Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie (0-22) 628-28-62, 628-78-42, Fax. RIO 628-31-16 Adres, ul. Koszykowa 6a, 00-564 Warszawa Wydz. Kontroli (0.-22) 625-38-59, 625-21-55, Fax. RIO 629-43-29 Adres, ul. Koszykowa 6 a, 00-564 Warszawa RIO II 0913/ 84 /2009 Warszawa, dn. 04.02.2009 r. Pan Romuald Woźniak Wójt Gminy Załuski Dotyczy: protokołu z kontroli kompleksowej podpisanego dnia 22 grudnia 2008r. Wystąpienie pokontrolne Działając na podstawie ustawy z dnia 7 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (tekst jednolity Dz. U. Nr 55, poz. 577 z 2001r) i rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 lipca 2004r roku w sprawie siedzib i zasięgu terytorialnego regionalnych izb obrachunkowych oraz szczegółowej organizacji izb, liczby członków kolegium i trybu postępowania (Dz. U. Nr 167 z 27.07.2004r poz. 1747) - przeprowadzona została w dniach od 16.10.2008r. do 18.12..2008r. kontrola kompleksowa w zakresie gospodarki finansowej. Kontrolą objęto okres od 01.01.2007r. 31.12.2007r. Kontrola wykazała niedociągnięcia, dlatego w celu ich wyeliminowania w przyszłości, działając na podstawie art. 9 ust. 2 w/w ustawy wnioskuję, co następuje: III. Gospodarka pienięŝna i rozrachunki 1. Stwierdzono: Nie wpisanie do księgi druków ścisłego zarachowania 17 szt druków KP stwierdzonych podczas inwentaryzacji na dz. 31.12.2007r. oraz 2 bloczków kart drogowych. Bloczki kart drogowych nie zostały objęte inwentaryzacją - str 10 i 13 protokołu kontroli 1
Ujmować w ewidencji wszystkie druki ścisłego zarachowania zgodnie z 3 pkt. 2 zarządzenia Wójta Gminy Nr 0152/42/2008 z dn. 1.08.2008r. w sprawie ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania. Wszystkie składniki majątku jednostki, w szczególności druki ścisłego zarachowania obejmować inwentaryzacją zgodnie z art. 26 ust.1 ustawy z dn. 29 września 1994r. o rachunkowości ( t.j. D.U. z 2002r. Nr 76 poz. 694 z późn. zmian. ) 2. Stwierdzono: Przypadki odprowadzania gotówki zainkasowanej na kwitariusze K-103 po kilku miesiącach. Zwracane wykorzystane kwitariusze nie były poddawane kontroli rachunkowej. W Urzędzie nie opracowano procedury kontroli druków ścisłego zarachowania oraz nie określono terminów rozliczania się z zainkasowanej na te druki gotówki. W księdze druków ścisłego zarachowania nie wpisywano daty zwrotu kwitariuszy - str 10 i 11 protokołu kontroli W wewnętrznych unormowaniach określić terminy rozliczania się z gotówki przyjmowanej na kwitariusze K-103 oraz inne druki ścisłego zarachowania. Opracować procedurę kontroli wykorzystanych druków. Przestrzegać przyjętych uregulowań. W księdze druków ścisłego zarachowania wpisywać wszystkie wymagane informacje. 3. Stwierdzono: Konta rozrachunkowe nie były wykazywane z saldami dwustronnymi, pomimo ich wystąpienia. Na koncie 224 w organie na dz. 31.12.2007r. wykazano saldo jednostronne po str Wn w kwocie 107.479,05 zł, która stanowi róŝnicę naleŝności i zobowiązań gminy na koniec roku. RównieŜ konto 221 wykazano z saldem tylko po str Wn. Nie wykazano salda po str Ma pomimo wystąpienia nadpłat w kwocie 4.998,30 zł wykazanych w sprawozdaniu Rb-27s ( rubr. 11 ). Jednostronnie wykazano takŝe saldo konta 240 - str 11 i 12 protokołu kontroli Przestrzegać zasad prowadzenia ewidencji na kontach księgowych ustalonych w załącznikach Nr 1 i 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dn. 28.07.2006r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( D.U. 