90 do 99). Poprzez właciw definicj charakteru konta w zakresie agregacji (np 3-3) mona automatycznie uzyska ( w podanym przykładzie) sum kosztów poniesionych na zlecenie nr 123 (i kade inne), na konto 501 oraz na całe konto 401, a w ramach zdefiniowanej specyfikacji (0-2) take sum kosztów wyodrbnionych składników rodzajowych. b) Ewidencja kosztów wyłcznie w układzie kalkulacyjnym, jednak z moliwoci agregowania tych kosztów do szczebla składników rodzajowych, np: 501-401 - 123-01 - 21 -
składnik kosztów rodzaj. (np. mat. bezpor.) numer zlecenia w ramach konta 501 konto rodzajowe kosztów(np. MATERIAŁY) konto kosztów produkcji Przy wyborze tej metody stosuje si grupy rodzajowe dokumentów od 50 do 59, ale moliwa jest agregacja kosztów zarówno na szczeblu MPK (zlecenie nr 123 w ramach konta 501) jak równie uzyskanie informacji o stanie kosztów w ramach konta 501 i wyspecyfikowanie składników rodzajowych. c) Dwuszczeblowa (za pomoc jednokrotnego palcowania kwoty) ewidencja kosztów tj. równoczesny zapis na kontach zespołu 4 i zespołu 5 z automatycznym zapisem na koncie 490. Klasyfikacja w ramach kosztów rozliczonych moe by odrbna od przyjtej na poziomie kosztów rodzajowych. 2.11. ZAMKNICIE MIESICA Jest to funkcja organizacyjno-porzdkowa polegajca na wyzerowaniu obrotów z obszaru Obroty miesica i zgłoszeniu aktywnego przyjmowania zapisów ksigowych, które maj by zarachowane do obrotów miesica nastpnego. Funkcja ta jest nieodwracalna z poziomu obsługi operatorskiej systemu. 2.12. HASŁO DOSTPU Jest to funkcja ograniczajca osobom nieuprawnionym prawo dostpu do niektórych opcji wybranych modułów. W wersji handlowej (instalacyjna posta systemu) hasło to posiada brzmienie marek, które moe i powinno by zmienione (w module ZMIANY HASŁO) na takie brzmienie (w ramach 10 znaków alfanumerycznych), które zapewni stosowne bezpiecze stwo dostpu. W wersji sieciowej kady z uytkowników winien mie hasło odrbne: wywołanie pracy na innym stanowisku przy mianowaniu tego samego hasła nie jest moliwe. 2.13. FUNKCJA STORNA Usuwanie wprowadzonych dekretów (zarówno w obszarze ksigowania obrotów miesica biecego jak i ksigowania awansem) jest moliwe jedynie do czasu, kiedy uzgodnione obroty strony debetowej i kredytowej zostan poddane tzw. aktualizacji. Aktualizacja nastpuje w momencie wyjcia z ksigowania bd przejcia do ksigowania nastpnego dokumentu. Po wyjciu z ksigowania danego dokumentu zapis, nawet obarczony błdem (ale pod warunkiem, e obroty stron si bilansuj, bo wtedy wyjcie nie jest moliwe) podlega wpisaniu do odpowiedniego zbioru magnetycznego i ulegnie proceduralnemu przetworzeniu. Błdny dekret zostanie take umieszczony w drukowanym zbiorze TAB-01 zbiór transakcji zarachowanych czyli w ksigowym ladzie komputerowym. Wyeliminowanie skutków błdnego zapisu jest moliwe przez powtórzenie go na tych samych kontach ze znakiem ujemnym (znak minus naley wcisn przed palcowaniem kwoty). 2.14. DODATKOWE DEKRETY W DOKUMENCIE ZAKTUALIZOWANYM - 22 -