06.420.1020 z późn. zm. ), w szczególności wykazywać dwustronne salda na kontach rozrachunkowych w przypadku ich wystąpienia 4. Stwierdzono: Niewyjaśnione saldo konta 240, na którym są ewidencjonowane środki na rachunku sum depozytowych, które na koniec 2007r. wynosiło 108.915,80 zł - str 11 protokołu kontroli Wyjaśnić i rozliczyć kwotę 108.915,80 zł strony Ma konta 240. Przestrzegać rzetelnego prowadzenia ewidencji na poszczególnych kontach księgowych zgodnie z zasadami określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dn. 28.07.2006r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budŝetu państwa, budŝetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych ( D.U. 06.420.1020 z późn. zm. ). 2
IV. Wykonanie budŝetu dochody 5. Stwierdzono: Wpływy podatków nie były księgowane poszczególnymi podatkami - str. 23 protokołu. Dochody z podatków księgować poszczególnymi podatkami, do czego obliguje 11 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 21 czerwca 2006 roku w sprawie zasad rachunkowości i planu kont w zakresie ewidencji podatków, opłat i niepodatkowych naleŝności budŝetowych dla organów podatkowych ( j.t. Dz.U. Nr 112 poz. 761). Przestrzegać 9 pkt. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006r. w sprawie sprawozdawczości budŝetowej ( Dz.U. Nr 115 poz. 781 z późn. zmian. ) 6. Stwierdzono: Błędnie sporządzone rocznie sprawozdanie Rb-27s za 2007r. tj. - nie wykazano w sprawozdaniu zwolnienia autobusu na kwotę 1.000zł. - błędnie wykazano kwotę odroczenia terminu płatności w dz. 756 rozdz.75616 034 podając kwotę odroczenia za cały rok zamiast za okres sprawozdawczy róŝnica 2.974,40zł. - nie wykazano w dziale 852 rozdz. 85212 0690 kwoty 130.035,36zł. z tytułu zaliczki alimentacyjnej. - błędnie wykazano w dziale 756 rozdz. 75616 032 kwotę 12.544,73zł. zawyŝono o 696,50zł. - str. 15 protokołu kontroli Sprawozdania sporządzać zgodnie z instrukcją stanowiącą załącznik Nr 34 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 czerwca 2006r. w sprawie sprawozdawczości budŝetowej. 7. Stwierdzono: Organ podatkowy nie poddawał kontroli i weryfikacji złoŝonych informacji dot. podatku od środków transportowych, w wyniku czego stwierdzono - przypadek zaniŝenia podatku o 100zł. w wyniku przyjęcia do opodatkowania samochodu o zawieszeniu pneumatycznym zamiast innym. - przypadek zaniŝenia kwoty podatku o 21zł. wskutek opodatkowania o 1 m-c/ za mało. - str. 21 i 22 protokołu kontroli Przestrzegać art. 274a 2 Ustawy Ordynacja podatkowa z dnia 29 sierpnia 1997r. ( t.j. Dz.U.05.8.60 z późn. zmian. ) 8. Stwierdzono: Zastosowano ulgę inwestycyjną w oparciu o rachunki zakupu deszczowni, bez kontroli jej zainstalowania, co winno być warunkiem jej przyznania str. 43 protokołu. Przeprowadzać kontrolę faktycznego zastosowania wybudowanej deszczowni, przed wydaniem decyzji przyznającej ulgę w podatku rolnym zgodnie z art. 13 pkt. 2a ustawy z dnia 15 listopada 1984r. o podatku rolnym ( Dz.U.06.136.969 z póŝ. zm) 9. Stwierdzono: Brak dochodów z opłaty targowej w skutek nieprawidłowej interpretacji dotyczącej targowiska str. 22 protokołu 3
Pobierać opłatę targową zgodnie z art. 15 ust.1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991r. o podatkach i opłatach lokalnych ( t.j. Dz.U. 06.121.844 z póŝn. zm.), według stawek uchwalonych Uchwałą Rady Gminy w sprawie opłaty targowej na 2009r. 10. Stwierdzono: Brak dochodów z tytułu opłaty adiacenckiej nie uchwalono stawki tej opłaty przez Radę Gminy pomimo zakończenia budowy infrastruktury technicznej str. 45-46 protokołu. Przygotować na sesję Rady Gminy projekt uchwały w sprawie wysokości stawki procentowej opłaty adiacenckiej i stosować ją do wydawania decyzji określającej jej wysokość w przypadkach zakończonych inwestycji wybudowanych urządzeń infrastruktury technicznej zgodnie z art. 146 148 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce przestrzennej ( t.j. Dz.U.04.261.2603 z póŝ. zm.) IV. Wykonanie budŝetu - wydatki 11.Stwierdzono: Nieterminowe przekazanie 3 rat składek na rzecz Izb Rolniczych - str. 50 i 51 protokołu kontroli Przestrzegać terminów przekazywania składek na rzecz Izb Rolniczych określonych w art. 35 ust. 2 ustawy z dn. 14 grudnia 1995r. o izbach rolniczych ( j.t. D.U. 02.101.927 z późn. zmian. ), w związku z art. 6a ust.6 ustawy z dn. 15 listopada 1984r. o podatku rolnym ( j.t. D.U. 06.136.969 z późn. zmian. ). 12.Stwierdzono: Brak biletów przy rozliczaniu kosztów podróŝy słuŝbowej w przypadku delegowania pracowników środkami komunikacji zbiorowej ( PKS ) - str 52 protokołu kontroli Przestrzegać 8a ust.3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dn. 19.12.2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania naleŝności przysługującej pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budŝetowej z tytułu podróŝy słuŝbowej na obszarze kraju ( D.U. 02.236.1990 z późn. zmian. ), który stanowi, Ŝe do rozliczenia kosztów podróŝy pracownik załącza dokumenty ( rachunki ) potwierdzające poszczególne wydatki 13. Stwierdzono: Niewłaściwe zakwalifikowanie opłaty komorniczej do dz. 750 rozdz. 75023 4300 wydatków - str 53 protokołu kontroli Przestrzegać rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 14 czerwca 2006r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych ( D.U. Nr 107 poz. 726 z późn. zmianami ), w szczególności opłatę komorniczą zaliczać do 4610 wydatków. 4
14. Stwierdzono: W prowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na obsługę bankową budŝetu gminy, sporządzony Protokół z postępowania nie zawierał wszystkich wymaganych przepisami informacji, m.in: - nie udokumentowano ustalenia wartości szacunkowej zamówienia. - miejscu i terminie składania i otwarcia ofert, - informacji o spełnieniu lub nie spełnieniu przez wykonawców warunków udziału w postępowaniu, - streszczenia oceny i porównania złoŝonych ofert str. 56 protokółu kontroli Protokół z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego sporządzać zgodnie z art. 96 ust.1 Ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (t.j. Dz. U. z 2007r. Nr 223 poz. 1655 z późn. zm.) w związku z 2 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 16 października 2008r. (Dz. U. Nr 188 poz.1154) i zamieszczać w nim wszystkie wymagane w/w przepisami dane. 15. Stwierdzono: W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym w trybie zapytania o cenę, w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia zawarte zostały dwa kryteria ocenne cena oraz kryterium - P POK punkty w kryterium punktu obsługi klienta. W myśl Ustawy Prawo Zamówień Publicznych cena jest jedynym kryterium ocennym w postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania o cenę, a zamówienia udziela się wykonawcy, który zaproponuje najniŝszą cenę. - str 56 protokółu kontroli W prowadzonych postępowaniach o udzielenie zamówień publicznych przestrzegać Ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2007r. Nr 233 poz. 1655 z póź. zm.) w zakresie przepisów dotyczących wybranych trybów udzielenia zamówienia publicznego. 