Dla łatwej identyfikacji zapisów ksigowych z fizycznymi (lub przekazywanymi w ramach transferu - magnetycznymi) dokumentami ródłowymi zastosowano - w ramach kadej grupy rodzajowej (p.2.1.) biec numeracj dokumentów. W ramach kadej grupy rodzajowej (odrbny charakter dokumentów, odrbny segregator, odrbny obszar archiwacji) system prowadzi numeracj narastajc, proponujc w kadym nastpnym miesicu nr 1 jako pierwszy. W przypadku przyjcia przez uytkownika takiego sposobu oznaczania dokumentów, identyfikacja odbywa si przez sprawdzenie: GRRODZ - DATA - Nr dowodu - Lp, co oznacza: liczba porzdkowa dekretu w ramach dokumentu zaliczonego do danej grupy rodzajowej w okrelonej dacie. kolejny nr dowodu w okrelonej grupie rodzajowej danego miesica. data dokumentu, zdarzenia gospodarczego lub zarachowania (wg uznania uytkownika). nr grupy rodzajowej (identyfikacyjny charakter dokumentów). Propozycja systemu nadania kolejnego numeru wprowadzanemu dokumentowi moe by zmieniona przez wypalcowanie nowego numeru dokumentu (np. numery cignione w roku obrachunkowym). W obszarze ewidencyjnym aktualnego (nie zamknitego - wg wskaza p.5.9.) miesica moliwe jest dopisanie dekretów do uprzednio wprowadzonego i zaktualizowanego dokumentu, jednak wówczas pojawi si informacja: "istnieje juz dowód o nr... z gr. rodz..... Czy chcesz do niego dopisa T/N" i wówczas, po wciniciu klawisza "T" mona kontynuowa wprowadzanie nastpnych dekretów do wskazanego dokumentu. III. INSTALACJA SYSTEMU 3.1. ZAINSTALOWANIE SYSTEMU Zainstalowanie systemu polega utworzeniu w odpowiednim miejscu dysku twardego (zalenie od partycji, konfiguracji lub rozwiza sieciowych) odpowiedniego katalogu i przekopiowaniu do niego programu roboczego, który dostarczany jest na noniku magnetycznym (dyskietka). Konieczne jest take wykonanie pewnych czynnoci technicznych jak np. ustalenie cieki dostpu bezporedniego. Najkorzystniej jest, jeeli instalacji dokonuje uprawniony przedstawiciel S.P.I.-W. POLISOFT". Jeeli instalacji dokonuje samodzielnie nabywca systemu, wówczas - równolegle z otrzymaniem licencji uprawniajcej do korzystania z systemu - otrzyma szczegółow instrukcj o sposobie instalowania z uwzgldnieniem warunków technicznosprztowych, jakimi dysponuje. 3.2. INICJACJA SYSTEMU - 23 -
Rozpoczcie eksploatacji systemu FK moe nastpi w kadym, dowolnie wybranym momencie: zarówno od pocztku roku obrachunkowego jak te w trakcie jego trwania. Rozpoczcie eksploatacji z pocztkiem roku obrachunkowego wymaga jedynie wprowadzenia sald z Bilansu Otwarcia, natomiast zapocztkowanie przetwarzania w cigu roku wymaga ponadto wprowadzenia obrotów (bd sald) za okres od pocztku roku do momentu rozpoczcia eksploatacji systemu. Mona równie połczy salda z Bilansu Otwarcia z obrotami (bd saldami) od pocztku roku i wprowadzi je łcznie. Jeeli przed rozpoczciem eksploatacji systemu FK przetwarzanie odbywało si w technice komputerowej, wówczas stany dotychczasowe mona przenie z magnetycznych noników danych. IV. 4.1. UTWORZENIE ZBIORU KONT KSIGI GŁÓWNEJ - KONT SYNTETYCZNYCH Wej w moduł ZMIANY SYSTEMU SYNTETYKI ZAKŁADANIE, przechodzc do niszych sekwencji klawiszem ENTER. Po wprowadzeniu prawidłowego hasła ukae si na ekranie tabelka NAZWA UYTKOWNIKA SYSTEMU ZAKLADANIE DEFINICJI KONT SYNTETYCZNYCH TABELKA 4.1. SYSTEM INFORMAT. FINANSOWO-KSIEG. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Konto syntetyczne Puste pole + - wyjscie któr wypełnia si nastpujco: a) kol. 1 - trzycyfrowy numer konta syntetycznego (konta ksigi głównej); b) kol. 2 - nazwa konta (max. 60 znaków); c) kol. 3 - liczba okrelajca długo konta analitycznego (konta ksigi pomocniczej) w ramach od 3 do 15. Np. postawienie przy koncie syntetycznym 501 liczby 9 oznacza, e konto to bdzie posiadało posta 501xxxxxx (trzy znaki dla konta syntetycznego i sze dla wyrónika konta analitycznego); d) kol. 4 - okrelenie sposobu agregowania danych wg wyjanie zamieszczonych w p. II. 3. Jeeli agregacja danych w ramach tego konta nie jest wymagana, pole to moe pozosta puste); - 24 -
e) kol. 5 - okrelenie sposobu specyfikowania danych na wydrukach wg wyjanie zamieszczonych w p. 2. 4. Pole to moe pozosta niewypełnione; f) kol. 6 - okrelenie charakteru konta w ramach cyfr od 1 do 8 wg wyjanie w p. 2.2. Pole to musi by wypełnione. g) kol. 7 - numer pozycji bilansu strony aktywów, w której to pozycji w bilansie (TBW - 06) suma sald strony winien winna by wykazana; h) kol. 8 - numer pozycji bilansu dla sald pasywnych; i) kol. 9 - numer wiersza rachunku zysków i strat (TBW - 05), w którym winny by wykazane sumy sald tego konta. W trakcie eksploatacji systemu mona w tabeli kont ksigi głównej (kont syntetycznych) dokonywa zmian w kolumnach: 2, 4, 5, 6, 7, 8, i 9 - bez ogranicze, za w kolumnie 3 - długo indeksu zmiana jest moliwa pod warunkiem, e na kontach analitycznych poprzednio załoonych nie została zaksigowana adna kwota. Dopisanie nowego konta syntetycznego i jego zdefiniowanie jest moliwe w kadej fazie eksploatacji systemu. 4.2. TWORZENIE ZBIORÓW KONT KSIG POMOCNICZYCH - KONT ANALITYCZNYCH Przed przystpieniem do praktycznej eksploatacji systemu (ale po utworzeniu zbioru kont syntetycznych) mona utworzy zbiór kont analitycznych. Nastpuje to w module STANY KONT EDYCJA DOPISANIE KONTA. Tworzenie zbiorów kont analitycznych przed przystpieniem do ksigowania nie jest jednak konieczne, poniewa utworzenie konta, którego nie załoono - jest moliwe w trakcie samego wprowadzania dekretów. 4.3. DEFINIOWANIE KONT ROZRACHUNKOWYCH Aby zdefiniowa, które to konta system ma traktowa jako rozrachunkowe, naley wej w moduł ZMIANY SYSTEMU ROZRACHUNKI KONTA ROZRACH. ZAKŁADANIE i po sforsowaniu hasła, naprowadzeniu kursorem podwietlonego paska na trzy znaki x (xxx) uy klawisza ENTER i wpisa trzycyfrowy symbol konta syntetycznego. Warunkiem wpisania jest to, e konto znajduje si w zbiorze kont syntetycznych. 4.4. DEFINIOWANIE KONT ODSETKOWYCH Aby zdefiniowa w obrebie którego konta rozrachunkowego system bdzie nalicza odsetki od nieterminowo regulowanych płatnoci naley wej w moduł ZMIANY SYSTEMU ROZRACHUNKI KONTA ODSETK. ZAKŁADANIE i po sforsowaniu hasła postpi jak w p. poprzednim. Warunkiem wpisania jest to, aby konto było uprzednio zdefiniowane jako rozrachunkowe. 4.5. NAZWA I KONTO BANKU Wej w moduł ZMIANY SYSTEMU KONTO I BANK, poda hasło, potwierdzi klawiszem ENTER, a nastpnie wpisa nazw banku i po potwierdzeniu klawiszem ENTER wpisa numer konta. Potwierdzi klawiszem ENTER i uy klawisza litery T lub N. Nazwa banku i numer konta wystpowa bd przy emisji wezwa do zapłaty, not odsetkowych oraz przelewu. - 25 -