16. Stwierdzono: Zawarto umowę, na realizację zadania pod nazwą przebudowa drogi dojazdowej do strefy inwestycyjnej gm. Załuski bez zabezpieczenia środków na jego realizację w budŝecie gminy. - str. 62 protokółu kontroli. Przestrzegać Art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z dnia 20 grudnia 2005 r. z późn. zm.) i zobowiązania majątkowe zaciągać po uprzednim zabezpieczeniu w budŝecie gminy środków na ich realizację.. V. Mienie komunalne 17. Stwierdzono: Od roku 1995 nie aktualizowano opłaty za wieczyste uŝytkowanie nieruchomości str. 71 72 protokołu., oraz czynszu za najem lokali mieszkalnych str. 74 protokołu. Podjąć działania administracyjne celem aktualizacji opłaty rocznej za wieczyste uŝytkowanie, oraz czynszu za najem i dzierŝawę lokali mieszkalnych zgodnie z art. 77 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomości ( j.t. Dz.U.04.261.2603 z póŝn. zm.) 5
18. Stwierdzono: Nieujęcie w ewidencji na kontach 011 i 013 oraz w urządzeniach analitycznych wielu rzeczowych składników majątku ( sprzęt komputerowy, urządzenia radiowo-telewizyjne, meble ) otrzymanych jako darowizny w latach 2002-2007, co było spowodowane nieprzekazaniem do działu księgowości dokumentów potwierdzających ich otrzymanie. Podczas przeprowadzonej na koniec 2007r. inwentaryzacji środki te zostały ujawnione jako nadwyŝka na łączną kwotę 327.551,70 zł. - str 76-78 protokołu kontroli Zobowiązać wszystkich pracowników do niezwłocznego przekazywania do działu księgowości dokumentów potwierdzających otrzymanie lub zbycie składników majątku rzeczowego zgodnie z 11 zarządzenia Nr 0152/5/2008 Wójta Gminy Załuski z dn. 21.01.2008r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów księgowych. Przestrzegać przy tym art. 20 ust.1 ustawy z dn. 29 września 1994r. o rachunkowości ( tj. D.U. z 2002r. Nr 76 poz. 694 z późn. zmianami ), który stanowi, Ŝe do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego naleŝy wprowadzić w postaci zapisu kaŝde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Za nieprawidłowości wykazane w wystąpieniu pokontrolnym odpowiedzialnym jest: - Wójt Gminy - Skarbnik Gminy Stosowanie do postanowień art. 9 ust. 3 ustawy z dnia 07 października 1992 roku o regionalnych izbach obrachunkowych (Dz. U. Nr 55, poz. 577 z 2001r) Regionalna Izba Obrachunkowa w Warszawie za pośrednictwem Zespołu w Płocku oczekuje sprawozdania (2 egz.) z wykonania zaleceń zawartych w niniejszym wystąpieniu pokontrolnym w terminie 30 dni od daty jego doręczenia. Przekazując powyŝsze, proszę jednocześnie o zapoznanie z treścią zaleceń Radnych na najbliŝszej sesji Rady Gminy. Zgodnie z art. 9 ust. 4 w/w ustawy Wójtowi Gminy przysługuje w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego prawo zgłoszenia zastrzeŝeń do zaleceń z wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby w Warszawie. Podstawą zgłoszenia zastrzeŝeń moŝe być tylko zarzut naruszenia prawa przez błędną jego wykładnię lub niewłaściwe jego zastosowanie. Przekazanie informacji niezgodnej z prawdą o wykonaniu zaleceń pokontrolnych podlega karze określonej w art. 27 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych. Prezes Regionalnej Izby Obrachunkowej /-/ mgr Jerzy Urbaniak Do wiadomości: Rada Gminy Załuski 6