4.6. DEFINIOWANIE DNI DO ZAPŁATY Rozliczenia z kontrahentami, zarachowane na kontach zdefiniowanych jako rozrachunkowe i ewentualnie odsetkowe winny si odbywa - pod rygorem skutków w postaci naliczania odsetek od nieterminowych płatnoci w okrelonym terminie. Przyjcie jednego, wspólnego dla wszystkich nalenoci z dłunikami terminu rozlicze wymaga jego zdefiniowania w module ZMIANY SYSTEMU ROZRACHUN-KI DNI DO ZAPŁATY. Oprócz tego moliwe jest take zdefiniowanie rónego od ogólnie obowizujcego terminu - terminu wyznaczonego dla danego kontrahenta: moduł STANY KONT EDYCJA DOPISANIE KONTA (lub KOREKTA), a ponadto moliwe jest wyznaczenie terminu dla kadej operacji gospodarczej, zarejestrowanej w obrbie kont rozrachunkowych i równoczenie odsetkowych (moduł OBROTY WPROWA- DZANIE i wyznaczenie okrelonej wartoci w poz. dni"). 4.7. DEFINIOWANIE WARTOCI NOTY ODSETKOWEJ W module ZMIANY SYSTEMU ROZRACHUNKI - ODSETKI MIN. moliwe jest okrelenie kwoty, powyej której odsetki maj by obliczane i emitowane. Moe si bowiem zdarzy, e kwota odsetek nalenych od nieterminowych płatnoci jest nisza, lub niewiele wysza od poziomu opłat portoryjnych. Uytkownikowi systemu słuy wic prawo wyboru poziomu kwoty, poniej którego system nie bdzie odsetek nalicza; niszy poziom bdzie ignorowa. 4.8. DEFINIOWANIE WARTOCI WEZWA DO ZAPŁATY W module ZMIANY SYSTEMU ROZRACHUNKI WEZWANIE MIN okrela si najniszy poziom kwoty, poniej której system nie bdzie emitowa wezwa do zapłaty. 4.9. DEFINIOWANIE WARTOCI POTWIERDZE SALD System ma moliwo edytowania potwierdze sald na kady, dowolnie wybrany termin. Emisja potwierdze sald moe nastpi w stosunku do tych sald kont rozrachunkowych, których warto przekracza poziom okrelony w module ZMIANY SYSTEMU ROZRACHUNKI WEZWANIE MIN. Salda o niszej wartoci nie bd uwzgldniane przy emisji potwierdze sald. 4.10. DEFINIOWANIE REJESTRÓW VAT Jeeli uytkownik systemu zdecyduje, e podczas biecych ksigowa winny si tworzy rejestry VAT-owskie (bdce ubocznym produktem dokonanych ksigowa ), t kady taki rejestr powinien by zdefiniowany. Definiowanie rejestru polega na okreleniu jego symbolu i nazwy oraz wskazaniu numeru konta (i strony tego konta), na którym próba dokonania ksigowania spowoduje automatyczne otwarcie tego rejestru. System rozrónia trzy odrbne rodzaje rejestrów: a) rejestry zakupów w obrocie krajowym, oznaczone symbolem Z; b) rejestry zakupów z importu, zawierajcych moliwo rejestrowania cła i podatków granicznych, oznaczone symbolem I; - 26 -
c) rejestry sprzeday, oznaczone symbolem S. Definiowanie rejestrów VAT jest dwuszczeblowe: najpierw naley rejestr nazwa, zaliczy do okrelonej grupy (Z,I,S), wskaza konto i stron (aktywa - A, lub pasywa - P) na którym to koncie próba dokonania zapisu odpowiedni rejestr przywoła, a nastpnie go skonfigurowa, tj. wskaza na jakie konta poszczególne zapisu maj by zaliczone. Czynnoci definiowania i konfigurowania rejestrów VAT s nastpujce: EDYCJA: Wej w moduł ZMIANY SYSTEMU REJESTR VAT EDYCJA HASŁO, uywajc kadorazowo klawisz ENTER, a nastpnie wcisn klawisz INSERT oraz: - oznaczy skrócony, trzyznakowy identyfikator rejestru, np.: a) MAT - zakup materiałów b) USŁ - zakup usług c) ZAK - zakup materiałów i usług d) INW - zakup rodków trwałych e) IMP - zakup z importu f) SPR - sprzeda Uwaga: ilo tworzonych rejestrów oraz stopie rozdzielnoci dokonywanych w nich zapisów nie jest limitowany - winien wynika z okrelonych przez uytkownika jego potrzeb. - nazwa rejestr (np. rejestr zakupu płodów rolnych ) - oznaczy jego symbol (Z,I lub S) - zdecydowa, które konto (rozwinite do szczebla analitycznego, lub oznaczone tylko symbolem konta ksigi głównej) powoduje otwarcie rejestru - oznaczy stron (A - aktywa, lub P - pasywa ), na którym dokonany zapis spowoduje przywołanie rejestru Omówione wyej czynnoci wykonywane s w ramach poniszej tabelki: NAZWA UYTKOWNIKA SYSTEMU DEFINICJE REJESTROW VAT - EDYCJA - TABELKA 4.10. SYSTEM INFORMAT. FINANSOWO-KSIEG. Nr rej. N A Z W A wyr (Z/S/I) konto otw. rej. strona (A/P) SPR ZAK INW REJESTR SPRZEDAZY REJESTR ZAKUPU MATER. I USLUG REJESTR ZAKUPU SR. TRWALYCH S Z Z 700 302 303 P A A - gora/dol PgUp/PgDn - str.gora/dol Home - poczatek End - koniec Ins - dopisanie Del - kasowanie Enter - poprawianie Esc - wyjscie - 27 -
Po oznaczeniu strony zapisu (A lub P) i uyciu klawisza ENTER system wejdzie w now tabel, w której naley poda numery kont analitycznych, na które automatycznie zapisane zostan wartoci netto, podatek VAT i ewentualnie cło i podatek graniczny (przy rejestrach oznaczonych wyrónikiem I ) w rejestrach VAT. Dla kadej stawki podatkowej przewidziano pi odrbnych szczebli ewidencji, oznaczonych literami od a do c do swobodnego wykorzystania, np.(dla rejestrów zakupu) : a) podatek naliczony odliczany w całoci od podatku nalenego w miesicu zarachowania; b) podatek naliczony odliczany w miesicu zarachowania proporcjonalnie do struktury podatkowej sprzeday; c) podatek naliczony do odliczenia w okresie nastpnym; d) podatek naliczony do zarachowania w koszty; e) podatek, dla którego rozliczenia wymagane s rozstrzygnicia specjalne Po wykonaniu tych czynnoci rejestry VAT s zdefiniowane. KONFIGURACJA W systemie przewidziano moliwo naliczania przez system (automatycznie) podatków w ramach kilku rónych stawek podatku VAT (np. 22%, 17%, 12%, 7%, 0% ) pozostawiajc rezerw na moliwo zastosowania innego wymiaru podatku, jeeli obowizujce przepisy podatkowe wprowadz inne stawki. W kadym takim przypadku, oprócz istniejcych stawek naley wprowadzi take nowe, obowizujce stawki, korzystajc z modułu ZMIANY SYSTEMU REJESTR VAT KONFIGURACJA. 4.11. DEFINIOWANIE GRUP RODZAJOWYCH DOKUMENTÓW Zdefiniowanie grup rodzajowych dokumentów (rejestrów i ksig pomocniczych) nie jest warunkiem uruchomienia systemu., poniewa utworzenie nowej grupy jest take moliwe w trakcie wprowadzania dekretów. Sposób ich tworzenia (dopisywania), korygowania, usuwania i drukowania został precyzyjnie opisany w instrukcji realizacyjnej na ekranie w module ZMIANY SYSTEMU GRUPY RODZAJOWE. 4.12. INNE DEFINICJE W module ZMIANY SYSTEMU INNE DEFINICJE moliwe jest okrelenie szeregu parametrów istotnych dla spsobu działania systemu. Moliwe jest tu wic: 4.12.1. WYDRUK KONTA KONTRAHENTA NA PRZELEWIE Okrela si tu, czy na emitowanym przez system poleceniu przelewu ma by zamieszczone konto analityczne kontrahenta, którego wydruk zastpuje dekret analityczny. Realizacja: ZMIANY SYSTEMU INNE DEFINICJE KONTA KONTA PRZEL. WŁCZONY 4.12.2. WYSZUKIWANIE KONTRAHENTA PO NUMERZE NIP (W REJ. VAT) Okrela si tu, czy w rejestrze VAT kontrahent ma by przywoływany po wpalcowaniu jego numeru NIP. - 28 -